subdirecciÓn de agrologÍa 2015igacnet2.igac.gov.co/intranet/programacion_files... ·...

PRIMER COMITÉ DE

MEJORAMIENTO

SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA

2015

1. Verificación del Quórum

2. Lectura acta anterior.

3. Seguimiento al plan de gestión anual.

4. Auditorias del Sistema de Gestión Integrado.

5. Análisis de producto y trabajo no conforme

6. Encuesta de satisfacción

7. Análisis de PQR

8. Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas

9. Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de

Corrupción.

10. Seguimiento a las Acciones CPM.

11. Acciones CPM propuestas.

12. Sistema de Gestión Ambiental

13. Seguimiento a los programas, análisis de sus indicadores y otros

temas ambientales

14. Otros temas.

Orden del Día

Seguimiento Plan de Gestión Anual

No. INDICADORTIPO DE

INDICADORCONCEPTO

RESULTADOS

ENE FEB MAR

1

1, Levantamientos

agrológicos en zonas con

Potencial Productivo.

Eficacia

PROGRAMACIÓN MENSUAL 1,38% 1,84% 0,99%

PROGRAMACIÓN ACUMULADA 1,38% 3,22% 4,21%

COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL

INDICADOR100,00% 91,85% 84,85%

COMPORTAMIENTO ACUMULADO

DEL INDICADOR1,38% 3,07% 3,91%

2

2, Levantamientos

agrológicos en zonas de

Política Integral de Tierras

y a través de alianzas.

Eficacia




INDICADOR100,00% 91,85% 84,85%



3

3, Elaboración de

proyectos especiales

relacionados con estudios

de Cobertura, Conflictos

Biofísicos, Uso de la

Tierra, convenios

internacionales, otros

convenios, gestión de

información, etc.

Eficacia




INDICADOR100,00% 91,85% 84,85%





INDICADORCONCEPTO

RESULTADOS

ENE FEB MAR

4

4, Realización de Áreas

Homogéneas de Tierras con

fines múltiples.

Eficacia




INDICADOR100,00% 100,00% 100,00%


DEL INDICADOR2,60% 7,00% 11,40%

5

5, Realización de Pruebas

Analíticas del Laboratorio

Nacional de Suelos

Eficacia




INDICADOR110,00% 108,24% 120,00%


DEL INDICADOR3,30% 11,31% 20,19%

6

6, Mantener la acreditación

del Sistema de Gestion

Integrado

Eficacia




INDICADOR100,00% 100,00%


DEL INDICADOR8,00% 17,83%



INDICADORCONCEPTO

RESULTADOS

ENE FEB MAR

7 7, Gestión Financiera EFICIENCIA




INDICADOR30,00% 85,00% 180,00%


DEL INDICADOR3,00% 20,00% 56,00%

8

8, Impacto de las Áreas

Homogéneas de Tierra como

insumo para el manejo

sostenible y ordenamiento

territorial de los suelos del país.

EFECTIVIDAD




INDICADOR94,00%


DEL INDICADOR4,28%

PROCESO PRODUCTO

NO. DE

PRODUCTOS

NO

CONFORMES

ACCIONES

ADELANTADAS

GESTIÓN AGROLÓGICALevantamiento de suelos a

diferentes escalas.0 NA

GESTIÓN AGROLÓGICA

Asesoría, consultoría y/o

Interventoría para la producción

agrológica.

0 NA

GESTIÓN AGROLÓGICA Coberturas y uso de la tierra 0 NA

GESTIÓN AGROLÓGICA

Análisis químico, análisis físico,

análisis mineralógico y análisis

biológico de aguas, suelos y tejido

vegetal.

0 NA

Análisis causas de producto no conforme

No se han presentado productos no conformes en lo corrido del

año 2015, lo anterior asociado a los controles que se tienen al

interior del proceso.

De acuerdo con las NORMA ISO 17025 que acredita los

Laboratorios se estableció en el Laboratorio Nacional de Suelos

el TRABAJO NO CONFORME.

A la fecha se encuentran No se cuenta con Trabajos No

Conformes en trámite por el LNS

Análisis causas de producto no conforme

De la muestra aleatoria que se realizo del listado de clientes de los meses deEnero-Febrero-Marzo generado por el servicio información de gestiónagrologica (SIGA), se encontraron los siguientes aspectos:

Aspectos positivos

• En su mayoría los clientes externos volverían a usar los servicios dellaboratorio nacional de suelos (LNS).

• La calidad y utilidad de los resultados para los clientes, en su mayoríafueron excelentes.

