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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME FINAL DE AUDITORÍA PROCESOS GESTIÓN CONTRACTUAL


OFICINA DE CONTROL INTERNO

MAYO DE 2015

OBJETIVO

El objetivo trazado por el equipo auditor, es el verificar en ejercicio del control posterior que le asiste a las Oficinas

de Control Interno, el legal y oportuno trámite del proceso de Gestión Contractual de la Superintendencia Nacional

de Salud, determinando si a ello hay lugar, oportunidades de mejora en el mismo, que permitan satisfacer las

necesidades Institucionales mediante la adquisición de bienes y servicios, en armonía con el Manual de Procesos y

Procedimientos de la Entidad y la normatividad que regula la materia.

CRITERIO

El criterio que guiara el ejercicio de auditoria, está dado por la normatividad vigente en materia de Contratación

Estatal, en especial por lo preceptuado por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y Decreto 1510 de

2013, así como el Manual de Contratación de la Superintendencia Nacional de Salud.

METODOLOGÍA

La metodología a implementar, es la usualmente utilizada para este tipo de monitoreos, entre lo que tenemos:

Solicitud de carpetas contractuales e información que se requiera.

Verificación (in – situ) o trabajo de campo.

Elaboración y presentación de informe preliminar de Auditoria

Traslado de informe preliminar y/o conciliación, en ejercicio del Derecho de Defensa y Contradicción y aplicación

del debido proceso.

Presentación de informe final de Auditoría al despacho del señor Superintendente Nacional de Salud.

NOTA: Debe indicarse, que una vez remitido el informe preliminar, con el objeto, los lideres del proceso auditado presentaran

observaciones si ha ello hubiere lugar tal y como aconteció, el día 04 de Mayo de 2015, se solicito por parte de la Oficina de

Tecnologías de la Información plazo adicional hasta el día 15 de Mayo de 2015, para presentar sus observaciones dado que en algunos

contratos esa oficina funge como superviso(a). Adicionalmente en atención del contenido del documento de observaciones remitido

por esa dependencia se hizo necesario requerir a la misma, con el fin de se aclararan algunas observaciones presentadas, en el

término de dos (2) días más, esto es, hasta el día 21 de Mayo de 2015, procediendo a presentar el informe final de auditoría dentro del

término preceptuado en la caracterización de procesos de la dependencia (3 días).

ALCANCE

El alcance de la verificación se circunscribe al número de contratos que determine el equipo auditor (muestra),

suscritos por la Superintendencia Nacional de Salud, o ejecutados en la vigencia de 2014.

DE LA MUESTRA

El equipo auditor de La Oficina de Control Interno, en ejercicio del control posterior y selectivo que le asiste, definió

como muestra, los contratos que a continuación se presentan, debiendo precisar, que los mismos obedecen a

contratos con cuantías representativas en los gastos de inversión y de funcionamiento de la Entidad, los cuales

ascienden a la suma de Treinta y Ocho mil Sesenta y Siete Cuatrocientos Sesenta Y Nueve Setecientos Ochenta

y Tres ($38.067.469.783). señalando que la cuantía de los contratos escogidos, ascienden a la suma de Siete Mil

Ochocientos Diez Millones Ciento Noventa y Cinco mil Ochocientos Noventa y Cinco ($7.810.195.895), lo cual

equivale al 20,51 % del total contratado para la vigencia de 2014.

MUESTRA:

Para la escogencia de la muestra escogida, se tomó como criterio la cuantía de los mismos, es decir, los que

representaban una mayor cuantía en el valor contratado, los cuales se describen a continuación:

1. Contrato No. 127 de 2014

2. Contrato No. 611 de 2013, debiendo precisar que este contrato, si bien es cierto se suscribió en la vigencia de

2013 (11 de Diciembre), su ejecución es de la vigencia de 2014.

3. Contrato No. 017 de 2014.



ANTECEDENTES LEGALES Y JURISPRUDENCIALES

El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, determinó efectuar el monitoreo que por este se presenta, narrando el

trasegar contractual de la muestra escogida, en sus fases precontractual, de ejecución y pos contractual, de conformidad con

lo contenido en las carpetas de cada proceso, cotejando lo allí acontecido con la normatividad vigente y el Manual de Procesos

de la Entidad, aplicable al proceso de Gestión Contractual del resorte del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

Es por ello que es de interés, dar a conocer a la Alta Dirección algunos antecedentes legales y jurisprudenciales en la materia,

que permitieron efectuar el cotejo, del trámite de los proceso de contratación surtidos, respecto de esos preceptos normativos;

poniendo de presente el hecho, de que los antecedentes aludidos, versarán respecto de las modalidades de selección de

Licitación Pública y Contratación Directa, y las correspondientes fases precontractual, de ejecución y pos contractual, en razón

a que son estas dos (2) modalidades las que se agotaron para contratar en los procesos escogidos como muestra.

Decreto 1510 de 2013.

Artículo 19. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos

administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la

del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que

ser publicados en el Secop.

La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de

mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan

presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del presente decreto.

Con base en la doctrina en la materia, el equipo auditor destaca como principales documentos a publicar:

1. El acto administrativo de justificación de la contratación directa.

2. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el.

curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.


CONTRATACIÓN DIRECTA

Artículo 73. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. La entidad estatal debe señalar en un acto

administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:

1. La causal que invoca para contratar directamente.

2. El objeto del contrato.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.

4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.(…).

Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes

cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de

los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo

que soporta la contratación.

Artículo 83. Arrendamiento de bienes inmuebles. Las entidades estatales pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante

contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:

1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble.

2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de

arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

Ley 1474 de 2011.

Artículo 87. Maduración de proyectos. El numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 quedará así:

12. Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea

contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda.

LICITACION PUBLICA

Ley 1150 de 2007, artículo 2.

Licitación Pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que

se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.


Artículo 38. Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública. Las

Entidades Estatales pueden utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este

caso, la Entidad Estatal debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes

pueden realizar la puja.

En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes

requeridos por la Entidad Estatal. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se

acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.

La Entidad Estatal dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de

las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La subasta

inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los

pliegos de condiciones (…).

Artículo 39. Audiencias en la licitación. En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de: a) asignación de

riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los

pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos.

En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación de

riesgos definitiva.

La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se realizará de

acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en los mismos (…).

FASE PRECONTRACTUAL

DECRETO 1510 DE 2013.

Artículo 20. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos,

los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y

contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:


1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el

contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la

Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad

Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del

contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado

en su estructuración.

5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.

7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.

8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial

FASE DE EJECUCIÓN

Ley 80 de 1993.

Artículo 41º.- Del Perfeccionamiento del Contrato. Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la

contraprestación y éste se eleve a escrito.

Ley 1150 de 2007.

ARTÍCULO 23. DE LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL. El inciso segundo y el parágrafo 1o del artículo 41 de la Ley

80 quedarán así:

Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes,

salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del

presupuesto.(…).


FASE POS CONTRACTUAL

DECRETO 19 DE 2012.

ARTÍCULO 217. DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES.

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 quedará así:

"Artículo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se

prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias

presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra,

a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e

indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del

contrato.

APARTES JURISPRUDENCIALES - CONSEJO DE ESTADO

Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 24715 del 3 de diciembre de 2007,CP. Ruth Stella Correa:

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

El Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 24715 del 3 de diciembre de 2007, CP. Ruth Stella Correa: “El principio de

transparencia persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en

igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte

que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político,

económico o familiar.(…).


PRINCIPIO DE LIBRE CONCURRENCIA Y PUBLICIDAD, el Consejo de Estado indica:

“La libre concurrencia, conlleva, entonces, a la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la

vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio es el deber de

abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección, por lo que

resulta inadmisible la inclusión en los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por la Constitución

y la ley.

PRINCIPIO DE PLANEACIÓN:

Planeación: (i) Identificación de la necesidad y del objeto a contratar, (ii) apropiaciones presupuestales, (iii) estudios del sector, (iv)

estudios previos, (v) planes anuales de contratación o de compras, (vi) planes anuales de inversión, (vii) maduración de proyectos, (viii)

proyectos de pliegos y pliegos de condiciones,(ix) riesgos del proceso contractual, etc.

El Consejo de Estado, en providencia del 24 de abril de 2013, Rad. 27315, ha indicado sobre el principio de planeación lo siguiente:

“De acuerdo con el deber de planeación, los contratos del Estado‘ deben siempre corresponder a negocios debidamente diseñados,

pensados, conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público; en otras palabras, el ordenamiento jurídico busca

que el contrato estatal no sea el producto de la improvisación ni de la mediocridad.

El Consejo de Estado, en sentencia 1995-08670 del 31 de enero de 2011, Consejera Ponente: Olga Mélida Valle de la Hoz, consideró lo

siguiente:

PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD:

“Por su parte, el principio de responsabilidad, impone al servidor público la rigurosa vigilancia de la ejecución del contrato, incluida la etapa

precontractual, por cuanto atribuye la obligación de realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas, de acuerdo con los

pliegos de condiciones efectuadas con anterioridad.

En íntima relación con el principio de responsabilidad se encuentra el principio de selección objetiva en virtud de la cual´’ la oferta que sea

seleccionada deberá ser aquella que haya obtenido la más alta calificación como resultado de ponderar los factores o criterios de

selección establecidos en los documentos de la licitación, o contratación.

Título 1

MAPA PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL

Título 1

REVISIÓN DE CONTRATOS

CONTRATO NO. 127 DE 2014

CONTRATISTA

FECHA

PERFECCIONAMIENTO 11 DE DICIEMBRE DE 2.014.

OBJETO

EL ARRENDADOR ENTREGA A TÍTULO DE ARRENDAMIENTO A LA ARRENDATARIA LOS

PISOS 6 Y 7 DEL EDIFICIO WORLD BUSINESS CENTER UBICADO EN LA AK 86 NO. 51-66 EN

LA CIUDAD DE BOGOTÁ, PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD.

PLAZO 11 DE DICIEMBRE DE 2014 Y HASTA EL 31 DE AGOSTO DE 2015.

VALOR CUATRO MIL DOSCIENTOS SETENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS SESENTA MIL

SETECIENTOS NOVENTA PESOS ($4.275.660.790)

SUPERVISIÓN CAROLINA CHICA ZAPATA – COORDINADORA DEL GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS


DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

Mediante Memorando con radicado NURC 3-2014-021150 del 04 de Diciembre de 2.014, la Coordinadora del Grupo de Administración

de Recursos Físicos, remite a la Coordinadora del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para revisión y trámite los Estudios

Previos para la elaboración del contrato de arrendamiento del bien inmueble para el funcionamiento de la Sede de la Superintendencia

Nacional de Salud.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 numerales 7 y 12, reglamentado por la Ley 1150 de 2007 y el

Artículo 20 del Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013 se realizaron los estudios previos.

De acuerdo con lo anterior en el en el mes de Noviembre del año 2013, se suscribió contrato de arrendamiento con la Empresa Prabyc

Ingenieros Ltda., para el cambio de sede de la Superintendencia. Este arrendamiento contempla derechos de uso tanto de recintos, como

puestos de trabajo, red eléctrica, cableados estructurado, centro de cómputo y cuarto técnico, parqueaderos, bodegas, y el área útil de

oficina. De igual manera contempla el pago de arrendamiento y por ende el uso de las zonas comunes del Edificio World Business

Center.

El contrato de arrendamiento, con los derechos de uso anteriormente descritos para el presente año se pactó así, con la siguiente

propuesta económica:

MODALIDAD DE SELECCIÓN

El presente proceso de contratación se fundamenta en la normatividad vigente para la CONTRATACIÓN DIRECTA, específicamente en la causalestipulada en el artículo 83 del Decreto 1510 de 2013, por tratarse de un CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE BIEN INMUEBLE.

FASE PRECONTRACTUAL

FASE PRECONTRACTUAL

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO

ESTUDIO DEL SECTOR

Para la elaboración del Estudio del Sector se revisaron contratos de arrendamiento de inmueble adecuado que hayan realizado otras

entidades estatales, encontrando lo siguiente:

De lo anterior se concluyó lo siguiente:

Todas las contrataciones de arrendamiento se hacen de manera directa.

Los negocios de llave en mano han resultado una buena opción para las entidades públicas, quienes entregan la gestión inmobiliaria

a los arrendadores, ahorrando esfuerzos y recursos en el mantenimiento de bienes inmuebles o bien en la devaluación de bienes

muebles.

El Promedio del valor por metro cuadrado puede ubicarse por encima de los $100.000, para inmuebles que se encuentren ubicados

en las zonas de la 26 y la 97. Esto porque es donde se encuentra la mayor oferta comercial de metros cuadrados de oficina, toda vez

que en el centro de la ciudad la oferta es escasa.

El valor ofertado por la empresa Prabyc, al momento de la presentación de la oferta, fue un precio que se encontraba dentro de las

condiciones del mercado actual.

De igual manera se revisaron en metrocuadrado.com los precios de arrendamiento de oficinas en la zona de la 26, encontrando que

en el mismo edificio donde se encuentra ubicada la Superintendencia Nacional de Salud, las oficinas se arriendan a razón de

$60.000 por metro cuadrado, sin las adecuaciones requeridas.

El valor de los arrendamientos de los derechos

de uso (puestos de trabajo, cableado

estructurado, centros de cómputo) equivale

generalmente al 60% del valor del canon de

arrendamiento, por lo cual podría pensarse

que el valor del arrendamiento por metro

cuadrado, en el caso de la Superintendencia

ascendería a $150.000, es decir que la

propuesta hecha por la empresa PRABYC se

encuentra ajustada a los precios del mercado

para el arrendamiento de bienes inmuebles

con derechos de uso o llave en mano.

PLAN DE ADQUISICIONES

Revisado el Plan de Adquisiciones de la

Entidad aprobado para la vigencia 2014, se

puede observar que se encuentra descrito en

el Sistema Electrónico para la Contratación

Pública www.contratos.gov.co o

www.colombiacompra.gov.co .

ESTUDIO DE MERCADO

Se tuvo en cuenta que la Superintendencia Nacional de Salud venía

ocupando el bien en virtud del Contrato No. 516 de 2013 y que la

Superintendencia Nacional de Salud requería del arrendamiento de

un bien inmueble para su funcionamiento, por lo cual en el Estudio de

Mercado se justificó que el canon de arrendamiento del inmueble que

a la fecha ocupa la Institución se encuentra dentro de las condiciones

del mercado y por lo tanto, no resultaba necesario generar un cambio

de sede en la Entidad, ya que el actual inmueble se acomoda a las

necesidades y cumple con las especificaciones técnicas requeridas

De acuerdo con lo anterior no se realizó el estudio de mercado a

partir de cotizaciones o propuestas de arrendamiento diferentes a la

que se tiene actualmente.

La empresa PRABYC presentó propuesta que se adjuntó al estudio

previo, en la cual propuso el aumento del IPC+2%, tanto para los

pagos de canon de arrendamiento a partir del mes de Mayo de 2.014

y para el arrendamiento de adicionales a partir de Enero de 2015, tal

y como se describe a continuación:

FASE PRECONTRACTUAL

http://www.contratos.gov.co/

http://www.colombiacompra.gov.co/

Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

Cannon 466.966.249 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250

Incremento IPC+2 aplicado al

cannon - 24.515.728 24.515.728 24.515.728 24.515.728

Canon adicionales 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980

Incremento IPC+2 aplicado al

cannon de adicionales 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319

Total 320.889.486 482.088.549 482.088.549 482.088.549 482.088.549 506.604.277 506.604.277 506.604.277 506.604.277

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El valor del contrato se estimó por la suma de $4.275.660.790 incluido IVA y todos los costos directos e indirectos, tasas y

contribuciones que conlleve la celebración y ejecución total del contrato que resulte del presente proceso de contratación. El valor del

contrato se encuentra distribuido, en $320.889.486 para la vigencia 2014 y $3.954.771.304 para la vigencia 2015.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN

La Superintendencia Nacional de Salud contó con la Disponibilidad Presupuestal No. 38614 de Agosto de 2014 por valor de

$320.889.486 de 2014 expedida por la Coordinadora del Grupo de Presupuesto de la Secretaria General de la Superintendencia

Nacional de Salud y una aprobación de vigencias futuras No. 88614 por el valor de $4.043.207.583.

FASE PRECONTRACTUAL

ANALISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE

MITIGARLO

La Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con elartículo 17 del Decreto 1510 de 2013 y con base en elManual para la Identificación y Cobertura del Riesgoelaborado por Colombia Compra Eficiente, evaluó losRiesgos y las formas de mitigarlo, conforme se estableció enlos Estudios Previos, en las páginas 11 a 13.

ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA

MODALIDAD DE SELECCIÓN

De acuerdo a lo consagrado en el Artículo 73 del Decreto 1510 de 2.013,Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud, endocumento del 09 de Diciembre de 2.014, profirió el acto administrativode justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa,con los requisitas exigidos en la norma. – Folios 26 y 27 de la carpeta delcontrato-

PRINCIPALES OBLIGACIONES DEL ARRENDADOR

Garantizar la continuidad del uso, goce y disfrute de los inmuebles otorgados en arriendo, según las condiciones descritas en el

Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas”, el cual hace parte integral del presente contrato, sin propiciar cualquier clase de turbación

o impedimento para que se ejerza dicho uso y librando a la Superintendencia Nacional de Salud cuando tales acciones provengan de

un tercero.

Garantizar el funcionamiento del inmueble con los servicios de energía eléctrica, acueducto y alcantarillado, aseo público y

recolección de basuras debidamente instalados y en funcionamiento, acondicionados a las necesidades requeridas.

Asegurar que la infraestructura del inmueble tomado en arriendo cumpla con las normas de iluminación, ventilación, áreas de

circulación, ubicación de puertas, protección con equipos contra incendio, y demás normas de seguridad industrial que sean

aplicables.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la estructura de la edificación con el objeto de evitar y corregir fisuras y grietas,

humedades e inundaciones en cualquiera de los niveles. De igual manera efectuar las reparaciones y sustituciones que sean

necesarias cuando las mismas no sean atribuibles a la ARRENDATARIA o correspondan a uso indebido del inmueble.

FASE PRECONTRACTUAL

FASE PRECONTRACTUAL

PRINCIPALES OBLIGACIONES DE LA ARRENDATARIA

Expedir el registro presupuestal del Contrato. Elaborar y suscribir el acta de verificación del estado actual de las áreas y bienes del inmueble. Pagar en su debida oportunidad los cánones de arrendamiento previa presentación por parte del ARRENDADOR de los documentos requeridos,

acorde con los plazos establecidos en el contrato; de igual manera, pagar los servicios públicos de energía, agua, alcantarillado, aseo y telefoníafija y administración del edificio.

Destinar el inmueble exclusivamente como sede para el desarrollo de las actividades de la Superintendencia Nacional de Salud. Restituir el inmueble entregado en arriendo al terminar el contrato, en el mismo estado en el que fue recibido, salvo el deterioro atribuible al uso

normal. Cumplir las normas del reglamento de propiedad horizontal al cual se encuentra sometido el edificio.

SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

Para la Supervisión del Contrato se designó, el 11 de Diciembre de 2.014 a la Coordinadora del Grupo de Recursos Físicos quien

ejerce las obligaciones y responsabilidades de acuerdo con lo establecido en los Artículos 82, 83, 84 y 85 de la Ley 1474 de 2011 y el

Manual de Contratación de la Entidad. (Cláusula Décima Cuarta)

ACTA DE INICIO

Dando cumplimiento a la Cláusula Vigésima Quinta, “REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÒN”, se suscribió el Acta

No. 001 del 11 de Diciembre de 2.014, mediante la cual consta el recibo de los 6 y 7 del Edificio World Business Center.

PAGOS

PRIMER PAGO: $320.889.486 incluido IVA y costos de administración.

Factura de Venta: No. 2547 del 11 de Diciembre de 2.014.

Informe de la Supervisión: No. 01 de Diciembre de 2.014.

SEGUNDO PAGO: $1.446.265.647 incluido IVA y costos de administración, dentro de los 10 días calendario siguientes a la

presentación de la factura del mes de Enero de 2015, correspondiente al pago de los cánones de arrendamiento de Enero a Marzo.

Factura de Venta: No. 2568 del 06 de Enero de 2.015.

Informe de la Supervisión: No. 02 de Enero de 2.015.

FASE PRECONTRACTUAL

OTRA OBLIGACIÓN DE LA ARRENDATARIA SOBRE LA CUAL SE PRONUNCIA LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

El Equipo Auditor, en desarrollo de la labor auditora, analizando las obligaciones contractuales a cargo del Contratista, logró

establecer que falta por cumplir por parte de la sociedad PRABYC INGENIEROS SAS, de acuerdo con el numeral 17 de la Cláusula

Cuarta del citado contrato, la obligación de "Realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del perímetro

de los pisos 6 y 7 del Edificio World Business Center".

Ante lo anterior, se evidenció de igual manera que el Doctor Chaid Franco Gómez, Secretario General dela Superintendencia

Nacional de Salud, con oficio radicado con el NURC 2-2015-021313 del 06 de Marzo de 2.015, requirió al Contratista para que diera

cumplimiento a la obligación del contrato antes mencionada, a la mayor brevedad posible, teniendo en cuenta el impacto en salud y

seguridad en el trabajo de los colaboradores de la Entidad.

Por lo señalado, la Oficina de Control Interno recomienda a Secretaría General, como ordenador del gasto, continuar con las

diligencias pertinentes, a la luz de la normatividad de Contratación Estatal vigente, tendientes a lograr el cumplimiento de la obligación

contractual a cargo del contratista, aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Verificada la documentación que soporta el Contrato, objeto de la presente auditoría, a Oficina de Control Interno estableció, que en la

etapa precontractual, es decir, e la elaboración de los Estudios Previos, el proceso de contratación se llevó a cabo dando cumplimiento

a lo consagrado en los numerales 7 y 12 - Modificado por el art. 87 de la Ley 1474 de 2011- del artículo 25 de la Ley 80 de 1993,

reglamentado por la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 20 del Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013.

El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno estableció en el ejercicio de Auditoría, que comprobada la documentación que soporta

el Contrato, se evidenció que la Etapa Contractual se inició con la suscripción del Contrato de Arrendamiento de Bien Inmueble No. 127

del 11 de Diciembre de 2.014, soportado legalmente con las apropiaciones presupuestales respectivas para la vigencia de 2013 y

vigencias futuras para 2014, el cual se perfeccionó en debida forma; y para el inicio de la ejecución del contrato se suscribió el acta de

inicio, previa expedición del registro presupuestal y aprobación de la garantía única por parte de la Superintendencia. (Artículo 41 Ley

80 de 1993, en concordancia con el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007).

