Proyecto Kaizen Estado de Avance

Ricardo Vásquez V.

10 de Diciembre 2012

Qué es Kaizen?

2

KAI = Cambio

ZEN = Para Mejorar

La filosofía de Kaizen supone que nuestra forma de vida -sea nuestra vida de trabajo, vida social o vida de familia- merece ser mejorada de manera constante.

El mensaje de la estrategia de Kaizen es que no debe pasar un día sin que se realice alguna clase de mejoramiento en algún lugar de la compañía.

Proyecto Kaizen

3

La Organización se encuentra en la ejecución de una nueva e importante etapa dentro de su crecimiento que involucra la implementación de una herramienta estratégica y tecnológica, la cual generará cambios muy importantes.

"Un viaje de mil kilómetros comienza con un solo paso.” Lao Tzu

Misión del Proyecto

4

Este proyecto surge de la necesidad que tiene la compañía de lograr un crecimiento sostenido y sustentable en el tiempo.

Generar un crecimiento sea controlado y ordenado.

Consolidar la información en un único sistema de información, evitando descuadraturas y errores de interpretación por parte de las áreas involucradas.

Permitir integración y trazabilidad de todos los procesos y obligaciones que involucran a la compañía.

Objetivos Generales

5

Integrar los Procesos de Negocios con el Back Office de la organización.

Consolidar sus operaciones logísticas en un Centro de Distribución que permita generar servicios de distribución a su cadena mayorista y a su cadena minorista.

Optimizar los niveles de stock en la bodega a través de la implementación de políticas de compra basadas en las mejores prácticas de la industria.

Optimizar el proceso de Costeo.

Obtener reportes de gestión operacional y financiero en línea.

Proveer trazabilidad de todos los procesos y obligaciones que involucran a la compañía._

Proyecto Kaizen - Requiere

6

Requisito cuatro

Compromiso con el

Proyecto

. Requisito uno

Entender la

necesidad del

cambio

Requisito tres

Esfuerzo Adicional Requisito dos

Disponibilidad

Equipo de Proyecto

7

8

La solución propuesta corresponde a un proyecto de implantación de Microsoft Dynamics AX 2012 para los procesos de negocio de Silfa:

Contabilidad

Proveedores/Cuentas por Pagar/Tesorería

Clientes/Cuentas por Cobrar

Reaprovisionamiento de tiendas

Planificación de Compras/Compras Nacionales e Importadas

Control y Valorización de Existencias/Adm. del CD

Recepción, Almacenamiento, Facturación, Despacho y Devoluciones

Reportes e Indicadores de gestión estándar (Business Intelligence)._

Forecast

Stock DownReaprovisionamiento

tiendas

Importaciones

EERR – R.Legales

Capturadores

WMS

Contabilidad

Compras

Gestión - BI

Ventas

Planificación

demanda

Cuentas por

pagarTesorería

Cuentas por

cobrar

Existencias

Remuneraciones

EasyStoreGestión Tiendas

POS POS

POS POS

POS

Alcance del Proyecto

9

Además, se contemplan la integración con otras aplicaciones según el siguiente detalle:

Interfaz entre Dynamics Ax y Sistema de remuneraciones (Payroll).

Interfaz entre Dynamics Ax y puntos de venta (POS: EasyStore)

Interfaz entre Dynamics Ax y Capturadores de código de barra.

Interfaz entre Dynamics Ax y sistema reaprovisionamiento tiendas (Stock Down).

Integración con aplicación externa de Facturación electrónica y Libros Electrónicos (DBNet)._

Forecast

Stock DownReaprovisionamiento

tiendas

Importaciones

EERR – R.Legales

Capturadores

WMS

Contabilidad

Compras

Gestión - BI

Ventas

Planificación

demanda

Cuentas por

pagarTesorería

Cuentas por

cobrar

Existencias

Remuneraciones

EasyStoreGestión Tiendas

POS POS

POS POS

POS

Alcance del Proyecto (cont.)

