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ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANOVersin: 0

Cdigo: Procedimiento - 1

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ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANOCONTROL DE CAMBIOS:

FechaDescripcin del cambioVersin

ElaborRevisAprob

CargoCargoCargo

1. OBJETIVO.

Este Procedimiento establece las directrices generales para la seleccin, contratacin, administracin, deteccin de las necesidades de formacin, evaluacin y toma de conciencia del recurso humano.

Esta directriz asegura que cualquier persona que este bajo el control de la organizacin que realice tareas para EMPRESA S.A., o en su nombre, y que puedan tener impacto sobre la Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, o que potencialmente puedan causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organizacin o que influya directamente con la calidad de la prestacin del servicio, sean competentes con base en su Educacin, Formacin o experiencia adecuados para desarrollar las tareas que se le asignen, y as como su participacin en el logro de los objetivos organizacionales. 2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todo el recurso humano contratado de manera directa por la organizacin, as como a los contratistas de prestacin de servicios, cuyas funciones sean equivalentes a las de un miembro de la organizacin o que acten como representantes de la organizacin ante el cliente. La evaluacin / reevaluacin se har para el personal cuyas funciones afecten la calidad del producto de manera directa y/o tengan impacto al Sistema de Gestin.Este procedimiento versin 5 tiene vigencia a partir de su aprobacin.3. DEFINICIONES Y REFERENCIAS NORMATIVAS.3.1 Definiciones: Ver Glosario de trminos de EMPRESA S.A.

3.2 Referencias Normativas:

Norma Tcnica Colombiana NTC OHSAS 18001-2007. Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 14001-2004. Sistema de Gestin Ambiental.

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001- 2008 Sistema Gestin de la calidad.

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9000-2005 Fundamentos y Vocabulario.

Gua del sistema de seguridad, salud ocupacional y Ambiente para contratistas del sector hidrocarburo. Consejo Colombiano de Seguridad.

4. Funciones y ResponsabilidadesLas funciones y responsabilidades se encuentran definidas en el perfil de Cargos de la Organizacin. Formato1a.

5. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO.5.1 Evaluacin para seleccin del personal que aspira a un cargo o que se relacione directamente con la prestacin del servicio.

La Gerencia y/o los responsables de reas y proyectos evalan en la hoja de vida allegada por el aspirante para la seleccin; en cuanto a la Educacin, la Experiencia, y la Formacin de acuerdo al puesto de trabajo, a las necesidades de contratacin y al perfil requerido.

Nota: Los perfiles requeridos en muchos casos por la organizacin estn establecidos en las Especificaciones Tcnicas del contrato a ejecutar. El perfil, la educacin, la experiencia y la formacin o entrenamiento de los cargos administrativos y parte operativa de EMPRESA S.A., se encuentra establecido en el perfil del cargo Formato-1-aEl proceso de seleccin de personal para Contratos donde el cliente establece los Perfiles, se hace dependiendo de los perfiles establecidos por el cliente:

a) Para empresas o entidades en donde se establecen categoras para su personal, el proceso de seleccin consiste en verificar que la suma de las experiencias del personal cumple con las especificaciones solicitadas, esta verificacin se deja sobre la hoja de vida y si el aspirante cumple con la experiencia especifica y profesional se procede a diligenciar el formato seleccin de personal Formato-1-b.El proceso de evaluacin para la seleccin del personal administrativo se lleva a cabo con la participacin de la Gerencia; se realiza por medio de una entrevista de carcter verbal, donde el aspirante al cargo amplia la informacin de su hoja de vida; no se incluyen pruebas de carcter tcnico.La decisin final para la contratacin de personal requerido por especificaciones del cliente est dada por La interventora del Contrato con el Visto Bueno del Administrador del contrato y en los casos de contratacin de personal administrativo la decisin es tomada por la Gerencia teniendo en cuenta los requerimientos del perfil solicitados.Durante la entrevista de seleccin de personal se debe dar una clara explicacin de las condiciones del proyecto y cuando se haga la eleccin de una persona se deben conservar el registro de seleccin.

Con el personal aprobado por el e cliente o la persona elegida en los cargos administrativos se entra a realizar el contrato de trabajo, para el cual se requiere la siguiente documentacin:

Hoja de vida.

