V1!DlIRIAi'"!II II" CBN-1022 INFORME EJECUTIVO ANUAl

DEL SISTEMA DE CONTROlINTERNONUEVO MODElO MECI 2014

FECHA DE Dia: 13 Mes: 01 Ano: 2015EMISION DELINFORME

INTRODUCCION

Para la vigencia 2014, la auditoria interna aplicada a los procesos que se desarrollan atraves de las diferentes dependencias de la organizaclon, se oriento, como se habia hechoen el ana anterior, a determinar cual es el nivel de sostenibilidad que tienen los principalescomponentes, elementos y produetos estrategicos, teniendo en cuenta que conforme a lasevaluaciones independientes que se realizaron durante el ano, en eumplimiento de lasnormas legales que regulan la materia y en especial que estan orientados a medir el nivelo grade de implementacion del sistema Integrado de Gestio" par elementosycomponentes, muestran que la entidad ha alcanzo un nivel superior, can una calificacionpromedio general de implementacion del sistema del 100%; es decir, que ha dadocumplimiento a los requerimientos minimos legales del sistema.

En consecuenda, la Veedun'a Distrital, adelanto durante las vigencias 2014, actividadesque buscaban consolidar y mantener la implementacion del Sistema Integrada de Gestion,en todos y cada unos de sus subsistemas.

Conforme 10 senalado en el manual tecnico del Modelo Estimdar de Control Interno, parael Estada Colombiano 2014, el cual fue adoptado mediante Decreto 943 de 2014, sedefini6 la evaluacion a partir de la siguiente estructura, dentro de la cual, se incluyeron losaspectos relevantes tanto de la norma de calidad NTCGP 1000:2009 y los Item quecomponen el Esquema de Amllisis Integral de la Veeduria Distrital, de la siguiente manera:

1. MODULO DE CON1ROL DE PLANEACION Y GESTION1.1. Componente de Talento Humano

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos eticos (Asociado a la NTCGP1000:2009 en los numerales 5.3),Asociado a la Encuesta deTransparencia y la pregunta numero 6 de la encuesta de hilbitos ycreencias y al item numero 1 de la calificacion por elementos de laauditoria en sitio ..

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en losnumerales 6.2,6.2.1,6.2.2,), asociado a los item 2, 14, IS, 16, 17 Y 18de la calificaci6n de auditoria en sitio y a las preguntas 2, 3, 4, 5, 6, 7,8, 9, 10, 11, 12, 13, 14" 15 de la encuesta de hilbitos y creencias.

1.2. Componente Direccionamiento estrategico (Asociado a la NTCGP 1000:2009en los numerales 4.1,5.1,6,7,7.1,7.2,7.3,7.4,7.5, )

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1.3.

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OEl SISTEMA DE CONTROl INTERNONUEVO MODElO MECI 2014

1.2.1. Planes, Programas y Proyeetos(Asoeiado a la NTCGP1000:2009 en losnumerales 5.2, 5.3, 5.4t 5.4.1, 5.4.2, 5.6, 6.1, 6.4, 7.4.1), asociado alos item 7, 8, 9 Y 10 de la calificacion de auditoria en sitio y laspreguntas 17, 18, 19, 20 Y 21 de fa encuesta de habitas y creencias.

1.2.2. Modelo de Operaeion por Procesos(Asoeiado a la NTCGP1000:2009 enlos numerales4.1, 5.2, 5.3,5.6, 7.2, 7.4.1), asociadoal item 6 de lacalificacion de auditorias en sitio y las preguntas 23, 24 Y 25 de laencuesta de habitos y creencias.

1.2.3. Estruetura organizaeional (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en losnumerales 5.1,5.5, 5.5.1)

1.2.4. Indieadores de Ges!ion (Asoeiado a la NTCGP 1000:2009 en losnumerales 4.1, 8.2.3), asociado al Item 9 de la calificacion de auditoriasen sitio y la pregunta 16 de fa encuesta de habitos y creencias.

1.2.5. Politieas de Operaeion (Asoeiado a la NTCGP 1000:2009 en losnumerales 5.1, 5.2, 5.3, 5,6, 7.2.2, )

Componente Adminis!raeion del Riesgo ( Asoeiado a la NTCGP1000:2009en los numerales 4.1, 7.5, ), asociado al item 4 de la calificacion deauditorias en sitio y la pregunta 22 de la encuesta de habitos y creencias.

1.3.1. Politicas de adminis!raeion de riesgo (Asoelado a la NTCGP1000:2009en los numerales 4.1)

1.3.2. Identifieacion del riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en losnumerales 4.1)

1.3.3. An.lis!s y valoraeion dei Mesgo(Asociado a la NTCGP1000:2009 en losnumerales 4.1)

2. MODULODECONTROLDEEVALUACIONY 5EGUIMIENTO2.1. Componente de Autoevaluacion Institucional (Asociado a la NTCGP

1000:2009 en los numerales 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7,6, 8, 8.1,8.2,8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3)

2.1.1. Autoevaluacion de control y de gestion (Asociado a la NTCGP1000:2009 en los numerales 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4), asoeiado a laspreguntas 28 y 29 de la encuesta de habitos y creencias.

