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Ministerio del Interior República de

Colombia

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Código: SC-P-06

Versión: 07

Fecha: 07/08/2012

1. OBJETIVO

Programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de la auditoría interna de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Desarrollo Administrativo y de Control Interno, realizar seguimiento a las acciones de mejora, verificar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, contribuyendo al mejoramiento continúo de los procesos del Ministerio del Interior.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para toda las auditorías internas que se realicen al Sistema de Gestión de la Calidad, al Sistema de Desarrollo Administrativo, al Sistema de Control Interno y a la Administración del Riesgo, realizadas en el Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, bajo la norma de Calidad NTCGP1000:2009

3. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto y/o servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad. Ejemplo: Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos más estrechos de tiempo. Mejorar la Eficiencia es obtener igual resultado con menos recursos.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Administración del Riesgo: Políticas, procedimientos y practicas de administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo.Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de auditoria se cumplen.

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.

Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados.

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Auditor Interno de Calidad: Profesional certificado y con la competencia para efectuar las Auditorias Internas de Calidad.

Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en una auditoría.

Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (No conformidades y Observaciones según los plazos acordados).

Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de resultados de la auditoria interna de calidad.

Cierre de los hallazgos: Verificación que las acciones de mejora hayan sido implementadas dentro del plazo acordado, determinar su eficacia y registrar su grado de cumplimiento y las observaciones relevantes.

Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.

Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o procedimiento.

Coordinador de Auditorias: Funcionario a quien se le haya asignado la responsabilidad de coordinar las auditorias internas de calidad en el Ministerio del Interior.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.

Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las practicas administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explicita.

Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditoría.

Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.

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Finalización de la Auditoria: La auditoria finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de Auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya distribuido.

Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo una auditoría.

Gestión Fiscal: Conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administran recursos públicos tendientes a la adecuada adquisición, planeación conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado de acuerdo con los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Lista de Verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que serán verificados en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del proceso a auditar.

MECI: Modelo Estándar de Control Interno adoptado por medio del Decreto 1599 de 2005

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o procedimiento.

Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Programa Anual de Auditorias Internas de Calidad: Planificación sistemática de auditoria interna de calidad dentro de la vigencia del Plan de Actividades dirigidas hacia un propósito específico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria específica.

Plan de Auditoria Interna de Calidad: : Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria especifica, dirigido hacia un propósito específico relacionado con la evaluación de un proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.

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Plan de Mejoramiento Funcional: Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de los objetivos institucionales.

Prueba: Procedimiento para el acopio de evidencia, interpretación y significación, y para aceptar o rechazar una hipótesis. Por ejemplo pueden ser entre otras, de Auditoria, de control, de cumplimiento, de doble propósito, de detalles de saldos, fiscales, sustantivas. etc.

Requisitos del CLON: Son los requisitos de un Proceso o Procedimiento, Producto y/o Servicio y pueden ser del Cliente, Legales, de la Organización o de la Norma de Calidad.

Reunión de Apertura: Reunión entre los responsables del proceso auditado y el equipo auditor, presidida por este ultimo, con el propósito de: confirmar el plan de auditoria, proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de la auditoria, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Reunión de Cierre: Reunión presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el(los) Jefe(s) de la(s) Dependencia(s) involucrada(s) dentro del proceso auditado y el (los) Responsable(s) del Proceso y establecer los términos para la presentación e implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora correspondientes.

Sistema de Control Interno: Herramienta gerencial para asegurar la gestión administrativa de las entidades y el logro de la Misión y los Objetivos Institucionales con eficiencia y eficacia, en concordancia con las normas y las políticas del estado dentro de un marco sistémico.

SISTEDA - Sistema de Desarrollo Administrativo: Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, reglamentado por el Decreto 3622 de 2005.

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementada.

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4. NORMATIVIDAD

LEYES

Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional

Ley 872 de 2003

DECRETOS

Decreto 4110 de 2004

Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005

Decreto 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.

OTROS

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. Numeral 8.2.2. (NTC GP 1000:2009).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. Bogotá: ICONTEC, 2008. Numeral 8.2.2. (NTC ISO 9001:2008).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Bogotá: ICONTEC, 2002. (NTC ISO 19011:2002).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Gestión Del Riesgo. Bogotá: ICONTEC, 2006. (NTC ISO 5254:2006).

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Manual Directrices de Gestión del Riesgo Icontec 2007, complementario de la norma NTC 5254:2006. Bogotá: ICONTEC, 2007. (NTC ISO 5254:2006).

