primer comitÉ de mejoramiento de procesos...
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INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZILa Geografía Oficial de Colombia
PRIMER COMITÉ DE
MEJORAMIENTO DE
PROCESOS
LABORATORIO
NACIONAL DE SUELOS -
2014
INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZILa Geografía Oficial de Colombia
AGENDA
1. Verificación del Quórum
2. Lectura acta anterior.
3. Resultados de la Auditorias
4. Seguimiento de los indicadores LNS
5. Análisis de trabajo no conforme.
6. Encuesta de satisfacción.
7. Seguimiento de las ACPM en proceso.
8. Documentación
9. Nuevo proceso de acreditación
10. Varios
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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2. Acta Anterior
COMITÉ DE MEJORAMIENTO
ACTA 4 de 2013
PROCESO O DIRECCIÓN TERRITORIAL: Gestión Agrologica – Análisis de Laboratorio
FECHA: Bogotá, 19 de diciembre de 2013
HORA: De las 9.00 a.m. a las 1.00 p. m.
LUGAR: Oficina Coordinador GIT. Laboratorio Nacional de Suelos
ASISTENTES: Germán Dario Alvarez, Jorge Alberto Sánchez, Antonio Patiño, Martha Carrascal, Gloria Vásquez, Jaime Alvarez Herrera,
Diana Fernanda Vera, Janeth González, Carolina Medina, Karina Contreras, Brayan F. Gomez, Mayerly L. Pinto, Luisa Fernanda Aguilar,
Luz Mary Paez.
ORDEN DEL DÍA
1. Verificación del Quórum
2. Lectura acta anterior.
3. Resultados de la Auditorias
4. Seguimiento de los indicadores LNS
5. Análisis de trabajo no conforme.
6. Encuesta de satisfacción.
7. Seguimiento de las ACPM en proceso.
8. Documentación
9. Nuevo proceso de acreditación
10. Varios
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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3. Resultados de AuditoriasPRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN GIT LABORATORIO NACONAL DE
SUELOS
Oficina de Control Interno, 9 y 10 de diciembre de 2013,
El informe se presentó el 20 de diciembre de2013 con un plan de Mejoramiento
con 8 oportunidades de mejora.
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3. Resultados de Auditorias
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
3. Resultados de Auditorias
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4. Seguimiento de los Indicadores
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
TABLERO DE
CONTROL
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
6
REALIZACION DE PRUEBAS
ANALÍTICAS DE LABORATORIO DE
SUELO
Eficacia
SATISFACTORIOentre 90% y
100%
PROGRAMACIÓN MENSUAL 16,78% 40,01% 43,21%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 16,78% 56,79% 100,00%
ACEPTABLE
entre >100% y
110%
o
entre 75% y
<90%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR96,81% 100,19% 92,78%
DEFICIENTE >110% o <75%COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL
INDICADOR16,25% 56,34% 96,42%
4. Seguimiento de los Indicadores
REALIZACIÓN DE PRUEBAS
ANALITICAS DE
LABORATORIO DE SUELOS
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
8
Oportunidad en la entrega de
resultados del Laboratorio
Nacional de Suelos
Eficacia
SATISFACTORIOentre 90% y
100%
PROGRAMACIÓN MENSUAL 16,03% 59,75% 24,22%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 16,03% 75,78% 100,00%
ACEPTABLE
entre >100% y
110%
o
entre 75% y
<90%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR95,56% 88,38% 53,31%
DEFICIENTE>110% o
<75%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL
INDICADOR15,32% 68,12% 81,03%
4. Seguimiento de los Indicadores
OPORTUNIDAD EN LA
ENTREGA DE
RESULTADOS DEL
LABORATORIO
NACIONAL DE
SUELOS
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
9Cumplimiento especificaciones
técnicas de los análisis realizadosEficacia
SATISFACTORIOentre 90% y
100%
PROGRAMACIÓN MENSUAL 16,78% 40,01% 43,21%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 16,78% 56,79% 100,00%
ACEPTABLE
entre >100% y
110%
o
entre 75% y
<90%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR100,00% 100,00% 100,00%
DEFICIENTE >110% o <75%COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL
INDICADOR16,78% 56,79% 100,00%
4. Seguimiento de los Indicadores
CUMPLIMIENTO DE LAS
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS EN LOS
ANÁLISIS REALIZADOS
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4. Seguimiento de los Indicadores
INDICADORES INTERNOS
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• EFICACIA DEL MANTENIMIENTO
• Febrero: – Química: medidor de pH (437 muestras) y equipo de A.A (400 muestras) por en mantenimiento.