El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno estableció, en el ejercicio de Auditoría, que el contrato actualmente se encuentra en la

etapa de ejecución, y a la fecha de la presente Auditoría, la Superintendencia Nacional de Salud ha realizado dos (2) pagos, el primero

por $320.889.486 y el segundo por $1.446.265.647, observando así con lo señalado en la Cláusula Décima del Contrato, en cuanto a la

forma y requisitos para el pago al arrendador. De lo anterior se concluye que la Superintendencia Nacional de Salud está cumpliendo

con lo establecido en las obligaciones y demás cláusulas del Contrato 127 de 2.014 y, en especial lo contemplado en el Artículo 41 de la

Ley 80 de 1.993, en concordancia con el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2.007 y con los postulados del Decreto 1510 de 2013.

RECOMENDACIONES

La Oficina de Control Interno, respetuosamente recomienda a Secretaría General de la Entidad, que en razón a las condiciones y

estipulaciones del Contrato 127 de 2.014, se fortalezca el inventario de los Bienes de propiedad de la Superintendencia Nacional de

Salud, que no hagan parte del contrato, y que de acuerdo a las necesidades de logística requeridas, se hayan suministrado y realizado,

en el sentido de que se lleve a cabo, y se actualice en forma permanente, la relación detallada de los elementos que lo componen y el

estado de los mismos, para con ello, en el evento de existir cualquier situación que pueda comprometer la ejecución del contrato y que

conlleve a su posible terminación; la Entidad tenga plena claridad y diferenciación, respecto de la propiedad de los bienes muebles de

su propiedad y de propiedad del Contratista.

Adicionalmente, se reitera lo expuesto en la filmina anterior, en el sentido que la Oficina de Control Interno recomienda a Secretaría

General, como ordenador del gasto, continuar con las diligencias pertinentes, a la luz de la normatividad de Contratación Estatal

vigente, tendientes a lograr el cumplimiento de la obligación contractual a cargo del contratista en lo que hace referencia a la obligación

de "Realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del perímetro de los pisos 6 y 7 del Edificio World

Business Center"., aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo. a cargo del contratista, aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema deGestión de Seguridad y Salud en el Trabajo la Oficina de Control Interno recomienda a Secretaría General, como ordenador del gasto, continuar conlas diligencias pertinentes, a la luz de la normatividad de Contratación Estatal vigente, tendientes a lograr el cumplimiento de la obligacióncontractual a cargo del contratista, aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema de Gestión deSeguridad y Salud en el Trabajo

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292

OBSERVACIONES PRESENTADAS Y

PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS

El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios mediante memorando NURC 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015,presentó sus observaciones en los siguientes términos:

“ La Coordinación del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios responde:

“Respecto de la observación contendida en el Informe Preliminar, se da respuesta a la misma, así:

La empresa PRABYC tiene un contrato de arrendamiento suscrito con la Superintendencia Nacional de Salud, a través del cual secontempla el arrendamiento de los metros cuadrados y los derechos de uso que se encuentran descritos en el Anexo No 1“Especificaciones Técnicas” del contrato en mención.

Estos derechos de uso hacen referencia a infraestructura física y tecnológica, ésta última catalogada como inmueble por adhesión,por cuanto se encuentra instalada en el inmueble y no puede ser removida, sin que ello implique una modificación de lainfraestructura.

También se cuenta con derechos de uso del mobiliario, en cuanto a puestos de trabajo, los cuales se encuentran descritos en elAnexo No 1 “Especificaciones Técnicas” del contrato de arrendamiento.

No existe ningún tipo de bien mueble adicional propiedad de PRABYC dentro de las instalaciones arrendadas a la SuperintendenciaNacional de Salud.

Conscientes de la necesidad de tener claridad en el inventario de puestos de trabajo (único mobiliario de propiedad de PRABYC), acontinuación se indica el trámite de control de inventario adelantado:

Durante el 2013 y 2014, se realizó el levantamiento de planos de puestos de trabajo de cada funcionario, asignando a cada uno unnúmero y una sigla. Este inventario se encuentra en planos que son administrados por el Grupo de Recursos Físicos.

En trabajo de campo se efectuó marcación física de los puestos identificados en planos, según la sigla y el número asignado en elinventario.

Los puestos de trabajo se encuentra debidamente contabilizados, señalizados e identificados, según la nomenclatura que se tiene enplanos vigentes.

En cuanto al mobiliario adicional y no comprendido dentro de la descripción que se realiza en el Anexo No. 1 “EspecificacionesTécnicas” del contrato de arrendamiento se precisa que este es de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud, frente a loscuales se realizan las siguientes medidas de administración de inventario:

Se cuenta con un control de ingreso al inventario, así como la plaqueta del mismo, lo cual permite identificarlo.



El equipo auditor, luego de realizada la verificación en la documentación que soporta el archivo documental en la Carpeta del Contrato,estableció que:

Los derechos de uso de inmueble hacen referencia a la infraestructura física y tecnológica, siendo esta última bien inmueble poradhesión en la medida de que no puede ser removida del edifico (WBC), aunado, a que se cuenta con derechos de uso del mobiliario,en cuanto a puestos de trabajo, los cuales se encuentran descritos en el Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas” del contrato dearrendamiento así:

2. No existe ningún tipo de bien mueble adicional propiedad de PRABYC dentro de las instalaciones arrendadas a la SuperintendenciaNacional de Salud.

3. En cuanto al mobiliario adicional y no comprendido dentro de la descripción que se realiza en el Anexo No. 1 “EspecificacionesTécnicas” del contrato de arrendamiento se precisa que este es de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud.

Por lo anterior, es válida la recomendación de la Oficina de Control Interno y en efecto hará el respectivo seguimiento y verificación,respecto del inventario, que se señala en la respuesta al Informe Preliminar.

De otro lado en lo referente a la instalación de películas de control solar, se presentaron las siguientes observaciones:


PRONUNCIAMIENTO DEL MISMO

“Frente a esta observación, se informa que el Coordinador del Grupo de Recursos Físicos de la Entidad, en su calidad de Supervisor, ha

adelantado los siguientes trámites respecto a la observación elevada por la Oficina de Control Interno:

El día 11 de diciembre de 2014 en reunión con el interlocutor de PRABYC Ingenieros, se suscribió el acta de entrega del inmueble, reunión

establecida con la arquitecta Paula Mora, en la cual se deja constancia de las cantidades de nuevas condiciones por instalar y en la cual

se incluye película de protección solar.

El 9 de marzo de 2015 a través del NURC 2-2015-021313 se solicitó a la empresa PRABYC el cumplimiento de la obligación número 17 de

la cláusula cuarta del contrato 127 de 2014. "Realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del

perímetro de los pisos 6 y 7 del Edificio World Business Center".

La Supervisión del contrato de la referencia, no recibió respuesta por parte del contratista sobre el particular.

En comunicaciones telefónicas sostenidas con la asesora jurídica de la firma, la Subdirección Administrativa requirió respuesta a la

comunicación radicada el 9 de marzo en las oficinas de la empresa PRABYC, y se diera cumplimiento a la obligación relacionada.

El 21 de abril de 2015, se reenvía por correo electrónico la comunicación antes mencionada reiterando se dé respuesta a la solicitud.

El 23 de abril se recibió la respuesta a la comunicación por parte de PRABYC, en la cual manifiesta el Representante Legal lo siguiente:

…”Se aclara que la ventanería y los vidrios de todo el Edificio cuentan ya con películas de control solar, pues son de alta gama en

consideración a los requerimientos LEED del Edificio y varían de acuerdo a la asoleación del mismo.”…

Adicionalmente manifiestan que: …”ahora bien, dado lo incluido por ustedes en el contrato, y que repetimos, era un ofrecimiento de

adicionales para ciertos sitios y no una obligación contractual, pero que en aras de honrar lo escrito y firmado, le manifiesto que previo

estudio y análisis de asoleación que conjuntamente con sus funcionarios hicimos en piso 6 y 7, en los puntos críticos ya determinados,

colocaremos una película de protección de rayos UV en estas ventanas.

El tiempo de ejecución será de 30 días a partir de la fecha.”…

En correo electrónico enviado el 28 de abril de 2015 enviado por la Supervisión del Contrato, se replicó la consulta a dicha empresa,

solicitando se indique las fechas para la revisión e instalación de las películas, procurando con ello tener una manifestación del

compromiso del cumplimiento de la obligación más específica a la brindada el 23 de abril de 2015.

:



En correo electrónico, remitido por el Ingeniero Diego Prada manifestó:

“Como ustedes saben Paula está trabajando en ese tema hace varios días y se espera terminar antes del 15 de junio por la

importación del material para hacer lo mejor técnicamente y no colocar elementos que dañen la estética del edificio.

La película se instalará en las fachadas oriental y occidental en su totalidad en los dos pisos (…).

Con lo anterior se puede evidenciar que la Supervisión del contrato y la Subdirección Administrativa han dado trámite a las diligencias

tendientes a lograr el cumplimiento de la obligación objeto de observación, y se espera que en los términos antes descritos y previo

seguimiento y verificación por parte del Supervisor se dé cumplimiento a dicha obligación.

Vale la pena aclarar, que acorde a las condiciones pactadas en el contrato, frente a la obligación en comento, ésta se encuentra en

ejecución, de acuerdo a lo señalado anteriormente, y por lo tanto, no se puede predicar una presunta mora sobre la misma.”

Realizada la verificación en la documentación actual que soporta el archivo documental en la Carpeta del Contrato y la respuesta a la

recomendación expuesta, se establecen las actuaciones que han realizado la Subdirección Financiera y la Supervisión del contrato, en

razón a que con oficio radicado con NURC 2-2015-021313 del 09 de marzo de 2.015 requirió al Contratista el cumplimiento de dicha

obligación.

Se señala en la respuesta que la Subdirección Financiera requirió, vía telefónica y por correo electrónico al contratista, para que diera

cumplimiento a la referida obligación. Igualmente que el día 23 de Abril de 2.015 la firma contratista respondió y expresó que, previo estudio

y análisis de asoleación que conjuntamente con sus funcionarios hicimos en piso 6 y 7, en los puntos críticos ya determinados, se colocará

una película de protección de rayos UV en estas ventanas.

En correo electrónico del 28 de Abril de 2.015, enviado por el Contratista a la Supervisora del mismo, indica que se estaba trabajando en

ese tema desde hace varios días y se espera terminar antes del 15 de junio por la importación del material para hacer lo mejor

técnicamente y no colocar elementos que dañen la estética del edificio y que la se instalará en las fachadas oriental y occidental en su

totalidad en los dos pisos.



Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno establece que la Subdirección Administrativa y la Supervisión del contrato, han

venido realizando acciones orientadas al cumplimiento por parte de la empresa PRABYC INGENIEROS SAS, de la obligación número 17

de la Cláusula Cuarta del Contrato No. 127 de 2014, de realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del

perímetro de los pisos 6 y 7 del Edificio World Business Center.

Por lo anterior, aclarada la recomendación, la Oficina de Control Interno hará el respectivo seguimiento y verificación para que el

contratista cumpla con la obligación en las condiciones y término previstos para ello.


CONTRATISTA

FECHA

PERFECCIONAMIENTO16 DE DICIEMBRE DE 2014

OBJETO

PROVEER EL LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE QUE PERMITA EL PROGRESO INTEGRAL DE

CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN, CÁLCULO, LIQUIDACIÓN, NOTIFICACIÓN, RECUADO Y

CARTERA PARA LA TASA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD DE CONFORMIDAD CON LAS

ESPECIFICACIONES DESCRITAS EN EL ANEAXO TECNICO.

PLAZODESDE EL 16 DE DICIEMBRE DE 2014 HASTA EL 31 DE JULIO DE 2014.

VALOR

MIL NOVENTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL

QUINIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($1.099.999.580).

SUPERVISIÓN

SECRETARIO GENERAL Y DEL JEFE DE LA OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN.

PROYECTO DE INVERSIÓN

“Diseño implantación e implementación del

Sistema de información para la Superintendencia

Nacional de Salud”.

ESTUDIOS PREVIOS

Mediante memorando radicado con el NURC 3-2014-021150

del 30 de Agosto de 2.013 de Diciembre de 2.014, el Jefe de la

Oficina de Tecnología de la Información, la Coordinadora del

Grupo de Administración de Recursos Físicos remite a la

Coordinadora del Grupo de Contratación de Bienes y servicios

para la respectiva contratación.

NECESIDAD A SATISFACER

La cobertura y alcance de la solución a implementar, debeconsiderar que se trata de un sistema de información basado enWeb, con motor de base de datos SQL Server 2008, conherramienta de desarrollo .NET o cualquier otra herramientaque no genere costos adicionales de licenciamiento, que debecargar información origen (Ingresos y Gastos de los EstadosFinancieros) del sistema de Recepción, Validación y Cargue RVCCde la Superintendencia como mínimo para 7.000 vigilados,realizar procesos de interoperabilidad para obtener informaciónde fuentes externas, ejecutar tareas de seguimiento al recaudo,cartera, actos administrativos y notificación, la interface quepermita registrar las variables y parámetros necesarios para elcálculo, la generación de reportes e interfaces para los sistemascontable y SIIF Nación y los módulos generales de Auditoria,Seguridad y Administración del sistema.

MODALIDAD DE LA CONTRATACIÓN

La modalidad de selección es Licitación Pública,

sustentada en el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el

Artículo 2 Numeral 1º de la Ley 1150 de 2007 y el

Artículo 3.1.1. del Decreto 734 de 2012 y normas

concordantes.

ESTUDIOS DE MERCADO

Con base en la documentación analizada por el equipoAuditor que soporta el proceso de la Licitación Pública, laSuperintendencia Nacional de Salud realizó el respectivoEstudio de Mercado con empresas proveedores de Software,entre otras, SERTSOF SAS, SOFTMANAGEMENT, NEXURAINTERNACIONAL, SDTINGENIERIA SAS SPHERA CONSULTINGLTDA, CONTROL DOCUMENTAL S.A.S., ANV SOLUCIONESDIGITALES S.A.S.

FASE PRECONTRACTUAL

PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

El Proyecto de Pliego de Condiciones, fue publicado en el SECOP el 17 de Octubre de 2.013,

con las siguientes condiciones:

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO.

2. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

3. REQUISITOS GENERALES DE LAS PROPUESTAS-

4. REQUISITOS HABILITANTES Y DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA.

5. VERIFICACION Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.

6. ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO.

CRONOGRAMA

FASE PRECONTRACTUAL

APERTURA DEL PROCESO

la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución No.002123 del 31 de Octubre de 2.013 se ordenó la apertura del Procesode la Licitación Pública SNS No. LP No. 09 de 2.013, a partir del 31 deOctubre de 2.013, de conformidad con el cronograma allí dispuestopresupuesto oficial estimado para la presente contratación es hasta porla suma de MIL CIEN MILLONES DE PESOS ($1.100.000.000 MCTE)incluido IVA y todos los costos directos e indirectos, tasas

PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

El Pliego de Condiciones Definitivo fue publicado en el SECOP el 31 deOctubre de 2.013.

AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS DE

CONDICIONES DEFINITIVO Y ASIGNACIÓN DEL

RIESGO.

De acuerdo con lo estipulado con el artículo 4° de la Ley

1150 de 2007 y el numeral 6 de los artículos 2.1.1 y 2.1.2 del

Decreto 734 de 2012, la Superintendencia Nacional de

Salud llevó a cabo la Audiencia en mención el día 05 de

Noviembre de 2.013 y en cumplimiento del objetivo se

procedió por parte de la Superintendencia Nacional de Salud

a identificar los Riesgos, la forma de mitigarlos y la

asignación de los mismos entre las parte contratantes.

(SECOP 08 de Noviembre de 2.014).

ADENDA NO. 1. DEL 12 DE NOVIEMBRE DE 2.013 Y

ADENDA NO. 2. DEL 13 DE NOVIEMBRE DE 2.013.

Mediante la Adendas citadas fue necesario modificar los

citados numerales del Pliego de Condiciones: 4.4.1.2, 4.4.2

y 4.2.1, respecto de Fecha límite de expedición de adendas,

Cierre del plazo de la licitación y Audiencia de adjudicación

para el 5 de diciembre de 2013 a las 2:00 p.m. (SECOP

Noviembre 13 y 14 de 2.013).

ACTA DE CIERRE DEL PROCESO

En la diligencia anotada se procedió a la apertura de las

propuestas presentadas dentro del plazo establecido en el

Pliego de Condiciones Definitivo, en el cual se

presentaron los siguientes proponentes:

CONTROL ONLINE S.A.S. y UNIÓN TEMPORAL ABITS

– SERTISOFT. Además, de acuerdo con el numeral 5.4.2

del Pliego, la escogencia de una de las tres (3) formulas

se realizara en la Audiencia de Cierre del Proceso,

mediante el sistema de balotas numeradas de uno a tres.

(Publicado SECOP el 20 de Noviembre de 2.013)

CONFORMACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL COMITÉ

ASESOR Y EVALUADOR.

Mediante documento suscrito el 18 de Noviembre de

2.013 se conformó y se designaron los funcionarios que

conformaron el del Comité Evaluador de la LICITACIÓN

PÚBLICA SNS -LP- No. 09 DE 2013.

FASE PRECONTRACTUAL

INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO LICITATORIO

El Comité Evaluador, hechas lassubsanaciones pertinentes, finalmenterecomendaron RECHAZAR las propuestaspresentadas por los dos (2 oferentes)CONTROL ONLINE S.A.S. y UNIÓNTEMPORAL ABITS – SERTISOFT, por nocumplir con los requisitos exigidos en el Pliegode Condiciones (Publicado SECOP el 25 deNoviembre de 2.013, junto con los demásanexos de verificación jurídica, financiera,económica y protocolo demostración, entreotras)

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR

LOS OFERENTES AL INFORME DE VERIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN DEL PROCESO LICITATORIO

EL Comité dio respuesta a las observaciones presentadas por los

oferentes refiriéndose a cada una de las inquietudes de los mismos.

(Publicado SECOP el 06 de Diciembre de 2.013)

AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA SNS No. 09 DE 2013.

Previo informe de recomendación del Comité Asesor y Evaluador del proceso licitatorio, conforme a documento del 05 de Diciembre de

2.013, mediante ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA, suscrita el 05 de Diciembre de 2.013, con el objeto de llevar a cabo la Audiencia de

Adjudicación o Declaratoria de Desierta, de acuerdo con el numeral 10 del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, Artículo 9 de la ley 1150 de

2007 y el Artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012, se decidió adjudicar el proceso licitatorio al oferente ABITS-SERTISOFT. (Publicado

SECOP el 06 de Diciembre de 2.013).

ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA SNS No. 09 DE 2013.

La Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución No. 002322 del 05 de Diciembre de 2.013, resolvió adjudicar el proceso

de selección de Licitación Pública SNS No 09. de 2013, a la UNIÓN TEMPORAL ABITS – SERTISOFT integrada por SERTISOFT

S.A.S. identificada con NIT. 830.015.840-7 y ABITS COLOMBIA S.A.S. con NIT 830.031.758-8, por el valor de $1.099.999.580 incluido

IVA. (Publicado SECOP el 06 de Diciembre de 2.013)

FASE PRECONTRACTUAL

FECHA DE PERFECCIONAMIENTO

El contrato se perfecciono el día 12 de Diciembre de 2.014. (Publicado SECOP el 12 de Diciembre de 2.013).

SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

De acuerdo con la Cláusula Novena la Supervisión del Contrato estará a cargo del Secretario General y del Jefe de la Oficina

de Tecnologías de la Información, quienes ejercerán las obligaciones y responsabilidades establecidas en el Contrato y en el

numeral 3.4.2 del Manual de Contratación de la Superintendencia Nacional de Salud.

PRÓRROGAS

El representante legal del Contratista UNIÓN TEMPORAL ABITS-SERTOSOFT, mediante oficio radicado con el NURC 1-2014-063978

del 15 de Julio de 2.014, solicitó prórroga del Contrato No. 611 de 2013, sin costo alguno adicional para la Superintendencia, por el

término de un (1) mes, con base en la debida sustentación sobre la forma como se pueden concluir las actividades pendientes en la

ejecución del contrato, desde el 1° de Agosto de 2.014 y hasta el 31 de Agosto de 2.014; además modificar el numeral 14 de la Cláusula

Segunda, Obligaciones Específicas del Contratista, y la forma de pago de la fase de despliegue de la Cláusula Séptima.

Modificación y Prórroga No. 2 del 28 de Agosto de 2.014, prorrogó el término por dos (2) mes, es decir, hasta el 31 de Octubre de 2014, y

a realizar con la Compañía Aseguradora Anexo Modificatorio de la Garantía.

AUTORIZACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LOS SUPERVISORES DEL CONTRATO

Mediante memorandos NURC 3-2014-011295 y 3-2014-011571 de julio 18 y 25 de 2014, respectivamente, y NURC 3-2014-014585 y 3-

2014-014611 del 28 de agosto de 2014, solicitaron y justificaron las prórrogas y modificaciones del contrato. (Publicados SECOP el 04 de

Agosto y 01 de Septiembre de 2.014).

FASE CONTRACTUAL

PAGOS REALIZADOS CON OCASIÓN DEL CONTRATO 611 DE 2014

PRIMER PAGO – Informe de Supervisión No. 01 de 05, del 19 de Marzo de 2.015: $329.999.932.

Factura de Venta: No. 3023 del 17 de Marzo de 2.014.

Conforme a la Cláusula Séptima de Contrato, este pago comprende la actividad “Entregables de la Fase de Inicio”

SEGUNDO PAGO – Informe de Supervisión No. 02 de 05, del 19 de marzo de 2014: $109.999.900.

Factura de Venta: No. 3024 del 17 de Marzo de 2.014.

De acuerdo con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago correspondió a la finalización de la Fase de Elaboración (Diseño-

Licenciamiento) y los entregables.

TERCER PAGO - Informe de Supervisión No. 03 de 05, del 01 de Agosto de 2014: $384.999.940.

Factura de Venta: No. 3057 del 01 de Agosto de 2.014.

Con arreglo con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago comprendió a la terminación de la Fase de Construcción que incluyó los

entregables.

CUARTO PAGO - Informe de Supervisión No. 05 de 05, del 18 de Noviembre de 2014: $109.999.900.

Factura de Venta: No. 3084 del 07 de Noviembre de 2.014.

De conformidad con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago correspondió a la terminación de la Fase de Transición, que incluyó los

entregables.

QUINTO PAGO - Informe de Supervisión No. 05 de 05, Diciembre de 2014: $164.999.908.

Factura de Venta: No. 3097 del 01 de Diciembre de 2.014.

De acuerdo con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago corresponde a la terminación de la Fase de Despliegue (Puesta en

operación del sistema), y en concordancia con lo contemplado en el Parágrafo Primero de la Cláusula Séptima del Contrato 611 de

2013 “El último pago estará sujeto a la suscripción del acta de liquidación.”, modificado mediante documento “MODIFICACIÓN Y

PRÓRROGA AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 611 DE 2013”, que incluyó los entregables.