5. DESARROLLO

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5.1 Condiciones Generales

El Ministro, Viceministros, Directores, Secretario General, Jefes de Oficina, Asesores y Coordinadores de Grupo, son responsables de otorgar los recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría, incluyendo el personal bajo su dirección. Son igualmente responsables1 por planificar e implementar las acciones de mejoramiento evidenciadas por la auditoría o por cualquier otro medio (Ver SI-P-04 PROCEDIMIENTO ACCIONES DE MEJORAMIENTO PREVENTIVA, CORRECTIVAS Y DE MEJORA y GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, REDUCCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO).

Los auditores internos de la entidad auditan procesos diferentes a los cuales pertenecen o donde no tienen responsabilidad directa sobre la actividad auditada.

Los Auditores Internos son responsables de llevar a cabo las auditorías al Sistema Integrado de Gestión Institucional, SIGI, por lo que deben diligenciar y aprobar la documentación asociada, es decir: Formatos de Acciones Preventivas, correctivas y de Mejora, y el Formato de Plan de Mejora funcional y por Procesos, que posteriormente la Oficina de Control Interno utiliza para el seguimiento a la implementación de las acciones de mejoramiento hasta su cumplimiento final.

5.2 Competencia y evaluación de los auditores.

Funciones

Los auditores internos del Ministerio de Interior, deberán realizar entre otras las siguientes actividades:

1. Elaborar el plan de auditoría que les corresponda.2. Realizar las auditorias internas de manera ética, imparcial, sincera, honesta y con

mucha discreción de acuerdo al Plan de Auditorias.3. Elaborar y utilizan la Lista de Verificación y documentos de trabajo necesarios para

realizar las actividades de auditoría.4. Recolectar, analizan y registran la información a través de entrevistas, observación y

revisión de documentos o registros.5. Mantener mentalidad abierta y consideran los puntos de vista del auditado.6. Verificar que los procedimientos y otros documentos de trabajo estén a disposición y

sean comprendidos por los funcionarios del Ministerio.7. Confirmar que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los

hallazgos y conclusiones de la auditoría. 8. Identificar las observaciones, No conformidades y diligenciar los reportes.9. Elaborar los informes sobre los resultados de las auditorías efectuadas.

1 Ley 734 de 2002.

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10.Elaborar las conclusiones de las auditorias de manera clara y oportuna.11.Aprobar el Plan de Mejoramiento funcional y por proceso presentado por Auditado,

previo el análisis de la causa raíz del problema por parte del auditado.(Ver Procedimiento Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora).

12.Mantener la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante la auditoría interna de calidad.

Nota: Cuando un auditor no haya sido programado durante una vigencia, y desea nuevamente incorporarse al grupo de auditores internos, deberá acompañar la realización de una auditoria, para su reentrenamiento. Este no debe realizar comentarios, opiniones o juicios personales sobre lo que está observando o evaluando.

5.3 Conocimientos y habilidades

1. Conoce sobre los principios, procedimientos y técnicas de auditoria.2. Organiza el trabajo eficazmente.3. Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia.4. Es un buen entrevistador, escucha, observa, revisa documentos, registros y datos.5. Entiende y comprende el uso apropiado del uso de técnicas de muestreo.6. Verifica la exactitud de la información recopilada.7. Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente y

apropiada para el mismo.8. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la información.9. Posee gran habilidad de comunicación.10.Conoce las herramientas, métodos estadísticos y técnicas de calidad.11.Conoce los términos de calidad y los comprende.12.Conoce los principios de gestión de la calidad y su aplicación.13.Conoce el tamaño de la organización, su estructura y las relaciones de la

organización.14.Conoce los procesos generales de la entidad y la terminología.15.Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad.16.Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos, Resoluciones,

Convenios, Acuerdos, Códigos y Reglamentos que aplican al tema auditado.

5.4 Perfil del auditor por competencias

EDUCACIÓN Técnico o Profesional en cualquier campo.

FORMACIÓN

Estructura norma NTC 19011 y en al menos uno de los siguientes tópicos:

Estructura norma NTCGP 1000 Estructura norma ISO 9001 MECI Modelo Estándar de Control Interno. Administración del riesgo. Sistema de Desarrollo Administrativo Ley 489 de

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1998 y decretos reglamentarios.

HABILIDADESFuncionario de planta del Ministerio del interior y/o de otras Entidades, certificado o haber sido auditor en otra entidad privada o pública.

EXPERIENCIAAuditor Líder: 30 horas de auditoria certificadas en Auditorias de CalidadMiembro del Equipo Auditor: No es necesaria experiencia.