• El servicio al cliente en la recepción del LNS fue buena e inmediata.• Buena trazabilidad del proceso de análisis, desde el inicio hasta la entrega.• Un buen acompañamiento por parte de los profesionales de las áreas.

Encuestas de Satisfacción

Aspectos A Mejorar

Algunos clientes manifestaron el incumplimiento en las fechasestipuladas de entrega de los resultados.Un cliente comento que ya habían sido entregado los resultadosde las primeras muestra pero que de las segundas estabandemoradas. Y que esta demora afectaba sus trabajos puesto queen el lugar de la toma de muestra el régimen de lluvias iba aempezar.

*Se le explico a los clientes que las demoras en el envió de losresultados fue por la falta de personal, pero que se veníantrabajando para agilizar el proceso

Encuestas de Satisfacción

La Subdirección de Agrología no cuenta con PQRD sin

atender, con corte a marzo de 2015, no se han recibido

quejas y/o reclamos por parte del proceso de Gestión

Agrológica.

Análisis de PQR

RIESGODESCRIPCIÓN DEL

RIESGO

CAUSAS

(Factores internos, externos, agente

generador)

CONSECUENCIAS

POTENCIALESCONTROLES

No

ACPMPLAN DE MANEJO DE RIESGOS AVANCE

Deficiencias y/o

inoportunidad en la

generación de

estudios de

levantamiento de

suelos, áreas

homogéneas y de

cobertura y uso

La realización de estudios

el levantamiento de

suelos, estudios de áreas

homogéneas y de

cobertura y uso requieren

el cumplimiento de

requisitos técnicos,

legales y otros

establecidos que pueden

no cumplirse de manera

rigurosa

1. Planeación inadecuada de las actividades del

estudio

2. Deficiencia o inexistencia en la información

básica.

3. Desconocimiento o no aplicación de las

metodologías

1.Reprocesos

2. Insatisfacción del cliente

3. Pérdida de credibilidad e

imagen institucional.

Control Operativo

Manuales de

procedimientos

917

Actualización del manual de

procedimiento

Actualización de la metodología

Socialización

CERRADA

Baja calidad en los

resultados de los

análisis de LNS

El producto no es

entregado al cliente

cumpliendo las

especificaciones

establecidas

1. Incumplimiento a los lineamientos de

recepción de muestras.

2. Falta de experticia de los analistas.

3. Error humano.

4. Desactualización de documentos del proceso

5. Desconocimiento o no aplicación de los

manuales de procedimiento.

5. Uso de reactivos vencidos.

6. Inadecuada o falta de calibración de equipos.

7. Contaminación de la muestra

1.Reprocesos




4. Quejas y reclamos.

Control Operativo

Manuales de

procedimientos

918

Revisión y actualización de

documentación

Socialización

Evaluación de competencias

(31/12/2014)

CERRADA

Contaminación de la

muestra

Presencia de

contaminación cruzada o

por elementos extraños en

la(s) muestra(s).

1. Incumplimiento a los lineamientos de

recepción de muestras.

2. Falta de experticia del personal en el área de

preparación de muestras.

3. Error humano.

4. Desactualización de documentos del proceso

5. Desconocimiento o no aplicación de los

manuales de procedimiento.

6. Inadecuado empaque o almacenamiento de

las muestras.

1. Reprocesos





Control Operativo

Manuales de

procedimientos

919

Revisión y actualización de

documentación

Socialización

Evaluación de competencias

(31/12/2014)

CERRADA

Perdida de la muestra Extravío de la muestra

1. Inadecuada manipulación y transporte de la

muestra.

2. Inadecuada rotulación de la muestra.

3. Inadecuado almacenamiento





Control Operativo

Manuales de

procedimientos

920

Establecer una acción para el reporte

y seguimiento del envío y recepción

de muestras.

Realizar la socialización del formato

generado

Verificar la Efectividad de la acción

CERRADA

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas 2014


RIESGO

CAUSAS

(Factores internos, externos,

agente generador)

CONSECUENCIAS


No

ACPMPLAN DE MANEJO DE RIESGOS

Deficiencias y/o

inoportunidad en

la generación de

estudios de

levantamiento de

suelos, áreas

homogéneas y de

cobertura y uso

La realización de

estudios el

levantamiento de

suelos, estudios de

áreas homogéneas

y de cobertura y uso

requieren el

cumplimiento de

requisitos técnicos,

legales y otros

establecidos que

pueden no

cumplirse de

manera rigurosa

1. Planeación inadecuada de las

actividades del estudio

2. Deficiencia o inexistencia en la

información básica.