2.2. Componente de auditorla Interna2.2.1. Auditorla de Gestion (Asoeiadoa la NTCGP1000:2009 en los numerales

5.6.2,7.5.1,7.5.2,7.5.3.7.5.4,7.5.5,7.6,8,8.1, 8.2, 8.2.2)2.3. Componente Planes de Mejoramiento

2.3.1. Plan de mejoramiento Institucional 0 por procesos (Asociado a laNTCGP1000:2009 en los numerales 4.1, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 8.4,8.5,8.5.1, 8.5.2, 8.5.3) )

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DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNONUEVO MODELO MECI 2014

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION Y COMUNICACION (Asoelado a la NTCGP1000:2009 en los numerales 4.1, 4,2; 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.5.3, 6.3,7.2.1, 7.2.3, ), asociado al item 5 de la calificacion de auditor;as en sitio y a laspreguntas 26 y 27 de la encuesta de hilbitos y creencias.3.1. Componentede informacion y comunicacion

Respecto a la implementacion del nuevo Modelo Estandar de Control Interno, la VeeduriaDistrital, adelanto las cinco faoos requeridas par el Decreta 943 de 2014, a saber:

Fase 1. Conocimiento

Fase 2. Diagnostico

Fase 3. Planeacion de la actualizacion

Fase 4. Ejecucion y Seguimiento

Fase 5. Cierre

Cada una de las actividades ejecutadas en las respectivas fases, se encuentranevidencladas y documentadas en los archivos electronicos que reposan en la oficina delAsesor del Despacho - Control Interno, anotando ademas que para la fase de cierre sesuscribio el respectivo informe final por parte de la jefe de la Oficina Asesora dePlaneacion y el Asesor del Despacho - Control Interno, el dla 22 de diciembre de 2014 ycuyas conclusiones seran incorporadas a[ Plan de Mejoramienta para la Vigencia 2015 queelabore la Entidad.

Calificaci6n TotalPonderaci6n

Asi mismo se evidencia, que frente al proceso de implementacion del Sistema Integradode Gestion, la Contraloria de Bogota, dio una calificacion global de 93% a la evaluacion dela gestion y resultados de la entidad, conforme 10 anoto en su informe final de AuditoriaRegular 2014 para la vigencia 2013 y 10 registrado en el cuadra anexo:

.Con base en la calificaci6n total de 93.06 puntas, sabre la Evaluaci6n de Gesti6n yResultados, la Contraloria de Bogota D.C., fenece la cuenta de la entidad par la vigenciafiscal correspondiente al allo 2013; par la cualla gesti6n fiscal, se conceptua favorable".

VEEOURIA OISTRITALVtGENCIA 2013Componente

1. Control de Gesti6n2. Control de Resultados3. Control FinancieroCatificaci6n total

503020100.00

46.3528.7118,0093.06

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De Ja misma forma, segun el reporte hecho a la Secretarfa General de fa Alcaldia Mayor,en e[ que se califica los productos que se debieron implementar para lograr lasostenibilidad del Sistema Integrado de Gestion, se evidencio un cumplimiento del 100%,conforme los datos registrados en el cuadra que se remitio en su momento y que setranscribe a continuacion:

ENTIDAO: VEEDUFtIA O""'TRITAL.

PROOUCTO -k"..,..,6•... ,Vi.lon ,Ob .••U",o•••• t•.•t. 'Coe ,POlitic. d•••' SOlO ,.g~!'"t.",o.der 510 ,,Moo_ d.. roc ••• "!._ ,R•• on_.blildad .utorld_d del alOPlan d•• c_ aellae-ion ,Program. d•• InducclOn •.•••lndue-cIOn ,Prou,. ••.•..••de blen.et ••. ,Procedlmlento de 'dentil'icHcl6n d••••••pectc •• y "'••'o •.••cI6n de ,Om acto••ambl •••n•••'••••~:.nde comunlc.clon •••• ,,~~~I~ •••':;:~:~ •••nto. ,Control •••• ••• ,. r••••t•••cIOn d•••1•••••rvlclo ,~""'Fi.~O~NP;'.r.6'"'::dl;:;:;:~~~ENT ACION

,•• p~.~l:oUCTOa ,.

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DEL SISTEMA DE CONTROllNTERNONUEVO MODElO MECI 2014

EVALUACION

I. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTlON1.1. Componente de Talento Humano

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos eticos (Asociado a la NTCGP1000:2009 en los numerales 5.3), asociado a la Encuesta deTransparencia y la pregunta numero 6 de la encuesta de hilbitos ycreencias y al Item numero 1 de la calificacion par elementos de Jaauditoria en sitio.

Una vez realizada la auditoria a los procesos de Talento Humano y DireccionamientoEstrategico, se observa que frente al elemento de codigo de etica, la entidad evidencio eldesarrollo de actividades de rnanera permanente y sistematica, para la revision y ajustedel codigo de etica, as; como la socializacion y generacion de cambios en la cultura de latransparenciay etica de 10 publico.

Conforme a las valoraciones de las respuestas y evidencias reportadas durante laejecucion de las auditorias, se concluye que este elemento paso de un nivel inaceptabledel 42% en la anterior valaracion en el 2013 a un nivel de aceptable del 1000/0 en el2014.

EI codigo de etica fue reformulado y se adopto mediante la Resolucion No. 197 del 10 deoctubre de 2014 y documentado can el formata codigo 01-CE-01 Version 5 can vigencia26/06/2014.

Sin embargo, canfarme a los resultados de la encuesta de habitos y creencias, se tieneque el porcentaje de personas que considera que no ha tenido necesidad de consultar elcodigo se mantiene en un nivel alto, ya que as! respondio el 53% y el porcentaje dequienes dicen no tener conacimiento sabre el codiga es del 19%. Cabe anotar ademas elsignificativo aumento del porcentaje de personas que respondieron que consultan elmanual cada vez que ha tenido dudas sobre el contenido 0 significado de los valores quegobiernan la etica del servidor publico, que paso de un 14% en 2013 al 24% en el ano2014.