– Biología: No tienen autoclave de material sucio (11 muestras retrasadas) equipos en mantenimiento
• Marzo: – Química: Equipo de absorción atómica con limitaciones para leer con oxido nitroso.
– Biología: Las autoclaves siguen en mantenimiento
• Abril: No se consolidó este mes ya que el área de química no reportó la información correspondiente
0%
28%
21%
0% 0%0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
20%
22%
24%
26%
28%
30%
Máximo Permitido
Meta
LNS
4. Seguimiento de los Indicadores
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
• SUFICIENCIA DE INSUMOS
• Febrero: Aún no llegan los reactivos que estaban programados para 2013, estamos usando reactivos
vencidos
• Marzo: Falta de los reactivos acido oxálico y oxalato de amonio
• Abril: No se consolidó este mes ya que el área de química no reportó la información correspondiente
0%
25%
0% 0%0%
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Meta
Máximo Permitido
LNS
4. Seguimiento de los Indicadores
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• CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LAS MUESTRAS EN
PREPARACIÓN
• El mayor porcentaje de cumplimiento se registró en el mes de Febrero con un 86%.
• En promedio el 55% de las entregas a tiempo corresponden a muestras del cliente interno.
(No tiene fecha de pago de factura)
• El porcentaje de incumplimiento es del 31% respecto al mínimo permitido.
75%
86%82%
69%
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
110%
MínimopermitidoMeta
LNS
4. Seguimiento de los Indicadores
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• PESO DE REACTIVOS CADUCOS POR ÁREA ANALITICA
• Marzo: Área de química realizó limpieza general de la bodega auxiliar de reactivos.
• Abril: Área de física eliminó los reactivos de uso en campo
4,4
0,0
34,8
13,4
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00,00
5,00
10,00
15,00
20,00
25,00
30,00
35,00
40,00
Máximo Permitido
Meta
LNS
4. Seguimiento de los Indicadores
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5. Trabajo No Conforme
TRABAJO NO CONFORME
TNC N° ASUNTO ESTADO ACTUAL
001 La autoclave B-01
presenta resultados
incongruentes en el
control de esterilidad.
Falta entregar acta de justificación de
adquisición de nuevas autoclaves para cerrar.
004 Terminación de la
muestra CALS.
• El área de química no ha entregado
resultados de la caracterización de la muestra
CALS a la fecha. Prueba de homogeneidad
(26 de Febrero)
• Área de Física ya entregó resultados
correspondientes.
005 Actualización/derogación
Formato de calibración
del electrodo combinado
de pH.
• Formato propuesta enviado con memorando
para inicio de proceso de oficialización
• No se ha realizado la socialización del
formato en el área. Solicitado desde el 31 de
Marzo.
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TRABAJO NO CONFORME
TNC N° ASUNTO ESTADO ACTUAL
006 Incumplimiento del
procedimiento de
Recepción de
muestras P40600-
01/11.V6
• Se revisó y actualizó el Manual de
Procedimiento en cuestión.
• Se modificó el formato Estado Solicitudes de
Análisis y se envió con memorando para dar
inicio al proceso de oficialización.
• El personal de recepción recibe sensibilización al
respecto. (17 de Marzo)
001/ 2014 Incumplimiento a
procedimientos de
manejo de muestras
• Se asignaron re inducciones de los
procedimientos relacionados
• Evaluación de eficacia de re inducción.