3. Desconocimiento o no

aplicación de las metodologías o

manuales de procedimientos

1.Reprocesos

2. Insatisfacción

del cliente

3. Pérdida de

credibilidad e

imagen

institucional.

Control

Operativo

Reporte y

análisis de las

metas e

indicadores

1139

Actualización de manuales de procedimientos acorde con

las modificaciones en del GIT

Socialización de los manuales de procedimientos

Estandarizar y oficializar decisiones de carácter técnico y la

trazabilidad de los estudios

Baja calidad en

los resultados de

los análisis de

LNS

El producto no es

entregado al cliente

cumpliendo con

todas las

especificaciones

establecidas

1. Incumplimiento a los

lineamientos de recepción de

muestras.

2. Falta de experticia de los

analistas.


aplicación de los manuales de

procedimiento.

4. Uso de reactivos vencidos.

5. Desconocimiento del manejo de

equipos de LNS

1. Reprocesos

2. Insatisfacción

del cliente

3. Pérdida de

credibilidad e

imagen

institucional.

4. Quejas y

reclamos.

Control

Operativo

Manuales de

procedimientos

1140

Socialización de los lineamientos de recepción y manejo de

muestras tanto en el LNS como en las DT.

Socialización de los manuales de procedimiento,

instructivos, guías, metodologías y manejo de equipos a los

analistas del LNS

Realizar un inventario de los reactivos que se pueden

utilizar vencidos y adjuntar el respectivo concepto técnico

que sustente la pertinencia de su utilización.

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de Proceso 2015


RIESGO

CAUSAS

(Factores internos, externos,

agente generador)

CONSECUENCIAS


No

ACPMPLAN DE MANEJO DE RIESGOS

Contaminación de

la muestra

Presencia de

contaminación

cruzada o por

elementos extraños

en la(s) muestra(s).

1. Incumplimiento a los

lineamientos de recepción de

muestras.

2. Falta de experticia del personal

en el área de preparación de

muestras.


aplicación de los manuales de

procedimiento.

4. Inadecuado empaque o

almacenamiento de las muestras.

1. Reprocesos

2. Insatisfacción

del cliente

3. Pérdida de

credibilidad e

imagen

institucional.

4. Quejas y

reclamos.

Control

Operativo

Manuales de

procedimientos

1141

Socialización de lineamientos para el manejo de muestras

en el LNS y en las DT

Realizar el análisis estadístico del número de muestras

enviados por las DT para determinar la necesidad de

adecuación de espacios en las mismas.

Remitir de ser el caso el resultado del análisis estadístico

del número de muestras enviados por las DT al GIT de

gestión de servicios administrativos a fin que se adelanten

las medidas pertinentes.

Perdida de la

muestra

Extravío de la

muestra

1. Inadecuada manipulación y

transporte de la muestra.

2. Inadecuada rotulación de la

muestra

3. Inadecuado almacenamiento

1. Insatisfacción

del cliente

2. Pérdida de

credibilidad e

imagen

institucional.

3. Quejas y

reclamos.

Control

Operativo

Manuales de

procedimientos

1142

Socialización de lineamientos para el manejo de muestras

en el LNS y en las DT

Realizar el análisis estadístico del numero de muestras

enviados por las DT para determinar la necesidad de

adecuación de espacios en las mismas.

Remitir de ser el caso el resultado del análisis a la GIT de

gestión de servicios administrativos a fin que se adelanten

las medidas pertinentes.

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de Proceso 2015

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de corrupción 2014

RIESGO VALORACION

ACPMNo.

ACCIONES AÑO AVANCE No. DESCRIPCION TIPO DE CONTROL

DESCRIPCION DEL CONTROL

1

Sustracción,

fuga o mal

uso de la

Información

de la Gestión

Agrologica.

PREVENTIVO

Copias de respaldo de

información

En los contratos se

incorpora clausula de

confidencialidad

900

Socializar las políticas deseguridad de la informaciónpara promover suaplicabilidad

Realizar monitoreo yseguimiento al cumplimientode los lineamientos de lapolítica de la seguridad de lainformación

Establecer políticas especificasfrente a la información que semaneja de manera puntual ydocumentarlas o actualizarlasen los manuales deprocedimientos

31/03/2014

Permanente

Mayo de 2014

CERRADA

2

Alteración de

los resultados

de los

productos y

servicios para

beneficio de

un tercero.

