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FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
ANÁLISIS OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL SUB PROCESO DE RECAUDO TASA, MULTAS Y CONTRIBUCIONES
DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
MAYO DE 2014
FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6
ANTECEDENTES
La Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia Nacional de Salud, por intermedio de profesional
contratista y en ejercicio de sus funciones, presento a la Alta Dirección proyecto del Mapa de Procesos de
la Entidad, en el cual entre otros se mostro la forma en que conforme al referido mapa se manejaría el
proceso de recaudo de la institución a través del Macro Proceso de Gestión Financiera – Sub Proceso de
Gestión de Cartera en el cual se involucran varias dependencias de la Entidad.
El referido Macro Proceso y correspondiente Sub Proceso, fue objeto de disertación, dado que en
concepción de algunos miembros del Comité Directivo, se mostro inconformidad respecto del manejo que
la Entidad daría a la gestión de recaudo al involucrar el proceso de cartera y cobro Persuasivo y Cobro
Coactivo en un mismo macro proceso.
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno, en ejercicio de sus funciones de Acompañamiento, por medio
del presente documento, realiza análisis con base en la puesta en practica de ejercicio de referenciación,
con el propósito de dilucidar el manejo que otras superintendencias dan al proceso en mención, lo cual
permitirá determinar cual es la forma o método que se podría adoptar y tomar las decisiones pertinentes.
FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6
ORGANIGRAMA
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
DECRETO 2462 DE 2013
La Superintendencia Nacional de Salud, a través del Decreto 2462 de 2013 establece su estructuraorganizacional, la cual cuenta con el Despacho del Superintendente Nacional de Salud, seis (06)Oficinas Asesoras, una (01) Oficina de Control Interno, seis (06) Superintendencias Delegadas y una(01) Secretaría General.
Despacho Superintendente Nacional de Salud
Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora Jurídica
Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos
Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos
Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Control Interno
Organización en el Territorio Organización en el Territorio
Superintendencia Delegada Para la
Supervisión de Riesgos
Superintendencia Delegada Para la
Protección al Usuario
Superintendencia Delegada Para la
Supervisión Institucional
Superintendencia Delegada Para las
Medidas Especiales
Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos
Superintendencia Delegada Para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación
Secretaria General
DEFINICIONES
Cobro Persuasivo: Es la etapa de gestiones previas al cobro coactivo propiamente dicho, en la cual la Superintendencia
Financiera de Colombia, por intermedio del Grupo de Cobro Coactivo, requiere al deudor para que cumpla sus obligaciones
pendientes de pago y adelanta investigación de sus bienes.
Cobro Coactivo: Es el procedimiento administrativo forzoso que realiza la Superintendencia Financiera, utilizando para ello
los medios coercitivos legales, a fin de obtener el pago de las obligaciones que en el marco de sus competencias le
corresponde recaudar.
Multa: Sanción impuesta por la Superintendencia Financiera en ejercicio de sus funciones de vigilancia y control, de sus
atribuciones en materia de contratación estatal por incumplimiento de los contratistas, o por investigaciones disciplinarias.
Contribución: Cuota que deben cancelar las entidades vigiladas para el cubrimiento del presupuesto de gastos de
funcionamiento e inversión de la Superintendencia Financiera, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Resolución: Acto administrativo mediante el cual se impone la multa y/o resuelve recursos interpuestos por el sancionado,
así como también se establece la obligación de pagar anualmente las contribuciones, los Derechos de Inscripción en el
Registro Nacional de Valores y Emisores y en el Registro Nacional de Agentes del Mercado y se liquida oficialmente las
cuotas partes pensionales, conforme a las normas vigentes.
