presentación libros iva

Facturación de Otras VentasSD500

Adecuación de Libros de IVA de CyM

Enero 2014

Adecuaciones de Libros de IVA de CyM

15/04/23 2

Bienvenidos

Facturación de Otras Ventas


15/04/23 3

Agenda

Bienvenida

Objetivos

Terminología Clave

Contenido

• Clases de Pedido

• Crear Pedido

• Crear Facturas

Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 4

Objetivo General

Proporcionar al usuario de FI, una herramienta que le permita entender la

naturaleza de SD (Ventas y Distribución) y poder continuar sus

operaciones por este módulo para conocer el Proceso de facturación de

Otras Ventas a través del Módulo SD de SAP R/3



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Objetivos Específicos

Facilitar la comprensión básica sobre:

• Crear Pedidos de Ventas• Crear Facturas de Otras Ventas• Crear Notas de Débito/Crédito• Anular documentos de facturación (sólo cuando no se haya impreso la factura)



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Agenda

Bienvenida

Objetivos

Terminología Clave

Contenido


• Crear Pedido

• Crear Facturas

Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 7

Terminología Clave

Organización de VentasRepresenta las estructuras responsables de procesar las operaciones comerciales. Representa una unidad de ventas o clasificación regional de mercado. Se asignan a una sociedad FI. Cada operación comercial se procesa dentro de una Organización de Ventas.

Canal de DistribuciónRepresenta las vías o canales de ventas para alcanzar al consumidor o cliente final.Asignados a la(s) organización(es) de ventas. Los datos maestros de material y los precios pueden diferir por canal de distribución.



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SectorRepresenta los grupos o gamas de productos.Asignado a la(s) organización(es) de ventas. Puede ser usado para análisis estadísticos o áreas de mercadeo separadas.

Pedido de Venta Solicitud de mercancía de clientes industriales y despachados directamente desde la planta.

Factura Documento impreso por el sistema SAP R/3 donde se detallan los productos a ser entregados a los clientes y las condiciones de ventas establecidas, cumpliendo con todos los requisitos legales.

Terminología Clave



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Documento de Facturación Término genérico para Facturas, Abonos, Notas de Débito (N/D), Notas de Crédito (N/C) y Documentos de Anulación. Se crea con referencia a un documento anterior y transfiere los datos a la gestión financiera.

Clase de PedidoControla el tratamiento de los pedidos de venta y se utiliza para tratar las distintas operaciones comerciales efectuadas durante el proceso de la facturación.

Terminología Clave



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Agenda

Bienvenida

Objetivos

Terminología Clave

Contenido


• Crear Pedido

• Crear Facturas

Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



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ZCMP: Pedido Otras Ventas CyM Polar

ZITP: Pedido IVA Terceros CyM Polar

ZL2P: Nota de Débito Polar

ZG2P: Nota de Crédito Polar

ZMV: Contrato de Alquiler

Clase de pedidos



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Transacción VA01

Clase de Pedido: XXXXX

Organización de Ventas: XXXXCanal de Distribución: XXXXSector: XXXXXOficina de Ventas: XXXXXGrupo de Vendedores: XXXXX

Creación de Pedido



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Transacción VF01Colocar el número de Pedido o Contrato

Creación de Factura



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Modificación de Datos de Cabecera



15/04/23 15

Anulación de Pedido



15/04/23 16

Agenda

Bienvenida

Objetivos

Terminología Clave

Contenido


• Crear Pedido

• Crear Facturas

Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 17

Sección Práctica

Ejercicios SAP/R3



15/04/23 18

Bienvenida

Objetivos

Terminología Clave

Contenido


• Crear Pedido

• Crear Facturas

Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3

Agenda



15/04/23 19

Recomendaciones

No se debe anular facturas después de su impresión

Si se debe modificar por error en alguno de los datos en el pedido después de registrada la factura, se debe anular ésta última y se corrigen los datos en el pedido, luego se factura nuevamente registrándose automáticamente un número de factura diferente.

Si al registrar la factura existe un error en el campo del solicitante (cliente) se anula la factura y después se cierra el pedido, colocando en el campo motivo de rechazo “cierre de pedido” para que quede concluido el pedido.