PREVENTIVO

Concentración de

actividades de

digitación en una sola

persona

Revisión de los

resultados de lo

digitado frente a los

resultados del estudio

por parte de

Coordinador del grupo

901

Verificaciones aleatorias de losproductos y servicios.

Documentar las actividadesque a la fecha no seencuentran adoptadas en elSGI de acuerdo a lasnecesidades identificadas.

Verificar la efectividad de laacción

Permanente

2014-12-15

2015-01-15

CERRADA

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de corrupción 2015

RIESGO VALORACION

ACPMNo.

ACCIONES AÑONo. DESCRIPCION DESCRIPCION

TIPO DE CONTROL

DESCRIPCION DEL CONTROL

1

1. Intereses

particulares

2. Debilidades en el

seguimiento a los

controles diseñados

para el proceso de

producción.

3. Deficiencia de

controles en el

proceso de

producción.

4. Debilidades en

los procesos de

apropiación de

valores

institucionales.

Alteración de los

resultados de los

productos y/o servicios

para beneficio propio o

de un tercero

PREVENTIVO

Seguimiento al cumplimiento de los

manuales de procedimientos,

instructivos, guías, metodologías,

formatos y sus controles

Revisión de los resultados de lo

digitado frente a los resultados del

estudio por parte de Coordinador del

grupo

1134

Revisar y actualizar la documentación del

proceso de acuerdo a las nuevas

directrices, cambios en la conformación y

actividades de los Grupos Internos de

Trabajo.

Verificaciones aleatorias de los productos

y servicios.

Verificar la efectividad de la acción

Permanente

No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO

892

Aunque se esta trabajando en la Subdirección de agrología,

para dar alcance al primer objetivo de la política de calidad del

IGAC es necesario reforzar la estandarización de los procesos

de producción cartográfica de la subdirección de agrología.

Discusión y ajustes de los objetos y atributos definidos – Plazo

de ejecución

CERRADAAprobación temática para el capitulo de Levantamientos

Agrológicos


Seguimiento a las Acciones CPM

889

Procedimiento Levantamiento de suelos a nivel general,

detallado y semidetallado. P40100-01/12 V3 30-NOV-2012

Metodología levantamiento de suelos M40100-01/11 V1. 30-nov-

2011

Guía para elaborar la memoria técnica de un estudio de suelos

G410-02/2008 V1, DIC/2008.

Mejorar la accesibilidad a los documentos

Realizar la socialización de las TRD y la gestión documental

asociada a su Implementación.

CERRADA

Realizar la revisión y actualización de las carpetas del GIT de

levantamiento de suelos, de acuerdo a lo establecido en las

TRD.

Realizar revisión de la implementación de las TRD.


887

En la auditoria interna de calidad realizada a la DT Valle se evidenció

que con el propósito de servir e informar debidamente a los usuarios

clientes de la dirección territorial, se requiere por parte de la

subdirección de Agrología (Laboratorio Nacional de Suelos), la

información y acompañamiento necesaria en la difusión de los

productos que ofrece como levantamientos y análisis de laboratorio

entre otros.

Generar herramientas de divulgación de las Funciones de la

Subdirección de Agrología

CERRADAEntrega del material divulgativo y/o aplicación de las herramientas

diseñadas a las DT

Evaluar la Efectividad de la acción


832

A pesar de que Gestión Agrológica está empleando el

procedimiento para realizar los backups de la información que

produce, no se evidenció que este procedimiento se esté

llevando a cabo con la información que produce el GRUPO

INTERNO DE TRABAJO ÁREAS HOMOGÉNEAS DE

TIERRAS.

Comunicar el lineamiento de backups a todos los funcionarios

y contratistas de la Subdirección de Agrología

CERRADASocializar los lineamientos existentes en la subdirección para

la generación de copias de seguridad

Hacer verificación trimestral de los backups del GIT

Analizar la efectividad de la acción.

831

Al verificar el procedimiento de Producto No Conforme en el

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE

SUELOS, no se evidenció control para la prevención de la

aparición del Producto No Conforme, en razón a que no se

demostró conocimiento del procedimiento y en consecuencia no

se evita su detección en la inspección del producto final.

Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos

asociados y actualizarlos de ser necesario

CERRADASocializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del

proceso de Gestión Agrologica

Realizar seguimiento a la aplicación del procedimiento




830

En la revisión del convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del

Quindío”, se observó en el cronograma del 31 de julio de 2013,

que se lleva un avance del 43% de lo programado para el año

2013. Proyecto que está programado terminar el 31 de octubre

de 2013, y que a la fecha de la Auditoria se han realizado

reuniones técnicas de seguimiento, pero no se deja acta donde

se evidencie las acciones tomadas, así como los responsables

para realizar las tareas. (PASAR A LA NO CONFORMIDAD 807)

Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos

asociados y actualizarlos de ser necesario

CERRADA

Socializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del

proceso de Gestión Agrologica

Hacer una verificación trimestral de forma aleatoria.