En el Informe de Supervisión No. 05, los Supervisores del Contrato 611 de 2013, señalaron en la parte final: “CONCLUSIONES, Los

trabajos aquí certificados se realizaron desde el 28 de Julio hasta el 31 de Octubre de 2014. Se cumplió a cabalidad con las

obligaciones del contrato, las cuales se validaron por parte del JEFE DE OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN –

EDGAR ALEXANDER PRIETO MUÑOZ y el SECRETARIO GENERAL – CHAID FRANCO GÓMEZ para la Fase de Transición.

FASE CONTRACTUAL

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 611 DE 2013

Mediante memorando NURC 3-2015-000253 del 07 de Enero de 2.015, los Supervisores del Contrato 611 de 2013,

solicitaron a la Coordinación del Grupo de Bienes y Servicios la Liquidación del mencionado contrato, para lo cual se

anexaron lo productos Entregables y el Informe Final de la Supervisión del mismo.

ACTA DE LIQUIDACIÓN

Mediante documento suscrito el 08 de enero de 2015, denominado “ACTA DE LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 611 DE 2013”, las partes contratantes SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD y UNIÓN TEMPORAL ABITS-SERTISOFT terminaron por mutuo acuerdo el Contrato 611 de 2013 y,

acorde con las certificaciones emitidas por los Supervisores, el objeto y las obligaciones fueron cumplidas por el contratista y

Financieramente se evidenció el cumplimiento de los pagos.De esta manera se cumplió con lo estipulado en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la ley 1150 de 2011.

FASE POSCONTRACTUAL

1. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, verificada la documentación

que soporta el Contrato No. 611 de 2013, objeto de la presente auditoría, estableció que en la Etapa Precontractual – Licitación

No. 09 de 2013- el proceso se llevó a cabo, cumpliendo a cabalidad con la Ley Contractual, desde el inicio la “ficha BPIN” del

Departamento Nacional de Planeación de acuerdo con los lineamientos del sector salud y que se denomina: “DISEÑO

IMPLANTACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION PARA LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE

SALUD”

2. El Equipo Auditor estableció que se cumplió estrictamente con el CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN, de

acuerdo con las actividades allí señaladas, el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, y con la

debida publicación en el SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA –SECOP- de las actividades que por ley

obligan hacerlo, y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la

ejecución y el pago del contrato.

3. La Oficina de Control Interno estableció que se hicieron dos (2) Adendas, la No. 1 modificó el Cronograma del Proceso en

fecha límite de expedición de adendas; respuestas a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones que no impliquen

adendas; Cierre del plazo de la licitación y Audiencia de Adjudicación, la Adenda No. 2, modificó el numeral 4.4.2 “Equipo

mínimo de trabajo” del Pliego de Condiciones. Estas actividades se cumplieron, conforme se anotó anteriormente, en el

cronograma establecido en el Proceso Licitatorio.

Se precisa que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 y en especial en el Decreto 734

de 2012 y demás normas concordantes, se elaboraron los Estudios Previos, el Pliego de Condiciones, el “Anexo Técnico” del

proceso de selección en la Licitación Pública SNS No. 09 de 2013.

4. El Equipo Auditor estableció que la selección del contratista en el Proceso de Licitación No. 09 de 2013 se adelantó de

acuerdo con lo previsto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 3.1.1 del

Decreto 734 de 2012 acorde con las reglas previstas para la modalidad de Licitación Pública, normas vigentes para la época en

que se celebró dicho proceso.


CONCLUSIONES Y

RECOEMNDACIONES

5 La Oficina de Control Interno estableció, que comprobada la documentación que soporta el Contrato, que en la Etapa

Contractual se inició con la suscripción del Contrato de Prestación de Servicios No. 611 el día 12 de Diciembre de 2.013, tuvo

como soporte las apropiaciones presupuestales respectivas para la vigencia de 2013 y vigencias futuras para 2014 y se

perfeccionó en debida forma y para el inicio de la ejecución del contrato se suscribió el acta de inicio, previa expedición del

registro presupuestal y aprobación de la garantía única por parte de la Superintendencia. (Artículo 41 Ley 80 de 1993, en

concordancia con el Artículo de la 23 Ley 1150 de 2007).

Se precisa igualmente que en el contrato se hicieron dos (2) modificaciones y prórrogas al Contrato de Prestación de Servicios

No. 611 de 2013, los días 31 de Julio y 28 de Agosto de 2.013, sin costo alguno para la Superintendencia Nacional de Salud,

con las cuales se prorrogaron los Plazos 31 de Octubre de 2.014 y además, se modificó el numeral 14 de la Cláusula Segunda,

“Obligaciones Específicas del Contratista”, actuaciones que el Equipo Auditor considera que se cumplieron a cabalidad de

acuerdo con la Ley contractual y lo estipulado en el Contrato 611 de 2013.

6. El Equipo Auditor estableció que, de acuerdo a lo estipulado en la Cláusula Séptima del Contrato, se hicieron los pagos

debidos, previa certificación del cumplimiento a cabalidad de los trabajos o productos validados por parte de los Supervisores

del Contrato, el Jefe Oficina de Tecnologías de la Información y el Secretario General de la Entidad.

7. La Oficina de Control Interno estableció, que mediante documento suscrito el 08 de Enero de 2015, denominado “Acta De

Liquidación Por Mutuo Acuerdo Contrato De Prestación De Servicios No. 611 De 2013”, las partes contratantes

Superintendencia Nacional De Salud y Unión Temporal Abits - Sertisoft terminaron por mutuo acuerdo el Contrato 611 de 2013

y, acorde con las certificaciones emitidas por los Supervisores, el objeto y las obligaciones fueron cumplidas por el contratista.

8. El Equipo Auditor estableció que el proceso de Licitación Pública SNS LP No. 09 de 2013 culminó con la adjudicación del

Contrato de Prestación de Servicios No. 611 de 2013 con la firma UNIÓN TEMPORAL ABITS – SERTISOFT, proceso que se

llevó a cabo de acuerdo con el Estatuto General de Contratación Pública –Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y demás normas

modificatorias y reglamentarias, en concordancia con la Ley 1150 de 2007, Decreto 019 de 2012 y la Ley 1474 de 2011,

observando además los principios rectores de la Contratación Estatal contemplados en los Artículos 24, 25 y 26 de la Ley 80

de 1993 y demás normas reglamentarias y modificatorias.

CONCLUSIONES Y

RECOEMNDACIONES

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, como siempre, de manera respetuosa y comedida, se

permite reiterar las recomendaciones que sobre la herramienta adquirida por la Institución, en el pasado realizara en informe

presentado al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud con el Número de Radicado NURC 3-2014-020462 del

25 de Noviembre de 2.014, que en sus apartes señaló en el acápite de RECOMENDACIONES lo siguiente:

“La Oficina de Control Interno recomienda:

A la Oficina de Tecnologías de la Información en su condición de Supervisor y como líder técnico del software al que se hace

seguimiento con el presente informe, desarrollar actividades, en aras de garantizar el efectivo uso de la herramienta

adquirida, para lo cual es necesario que exista la debida interoperabilidad del sistema de Gestión de Tasa con aplicativos

propios y con entidades externas, a fin que labor que este ejecuta se haga de manera automática.

Que la Oficina de Tecnologías de la Información y Secretaria General continúen trabajando conjuntamente, con el fin de

lograr la suscripción de convenios interadministrativos, que permitan la interoperabilidad del Sistema de Gestión de Tasa con

los aplicativos de otras entidades; lo cual redundará en la mejor calidad de la información, en la oportunidad para la

liquidación del tributo y su correspondiente pago por parte de los vigilados y llevar a cabo en forma exitosa todas y cada una

de las actividades y objetivos generales de la Entidad, no solamente en el proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de la

Tasa, sino en cada proceso definido por la Alta Dirección, manteniendo con diferentes actividades que se tengan a bien

implementar, una efectiva comunicación organizacional.

A todas las áreas involucradas en cada una de las partes que hacen integral de este proceso misional, que sigan trabajando

mancomunadamente en aras de lograr que el proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de Tasa, se implemente con la

herramienta tecnológica adquirida por la Superintendencia Nacional de Salud, fruto de acción de mejora implementada por la

Alta Dirección, en procura del mejoramiento del proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de la Tasa.



La Oficina de Tecnologías de la Información, mediante memorando NURC 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015,

presentó observaciones al informe preliminar de auditoria en los siguientes términos:

“…Con relación al informe preliminar de Auditoria - Proceso Gestión Contractual, en lo que hace referencia al contrato 112 de 2014, me

permito hacer las siguientes observaciones:

3. Con relación al Contrato 611 de 2013 suscrito con la UT Abits – Sertisoft, le informó que dentro de nuestro Plan Anual de Gestión y

objetivos, se tienen previsto adelantar las interoperabilidades que requiere el Sistema de Gestión de Tasa con Supercor y Correo

Certificado, así como se desarrollarán las mejoras al sistema que se han detectado por los usuarios y de manera particular por la

Secretaria General, a través del Dr. Wilroman Vargas. En cuanto a las interoperabilidades con las entidades trabajamos en adelantar

los contactos para encontrar la viabilidad correspondiente. El Sistema se ha venido utilizando en la liquidación de la Tasa de 2014,

desde que se recibió….”

Al respecto el equipo auditor encuentra que las recomendaciones elevadas, se encuentran en proceso de acogimiento dentro

de las competencias de la Oficina de Tecnologías de la Información, en la medida de que tal y como se manifestó, y se ha

evidenciado en otros ejercicios de evaluación al Sistema de Gestión de Tasa en la vigencia de 2014, el aplicativo ha contribuido

en algún grado a desarrollar los procesos de Calculo. Liquidación y Recaudo, y en lo referente a la interoperabilidad que debe

tener este sistema de Información, se tiene previsto en la presente vigencia de 2015, implementar las acciones tecnológicas

idóneas para que exista la debida interoperabilidad entre el aplicativo obtenido como producto de la contratación verificada y

los demás con que cuenta la Superintendencia Nacional de Salud en beneficio de la ejecución de los procesos y

procedimientos misionales de la Entidad.


CONTRATISTA

FECHA

PERFECCIONAMIENTO25 DE ENERO DE 2014

OBJETO

CONTRATAR LA PRODUCCION, MONTAJE, MANTENIMIENTO Y DIVULGACIÓN DE LA

CAMPAÑA PEDAGÓGICA Y EDUCATIVA DE DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS DE

LA SALUD, EN LAS ESTACIONES DEL SISTEMA DE TRANSPORTE MASIVO “METRO” EN LA

CIUDAD DE MEDELLIN, ACORDE CON LA PROPUESTA LA CUAL HACE PARTE INTEGRAL

DEL PRESENTE CONTRATO.

PLAZO TRES (3) MESES

VALORSETECIENTOS CUARENTA Y CUATRO MILLONES, CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL

QUINIENTOS VEINTICINCO ($744.450.525)

SUPERVISIÓNDOLLY SANCHEZ DUARTE – EX JEFE DE OFICINA DE COMUNICACIONES E IMAGEN

INSTITUCIONAL SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.

FASE PRECONTRACTUAL

ESTUDIOS PREVIOS DE CONTRATACIÓN

Se presentaron mediante memorando NURC 3-2013-021673,

definiendo como necesidad, el hecho de que la administración de

la Entidad, definió como eje estratégico de su gestión, la

protección de los usuarios en salud, lo cual es posible mediante

una agresiva estrategia de difusión de los derechos y deberes

que les garantiza el SGSSS, desarrollando actividades

pedagógicas de difusión, a través de medios alternos de

comunicación, de alto impacto y recordación, mediante mensajes

relacionados con: Funciones de IVC, derechos y deberes de los

usuarios, mecanismos para hacer exigibles los derechos,

responsabilidades y competencias de las EAPB, IPS y Entidades

Territoriales.

PROYECTO DE INVERSIÓN

“Implantación y optimización del plan de medios

de comunicación masiva, sobre IVC, sobre

Supersalud, derechos y deberes de los usuarios

del SGSSS y los distintos mecanismo para

hacerlos exigibles

CAUSAL INVOCADA

Se invoco como fundamento para la contratación

directa, el Artículo 80 del Decreto 1510 de 2013.

ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN

DE CONTRATACIÓN

Mediante Acto Administrativo de justificación de

fecha 23 de Enero de 2014, se justifico la

contratación directa, con base en la clausula

invocada por la dependencia solicitante (Art. 80

del Decreto 1510 de 2013, aunado, a hacer

mención de lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007,

Artículo 2, Numeral 4, literal g.

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El contrato se suscribió el día 23 de Enero de 2014, entre el

Secretario General de la Entidad y el Representante legal del

contratista, quien presento póliza de cumplimiento No. 830-47-

994000016910, aprobada mediante acta de fecha 24 de Enero

de 2014 por la entonces coordinadora del Grupo de Contratación

de Bienes y Servicios.

OBJETO CONTRACTUAL

Contratar la producción, montaje, mantenimiento y divulgación de

la campaña pedagógica y educativa de derechos y deberes de

los usuarios de la salud en las estaciones del sistema de

transporte masivo METRO en la ciudad de Medellín, acorde con

la propuesta la cual hace parte integral de este contrato.

FASE CONTRACTUAL

PUBLICACIÓN EN EL

SECOP

El día 24 de Enero de 2014

se realizó la publicación

respectiva dentro del termino

concedido por la Ley.

ACTA DE INICIO

Suscrita el día 24 de Enero

de 2014

CERTIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO

1. De fecha 18 de Marzo de 2014, por valor de Trescientos Setenta y Dos Millones Doscientos

Veinticinco mil Doscientos Sesenta y Dos Pesos.($372.225.262).

OBLIGACIONES Y/O ACTIVIDADES:

Producir, montar, desmontar y mantener en las estaciones del metro las piezas

comunicativas.

Disponer del recurso humano calificado para producir e instalar los productos.

Establecer con el supervisor, el cronograma y las actividades a desarrollar.

Realizar un informe detallado con reporte fotográfico.

Mantener la exposición del material por el termino de (60) días.

Mantener la exposición del material por el termino de (15) días adicionales sin costo

alguno.

Respecto de las anteriores obligaciones, se adelantaron las siguientes acciones : Alquiler

espacio publicitario, Pauta, Activación METRO, activación TRANSMILENIO.

2. De fecha 05 de Mayo de 2014, por valor de Trescientos Setenta y Dos Millones Doscientos

Veinticinco mil Doscientos Sesenta y Dos Pesos.($372.225.262).

OBLIGACIONES Y/O ACTIVIDADES:

Producir, montar, desmontar y mantener en las estaciones del Metro las piezas

comunicativas.

Entregar producidos e instalados los productos solicitados. En los requerimientos mínimos

técnicos.

Disponer del recurso humano calificado para producir e instalar los productos.

Establecer con el supervisor, el cronograma y las actividades a desarrollar.

Realizar la activación de marca, mediante volanteo durante (10) días en TRANSMILENIO

de Bogotá.

Realizar la activación de marca, mediante volanteo durante (8) días en el METRO de

Medellín.

Disponer del personal ofertado en las ciudades de Medellín y Bogotá, para realizar las

activaciones Da partir de la instalación. E marca.

Realizar un informe detallado y reporte fotográfico del material visual montado en las

estaciones y vagones del sistema METRO, y mantenerlos durante (60) días calendario

contados

Como evidencia del

cumplimiento de las

obligaciones se aportó

material fotográfico e informe

de campaña pedagógica y

educativa de derechos y

deberes de los usuarios de la

salud – Supersalud.

FASE POS CONTRACTUAL

SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN

Mediante memorando NURC 3-2015-000008

de fecha 02 de Enero de 2015, la Jefe de la

Oficina Asesora de Comunicaciones

Estratégicas e Imagen Institucional, solicito

se realizara el acta de liquidación del

contrato.

ACTA DE LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO DEL CONTRAO No.

017 DE 2014

El día 15 de Enero de 2015 se liquido por mutuo acuerdo el contrato,

se ordeno liberar la suma de ocho (8) pesos y se declaro a paz y

salvo por todo concepto en el cumplimiento de las obligaciones.

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

1.El equipo auditor de la Oficina de Control Interno puede ahora concluir, que en lo referente a la fase precontractual de este

proceso, la planificación del mismo, consistió en la presentación de estudios previos de contratación, tal y como lo ordena el

artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, los cuales contienen la descripción de la necesidad que se pretendía satisfacer; que

para el caso es la orientación al ciudadano, respecto de los derechos y deberes que le asisten al interior del SGSSS, además

de la definición de cual seria el objeto contractual, el cual se encontró registrado en el Banco de Proyectos de Inversión

Nacional, del Departamento Nacional de Planeación (DNP), se evidenciaron los fundamentos jurídicos que soportan la

contratación, análisis técnico y económico que soportan el valor estimado, la clasificación de los bienes a adquirir y las

características de los mismos, el análisis de riesgos en la contratación y la forma de mitigarlos, plazo, supervisión y lugares

de ejecución.

2.En lo referente al análisis económico de la contratación, en estricto sentido se limitó a describir los productos en número de

cuatro (4), de los cuales uno (1) no tiene cantidad, y se determina como valor total la suma de SETECIENTOS CUARENTA Y

CUATRO MILLONES, CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL QUINIENTOS VEINTICINCO ($744.450.525), valor igual al

contenido en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Sobre el particular, el equipo auditor trae a colación lo

preceptuado por el artículo 20 numeral 4, del Decreto 1510 de 2013, el cual reza:

“El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la

Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos”(…).

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

De otro lado el Consejo de estado ha expuesto.

CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCION TERCERA, SUBSECCION B, Consejero

ponente: DANILO ROJAS BETANCOURTH, Bogotá D.C, veintinueve (29) de febrero de dos mil doce (2012), Radicación número:

66001-23-31-000-1993-03387-01(16371)

“El contrato por un precio alzado, es aquel en el cual por la ejecución del trabajo contratado, el contratista obtiene como remuneración

una suma global fija, en la cual están incluidos los honorarios. En cambio por precios unitarios, es aquel contrato en el cual se pacta el

valor de las diferentes unidades primarias de obra que deben realizarse, tales como el metro cúbico de remoción o movimiento de

tierras, el metro cuadrado de muros, el metro lineal de instalación de tubería, etc., calculando cuánto vale la ejecución de cada una de

éstas y el costo directo total del contrato, será el resultado de multiplicar los precios unitarios por las cantidades de obra ejecutadas y de

sumar todos los ítems necesarios para dicha ejecución”.

Así las cosas y una vez verificados los estudios previos radicados con memorando NURC 3-2013-021673 de fecha 20 de

Diciembre de 2013, en su folio seis (6) titulo “3.1 Análisis Técnico”, no se evidencia la forma como la dependencia solicitante

calculó el valor total del contrato, a pesar de que se habla de haber recibido cotización por el valor contratado la cual no fue

allí aportada, aspecto que motiva a recomendar al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, así como a las

dependencias de la Entidad, que ejecuten proyectos de inversión a través de contratación de bienes o servicios, incorporen

en los estudios previos el modo de calcular el valor de la contratación y las cotizaciones o propuestas allegadas para esos

efectos.

3. En lo atinente a la justificación para contratar los bienes y servicios en forma directa, esta se soportó, con base en que la

empresa contratista contratada “EFECTIMEDIOS S.A” desde el 27 de Diciembre de 2004 hasta el día 20 de Abril de 2014,

llevo a cabo el desarrollo, instalación y comercialización exclusiva de los espacios para publicidad en el sistema METRO con

los contratos CN2004-1471 y CN2009-0088, de lo cual existe certificación emanada del director de negocios del sistema

METRO, a folio (27) de la carpeta contractual.

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

Lo anterior se encuentra conforme a lo dispuesto por en la causal contenida en el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013, el cual

se trae a colación:

“Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes

cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o

de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo

que soporta la contratación”.

4. Que el contrato se perfeccionó, en la medida de que se logró el acuerdo, se firmó, se elevó a escrito, se presentó póliza de

cumplimiento No. 830-47-994000016910 de Aseguradora Solidaria, la cual fue aprobada mediante acta de aprobación de

fecha 24 de Enero de 2014, existió la correspondiente disponibilidad presupuestal, aunado, a que para la autorización de pagos

efectuados, se allegó certificaciones emanadas de la Revisora Fiscal de EFECTIMEDIOS S.A, en la cual afirma que la

empresa contratista realizó los aportes a Fondo de Pensión, EPS, ARP, parafiscales al SENA, ICBF y caja de compensación

familiar.

5. Que en el presente proceso de contratación, se surtieron la publicación de los documentos objetos de esta medida, de

conformidad con lo preceptuado por el Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.

6. Que las obligaciones contractuales se cumplieron a cabalidad y satisfacción, de conformidad con la certificaciones emitidas

por la entonces supervisora del contrato, de fechas 18 de Marzo y 05 de Mayo de 2014.

7. Que el contrato se liquidó, atendiendo la solicitud de liquidación por mutuo acuerdo expuesta mediante memorando NURC

3-2015-000008 de fecha 02 de Enero de 2015 por la supervisión del contrato, liquidación realizada por el Grupo de

Contratación de Bienes y Servicios mediante acta de fecha 15 de Enero de 2015, debiendo precisar, que la misma presentó

mora, en atención a que la dependencia que tenia la supervisión, no había presentado balance del contrato, el cual se hizo

hasta el día 09 de Enero de 2015, mediante memorando NURC 3-2015-000371 en la que se pidió liberar ocho (8) pesos.



El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios mediante memorando NURC 3-2015-008333 de 08 de Mayo de 2015, presentóobservaciones en los siguientes términos:

“ Revisado el expediente del Contrato de Prestación de Servicios No. 17 de 2014 celebrado entre la Superintendencia Nacional deSalud y EFECTIMEDIOS S.A., se observan los Estudios Previos elaborados por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas e ImagenInstitucional donde se estima el valor del contrato en la suma de $744.450.525,00. De la misma manera, se visualiza en el acápite deconsideraciones del respectivo Contrato de Prestación de Servicios afirmación en el sentido que el contratista EFECTIMEDIOS S.A.,presentó propuesta de servicios y tarifas aplicables.

Ahora bien, examinado el expediente contractual, se constató la existencia de la propuesta del contratista, la cual obra en folios 12, 13y 14 de la carpeta contractual, en la cual discriminan los valores unitarios de los servicios.

De conformidad con el Artículo 3° del Decreto No. 1510 de 2013, la oferta hace parte del Proceso de Contratación, según lasdefiniciones que a continuación se citan:

Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o lainvitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por laEntidad Estatal durante el Proceso de Contratación. (Subrayado fuera de texto).

Proceso de Contratación es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde laplaneación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final orecuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

De esta manera, se puede colegir que la Oferta, la cual contiene los valores unitarios del servicio, hace parte integral del contrato.

Por otro lado, debe tenerse en cuenta que la presente contratación, cuya modalidad de selección fue directa por tratarse de unproveedor exclusivo, no implica un análisis del cálculo de los precios unitarios para la estimación del presupuesto, ya que éste estádeterminado por la oferta económica del proveedor exclusivo.