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano (Asociado a la NTCGP1000:2009 en losnumerales 6.2, 6.2.1, 6.2.2,), asociado a los [tern 2, 14, 15, 16, 17 Y 18de la calificacion de auditoria en sitio y a las preguntas 2, 3, 4, 5, 6, 7,8,9, 10, 11, 12, 13, 14" 15 de la encuesta de habitos y creencias.

A partir de las calificaciones hechas por la auditoria interna, realizada en la vigencia 2014,se obtuva la siguiente evaluacion, respecto de los siguientes elementos:

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NUEVO MODELO MECI 2014

Induccion y reinduccion, paso de un nivel media bajo del 63% en eJ2013 a un nivelde aceptable con el 100°/0 en el 2014, dado que se evidencio la realizaci6n de manerapermanente y sistematica de ejercicios de induccion y reinduccion a funcionarios ycontratistas de la entidad, calificacion que es coherente con los resultados de la encuestade habitos y creencias, que se rnuestran a continuacion.

Conforme a los resultados de la encuesta de habitos y creencias, el 70% de losencuestados respondi6 que el proceso de induccion y reinduccion Ie permite ccoocer loslineamientos estrategicos institucionales y que es adecuado para actualizarse respeeto acambios institucionales. El 24% dice no haber participado en estos procesos.

Respecto a la pregunta sobre si recibio induccion, el 63% respondio si haberla recibido,porcentaje que es menor en 4 puntos porcentuales a la registrada en el ano anterior y35% dice no haberla recibido, con 2 puntos porcentuales mayor a la registrada en el 2013.

A la pregunta sobre si recibio reinduccion en los ultimos 6 meses, se observa unasignificativa disminucion de quienes habfan respondida que no en el 2013, ya que frente aesta pregunta el 88% dijo no haberla recibido en el 2013 mientras que en el 2014 esteporcentaje bajo al 43%, cambio que tambien se refleja en el porcentaje de personas queafirman haber recibido estas reinducciones, que paso del 13% en el 2013 a un 56% en el2014

Frente a la pregunta sabre si se esta de acuerdo con que el proceso de induccion yreinduccion a un puesto de trabajo, es fundamental y deberla ser prioritario, el 82% dijoestar completamente de acuerdo con esa afirmacion, observilOdose un comportamientosimilar a las respuestas dadas el ano anterior.

Manual de Funciones: Durante la realizacion de la auditorfa interna, se pudo evidenciarque el manual de funciones cumpie con todos los requisitos legales y existe comodocumento integral del Sistema de Gestion de la Entidad; sin embargo, frente a lasaetividades de socializacion colectiva 0 individual, no se evidencio que durante el ano sehubieran reatizado actividades de manera sistematica y permanente para garantizar elplena conocimiento de este elemento del sistema. En la calificacion final de auditorla seobtuvo un porcentaje de sostenibilidad del 930/0, registro que fue superior al observadoen el ano anterior que habia sido del 87%.

Programas de Bienestar, Capacitacion e Incentivos: Respecto de estos elementosque integran et desarrollo del talento humano, se evidencio durante la auditona interna,que los mismos obtienen una calificacion de sostenibilidad del 1000/0; es decir, seevidencio no solamente su respectiva formulacion y actualizacion anuat, sino que se

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evidencio el desarrollo permanente y sistematico de acciones para darle cumptimiento alos mismo.

Asi mismo, se observa que en la calificacion final de estos elementos evaluados, se mejorode manera significa el desarrollo y documentacion de las actividades asociadas, pasandode una calificacion del 2013 a una en el 2014, segun la siguiente relation:

Plan Institucional de capacitacion, paso de una calificacion del 890/0 al 1000/0

Plan InstitucionaJ de 8ienestar y de Salud Ocupacional, paso de una calificaciondel 670/0 a un 830/0.

5egun los resultados de la encuesta de hilbitos y creencias, se observa frente a estosprogramas, que aument6 signifrcativamente el porcentaje de personas que consideran quelas actividades de bienestar que adelanta la entidad son adecuadas y contribuyen almejoramiento del c1ima organizacional, pasando de un 20% en 2013 a un 44% que as! 10creen en el 2014, asf mismo disminuyo el porcentaje de personas que creen que estasactividades son insuficientes, pasando del 52% en 2013 a un 24% en el 2014.

Frente al programa de capacitacion, se observa que el porcentaje de personas que creenque este contribuyo al mejoramiento de su desempeiio, disminuyo de un 45% en el 2013que as; 10 crefan a un 37% que as! 10 creen ahora, mientras que quienes creen quefortalecen sus conocimientos se mantuvo en 34%, finalmente, se observa un incrementoen el porcentaje de quienes dicen no conocer el plan de capacitacion, pasando de un 5%en el 2013 a un 15% en el 2014.

Clima Organizacional: Frente a la pregunta sobre el concepto que se tiene del actualc1ima organizacional de la entidad, el 54% respondio que es normal porque siempreexistiran tensiones, porcentaje que fue similar al registrado en el 2013 que marco el 52%,de las respuestas.

Mientras tanto el porcentaje de personas que creen que el clima organizacional es tenso ydificulta el trabajo y el desempeiio, bajo del 38% en el 2013 a un 24% en el 2014 y deotro lade el porcentaje de personas que creen que el clima organizacional es el adecuadoy permite desempenarse con tranquilidad, aumento del 8% que asi 10consideraban en el2013 a un 18% que as! 10consideran en la actualidad.

Respecto a los factores que mas afedan el clima organizacional, no se observanvariaciones mayores entre el ana 2013 y 2014, siendo el que mayor afecta el relacionadocon un inadecuado maneja de las camunicaciones y la informacion, segun el 52% de losencuestadas, seguido por el relacionado can las relaciones interpersonales con el 38% y elestilo de direccion de los jefes y directivos de la entidad con el 35%.

