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KANBAN EN ACCIÓN:
Caso de Estudio en la Administración Pública
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ROBERTO HENS
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¿QUE NOS LLEVÓ A INICIAR EL CAMBIO?
¿REALMENTE NECESITA LA ADMINISTRACIÓN MÁS AGILIDAD?
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EN MUCHOS CASOS SEGUIMOS MANTENIENDO ESTA IMAGEN
¿TYPICAL SPANISH?
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PERO LA REALIDAD ES OTRA…
SÍ, MÁS MODERNA PERO… ¿MÁS AGIL?
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SÓLO EN LA AGE: PIENSA EN EL NÚMERO DE LEYES, REALES DECRETOS, Y ORDENES MINISTERIALES QUE PUBLICA EL BOE A DIARIO….
PERO…. ¿POR QUÉ EL MÉTODO LEAN KANBAN?
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SUPERAR LAS APUESTAS EN CONTRA…
PRIMER RETO:
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Empezar con una meta clara…
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
Mantener los sistemas de información de los que somos responsables después de ver al equipo de desarrollo menguado e intentar afrontar nuevos desarrollos… sin morir en el intento…
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Definir el punto de entrada (identificar interesados aguas arriba y definir qué entregarán a tu proceso)
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
Definir punto de salida del proceso (interesados y entregables)
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
Definir los diferentes tipos de trabajo que recibiremos de los interesados.
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
Riesgo asociado a los trabajos Clases de Servicio Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA)
La definición del trabajo y el diseño de las tarjetas debe facilitar la auto-organización de modo que el equipo pueda tomar buenas decisiones en cuanto a:
Analizar la demanda de cada tipo de trabajo: observar la tasa de llegada y las variaciones de cada tipo.
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
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Bug Aceptación Bus-VAO Con Fecha Límite Estándar Ligera Técnica o Calidad
NumeroTarjetas
Último Ciclo
Reunirse con los interesados:
Acuerda los WIP
Acuerda los mecanismos para crear nuevo trabajo
(¿Con qué frecuencia se debe priorizar el Backlog?)
Asegúrate que todo el mundo entiende el concepto de
Clases de Servicio
Llega a un acuerdo sobre el Lead-Time objetivo con
cada clase de servicio –SLAs internos-
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
Crear un tablero físico o virtual para monitorizar la cadena de valor que estamos controlando.
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
Mantener una reunión diaria frente al tablero
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
Acordar una frecuencia para llevar a cabo análisis de Retrospectiva sobre el proceso.
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PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
…y recuerda no cambiar los roles en el corto plazo
Formar al equipo en conceptos claves: Flow, WIP, Pull,…
PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA INICIATIVA
1 Visualiza el flujo de trabajo
2 Limita el trabajo en curso
3 Mide y Optimiza
TRAS INICIAR EL TABLERO… NOS CENTRAMOS EN EL SIGUIENTE PASO
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MÉTRICAS PARA
LA TOMA DE DECISIONES
Nos indica cómo se está comportando el sistema frente a los compromisos de las Clases de Servicio. Ojo, nos interesa mostrar el comportamiento de este indicador con el paso del tiempo.
El Lead-Time es la Métrica que inicialmente más vigilamos
Facilita la negociación de la entrega atendiendo a la previsibilidad del equipo
El Tiempo de Ciclo nos permitió conocer la tendencia de la eficiencia de los procesos de los procesos internos y evaluar el resultado de incluir determinadas mejoras,
¿Cuánto tiempo de proceso “nos cuesta” incluir Revisiones de Código?
Tiempo de Ciclo
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LEAD TIME
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15,0
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25,0
30,0
CYCLE TIME
TIEMPOS PARA LA CLASE ESTÁNDAR
Significativo la mejora que mejoramos los tiempos de entrega a la vez que incorporamos: Automatización Pruebas, Integración continua, Revisión de código, Retrospectivas, Despliegue automático, …
Rendimiento del Sistema: Número de trabajos que el sistema es capaz de entregar por espacio de tiempo (semana/mes/…)
Debería presentarse como una tendencia en el tiempo de modo que nos permita enfocarnos en un continuo aumento de esta métrica.
Similar al concepto ágil de Velocidad: indica cuantas historias, puntos de historia, casos de usuarios, o funcionalidades… completamos en un periodo dado.
SATISFACCIÓN DEL USUARIO: # Peticiones en espera
* Las peticiones en espera antes de la aplicación de Lean Kanban en el periodo mostrado es una estimación atendiendo a la carga habitual existente en el sistema de gestión de la demanda
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35Estimación Peticiones Espera Peticiones en Espera (Kanban)
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Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Distribución Recepción de Peticiones
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PETICIONES EN ESPERA
Alguna situación nos hizo dudar de si sería sostenible en el tiempo…
Dos situaciones puntuales: 1. Problemas de comunicación por rotación de personal 2. Hacernos cargo de un sistema de información heredado con
importante deuda técnica
Finalmente los indicadores volvieron a ajustarse a nuestro límite interno.
Análisis de los Elementos Bloqueados en el tablero
Los elementos bloqueados afectan directamente al rendimiento y LeadTime de los trabajos.
Será más sencillo “luchar” contra los bloqueos si la iniciativa Lean es global dentro de la organización
El Diagrama de flujo acumulado que muestra la cantidad de trabajo en curso en cada etapa del sistema
Si funciona correctamente el flujo debe de ser suave y el ancho de las bandas estable.
Clase de Servicios de trabajos con fechas límites
Lo importante es el porcentaje de trabajos que sobrepasaron la fecha límite: en nuestro caso se convirtió en residual.
Las tarjetas con fechas límites debes ser estimadas y parcialmente analizadas, por lo que la corrección de la estimación igualmente parece un factor importante.
Si no precisamos bien las estimaciones el equipo comenzará el trabajo antes de tiempo para asegurar la entrega… esto va en contra de uno de los principios Lean.
Encuesta de valoración del propio equipo Lean Kanban
PASOS RECIENTES… COACHING EMOCIONAL DE EQUIPOS
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Gracias por la Atención
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