En el presente caso, predicar una presunta “mora” en el trámite de liquidación del Contrato de Prestación de Servicios No. 17 de2014, suscrito entre la Superintendencia Nacional de Salud y EFECTIMEDIOS S.A., desconocería las normas legales dispuestas porel Legislador en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y en el Decreto Ley 19 de 2012, en las cuales consagran que el término paraadelantar la liquidación del contrato es de 30 meses distribuidos de la siguiente manera: 4 meses a partir de la terminación del plazopara realizar la liquidación por mutuo acuerdo; 2 meses adicionales para realizar la liquidación unilateral del contrato; y 2 años para laliquidación consensual, unilateral o judicial del mismo.



En este sentido, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 217 del Decreto – Ley 019 de 2012 y los pronunciamientos sobre el

particular por parte del Consejo de Estado, facultan a las Entidades Estatales a liquidar los contratos celebrados dentro de los plazos

antes indicados y por lo tanto, para efectos del Contrato 017 de 2014, este fue liquidado dentro del término legal establecido y en el

marco de las competencias establecidas en el Estatuto General para la Contratación Pública ”.

Sobre el particular sea lo primero establecer, que efectivamente en la minuta contractual en el acápite de consideraciones en su numeral

13, se afirma que “EFECTIMEDIOS S. A. presentó la propuesta de servicios y tarifas aplicables, aunado, a que a folios 12, 13 y 14 de la

carpeta contractual, se encuentra la oferta en la cual discriminan los valores unitarios de los servicios, encontrando que la misma hace

parte del Proceso de Contratación: lo anterior de conformidad con el Artículo 3° del Decreto No. 1510 de 2013.

En esta forma se desvirtúa la conclusión que sobre el particular se presentó, cumpliendo con el objetivo del traslado realizado, esto es,

efectuar las aclaraciones que sobre el contenido del informe se susciten.

Ahora bien, en lo referente a la afirmación efectuada por el equipo auditor, en lo atinente a que en la liquidación del contrato se presentó

mora, debe aclararse, que la conclusión que se elevó en ese aspecto, no supone una extemporaneidad respecto de los términos

concedidos por la Ley 1150 de 2007 o el Decreto 019 de 2012 para esos efectos, sino el tiempo que transcurrió desde la terminación del

contrato 017 de 2014, esto es, tres meses después de firmada el acta de inicio de fecha 24 de Enero de 2014, es decir, 23 de Abril de

2014, hasta la fecha efectiva de liquidación del contrato el día 15 de Enero de 2015, transcurriendo, poco menos de nueve (9) meses para

ello.

Si bien es cierto los términos de liquidación de los contratos estatales en sus distintas modalidades se encuentran plenamente reguladas

por la Ley, también lo es, que la intención del equipo auditor, era la de poner de presente que el proceso contractual objeto de verificación

en sus fases precontractual, de ejecución y pos contractual se desarrollaron en acato de la normatividad vigente, percibiendo una

oportunidad de mejora al procedimiento de Gestión Contractual institucional en ese punto, motivando al equipo auditor a presentar la

observación en procura de hacerlo aún mas eficiente y efectivo de lo que ya es.

Es pertinente indicar que aspectos de estas naturaleza, ya han venido siendo objeto de mejoramiento por parte del Grupo de Contratación

de Bienes y Servicios, dado que en los acuerdos de voluntades o contratos que se suscriben, se incorpora una cláusula que determina

que el último pago a que haya lugar con ocasión de los servicios prestados, se materializara, una vez se presente el correspondiente

balance del contrato, y se liquide el mismo por acta suscrita entre el ordenador del gasto y el representante del contratista, lo cual posibilita

culminar a cabalidad el proceso de contratación en forma mas eficiente.

En esta forma se aclara el sentido de la afirmación realizada, de la cual se reconoce que eventualmente la forma en que estaba dispuesta,

permitía hacer interpretaciones equívocas como la que se suscitó.


CONTRATISTA

FECHA

PERFECCIONAMIENTO06 DE NOVIEMBRE DE 2014

OBJETO

PRESTAR LOS SERVICIOS PREMIER, ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM (ESP) Y SERVICIOS

CONEXOS PARA LA PLATAFORMA MICOSOFT QUE SOPORTA EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN MISIONAL Y DE INFRAESTRUCTUIRA DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL

DE SALUD, DE ACUERDO CON LA PROPUESTA, LA CUAL HACE PARTE INTEGRAL DEL

PRESENTE CONTRATO.

PLAZO DE 07 DE NOVIEMBRE A 31 DE DICIEMBRE DE 2014

VALOR MIL CUARENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($1.048.000.000)

SUPERVISIONEDGAR PRIETO - EX JEFE DE OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN


FASE PRECONTRACTUAL

DESCRIPCION DE LA NECESIDAD A SATISFACER

Los estudios previos de contratación, presentados mediante memorando NURC 3-2014-017621 DE 6 DE Octubre de 2014,

enuncian el hecho de que en el Decreto 2462 de 2013, se estableció que la Oficina de Tecnologías de la información debe

asesorar al Despacho del Superintendente Nacional de Salud en la definición de políticas, planes, programas y procedimientos

relacionados con el uso de tecnologías de la información que contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia de las

diferentes dependencias de la Entidad, aunado, a señalar las funciones contenidas en el artículo 11 del Decreto en mención,

numerales 8, 11, 14, 15 y 20.

Se señalo, “que la Superintendencia cuenta con una plataforma base Microsoft (sistemas operativos de PC – Windows 7,

Windows 8.1, Windows Mobile, servidores, Server 2008 – 2010 Data Center, sistema ofimático Office 2010 – 2013, sistema

colaborativo, Share Point 2010 – 2013, Correo Electrónico 365 Project 2010 – 2013 y otras herramientas desde hace varios años

y que recientemente, mediante el contrato No. 098 de 2014, adquirió plataforma adicional de Microsoft para modernizar y

mejorar las capacidades operativas de la misma, a través de las siguientes licencias.

FASE PRECONTRACTUAL

ITEMTIPO

LICENCIAPRODUCTO DETALLE DEL NOMBRE DEL PRODUCTO CANT

Software Assurance/Activa

ción

Servicios/características

1 OPENOff365PlanE4Open ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd

Microsoft® Office 365 Plan E4 Open Shared Monthly Subscriptions-Volume License Government OPEN 1 License No Level Qualified Annual

850Un año a partir de

la activación

- Correo electrónico- Mensajería Instantánea- Conferencias Web- Herramientas Ofimáticas- Portales Internos y

Colaboración

2 OPENSharePointSvr LicSAPk OLP NL Gov

Microsoft® SharePoint Server License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level

4Perpetua con SA

de dos Años- Portales Internos y

Colaboración

3 OPENCISDataCtr LicSAPk OLP NL Gov 2Proc Qlfd

Microsoft® Core Infrastructure Svr Ste Datactr License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level 2 PROC Qualified

6Perpetua con SA

de dos Años

- Licencia por servidor- Almacenamiento

4 OPENCISStd LicSAPk OLP NL Gov 2Proc Qlfd

Microsoft® Core Infrastructure Svr Ste Std License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level 2 PROC Qualified

12Perpetua con SA

de dos Años

- Licencia por servidor- Almacenamiento

5 OPENSQLSvrEntCore LicSAPk OLP 2Lic NL Gov CoreLic Qlfd

Microsoft® SQL Svr Enterprise Core License/Software Assurance Pack Government OPEN 2 Licenses No Level Core License Qualified

4Perpetua con SA

de dos Años

- Licencia por servidor- Almacenamiento y

procesamiento de datos

6 OPENVisioPro LicSAPk OLP NL Gov

Microsoft® Visio® Professional License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level

2Perpetua con SA

de dos Años

- Licencia por usuario- Herramientas de

diagramación de flujos de trabajo

7 OPENVSUltwMSDN LicSAPk OLP NL Gov Qlfd

Microsoft® Visual Studio Ultimate w/MSDN License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level Qualified

2Perpetua con SA

de dos Años- Herramientas de

desarrollo

8 OPENProjOnlnwProjProO365Opn ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd

Microsoft® Proj Online w Proj Pro O365 Open Shared Monthly Subscriptions-Volume License Government OPEN 1 License No Level Qualified Annual

10Un año a partir de

la activación- Herramienta de gestión

de proyectos

FASE PRECONTRACTUAL

Se afirmó:

Que entre las herramientas adquiridas, se encuentra el repositorio de documentos Share Point, en donde se pretende modernizar el

portal institucional de la Superintendencia Nacional de Salud.

La tecnología implementada ofrece posibilidades de manejo eficiente de los recursos, unificación y estandarización de la capacidad

del recurso humano técnico para resolver problemas y la integración de los recursos disponibles en las diferentes dependencias.

Las herramientas adquiridas ofrecen múltiples capacidades y funcionalidades para apoyar y brindar soluciones a las necesidades

institucionales.

En general la infraestructura de la Superintendencia tanto misional como de apoyo, esta construida con base en la plataforma de

Microsoft, lo cual lleva a una estandarización y estabilización en una sola plataforma y la no dependencia de mezclas entre estas.

Que dadas la constante actualización tecnológica, cada vez existe una mayor complejidad en las herramientas de desarrollo, de

sistemas operativos, y de aplicaciones adquiridas por la Superintendencia bajo la plataforma Microsoft.

Una falla en los sistemas puede limitar la capacidad de la Superintendencia en la ejecución de las tareas y afectar el cumplimiento de

la misión institucional.

Se Indicó, que la Entidad necesitaba contar con el acompañamiento de expertos en esta tecnología proveniente de Microsoft como

fabricante de las licencias con que cuenta la Institución, que brinden soporte y respaldo necesarios para dar continuidad a la operación,

agilidad en la resolución de incidentes y problemas, así como la transferencia de conocimiento y actualización en esta tecnología para

aplicar el desarrollo de los proyectos de la Superintendencia y en el soporte a los usuarios, no limitándose a realizar una atención

básica, sino que ofrezca un portafolio amplio de opciones y servicios, permitiendo la mejor utilización de los recursos disponibles en la

Entidad y ponga del mismos las mejores prácticas para el aprovechamiento de la plataforma.

Además se requiere, continuar con la estabilización de la Infraestructura, lo que implica incremento de servicios como:

1. Servicio proactivo de prevención de incidentes. 2. Servicio reactivo de escalamiento de Incidentes.

3. Asistencia permanente por recursos especializados 4. Coordinación de recursos, reportes de uso.

La necesidad antes planteada puede ser satisfecha mediante el servicio de Soporte Premier que presta Microsoft Corporation, a través

del cual se puede definir un plan de soporte ajustado a la infraestructura actual de la Superintendencia, generando entre otros

beneficios, la entrega de soluciones de forma mas ágil, reducción de las contingencias y realización de una mejor administración

de los incidentes en referencia al tiempo dedicado a trabajar en ellos, enfocándose a optimizar la administración del escalamiento

interno, proporcionando un esquema de transferencia tecnológica y soporte a los proyectos en fase de implementación y futuros.

FASE PRECONTRACTUAL

Dentro de las herramientas y estrategias que permitirán una mayor reacción frente a incidentes que se puedan presentar, se encuentra laconfiguración de los sistemas, para anticipar una interrupción en el servicio y captura de la información correcta de manera oportuna, aumentandolas probabilidades de realizar un diagnóstico de manera precisa y rápida, y la restauración del servicio afectado en el menor tiempo posible.

En este sentido, los servicios del Soporte Premier de Microsoft permiten actuar proactivamente, buscando prevenir y evitar los problemas,difundir conocimiento actualizado sobre la plataforma Microsoft al equipo técnico de la Superintendencia, brindar apoyo al desarrollo eimplementación de los proyectos así como el soporte para la administración y operación de los sistemas.

Finalmente, la Superintendencia Nacional de Salud requiere como servicios conexos de soporte premier sobre la plataforma Microsoft, laimplementación de SharePoint 2013 en su infraestructura garantizando alta disponibilidad, acceso desde internet y acceso desde la intranet con el finde publicar en esta granja de servidores su sitio web, la intranet corporativa y utilizar esta herramienta como su gestor documental para laadministración de documentos misionales de la entidad.

La satisfacción de dicha necesidad se enmarca en el programa denominado “Enterprise Strategy Program”, cuyos servicios se enfocan en ayudar a losclientes corporativos de Microsoft a maximizar los beneficios empresariales que obtienen al usar los productos y tecnologías Microsoft.

CAUSAL INVOCADA

Se invocó como fundamento para la contratación directa,

el literal g, numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y

artículo 80 del Decreto 1510 de 2013, por demás

precisando que:

Por su parte, el 28 de noviembre de 2011 MICROSOFTCORPORATION celebró Contrato de Agencia Comercial conBRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC el cual se encuentraregistrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, donde laprimera nombró como agente de promoción y venta de losServicios Premier en el territorio colombiano a la segunda, y asímismo en dicho negocio jurídico quedó pactado que aquella nopuede nombrar a otro agente para la oferta y/o venta de losServicios Premier en Colombia.

JUSTIFICACIÓN DE LA CAUSAL INVOCADA Y LA

MODALIDAD DE SELECCIÓN ESCOGIDA

Las sociedades extranjeras para establecer negocios de carácterpermanente en Colombia deben organizar sucursales, entendidasestas por remisión del artículo 497 del Código de Comercio, como losestablecimientos de comercio establecidas por aquellas en elterritorio colombiano, con el fin de tener frente a la misma uno ovarios mandatarios, a los que se equipara en la extensión de susobligaciones y en la medida de sus responsabilidades a losrepresentantes legales de las sociedades constituidas en el país.

En virtud de lo anterior, según consta en Certificado de Existencia yRepresentación Legal de BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC,mediante Escritura Pública No. 1246 del 14 de mayo de 1993,otorgada en la Notaría 16 de Bogotá y aclarada mediante EscrituraPública No. 1412 del 31 de mayo siguiente, se constituyó comosucursal de MICROSOFT CORPORATION en Colombia.

FASE PRECONTRACTUAL

Por otra parte, ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM (ESP) es una oferta única y diferente que únicamente MICROSOFT CORPORATION o sus afiliadaspueden suministrar y cumplir como una oferta integrada y completa, la cual incluye todos los componentes que integran la propuesta presentada porel fabricante.

En Colombia, BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, es la única afiliada autorizada de MICROSOFT CORPORATION, y por lo tanto se encuentra en una posición única para proveer el Programa ENTERPISE STRATEGY. Mientras terceros proveedores pueden ofrecer y cumplir ciertos componentes individuales del ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM, existen componentes únicos que solo MICROSOFT CORPORATION o sus afiliadas pueden ofrecer, con base en el acceso especial al código fuente, la hoja de ruta de productos, el know how y otra información confidencial y de propiedad exclusiva que únicamente se encuentra disponible para los empleados de Microsoft, incluyendo pero no limitado a lo siguiente:

Equipos de desarrollo e investigación de Microsoft. Código fuente y diseños de software para productos actuales y futuros Rutas de tecnología (que asignan objetivos empresariales para soluciones de tecnología) para productos relacionados Referencias de arquitectura de IT para dominios e industrias particulares basados en producto Microsoft.

Para el efecto, corroborar lo anterior MICROSOFT CORPORATION emitió documento certificado debidamente suscrito, notariado y apostillado, el cual hace parte del presente de los estudios previos de contratación.

En ese orden de ideas, resulta claro que será procedente la causal de contratación directa por la no existencia de pluralidad de oferentes del bien o servicio a contratar, siempre y cuando esta sea demostrada por la Entidad, entendiéndose que esta condición se presume en los eventos que la ley expresamente previó, como lo son, cuando el eventual contratista cuente con derechos de autor o de propiedad industrial sobre el bien o servicio o sea proveedor exclusivo del mismo.

ESTUDIO DEL SECTOR

Se señalo que de conformidad con lo señalado en el presente Estudio Previo, la empresa BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC

es la única en Colombia que puede ofrecer el servicio de Soporte técnico de Microsoft Premier, Enterprise Strategy Program y servicios

conexos, y en consecuencia satisfacer la necesidad del Superintendencia Nacional de Salud. La empresa BRANCH OF MICROSOFT

COLOMBIA INC al contar con un Contrato de Agencia Comercial vigente con la Compañía MICROSOFT CORPORATION, de

conformidad con el cual esta última no podrá en ningún momento mientras se encuentre vigente el contrato, nombrar a otro agente

para la oferta y/o venta de los SERVICIOS PREMIER Y ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM en el Territorio, permite concluir que no

existe actualmente en el mercado empresa alguna que legalmente pueda prestar el servicio de soporte premier requerido por esta

Entidad.

FASE PRECONTRACTUAL

Adicionalmente se indicó, que diferentes entidades Estatales que cuentan con plataforma Microsoft, han suscrito contratos con la

empresa Branch of Microsoft Colombia Inc, con objetos similares, y bajo la misma modalidad de selección pretendida. Tres casos

concretos son el Contrato No. 369 de 2012 suscrito por el Departamento Nacional de Planeación -DNP- por un valor total de $

280.615.126, mediante el cual se adquirieron 730 horas de soporte técnico premier Microsoft; el Contrato de Prestación de

Servicios Código No. 3.215-2012 suscrito por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por un valor de $ 849.859.790, mediante el

cual se adquirieron 2.400 horas de soporte técnico premier Microsoft y finalmente, el Contrato de Prestación de Servicios No. 862 de

2014 suscrito por la Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas, con lo cual se contrataron

hasta 2.353 horas de soporte premier Microsoft y como servicio conexo la implementación de la actualización tecnológica de la solución

SIPAS.

Sobre el particular, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, evidenció en la carpeta 1 de 3, folios 41 a 63,

contrato de Agencia Comercial de la Cámara de Comercio de Bogotá, suscrito entre MICROSOFT CORPORATION

actuando en calidad de COMPAÑÍA, Y BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC actuando en calidad de

AGENTE, donde la compañía, nombra al agente, como agente de promoción y venta de lo servicios premier en el

territorio, y el agente acepta dicho nombramiento.

El contrato en mención, se encuentra firmado en su versión original (idioma inglés) y no en la versión traducida de la

cual se cuenta con copia en la carpeta contractual, y ante la ilegibilidad de la fecha en la copia allí incorporada,

PRESUNTAMENTE, se suscribió el día 9 de Diciembre de 2011 y por el término de cinco (5) años mas.

Aunado a lo anterior, en igual forma se evidenció, a folio (6) de la carpeta contractual, página 9 de 18 de los

estudios previos de contratación, la mención de que NO existen antecedentes en la Superintendencia Nacional de

Salud, de que haya efectuado contratos de este tipo o similares.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Se hizo mención de que la Superintendencia Nacional de Salud, para sufragar los gastos que ocasione la

contratación, contó con Disponibilidad Presupuestal No. 43014 de fecha 29 de Octubre de 2014, expedida por la

Coordinadora del Grupo de Administración Financiera de la Secretaria General de la Entidad para esa vigencia

fiscal.

FASE PRECONTRACTUAL

ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACION DE LA CONTRATACION DIRECTA

Mediante Acto Administrativo de justificación de contratación directa de fecha 06 de Noviembre de 2014, se justifico la contratación

directa, con base en que la firma MICROSOFT CORPORATION, celebro contrato de Agencia comercial con BRANCH OF MICROSOFT

COLOMBIA INC, registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, donde la primera nombro como agente de promoción y venta de los

servicios premier en el territorio colombiano a la segunda.

Que de conformidad con el artículo 497 del Código de Comercio, BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, mediante escritura

pública No. 1246 del 14 de Mayo de 1993, otorgada en la Notaria 16 de Bogotá, aclarada mediante escritura pública No. 1412 del 31 de

Mayo siguiente, se constituyo como sucursal de MICROSOFT en Colombia.

Finalmente concluye, que no existe pluralidad de oferentes , teniendo en cuenta que BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC,

es el proveedor exclusivo del servicio Enterprise Strategy Program – ESP, y Premier de Microsoft al ser sucursal en Colombia

de MICROSOFT CORPORATION y por contar con contrato de Agencia comercial donde se pacto exclusividad para la oferta y/o

venta de dichos productos en el país.

La causal invocada, es la contenida en el literal g, numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 80 del Decreto 1510

de 2013. De otro lado se indicó la dirección de la Entidad y el link en donde se podría consultar los estudios previos de

contratación y demás documentos de la contratación.

FASE CONTRACTUAL

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El contrato se suscribió el día 06 de Noviembre de

2014, con acta de inicio del día 07 de Noviembre del

mismo mes (día siguiente), previa presentación de

póliza de cumplimiento número 17081 de 07 de

Noviembre de 2014 de Cardinal Seguros, aprobada

mediante acta de fecha 07 de Noviembre de 2014.

OBJETO CONTRACTUAL

Prestar los servicios Premier Enterprise Strategy Program

(ESP) y servicios conexos para la plataforma Microsoft que

soporta el sistema de información misional y de

Infraestructura de la Superintendencia Nacional de Salud,

de acuerdo con la propuesta la cual hace parte integral del

presente contrato.

FASE CONTRACTUAL

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA: 1. Realizar la gestión del Servicio de Soporte, Servicios Proactivos – (Consultas,

Talleres), Servicio de Herramienta de información y soporte en línea, el Servicio de Respuesta a Problemas para la Plataforma Microsoft

y los Servicios Conexos establecidos, de conformidad con los términos de la propuesta del Contratista y el Anexo No. 1 “Especificaciones

Técnicas Servicios Conexos” del presente contrato. 2. Prestar el Servicio de Soporte Premier de Microsoft por doce (12) meses y hasta

436 horas, de la siguiente forma:

NOTA: Las horas correspondientes a servicios de soporte podrán ser reemplazadas por horas de servicio proactivo, de acuerdo con las

necesidades del servicio y previa solicitud del supervisor del contrato.

SERVICIOS DE SOPORTE PREMIER

Servicios que podrán ser utilizados para soportar la plataforma Microsoft , entre ellos, Office 365, Azure, SharePoint, SQL.

Herramientas de Información y de Soporte en Línea:

o Cuatro cuentas para acceder a Premier en línea

o Boletines de seguridad, tips tecnológicos, noticias sobre nuevos productos, boletines sobre actualizaciones, etc.

4 cuentas

Gestión del servicio de Soporte, que contenga cualquier combinación de una o varias de las siguientes actividades hasta por el límite de horas:

o Administración de Recursos y Planeación de uso del Servicio.

o Perfilación de la Cuenta y Reportes de Avance.

o Administración de la escalación de problemas.

o Generación de reportes de utilización

131 hrs

Servicios Proactivos (Consultas y Talleres), que contenga cualquier combinación de una o varias de las siguientes actividades hasta por el límite de horas:

o Talleres de transferencia de conocimientos.

o Risk Assessment Program (RAP).

o Consultas específicas, servicios preventivos, y revisiones de soportabilidad adicionales, teniendo en consideración que se trataría de un análisis

de configuración o implementación de un producto Microsoft. Este servicio debe estar dirigido específicamente a tratar temas de soporte,

utilización y operación.

o 200 Horas de soporte sobre plataforma PORTAL SUPERSALUD - Share Point

240 hrs

Servicios de Respuesta a problemas, que contenga cualquier combinación de una o varias de las siguientes actividades Hasta por el límite de horas

establecido:

o Horas de soporte a problemas USA.

o Esquema de manejo de situaciones críticas CritSit.

o Apoyo de Incidentes en Sitio (Rapid Onsite Support Services) ROSS.