TRABAJO EN EQUIPOCapacidad de interactuar y adaptarse con otros para el logro de un propósito común.

COMUNICACIÓN ASERTIVAFacilidad para escuchar y comprender ideas, trasmitir información precisa, clara y oportuna mediante un lenguaje apropiado.

CONOCIMIENTO EFECTIVOSInterés por la adquisición de los conocimientos requeridos para el desarrollo del trabajo y su aplicación en el logro de los objetivos de su cargo.

COMPROMISO CON LA ENTIDADCapacidad para orientar el desempeño personal hacia la consecución de los objetivos del Ministerio del Interior.

CALIDAD HUMANAHabilidad para mantener relaciones interpersonales basadas en el respeto, la tolerancia y la amabilidad.

5.5 GESTION DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS

No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control

Responsable

1 Tomar como insumos el inventario de procesos existente y la lista de elegibles como auditores de calidad actualizados.

Tomar como insumos el inventario de procesos existente y que se encuentra en el enlace al manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI) en la pagina Web www.mininterior.gov.co y la lista de auditores de calidad actualizados.

Verificación de actualización y vigencia.

Jefe Oficina de Control Interno

2 Evaluar la importancia de cada proceso y sus necesidades de control y seguimiento

Evaluar la importancia de cada proceso y sus necesidades de control y seguimiento, para determinar el orden de realización de las auditorías, para este fin evaluar entre otros los siguientes aspectos:- Impacto del proceso sobre los

resultados de la entidad- Frecuencia de la ocurrencia de

problemas en el proceso.- Administración de los Riesgos del

proceso.- Auditorias para cubrir y mantener el

sistema.- La conformidad con los

procedimientos.- Los resultados de las auditorias

previas.

Criterio del jefe de la oficina de Control Interno


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http://www.mininterior.gov.co/


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Responsable

3 Elaborar proyecto de programa Anual de Auditorias Internas de Calidad.

Elaborar proyecto del Programa Anual de Auditorias Internas en el formato de “Programa Anual de Auditorías de Calidad” SC-P-01-F-01.

Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad

4

Aprobar el Programa de Auditorias

Aprobar el “Programa Anual de Auditorias de calidad”.

Programa firmado por la Jefe de la Oficina de Control Interno

Jefe de la Oficina de Control Interno

5 Divulgar Anual Programa de Auditoria Divulgar el Programa Anual de Auditorias

Evidencia de su divulgación


5.6 CONFORMACION DEL GRUPO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDADNo. Tarea Descripción de la tarea Punto de

ControlResponsable

1 Convocar funcionarios del Ministerio del Interior para

conformar el Grupo Auditor

Convocar por medio electrónico a los funcionarios que cumplan con el perfil de Auditores Internos de Calidad, definidos en el formato “Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad” SC-P-01-F -03.

Nota: la Convocatoria es de carácter abierto y permanente para todos los funcionarios y podrán inscribirse siempre que cumplan el perfil.

Verificar los requisitos establecidos para ser auditor.

Jefe de Oficina de Control Interno

2 Programar capacitaciones a los auditores seleccionados.

Programar las capacitaciones que se requieran para los Auditores Internos de Calidad, de acuerdo con el Listado suministrado por la Oficina de Control Interno.

Gestión Humana

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Responsable

3

Realizar la capacitación en el SIGI Capacitar a los funcionarios en el “Sistema

Integrado de Gestión Institucional” del Ministerio del Interior,

Listas de Asistencia

Planeación Grupo de Mejoramiento continúo.

Realizar capacitación/Actualización

en la normaCapacitar / Actualizar a los funcionarios en el “Sistema Integrado de Gestión Institucional” según las normas vigentes de auditoria de calidad relevantes e.g. NTCGP 1000, ISO 19011 etc.

Certificaciones

Gestión Humana

4 Ingresar Personal al Listado de Auditores Internos capacitados Ingresar al Listado de Auditores Internos

de Calidad a quienes cumplan los requisitos.

Listado Actualizado Coordinador del

Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad

5.7 ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIANo. Tarea Descripción de la tarea Punto de

ControlResponsable

1Conformar el Equipo Auditor a partirdel Listado de Auditores

Para cada Auditoria del Programa anual de Auditorias conformar un equipo Auditor.

Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial.

2 Organizar los Equipos Auditores.

Organizar los equipos Auditores para dar cumplimento al Programa de Auditorias y registrar en el formato “Seguimiento al Programa de Auditorias Internas de Calidad” SC-P-01-F09


3 Convocar a los Equipos Auditores.

Convocar a los equipos Auditores para asignarles la Auditoria (s) a realizar.