Certificados de estudios y trabajo.

Fotocopia de cdula de ciudadana.

Fotocopia de Libreta Militar en el caso de los hombres. Documentacin relacionada con los beneficiariosEste registro de cumplimiento de perfil debe ser almacenado y archivado en la carpeta hoja de vida.Todo el personal que recluta la Organizacin debe someterse a exmenes mdicos ocupacionales y a un programa de induccin y reinduccin de acuerdo con el Procedimiento-2, Exmenes Mdicos Ocupacionales y con lo establecido en los numerales 5.2 del presente procedimiento.El proveedor de servicios de salud, nos proporciona el certificado de aptitud y los dems certificados mdicos solicitados segn el cargo.

Finalmente se legaliza el contrato con la firma del empleador y el empleado.5.2 Induccin general.La contratacin de un nuevo integrante en la empresa, en el momento que la persona inicie sus actividades se realiza la induccin sobre el Sistema de Gestin y el funcionamiento de la empresa en general.

El registro de la induccin se lleva en el formato Asistencia a Capacitacin; Formato-1-cMediante el programa de induccin la organizacin busca que el nuevo trabajador que ingrese se encuentre en la capacidad de:

Tener una visin clara de la compaa para la cual trabajar.

Conocer la Poltica y objetivos del SISTEMA DE GESTION y la importancia de alcanzarlos.

Tener la capacidad de entender su organizacin y la importancia del desempeo de su cargo.

Conocer todos los elementos claves para su buen desempeo, tales como los sistemas de informacin necesarios, las personas con las que se relaciona, los clientes internos y externos para los cuales trabaja su proceso, sus poderes y sus relaciones de dependencia organizacional.El programa de induccin comprende dos etapas, as:

INDUCCIN CORPORATIVA.Al ingreso de un nuevo Funcionario en la organizacin y que labore en zonas de trabajo fuera de Bogot D.C., el Director de obra y los supervisores HSE; delegados por la Gerencia, son responsables de ejecutar la siguientes actividades:

Presentar el Programa de Gestin de Riesgos, Impactos y Productos especifico para el proyecto..

Presentar el organigrama de la compaa respecto al proyecto en el cual trabajaran, definiendo las lneas de responsabilidad y mando, segn lo descrito en el Programa de Gestin del respectivo contrato.

Presentar los derechos y deberes dentro de la compaa.

Difundir Misin, Visin y Poltica Integrada del Sistema de Gestin.

Difundir los Objetivos de integrales ratificndole al nuevo funcionario la importancia de su aporte en el logro de estos.

Indicar el sitio de Trabajo y las personas que trabajan en su misma rea.

Explicacin de los horarios de Trabajo.

Explicacin de la poltica salarial, es decir, la periodicidad de pago, lugar, modificaciones.

Explicacin del Reglamento Interno de Trabajo.

Reuniones mensuales con la Director de obra para la entrega de informes mensuales de actividades. Reglamento de Higiene y seguridad industrial. Polticas sobre armas, alcohol, cigarrillo y drogas psicoactivas. Uso de E.P.P. Plan de emergencias especifico para el proyecto. Elaboracin de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales. ATS cuando aplique, medidas de control y cronograma de capacitaciones. Hojas de seguridad de productos. Cronograma de mantenimiento preventivo, INDUCCIN REA DE TRABAJO Y ENTRENAMIENTO EN EL CARGO.Al ingreso de un nuevo funcionario en la organizacin, el encargado del Proceso es responsable de ejecutar las siguientes actividades:

Ubicacin en el sitio de trabajo.

Entrega de dotacin de trabajo e induccin sobre su uso adecuado.

Presentacin del nuevo funcionario a las personas del rea de trabajo, explicando las tareas que va realizar.

Uso de las herramientas propias para desempear el cargo.

Funciones, tareas referentes a la ejecucin del cargo.

Lectura del instructivo o procedimiento que aplique.

Prctica y acompaamiento en el cargo por parte del Director de proyecto o por quien l designe.