65 hrs

TOTAL DE HORAS SOPORTE PREMIER: Hasta

436 hrs

FASE PRECONTRACTUAL

3. Prestar los servicios Enterprise Strategy Program-ESP y conexos consistentes en la implementación de SharePoint 2013 en la

infraestructura tecnológica de la Superintendencia Nacional de Salud, dentro del plazo contractual y hasta por 2.660 horas, de

conformidad con el Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas servicios Enterprise Strategy Program-ESP y Conexos” del presente contrato.

4. Designar un Gerente Técnico de Cuenta o TAM para que administre las actividades, tareas y responsabilidades del equipo de soporte

de Microsoft. El Gerente Técnico de Cuenta o TAM coordinará con el supervisor del contrato las actividades de servicios y soporte a

realizar. 5. Prestar el servicio técnico telefónico las 24 horas del día y los 7 días de la semana sobre los productos Microsoft salvo los que

figuran en la lista de obsolescencia de Microsoft. Los productos soportados se pueden encontrar en el siguiente sitio web:

http://support2.microsoft.com/gp/lifeobsoleteproducts. 6. Proveer, en consonancia con los Servicios Proactivos (Consultas y Talleres)

descritos en el numeral 2) de la presente cláusula, un (1) ingeniero que trabaje directamente en sus instalaciones hasta 200 horas

apoyando las labores de la Oficina de Tecnologías de la Información para la administración y solución de problemas en las plataformas de

Microsoft. 7. Prestar, a través del servicio de soporte, las horas de servicios de prevención de problemas definidos con el Gerente Técnico

de Cuenta o TAM y ejecutados por expertos certificados por Microsoft en servicios preventivos. 8. Realizar una revisión mensual del

número de horas de soporte utilizadas a fin de optimizar el uso de dicho recurso, a solicitud del supervisor del contrato o el Gerente

Técnico de Cuenta - TAM. 9. Documentar todo incidente reportado como un “Pedido de Servicio” e informar al Supervisor del contrato para

propósitos de seguimiento del contrato. 10. Documentar cada incidente y su solución en un pedido de servicio y comunicar al supervisor

del contrato el estado del incidente y los planes para controlar las acciones, a través del Gerente Técnico de Cuenta o TAM. 11. Evaluar

en coordinación con el supervisor del contrato, los incidentes para decidir la escalación dentro de Microsoft. 12. Decidir en coordinación

con el supervisor del contrato, la necesidad o no de enviar ingenieros de soporte al sitio. 13. Coordinar con el supervisor del contrato el

plan de entrega de servicios preventivos para su respectivo seguimiento. 14. Entregar la totalidad de los servicios a la SUPERSALUD

según las especificaciones técnicas y dentro del plazo de ejecución contractual. 15. Garantizar el equipo mínimo de trabajo contemplado

en el Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas Servicios Enterprise Strategy Program-ESP y Conexos” del presente contrato, para lo cual

debe contar con ingenieros especializados con conocimientos en plataformas Microsoft, Redes y comunicaciones. 16. Entregar los

soportes del servicio prestado en los formatos definidos por SUPERINTENDENCIA. 17. Realizar las pruebas unitarias e integrales, así

como el acompañamiento en pruebas de aceptación por parte del usuario sobre cada uno de los artefactos implementados sobre la

plataforma del portal institucional con horas de soporte premier. 18. Efectuar el despliegue, estabilización y puesta en plataforma de

pruebas de usuario final y producción, de cada uno de los componentes de la solución. 19. Garantizar la idoneidad y experiencia del

personal que prestará los servicios objeto del Contrato. 20. Informar oportunamente al supervisor del contrato sobre las imposibilidades o

dificultades que se presenten en la ejecución del mismo y ofrecer alternativas para garantizar la buena ejecución del contrato. 21. Atender

los requerimientos del supervisor del contrato en el plazo que para tal efecto se defina. 22. Mantener vigente durante la ejecución del

contrato los precios ofertados en la propuesta. 23. Las demás que sean necesarias para dar cumplimiento al objeto contractual y que se

hayan indicado en la propuesta presentada por el contratista.

http://support2.microsoft.com/gp/lifeobsoleteproducts

FASE CONTRACTUAL

CERTIFICACIONES DE EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES

Primera Certificación:

El día 01 de Diciembre de 2014, el supervisor del contrato, emitió certificación (fl 105) de la carpeta contractual, en donde manifiesta que

BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, cumplió a cabalidad las obligaciones acordadas para el periodo, exponiendo el objeto

contractual en el documento, y afirmando que el contratista acredito el pago de los aportes al (SGSSI) de los últimos seis (6) meses. Lo

anterior para efectos de realizar pago por valor de CIENTO SESENTA Y NUEVE MILLONES CIENTO SESENTA Y SEIS MIL

DOSCIENTOS VEINTISEIS PESOS ($169.166.226.00), incluido IVA.

Se presentó por parte del contratista la factura de venta No. P0006782, por el valor antes señalado.

De otro lado se presento informe de actividades suscrito por el supervisor del contrato (Edgar Alexander Prieto Muñoz), como avance de

la ejecución del contrato en porcentaje del 33% y se presenta como informe uno (1) de tres (3) a presentar (fls 107 a 110 de la carpeta

contractual); del cual ahora el equipo auditor de la Oficina de Control Interno da muestra.

Se presentaron las obligaciones contractuales y las acciones ejecutadas por el contratista, así:

FASE CONTRACTUAL

FASE CONTRACTUAL

De lo anterior se puede colegir, que en concreto las acciones realizadas por el contratista entre el periodo comprendido entre 07 de

Noviembre y Diciembre 01 de 2014, fueron:

Disponer del equipo mínimo de trabajo no ofertado.

Actividades requeridas en anexo técnico No. 1, recibidos a satisfacción se manifiesta, “Productos del Soporte Premier”. los cuales

son:

1. Cuatro (4) cuentas para acceder a Premier en línea.

2. Gerente técnico de cuenta TAM para que administre las actividades, tareas y responsabilidades del equipo.de soporte Microsoft. El

gerente Técnico de cuenta o TAM coordinara con el supervisor del contrato las actividades de servicios y soporte a realizar.

Por demás se evidenció, que de folios 112 a 200 de la carpeta contractual, se encuentra documento emanado de la firma Microsoft,

denominado “Plan de Entrega de servicios, del cual reposa en la carpeta contractual una (1) copia.

FASE CONTRACTUAL

Segunda Certificación:

El día 03 de Diciembre de 2014, el supervisor del contrato, emitió certificación (fl 202) de la carpeta contractual, en donde manifiesta

que BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, cumplió a cabalidad las obligaciones acordadas para el periodo, exponiendo el objeto

contractual en el documento, y afirmando que el contratista acredito el pago de los aportes al (SGSSI) de los últimos seis (6) meses de

la vigencia de 2014. Lo anterior para efectos de realizar pago por valor de CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE MILLONES

CUATROCIENTOS DIECISÉIS MIL OCHOCIENTOS OCHENTA Y SIETE PESOS ($439.416.887.00), incluido IVA.

Se presentó por parte del contratista la factura de venta No. P0006784, por el valor antes señalado.

De otro lado se presento informe de actividades suscrito por el supervisor del contrato (Edgar Alexander Prieto Muñoz), como avance de

la ejecución del contrato en porcentaje del 66% y se presenta como informe dos (2) de tres (3) contenido en (fls 204 a 207 de la carpeta

contractual); del cual ahora el equipo auditor de la Oficina de Control Interno da muestra.

Se presentaron las obligaciones contractuales y las acciones ejecutadas por el contratista, así:

FASE CONTRACTUAL

FASE CONTRACTUAL

De lo anterior se puede colegir, que en concreto las acciones realizadas por el contratista entre el periodo comprendido entre 01 de

Diciembre a 03 de Diciembre de 2014, fueron:

Disponer del equipo mínimo de trabajo no ofertado.

Actividades requeridas en anexo técnico No. 1, recibidos a satisfacción se manifiesta, “Productos servicios Enterprise Strategy

Program – ESP y conexos”. los cuales son:

1. Entrega de diseño detallado de la solución de Share Point 2013.

2. Plan de proyecto.

3. Organización del proyecto

4. Elaboración de la visión y alcance del proyecto

5. Diseño detallado del Share Point.).

.

FASE CONTRACTUAL

5.1 Metodología Microsoft, debiendo señalar, que se encontraba consignado como producto “Diseñado detallado de la arquitectura” el cual

se repiso y se escribió a mano el producto ya señalado (ver fotografía).

5.2 Informe de gestión, debiendo señalar, que se encontraba consignado como producto “Diseño detallado funcional y Gráfico” el cual se

repiso y se escribió a mano el producto ya señalado (ver fotografía).

Por demás se pudo evidenciar, que de folios 210 a 401, se encuentra documento denominado “Diseño detallado – Arquitectura técnica

Share Point 2013, como producto anexo.

SOLICITUD DE PRÓRROGA (CONTRATISTA)

Mediante comunicación con radicado NURC 1-2014-130516 de 30 de Diciembre de 2014, la firma contratista expone una serie

de antecedentes técnicos derivados de anteriores contrataciones en que la Superintendencia Nacional de Salud, adquirió

mediante contrato 098 de 2014, plataforma adicional de Microsoft para modernizar y mejorar las capacidades operativas de la

misma, a través de una serie de licencias, aunado, a la suscripción de otro contrato que ahora nos ocupa (112 de 2014), con el

cual se garantiza la correcta instalación, configuración y en caso de fallas, el servicio de soporte por parte del fabricante.

Adicionalmente se afirma, se adquirió el (ESP) Enterprise Strategy Program, y para definir su adecuada configuración se

realizó u diagnostico, que arrojó como resultado, la entrega de tres (3) diseños a la Superintendencia (Adecuado, ideal y

mínimo).

Entre otras situaciones, se planteo la relativa a contenidos del Decreto 2573 de 12 de Diciembre de 2014, el Ministerio de

Tecnologías de la Información y Comunicaciones, actualiza el Manual de Gobierno en Línea (GEL), con lo que las entidades

deben ajustar los requerimientos allí exigidos, a la nueva versión en lo que tiene que ver con portales públicos, motivo por el

cual el diseño, funcionalidades y seguridad del denominado Share Point, deben ser revisados y ajustados.

Por lo anterior las partes consideraron la posibilidad de realizar una prórroga al contrato hasta el día 30 de Junio de 2015, e

implementar actividades complementarias que garanticen la migración y la puesta en marcha del nuevo portal de la

Superintendencia y de su INTRANET., y seguidamente se enuncian, las actividades a realizar para cumplir con esos

cometidos.

FASE CONTRACTUAL

SOLICITUD DE PRÓRROGA (SUPERVISIÓN)

Con ocasión que se hiciera al señor Manuel Guillermo Acero como Jefe de la Oficina de Tecnologías de la

Información (E), el asumió la supervisión del contrato, y mediante memorando NURC 3-2014-023036 de fecha 30 de

Diciembre de 2014, solicita la prorroga del contrato por seis (6) meses, previa las siguientes consideraciones:

Señalo, objeto contractual, valor, pagos realizados, y ejecución del contrato, donde de este ultimo acápite,

precisa:

1. SERVICIOS SOPORTE PREMIER: NO se han utilizado ninguna de las horas pactadas para este servicio.

2. SERVICIOS CONEXOS: Indica en cada una de las fases de estos servicios su estado, clasificándolas como

cumplidas o en curso e indicación del personal desplegado por Microsoft, suministrara estos servicios.

3. SOLICITUD DE PRORROGA: Trae a colación la solicitud planteada por el contratista, retomando los

antecedentes de la misma, incluyendo lo relativo a la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y

concluyendo que considera apropiado prorrogar el contrato, y señala que dado que la página web (página

maestras y páginas Layouts), deben ser construidas, instaladas y puestas en producción con lo lineamientos de

Gobierno en Línea se requiere la prórroga.

PRÓRROGA CONTRATO No. 112 DE 2014

El día 31 de Diciembre de 2014, se suscribió prórroga al contrato suscrita entre el funcionario que para esa fecha,

fungía como Secretario General (E) por la Superintendencia Nacional de Salud. y por el apoderado de BRANCH

MICROSOFT COLOMBIA, previo otorgamiento de poder para esos y otros efectos jurídicos, desde el día 01 de

Enero hasta el 30 de Junio de 2015, haciendo precisión de que las disposiciones del contrato principal y la propuesta

presentada, serian aplicables por todo el tiempo de la prestación de los servicios Premier, Enterprise Estrategy

Program – ESP, y servicios conexos, indicación de que la misma no genera costos para las partes, y que el

supervisor en conjunto con contratista implementaran las actividades complementarias y se ampliaría la garantía la

cual se presentó y aprobó el día 31 de Diciembre de 2014.

FASE CONTRACTUAL

Otras Situaciones.

DOCUMENTO

PRESENTADO POR

JEFE OFICINA

ASESORA DE

COMUNICACIONES

ESTRATEGICAS E

IMAGEN

INSTITUCIONAL

Esta funcionaria dirige al Jefe de Tecnología de la Información (E), escrito sin firma en el

que le manifiesta tener preocupaciones y necesidades frente al contrato, dadas las

continuas PRESUNTAS irregularidades acontecidas., los cuales se resumen:

1. Que para el levantamiento de los pliegos de esta contratación, no haya tenido en cuenta

los requerimientos de las Oficinas de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Estratégicas e Imagen Institucional, los cuales fueron levantados conjuntamente, señala,

hace mas de un (1) año, y que al no tenerse en cuenta, varios de estas funcionalidades

y expectativas que se pensaba suplir ya no podrán llevarse a cabo, y describe esas

funcionalidades.

2. El proceso precontractual no se socializó con la web master del portal web,

desconociendo los aportes, observaciones y alertas que pudieren advertirse para mitigar

errores, que pudieran presentarse y de los cuales, afirmó, ahora son testigos.

3. Señalar que se incrementaron de manera tan sustancial el valor del contrato, así como

el alcance de los recursos en el mismo, toda vez que el proceso de contratación anterior,

que no se adjudicó, que contemplaba varias de las necesidades de la Entidad, era

significativamente inferior.

4. Que la Oficina de Comunicaciones, no contó con acompañamiento técnico en las

reuniones ( (3a) a la (10a).)

5. Advierte que la ejecución del contrato, no puede llegar a cumplir las expectativas de la

Entidad, pues el contratista dejo claro que su proceso contractual, se limita a realizar un

proceso de migración de información de una (1) plataforma a otra, mas no el

cumplimiento de las necesidades de las áreas, dejando la sensación de que la Entidad

quedará con el mismo alcance de la página actual.

El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, considera pertinente traer a referencia documentos presentados por funcionarios de la

Entidad, involucrados directa o indirectamente en la contratación que ahora nos ocupa, posibilitando obtener conclusiones sobre el

particular.

FASE CONTRACTUAL

6. Preocupación de que algunas implicaciones del desarrollo del portal web, son manejadas con eufemismos por parte del

proveedor para no llevarse a cabo, y cita, que el contratista no levantara el diseño de las paginas web especificas de las

áreas, pero que la plataforma permitirá hacer los ajustes que considere al Entidad, lo cual en su posición supone, conforme a

la envergadura del contrato y el prestigio del contratista, que la Entidad no requería adelantar nuevas acciones para suplir

esas necesidades.

7. Que es un riesgo que las plantillas de migración sean levantadas por la Superintendencia, desconociendo que en el pasado

esta función ha sido ejecutada por el contratista, sino que puede llevar a que las mismas no se diligencien con idoneidad,

aunado, a que implica para la Entidad desgaste de Talento y Gestión Humana por parte de la Entidad, considerando eso

debería ser el contratista disponer del personal como parte del proceso.

8. Que las solicitudes de requerimientos funcionales con los que se cuenta en el portal, como bloqueo de información para no

ser vistas por usuarios o asignación de seguridad, se consideran por el contratista como requerimiento nuevo, que debe

evaluarse por no hacer parte del contrato, cuando eso es una funcionalidad básica del portal actual de la SNS.

9. Que la ejecución del contrato ha implicado desgaste de Talento Humano de la Superintendencia, que afectan el adecuado

seguimiento del cronograma; en concreto se acordó que el contratista generaría una matrices de migración de contenidos que

demandaron tres (3) semanas de trabajo; sin embargo, semanas después afirmaron que debería llevarse otro proceso de

levantamiento de información mas detallado, lo que es un retroceso de tiempo y personal.

INFORME

PRESENTADO POR

EL SUPERVISOR

DEL CONTRATO –

JEFE OFICINA DE

TECNOLOGIAS DE

LA INFORMACIÓN

(E).

El documento presentado en formato Power Point y presentado al Señor Superintendente Nacional

de Salud, ordenador del gasto (Secretario General) en reunión a la que fue invitado el Jefe de la

Oficina de Control Interno, se puede resumir, así:

1. Describe los servicios que hacen parte del objeto contractual, el valor del contrato y plazo inicial.

2. Discrimina los servicios contratados en soporte Premier y Enterprise Strategy Program ESP y

conexos.

3. Concluye el total de horas contratadas así:

2660 horas ESP y Conexos.

200 horas servicio premier para pruebas en los servicios ESP – Conexos. Total 2860 Horas,

equivalente a un 92% del contrato

Mas 236 horas equivalentes al 8% del contrato.

FASE CONTRACTUAL

El supervisor utilizó dibujos y diagramas para explicar que:

1. Utilizando una analogía, lo que se quería era tener una casa donde llevar todos los bienes muebles y enseres de la Entidad, lo cual

poniendo en términos técnicos corresponde o lo que se pretende, es que la casa sea la nueva infraestructura (Hardware y Software)

como plataforma para construcción del web site Share Point, donde los bienes y enseres es la información que conforma el portal,

señalando por demás que migrar es trastear los bienes y enseres. Conforme a lo anterior, el concluyó, que los servicios ESP Y

CONEXOS, es construir el nuevo PORTAL e INTRANET y llevar los contenidos y documentos.

En este punto culmina señalando que en un total de (18) actas firmadas entre Microsoft y la SNS, evidencian que se está construyendo un

nuevo portal.

2. Discrimina los pagos efectuados y los productos entregados para esos efectos; y añade, que el último pago está supeditado a la

liquidación del contrato, aunado, a que enuncia al señor Carlos A. Hernández Z. (ex funcionario de la Entidad), quien le proyectara en

forma unilateral el día 16 de Diciembre de 2014 memorando en el cual se solicita la liquidación del contrato, sin hacer mención de si se

firmó o no.

3. En acápite denominado “Hechos de Resaltar”, se extracta lo siguiente.

El informe de entrega del cargo de Edgar Alexander Prieto como Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información, no entrega

detalles relevantes a tener en cuenta para una adecuada y responsable supervisión del contrato.

Al ser Jefe encargado de la Oficina de Tecnología de la Información, se dio a la tarea de conocer el proceso precontractual y ejecución

del contrato 112 de 2014, por lo que se programó reunión llevada a cabo el día 12 de de Diciembre de 2014 en la cual Microsoft hizo

presentación del objetivo, alcance, responsabilidades y obligaciones en el contrato, lo anterior con la participación de las Oficinas de

Comunicaciones y de Tecnologías de la Información, vinculando de forma directa a la ejecución del contrato a la Ingeniera Olga Lucía

Morales de la OTI.

Debilidad en el proceso precontractual, al no tener en cuenta los requerimientos establecidos en proceso licitatorio SNS LP No. 08 de

2013.

No se consultaron las necesidades del portal web, con áreas estratégicas como la Oficina de Comunicaciones y la Oficina Asesora de

Planeación.

Afirma, que en la fecha que recibió el cargo, no existían actas que soportaran el trabajo realizado por el contratista.

Al momento en que recibió la supervisión, no había funcionario de la Oficina de Tecnologías de la Información designado para

acompañar la ejecución del contrato.

FASE CONTRACTUAL

Las especificaciones técnicas contenidas en el anexo No. 1 no fueron claras.

En lo que a migración de información refiere, el proceso incluye la migración de 1000 páginas de contenido que existen en el sitio

actual y quedaran dentro del sitio web nuevo, la Supersalud entregara al contratista en forma ordenada un CD con la información e

imágenes a publicar, al respecto Microsoft en la fase de visión y diseño confirmaría los formatos y organización de la información de

contenidos e imágenes requeridas, condición esta que no fue informada a las áreas involucradas.

No quedaron bien definidas las especificaciones y obligaciones que debería cumplirse por parte de Microsoft en el documento

“Supersalud Visión y Alcance Versión 1.0” entregado el 28 de Noviembre de 2014, la firma contratista estableció el alcance y

obligaciones a cumplir por parte de ellos, documento que fue avalado por el anterior supervisor, Ing. Edgar Alexander Prieto Muñoz

con el segundo pago.

Dificultades con el diseño del sitio.

Dificultades con la plantilla.

Inadecuado balance de horas soporte premier.

Con el propósito de preparar reunión, se solicito mediante memorando NURC 3-2015-000140 informe sobre el contrato a Carlos

Augusto Hernández Zambrano; el cual contestó con los documentos que ya eran de conocimiento de la supervisión.

RECOMENDACIONES REALIZADAS POR EL SUPERVISOR:

Comprometer al contratista para que ajuste sus labores al anexo No. 1 “Especificaciones técnicas servicios Enterprise Strategy

Program ESP – y Conexos., de tal forma que quede explicito el cumplimiento de todos los requisitos del Manual GEL 3.1.

Que se adelante el cargue de información y documento de los contenidos del actual portal y de la Intranet por parte de Microsoft y no

del personal de la Supersalud.

Considerar un tiempo adicional de plazo de ejecución del contrato, sin que ello implique adición de este.

Si lo planteado no resulta ser posible, y por el informe de supervisión presentado, dar por terminado en forma unilateral el contrato,

dadas las condiciones desiguales y de desventaja que según el Ingeniero Manuel Acero tiene la Superintendencia Nacional de Salud.

INFORME EJECUTIVO – GESTIÓN CONTRATO No. 112 de 2014

El informe ejecutivo en mención contiene:

Relación de los dos (2) pagos que el supervisor inicial realizó y los productos entregados.

Al respecto el Ingeniero Manuel Acero reitera que el anexo No. 1, no tiene la suficiente claridad en cuanto a las

responsabilidades y obligaciones por parte del contratista.

Dada la expedición del Decreto 2573 de 2014, mediante el cual anuncia la expedición del Manual (GEL), que reemplazara

la versión 3.1, esta debe ser cumplida por el contratista.