• Asignación de responsabilidades de seguimiento
de registros y manejos de muestras
• Seguimiento de ejecución de actividades
programadas
5. Trabajo No ConformePRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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6. Encuesta Post-venta
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
ENCUESTA POST-VENTA
La encuesta se realiza según los datos registrados en la base de datos estado
solicitud de análisis.
Se realizo seguimiento al diligenciamiento de la base de datos “Estado Solicitud
de Análisis” y se observo que números de teléfonos no son ingresados. (revisión
por número de solicitud en las áreas y archivo).
Colaboración por parte de las personas encargadas de la recepción.
Dos de tres encuestas realizadas (Enero Febrero y Marzo), química es el área
que incumple con la oportunidad en la entrega de resultados.
Comunicación con el cliente: el área de química y preparación de muestra
incumplen con el numeral 7.2.3 de la norma ISO 9001:2008.
Formato encuesta de satisfacción al cliente fue modificado y enviado a
oficialización.
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ACCIÓN DESCRIPCIÓN ESTADO
7. Seguimiento de las ACPM en proceso
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803 Oportunidad en la Entrega Avance un 60%
El avance va acorde con lo programado
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8. Documentación
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Actualización de la documentación
Formatos Facilitativos
Nuevos documentos
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8. Documentación
REALIZACIÓN BRIGADA DOCUMENTAL Y REVISIÓN DE
DILIGENCIAMIENTO DE REGISTROS Y VIGENCIA DE FORMATOS
La revisión se realizó en todas las áreas del laboratorio (química,física, mineralogía, preparación de muestra, digitación química yrecepción).
Se observó que el área de química no realiza el correctodiligenciamiento de los formatos de uso de equipo.
En las áreas de biología, física y mineralogía realizan eldiligenciamiento de los formatos correctamente y con letra legible.
os formatos impresos en las áreas son los actualizados.
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PRIMERCOMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
9. Programación Auditorias año 2014
AUDITORIA EXTERNA DE SEGUIMIENTO DE ACREDITACIÓN Y AMPLIACIÓN DEL
ALCANCE – IDEAM - ISO 17025
AUDITORIA INTERNA AL SISTEMA AMBIENTAL ISO 14001 Junio 2014
AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ISO 9001:2008 – NTC GP
1000:2009 - Agosto 2014
AUDITORIA EXTERNA DE SEGUIMIENTO ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 -
Noviembre 2014
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10. Nuevo proceso
de acreditación
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11.Varios
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Aseguramiento metrológico
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ASEGURAMIENTO METROLÓGICO
Aún no se han concluido los procesos de Mantenimiento yCalibración de los equipos del Laboratorio.
Los tamices de malla inferior a 2 cm no se les puede realizarverificación y se recomienda gestionar dos calibraciones al año paraestos. Los tamices del laboratorio se encuentran sin calibración desdeel año 2012.
El formato “F40600-52/11.V1 Valoración de Soluciones Titulantes”no está siendo aprobado por el encargado del área desde el 18 deagosto del año 2013.
Se han encontrado carpetas con formatos de control de operaciónrutinaria de equipos cerca a los equipos que no corresponden.
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Se encuentra agitador G096 sucio siendo utilizado por analistas
del área de Mineralogía.
Se realiza solicitud de arreglo y suministro de extractores de
pared, impermeabilización de vidrios y cambio de algunos que se
encuentran rotos, en el área de Preparación de Muestras
(Invernadero).
La máscara de seguridad, para uso de ácidos, se encuentra
sobre la mesa No. 7 en el área de química desde hace 2
semanas.
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EQUIPOS FUERA DE SERVICIO
Equipo: Balanza Mettler Toledo
Serial: 55352
No. Metrológico: M034
Fuera de Servicio: 2009-03-20
Motivo: No se usa
Ubicación: Mineralogía
Equipo: Balanza Mettler Toledo
Placa: 06671
No. Metrológico: M037
Fuera de Servicio: 2009-03-20
Motivo: No se usa
Ubicación: Mineralogía
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Equipo: Ultracentrífuga Beckman
Placa: 15234
No. Metrológico: M042
Fuera de Servicio: 2010-02-08
Motivo: Sin mantenimiento
Ubicación: Mineralogía
Equipo: Analizador Termogravimétrico Perkin
Helmer
Serie: 140479
No. Metrológico: M068
Fuera de Servicio: 4 años aproximadamente
Motivo: No hay repuestos en el mercado.