4 Elaborar el Plan Auditoría Interna de

calidadElaborar el Plan Auditoría Interna de calidad en el Formato “Plan de Auditoria” SC-P-01-F02 y presentarlo a la Oficina de Control Interno para su aprobación.

Equipos Auditores

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Responsable

5 Revisar y aprobar el Plan de Auditoria

Revisar y aprobar los planes de Auditoria definidos en el Formato “Plan de Auditoria” SC-P-01-F02.

Plan de Auditoria Aprobado Jefe Oficina de

Control Interno

6 Ajustar formato de Seguimiento al

Programa de Auditorias Internas de Calidad

Ajustar las fechas en el Formato “Seguimiento al Programa de Auditorias Internas de Calidad” SC-P-01-F09, y divulgarlo

Nota: Las auditorias de calidad solo se realizaran dentro del tiempo establecido en el programa de auditorías, por lo que el Jefe de la Oficina de Control Interno, mantendrá el respectivo control para el cumplimiento de los términos cuando el equipo auditor reporte inconvenientes para dar inicio a la auditoria.

Formato Actualizado y divulgado.


7 Informar al Auditado el Plan de Auditoria

Recibir el Plan Aprobado y elaborar memorando o correo electrónico para informar al auditado de las actividades a realizar definidas en Planes de Auditoria.

Evidencia de remisión del plan de Auditoria

Equipos Auditores

5.8 PREPARACION DE LA AUDITORIA IN-SITU

No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable

1 Estudiar la documentación del Proceso a Auditar

Estudiar, analizar y evaluar a documentación del proceso según el alcance de la auditoria, con el objeto de conocer el estado del proceso a ser Auditado ( Caracterización, procedimientos,. Indicador, riesgos, Estructura de Control de la Gestión, Planeación de la Gestión Estatal del Sector del Interior y de Justicia, planes de mejoramiento de auditorías anteriores, mapas de riesgos del proceso etc.)

Equipo auditor

2 Elaborar lista de verificación

Elaborar lista de verificación según el alcance de la auditoria, para contar con una orientación básica de elementos que sean importantes de evaluar, verificar y evidenciar, en el desarrollo de la entrevista. Diligenciar el formato “Lista de Verificación” SC-P-01-F-04, siguiendo el PHVA del proceso con base en la revisión documental y analizando los Requisitos del

Lista de verificación elaborada

Equipo auditor

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CLON (Cliente, Legales, Organización (procedimientos) y de la Norma de Calidad, y las que apliquen del MECI y SISTEDA. ver (*Como elaborar una lista de verificación, al final del procedimiento)

5.9 REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA IN-SITUNo. Tarea Descripción de la tarea Punto de

ControlResponsable

1 Realizar reunión de apertura

Realizar reunión de apertura en la fecha y hora programada con el responsable y los funcionarios del proceso a auditar, a fin de explicarles que se da inicio a la auditoria, haciendo un breve resumen de cómo se realizara y permitiendo la aclaración de dudas e inquietudes. Tomar lista de asistencia en el formato “Lista de Asistentes” SI-AS-P-01-F02

Listado de asistencia a Reunión de apertura Equipo Auditor

2 Realizar entrevistas a los auditados y solicitar

evidencias de cumplimiento

Iniciar las entrevistas utilizando la lista de verificación haciendo preguntas abiertas o cerradas a los auditados, para conocer del proceso, los documentos y las evidencias que faciliten la evaluación.

Evaluar el (los) procedimiento respecto a los requisitos de la norma fundamental, para evidenciar que lo planificado se ha cumplido y se logra el objetivo propuesto.

Registrar en la lista de verificación, las evidencias aportadas por el Auditado y el juicio que se forme por el Auditor sobre la actividad evaluada.

Nota: El Auditor podrá exigir fotocopias de las evidencias cuando lo considere necesario, procurando que estas permanezcan en su fuente, y dejar constancia en papel de trabajo del estado de la evidencia recogida/faltante indicando la fecha, hora, nombre legible y firma del auditado.

Evidencias recogidas y papeles de

trabajo

Equipo Auditor

3 Generar Hallazgos y Diligenciar formato de “Acciones, Preventivas

Generar un hallazgo negativo de Auditoria, cuando el auditor evidencie que frente al requisito auditado no se ha dado

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Responsable

Correctivas y de Mejora”

cumplimento, registrar en el formato “Acciones, Preventivas Correctivas y de Mejora” SI-P-04-F-01. (ver ** Cómo redactar un hallazgo, al final del documento)

Nota: Es recomendable hacer un receso para que el equipo auditor pueda discutir y redactar libremente los hallazgos generados.