FASE CONTRACTUAL

Se hace mención de que conforme a reuniones sostenidas con el contratista los días 22 y 23 de Diciembre de 2014, de las cuales se

obtuvo como resultado la prórroga por el término de seis (6) meses, con las siguientes premisas, señala:

1. El contratista entregara un informe con las horas ejecutadas en el contrato, versus los entregables significando para cada entregable

cuantas horas por miembro del equipo se han consumido.

2. Se cumpliría por parte del contratista, en el diseño, desarrollo, implantación, implementación y despliegue del nuevo portal web, con el

cumplimiento del Manual (GEL).

3. Una vez el Gobierno Nacional emita oficialmente la nueva versión (GEL), se revisaría conjuntamente entre la SNS y el contratista, el

impacto de los cambios en el Manual versión 3.1.

Igualmente señala el informe: “No obstante el contratista no entregó lo referente al balance de horas, se firmo la prórroga el 31 de

Diciembre de 2014, y resume las dificultades presentadas en la ejecución del contrato, las que se resumen así:

1. Posición férrea del contratista de no cumplir a cabalidad lo especificado en el Manual (GEL) VERSIÓN 3.1.

2. Los múltiples ajustes que han demandado la plantilla que se definió para el traslado de los contenidos e información del portal actual

al nuevo.

3. El riesgo de consumir tiempos altos la Superintendencia, en la actividad critica del cronograma como lo es llevar todos los contenidos

del actual portal al nuevo.

4. La dependencia de un tercero para entregar la infraestructura requerida para la implementación del Share Point, el ambiente de

desarrollo y el ambiente básico de producción y no contar con toda la infraestructura exigida por la firma contratista para el despliegue

del nuevo portal e intranet, se constituyen en un alto riesgo para no finalizar en forma exitosa el contrato No. 112 de 2014.

Adicionalmente las Oficina De Planeación y de Comunicaciones, afirma que se requiere del contratista lo siguiente:

1. Cumplir todas las especificaciones del Manual 3.1

2. Definir completamente las plantillas de traslado de contenidos e información.

3. Adelantar la migración de la información.

4. Entregar balance de horas ejecutadas Vs. Entregables, alcance, obligaciones del contrato.

5. Teniendo en cuenta los inconvenientes presentados, ajustar el cronograma.

FASE CONTRACTUAL

OTRAS CONSIDERACIONES DEL INFORME DE SUPERVISIÓN:

En el pasado se adelanto estudios previos para actualizar la plataforma web institucional, no llevándose a cabo la contratación por

falta de requerimientos contractuales del proveedor.

Que la Oficina Asesora de Planeación entregó todos los insumos necesarios para que el contratista cumpla con el contrato No. 112 de

2014.

Con base en que el Ministerio de las Tics, realizara auditorias presenciales para verificar el cumplimiento del programa presidencial,

se requiere que se evidencie que el producto entregado por el contratista no solo cumpla el requisito contractual de cumplimiento

(GEL) Versión 3.1, sino que se pueda comprobar que los recursos invertidos sean acordes a las exigencias del referido manual.

La plantilla para asociar la información que se migraría al nuevo portal web es muy compleja, y enuncia los pasos a surtir para que ello

se materialice, aunado, a hacer mención de los riesgos asociados al proceso.

Enuncia un total de seis (6) requerimientos y un total de seis (6) dificultades.

Por último en lo que a este informe atañe, el equipo auditor señala que el mismo fue suscrito por el Jefe de la Oficina de Tecnologías

de la Información (E) y la Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas E Imagen Institucional, en documento que no fue

incorporado en el Sistema de Correspondencia de la Institución, por tanto no cuenta con número de radicado, más si aparece suscrito

por el Ingeniero Manuel Guillermo Acero y la Doctora Dolly Sánchez Duarte.

Una vez culminada la presentación realizada en el Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, el Doctor Norman Julio

Muñoz Muñoz impartió instrucciones al entonces Jefe de la Oficina de Tecnología de la Información y la Jefe de la Oficina de

Comunicaciones e Imagen Institucional, para que entregaran TODA la información sobre el contrato que ahora ocupa al informe, para

que este, en su condición de Ordenador del Gasto, con las herramientas que la Ley prevé para estos efectos, sostuviera reuniones

con EL CONTRATISTA, en procura de dialogar con aquel los aspectos expuestos anteriormente y como fruto de esos diálogos, poder

sacar el objeto contractual avante, instrucción que fue acatada mediante la radicación del memorando con NURC 3-2015-001034 del

21 de Enero de 2.015

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

La Oficina de Control Interno puede ahora concluir:

1. Que el contrato de Agencia Comercial suscrito ENTRE MICROSOFT CORPORATION con BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIAINC., el cual se encuentra registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá donde la primera nombró como agente de promoción yventa de los servicios premier en el territorio colombiano a la segunda, donde quedo allí estipulado, que aquella no puede nombrar aotro agente para la oferta y/o venta de servicios premier en Colombia, aunado, a que BRANCH MICROSOFT COLOMBIA INC.mediante Escritura Pública No. 1246 de 14 de Mayo de 1993 otorgada en Notaria 16 de Bogotá y aclarada mediante Escritura PúblicaNo. 1412 de 31 de Mayo siguiente, se constituyó como sucursal de MICROSOFT CORPORATION en Colombia, no existiendopluralidad de oferentes, fueron los soportes y argumentos para realizar la contratación bajo esa modalidad, fundándola en derechocon lo preceptuado por el artículo 2, numeral 4, literal g, de la ley 1150 de 2007 y el articulo 80 del Decreto 1510 de 2013, para elsuministro de ese tipo de servicios.

2. Que la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, conforme a lo contenido en los estudios previos tiene asidero, en elhecho de que la plataforma institucional requiere de modernización bajo parámetros establecidos por el Gobierno Nacional como loes, entre otros, la Estrategia de Gobierno en Línea (GEL), y que bajo el entendido de que la Superintendencia Nacional de Saludcuenta con una plataforma base de la firma MICROSOFT, lo cual lleva a una estandarización y estabilización en una sola plataforma,se requería los servicios de esta firma o de su agente en el territorio colombiano; llamando la atención, el hecho de que si en elpasado, se pretendió satisfacer esa necesidad y se adelantaron estudios previos de contratación conteniendo estos losrequerimientos técnicos de la Entidad (Licitación Pública LP 08 de 2013), ahora no se tuvieran PRESUNTAMENTE EN CUENTA,conforme a lo manifestado por la supervisión del contrato y la Jefe de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, y sesurtiera el proceso precontractual en cabeza y de manera exclusiva por el entonces Jefe de la Oficina de Tecnologías de laInformación, Ingeniero Edgar Alexander Prieto Muñoz, que si bien es cierto, conforme a los preceptos del Decreto 2462 de 2013, esquien debe adelantar este tipo de contrataciones, también lo es, que si se hubiese tenido en cuenta los requerimientos de estasdependencias (Planeación y Comunicaciones), EVENTUALMENTE no se presentarían las dificultades a que hace mención lasupervisión del contrato, encontrando allí por demás, una oportunidad de mejora por parte de la Oficina de Tecnologías de laInformación para futuros procesos de esta índole, al tener en cuenta a las áreas misionales y de apoyo de la institución, con el objeto,no solo conocer las necesidades primarias y accesorias a satisfacer, sino posibilitar la culminación de los procesos contractuales enforma exitosa.

3. Que conforme a la cláusula sexta del Contrato No. 112 de 2014, la forma de pago contempla tres (3) pagos en favor del contratista,tal y como se precisó en el cuerpo del presente informe, estando sujeto el tercero a la liquidación del contrato, el cual no se efectuó,en atención a que el segundo supervisor del contrato se abstuvo de solicitarla y suscribirla, ya que tal y como lo señalo en lapresentación realizada y el informe ejecutivo de gestión contractual, existen varias inconformidades de orden técnico en la ejecucióndel contrato, las cuales ya fueron resumidas y hacen parte de la documentación verificada, aspectos estos, que entre otros motivaronla suscripción de la prórroga desde el día 01 de Enero hasta 30 de Junio de 2015, manteniendo las obligaciones del contrato principaly el anexo No. 1.


4. Que el Señor Superintendente Nacional de Salud, como representante legal de la Entidad, impartió instrucciones al Secretario General

para que en su condición de Ordenador del Gasto, sostuviera reuniones, y ejecutara las acciones que la legislación vigente sobre

contratación estatal permite, en procura de lograr el objetivo o cumplimiento de la necesidad requerida por la Entidad, al suscribir el

contrato que ahora nos ocupa, labor que desde la recepción del Memorando con Radicado NURC 3-2015-001034 del 21 de Enero de

2.015 ha venido desarrollándose; y conforme a lo señalado por el actual Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Secretario

General de la Entidad, al parecer existe un preacuerdo con EL CONTRATISTA, en cuanto a los términos y obligaciones del mismo para

con la Superintendencia Nacional de Salud, que llevan a superar los aspectos expuestos por el otrora Jefe de la Oficina de Tecnologías de

la Información y la Jefe de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional; sin embargo, estas condiciones al parecer conforme a lo

señalado de manera verbal al equipo auditor, a la fecha de la elaboración del presente informe se encuentran en borrador; y no existe

suscrito OTRO SI, contentivo de los acuerdos respectivos; que permita señalar que se regularizaron o acordaron todos los temas antes

mencionados, lo cual se espera que antes de presentar el correspondiente informe final, pueda evidenciarse a la Oficina de Control

Interno; para los efectos pertinentes.



La Oficina de Tecnologías de la Información mediante memorando NURC 3-2015-008837 de 15 de Mayo de 2015 presentó sus

observaciones en los siguientes términos:

“Reitero que no estoy de acuerdo con los términos expresados en el cuarto numeral de las conclusiones y recomendaciones que

literalmente reza: “…. labor que desde la recepción del Memorando con Radicado NURC 3-2015-001034 del 21 de Enero de 2.015 ha

venido desarrollándose; y conforme a lo señalado por el actual Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Secretario

General de la Entidad, al parecer existe un preacuerdo con EL CONTRATISTA, en cuanto a los términos y obligaciones del

mismo para con la Superintendencia Nacional de Salud, que llevan a superar los aspectos expuestos por el otrora Jefe de la Oficina

de Tecnologías de la Información y la Jefe de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional; sin embargo, estas condiciones

al parecer conforme a lo señalado de manera verbal al equipo auditor, a la fecha de la elaboración del presente informe se

encuentran en borrador; y no existe suscrito OTRO SI, contentivo de los acuerdos respectivos; …” (negrilla fuera de texto).



Lo anterior, en razón a que si bien es cierto que por múltiples razones que se expresan en el informe ejecutivo de supervisión a 30 de abril de 2015,presentado por el ing. Manuel G. Acero G., anterior supervisor y el suscrito en su calidad de supervisor a la fecha, cuya copia se adjunta al presente,se han presentado algunas dificultades, que han venido siendo superadas, no resulta preciso que a hoy se plantee una nueva prórroga del referidocontrato, la cual considero deberá evaluarse al final del presente mes en concordancia con el estado de avance que en su momento se tenga. Entreotras razones, es importante volver a precisar que la planeación de este proceso contractual careció de consultar y contar con lasnecesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al menos lo requerido en la Licitación Pública LP08 de 2013. Por ello, no corresponde a la realidad que desde esta oficina se hayan hecho manifestaciones de preacuerdos con el contratista todavez que entiendo estas estarían por fuera del marco legal, lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. Tal como se expresaen el informe ejecutivo, se puso en marcha un plan de choque, consistente en unas acciones que permitiesen suplir la falta de disponibilidad depersonal para la migración de los contenidos e información del actual portal al nuevo portal, dado que esta actividad hubiese impactado críticamenteel cumplimiento de los tiempos. En razón a lo expuesto, seguiremos actuando acatando y cumpliendo las normas. (Negrillas equipo auditor).

2. Tal como se manifiesta en el informe el servicio premier se ha cumplido conforme a lo especificado en el Contrato 112 de 2014. De las 436horas contratadas, se han consumido las 200 asignadas a los servicios Conexos, 62 horas de la Gestión del Servicio de Soporte, 71 horas deServicios proactivos y respuesta a problemas, esto indica que de las 436 horas contratadas en total se han consumido 333 horas y nos quedandisponibles 103, de las cuales 69 corresponden a Gestión del Servicio de Soporte y 34 para Servicios Proactivos y Reactivos.

De conformidad con lo manifestado en el documento de observaciones, a las mismas se adjuntó informe ejecutivo presentado por elsegundo supervisor que ha tenido el contrato Ing. Manuel G. Acero G, con ocasión a su designación como Jefe de la Oficina deTecnologías de la Información, del cual el equipo auditor con el propósito de ilustrar de mejor manera lo manifestado por estadependencia, extracta del informe aludido lo siguiente, dejando de presente que el mismo hace parte de los papeles de trabajo delpresente ejercicio auditor.

INFORME EJECUTIVO GESTIÓN CONTRATO No. 112 DE 2014.

El informe inicia relatando quien es el contratista, cual es el objeto contractual, el valor del contrato, el plazo de ejecución y la forma depago.

Seguidamente se procede a enunciar los pagos realizados en desarrollo del contrato, los cuales fueron autorizados por el supervisor inicialdel contrato Ing. Edgar Alexander Prieto Muñoz en su condición de entonces Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información desde eldía 07 de Noviembre hasta el 08 de Diciembre de 2014, tal y como se ha descrito en el presente documento – informe por parte del equipoauditor.

Posteriormente se enuncian cuales fueron las razones para que en el mes de Diciembre de la vigencia de 2014, se estudiara la viabilidadde realizar una prórroga en el contrato, las cuales el equipo auditor trae al tenor literal de lo allí expuesto.


PRONUNCAMIENTO DE LAS MISMAS

En este estado de las cosas, se procedió a indicar en el informe, el hecho de que el día 19 de Enero de 2015, el Ing. Manuel G. Acero G

(segundo supervisor del contrato), realizó una presentación al Superintendente Nacional de Salud en conjunto con el Secretario General,

la Sub Directora Administrativa, los jefes de las oficinas de Planeación, Comunicaciones y Control Interno, respecto del estado del

contrato, donde el Superintendente Nacional de Salud instruyó al Secretario General en el sentido de atender las situaciones planteadas,

debiendo para ello por parte del supervisor, los Jefes de Planeación y Comunicaciones, brindar toda la información y soportes que el

Secretario General necesitara para proceder de conformidad con lo instruido, precisando, que el Secretario General requirió de parte de

los funcionarios antes descritos la presentación de un informe ejecutivo, el cual se le remitió con NURC 3-2015-001034 de fecha 21 de

Enero de 2015. El memorando aludido, contiene informe del cual el equipo auditor en el presente informe ya describió (Diapositiva 62),

además del informe del cual los jefes de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Planeación presentan una serie de situaciones

que denominan “dificultades” y los consecuentes requerimientos a desarrollar ( El informe en mención obra como papel de trabajo).

El informe adicionalmente expone, que con base en las reuniones de seguimiento que se llevan a cabo semanalmente con la firma

contratista, además de lo expuesto en la prórroga, los informes de las oficinas de Planeación y el informe de supervisión presentado se

realizó resumen de la ejecución del contrato en trece (13) puntos, del cual el equipo auditor sintetiza así:

OBSERVACIONES PRSENTADAS Y

PROUNICIAMIENTO DE LAS MISMAS



La Oficina de Control Interno y en concreto el equipo auditor designado, una vez tuvo conocimiento de las observaciones técnicas

presentadas por la Oficina de Tecnologías de la Información en lo referente al contrato No. 112 de 2014 y entre otros motivados por la

disposición de esta dependencia en el sentido de brindar las aclaraciones o aplicaciones que se necesitaran, optó por requerir al Jefe de

esta área, con el objeto, solicitar aclaración y/o ampliación del contenido del documento de observaciones en los siguientes términos:

Mediante memorando NURC 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015, se recibió en la Oficina de Control Interno respuesta

dentro del término concedido para ello, al Informe Preliminar de Auditoría al Proceso de Gestión Contractual de la Entidad.

Al respecto, y una vez revisado el contenido del documento en cita, se evidencia que allí se señala lo siguiente:

“…se han presentado algunas dificultades, que han venido siendo superadas, no resulta preciso que a hoy se plantee una nueva

prórroga del referido contrato, la cual considero deberá evaluarse al final del presente mes en concordancia con el estado de avance

que en su momento se tenga. Entre otras razones, es importante volver a precisar que la planeación de este proceso contractual

careció de consultar y contar con las necesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al

menos lo requerido en la Licitación Pública LP 08 de 2013”.

Sobre el particular, se le solicita a Usted, en su calidad de Supervisor del Contrato No. 112 de 2014, y como Jefe de la Oficina de

Tecnologías de la Información; y por tanto conocedor de los aspectos técnicos atinentes a los contratos como el que ahora nos

ocupa; y a pesar de haberse remitido un informe ejecutivo que contiene aspectos atinentes al desarrollo del contrato antes referido,

brinde precisiones que adelante se plantean; tendiente a incorporarlas en el informe a presentar al Señor Superintendente Nacional

de Salud; y simultáneamente dar traslado del mismo a los entes de control, acatando lo preceptuado en el Estatuto Anticorrupción:

1. En el Memorando con Radicado 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015 se señala que: “…la planeación de este proceso

contractual careció de consultar y contar con las necesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber

considerado al menos lo requerido en la Licitación Pública LP 08 de 2013…”.

Ante lo expuesto, se solicita se precise puntualmente las dependencias sobre las cuales no se contó con las necesidades, y de

manera resumida y lenguaje común (En la medida de lo posible No Técnico); se señale que aspectos requeridos en la Licitación

Pública LP 08 de 2.013 no fueron atendidos en el proceso contractual que ahora nos ocupa; para de esta manera incorporarlo en el

respectivo informe de auditoría.

OBSERVACIONES PRESENTDAS Y


2. Cuáles serían eventualmente las consecuencias o posible detrimento que existiría para la Superintendencia Nacional de Salud; en el

desarrollo y posterior culminación del Contrato 112 de 2.014, ante la existencia de falta de planeación; a pesar que se cumpla a cabalidad por parte

del hoy contratista (Branch Of Microsoft Colombia INC) con el objeto contractual definido en el Contrato No. 112 de 2014.

Esta precisión permitirá conocer las consecuencias derivadas de falencias expuestas para la contratación que ahora nos ocupa; y actuar la Oficina

de Control Interno de conformidad, en virtud del control posterior a ella asignado; entre otros, presentando el respectivo informe de auditoría con

las conclusiones y recomendaciones a que hubiere lugar al Señor Superintendente Nacional de Salud; y adicionalmente poder dar traslado de

manera consistente del informe a los entes de control, conforme se menciona en su amable comunicación en la que se expone “ …y

responsabilidades como supervisores públicos suministrar a los entes de control lo que requieran saber del contrato con Branch Of Microsoft

Colombia INC”, acatando esta dependencia en tal sentido, la obligación contenida en el Estatuto Anticorrupción.

3. El día 19 de Enero de 2.015, se llevó a cabo reunión en el Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, donde el Ingeniero

Manuel Guillermo Acero expuso aspectos relativos al contrato 112 de 2.014, presentando posteriormente a Secretaría General informe contenido

en el Memorando con NURC 3-2015-001034, el cual a su vez había sido requerido por el Secretario General mediante correo Electrónico del 19 de

Enero de 2.014 en el que se señaló: “Buenas Tardes. De conformidad con lo acordado en la mañana de hoy en el Despacho del Señor

Superintendente Nacional de Salud, solicito la remisión del informe ejecutivo de la ejecución del contrato 112 de 2.013, con la exposición clara y

precisa de las dificultades que ustedes manifiestan existen en la ejecución del contrato. Este informe, el cual debe ser conjunto, es decir firmado

por el Supervisor del contrato y las Oficinas de Planeación y Comunicaciones, debe ser radicado a más tardar el próximo jueves 22 de enero antes

de las 2 de la tarde”.

Todo lo anterior guarda armonía con lo señalado en el Memorando con el cual se contesta el informe preliminar de auditoría, que en lo referente al

Contrato 112 de 2014 suscrito por la Superintendencia Nacional de Salud con Branch Microsoft Colombia INC expone:

“Por otro lado, frente al Contrato No. 112 de 2014, la Secretaría General en conjunto con la Oficina de Tecnologías de la Información, y por efecto

de los inconvenientes técnicos que se han generado dentro de la ejecución contractual, ha adelantado labores de seguimiento y reuniones con el

contratista en las cuales se han implementado planes de trabajo. Además, se proyecta suscribir una prórroga de éste dentro de la oportunidad

correspondiente con el propósito de lograr la finalidad de la contratación, una vez se haga un análisis y balance del avance de la ejecución de las

obligaciones a cargo de las dos partes”.

Teniendo en cuenta lo anteriormente indicado, se solicita su valiosa colaboración informando a esta Oficina, detalladamente, los resultados que se

obtuvieron de las gestiones que se realizaron para superar “…las dificultades que ustedes manifiestan existen en la ejecución del contrato….”

(Traído del Correo emanado de Secretaría General anteriormente citado) y exponer, si como producto de esas gestiones o planes de trabajo,

aquellas se lograron superar; y llevan a que actualmente el desarrollo del Contrato 112 de 2.014 se encuentre ajustado a las obligaciones

contractuales pactadas entre Contratante y Contratista, y si la Superintendencia Nacional de Salud al finalizar el contrato suscrito,

independientemente que se aprueba prorroga en el tiempo; podrá contar con la totalidad de productos incorporados en el mismo.



En ese orden de ideas, se solicita comedidamente para atender la solicitud del punto que ahora nos ocupa, se informe lo siguiente:

a. En qué consistieron las labores de seguimiento o gestión adelantadas como fruto de las precisas instrucciones impartidas por el Señor

Superintendente Nacional de Salud, para llevar a culminar con éxito el contrato 112 de 2.014, esto es; que la Superintendencia Nacional de Salud

pudiera lograr la satisfacción de la necesidad requerida; que es el fin último de la contratación estatal conforme al Artículo 3º de la Ley 80 de 1.993.

b. Se informe de manera detallada el número y fechas de celebración de reuniones con el contratista, y los compromisos adquiridos en aquellas

tanto por el contratante como por el contratista, si existieron.

c. Se informe si como fruto de las gestiones adelantadas, existe un plan de trabajo o compromisos recíprocos, que permitan concluir con éxito el

contrato 112 de 2.014, y el porcentaje de avance de los mismos a la fecha; si existieren.

d. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud al finalizar el Contrato 112 de 2.014 suscrito con la firma Branch Of Microsoft Colombia

INC, podrá contar con la totalidad de productos incorporados y pactados en el mismo.

e. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud contará con algunos productos que inicialmente no se pactaron entre Contratante y

Contratista en el texto del contrato; y si la respuesta a esta pregunta es afirmativa; detallar los productos que cumplirán con esta condición; y si esta

posibilidad generará erogaciones adicionales para la Entidad, diferentes a las acordadas en el contrato que ahora nos ocupa.