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1.2.

YIIDURIA~IISIII"1 CBN-1022 INFORME EJECUTIVO ANUAl

DEl SISTEMA DE CONTROllNTERNONUEVO MODElO MECI 2014

Componente Direccionamiento estrategico (Asodado a la NTCGP1000:2009en los numerales 4.1,5.1,6,7,7.1,7.2,7.3,7.4,7.5, )

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos (Asoeiadoa la NTCGP1000:2009 enlos numerales 5.2, 5.3, SA, 5.4.1, 5.4.2, 5.6, 6.1, 6.4, 7.4.1), asociadoa los (tern 7, 8, 9 y 10 de fa calificacion de auditoria en sitio y laspreguntas 17, 18, 19, 20 Y 21 de la encuesta de habitos y creencias.

Conforme los resultados de la auditona interna, se observa que frente a los planes,programas y proyectos, la entidad obtuvo una calificacion del 100%, mejorandoasi la calificacion que este componente habra tenido el ana anterior, el cual fue del 78%.Estacalificaclon se basa en las evidencias encontradas en la auditorfa realizada al procesode Direccionamiento Estrategico, en el cual se pudo constatar la permanente realizacionde actividades asociadas a la socializacion, divulgacion y seguimiento a los diferentesplanes, programas y proyectos que la entidad ejecuta.

Sin embargo, al revisar la calificacion final de cada uno de los procesos misionales, seobservan las siguientes diferencias: el proceso de fortalecimiento de la gestion contractualen el D.Cque obtuvo una calificacion del 72%, el proceso de gestion de quejas, reclamose investigaciones que obtuvo una calificacion del 67%, el proceso de generacion deespacios de control social y cualificacion del ejercicio del control social que obtuvo unacalificacion del 82%, calificaciones que resultaron de medir la seguridad de las respuestasdadas por cada persona auditada y las evidencias del seguimiento al plan de accion, lascuales son conocidas par el funcionario encargado de realizar los respectivos reportes,pero es desconocido por la mayoria de los demas integrantes a actores de estos procesos,10 que se refleja en una calificacion promedio general del 89% en este elemento en todala entidad, calificacion que es ademas inferior a la obtenida en este elemento el anainmediatamente anterior, la cual fu del 96%.

Esta calificaci6n es coherente ademas con el resultado de la encuesta de habitos ycreencias, la cual frente a la pregunta sobre cuales temas no fueron induidos en losproceso de induccion y reinduccion, se observa que el porcentaje de personas que dicenno haber recibido algun tipo de induccion 0 reinduccion frente al plan estrategico y losplanes de accion es del 28%, no obstante debe resaltarse que dicho porcentaje fue muyinferior al del ana 2013, el cual se ubicaba para esa fecha en el 45%.

Igualmente se puede evidenciar que segun la encuesta de hilbitos y creencias, elporcentaje de personas que dijo conocer el plan estrategico de la entidad es del 66%,superior en 6 puntas al registrado en 2013 y que quienes dicen no conocerlo es el 32%, 8puntas porcentuales menos que los registrados en 2013.

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Cabe anotar que conforme el resultado de la encuesta de hi3bitos y creencias, elporcentaje de personas que considera que el plan estrategico de la entidad es uninstrumento que sirve para concertar las metas y actividades que debe desarrollar yejecutar cada servidor vinculado a la entidad paso del 48% en el 2013 a un 58% en el2014.

1.2.2. Modelo de Operacion por Procesos (Asociadoa la NTCGP1000:2009 en los numerales 4.1, 5.2, 5.3,5.6, 7.2, 7.4.1), asociado alitem 6 de la calificacion de auditorias en sitio y las preguntas 23, 24 Y25 de la encuesta de habitos y creencias.

Frenteal modela de operacion por procesos, la calificacion final de la auditoriaes del 900/0, 10 que ubica a este elemento en un grado de sostenibilidad aceptable,mejorando asi la calificaclon que habla obtenido en el ana anterior, la cual fue del 75%ubicandolo en un nivel de sostenibilidad media alto para ese ana.

Durante el desarrollo de la auditoria y conforme se evidencia en los papeles de trabajo delos grupos auditores de todos los procesos, las actividades asociadas a la revision, ajuste ydocumentacion de los procesos y de los procedimientos propios de cada uno, permitieronconstatar que la entidad ejecuto los compromisos de actualizacion y ajuste reflejados en elanterior plan de mejoramiento.

AI analizar el resultado de la encuesta sabre habitos y creencias de los servidores publicos,frente a los elementos y produetos del Sistema Integrado de Gestion, se observa que el91% las personas encuestadas tienen un buen concepto sabre el manual deprocedimientos, 5i se tiene en cuenta que el 47% cree que el manual es documento quepermite estandarizar la secuencia logica de las aetividades y tareas , independientementede quien ocupe el cargo 0 ejecute un contrato y el 44% cree que es una guia para sabercomo se deben realizar las aetividades y tareas de un proceso.

De la mi5ma forma, se observa que un mayor porcentaje de personas consulta de manerae5poradica el manual de procedimient05, si se tiene en cuenta que el 37% respondiohacerlo de manera esporadica para resolver dudas y el 33% respondio que 10 consultacuando requiere hacer verificaciones sobre las actividades y tares, sumando ambasrespuestas el 70%, mientras que el ana anterior estas 5umatoria era del 66%.

Tambien se observa que un mayor numero de personas cree que el manual deprocedimientos es un documento que debe con5ultar todo servidor de la entidad, demanera permanente, para ejecutar correctamente las actividades y tareas aginadas. Asi 10expres6 el 89% de los encuestados, frente al 85% que habia dado esta respuesta en elana 2013.