4 Reunión de Cierre I Realizar la reunión de cierre con el equipo auditado, para indicar que han finalizado las entrevistas y la recopilación de información in situ y presentar los hallazgos positivos y negativos y las conclusiones de los auditores.

Tomar la lista de asistencia en el formato “Lista de Asistentes” SI-P-01-F02

Lista de Asistencia

Equipo de Auditoria

5 Reunión de Cierre IIAceptación de los

Hallazgo

Leer el Hallazgo el cual debe cumplir con los lineamientos de este proceso, debe ser claro y preciso, para proceder a aceptarlo o rechazarlo, si es el caso. Se explican los compromisos que adquiere el Auditado, desde ese momento los hallazgos aceptados quedan en firme.

La aceptación del Hallazgo se realiza en el formato. “Acciones, Preventivas Correctivas y de Mejora” SI-P-04-F-01 previamente diligenciado por el Auditor.Inmediatamente se evidencia un hallazgo correspondiente a otro de los procesos institucionales, se procederá a levantar el hallazgo y a comunicarle al responsable del Proceso en cuestión o al Auditor en caso de que se esté auditando dicho proceso.

Nota: En caso de evidenciar desacuerdo con el auditado en relación a un hallazgo, se dejará constancia en la lista de asistencia.

Cuando no se logra acuerdo alguno a pesar de las evidencias, el Jefe de la Oficina de Control Interno evaluará las evidencias y decidirá de común acuerdo con el jefe inmediato del Auditado si se acepta o

Formatos con los hallazgos

u observaciones diligenciado

y firmados

Auditado

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Responsable

definitivamente se rechaza. Se dejará constancia de esta situación en el mencionado formato.

6 Evaluar a los Auditores Internos

Evaluar a los Integrantes del Equipo Auditor en el formato “Evaluación de Desempeño de Auditor Interno de Calidad” SC-P-01-F-08”

Nota: El grupo auditor se retirará del recinto por al menos 10 minutos al cabo de los cuales recogerá el formato de encuesta

Evaluaciones Diligenciadas

Auditados

5.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN


1 Aplicar el Procedimiento

Acciones Preventivas

Correctiva y de Mejora

Una vez aceptado el Hallazgo el Auditado deberá analizar la causa raíz e identificar sobre ellas, las acciones de mejoramiento a realizar, con el objetivo de eliminarlas, para lo cual diligencia el Formato “Plan de Mejoramiento Funcional o por Proceso” SI-P-04-F-02, el cual presentará al Equipo Auditor en un término no superior a cinco (5) días hábiles de la realización de la reunión de cierre. Igualmente el auditado deberá mantener actualizado el mapa de riesgos asociado al proceso de su competencia con respecto de las acciones preventivas identificadas y conforme a la “Guía para la identificación, evaluación, reducción y control del riesgo”.

Auditado

2 Aprobar el Plan de Mejoramiento

Revisar el Plan de Mejoramiento y aprobarlo.

Nota: Cuando al analizar la causa raíz del hallazgo se determine que este no sea fácilmente identificable se debe ejecutar la actividad establecida en el numeral 5.2.3.del Procedimiento de Acciones, Preventivas Correctivas y de Mejora Código SI-P-04 .

La Accion de mejora propuesta para

corregir el hallazgo es coherente con la causa

de la misma?

NO Devuelve

al auditado SI

Punto No. 3

Equipo Auditor

3 Elaborar Informe de Auditoria Elaborar Informe de Auditoría Internas de Equipo

Auditor

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Calidad – en el formato SC-P01-F05.

4 Preparar y remitir documentación a la Oficina de Control

Interno

Organizar y remitir mediante oficio a la Oficina de control Interno la documentación obtenida durante el proceso de auditoría, dentro de los 5 días hábiles siguientes al cierre de la auditoria, en carpeta rotulada de acuerdo con la tabla de retención documental de la Oficina de Control Interno, debidamente foliada, con las firmas establecidas en los formatos y organizada en el siguiente orden: 1. Memorando o correo de comunicación de presentación del Plan de Auditoria, al Auditado. 2.- Plan de Auditoria debidamente aprobado por la OCI. 3. Listas de verificación, 4. Formatos de Acciones preventivas Correctivas y de mejoramiento, elaborados y firmados 5. Formatos de listas de asistencia 6. Informe de Auditoría Interna de Calidad 7. Registros de traslado de hallazgos a otros procesos. 8. Formatos de Evaluación de Desempeño de Auditores Internos de Calidad. 9. Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos.