Los registros de facturas deben hacerse el mes corriente

Las facturas deben imprimirse inmediatamente después de ser generadas



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Recomendaciones

Deben acordar junto con los usuarios de la serie de facturas de otras ventas, fijar horarios de impresión a fin de evitar errores en el Número de Control y se lo cargue a la factura inadecuada.

La dirección de Finanzas debe colocar en el Campo del Centro Logístico CM00 y en el centro de beneficio UFAUC.

Es necesario colocar en campo texto del documento contable en la posición del deudor la información sobre lo que se esta facturando, para ello debes utilizar el campo texto de cabecera de la factura de ventas.



15/04/23 21

Bienvenida

Objetivos

Terminología Clave

Contenido


• Crear Pedido

• Crear Facturas

Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3

Agenda



15/04/23 22

Usuarios Expertos Usuarios Expertos de su Gerenciade su Gerencia

Usuarios con mayor

experiencia con SAP Usuarios con mayor

experiencia con SAP Están a su lado en el

trabajo Están a su lado en el

trabajo 2 2 El Departamento El Departamento de Informática de Informática de su Localidadde su Localidad

El personal de Informática en su localidad


Haga contacto con el departamento de Informática y le comunicará con la

persona que maneja el módulo en que trabaja Ud.



3 3 Centro deCentro de Llamadas Llamadas

Ayuda suministrada por la Dirección de Sistemas por

teléfono

Ayuda suministrada por la Dirección de Sistemas por

teléfono

Extensión 7777Teléfono (02) 2027777Fax (02) 2028888


Lotus Notes: Centro Llamadas Horas de Servicio: 24 h

Lotus Notes: Centro Llamadas Horas de Servicio: 24 h 4 4

Ayuda en LíneaAyuda en LíneaDocumentación en Línea

con la información necesaria para realizar una

transacción en SAP

Documentación en Línea con la información

necesaria para realizar una transacción en SAP

A través del menú de ayuda SAP

Ayuda Ayuda en Línea POLAR A través del menú de ayuda SAP

Ayuda Ayuda en Línea POLAR 1 1

Soporte SAP ¿Dónde Buscar Ayuda?



15/04/23 23

Procedimiento Centro de Llamadas – Soporte Sistemas

1Envía requerimiento de

servicio


servicio

2Levanta

información,Selecciona servicio,

Registra el caso

2Levanta


Registra el caso

9Informa y confirma solución al usuario


10Cierra llamada

10Cierra llamada

3Despacha al

Grupo de Soporte

3Despacha al

Grupo de Soporte

Usuario

OperadorCentro

Llamadas

Coordinador del Grupo de

Soporte

5Asigna a un Especialista


Especialista

7Analiza y aplica

solución

7Analiza y aplica

solución

8Resuelve y documenta

solución


solución

6De ser

necesario,Llama al Usuario

6De ser


Vía Telefónica: Ext. 7777 Tlf. (0212) 202 7777Vía Fax: 8888 Tlf. (0212) 202 8888Vía e-mail: centro llamadas

[email protected]

4Llama al Usuario,

Reasigna prioridad,Indica tiempo de

Resp.

4Llama al Usuario,


Resp.



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Gracias!



15/04/23 25

Administración de Numero de ControlSD600

Adecuación de Libros de IVA de CyM

Agosto - 2006


15/04/23 26

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:

• Administración de Numeros de Series.

• Administración de Número de Control.

• Anulación de Documento de Facturación.

Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3

Administración de Número de Control


15/04/23 27

Objetivo General

Implantar el procedimiento para garantizar la correcta

asignación de los números de control a las facturas en el

sistema de forma automática, y así ayudar al mantenimiento de

la correlatividad de los documentos vs. Número de control, lo

cual se verá reflejado en el libro de ventas, permitiendo el

cumplimiento de los requerimientos fiscales del Negocio de

Cerveza y Malta.



15/04/23 28

Objetivos Específicos

Facilitar la comprensión básica sobre:

• Registro de una Nueva Serie.• Actualización de una serie.• Impresión de Factura.• Asignación del Número de Control.• Actualizar Número de Control Manualmente.• Anular Número de Control.• Deshacer anulaciones del Número de Control.• Anular documentos de facturación.



15/04/23 29

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:




Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 30

Terminología Clave

Número de SerieCodificación inicial que se encuentra en el Formato Seniat para identificar cada centro, en algunos consta de letras y en otros puede ser letra y número.