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NUEVO MODELO MEC' 2014

1.2.3. Estruetura organizacional (Asociadoa fa NTCGP1000:2009 en losnumerales 5.1,5.5, 5.5.1)

La Entidad cuenta con una estructura organizacional adecuada y ajustada a sus procesos,existiendo total coherencia entre la estructura y las caracterlsticas de cada proceso eidentificando esta relaeion de la siguiente manera:

A continuacion se muestra grilficamente tanto la estructura orgamzaclonal, como el mapade procesos ajustado a Diciembre de 2014:

DEPENDENCIAORGANIZACIONAL PROCESOS ASOCIADOSDespacho de la Veedora Distritaf Proceso de Evaluacion y Seguimiento

(Control Interno)Despacho de la Viceveedora Procesos de Apoyo, Comunicacion

Institucional y atencion a la Ciudadania yarucos de interes

Oficina Asesora de Planeacion Procesos de Direccionamiento y DesarrolloOraanizacional Meioramiento Continuo

Oficina Asesora Juridica Proceso de Gestion para la Adquisicion debienes y servicios v Gestion Juridica

Delegada para Quejas, reclamos e Proceso de Gestion de Quejas, Reclamos eInvestiaaciones Investiaaciones en el D.C.Delegada para la Contratacion Proceso de Fortalecimiento de la Gestion

Contractual en el D.C.Delegada para la Participacion y los Proceso de Gestion para la Promocion delPr9gramas Esoeciales Control SocialDelegada para la Eficiencia Administrativa y Proceso de Proceso dePresupuestal Evaluacion de la Fortalecimiento del

gestion Distrital y Control Internosus Resultados Distrital

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VEEDURlli'DIIIIIIII CRN-I022 INFORME EJECUTIVOANUAl

Del SISTEMA DE CONTROllNTERNONUEVO MODElO MECI 2014

ORGANIGRAMA VEEDURiA DISTRITAL

•vnDURIADISTRITAl

O.,spachoVeedor

OespachoVlcoveedor

Distrltal

OIlCI,.. As_orad• .lurldtca

Orlel_ A._or.de Plen •• clon

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"'IULTADOS

Es importante resaltar, que aunque la estructura organizacional es coherente con el mapade procesos y estan plenamente definidas las Hneas de autoridad y las competencias decada dependencia, la Entidad no cuenta con el numero suficiente de empleados de plantapara el cumplimiento pleno de todas las responsabilidades y competencias, que tanto lanorma como los Planes de Desarrollo de la Ciudad y Estrategicos de la Entidad Ie hanserialado. Por esta razen, la entidad hace usa de las autorizaciones legales para lacontratacion de prestacl6n de servicios y as! mismo adelanta en la actualidad los estudios

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DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNONUEVO MODELO MECI 2014

necesarios de cargas de trabajo para sustentar ante las autoridades competentes unaampliacion de la Planta de PersonaL

1.2.4. Indicadores de Gestion (Asociadoa la NTCGP1000:2009en losnumerales 4.1, 8.2.3), asociado at item 9 de la catificacion de auditorlasen sitio y la pregunta 16 de la encuesta de hcibitos y creencias.

La entidad cuenta con una bateria de indicadores de gestion, que nacen de la necesidadde realizar el seguimiento y evaluacion a las metas de los proyeetos, planes y programasque desarrolla la entidad y como se pudo evidenciar, se reportan mensualmente losresultados a la Oficina Asesora de Planeacion, en la cual se diligencla una Matriz de5eguimiento de Indicadores Institucionales y sabre la cual el Asesor del Despacho canfunciones de Control Interno, elabora el Cuadro de Mando Integral (CM!), para serreportado a la Veedora Distrital y al Comite Directivo para respectivo seguimiento. Acontinuacion, se presente como evidencia en el siguiente grafico, eJ resumen del CMf concorte al 31 de diciembre de 2014, en el que se detaJia el nivel de cumplimiento de losobjetivos institucional a esa fecha:

EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INVERSION

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Lo anterior permite que se Ie asigne un porcentaje del 1000/0 a este elemento de controly operacion al interior de los procesos, porcentaje que sube del 94% que habia obtenidoel ana anterior, colocandolo como nivel de sostenibilidad aceptable.

Sin embargo, es de aclarar que en los papeles de trabajo de los auditores internos, seevidencia que en varios de los procesos, los indicadores solo bene un nivel deconocimiento par parte de quienes los reportan a la Oficina Asesora de Planeacion y en

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consecuencias no son utilizados como herramientas efeetivas de seguimiento y control delas actividades por parte de todos los integrantes de cada equipo de trabajo al interior delos procesos. Esta situacion se refleja ademas en los resultados de la encuesta de habitosy creencias, en la cual se observa que tan solo el 48% de los encuestados respondio quecree que los indicadores utilizados en la actualidad en la entidad son fundamentales paramedir y controlar la gestion y el lagro de las metas y objetivos de la entidad, mientras elrestante 49% cree que los mismos no aportan 10 suficiente, son registros de entregaobligatoria independiente de su utilidad 0 no reporta ningun tipo de indicador.

1.2.5. Politicas de Operacion (Asociado0 10 NTCGP1000:2009 en losnumerates 5.1,5.2,5.3,5,6,7.2.2, )

La entidad tiene definidas las polfticas de operacion generales, en los siguientes terminos:

./ Los Procesos Institucionales se Ilevarim a cabo bajo los principios y lineamientosestablecidos en los Codigos de Etica y de Suen Gobierno de la Entidad .

./ EI nomograma de cada uno de los procesos debe ser aetualizado trimestralmentepor el Responsable del mismo .