Proyecto Kaizen – Estado Actual

10

Proyecto de Implementación se encuentra con un avance real 73% versus un 73% avance proyectado.

Estado Actual - Consideraciones

11

Proyecto en Fase de Análisis y Diseño presentó un retraso de 5 Semanas efectivas en esfuerzo y 7 Semanas en tiempo.

11

Planific. Análisis y Diseño Configuración y Desarrollos Puesta en

Marcha Soporte

Planific. Análisis y Diseño Configuración y Desarrollos Puesta en

Marcha

14-11-2012 Entrega Diseños

Funcionales

28-09--2012 Entrega Diseños

Funcionales

1-04-2013 Go Live

Más Ajustes y Desviaciones

Estado Actual - Consideraciones

12

El proyecto sufre una replanificación debido al retraso.

Nov … Febrero ' 13

Hoy 10/12/12

Capacitación y Pruebas 18/02/13 - 10/04/13

Configuración 15/11/12 - 18/02/13

Análisis y Diseño 22/5/12 - 14/11/12

Preparación Go Live

Nueva Fecha Go Live: 02 Mayo 2013

11/04/12 - 02/05/13

Soporte y Estabilización

Abril

02/05/12 - 15/07/13

May … Mayo Marzo

Periodo de Vacaciones: Mekano: 22 /12/2012 al 06/01/2013 Silfa: 02/01/2013 al 17/02/2013

Estado Actual del Proyecto - Diseños

13

14 Documentos de Diseño funcionales 100% aprobados por Key Users y firrmados por los Lideres de Procesos para cerrar la Fase de Análisis y Diseño

Modulo Consultor Documento de Diseño Usuario Líder Key Users

Financiero David Esponiza Contabilidad General Guillermo González Karina Bello

Financiero David Esponiza Cuentas por pagar Guillermo Gonzalez Karina Bello; Daniel Roman

Financiero David Esponiza Cuentas por cobrar Guillermo Gonzalez Daniel Roman

Financiero David Esponiza Bancos y tesorería Guillermo Gonzalez Daniel Roman

Financiero David Esponiza Prepuesto Contable Guillermo Gonzalez Karina Bello

Financiero David Esponiza Activos Fijos Guillermo Gonzalez Karina Bello

Compras Compras Guillermo Gonzalez Cristian Figueroa

Comercial Diana Ortiz Procesos Exportaciones Jaime Honorato y Guillermo Gonzalez

Patricio Ñamcuvilu, Pablo Hinojosa, Daniel Roman, Sandra Galdames.

Comercial Diana Ortiz Administración Clientes y Acuerdos comerciales

Jaime Honorato Pablo Hinojosa, Daniel Roman, Patricio Ñamcuvilu, Cesar Rodriguez, Cristian Caravia

Comercial Diana Ortiz Procesos Mayoristas Jaime Honorato y Mauricio Aguilar

Cristian Caravia, Cesar Rodriguez, Daniel Roman, Sandra Galdames, Patricio Ñamcuvilu, Nelson Gula, Carlos Contreras.

Logística Claudia Baracaldo

Procesos Logísticos Mauricio Aguilar Juan Carlos Díaz, Nelson Gula, Luis Brito, Sandra Galdames

Logística Claudia Baracaldo

Inventarios Guillermo Gonzalez Patricio Ñamcuvilu

Logística Diana Ortiz Transferencia Comerciales Mauricio Aguilar y Jaime Honorato

Carlos Contreras; Juan Diaz; Nelson Gula; Patricio Ñamcuvilu

Logística Claudia Baracaldo

Planificación Maestra Jaime Honorato Cristian Caravia; Cesar Rodriguez; Alvaro Sanhueza

Estado Actual - GAPs

14

Comité de Lideres Funcionales determinan los GAPS requeridos para salida a producción. Para Cerrar la Fase de Análisis y Diseño

Se realiza una revisión detallada de cada GAP con los usuarios Líderes de procesos y Key Users, determinando sólo los GAPs esenciales para proyecto al momento de la salida en vivo del sistema.