Realizar análisis de los controles realizados en la vigencia

2013

Formular acciones de mejora de ser pertinente de acuerdo a

los resultados obtenidos en los controles realizados.


829

En la revisión de la caracterización en el GRUPO INTERNO DE

TRABAJO LEVANTAMIENTO DE SUELOS y al relacionar las

actividades descritas del proceso que se lleva a cabo se observó

que la caracterización de Gestión Agrológica se encuentra

desactualizada, dado que se requiere incluir actividades como:

programación, adquisición, fotointerpretación y trabajo de

campo.

Revisar la caracterización del proceso y de ser pertinente

actualizar la misma.

CERRADA

Verificar y validar la caracterización propuesta

Socializar de la caracterización a los funcionarios y contratistas

Hacer una verificación trimestral de forma aleatorea.




807

Al revisar la documentación soporte que evidencia las actividades

realizadas, se observó:1) GRUPO INTERNO DE TRABAJO

LEVANTAMIENTO DE SUELOS: a) Se registran los compromisos

mediante el formato “Compromiso de trabajo”, a este formato se le

debe colocar la palabra facilitativo y b) Se observó que se realizan

reunión de seguimiento y control a los proyectos en ejecución, pero al

verificar el convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del Quindío”, se

observó la falta de la ayuda de memoria de la reunión del día 18 de

julio de 2013. 2) LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS En la revisión

general de registros, se observó que el formato “Evaluación Trimestral

de la Carta de Control” (F40600-24/09.V3.), se está diligenciando en su

totalidad, pero en el espacio de aprobado se está diligenciando la

aprobación por otros responsables diferentes al Coordinador GIT

Laboratorio Nacional de Suelos y para ello se traza línea por encima del

texto que aparece dentro de paréntesis. Razón por la cual se debe

actualizar dicho formato. 3) GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREAS

HOMOGÉNEAS DE TIERRAS Al realizar la verificación de la utilización

del formato “verificación de seguridad y requerimientos del grupo que

se dirige a campo” (F20102-08/12.V1), no se evidenció su utilización

por el desconocimiento del mismo.

Definir cuando generar una acta de reunión en un proyecto e

informar mediante circular a los responsables de proyecto

CERRADA

Crear un formato de acta de reunión para diligenciar en cada una

de las reuniones.

Sensibilizar a funcionarios y contratista sobre le manual de

procedimientos "Elaboración y control de manuales de

procedimientos instructivos, metodología, guía y formatos".

Identificar si existe la necesidad de ajustes a formatos de la

subdirección y solicitar la modificación para actualización.

Verificar trimestralmente el control de documentos y registros a los

funcionarios y contratistas pertenecientes a la Subdirección


806

No se evidenció en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO PROYECTOS

ESPECIALES AGROLÓGICOS conocimiento de las funciones establecidas

en la resolución de creación del grupo, así como liderazgo

Sensibilizar a los coordinadores de los GIT de la estructura,

actividades, productos y responsabilidades del GIT.

CERRADA

Revisar y ajustar de las funciones del GIT

Planeación y programación de las actividades a realizar por parte del

GIT.

Sensibilizar a los funcionarios y contratistas del GIT sobre las

funciones establecidas en la resolución de creación del grupo.

Hacer seguimiento trimestral del cumplimiento de la programación

del GIT.

Verificar del cumplimiento de lo establecido en la resolución de

creación del GIT y del conocimiento de las funciones y

responsabilidades.




803

“Al verificar el tratamiento de la No Conformidad establecida en la

Auditoría Interna de Calidad realizada en el año 2012 al GRUPO

INTERNO DE TRABAJO LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS, en la cual

se establece lo siguiente:

“ Al verificar la oportunidad del proceso en la entrega de resultados se

tomó la solicitud 1927 la cual tenía fecha de entrega 10 de agosto y no

se cumplió con la entrega establecida, lo cual genera un riesgo en el

cumplimiento de Requisitos del cliente respecto a la entrega de

resultados.”

Se evidenció, que aunque se establecieron acciones para su mitigación,

no se determinó su ejecución por falta de recurso humano.