./ EI Responsable de proceso debe asegurarse de la correcta aplicacion de las Tablasde Retencion Documental, organizar, controlar y custodiar la informacionproducida, y realizar las transferencias correspondientes al archivo central.

./ Los aetos administrativos deberim ser revisados y aprobados por el responsable delProceso de Gestion Juridica de la Entidad .

./ Los procesos para la adquisicion de productos y servlclos que incluyancomponentes tecnologicos deberim contar con el aval y acompaiiamiento delResponsable del proceso de Gestion de Tecnologias de la informacion y de lascomunicaciones .

./ EI Responsable de proceso debera velar por la calidad, oportunidad y pertinenciade las respuestas a las PQRS-D de la Ciudadanla y Grupos de interes de sucompetencia .

./ EI Responsable de proceso debera reportar con calidad, oportunidad y pertinenciala informacion requerida por la Qficina Asesora de Planeacion .

./ EI Responsable de proceso debera garantizar las condiciones para el cumplimientode los requisitos del Sistema Integrado de Gestion y generar acciones de mejoracontinua que fortalezcan la gestion de la Entidad.

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./ Los estudios, dlagnasticos 0 informes de seguimiento 0 evaluacion deberan incluirlas fuentes de informacion y contar en el centro de gestion con los soportes quepermitan verificar la veracidad y confiabilidad de los datos manejados y analizados.El Responsable de proceso debera asegurar la disposicion y acceso para consultade los antecedentes pertinentes en el archivo de gestion de la dependencia .

./ Los conceptos emitidos par la Veeduria Distrital son de caracter tecnico y debenser oportuno y pertinente .

./ EI Responsable de proceso debe asegurar que los informes, estudios y documentosrelacionados esten disponibles en eJ centro de documentacion de la Entidad enmedic osieD y digital .

./' El responsable de proceso debera realizar la solicitud de registra en el ISBN para lapublicaclon tanto fisica como digital de 105documentas a publicar ante el area deGestion Documental, encargada de realizar los tramites pertinentes. La publicacionpodra realizarse una vez se tenga el registro correspondiente .

./ Las publicaciones deben cumplir can los lineamientos del manual de imagencorporativa y contar con el aval del responsable del Praceso de CamunicacionInstitucional. Una vez publicados los documentos, el Responsable de procesodebera enviar tres (3) ejemplares de la publicacion respectiva al Centro deDocumentacion de la Entidad .

./ EI Responsable de proceso misional debera proveer, de manera permanente ysistematica, informacion relativa sabre los productos misionales al area deComunicaciones, can el fin de socializar los resultados de la gestion de la VeeduriaDistrital par diferentes canales de comunicacion .

./ Para la organizacion de eventos de divulgacion a terceros de informes, estudias ydocumentos de la Veeduria Distrital, el Responsable de proceso debera enviar lainformacion soporte del eventa y coordinar 10 pertinente can el area deCamunicacion Institucional .

./ Las piezas audiovisuales que se requieran para cumplir can la labor misional de laEntidad deberim cantar can el aval del Respansable del Pracesa de Camunicaci6nInstitucional previa a su divulgaci6n .

./ EI Responsable de la produccion de piezas audiavisuales debera enviar dos (2)capias en medio digital al Centro de Documentaclon de la Entidad

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1.3.

CRN-1022 INFORME EJECUTIVO ANUALDEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

NUEVO MODELO MECI 2014

Componente Administracion del Riesgo (Asociado a fa NTCGP1000:2009 en los numerales 4.1,7.5, ), asociado al Item 4 de la catificacionde auditorias en sitio y la pregunta 22 de la encuesta de habitos ycreencias.

En terminos generales, la entidad cuenta con un Mapa de Riesgos, en el cual se puedeevidenciar que a partir de la metodologia definida y adoptada por la entidad, seidentifican, valoran y administran los riesgos institucionales y par procesos, encontrandoque en la matriz se incluyen de manera integral, los riesgos de corrupcion.

A continuacion se hacen las anotaclones frente a cada elemento de este componente:

1.3.1. Politicas de administracion de riesgo (Asociado a fa NTCGP1000:2009 en los numerales 4.1)

Se constato que la politica de riesgos de la entidad esta establecida mediante laResolucionNo. 129 de 2012 y esta incluida en el Plan Estrategico Institucional, adoptadomediante documento can Codigo: O1.PL-09 y que esta definida en los siguientesterminos:

"La Entidad garantizara la continuidad y sostenibilidad de sus servlCIOs internos yespecialmente los extemos, analizando amenazas, debilidades y causas generadoras devulnerabilidad, para 10 cual identificara, valorara y controlara el riesgo asoclado a susprocesos institucionales, con el proposito de cumplir su misi6n con responsabilidad frentea su entorno, usuarios y grupos de interes."

Asi mismo, segun 10 senalado en el documento "GUiA METODOLOGICA YCONCEPTUAL PARA LA AOMINISTRACION Y EL CONTROL DEL RIESGO EN LAVEEDURiA DISTRITAL", la poHtica de administracion del riesgo en la Veedurfa seexpresaen los siguientes terminos:

"Los responsables de procesos, con el apoyo de los miembros del Equipo MECAy laparticipacion de los servidores que integran su grupo de trabajo, deben establecer lasacciones preventivas necesarias para mejorar la valoracion del riesgo y eliminar 0minimizar las causas potenciales del riesgo. A cada accion preventiva disenada se Ie debeincorporar un indicador de eficacia y uno de efeetividad.

Es necesario designar un servidor 0 servidora responsable de conseguir el resultado en eltlempo previsto y en todo caso es muy importante realizar el seguimiento periodico deestas actividades.