RESPUESTA AL REQUERIMIENTO REALIZADO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EMANADO DE LA OFICINA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.

La Oficina de Tecnologías de la Información respondió el requerimiento efectuado dentro del término concedido para ello en los siguientes términos:

“ En referencia a lo solicitado en el memorando con NURC 3-2015-009105, con toda atención me permito dar respuesta a lo allí requerido, en los

siguientes términos:

“1. En el Memorando con Radicado 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015 se señala que: “…..la planeación de este proceso contractual

careció de consultar y contar con las necesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al menos lo

requerido en la Licitación Pública LP 08 de 2013…”.

Ante lo expuesto, se solicita se precise puntualmente las dependencias sobre las cuales no se contó con las necesidades, y de manera

resumida y lenguaje común (En la medida de lo posible No Técnico); se señale que aspectos requeridos en la Licitación Pública LP 08 de

2.013 no fueron atendidos en el proceso contractual que ahora nos ocupa; para de esta manera incorporarlo en el respectivo informe de

auditoría.”



Hasta donde se tiene conocimiento en O.T.I, no hay referencias sobre alguna encuesta o ejercicio con cada una de las áreas de la entidad para

recibir las necesidades y/o requerimientos, no se aplicaron las buenas prácticas que postula la ingeniería de software para esta parte del ciclo de

vida de la Ingeniería de Software. Adicional esta etapa requería alinearla con la Plataforma SharePoint 2013. Tampoco se conoce dentro de la

documentación de la etapa precontractual sugerencias sobre la nueva versión del Portal, o en su defecto actas donde conste las reuniones para

determinar los requerimientos en los estudios previos del Contrato 112 de 2014. De existir este acervo comedidamente solicito hacernos llegar copia

y pido hacer caso omiso a este comentario. El levantamiento de requerimiento con las áreas, la realizo la Oficina de Comunicaciones a través de

una Matriz para el Portal Web otra para Intranet, una vez ya había sido suscrito e iniciada la ejecución del contrato.

Teniendo en cuenta lo solicitado en el Anexo Técnico de la Licitación Pública LP 08 de 2013, a continuación se relacionan algunos aspectos que

a juicio de O.T.I no se tuvieron en cuenta en el contrato 112 de 2.014:

“Migración de contenidos.

Versión del Portal en Ingles tal y como lo exigue GEL 3.1“

(Ver página 93 Anexo Técnico).

“Entrega, instalación y configuración del licenciamiento Share Point de Microsoft:

2 Licencias: Microsoft® SharePoint Server 2013 Government OPEN 1 License No Level, debidamente certificado a nombre de la Superintendencia

Nacional de Salud como propietario y a perpetuidad.“

Esto lo adquirió en el 2014 la Superintencia a través del Contrato 098 de 2014 suscrito con COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE

"COLSOF" .

“Migración de contenido de la plataforma actual a la nueva a. Entrega del Plan de Migración b. Ejecución del Plan c. Respuesta a solicitudes de

cambios“ (Ver Punto 4 página 94 Anexo Técnico)

“Actividades de traducción del contenido de la página del idioma español al idioma inglés, de acuerdo con lo descrito en el presente documento“.

(Ver Punto 5 página 94 Anexo Técnico)

“Formación certificada en Share Point Adicional a lo anterior, el proveedor debe gestionar a favor de la SNS la entrega de 6 Voucher para cursos de

formación directa con Microsoft Relacionados con la plataforma Share Point, así: 6 cursos dirigidos a profesionales del área de tecnología

enfocados en desarrollo y administración de la plataforma (4 de ellos con certificación incluida y los 2 restantes solo horas de formación. o 3 Cursos,

Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 - (Training y Exam 331), 2 de estos cursos deben incluir voucher para presentar examen de

certificación. o 3 Cursos, Advanced Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 - (Training y Exam 332), 2 de estos cursos deben incluir voucher

para presentar examen de certificación...“ (Ver Página 101 Anexo Técnico).



“El Oferente levantará, evaluará y documentara la información recolectada frente a las necesidades y expectativas de la entidad para laimplementación de la solución de acuerdo con los requerimientos contemplados en el presente documento de condiciones“ (Ver páginas 105 y 106Anexo Técnico)

“Suscripción a servicios de información“ (Ver literal del numeral 42 en la Página 109 Anexo Técnico)

“2. Cuáles serían eventualmente las consecuencias o posible detrimento que existiría para la Superintendencia Nacional de Salud; en eldesarrollo y posterior culminación del Contrato 112 de 2.014, ante la existencia de falta de planeación; a pesar que se cumpla a cabalidadpor parte del hoy contratista (Branch Of Microsoft Colombia INC) con el objeto contractual definido en el Contrato No. 112 de 2014.

Esta precisión permitirá conocer las consecuencias derivadas de falencias expuestas para la contratación que ahora nos ocupa; y actuarla Oficina de Control Interno de conformidad, en virtud del control posterior a ella asignado; entre otros, presentando el respectivoinforme de auditoría con las conclusiones y recomendaciones a que hubiere lugar al Señor Superintendente Nacional de Salud; yadicionalmente poder dar traslado de manera consistente del informe a los entes de control, conforme se menciona en su amablecomunicación en la que se expone “ …y responsabilidades como supervisores públicos suministrar a los entes de control lo que requieran saberdel contrato con Branch Of Microsoft Colombia INC”, acatando esta dependencia en tal sentido, la obligación contenida en el EstatutoAnticorrupción.”

El presupuesto asignado para la Licitación 08 de 2013 fue de $ 317.772.767, con el objeto, obligaciones y alcance que figuran en los Pliegos.

El presupuesto del contrato 112 de 2014 fue de 1.048.000.000 de los cuales considerando que de las 436 horas contratadas de Soporte Premier seasignaron 200 a los Servicios Conexos, el 92% correspondió al diseño, implementación del nuevo portal es decir un costo de $ 964.160.000.

La determinación de un eventual detrimento patrimonial, se considera sea del resorte de su Oficina o de los entes de control.

“3. El día 19 de Enero de 2.015, se llevó a cabo reunión en el Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, donde el IngenieroManuel Guillermo Acero expuso aspectos relativos al contrato 112 de 2.014, presentando posteriormente a Secretaría General informecontenido en el Memorando con NURC 3-2015-001034, el cual a su vez había sido requerido por el Secretario General mediante correoElectrónico del 19 de Enero de 2.014 en el que se señaló: “Buenas Tardes. De conformidad con lo acordado en la mañana de hoy en elDespacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, solicito la remisión del informe ejecutivo de la ejecución del contrato 112 de 2.013, con laexposición clara y precisa de las dificultades que ustedes manifiestan existen en la ejecución del contrato. Este informe, el cual debe ser conjunto,es decir firmado por el Supervisor del contrato y las Oficinas de Planeación y Comunicaciones, debe ser radicado a más tardar el próximo jueves 22de enero antes de las 2 de la tarde”.

Todo lo anterior guarda armonía con lo señalado en el Memorando con el cual se contesta el informe preliminar de auditoría, que en loreferente al Contrato 112 de 2014 suscrito por la Superintendencia Nacional de Salud con Branch Microsoft Colombia INC expone:

OBSERVACIONES PREENTDAS Y


“Por otro lado, frente al Contrato No. 112 de 2014, la Secretaría General en conjunto con la Oficina de Tecnologías de la Información, y por efecto de

los inconvenientes técnicos que se han generado dentro de la ejecución contractual, ha adelantado labores de seguimiento y reuniones con el

contratista en las cuales se han implementado planes de trabajo. Además, se proyecta suscribir una prórroga de éste dentro de la oportunidad

correspondiente con el propósito de lograr la finalidad de la contratación, una vez se haga un análisis y balance del avance de la ejecución de las

obligaciones a cargo de las dos partes”.

Teniendo en cuenta lo anteriormente indicado, se solicita su valiosa colaboración informando a esta Oficina, detalladamente, los

resultados que se obtuvieron de las gestiones que se realizaron para superar “…las dificultades que ustedes manifiestan existen en la

ejecución del contrato…” (Traído del Correo emanado de Secretaría General anteriormente citado) y exponer, si como producto de esas

gestiones o planes de trabajo, aquellas se lograron superar; y llevan a que actualmente el desarrollo del Contrato 112 de 2.014 se

encuentre ajustado a las obligaciones contractuales pactadas entre Contratante y Contratista, y si la Superintendencia Nacional de Salud al

finalizar el contrato suscrito, independientemente que se aprueba prorroga en el tiempo; podrá contar con la totalidad de productos

incorporados en el mismo.

En ese orden de ideas, se solicita comedidamente para atender la solicitud del punto que ahora nos ocupa, se informe lo siguiente:

a. En qué consistieron las labores de seguimiento o gestión adelantadas como fruto de las precisas instrucciones impartidas por el Señor

Superintendente Nacional de Salud, para llevar a culminar con éxito el contrato 112 de 2.014, esto es; que la Superintendencia Nacional de

Salud pudiera lograr la satisfacción de la necesidad requerida; que es el fin último de la contratación estatal conforme al Artículo 3º de la

Ley 80 de 1.993.”

Al respecto, las gestiones adelantadas han sido:

Con la prorroga suscrita el 31 de diciembre de 2014 se evitó legalmente hacer el último pago al proveedor sin que este hubiese entregado la

totalidad el producto contratado (véase informe presentado por el Ing. Manuel Acero al señor Superintendente el 19 de enero de 2015).

Reunión y aval del señor superintendente con los delegados, secretaria general, oficina de control interno, metodologías y OTI para impartir

instrucciones precisas sobre la asignación y destinación de disponibilidad de recurso humano en cada una de las áreas para la tarea de

diligenciamiento de las plantillas de contenido.

Se logró que Microsoft elaborara el portal en versión Ingles tal como lo exige GEL 3.1 y lo requería la SNS.

Se obtuvieron 20 sesiones de capacitación por parte del proveedor a los funcionarios de la SNS encargados de la administración Web.

Se obtuvo que la iconografía y las imágenes del portal de niños fueran de propiedad de la SNS y correspondieran a los diseños requeridos por la

SNS y adelantados por el proveedor.

Con el apoyo del señor Superintendente, se logró contratar 10 técnicos que apoyaran la migración de contenidos a las plantillas, labor que

impactaba con altísima criticidad el cumplimiento del cronograma pactado.

Las necesidades de infraestructura física que el proyecto demanda, solo consideraron a través del Contrato 122 de 2014 las mínimas, lo cual no

permite contar con un esquema de “Alta Disponibilidad”, la OTI viene trabajando en cotizar y arrendar un balanceador físico que mejore el

desempeño de la portal una vez este salga a producción. Contar con la infraestructura que garantice la “Alta Disponibilidad”, esta dentro de los

proyectos del 2015.



“b. Se informe de manera detallada el número y fechas de celebración de reuniones con el contratista, y los compromisos adquiridos enaquellas tanto por el contratante como por el contratista, si existieron.”

Se aclara que las reuniones adelantadas con el proveedor consistieron y consisten en el seguimiento semanal que se hace al contrato, se realizanlos días viernes de cada semana y que acogen la metodología PMI. El compromiso de ambas partes (proveedor y SNS) fue ajustar tiempos queestaban desfasados con la destinación de recurso humano profesional y técnico adicional.

“c. Se informe si como fruto de las gestiones adelantadas, existe un plan de trabajo o compromisos recíprocos, que permitan concluircon éxito el contrato 112 de 2.014, y el porcentaje de avance de los mismos a la fecha; si existieren.”

Siempre desde el inicio de la ejecución del contrato ha existido un cronograma y plan de trabajo el cual fue aprobado por el supervisor de la épocaIng. Edgar A. Prieto M. Se anexa la versión con los estados y tiempos actualizados a 8 de Mayo de 2015. En las referidas reuniones de seguimientose evalúan los diferentes compromisos establecidos para las partes y se proponen los ajustes correspondientes de conformidad a la metodología deejecución de este tipo de proyectos. Resulta relevante manifestar, que el comportamiento de lo acaecido en el Contrato es propio de este tipo deproyectos, razones por las cuales existe la metodología PMI que tiene dentro de su filosofía, que las partes establezcan ajustes a los desfases quese presenten en su ejecución. Se anexa el Cronograma anunciado.

“d. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud al finalizar el Contrato 112 de 2.014 suscrito con la firma Branch Of MicrosoftColombia INC, podrá contar con la totalidad de productos incorporados y pactados en el mismo.”

De acuerdo al avance que a la fecha se tiene, esta supervisión considera que en efecto se lograrán los productos incorporados y pactados en elmismo (Contrato 112 de 2014), de hecho dando cumplimiento a lo estipulado en el numeral “3.16.2. Obligaciones del Supervisor y/o Interventor” delManual de Contratación de la entidad, tal como ya se manifestó se adelantan reuniones de seguimiento semanales para asegurar el cumplimientodel objeto, alcance del Contrato 112 de 2014. Igualmente se reitera, que al final del mes se evaluarán los avances y logros hasta entoncesobtenidos, a efectos si la supervisión así lo considera, eventualmente se solicitaría una segunda prórroga.

“e. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud contará con algunos productos que inicialmente no se pactaron entreContratante y Contratista en el texto del contrato; y si la respuesta a esta pregunta es afirmativa; detallar los productos que cumpliráncon esta condición; y si esta posibilidad generará erogaciones adicionales para la Entidad, diferentes a las acordadas en el contrato queahora nos ocupa.”

Tal como ya se explicó anteriormente en el informe presentado al señor Superintendente, como en los informes de Supervisión, dado que algunosde las obligaciones y especificaciones consignadas tanto en los estudios previos como en el Contrato, en algunos casos eran ambiguas, en otros noeran claras y/o no están dentro del alcance de éstos, durante la ejecución se presentaron algunos temas sobre los que hubo necesidad de definir siera o no obligación del contratista. Dichos asuntos fueron:



Iconografía del Portal e Intranet, este tema se logró aclararlo en las diferentes reuniones de seguimiento y el contratista lo asumió como una

obligación y ya lo entregó.

Diseño de la página en inglés, al respecto la firma contratista entregaba el diseño de la página principal traducida al inglés utilizando una

herramienta de traducción de Sharepoint. Dado que esto no fue aceptado por la supervisión, finalmente se logró que Microsoft se comprometiera a

realizar un diseño dando cumplimiento a GEL, diseño que ya fue entregado a la Superintendencia.

Cumplimiento de lo establecido en el Manual GEL 3.1, tal como se explicó en el informe entregado adjunto al memorando con NURC 3-2015-

008837, esta tarea fue adelantada por el ingeniero Javier Baquero, funcionario de la Oficina Asesora de Planeación y Edgardo Celis, del equipo de

Microsoft y se dio claridad a lo que se debe cumplir por parte de Microsoft de este manual y así se hará tanto por el contratista como se exigirá su

cumplimiento por parte de la supervisión, en lo concerniente al Portal y que este dentro de las obligaciones del Contratista. Existen algunos

requerimientos de GEL 3.1 que la entidad directamente deberá cumplir.

Diligenciamiento Plantilla Word Portal e Intranet por parte de Microsoft, esta no es una responsabilidad del contratista, conforme a lo consignado

en los estudios previos, en la oferta presentada por el contratista, las obligaciones del Contrato y el primer informe presentado por el contratista y

avalado por el ing. Edgar A. Prieto M., en su calidad de supervisor. En la prorroga suscrita en diciembre de 2014 quedó con el compromiso por

parte del contratista de dictar 20 sesiones de capacitación sobre el diligenciamiento de las plantillas como ya se realizó. Igualmente en razón de

ello y de lo ya relatado, se obtuvo la autorización del señor Superintendente para contratar 10 técnicos que apoyaran la Tarea del diligenciamiento

de las plantillas. El diligenciamiento de las plantillas ha sido una de las etapas más desgastante del Contrato, toda vez que los administradores de

contenido de las diferentes dependencias de la entidad encontraron que la metodología para el diligenciamiento de las plantillas era compleja y de

no fácil comprensión lo que generó vacíos de entendimiento de como migrar ciertos contenidos y porque requería tener en cuenta varios tópicos

en un mismo momento y también por los volúmenes de información a migrar. También hubo necesidad de incluir 13 campos de Gestión

Documental para completar el inventario de gestión documental y dar cumplimiento a Ley de Transparencia y acceso a la información.

En cuanto a la asesoría de Microsoft para el llenado de las plantillas, está se ha tenido cuando se ha requerido.

Diseño de galería de imágenes, videos y audios de Intranet, al respecto de conformidad con la consulta que se elevó por parte del ingeniero

Manuel G. Acero G., en el informe presentado al Dr. Chaid Franco, el 21 de enero de 2015, Microsoft asumió la obligación de presentar diseños de

las imágenes utilizadas en el portal de niños, y transferir la propiedad intelectual sobre éstos a la Superintendencia.

En lo correspondiente a mantener el estándar de la galería de imágenes, videos y audio del Portal principal, en el diseño de la Intranet, Microsoft

aceptó mantener el estándar y a la fecha los bocetos con ello ya fueron aprobados.

Inclusión de la interfaz de Google Analytics, consistente en la instalación del Script de Google Analytics, para contar con el estándar para

estadísticas de Sites (sitios web), este requerimiento no fue aceptado por la firma contratista, toda vez que esta no hace parte de las obligaciones.

En consecuencia la Oficina de Tecnologías de la Información la considerará para la versión 2 del portal.

Incluir todos los requerimientos de las matrices de áreas, como se indicó en el informe anexo al NURC 3-2015-008837 del 15 de mayo del año en

curso, una vez analizadas las matrices remitidas por las dependencias se determinó que no se implementarán, toda vez que no hacen parte del

alcance del Contrato, dentro de las que se destacan: una red virtual de veedores, presentación de información estadística a través de herramientas

de Inteligencia de Negocios y suscripción de servicios de información, toda vez que esto representa desarrollos, no fueron considerados en el

proceso precontractual y dentro de las obligaciones contractuales, por lo que en consecuencia no fueron aceptadas por parte de la firma

contratista. Estos nuevos requerimientos también se considerarán para la versión 2 del portal.

Por lo expuesto para este último punto, lo temas aclarados y logrados no generarán erogaciones adicionales por parte de la entidad ”.

Observaciones presentadas y

pronunciamiento de las mismas

En ese estado de las cosas, la Oficina de Control Interno, puede concluir respecto de lo manifestado por la Oficina de Tecnologías de laInformación que:

En relación con lo expuesto por la Oficina de Tecnologías de la Información, el equipo auditor se pronuncia señalando que en elmomento en que se incorporó a manera de conclusión, lo relativo al preacuerdo al que se habría llegado con el contratista para resolverlas dificultades expuestas por los entonces Jefes de Tecnologías de la Información y la Jefe de la Oficina de ComunicacionesEstratégicas e Imagen Institucional, pretendía hacer referencia, al plan de choque enunciado o de que habla el escrito de observacionespresentadas al informe preliminar de auditoria, es decir; a la implementación de las acciones conjuntas adelantadas por Contratante yContratista, que con base en la serie de dificultades detectadas, en especial por la supervisión del contrato, se emprendieron entre lasupervisión y aquel (Contratista), lo que llevo a que las mismas pudieran ser superadas, tal y como ha acontecido según se desprendede lo manifestado en el informe ejecutivo del 30 de Abril de 2015, emitido por los Supervisores del Contrato (Ingenieros ManuelGuillermo Acero y Guillermo Cadena Ronderos; debiendo precisar, que se reconoce que los términos “preacuerdos” y suscripción de“otro si”, resultan no ser los mas apropiados en atención de los efectos jurídicos que ello podría implicar, para lo cual con esta el equipoauditor hace la aclaración antes enunciada que se considera el asunto amerita.

Es de entender, que el segundo y actual supervisor del contrato, han reiterado el hecho de que en la ejecución del mismo, se hanpresentado dificultades, para lo cual se implemento el plan de choque del que hablan y describen los informes de supervisión y elmemorando que da contestación del informe preliminar de auditoría, donde se ha destacado por la supervisión el hecho de suplir la faltade disponibilidad de personal para la migración de contenidos del actual portal al nuevo, mostrando a la fecha de presentación de esteinforme, que en general el conjunto de actividades emprendidas y aquí presentadas por el equipo auditor, en gran medida se evidencian,haberse superado conforme a lo contenido en ellos, y otras en las cuales se esta trabajando conjuntamente con la firma contratista,donde se evaluaran los resultados obtenidos al finalizar el presente mes de mayo de la vigencia de 2015, tomando las decisiones que lasupervisión y la Alta Dirección de la Entidad consideren, entre otras, revisando si existe la necesidad de realizar una nueva prórroga, o sipor el contrario los productos contratados fueron provistos a satisfacción por el contratista en los tiempos pactados.

Sin embargo, el equipo auditor considera como relevante el hecho de que la supervisión afirma (memorando NURC 3-2015-008837 de15 de Mayo de 2015), que “ la planeación de este proceso contractual careció de consultar y contar con las necesidades de lasdiferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al menos lo requerido en la Licitación Pública LP 08DE 2013 ”. sobre este aspecto, una vez verificado el proceso de licitación LP – SNS - 08 de 2013”;. Al respecto se evidenció, que elmismo fue declarado desierto, toda vez que se atendió la recomendación que se elevara al ordenador del gasto, por parte del ComitéEvaluador del proceso, al considerar que no se cumplieron con los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones de la selecciónLicitación Pública SNS 08 de 2013, debiendo acotar, que el equipo auditor cuenta con copia del informe de evaluación presentado por elComité y el correspondiente acto administrativo que materializa la recomendación elevada como papeles de trabajo.



Con base en la afirmación presentada, se requirió a la Oficina de Tecnologías de la Información en el sentido de señalar cuales eran los

requerimientos que contenían los pliegos de condiciones de la licitación Pública LP – SNS – 08 DE 2013, que ahora no habían sido

contratados en el marco del contrato No. 112 de 2013, a lo cual se manifestó:

“Teniendo en cuenta lo solicitado en el Anexo Técnico de la Licitación Pública LP 08 de 2013, a continuación se relacionan algunos

aspectos que a juicio de O.T.I no se tuvieron en cuenta en el contrato 112 de 2.014:

“Migración de contenidos.

Versión del Portal en Ingles tal y como lo exigue GEL 3.1“

(Ver página 93 Anexo Técnico).

“Entrega, instalación y configuración del licenciamiento Share Point de Microsoft:

2 Licencias: Microsoft® SharePoint Server 2013 Government OPEN 1 License No Level, debidamente certificado a nombre de la

Superintendencia Nacional de Salud como propietario y a perpetuidad.“

Esto lo adquirió en el 2014 la Superintencia a través del Contrato 098 de 2014 suscrito con COLOMBIANA DE SOFTWARE Y

HARDWARE "COLSOF" .