Asimismo, en el área de Química se evidenció incumplimiento en la

fecha acordada con el cliente para el día 8 de agosto del 2013,

relacionado con la entrega de los resultados de los análisis de

laboratorio de la solicitud 2558 de julio 26 de 2013."

Planear y programar los requerimientos de personal

CERRADA

Realizar seguimiento y ajuste a la programación de actividades de

campo y requerimientos del LNS, entre los GIT involucrados

Revisar y ajustes de los tiempos de entrega tanto para lo clientes

interno y externos.

Sensibilizar de los procedimientos internos del L.N.S. con relación a

la comunicación con el cliente.

Hacer seguimiento trimestral al cumplimiento de los tiempos de

atención a las solicitudes



No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONESFECHA DE

CORTEESTADO

1010Existen actividades desarrolladas por la Subdirección de Agrología que a

la fecha se encuentran sin documentar.

Realizar el diagnóstico de las actividades adelantadas por parte de la

Subdirección de Agrología e identificar las que se encuentren sin

documentar.

2014-10-31Cumplida

Adelantar la documentación de las actividades realizadas por los GIT

de la Subdirección de acuerdo al diagnóstico.2015-03-31

Vencida por la no

entrega de la

priorización de

actualización de

documentos

Sensibilizar a funcionarios y contratistas sobre el manual de

procedimientos "Elaboración y control de manuales de

procedimientos instructivos, metodología, guía y formatos".

2015-04-30 Abierta

Verificar la efectividad de la acción 2015-06-30 Abierta

1011

Debido a la reciente implementación del sistema de gestión ambiental

los servidores de la Subdirección de Agrología requieren ser capacitados

en las acciones a adelantar para garantizar su mantenimiento.

Adelantar la socialización de los componentes del Sistema de Gestión

Ambiental a los servidores de la Subdirección de Agrología2014-12-31 Cumplida

Verificar la implementación del Sistema de Gestión Ambiental al

interior de la Subdirección de Agrología.2015-02-28 Cumplida

Verificación de la efectividad de la acción 2015-03-31

Para evaluación del

Comité de

Mejoramiento

1012Los registros generados en la Subdirección de Agrología presentan

diferencias frente a los contemplados en la TRD vigente

Revisión de los registros generados en los GIT frente a los

contemplados en la TRD vigente2014-12-31 Cumplida

Generar la propuesta de TRD para cada uno de los GIT de acuerdo a

sus funciones2015-03-31

Vencida en espera

Res GITs

Envío de la propuesta de actualización de la TRD a Gestión de Servicios

Administrativos2015-07-31 Abierta



No.

HALLAZGOHALLAZGO ACCIONES

FECHA DE

CORTEESTADO

1025

Se observó en el GIT Levantamiento de Suelos, que se

tiene como documento de consulta permanente para el

quehacer de actividades, el documento denominado

“Instructivo para los levantamientos de suelos (Manual

de Códigos)” identificado en su encabezado con código

P40200-01/10.V1, el cual no se encuentra oficializado en

el Listado Maestro de Documentos del SGI.

Adicionalmente, dicho código no corresponde al tipo

documental, versión, ni dependencia correspondiente.

Documentar las actividades del GIT de levantamientos

agrológicos asociados a la codificación2015-03-31 Cumplida

Socializar los documentos oficializados a los servidores

públicos del GIT de levantamientos agrológicos.2015-06-30 Abierta


1026

En la ejecución de la auditoría a los diferentes grupos

internos de trabajo - GIT que conforman el proceso

Gestión Agrológica, se evidenció que si bien es cierto

algunos funcionarios y contratistas han apropiado los

temas relacionados con el SGI, otras personas presentan

falencias en la apropiación de los mismos, resaltándose

lo relacionado con la navegación y ubicación de

información por la Igacnet, conocimientos generales

sobre indicadores y mapas de riesgos, así como

desconocimiento en general sobre implementación del

Sistema de Gestión Ambiental en la entidad.

Realizar socialización de los conceptos y elementos del

Sistema de Gestión Integrado.2015-03-31 Cumplida

Realizar la evaluación de los conocimientos adquiridos. 2015-03-31 Cumplida

Verificación de la efectividad de la acción 2015-06-30

Para evaluación

del Comité de

Mejoramiento


Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM


1029

Durante la revisión de la validaciones del método analítico para la

determinación de acidez intercambiable en suelo se evidenció que:

a. En el ejercicio de validación de la modificación del tiempo de

contacto del extractante con la muestra los cálculos estadísticos, no

fueron los correctos.

b. El análisis de varianza realizado con los resultados del ejercicio de

modificación del volumen de extractante arrojó que existen diferencias

significativas entre los resultados obtenidos y a pesar de ello se

concluyó que podía modificarse el método analítico.