Número de Control de FacturaEs el consecutivo que sigue al Número de Serie y se encuentra impreso en el Formato Seniat. El Número de Control Serie identifica al documento para efectos fiscales, este número viajará automáticamente al libro de ventas al enviar la impresión.



15/04/23 31

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:




Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 32

Diagrama de Administración del Número de Control

Imprimir FacturasImprimir FacturasImprimir FacturasImprimir Facturas

VF31 / VF02 / VF03VF31 / VF02 / VF03

Ejecutar Ejecutar FacturaciónFacturación

Ejecutar Ejecutar FacturaciónFacturación

VF01 / VF04VF01 / VF04

Crear Nueva SerieCrear Nueva SerieCrear Nueva SerieCrear Nueva Serie

ZSAS0ZSAS0

Visualizar Visualizar Administración del Administración del Número de ControlNúmero de Control

Visualizar Visualizar Administración del Administración del Número de ControlNúmero de Control

ZSAC0ZSAC0



15/04/23 33

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:




Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 34

ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESCrear Nueva Serie (Transacción ZSAS0)

Se ingresa el registro de una nueva serie para el número de control



15/04/23 35

Indicar la Sociedad Indicar la Sociedad

Colocar el Colocar el CentroCentro

Indicar la SerieIndicar la Serie

Indicar el Rango Indicar el Rango de Númerosde Números

Marque esta CasillaMarque esta Casilla

Colocar la Impresora Colocar la Impresora a Utilizar.a Utilizar.

ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESCrear Nueva Serie (Transacción ZSAS0)



15/04/23 36

ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESModificación de Series (Transacción ZSAS0)



15/04/23 37

ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESModificación de Series (Transacción ZSAS0)

Rango de Rango de númerosnúmeros

ImpresorImpresoraa



15/04/23 38

ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESActivación de Serie (Transacción ZSAS0)



15/04/23 39

ADMINISTRACIÓN DE NUMEROS DE SERIESDesactivación de serie (Transacción ZSAS0)



15/04/23 40

AgendaObjetivos

Terminología Clave

Contenido:




Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 41

ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROL Transacción ZSAC0

Indicar la SociedadIndicar la Sociedad

Indicar CENTRO LogísticoIndicar CENTRO Logístico



15/04/23 42

Selecciona el numero de control

ASIGNADO que deseas Anular

PREMISASPARA ANULAR NÚMERO DE CONTROL

1. Dañado de Forma libre Seniat antes de impresión

2. Dañado de Forma libre Seniat durante el proceso de facturación.

ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLAnulación de numero de control asignadoTransacción ZSAC0



15/04/23 43

Indica el número Indica el número de Control que de Control que deseas anulardeseas anular

No selecciones ninguna línea

PREMISAS PARA ANULAR NÚMERO DE CONTROL

1. Dañado de Forma libre Seniat antes de impresión

2. Dañado de Forma libre Seniat durante el proceso de facturación.

ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLAnulación de numero de control NO asignadoTransacción ZSAC0



15/04/23 44

Selecciona el numero de control

anulado que deseas reversar

ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLReverso de la anulación del N° de ControlTransacción ZSAC0



15/04/23 45

Selecciona los numeros de control

que deseas actualizar manualmente

ADMINISTRACIÓN DE NUMERO DE CONTROLActualización Manual del Numero de Control Transacción ZSAC0

Realiza la modificación manual.



15/04/23 46

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:

• Administración de Series.



Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 47

Inicio

Documento de Facturación

EstáContabilizado

Si

No

Si

No

El documento ha sido impreso sobre el #

de Control

Crear Nota de Crédito

Anular documento

de facturación Fin

PREMISA PARA ANULAR DOCUMENTO DE FACTURACIÓN:

La anulación del documento de facturación sólo es posible cuando no está asociado al número de control y se encuentra en el mismo período contable.

Anulación de Documento de Facturación



15/04/23 48

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:




Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 49

Sección Práctica

Ejercicios SAP/R3



15/04/23 50

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:




Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 51

Recomendaciones

ESCENARIO # 1

Al momento de grabar la factura el sistema muestra algún error y no se contabiliza, es decir, no se genera el documento contable.

¿ Que debes hacer?