“Migración de contenido de la plataforma actual a la nueva a. Entrega del Plan de Migración b. Ejecución del Plan c. Respuesta a

solicitudes de cambios“ (Ver Punto 4 página 94 Anexo Técnico)

“Actividades de traducción del contenido de la página del idioma español al idioma inglés, de acuerdo con lo descrito en el presente

documento“. (Ver Punto 5 página 94 Anexo Técnico)

“Formación certificada en Share Point Adicional a lo anterior, el proveedor debe gestionar a favor de la SNS la entrega de 6 Voucher

para cursos de formación directa con Microsoft Relacionados con la plataforma Share Point, así: 6 cursos dirigidos a profesionales del

área de tecnología enfocados en desarrollo y administración de la plataforma (4 de ellos con certificación incluida y los 2 restantes

solo horas de formación. o 3 Cursos, Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 - (Training y Exam 331), 2 de estos cursos

deben incluir voucher para presentar examen de certificación. o 3 Cursos, Advanced Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 -

(Training y Exam 332), 2 de estos cursos deben incluir voucher para presentar examen de certificación...“ (Ver Página 101 Anexo

Técnico).

En lo referente a la carencia de participación de las dependencias de la Entidad, al no contar en la planeación de la contratación suscrita

con ellas, para efectos de conocer sus necesidades en la materia, se le solicitó a la Oficina de Tecnologías de la Información, señalara

cuales eran las dependencias con las que no se contó para ello, donde se indicó, que


PRONUNCIAMIENTOS DE LAS MISMAS

“ (…) Hasta donde se tiene conocimiento en O.T.I, no hay referencias sobre alguna encuesta o ejercicio con cada una de las áreas de la entidad

para recibir las necesidades y/o requerimientos, no se aplicaron las buenas prácticas que postula la ingeniería de software para esta parte del ciclo

de vida de la Ingeniería de Software (…) y adelante igualmente señala “ (…) De existir este acervo comedidamente solicito hacernos llegar copia y

pido hacer caso omiso a este comentario. El levantamiento de requerimiento con las áreas, la realizo la Oficina de Comunicaciones a través de una

Matriz para el Portal Web otra para Intranet, una vez ya había sido suscrito e iniciada la ejecución del contrato

Así pues, se reitera por parte de la supervisión, el hecho de que la planeación contractual tuvo ese tipo de carencias, determinando el equipo auditor con

base en lo afirmado, poner en conocimiento de las autoridades competentes el ejercicio de auditoria que por este se presenta, con el objeto en ejercicio

de sus competencias, se determine si en el contrato que ahora nos ocupa dentro de la muestra de auditoría, se vulnero o no el principio de planeación,

del cual habla la normatividad que regula la materia (contratación estatal), así como la reiterada jurisprudencia del Consejo de Estado.

El equipo auditor con el propósito de poner en contexto lo concluido hasta aquí, solicitó a la Oficina de Tecnologías de la Información, manifestara cuales

serían eventualmente las consecuencias o posible detrimento que existiría para la Entidad, en el desarrollo y posterior culminación del contrato No, 112

de 2014 ante la existencia de las carencias aludidas en la planeación del contrato, indistintamente de que se cumpla con lo contratado por parte del

contratista; a lo cual se indicó,

“ El presupuesto asignado para la Licitación 08 de 2013 fue de $ 317.772.767, con el objeto, obligaciones y alcance que figuran en los Pliegos.

El presupuesto del contrato 112 de 2014 fue de 1.048.000.000 de los cuales considerando que de las 436 horas contratadas de Soporte Premier se

asignaron 200 a los Servicios Conexos, el 92% correspondió al diseño, implementación del nuevo portal es decir un costo de $ 964.160.000.

La determinación de un eventual detrimento patrimonial, se considera sea del resorte de su Oficina o de los entes de control ” .

Con base en lo expuesto debe señalarse, que el equipo auditor de la Oficina de Control Interno no cuenta con elementos materiales de prueba que

permitan dar cuenta de cuanto deben costar los servicios requeridos para satisfacer la necesidad de la Entidad en la materia, tan solo se evidencia

conforme a la contestación presentada, que en el 2013 el presupuesto asignado era inferior al del contratado en el 2014 en el marco del contrato

No. 112. (“El presupuesto asignado para la Licitación 08 de 2013 fue de $ 317.772.767, con el objeto, obligaciones y alcance que figuran en los

Pliegos. El presupuesto del contrato 112 de 2014 fue de 1.048.000.000 de los cuales considerando que de las 436 horas contratadas de Soporte

Premier se asignaron 200 a los Servicios Conexos, el 92% correspondió al diseño, implementación del nuevo portal es decir un costo de $

964.160.000.” -Tomado de contestación a requerimiento efectuado a la Oficina de Tecnologías de la Información, Memorando con radicado NURC

3-2015-009394 del 21 de Mayo de 2.015)

El área técnica y supervisora del contrato a través del Jefe de la misma, manifestó con base en lo solicitado por la Oficina de Control Interno, en el

sentido de informar las gestiones adelantadas para superar las dificultades detectadas y los resultados obtenidos con las mismas, que:

OBSERVACIONES Y


Se suscribió la prórroga del día 31 de Diciembre de 2014.

Se evito legalmente hacer el último pago al proveedor sin que se hubiese entregado la totalidad del producto contratado.

Reunión y aval del señor Superintendente con los Superintendentes Delegados, Secretaría General, Oficina de Control Interno, Oficina

de Metodologías para la Supervisión y Análisis de Riesgos, Oficina de Tecnologías de la Información, para impartir instrucciones

precisas sobre la asignación y destinación de disponibilidad del Recurso Humano en cada una de las áreas; para la tarea de

diligenciamiento de las plantillas de contenido.

Se logró que Microsoft elaborara el portal en versión de Inglés tal como lo exige el GEL 3.1.

Se obtuvieron 20 sesiones de capacitación por parte del proveedor a los funcionarios de la SNS encargados de la administración web.

Se obtuvo la iconográfica y las imágenes del portal de niños fueran de propiedad de la SNS y correspondieran a los diseños requeridos

por la SNS y adelantados por el proveedor.

Con el apoyo del señor Superintendente, se logró contratar 10 técnicos que apoyaran la migración de contenidos a las plantillas, labor

que impactaba con altísima criticidad el cumplimiento del cronograma pactado.

Las necesidades de infraestructura física que el proyecto demanda, solo consideraron a través del Contrato 122 de 2014 las mínimas,

lo cual no permite contar con un esquema de “Alta Disponibilidad”, la OTI viene trabajando en cotizar y arrendar un balanceador físico

que mejore el desempeño de la portal una vez este salga a producción. Contar con la infraestructura que garantice la “Alta

Disponibilidad”, esta dentro de los proyectos del 2015.

Lo anterior permite establecer, que con base en las actuaciones emprendidas entre las que se tiene las reuniones semanales de

seguimiento a la ejecución del contrato, para lo cual también existe un cronograma de trabajo (anexo a la contestación, e incorporado por

el equipo auditor como papel de trabajo), se considera por parte de la supervisión, que ese seguimiento hace parte de la metodología PMI,

la cual tiene dentro de su filosofía, que las partes establezcan ajustes a los desfases que se presenten, aunado, a que señala que en

efecto los productos contratados o pactados son objeto de seguimiento determinando a fin de mes (Mayo), si se requiere de la suscripción

de una nueva prórroga.

Por último señala la supervisión, que en su sentir existían en el contrato clausulas ambiguas, otras que no eran claras, o no estaban

dentro del alcance de estos, debiendo definir con el contratista cuales eran parte del contrato o hacen parte de sus obligaciones, y tal

como se describió en el cuerpo del presente informe se detallan cuales fueron los asuntos objeto de aclaración.


CONTRATISTA

FECHA

PERFECCIONAMIENTO

08 DE AGOSTO DE 2014

OBJETO

PRESTAR LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE CURSOS Y DIPLOMADOS

DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO DE TRABAJO PARA LOS

FUNCIONARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD DEACUERDO CON LAS

ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS DESCRITAS EN EL ANEXO TECNICO No. 1.

PLAZO

VALOR

SEISCIENTOS CUARENTA Y DOS MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL PESOS $ 642.085.000

SUPERVISION

MONICA FLOREZ BONILLA - COORDINADORA GRUPO DE TALENTO HUMANO


FASE PRECONTRACTUAL

FASE PRECONTRACTUAL

CRONOGRAMA

Las actividades que se ejecutaron fueron las siguientes:

1. Publicación del Pliego de Condiciones.

2. Aviso del Artículo 24 del Decreto 019 de 2012

3. Apertura del Proceso

4. Audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos.

5. Presentación de observaciones que implique adendas.

6. Fecha limite de expedición de adendas.

7. Presentación de observaciones al Pliego de

Condiciones definitivo que no implique adendas.

8. Respuesta al Pliego de Condiciones que no implique

adendas.

9. Cierre del plazo de la licitación.

10. Evaluación de las propuestas.

11. Publicación de informes de verificación y Evaluación.

12. Traslado y observaciones al informe de verificación y

evaluación.

13. Audiencia de adjudicación.

14. Elaboración y perfeccionamiento del contrato.

15. Cumplimiento de requisitos de ejecución.

16. Publicación en el Sistema Electrónico de Contratación

Pública (SECOP).

FASE PRECONTRACTUAL

FASE CONTRACTUAL

CELEBRACION DEL CONTRATO

El contrato se suscribió el día 08 de Agosto de 2014, entre el Secretario General de la Entidad y el Representante del

contratista, al cual se le adjunto el anexo técnico No. 1 “Especificaciones Técnicas”, el Registro Presupuestal, póliza de

cumplimiento No. NB 100037379, la cual fue aprobada el día 12 de Agosto de 2014, el contrato fue publicado en el Sistema

Electrónico de Contratación Pública el 12 de Agosto de 2014.

OBJETO CONTRACTUAL

Prestar los servicios de organización y desarrollo de cursos y diplomados de capacitación y entrenamiento en el puesto de

trabajo para los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con las especificaciones técnicas

mínimas descritas en anexo técnico No. 1.

FASE CONTRACTUAL

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

1. El equipo auditor de la Oficina de Control Interno puede ahora concluir, que en lo referente a la fase precontractual de este

proceso, existió planificación, en la medida de que se presentaron estudios previos de contratación, tal y como lo ordena el

artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, los cuales contienen la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer que

para el caso es la capacitación de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en puesto de trabajo, además

de la definición de cual seria el objeto contractual, los fundamentos jurídicos que soportan la contratación, análisis técnico y

económico que soportan el valor estimado, la clasificación de los servicios a adquirir y las características de los mismos, el

análisis de riesgos en la contratación y la forma de mitigarlos, plazo, supervisión y lugares de ejecución del acuerdo de

voluntades.

2. Que el cronograma que se surtió en la licitación Pública LP 10 – 2014, se cumplió cabalmente; debiendo precisar, que si

existió modificación en las fechas en que el comité Evaluador debía presentar su informe de verificación y evaluación, en

razón a que este solicito la modificación en comento, debido a que consideró que requería de mayor tiempo para efectuar los

análisis que le permitieran culminar la labor de evaluación de las propuestas.

3. Que las audiencias de Aclaración del Pliego de Condiciones y de Asignación de Riesgos, se efectuaron, de conformidad con

lo establecido en el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013, donde por demás se determinaron las formas de mitigarlos y se

asignaron rentre los extremos contractuales.

Con ocasión de las observaciones presentadas en la audiencia de Aclaración al Pliego de Condiciones, se determinó modificar

varios numerales del Pliego en mención, mediante adenda la cual fue debidamente publicada en el Sistema Electrónico de

Contratación Pública (SECOP) dentro del término concedido por el Decreto 1510 de 2013, en su artículo 25, el cual preceptúa:

Artículo 25. Modificación de los Pliegos de Condiciones. La Entidad Estatal puede modificar los pliegos de condiciones a través

de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.(…).

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

4. Que el contrato se perfeccionó, en la medida de que se logró el acuerdo, se firmó, se levo a escrito, se presentó póliza de cumplimiento

No. NB 100037379, la cual fue aprobada mediante acta de aprobación de fecha 12 de Agosto de 2014, existió la correspondiente

disponibilidad presupuestal, aunado, a que para la autorización de pagos efectuados, se allego certificaciones emanadas de la

Universidad del Rosario, en la cual afirma el hecho de que se realizaron los aportes a Fondo de Pensión, EPS, ARP, y parafiscales.

5. Que el contrato se liquidó, previa presentación de informe final de cumplimiento de un total de diecisiete (17) obligaciones por parte de

la supervisión del contrato, el día 26 de Diciembre de 2014 dando por terminado de mutuo acuerdo el contrato, ordenando cancelar el

saldo en favor del contratista conforme al balance financiero presentado, el cual no arrojo saldos para liberar.

Ahora bien, a pesar que el contrato se ejecutó satisfactoriamente y liquidado conforme a la normativa vigente, la Oficina de Control

Interno se permite reiterar la recomendación que en su momento se dio en el Informe presentado al Despacho del Señor Superintendente

Nacional de Salud, con el radicado NURC 3-2015-003753 del 27 de Febrero de 2.015 en el siguiente sentido:

“RECOMENDACIONES.

Respetuosa y comedidamente, de manera atenta la Oficina de Control Interno se permite realizar las siguientes recomendaciones:1. Evaluar el impacto de los Planes de Capacitación, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto N°1567 del 5 de Agosto de

1998 y las Guías de administración pública expedidas sobre la materia. “

En informe de seguimiento a recomendaciones de las presentadas por la Oficina de Control Interno en el Primer Trimestre de 2.015, conforme alo expuesto en el radicado NURC 3-2015-007051 del 22 de Abril de 2.015 sobre la recomendación, el Grupo de Talento Humanos señaló:

“De conformidad con el Memorando NURC 3-2015-005740 del 27 de Marzo de 2.015, la Coordinadora del Grupo de Talento Humano remite Plande Mejoramiento a las recomendaciones efectuadas, así:

“Con el fin de analizar el impacto de la capacitación recibida en la vigencia 2014, se realizará una evaluación de los siete diplomados recibidos porlos funcionarios con la herramienta entregada por la Universidad del Rosario, para tales efectos. Las metodologías educativas proponen que talevaluación debe hacerse 3 o 4 meses después de recibida la capacitación.

Adicionalmente a través del proceso de evaluación de desempeño laboral se implementará una metodología para evaluar el impacto.Evaluación: 31 de mayo de 2015

Revisión del Instrumento: En la evaluación de desempeño laboral, no obstante se pondrá en funcionamiento, finalizadas las capacitaciones 2015.”



La Subdirección Administrativa mediante memorando NURC 3-2015-008333 de 08 de Mayo de 2015, dio traslado al Grupo de

Talento Humano, con el objeto, se pronunciara respecto de las conclusiones y recomendaciones presentadas por el equipo

auditor de la Oficina de Control Interno, a lo cual manifestó:

“ El Grupo de Talento Humano mediante Memorando con NURC 3-2015- 005740 del 27 de marzo de 2015, dio respuesta a la Oficina

de Control Interno en lo relacionado con el Informe de la Auditoría Macro proceso Gestión de Talento Humano, el cual corresponde

al contenido de la presente observación.

En dicho memorando, se enviaron las acciones correctivas que se ejecutarán para lograr el mejoramiento continuo en relación con

las observaciones presentadas en el informe.

A la anterior observación se estableció el siguiente Plan de acción:

“Con el fin de analizar el impacto de la capacitación recibida en la vigencia 2014, se realizará una evaluación de los siete diplomados

recibidos por los funcionarios con la herramienta entregada por la Universidad del Rosario, para tales efectos. Las metodologías

educativas proponen que tal evaluación debe hacerse 3 o 4 meses después de recibida la capacitación.

Adicionalmente a través del proceso de evaluación de desempeño laboral se implementará una metodología para evaluar el

impacto”.

Las fechas definidas fueron:

Evaluación: 31 de mayo de 2015

Revisión del Instrumento: En la evaluación de desempeño laboral; no obstante se pondrá en funcionamiento finalizadas las

capacitaciones 2015”.



Al respecto encuentra el equipo auditor, que la recomendación efectuada por el la Oficina de Control Interno, será acogida a corto plazo,

dando uso de la herramienta brindada por la Universidad Colegio Mayor del Rosario en ejecución del contrato 078 de 2014, así como la

calificación de desempeño de cada funcionario que haya asistido a alguno de los diplomados que se realizaron como capacitaciones en

puesto de trabajo para los colaboradores de la Superintendencia Nacional de Salud.

De la ejecución de las actividades que permitan obtener como resultado el grado de impacto de las capacitaciones impartidas, la Oficina

de Control Interno por intermedio de equipo designado para esos efectos, realizara seguimiento a las recomendaciones elevadas,

presentado sobre el particular informe al despacho del señor Superintendente Nacional de Salud.

CONCLUSIONES GENERALES

1. Si bien el Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las entidades a adelantar los procesos de contratación que en él se enuncian, sin

duda alguna, es una herramienta de planeación que generará mayor orden y publicidad sobre las compras a ser efectuadas por

cada entidad en la respectiva anualidad; este aspecto, es tenido en cuenta por la Superintendencia Nacional de Salud, para efectos

de satisfacer sus necesidades utilizando las diferentes modalidades de selección y en ejercicio del procedimiento de Gestión

Contractual del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios de la Entidad.

2. Se evidenció, que al interior de la Superintendencia Nacional de Salud; para llevar a acabo la contratación de cualquier bien o

servicio; se presentan estudios previos, en los cuales se Planea entre otros su ejecución, contando para la estructuración del

respectivo proceso, con el acompañamiento del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, siendo la estructuración técnica de la

necesidad, responsabilidad del correspondiente responsable de la dependencia que requiere cubrir aquella necesidad (Bien o

servicio). Aunado se concluye, que se da aplicación del principio de responsabilidad, ya que para la ejecución de cada contrato,

acatando el Manual de Contratación de la institución, una vez adjudicado el respectivo proceso contractual, se designa un

supervisor, que normalmente es el responsable de la dependencia que inicialmente planteo por conducto de los respectivos estudios

previos, la necesidad de contratar un determinado bien o servicio; supervisor este que conforme a la normativa de contratación

estatal vigente, debe ejercer la debida vigilancia del mismo, concluyendo o permitiendo que los contratos culminen con éxito;

satisfaciendo en debida forma las necesidades de la Institución.

3. Que en los procesos de Licitación Pública, se evidenció, que se surtieron las etapas que la ley exige deben realizarse, en especial,

lo concerniente a las Audiencias de Aclaración de Pliegos de Condiciones y de Asignación de Riesgos de conformidad con lo

establecido en el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013.

4. Que en los procesos de contratación objeto de muestra, y que se materializaron bajo la modalidad de selección de contratación

directa, se evidenció, que se contemplaron diversas situaciones de facto que les permitieron establecer (área solicitante y Grupo de

Contratación de Bines y Servicios), el merito para que esos procesos se ejecutaran bajo ese mecanismo de selección, para lo cual

existen soportes de los hechos que daban lugar a invocar unas de las causales contenidas en el Estatuto Contractual y Leyes 1150

de 2007, 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013, al igual que el acto administrativo que comporta la justificación para contratar de

esa manera.

5. En cuanto al deber de publicidad, se establece que las Entidades Estatales están obligadas a publicar en el Sistema Electrónico de

Contratación Pública (SECOP) los Documentos del Proceso y los actos administrativos del mismo, dentro de los 3 días siguientes a

su expedición; obligación esta la cual tal y como se evidenció en cada proceso de la muestra, se cumplió.

CONCLUSIONES GENERALES

6. Que en lo que al proceso de Gestión Contractual en estricto sentido refiere, el mismo se surte de conformidad con el Manual de Procesos

institucional acogido mediante Resolución No. 4086 de 2014, para lo cual la Superintendencia Nacional de Salud, cuenta con un Grupo de trabajo

recientemente fortalecido con ocasión del rediseño institucional y se evidencia, con base en las solicitudes de información y documentación que se

realizaron, que existe autocontrol de su gestión aspecto que debe ser objeto de exaltación por parte del equipo auditor.

Sin embargo, se evidenció que las vicisitudes o eventuales dificultades de procesos complejos como algunos de los ahora auditados, se presentaron

en la ejecución contractual; en el contrato No. 112 de 2014, se manifestaron inconformidades, sobre las cuales el Señor Superintendente Nacional

de Salud, como representante legal de la Entidad, impartió instrucciones al Secretario General para que en su condición de Ordenador del Gasto,

sostuviera reuniones, y ejecutara las acciones que la legislación vigente sobre contratación estatal permite, en procura de lograr el objetivo o

cumplimiento de la necesidad requerida por la Entidad, al suscribir el contrato aludido; labor que desde la recepción del Memorando con Radicado

NURC 3-2015-001034 del 21 de Enero de 2.015 ha venido desarrollándose; y conforme a lo señalado por el actual Jefe de la Oficina de Tecnologías

de la Información y Secretario General de la Institución, se han venido superando los inconvenientes de carácter técnico que se enunciaron

anteriormente en este documento, con lo cual se han generado planes de choque, tendientes a la finalización satisfactoria del objeto contractual.

7. Que el presente informe se dará traslado a los entes de control , esto es, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación,

Fiscalía General de la Nación, así como a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en cumplimiento a los dispuesto en el

Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” modificado por el artículo 231 del decreto 019 de 2012, en atención a que conforme a lo

presentado por la Oficina de Tecnologías de la Información como área técnica – supervisora del contrato No. 112 de 2014 se ha reiterado el hecho

de que presuntamente existieron deficiencias o carencias en la planeación de ese contrato, las cuales eventualmente pueden configurar

irregularidades de las cuales habla la citada norma. El artículo en mención preceptúa:

Artículo 9°. Reportes del responsable de control interno. Modifíquese el artículo 14 de la Ley 87 de 1993, que quedará así:

El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad de la rama ejecutiva del orden nacional será unservidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la República.

Modificado por el art. 231, Decreto Nacional 019 de 2012. Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberáreportar al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como a los Organismos de Control, los posiblesactos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio de sus funciones.

El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informepormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.

Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscalescuando las autoridades pertinentes así lo soliciten.





Por lo demás, se reiteran de manera respetuosa y comedida, por parte de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de

Salud, recomendaciones referentes al contrato suscrito con la Universidad del Rosario, en lo que hace referencia a la evaluación del

efectivo impacto de las capacitaciones impartidas, así como lo que se refiere a la recomendación que apunta al trabajo que se recomienda

desarrollar, relativo a la Interoperabilidad del Software de Tasa (SGT), adquirido y recibido a satisfacción por la Entidad, al cumplir

conforme a lo expuesto por los supervisores, el producto; con los requisitos exigidos por la Institución, sin embargo para su óptimo uso, es

necesario ejecutar tareas que permitan que la herramienta interactúe con bases de datos y softwares internos y externos, lo cual viene

desarrollando, pero que puede lograr un mejoramiento, derivado de la actuación de la Oficina de Tecnologías de la Información en este

importante aspecto.

Cordialmente,

Juan David Lemus Pacheco

Jefe Oficina de Control Interno SNS.

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