La seleccion de las opciones mas convenientes debe considerar la viabitidad juridica,tecnica, institucional, financiera y economica y en todo caso, a partir de la valoracion del

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riesgo, relacion costo de implementacion y beneficia obtenido y la posibilidad de afectar eimpactar las cau5a5 intemas a externas, deteetadas como generadoras del riesgo.

Las acciones establecidas para controlar los riesgos deben3n considerar el efeeto quetendran en la causa generadora del riesgo en cuanto a 5i contribuyen a reducir laprobabilidad 0 el impacto del mismo.

La administracion del riesgo esta enfocada al cumplirniento de las siguientes acclones,derivadas de la valoracion del riesgo:

ACCIONES QUE ORIENTAN EL MANEJO DEL RIESGO

Evita r el riesgoTomar las medidas encamlnadas a prevenir su materializacion. Es siempre la primeraaltematlva a considerar, se lograr cuando al interior de los procesos se 10gran cambios5ustanclales per mejoramiento, rediseno 0 eliminacion de actividades generadaras delriesgo.

Reducir el riesgoImplica tamar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad (medidas de preveneion)y/a el impacto (medidas de proteccion). 5e consigue mediante la optimizacion de losprocedimientos y la implementaeion de controles

Transferir el riesgoEs una manera de disminuir el impacto del riesgo, transfiriendo la responsabllidad a untercero a compartiendo responsabilidad en caso de ocurrencia

Asumir el riesgoLuego de que el riesgo haya sido reducido 0 transferido puede quedar un riesga residualque se mantiene, ante 10cual simplemente se acepta el riesgo residual que se genera y setaman medidas de contingencla para su manejo

En relacion con la administraeion del riesgo, cada responsable de proceso deberadocumentar en relacion con los riesgos detectados, el tratamienta que les dara de acuerdocon su valoracion y sus efectos al interior de la Entidad.

En caso de asumir un riesgo moderado, alto 0 extremo, debera indicarse las razones detipo taetleo y estrategico, asi como los beneficios potenciales que tal decision conlleva.

1.3.2. Identificaci6n del riesgo (Asociado a ia NTCGP 1000:2009 en losnumerales 4.1)

Como se anoto anteriormente, la Entidad ha identificado los rlegos asociadas a losprocesos y los riesgos de corrupcion, los cuales pueden ser analizados mediante el Mapa

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OEL SISTEMA DE CONTROL INTERNONUEVO MODELO MECI 2014

de Riesgos que forma parte documental del Sistema Integrado de Gestio" de la entidad yque se encuentra publicado en la pagina web de la veeduna Distrital,

1.3.3. Am\lisis y valoradon del riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en losnumerales 4.1)

Los riesgos han sido valorados y frente a eada uno de elias se desarrol1an acciones decontrol del riesgo, cuya evaluaclon final con corte a diciembre 31 de 2014, se puedeobservar en el siguiente cuadra de seguimienta al cumplimiento de las acciones decontrol de riesgo:

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DEL SISTEMA DE CONTROlINTERNONUEVO MODELO MECI 2014

2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO2.1. Componente de Autoevaluacion Institucional (Asociadoa la NTCGP

1000:2009 en los numerales 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7,6, 8, 8.1,8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3)

2.1.1. Autoevaluacion de control y de gestion (Asociado a la NTCGP1000:2009 en los numerales 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4), asoclado a laspreguntas 28 y 29 de la encuesta de habitos y creencias.

EI componente de Autoevaluacion Institucional se desarrolla en la entidad a partir de lautilizacion de los indicadores de gestion, los cuales son monitoreados mensualmente parparte de la Oficina Asesora de Planeacion, quien presenta la matriz de cumplimiento a[Comite Directivo, en el cual se definen acciones de seguimiento y mejora, segun consta enlas respectivas aetas de este (amite.

De la misma forma, se evidencio que dentro de [as dependencias se realizan reunionesperiodicas con los equipos de trabajo y cada Delegada, para revisar y ajustar los informesde seguimiento a metas y Plan de Accion, a partir de las instrucciones que se impartadesde el (omite Directivo.

Sin embargo, como se anotara en el punto anterior, el manejo de la informacion sabre losresultados medidos a traves de indicadores, no es un ejercicio de pleno conocimiento parparte de todos los grupos de trabajo al interior de los proceso, ya que esta tarea deregistro e informacion se hace especialmente a traves de un funcionario designado paratal tarea, por 10tanto no se evidencia un desarrollo solido de la cultura de Autoevaluacion,y las acciones de mejoramiento surgen especial mente a partir de los informes de auditoriainterna a externa.

Igualmente, se hace necesario desarrollar actividades de manera permanente y de formasistematica, para mejorar el nivel de usa de la herramienta de control de riegos, de talmanera que este elemento se incorpore a la cultura organizacional, mas si se tiene encuenta que para el 81% de los servidores de Jaentidad, Jaadministracion del riesgo es unproceso que debe realizarse de forma permanente, en cada puesto de trabajo, conformelos resultados de la encuesta sobre habitos y creencias.

Tambien es importante anotar, que para las acciones de mejoramiento que surjan de esteinforme de auditorfa interna, se tenga en cuenta que aun persiste un concepto diferenteentre los servidores vinculadas a la entidad, respeeto de 10que significa la Autoevaluacion,segun la encuesta sabre habitos y creencias y cuyo resultado a la pregunta respectiva, sepuede observar en el siguiente grafico:

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DEl SISTEMA DE CONTROllNTERNONUEVO MODElO MECI 2014

2.2. Componente de auditoria Interna2.2.1. Auditoria de Gestio" (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales

5.6.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3. 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8, 8.1, 8.2, 8.2.2)

La auditorfa Interna se desarrollo dentro de los parametros normativos y legales exigidos,cuyos productos se relacionan a continuacion y cuyas evidencias se pueden observar enlos archivos electronicos de la Auditoria que reposan en la oficina del Asesor del Despachocon funciones de Control Interno:

Programa de Auditoria 2014

Plan de Auditoria 2014.