NOTA: Entregar Informe de Auditoría Interna de calidad y Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos en medios digital. El Equipo Auditor que no entregue dentro de los términos establecidos sin una justificación valida, podrá incurrir en falta Disciplinaria, de Acuerdo con Ley 734 de 2002

Revisión de documentos Completos.

Equipo Auditor

5.11 PREPARACIÓN DEL INFORME FINAL

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1 Revisar documentación de

AuditoriasRecibir de los Equipos Auditores la documentación para revisar que se encuentre completa y organizada. En caso contrario devolver al Equipo Auditor.

Recepción y chequeo de la Documentación establecida en el paso 5.10-4


2 Preparar Informe finalPreparar el informe final consolidado de Auditorias de Calidad y aprobarlo por parte del jefe de la Oficina de Control Interno para presentarlo al comité de Dirección del Sistema Integrado de Gestión Institucional “Informe Consolidado de Auditorias Internas de Calidad” SC-P-01-F-06.

Informe Aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno


3 Evaluar los Resultados Diligencia el formato “Evaluación de Resultados del SIGI” SC-P-01-F-07 que consolida el numero de hallazgos por numeral de la norma (Horizontal) y por proceso (Vertical).


4 Consolidar Planes de Mejoramiento

Elaborar Plan de Mejoramiento Funcional Consolidado. Utilizando el formato “Plan de Mejoramiento Funcional o por Proceso” SI-P-04-F-02


5 Presentar el informe final, y la evaluación de

resultados de la Auditoría Interna de calidad al Representante Legal

Presentar el Informe junto con la evaluación de resultados, conclusiones al Representante Legal.

.


6 Publicación de los planes de mejoramiento en la

pagina WEB

Se solicitará al Webmaster del Ministerio del Interior, la publicación del plan de mejoramiento consolidado.

Plan de mejoramiento publicado en pagina WEB


5.12 EVALUACION DE DESEMPEÑO DE AUDITORES

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Paso

No.

Tarea Descripción de la tarea Punto de Control

RESPONSABLES

1 Completar la evaluación para cada auditor Tomar los formatos “Evaluación de

Desempeño de Auditor Interno de Calidad” SC-P-01-F-08 de cada auditor, elaborado al cierre de las Auditorias Internas de Calidad y completar la evaluación por parte de la Oficina de Control Interno.

Formatos Diligenciados


2 Consolidar formatos diligenciados de evaluación Consolidar los formatos de evaluación

diligenciados

Funcionarios designados de la oficina de Control Interno

3 Analizar y tomar decisiones de Acuerdo a las evaluaciones

Analizar las debilidades y fortalezas de los auditores según evaluación, para tomar decisiones de permanencia en la lista de auditores del Ministerio del Interior.

Lista de Auditores depurada

Jefe de la Oficina de Control interno

4 Certificar y archivar horas cumplidas de Auditoria para cada auditor Certificar Horas de auditoria para cada

Auditor y remitir certificación al auditor archivar certificaciones junto.

Memorandos de Horas Certificadas


* Cómo Elaborar una Lista de Verificación:

Recopile y estudie la documentación referente al proceso y a los procedimientos a auditar; identifique las actividades que corresponden al Planear, Hacer, Verificar y Actuar (Ciclo PHVA de Shewhart / Deming) de acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, y los requisitos del MECI (incluidos en las tablas 2 a 33 de la norma NTCGP1000:2009) y los requisitos del CLON (Ver Definición). Se sugiere utilizar el siguiente cuadro como guía para verificar numerales de la Norma de Calidad dentro del Ciclo PHVA

Ciclo PHVA

Numerales Correspondientes de la Norma NTCGP 1000:2009

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Pla

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5.3 Política de Calidad – Política de la Entidad5.4.2 Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Administrativa7.1 Planeación de la Realización del Producto o Prestación Servicio en coherencia con el numeral 4.17.3.1 Planeación del Diseño y Desarrollo del Producto y/o Servicio (cuando aplique)7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio incluyendo los riesgos de mayor probabilidad e Impacto.8.1 General (medición, análisis y mejora)