Los líderes funcionales privilegian la utilización de las funcionalidades estándar del sistema por sobre la personalización (mediante desarrollo).

El resumen de los GAPs aprobados es el siguiente:

Área Funcional Responsable Cantidad GAPs

Finanzas Guillermo González 2

Comercial Jaime Honorato 5

Logística Mauricio Aguilar 9

Total 16

Estado Actual - GAPs

15

El detalle de los GAPs aprobados es el siguiente:

Estado Actual - Interfases

16

A Continuación se muestran el estado de los documentos de Interfases del proyecto los cuales son parte de la Fase de Realización.

Nombre del Documento Interfaz Key User

Área

Funcion

al Estado

Fecha

Entrega

Requisito Funcional Interfaz Capturadoras

Luis Brito, Juan Carlos Díaz, Nelson Gula, Sandra Galdames

Logístico Aprobado. 12-10-2012

Requisito Funcional Interfaz StockDown Carlos Contreras Comercial Aprobado. 12-10-2012

Interfaz Remuneraciones Natalia Sanchez/Karina Bello/Victor Jimenez

RRHH/Contabilidad

Entregado. En Revisión Key User

Interfaz Importaciones Pablo Hinojosa, Patricio Ñamcuvilu Comex/Inventarios

Aprobado Documento Mekano. En Corrección Documento Transcomex.

29-11-2012

Requisito Funcional Interfaz Easy Store Alejandro Arancibia, Ricardo Galdames, Carlos Contreras

Comercial Entregado. En Revisión Key User

27-11-2012

Requisito Funcional Interfaz Formatos de factura electrónica

Victor Jimenez Comercial Entregado. En Revisión Key User

07-12-2012

Estado Actual - Formatos

17

A Continuación se muestran el estado de los documentos de formato los cuales son parte de la Fase de Realización.

Nombre del Documento

Formato Key User

Área

Funcional Estado

Fecha

Entrega

Doc 3 - Diseño Funcional - AXVE001 - Formatos de Facturacion

Karina Bello Contabilidad Aprobado. 12-10-2012

Lista de Empaque Pablo Hinojosa Logistica Aprobado 05-11-2012 16-11-2012

Generacion de Guia de Despacho para actualizar pedido de transferencia

Juan Carlos Díaz, Karina Bello, Patricio Ñamcuvilu, Luis Brito

Logistica En Documentación, pendiente que envíen formato aprobado.

Generación Documento Picking, ordenado por ubicaciones Alfanuméricas

Este documento no fue aprobado por Líder Funcional de Logistica (Mauricio Aguilar)

Logistica GAP No Aprobado

Personalizar Documento Guía Despacho en Pedido de Venta

Juan Carlos Díaz, Karina Bello, Patricio Ñamcuvilu, Luis Brito

Logistica En Documentación, pendiente que envíen formato aprobado.

AXEX002 - Formatos de Exportaciones (factura proforma)

Pablo Hinojosa Comex En Documentación

AXVE008.- Formatos procesos comerciales (4 formatos)

Sandra Galdamez, Cesar Rodrihuez Comercial En Documentación

Diseño Formato orden de compra Cristian Figueroa Compras En desarrollo 30-11-2012

Diseño Formato cheque Daniel Roman Tesoreria Aprobado por usuario 13-11-2012

Estado por fases

18

Planificación Análisis y

Diseño Configuración

Puesta en

Marcha

Estabilización y

Soporte

Detallar el

alcance del

proyecto

Taller de

planificación

Definición

detallada de carta

Gantt

Revisión de

procesos

incluidos en el

alcance

Modelamiento

Instalación aplic.

Configuración de la

aplicación según el

modelo definido

Entrenamiento a

Usuarios Clave

Cargas de Pruebas

(Maestros y

Saldos)

Pruebas

horizontales y

verticales

Capacitar

usuarios

Carga de

maestros y saldos

Configurar

accesos y

seguridad

Definir plan de

contingencia

Go-live de la

aplicación

Resolución de

incidencias de

operación inicial

Soporte

Estabilización

técnica

Entregables:

Resumen alcance

Taller

Gantt detallada

Entregables:

Acta instalación

FRD

Ajustes y desviac.