Informe de Audito,;a 2014.

Matriz de Calificaciones

Documentos de Trabajo

Resultado de las Encuestas y demas evidencias aportadas par los procesos.

2.2.2. Plan de mejoramiento Institucional 0 par procesos (Asociadoa laNTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 8.4,8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3) )

La entidad tiene en ejecuci6n un plan de mejoramiento institucional, en el cual serelacionan todas y cada una de las actividades de mejoramiento que se ejecutan conformelas observaciones y hallazgos encontradas en la auditona interna de la vigencia 2013 y laAuditoria Regular realizada por at Contralorfa Distrital a la vigencla 2013.

De las 32 acciones de mejoramiento que la entidad suscribi6 a partir de los resultados delas auditorfas internas (Control Interno) y externas (Contralorfa de Bogota), en el ana2014, con corte al 31 de diciembre se han cerrado 27 acciones por cumplimiento de lasmismas y permanece abiertas 5 acciones, 10 que implica un nivel de cumplimiento del84%.

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3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION Y COMUNICACION (Asoclado a laNTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 4,2; 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.5.3,6.3,7.2.1,7.2.3, ), asociado al item 5 de la calificacion de auditorias en sitio y alas preguntas 26 y 27 de la encuesta de hilbitos y creencias.3.1. Componentede informadon y comunicacion

Para la evaluacion de los sistemas de informacion y comunicacion, se incluyeron lasevidendas recoplladas durante la auditoria a los 13 procesos auditados y cuyasconclusiones muestran que este eje del Sistema de Control Interno alcanza un oivel desostenibilidad aceptable del 810/0, mejorandoasi la calificacion alcanzadael anaanterior, que fue de un nlvel media bajo con el 65%.

La calificacion se sustenta al evidenciar que la Veedurla cuenta en la aetualidad con unproceso de Gestion Documental que se soporta en un sistema informatico denominado"ORFEO", 10que facilito y permitio la mejora de los procedimientos de tramite, custodia yarchivo de la informacion primaria y secunda ria, se aprobaron las Tablas de RetencionDocumental, se adelanta los ejercicios de rendicion de cuentas ante los cludadanos, secuenta con una politica y un plan de comunicaciones y se hace un manejo organizado ysistematizado de la informacion soporte de los procesos de apoyo.

Se destaca dentro de esta calificacion, que uno de los factores que mayor incidencianegativa tuvo, esta reladonada can la inexistencia de mecanismos y herramientas deinformacion, que permitan conocer las necesidades y expectativas y los niveles desatisfaccion de los usuarios internos como externos de cada proceso y en consecuencia nose cuenta con sufic1ente informacion para que la Direcclon de la Entidad pueda tomardecisiones a generar estrategias de mejoramiento de la comunicacion e informacion hacialos mismos.

La anterior observacion, es coherente ademas can el resultado de la encuesta sobrehabitos y creencias, segun la cual, al preguntar si se considera que la Veeduria cuenta conun sistema solido de informacion, que da garantfa de la eficacia y efectividad de los datosy registros para la toma de decisiones, el 62% respondio que no y el 34% respondio quesf. Aunque sigue siendo alto el porcentaje de respuestas negativas, se observa que estedisminuyo frente al porcentaje del ano 2013 que fue del 80% par el no y el 20% par el si.

Par ultimo, conforme 10 ordena la circular No. 100-01 de 2015, expedida por el DAFP, sedio cumplimiento a la evaluacion del Sistema de Control Interno de la Entidad, a traves detres (3) encuestas, cuyos resultados fueron incorporados en el respectivo archivoelectronico de esa Entidad y en el cual se senalaron las siguientes fortalezas y debilidades.

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FORTALEZAS

CBN-I022 INFORME EJECUTIVO ANUAlDEL SISTEMA DE CONTROllNTERNO

NUEVO MODElO MECI 2014

, La Entidad ha alcanzado un nivel alto en la sostenibilidad del Sistema Integrado deGestion y del Sistema de Control Interna, conforme se puede evidenciar en elinforme de auditoria general que se elaboro a partir de la auditoria internarealizada en los meses de noviembre y diciembre de 2014, en el cual el nlvel desostenibiJidad se ubica en el 96%.

.••. Se ha adelantado un ejerciclo sistematico para incentivar la cultura de latransparencia y etica de 10publico

, Se ha fortalecido el sistema de informacion a traves de la implementacion y puestaen marcha de software ORFEO que apoya el proceso de gestion documental

,. Se actualizo el mapa de proceso y se document6 la totalidad de los procedimientosligados a los mismos.

DEBIUDADES

;.. 5e observa una oportunidad de mejora frente at disefio, aplicacion y validaclon deindicadores para medir y monltorear el nivel de satisfacc;on de los usuariosinternos y externos de cada proceso.

J.. Se requiere el disefio y aplicacion de indicadores para medir la efectividad de losproductos y/o servicios prestados per los procesos misionales.

;.. La planta de personal es insuficiente para dar el soporte suficiente y oportuno a lasactividades misionales y de apoyo a la entidad, por 10 que se debe recurrir a Jamodalidad de prestacion de servicios, para garantizar el cumplimiento de lasfunciones legales y reglamentarias de la entidad.

Elaborado por: o CA51'IBLANCO BEDOYA

Asesor Despacho - Control Interno

Veedurfa Distrital

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