Respecto al informe de validación de la metodología para la

determinación de pH en suelo, se encontró que:

a. En el ejercicio de exactitud desarrollado en la validación, las

muestras 921 y 951 arrojaron resultados por debajo del rango

aceptable para las mismas.

b. La muestra 988 estuvo por arriba del rango aceptable.

c. A pesar de lo anterior se concluyó que el ejercicio arrojó un

resultado satisfactorio.

En el informe validación de C. I. C., el resultado obtenido para el

material etiquetado con el número 921 en el ejercicio de exactitud

cayó fuera del intervalo aceptable.

Durante la revisión del informe de validación para la determinación de

la textura en suelos se evidenció que:

a. No se aplicó un test estadístico que permitiera establecer si existen o

no diferencias significativas en la determinación de arcillas, limos y

arenas al variar el volumen de dispersante.

b. No se aplicó un test estadístico que permitiera establecer si existen

o no diferencias significativas en la determinación de arcillas, limos y

arenas al realizar la comparación entre el método de Bouyoucos y el de

pipetas.

Capacitación en estadística.

CERRADA

Verificación de conformidad del dato.

Manejo estadístico de los datos.

Ajustes protocolos de validación.

Listas de chequeo protocolos de validación.



1030

Durante la revisión de las cartas control se evidenció que:

a. Las correspondientes al material de referencia CALS 717 para el

análisis de C. I. C presenta una racha de 8 puntos por encima de la

media.

b. La carta de control de pH para el mismo material presenta el mismo

número de puntos por debajo de la media.

c. La carta control para la determinación de fósforo disponible para el

material CALS 717 presenta rachas de puntos sistemáticamente por

encima de la media en el periodo comprendido a 2014-07-15 a 2014-

07-30.

d. El patrón de control de la curva espectrofotométrica para la

determinación de fósforo disponible de 5mg/L presenta una racha de

puntos sistemáticamente por encima de la media en el periodo 2017-

07-22 a 2014-08-06

Revisión y ajuste del procedimiento de elaboración, análisis y

evaluación de cartas control.

CERRADA

Ajuste de cartas control de acuerdo a lo encontrado en el numeral

anterior.

Evaluación de las cartas control después de realizados los ajustes,

para determinar efectividad de los cambios.

1031

En las cotizaciones hace falta relacionar el método de ensayo, así como

el límite cuantificación, cuando aplique. Por otro lado, se hace preciso

actualizar en la lista de precios, la resolución vigente de acreditación

que posee el Laboratorio Nacional de Suelos del IGAC.

Realizar la modificación del formato F40600-23 "Cotización servicio

de análisis de laboratorio"

CERRADAActualización de la lista de precios

Verificación de la efectividad de la acción

1033

Falta establecer cómo el laboratorio está dispuesto a cooperar con los

clientes cuando éstos deseen realizar seguimiento del desempeño del

laboratorio en relación con el trabajo realizado.

Los periodos que se tienen establecidos para realizar los back up´s de

la información (trimestrales) son muy espaciados para el volumen de

análisis que el laboratorio reporta a diario.

Realizar la actualización del manual de procedimiento P40600-01

"Recepción de muestras para análisis en el laboratorio" ampliando su

alcance y políticas de operación

CERRADARealizar la socialización de la actualización de los documentos




1034

Falta implementar el control de la variabilidad de los procesos

analíticos.

Falta ajustar los criterios de aceptación de las condiciones ambientales

en las diferentes áreas del Laboratorio de acuerdo a las

especificaciones de operación establecidas en los manuales de los

equipos que se utilizan en dichas áreas.

No se ha documentado el procedimiento para asegurar que los datos

se actualizan cuando las calibraciones dan lugar a factores de

corrección.

Establecer claramente en el instructivo control metrológico de

equipos, instrumentos y patrones I40600-09/14.V4 como se

controla la variabilidad de los procesos de análisis e implementarlo

de acuerdo a lo que refiere la norma ISO 17025:2005.