Factura: Documento mediante el cual se hace exigible el pago de las contribuciones que se imponen a las entidades
vigiladas, de conformidad con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SECRETARÍA GENERAL•RESOLUCIONES
•FACTURAS
ORDENES DE PAGO
VIGILADOS
PAGO NO PAGO
TESORERÍA
CARTERA
SUBE A SIGTA PAGO OFICINA ASESORA
JURÍDICA
GRUPO NOTIFICACIONES
ENTREGA SOPORTES
COBRO PERSUASIVO JURISDICCIÓN COACTIVAFIN
RECAUDO
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SECRETARÍA
GENERAL•RESOLUCIONES
•FACTURAS
ORDENES DE
PAGO
VIGILADOS
PAGO NO PAGO
TESORERÍA
CARTERA
SUBE A SIGTA
PAGOOFICINA ASESORA
JURÍDICA
GRUPO
NOTIFICACIONES
ENTREGA SOPORTES
COBRO
PERSUASIVO
JURISDICCIÓN
COACTIVA
FIN
PROCESO GESTIÓN FINANCIERASUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
SECRETARÍA
GENERAL
GRUPO DE APOYO
LEGAL
Constancia y fechas de
ejecutorías de actos
administrativos
Registra datos de la obligación
en Orión - módulo Cartera
Remite a Grupo
Contabilidad
Actos Administrativos
para registro contable
Realiza registro
contable
Iniciar proceso de cobro
coactivo
FIN
Remite a Grupo
Cobro Coactivo
Informa pagos totales o parciales al
Grupo Cobro Coactivo respecto de
obligaciones
RECAUDO
Respecto de la anterior ilustración - gráfica, la Superintendencia de Financiera de Colombia, realiza el
proceso de recaudo en dos fases; una ejecutada bajo el Proceso de Gestión Financiera a través del sub
proceso de Gestión de Recursos Financieros, a cargo de la Dirección Financiera; Macro proceso en el
cual se efectúa el recaudo de los ingresos de esa Entidad, donde se creo un grupo de trabajo denominado
Apoyo legal el cual entre otras funciones realiza las certificaciones de ejecutoria de los actos
administrativos que contienen las obligaciones pecuniarias a favor de esa superintendencia.
La segunda fase, es ejecutada a través del proceso Cobro Coactivo, a cargo de la Oficina Asesora
Jurídica; fase en la cual se utilizan herramientas legales para efectuar el recaudo de obligaciones
pecuniarias en cabeza de los vigilados, personas naturales o jurídicas que se encuentren en mora.
Lo anterior nos conlleva a concluir que en esa entidad, el proceso de recaudo el cual comporta las fases de
recaudo y cobro persuasivo y coactivo, se llevan a cabo dentro de un mismo macro proceso denominado
Gestión Financiera el cual involucra varias dependencias como lo son, la Secretaria General por intermedio
de sus grupos de Apoyo legal y Contabilidad y la Oficina Jurídica por intermedio del grupo de Cobro
Persuasivo y Coactivo, trabajando bajo el modelo de procesos y no de funciones de áreas en concreto.
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SECRETARÍA
GENERAL•RESOLUCIONES
•FACTURAS
ORDENES
DE PAGO
VIGILADOS
PAGO NO PAGO
TESORERÍA
CARTERA
SUBE A
SIGTA PAGO
OFICINA
ASESORA
JURÍDICA
GRUPO
NOTIFICACIONES
ENTREGA
SOPORTES
COBRO
PERSUASIVO
JURISDICCIÓN
COACTIVA
FIN
PROCESO GESTIÓN FINANCIERASUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
RECAUDO
FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6
Respecto de la anterior ilustración - gráfica, la Superintendencia de Notariado y Registro, realiza el proceso
de recaudo en dos fases; una ejecutada bajo el Macro proceso de Gestión Financiera a través del Proceso
de Gestión Tesorería a cargo de la Dirección Financiera; Macro proceso en el cual se efectúa el recaudo
de los ingresos de esa Entidad.
La segunda fase, es ejecutada bajo el Macro proceso de Gestión Jurídica, a través del proceso Cobro
Coactivo, a cargo de la Oficina Asesora Jurídica; fase en la cual se utilizan herramientas legales para
efectuar el recaudo de obligaciones pecuniarias en cabeza de los vigilados u otras personas naturales o
jurídicas.
Lo anterior nos conlleva a concluir, que dentro del modelo de procesos de la Superintendencia de
Notariado y Registro, en lo que atañe al recaudo, opera de forma análoga o similar a la estructura que
desarrolla la Superintendencia Nacional de Salud; basado en el agotamiento de un proceso que involucra
diferentes áreas y no fundamentado en funciones específicas de áreas en concreto.
SUB PROCESO DE RECAUDO SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
SECRETARÍA
GENERAL•RESOLUCIONES
•FACTURAS
ORDENES DE
PAGO
VIGILADOS
PAGO NO PAGO
TESORERÍA
CARTERA
SUBE A SIGTA
PAGO OFICINA ASESORA
JURÍDICA
GRUPO NOTIFICACIONES
ENTREGA SOPORTES
COBRO
PERSUASIVO
JURISDICCIÓN
COACTIVA
FIN
PROCESO GESTIÓN FINANCIERASUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Respecto a la anterior ilustración - gráfica, la
Superintendencia de Sociedades, realiza el proceso
de recaudo de tasa, contribuciones, multas y en
general de todos sus ingresos en las fases de cartera
y cobro coactivo, bajo un solo proceso denominado
Gestión Financiera y Contable, donde participan los
cinco (5) grupos de trabajo arriba descritos bajo la
responsabilidad de la Secretaría General; es decir, el
cobro persuasivo y coactivo es desarrollado por el
Grupo de Cobro Coactivo adscrito a la Secretaría
General y no desde la Oficina Asesora Jurídica de esa
Entidad.