Definicin del nivel de autoridad para tomar decisiones indicando a quin se debe acudir en caso de cualquier eventualidad.El personal operativo y administrativo, que por causas de su desplazamiento a las zonas de trabajo fuera de Bogot D.C., no reciban la capacitacin y no se les realice la induccin general en las instalaciones de la oficina central, se deber seguir el siguiente procedimiento, as:

5.2.1 INDUCCIN GENERAL:

Los Directores de obra y los Supervisores de HSEQ, debern programar la capacitacin y la induccin general, del personal nuevo a su cargo, de acuerdo al Programa de Gestin, adems junto al plan de capacitacin se debern diligenciar el formato:

Asistencia a Capacitacin; Formato-1-c5.2.2 MATERIALES PARA CAPACITACIONES.

Los responsables de la aplicacin de esta gua, tendrn las siguientes ayudas:

Copias de las polticas de la organizacin.

Reglamento interno de trabajo,

Programa de Gestin,

Copias de las memorias de induccin,

Formatos de diligenciamiento de asistencia.

5.2.3 REGISTRO DE INDUCCION, CAPACITACION, FORMACION Y ENTRENAMIENTO.

La induccin al igual que la reinduccin deber quedar registrando la asistencia a la misma en el formato Asistencia a Capacitacin; Formato-1-c .Los responsables de la aplicacin de este procedimiento, debern enviar por correo los registros de induccin, capacitacin, formacin y entrenamiento una vez hayan realizado la evaluacin de la eficacia de los programas de formacin, a las oficinas de Bogot D.C., dirigidos al Coordinador de Gestin.5.3 Programa de formacin y capacitacin.El programa de capacitacin; Programa-4 de EMPRESA S.A., es un programa detallado donde se especifican los parmetros necesarios para el desarrollo de la formacin de las personas, segn se requiera.

Los parmetros para el desarrollo del plan de capacitacin en la organizacin son los siguientes:

Definicin del proceso y tema de capacitacin, segn se requiera.

Objetivo de la Capacitacin.

Planeacin y descripcin de actividades.

Especificacin del cronograma, para el desarrollo de actividades.

Seleccin de la persona que desarrollara la capacitacin.La formacin del personal debe incluir en adicin a lo relativo a sus funciones, responsabilidades y nivel de autoridad particular: Las polticas, objetivos y lineamientos de la organizacin, los mecanismos particulares mediante los cuales cada miembro de la organizacin participa en el logro de los objetivos, los procesos y procedimientos del Sistema de Gestin, as como los registros correspondientes.

5.3.1 Identificacin de necesidades de formacin del personal.

La organizacin proporciona al personal, la formacin necesaria para mantenerlo actualizado en cuanto a temas que les competa.

Las necesidades de Formacin se identifican dependiendo de los siguientes factores:

a. Cambios Tecnolgicos.

b. Nuevos Servicios,

c. No conformidades,

d. Acciones de Mejora,

e. Cambios en la legislacin.

f. Resultados de anlisis de perfil y evaluacin de desempeo.g. Programas de Gestin.

h. Solicitudes personales autorizadas por la alta Gerencia.

i. Promocin, prevencin, hbitos de vida saludable, recomendaciones en salud, otras.

j. programas de vigilancia epidemiolgica.

k. Actividades de control sobre riesgos identificados.

l. Actividades de control sobre aspectos e impactos identificados.

m. Brigadas de emergencias.

n. Actualizacin sistema de gestin, preparacin para auditores, otros.Basado en todas esta variables, se crea un plan de formacin estableciendo los participantes, fechas y responsables por la ejecucin.

De las capacitaciones dictadas al personal se deja constancia en el formato Asistencia a Capacitacin; Formato-1-c.5.3.2 Medicin de la eficacia de los programas de formacin.

La eficacia de los programas de formacin se consigna cuando sea el caso y se presente la evaluacin, en el la hoja de evaluacin presentada por el capacitador, y la evaluacin se realiza mediante el mtodo escogido por el capacitador o quien este designe.

Para las capitaciones, induccin, formacin y entrenamiento impartidos por la organizacin internos y externos en temas relacionados con el sistema de Gestin, el capacitador deber:

1. Realizar la retroalimentacin de los temas impartidos al finalizar la actividad.

2. Opcional- Entregar formato de evaluacin de las actividades, para que sea diligenciado por los funcionarios, y con posterior entrega no mayor a 5 das hbiles. (evaluacin de las actividades de formacin).