Ubicación: Mineralogía
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
EQUIPOS NUEVOS SIN INSTALAR
Equipo: Espectrofotómetro de absorción atómica
No. Metrológico: Sin asignar
Fecha de Ingreso: Diciembre 2013
Motivo: Instalación UPS, conexiones eléctricas,
infraestructura.
Ubicación: Química 2do. piso
Equipo: Mufla PrepAsh 340series
No. Metrológico: Sin asignar
Fecha de Ingreso: Diciembre de 2013
Motivo: Requiere instalación eléctrica 230V
Ubicación: Mineralogía
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Equipo: Horno de vacío Memmert
Placa: 41166
No. Metrológico: M066
Fecha de Ingreso: Diciembre 2013
Motivo: Requiere instalación eléctrica 230V
Ubicación: Física
Equipo: Baño termostatado Memmert
Placa: 41165
No. Metrológico: B103
Fecha de Ingreso: Diciembre 2013
Motivo: Requiere instalación eléctrica 230V
Ubicación: Biología
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Equipo: Autoclaves Raypa
No. Metrológico: B106, B107
Fecha de Ingreso: Diciembre 2013
Motivo: Requiere instalación eléctrica 230V
Ubicación: Biología
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EQUIPOS NUEVOS EN PROCESO DE ENTREGA :
Equipo: Determinador de Carbono- Nitrógeno-Azufre
LECO
Modelo: Trumac CNS (630-300-200)
Serie: 4240
No. Metrológico: Q138
Fecha de Ingreso: Diciembre 2013.
Motivo: Equipo continúa en prueba.
Ubicación: Química, cuarto CNS
Equipo: Centrífuga Hermle Z383 K
No. Metrológico: Sin asignar
Fecha de Ingreso: Diciembre 2013.
Motivo: Conexión eléctrica-adaptador
Ubicación: Química
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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EQUIPOS PENDIENTES POR PROTOCOLO DE
LIBERACIÓN
Equipo: 2S Picofox Marca BRUKER
Serie: 42 136 06 11
No. Metrológico: Q118
Fecha de Ingreso: 2012-06-06
Ubicación: Química
**Equipo: Ultrapic 1200e Quantachrome
Serie: 12212021401
No. Metrológico: F272
Fecha de Ingreso: 2012-04
Ubicación: Física
Equipo aún se encuentra en prueba
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TERCER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
ÁREARESPONSABLE
PRINCIPAL SUPLENTE
QUIMICA
FÍSICA
MINERALOGÍA
BIOLOGÍA
CALIDAD
RECEPCIÓN – DIGITACIÓN
PREPARACIÓN DE MUESTRA
Martha Carrascal
Jaime Alvarez Janeth González
Jorge A. Sánchez Antonio Patiño
Carolina Medina
Diana Fernanda Vera
Janeth González
Jimena Alban
Marco Antonio Ruíz
SUPLENCIAS PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS
Jorge A Sánchez
Liliana Hernández
Vladimir Paez
Lizbeth Rodriguez
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ÁREA
RESPONSABLE
PRINCIPAL SUPLENTE
QUIMICA
FÍSICA
MINERALOGÍA
BIOLOGÍA
CALIDAD
RECEPCIÓN – DIGITACIÓN
PREPARACIÓN DE MUESTRA
Carlos Manuel Flórez
Jaime Alvarez
Jorge A. Sánchez Antonio Patiño
Carolina Medina
Diana Fernanda Vera
Janeth González
Jimena Alban
Marco Antonio Ruíz
SUPLENCIAS PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS
Carlos Pulido
Vladimir Paez
Andrea Pinzón
Camilo Ramírez
Karen Orduz
PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
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PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS
CALIDAD SIGNIFICA HACER
LO CORRECTO CUANDO
NADIE ESTA MIRANDO
GRACIAS
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