RECAUDO
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Seguimiento a la Gestión de Recaudo
Cobro Persuasivo
Cobro por Jurisdicción Coactiva
Gestión Financiera
Gestión de Cartera
PROYECTO MAPA DE PROCESOS SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
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CONCLUSIONES
Con base en la Norma Técnica de Calidad (NTCGP 1000:2009), la ISO 9000 y el modelo Estándar de Control Interno
(MECI), los cuales señalan que “el proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que reciben uno o más insumos
y crean un producto, bien o servicio y está bajo la responsabilidad y autoridad de un único líder o dueño del proceso”.
Aunado a lo anterior, es de entender que los procesos corresponden a actividades naturales del negocio, por lo tanto, deben
estar articuladas y nunca permitir su fragmentación, ya que esto lleva a diluir la responsabilidad y autoridad en el mismo,
impidiendo su real control, generando desarticulación al interior del proceso o procedimiento, afectando su resultado final.
En este orden de ideas, el proceso requiere de cooperación y coordinación para su orientación, estando dispuestos a dejar
de desarrollarlo a través de áreas funcionales y concebirlos desde del enfoque de procesos, tal y como lo preceptúa el
Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y la NTCP 1000:2009; así las cosas, la Oficina de Control Interno se permite
concluir:
1. Conforme a las funciones legalmente asignadas a la Oficia Asesora Jurídica mediante Decreto 2462 del 7 de Noviembre
de 2013, y en especial las enunciadas en su artículo 4to, en definitiva, la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad, debe
realizar el cobro persuasivo y coactivo de las obligaciones a favor de la Superintendencia Nacional de Salud que presten
mérito ejecutivo en especial lo relativo al cobro de la tasa, multas y contribuciones.
2. Si bien es cierto, la Oficina Asesora Jurídica realiza y ejecuta los procedimientos de Cobro Persuasivo y Cobro Coactivo,
también los es, que ello no es óbice para involucrar los mismos dentro de un Macro Proceso denominado Gestión
Financiera.
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CONCLUSIONES
Si ello es así, la autoridad y correspondientes responsabilidades de la ejecución y control serán de un único líder
o dueño del proceso, que para el caso es la Subdirección Financiera adscrita a la Secretaría General.
3. Conforme a la referenciación efectuada con otras Superintendencias (Financiera, Notariado y Registro y
Sociedades), se puede ahora concluir que de dos (2) de ellas (Financiera y Notariado y Registro) ejecutan el
proceso de recaudo tasa, multas y contribuciones de manera similar o análoga a como lo efectúa la
Superintendencia Nacional de Salud, es decir, en dos fases, una de Cartera y otra de Cobro Persuasivo y Cobro
Coactivo, no siendo así en el caso de la Superintendencia de Sociedades en donde se lleva a cabo el recaudo
bajo un solo proceso y con una única autoridad responsable del mismo, es decir en cabeza de la Secretaría
General de esa entidad, quien recauda y a la vez efectúa el cobro persuasivo y coactivo.
4. Por lo anterior, y teniendo como punto de partida la propuesta formulada por la Oficina Asesora de Planeación,
la cual concibe que dentro del Macro Proceso de Gestión Financiera – Proceso de Gestión de Cartera, se
involucren los procedimientos de Seguimiento a la Gestión del Recaudo (Secretaria General), Cobro Persuasivo y
Cobro por Jurisdicción Coactiva (Oficina Asesora Jurídica), se puede concluir que la misma es coherente con los
preceptos contenidos en la Norma Técnica de Calidad (NTCGP 1000:2009), la ISO 9000 y el Modelo Estándar de
Control Interno (MECI).
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RECOMENDACIONES
La Oficia de Control Interno se permite recomendar:
1. Se acoja la propuesta presentada por la Oficina Asesora de Planeación, toda vez que guarda armonía
con la normatividad que regula las definiciones, metodologías y objetivos bajo el enfoque de procesos y no
del ejercicio de funciones de áreas en concreto.
2. De ser acogida dicha propuesta, esta Oficina, precisa que el líder del proceso sería la Secretaría
General a través de la Subdirección Financiera, sin que ello implique que las funciones de Cobro
Persuasivo y Coactivo sigan desarrollándose por el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
perteneciente a la Oficina Asesora Jurídica en cumplimiento de lo preceptuado en el Decreto 2462 del 7 de
Noviembre de 2103.
3. Establecer riesgos, riesgos de corrupción, formas de mitigación y en general los métodos de
administración de los mismos, teniendo como base los parámetros y lineamientos diseñados por el
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).