Hac

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4.1 Requisitos Generales y Controles establecidos sobre riesgos4.2.1 Generalidades (Requisitos de documentación)4.2.2 Manual de Calidad (o de Operación)4.2.3 Control de documentos4.2.4 Control de los Registros5.1 Compromiso de la Dirección5.2 Enfoque al Cliente5.4.1 Objetivos de la Calidad5.5.1 Responsabilidad y Autoridad5.5.2 Representante de la Dirección5.5.3 Comunicación Interna6.1 Provisión de Recursos6.2 Talento Humano6.3 Infraestructura6.4 Ambiente de Trabajo7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio7.2.3 Comunicación con el Cliente7.3.2 Elementos de Entrada para el diseño y desarrollo (Cuando aplique)7.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo (Cuando aplique)7.4 Adquisición de Bienes y Servicios7.5.3 Identificación y trazabilidad7.5.4 Propiedad del Cliente7.5.5 Preservación del Producto y/o Servicio7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición (Cuando aplique)8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto o Servicio8.5.1 Mejora Continua

Ver

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5.6 Revisión por la Dirección Incluyendo Resultados de Gestión de Riesgos7.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)7.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)7.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio8.2.1 Satisfacción del Cliente8.2.2 Auditoria Interna8.4 Análisis de Datos

Act

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7.3.4 Revisión del Diseño y Desarrollo (cuando Aplique)7.3.7 Control de Cambios del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique)8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos8.3 Control del Producto o Servicio no Conforme8.5.2 Acciones Correctivas incluyendo las tomadas sobre riesgos materializados8.5.3 Acciones Preventivas Incluyendo las tomadas sobre riesgos potenciales Identificados

DIRECCION – ADMINISTRACION NUMERALES 4, 5, y 6Para incluir el MECI en la Auditoria se sugiere tener en cuenta los productos del MECI contenidos en la siguiente tabla para la elaboración de la lista de verificación.

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Revise que la documentación evidencie el cumplimiento de los numerales de la norma, si no cumple elabore las preguntas respectivas para los responsables del proceso.

Adicional al la verificación del cumplimiento de la Norma de Calidad en la Documentación, se debe evaluar la aplicación de los procedimientos en la practica, para lo cual se deberán establecer preguntas orientadas a la revisión de los registros establecidos en los procedimientos.

Elabore las preguntas adicionales que considere pertinentes dentro del proceso y en relación con otros procesos misionales, estratégicos o de apoyo ya sea como cliente interno o como proveedor interno o externo.

** Cómo Redactar los Hallazgos:

Redacte y enumere el(los) hallazgo(s) de forma objetiva, sin ambigüedades y orientado(a) evidenciar el incumplimiento del requisito o la deficiencia presentada. El Hallazgo de una No conformidad debe contener: Descripción de la situación + la evidencia objetiva + el requisito de norma que se incumple.

Ejemplo: Al revisar los registros del Tramite de Autorización de Centros de Conciliación, la carpeta que contiene el Expediente 4839 de María Isabel Carreño, no cumple con los requisitos del procedimiento “Organización y Control de Archivo de Gestión” (4.2.3). Se evidencia que en el Proceso de Impugnación no se ha planificado las acciones para dar cumplimiento al Decreto 4530 de 2008 incumpliendo el Numeral 7.1 de la Norma NTCGP1000:2009 “PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO”. Tipo de Acción requerida: Correctiva.

6. REGISTROS

- Memorandos de citación a auditores.- Programa anual de auditorias - Listado de Auditores de calidad- Listas de asistencia.- Actas de reunión.- Acciones de mejora miento- Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos- Listas de verificación- Evaluación de Resultados del SIGI- Traslados de Hallazgos a otros procesos

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7. INFORMACIÓN SECUNDARIA

SISTEMA DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

Actividades de mejora por procesos

Plan de Mejoramiento por procesos


www.Mininterior.gov.co

8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INFORMACIÓN A PUBLICAR

RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

Programa de Auditoria Oficina de Control Interno e Información Pública

Anual o cuando se modifique en la vigencia


Seguimiento al programa de Auditoria

Oficina de Control Interno e Información Pública

Al Iniciar cada periodo de Auditorias Programado


Informe Consolidado de Auditorias Internas de Calidad


Al terminar cada periodo de Auditorias Programado www.Mininterior.gov.co

Plan de Mejoramiento Funcional o por Procesos Consolidado


Al terminar cada periodo de Auditorias Programado www.Mininterior.gov.co

9. ANEXOS

- Anexo 1 SC-P-06-F-01 Programa Anual de Auditorias de Calidad- Anexo 2 SC-P-06-F-02 Plan de Auditoria- Anexo 3 SC-P-06-F-03 Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad- Anexo 4 SC-P-06-F-04 Listas de Verificación- Anexo 5 SC-P-06-F-05 Informe de Auditoria Interna de Calidad- Anexo 6 SC-P-06-F-06 Informe Consolidado de Auditorias Internas de Calidad- Anexo 7 SC-P-06-F-07 Evaluación de Resultados del Sistema Integrado de Gestión Institucional- Anexo 8 SC-P-06-F-08 Evaluación de Desempeño de Auditor Interno de Calidad- Anexo 9 SC-P-06-F-09 Seguimiento al Programa de Auditorias Internas de Calidad

