procedimiento activo fijo

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de MéxicoPROCEDIMIENTO PARA ADQUISICION Y

REGISTRO DE ACTIVO FIJOÁREA: FINANZAS PÁG. 1 de 7

1. OBJETIVO:

Establecer un mecanismo de registro y de control mediante las características físicas y técnicas, su costo y localización para verificar la existencia real del activo fijo y que dichos datos podamos verificarlos o cotejarlos con el aspecto contable de la empresa en cualquier momento o período con la satisfacción de que todo se encuentra en orden y al día y que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente, así como su autorización correspondiente para su alta, transferencia y baja con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario del activo fijo de la empresa.

2. ALCANCE:

El presente procedimiento comprende a todas las áreas dentro de la empresa para establecer medidas que garanticen una mayor eficiencia en los controles de activo fijo que permita desde un lado el control específico de los bienes inmuebles que ingresan a la empresa y por el otro conciliar contablemente los movimientos de altas, transferencias y bajas que se generen en cada una de las diferentes áreas, esto para poder consolidar y fortalecer un adecuado control interno del activo fijo entre los diferentes departamentos y área administrativa.

3. NIVELES DE AUTORIZACION:

La autorización correspondiente para la adquisición de activos fijos se realiza de la siguiente manera:

3.1 Llenado de formato de autorización FAI, que involucra las firmas de Gerentes de los diferentes departamentos involucrados hasta llegar al Gerente general de la planta. (ver imagen 1.1)

1.1 Ejemplo FAI:

Estimated date of Investment

Company : Site Project number :

Site : Branch Project number :

Workshop : Date :

Investment CategoryCosts reductions / savings Compliance

Capacity Increase IT

Replacement Others ImprovesHealth / Safety / Envir. Business Development

FAI : Fiabilisation four arc30-sept.-16

BRANCHE Safe Metal

Sep 6/2016Fusion

19-00006

B-2016-039FWM de Mexico

ELABORO: FECHA INICIAL: REV: A APROBÓ:

HERIBERTO CHAVEZ 24/11/2016 FECHA:

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Project descriptionPresent situation

Proposed situation and pursued objective

Project value currency : EUROFx Rate :

Project Invest:K Euros

Investments

Implementation costs

Grants

INCURRED TOTAL 57 K Euros

TOTAL in Euro 57

Yearly gain

Return time (year)

Pay Back K Euros

File validation channel

date

06-sep-16

06-sep-16

06-sep-16

06-sep-16

06-sep-16

06-sep-16

Visa

Resp. Achats Site

20

H. Contreras

C. Portillo

G.Fournet

Resp. HSE

Resp. Nouveaux Invest Site

Nom demandeur

Pay Back

- Investment planned in the Strategic Plan

over 5 years

if yes, amount initially planned :

if yes, amount initially planned :

New design for jaws is proposed, improves on the power arms and the calibration that must be done to asure good performace in the fournace.

57

-

-

Directeur de Site

Contrôleur Financier Site

J. Tricoire

R. Caraveo

M. Ochoa

Multicriteria analysis global grade

23

Investment planned in the budget

After the firts 3 months in production with new arc fournace, it was necesary to improve and reinforce on power arms, jaws, electrical cable protection, electrical and mechanical calibration do by Whiting Co.

yes no

yes no

Oui Non



Firmas de Gerentes

Esta dentro del presupuesto

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3.2 Una vez autorizado con todas las firmas correspondientes de cada gerente de cada departamento se procede a generar una requisición en el sistema contable QAD. (ver imagen 1.2)

1.2 Ejemplo de una Requisición:

Llenamos los demás datos necesarios como los son la fecha de la requisición y la fecha de la necesidad, esta puede ser inmediata o posterior, así como el número de proyecto que corresponda, la subcuenta a donde pertenece dicho bien, centro de costos, costo del artículo cantidad y las observaciones que van a describir las características propias del activo y su uso.

Cabe mencionar que todo esto para que sea posible debe de estar dentro del plan de presupuesto anual de lo contrario puede ser rechazado desde el llenado del formato FAI.



Ponemos la clave del proveedor

Con un enter de manera automática generamos un número de Requisición

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3.3 La persona encargada de generar la requisición se hará cargo de hacerla llegar a quien corresponda para su aprobación (Gerente de compras, Gerente Financiero y Gerente General) por medio de un correo electrónico todo esto generado en el sistema contable QAD.

3.4 Aprobada la requisición ya por el Gerente General de la planta se procede a que la persona encargada del departamento de compras genere una orden de compra en el sistema QAD en base a los datos asentados en la requisición sin antes haber verificado que cumpla con todas las firmas correspondientes.

3.5 La persona encargada de las compras al haber generado la orden de compra se dispone a mandarla vía correo electrónico al proveedor.

3.6 La orden de compra previamente enviada al proveedor permanecerá en el Status de abierta hasta que el activo fijo llegue a nuestra planta por el área del almacén.

3.7 Para que la orden de compra quede cerrada el activo o bien solicitado deberá de llegar a la planta por el área de almacén y es ahí donde se procederá a verificar que este en excelentes condiciones, así como los datos de facturación por parte del proveedor sean los correctos, todo esto revisado contra la orden de compra por personal del área de almacén, en caso contrario se procederá a la devolución del bien recibido.

3.8 Si el activo solicitado y los datos de facturación son los correctos la persona encargada del área de almacén le notificará a la persona responsable de las compras que todo está en orden para que esta a su vez cierre la orden de compra y proporcione al departamento de finanzas específicamente a cuentas por pagar la factura correspondiente para que se programe para pago de acuerdo a los términos de crédito que se establecieron previamente con el proveedor.



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4. QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO:4.1 Gerentes o encargados de cada uno de los diferentes departamentos4.2 Personal del departamento de contabilidad4.3 Personal del departamento de auditoría externa.

5. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Active-AF (ACTIVO FIJO):

5.1 Realizar el Inventario:

Consiste en básicamente en la localización y toma de los datos del bien, asignándole a cada uno un número de activo para su respectivo control. El inventario lo practica el personal del departamento de contabilidad asignado para tal efecto por el gerente del mismo.

5.2 Cotejo:

Consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.

5.3 Revisión:

Este consiste en corregir y complementar la información obtenida en nuestro inventario

5.4 Procesamiento de datos:

Es la captura en el sistema de Active-AF de toda la información recolectada por el personal de contabilidad designado a dicha tarea

5.5 Pegado de etiquetas:

El personal asignado vuelve al lugar donde recolecto la información del activo y le adhiere la etiqueta en ul lugar visible para su fácil visualización



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5.6 Archivo:

El departamento de contabilidad archiva es el encargado de resguardar la información necesaria tanto en físico como en electrónico de dichos bienes como lo son la factura original ,fotos y los datos de las etiquetas que en su momento fueron asignados.

6. EXCEPCIONES:

6.1 Cuando las adquisiciones de activo fijo se realicen por medio de una importación ya se temporal o definitiva, se involucrará al departamento de ADUANAS para los trámites correspondientes de Importación para obtener con ello un pedimento para que la estadía del bien este legalmente en el país y poder comprobar a las autoridades competentes que en efecto estamos de acuerdo y apegado a las disposiciones que dictan nuestras leyes fiscales y aduaneras.

6.2 En caso de que se devuelva algún bien que previamente fue importado, se venda, transfiera o en su defecto para alguna reparación y se tenga que ir al extranjero, también se estará sujeto a los procedimientos que deba seguir el departamento de aduanas en base a sus procedimientos y lineamientos establecidos en sus controles.



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