1. Anular la factura con la transacción VF11.

2. Informar al Centro de Llamadas el error presentado y esperar que sea resulto el problema.



15/04/23 52

Recomendaciones

ESCENARIO # 2

La factura de ventas ya fue contabilizada y fue impresa sobre la forma libre, luego determinas que la factura tiene un error en: precio, cantidad, indicador de impuesto, registro incorrecto en cuentas contables, etc. ¿Qué debes hacer?

Debes reversar tu proceso:

1. Si es una factura con una Nota de Crédito de Valor.

2. Si es una Nota de Crédito de Valor con una Nota de Debito de Valor.

3. Si es una Nota de Debito de Valor con una Nota de Crédito de Valor.

Comienza tu proceso de facturación nuevamente corrigiendo el error.



15/04/23 53

Recomendaciones

ESCENARIO # 3

La factura de ventas ya fue contabilizada, no esta impresa ó esta mal impresa, porque la forma libre se daño antes ó durante la impresión, pero el sistema le asigno un numero de control a la factura (Ejemplo: se arrugo la forma libre en la impresora, solo parte de la factura esta impresa, falta de impresión de posiciones de la factura) ¿Qué debes hacer?

1. Anular el numero de control por la transacción ZSAC0.

2. Reimprimir la factura.



15/04/23 54

Recomendaciones

ESCENARIO # 4

Si tienes un lote de facturas impresas y detectas que la información que visualizas a través de la transacción ZSAC0 no es la correcta ya que la relación Factura-Guía y número de control no es la misma que tienes físicamente. ¿Qué debes hacer?

1. Si el factor anulación no esta presenta, debes hacer una modificación manual del lote de facturas y colocar la relación Factura-Guía y Número de Control tal como lo tienes físicamente.

2. Si necesitas anular numero(s) de control, debes seguir los procedimientos descritos en Escenarios anteriores, según aplique, de forma individual, es decir, factura por factura. Una vez anulado la(s) factura(s) se debe realizar la corrección manual. En otras palabras, las modificaciones manuales las debes realizar luego de hacer la(s) anulación(es) respectiva(s).



15/04/23 55

Recomendaciones

En ninguno de los Escenarios se debe invertir los pasos de la solución planteada.

¿Qué NO debes hacer?

1. Confundir una anulación con modificaciones manuales. Es decir, hacer modificaciones manuales cuando lo que deseas es anular uno o varios números de control.

2. Modificar la tabla mostrada en la transacción ZSAC0 incluyéndole facturas que no tienen asignado número de control de forma automática.



15/04/23 56

Agenda

Objetivos

Terminología Clave

Contenido:




Sección Práctica

Recomendaciones

Soporte SAP/R3



15/04/23 57

Soporte SAP ¿Dónde Buscar Ayuda?

Usuarios Expertos Usuarios Expertos de su Gerenciade su Gerencia

Usuarios con mayor

experiencia con SAP Usuarios con mayor

experiencia con SAP Están a su lado en el

trabajo Están a su lado en el

trabajo El Departamento El Departamento de Informática de Informática de su Localidadde su Localidad







Centro deCentro de Llamadas Llamadas

Ayuda suministrada por la U.F.A. de Sistemas por

teléfono

Ayuda suministrada por la U.F.A. de Sistemas por

teléfono





Ayuda en LíneaAyuda en LíneaDocumentación en Línea

con la información necesaria para realizar una

transacción en SAP

Documentación en Línea con la información

necesaria para realizar una transacción en SAP

A través del menú de ayuda SAP

Ayuda Ayuda en Línea POLAR A través del menú de ayuda SAP

Ayuda Ayuda en Línea POLAR



15/04/23 58

Procedimiento Centro de Llamadas – Soporte UFA1

Envía requerimiento de servicio


servicio

2Levanta


Registra el caso

2Levanta


Registra el caso



10Cierra llamada

10Cierra llamada

3Despacha al

Grupo de Soporte

3Despacha al

Grupo de Soporte

Usuario

OperadorCentro

Llamadas

Coordinador del Grupo de

Soporte



Especialista

7Analiza y aplica

solución

7Analiza y aplica

solución


solución


solución

6De ser


6De ser


Vía Telefónica: Ext. 7777 Tlf. (0212) 202 7777Vía Fax: 8888 Tlf. (0212) 202 8888Vía e-mail: centro llamadas

[email protected]

4Llama al Usuario,


Resp.

4Llama al Usuario,


Resp.



15/04/23 59

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