3. Cuando sea el caso, se debe Calificar y entregar al Coordinador de Gestin, las evaluaciones para que estas sean anexadas al flder de Ejecucin de actividades.

4. El Coordinador de Gestin deber tomar las medidas correctivas o preventivas cuando sea el caso de acuerdo a los resultados de las evaluaciones.

Las formaciones y/o capacitaciones sern evaluadas para determinar la comprensin del tema dictado. Dichas evaluaciones podrn ser orales, en las que el capacitador hace una ronda de preguntas al final de charla y deja registro en el acta que el tema fue entendido y en qu grado. Tambin pueden ser evaluaciones escritas. En el caso de capacitaciones dictadas por personal o instituciones externas se considera evaluado el entendimiento del tema con certificado de asistencia y/o aprobacin del curso.

La Formacin dictada por entes externos deber ser certificada.

5.4 Calificacin y certificacin de capacitacin.Cuando detecte la necesidad de entrenamiento para la competencia del personal, y se efecten las respectivas capacitaciones, se conservara registro de la certificacin y calificacin emitidas por el respectivo encargado de entrenamiento; como evidencia documentada de la formacin recibida por el personal de organizacin y se conservarn la respectiva carpeta de su hoja de vida.

En los casos en que la capacitacin sea emitida por entes externos a la organizacin se conservarn los certificados emitidos por esta como soporte del entrenamiento5.5 Entrega y Evaluacin de Responsabilidades.EL Personal crtico para los sistemas de gestin, ya sea porque afecta la calidad de las actividades de la empresa o porque tiene alto impacto en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional o que potencialmente puedan causar uno o varios impactos ambientales significativos, se evala as:

Para el personal de base en la oficina central de EMPRESA S.A., se evala anualmente. Esta evaluacin se realiza con el formato-1-e Evaluacin del Recurso Humano y SISOMAC.La evaluacin del cumplimiento de las responsabilidades ser de la siguiente manera:

NivelResponsablePeriodicidad

GerenciaRecursos HumanosAnual

Mandos MediosRecursos HumanosAnual

Coordinador de GestinGerencia GeneralAnual

Personal operativoRecursos HumanosAnual

Personal AdministrativoRecursos HumanosAnual

Una misma persona puede ser responsable de ms de un rea, proceso o proyecto, as como de actividades especficas en ms de un proceso dentro de la organizacin. Por ejemplo, la Gerencia es simultneamente Gerencia y responsable de reas, procesos, proyectos y actividades especficas dentro de la organizacin. Acorde con esto en los diagramas de flujo de cada procedimiento y en las responsabilidades de los mismos se hace relacin a la funcin operativa, no a los individuos, pudiendo uno de ellos cumplir ms de una responsabilidad y en consecuencia tener ms de una funcin.Las funciones y responsabilidades son entregadas a todos los empleados que puedan tener impacto sobre el sistema de gestin en el formato entrega de responsabilidades Formato-01-a, Perfil de Cargos.

Su revisin y evaluacin se realiza con una periodicidad anual por parte del rea de Recursos Humanos y la coordinacin de Gestin para los colaboradores que tengan una vinculacin laboral entre 9 y 12 meses.

Para los funcionarios que tengan contratos de trabajo menor o iguales a seis (6) meses, se realizara la evaluacin de las responsabilidades en SISOMAC, al finalizar el contrato.

Para los funcionarios que tengan contratos entre 6 meses o mas se realizara la evaluacin de las responsabilidades en SISOMAC anualmente y al finalizar el contrato. Si la finalizacin del contrato coincide con el ao de labores solo se realizara una sola vez la evaluacin de la responsabilidad en SISOMAC.

Para realizar las evaluaciones se utiliza el formato de evaluacin de responsabilidades Formato-1-e, Evaluacin del Recurso Humano y SISOMAC.6. Registros generados.TituloCdigoTipo

Perfil de cargoFormato-1-aESCRITO

Seleccin de personalFormato-1-bESCRITO

Solicitud examen medico ocupacionalFormato-2-bESCRITO

Asistencia a CapacitacinFormato-1-cESCRITO

Acta de reuninFormato-1-fESCRITO

Evaluacin del RRHH y SISOMAC Formato-1-eESCRITO

Cronograma de capacitacionesFormato-1-dESCRITO