10.CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN08/09/2009 Se adecuo la versión 1 según la norma ISO 19011 202/12/2009 Se introdujo la evaluación de desempeño de auditores Internos

de Calidad Numeral 5.53

02/12/2009 Se incluyó un nuevo formato denominado “ Evaluación de Desempeño de Auditor de Calidad “ SC-P-01-F08

1

02/12/2009 Se ajustó el formatos “ Informe de Auditoria Interna de Calidad” SCP-01-F-05

2

02/12/2009 Se ajustó el formato “ Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad” SCP-01-F-03

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16/03/2010 Se estableció en el paso 2 del numeral 5.5. como único responsable el jefe de la oficina de Control interno

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FECHA CAMBIO VERSIÓN16/03/2010 Se establecieron en el paso 5 del numeral 5.5. como

responsables el jefe de la oficina de Control interno y el coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad. Se corrigió el nombre del plan de Auditoria.

4

16/03/2010 Se eliminaron lo pasos 10 y 11 del numeral 5.5 y se renumero nuevamente todo el procedimiento. Se asignaron responsabilidades a la Coordinadora del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y se le quitaron responsabilidades al representante de la alta dirección.

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16/03/2010 Se corrigieron los cambios en los formatos referenciados a los Subproceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI Acciones Preventivas y Correctivas y a los procedimientos de Elaboración y control de Documentos..

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06/10/2010 Se elimino Política de Operación de las definiciones, y se agregaron las definiciones de Finalización de la Auditoria y Gestión Fiscal, Requisitos del CLON, reunión de apertura y se corrigieron otras definiciones

5

04/10/2010 Se elimino del numeral 5.2 (actual) el texto: 6.1.4 La oficina de control interno coordinará junto con el Representante de la Alta Dirección la designación de los equipos de auditoria y los auditores líderes. Se agrego en el numeral 5.2 (actual) la función de aprobación de los planes de mejoramiento por parte de los auditores y se agrego un item sobre los juicios personales del auditor

5

06/10/2010 Se restructuraron los Flujogramas , se renumeraron los pasos y se mejoro la secuencia lógica de los pasos, se mejoro la redacción y se agregaron o eliminaron los pasos necesarios de acuerdo con la norma ISO19011 y la experiencia en auditorias pasadas., se reviso la responsabilidad en cada paso. Los cambios más importantes corresponden a la inclusión del registro de seguimiento a planes de Auditoria en ejecución, la aprobación de los planes de mejora por parte del equipo auditor, los mecanismos sancionatorios en casos de incumplimiento en entrega de documentación según los términos establecidos

5

06/10/2010 Se incluyeron dos guías dentro del procedimiento una para la elaboración de listas de verificación con base en el ciclo PHVA y los numerales de la norma de calidad, y una guia para la redacción de hallazgos.

5

06/10/2010 Se corrigió en Formato SC-P-01-F-08 Evaluación de desempeño de auditor interno de calidad

2

06/10/2010 Se corrigió en Formato SC-P-01-F-05 informe de auditoria interna de calidad.

3

06/10/2010 Se incluyo el nuevo Formato SC-P-01-F09 Seguimiento al programa de auditorias internas de calidad.

5

23/12/2011 Se actualizo el procedimiento para la realización de auditorias de acuerdo con la norma NTCGP1000:2009, MECI y SISTEDA,

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07/08/2012 En el ítem 5.5 numeral 4 se modifico que el Programa de 7

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FECHA CAMBIO VERSIÓNAuditorias Internas de Calidad lo aprueba la Oficina de Control Interno.

En el ítem No. 5.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN se adicionó una nota y se estableció punto de control,

Elaboró Revisó y AprobóFirma Firma

Claudia Patricia Díaz CProfesional Especializada

Gloria Inés Muñoz ParadaJefe Oficina de Control Interno

TRD:

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1 · web viewphva de shewhart / deming) de acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, y...

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