CERRADA


equipos, instrumentos y patrones I40600-09/14.V4 las condiciones

ambientales específicas para cada equipo y rotular los equipo según

su criticidad en cuanto a la norma ISO 17025:2005 se refiere.


equipos, instrumentos y patrones I40600-09/14.V4 como es el

procedimiento de cómo se calculan las correcciones y como es el

procedimiento de actualización de datos en lo que se refiere a la

norma ISO 17025:2005.

realizar socialización de los cambios realizados al documento



1111

Se tiene la separación de áreas para las diferentes pruebas que se

realizan en los laboratorios; en el laboratorio de Biología que tiene

áreas definidas para preparación de medios de cultivo, esterilización,

siembra, incubación y lectura y finalmente área de lavado de material

de laboratorio y esterilización de material contaminado sin embargo

también en esta misma ultima área se observó la zona de germinación

y un analista realizando la lectura de un ensayo de germinación que

podría resultar en contaminación cruzada.

Generación de espacio adicional para el área de biología

PARA CIERRE DE LA OCI

Realizar la adecuación del espacio establecido

Reubicación de equipos y zonas de trabajo al área asignada

Una vez adelantado el seguimiento a las acciones del aplicativo ACPM

se consideran efectivas las acciones 1011 y 1026 del plan de mejoramiento

a través de este comité de mejoramiento, por lo que se autoriza el cierre de

las citadas acciones.


1. Actualizar la documentación del proceso de

acuerdo a la nueva Resolución de

conformación de los GIT

2. Realizar la socialización de los documentos

actualizados.

Acciones CPM propuestas

Seguimiento a los programas, análisis de sus indicadores y otros temas ambientales

• Se realizó compra y adecuación de puntos ecológicos al

interior de la Subdirección.

• En las jornadas de inducción y reinducción se

socializado los componentes del Sistema de Gestión

Integrado incluyendo el tema ambiental.

• Se generó boletín informativo “Sigamos Informados”

donde se socializan TIPS asociados a la implementación

del Sistema de Gestión Integrado.

Gestión ambiental – LNS

Charlas ambientales de 5 minutos basados en la Directiva Nº 3 y refuerzos

ambientales en los siguientes temas:

• Manejo de la página de Sistema de Gestión Ambiental y cartilla ambiental.

• Política SGI.

• Manejo de residuos sólidos y RESPEL.

• Medidas adecuadas para realizar vertimientos al tanque sedimentador.

Se realizo seguimiento al contrato 15028 mantenimiento correctivo del

tanque sedimentador donde se lleva acabo medidas de control de pH y

mediciones de caudal, de igual manera controles en la estructura.

Se llevo acabo reuniones con las diferentes áreas, para la unificación de la

matriz ambiental.

→ Se asignan código y se ingresan al sistema los equipos recibidos, como

manómetros; posímetro de mercurio; prensa de compresión; balanzas; aire

acondicionado; tanque de almacenamiento (se reasigna código);

dispensadores; pH-metro; 1 microestación Biolog, micropipeta multicanal,

turbidímetro. Se recuerda generar el documento de liberación para el caso

que se requiera.

→ Se viene haciendo seguimiento al proceso de mantenimiento y calibración de

equipos del LNS.

→ Se esta desarrollando el proyecto de términos de mantenimientos de equipos

no exclusivos, términos equipos exclusivos y de calibración de equipos en

colaboración con los encargados del área y laboratorios del LNS.

Gestión ambiental – LNS

LISTADO DE SUPLENTES PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE

SUELOS AÑO 2015

ÁREARESPONSABLE

PRINCIPAL SUPLENTE

QUIMICA Marco Antonio Ruíz Jorge Alberto Sánchez

FÍSICA Jaime Alvarez

MINERALOGÍA Jorge A. Sánchez Antonio Patiño

BIOLOGÍA Diana Fernanda Vera Vladimir Paez

CALIDAD Janeth González Gustavo García

PECIG Jorge Alberto Sánchez Liliana Hernández

RECEPCIÓN Jimena Alban Myriam Moreno

DIGITACIÓN FISICA Lizbeth Rodriguez Jaime Alvarez

DIGITACIÓN QUIMICA Andrea Katherine Pinzon

DIGITACIÓN BIOLOGÍA Adriana Jisseth Díaz Bernal Diana Fernanda Vera

DIGITACIÓN MINERALOGÍA Jimena Alban Antonio Patiño

PREPARACIÓN DE MUESTRAS Marco Antonio Ruíz Liliana Hernández

DE LA MALA CALIDAD SE

APRENDE, DE LA BUENA

CALIDAD SE VIVE

Jhonny Castro

GRACIAS

Grupo de Calidad

GIT Proyectos Especiales

Subdirección de Agrología

subdirecciÓn de agrologÍa 2015igacnet2.igac.gov.co/intranet/programacion_files... ·...

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