Entregables: Doc. Configuración.

Confección Plan

Pruebas

Pruebas complet.

Entregables:

Evaluación de

capacitaciones

Go-live checklist

Entregables:

Saldos OK

Pago 1er IVA

Cierre proyecto

Go-live

Hitos: Fase Realización

Reuniones de Analisis y Diseño

GAPs

Preparación Planillas para Carga

de Datos

Capacitaciones a Key Users Preparación de

Casos de Pruebas

Ejecución de Pruebas Unitarios

e Integrales.

Simulación de Migraciones

Próximos Pasos

Próximos Pasos - Detalle

20

Reuniones de Análisis y Diseño de GAPs:

o Reuniones se encuentran agendadas

o En reuniones se deberá determinar el detalle especifico de requerimientos para los GAPs aprobados.

o Fecha límite de finalización 18/12/2012

Preparación de Planillas de Carga de Datos:

o Consultores Mekano se encuentran entregando a Key Users los archivos a utilizar en la carga.

o Key Users son responsables de preparar los archivos de carga. Tendrán ayuda de la Gerencia de TI.

o Fecha límite de finalización es 18/01/2013._

Próximos Pasos - Detalle

21

Capacitaciones Key Users:

o Todos los Key Users deben encontrarse en Silfa a partir del 18/02/2013

o Fecha de actividad entre el 18/02/2013 al 15/03/2013

o Las capacitaciones involucran 2 semanas aprox. por consultor con dedicación 100% de los key user (jornada de 8 horas).

o Capacitaciones se realizarán en forma simultanea

o Se capacitaran los usuarios claves dueños de sus módulos.

o En el caso que un key user requiera capacitación de varios módulos este será capacitado por el usuario dueño del modulo previamente capacitado.

o Los Key User capacitados generaran los manuales de usuario y realizaran la capacitaciones a toda la comunidad usuarios en la fase previa al Go Live._

Próximos Pasos - Detalle

22

Preparación de Casos de Pruebas:

o Key Users deben preparar y documentar los casos de pruebas a realizar posteriormente en el sistema.

o Consultores Mekano realizarán inducción para la confección de Scripts de pruebas a los Key Users el Lunes 17/12/2012.

o Dedicación parcial de tiempo. Actividad se realiza entre el 18/12/2012 al 28/02/2013._

Próximos Pasos - Detalle

23

Ejecución de Pruebas (Unitarias e Integrales):

o Dedicación de los usuarios 100%

o La etapa de pruebas se realizará entre 18/02/2013 al 29/04/2013.

o En esta etapa se incluirá a personas que no son del equipo Kaizen y que cada área definió para realizar las pruebas operativas de cada modulo.

Próximos Pasos - Detalle

24

Simulación de Migraciones:

o Requerido que los usuarios tengan entregado las planillas de carga de datos con la totalidad de la información a subir al sistema.

o Esta actividad se realizará entre el 15/03/2013 al 10/04/2013.

o Los archivos a cargar son: Maestros y Saldos._

Próximos Pasos – Plan de Proyecto

25

El Desafío

26

Cumplir con la nueva fecha de Go Live.

Realizar esfuerzo adicional al realizado hasta ahora.

Compromiso y disponibilidad para realizar actividades de acuerdo al nuevo plan.

Apoyar a compañeros de otras áreas. El proyecto es un objetivo estratégico de la compañía.

Estamos tranquilos…El proyecto posee los mejores colaboradores en cada uno de sus procesos.

El proyecto requerirá mayores sacrificios de tiempo y dedicación para esta nueva fase.

Este equipo fue llamado por la compañía para cumplir con el objetivo de realizar una excelente implementación.

Aceptemos ese desafío…Contamos con ustedes!!