pp indicadores de gestión
TRANSCRIPT
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
1/35
Indicadores de Gestin
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
2/35
TEMS A TRATAR
Objetivos
Reflexin 1
Qu es un Sistema de Gestin?
Qu es el Control de Gestin?
Qu son los Indicadores de Gestin? Indicadores Vs. SGC
Indicadores Vs. SCI
Indicadores MECI 1000
Diseo de Indicadores MECI 1000
Reflexin 2 Etapas del Sistema de Indicadores
Diagnstico de Gestin
Descripcin de los procesos
2
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
3/35
TEMS A TRATAR
Diseo de Indicadores
Qu medir?
Enfoque de Indicadores Modelo de Efectividad Total
Indicadores de Eficiencia
Indicadores de Eficacia
Indicadores de Efectividad Ficha Tcnica de Indicadores
Taller de Indicadores (4 horas)
3
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
4/35
OBJETIVOS
Describir en forma genrica la filosofa
administrativa de los indicadores de gestin y sus
principales componentes. (4 horas)
Coordinar a travs de equipos organizados por
procesos, la construccin de indicadores degestin. (4 horas)
4
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
5/35
REFLEXIN
Si no se miden los resultados, las Organizaciones van ala deriva,NO APRENDENy tampoco permiten o exigenque los individuos que pertenecen a ellas lo hagan.
La funcin de las evaluaciones es decirles a losadministradores y a los participantes cmo van y qules hace falta. Un principio bsico de la administracin
es queuno obtiene lo que mide.
Eficacia
RUDOLF HOMMES* - *El Tiempo Noviembre 28de 2003
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
6/35
QU ES UN SISTEMA DE GESTIN?
Conjunto de elementosmutuamente
relacionados o queactan entre s
Actividades coordinadaspara dirigir y controlar
una organizacin
SISTEMA GESTIN
Polticas
ObjetivosProcesosRecursos
Planificacin
ControlAseguramientoMejoramiento
Indicadores
1
2
6
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
7/35
QU ES EL CONTROL DE GESTIN?
Es la evaluacin que permite a la alta
direccin mediren forma eficaz, sistemticay objetiva la marcha de la organizacin, ascomo modificar el rumbode la misma si seconsidera necesario, o adoptar las medidas
correctivas para volver al camino original.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
8/35
QU SON LOS INDICADORES DE GESTIN?
1. Son una medida gerencial que permiteevaluar el desempeo de una organizacin
frente a sus polticas, objetivos y metas.
2. Son una expresin cuantitativa del
comportamiento de las variables o de losatributos de un servicio, un proceso, o unaorganizacin.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
9/35
INDICADORES VS. SGC( Sistema de gestin deCalidad)
Ley 872de
2003
Pargrafo 1. Este sistema tendr como base fundamental el diseo deindicadores que permitan, como mnimo, medir variables de eficiencia, de
resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los
ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarn a disposicin de
los usuarios o destinatarios y sern publicados de manera permanente en las
pginas electrnicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.
Decreto4110 de
2004
Artculo 3. Como mecanismo para facilitar la evaluacin por parte de la altadireccin, de los ciudadanos y de los organismos de control de la aplicacin
del Sistema de Gestin de la Calidad, cada entidad con fundamento en el
literal h del artculo 4de la Ley 872 de 2003, deber disear un sistema de
seguimiento que incluyaindicadoresdeeficacia, eficienciay efectividad.
Los procesos que revisten mayor importancia para los usuarios debern estarpermanentemente publicados en las respectivas pginas Web de los
organismos y entidades, o en cualquier otro medio de divulgacin, informando
sus resultados a travs de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
10/35
INDICADORES VS. SGC
NTCGP1000
de
2004
1.1 GENERALIDADES.c. la obtencin de resultados deldesempeoy laeficaciadel proceso, y
d. la mejora continua de los procesos con base en medicionesobjetivas.
1.2 PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD
Enfoque del sistema para la gestin: el hecho de identificar, entender,
mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones
como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de lasentidades en el logro de sus objetivos.
Mejora continua: siempre es posible implementar maneras ms prcticas y
mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es
fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades
sea un objetivo permanente para aumentar sueficacia,eficienciayefectividad.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
Procesos de evaluacin:Incluyen aquellos procesos necesarios paramediryrecopilar datosdestinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejoradela eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento yauditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral
de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
11/35
INDICADORES VS. SGC
NTCGP
1000de
2004
4.1 REQUISITOS GENERALES
La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema
de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia yefectividadde acuerdo con los requisitos de esta norma.
e. realizar elseguimiento, lamediciny elanlisisde estos procesos.5.4.1 Objetivos de la calidad
La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluidos
aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto y/o servicio
(vase el numeral 7.1, literal a)), se establecen en las funciones y niveles
pertinentes dentro de la entidad. Los objetivos de la calidad deben ser
mensurablesy coherentes con la poltica de la calidad.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
12/35
INDICADORES VS. SGC
NTCGP
(
Norma
Tcnicade
Calidad
Gestin
Pblica
) 1000
de
2004
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
La entidad debe aplicar un sistema de evaluacin apropiado para el
seguimiento y, cuando sea aplicable, para la medicin de los procesos delsistema de gestin de la calidad. Este sistema debe demostrar la eficacia,eficiencia y efectividad. Cuando no se alcancen los resultados planificados,deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, segn sea
conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto y/o servicio.
El sistema de evaluacin debe facilitar el seguimiento por parte de los clientes
y las partes interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y
ser difundidos de manera permanente en las pginas electrnicas, cuando se
cuente con ellas
8.2.4 Seguimiento y medicin del producto y/o servicio
La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las caractersticas delproducto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. Esto deberealizarse en las etapas apropiadas del proceso de realizacin del producto y/o
prestacin del servicio segn las disposiciones planificadas.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
13/35
INDICADORES VS. SCI (Sistema de ControlInterno)
MECI (Modelo
Estandar
de Control
Interno)de
2005
2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIN2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
ELEMENTOS DE CONTROL
2.1.4 Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto demecanismos necesarios para la evaluacin de la gestin de toda entidadpblica. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o
cualitativas sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y lastendencias de cambio generadas en la entidad, en relacin con el logro deobjetivos y metas previstos.
3. SUBSISTEMA DE EVALUACIN
3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN
3.1.2 Autoevaluacin a la gestin: Elemento de control, que basado en unconjunto deindicadores de gestindiseados en los Planesy Programasy en
los Procesosde la entidad pblica, permite una visin clara e integral de sucomportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos eidentificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos
que garanticen mantener la orientacin de la entidad pblica hacia el
cumplimiento de sus objetivos institucionales.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
14/35
INDICADORES MECI 1000:2005
Indicadores de eficiencia: Establecen la relacin entre los
costos de los insumos y los productos de proceso; determinan
la productividad con la cual se administran los recursos, para
la obtencin de los resultados del proceso y el cumplimiento
de los objetivos.
Indicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de
los objetivos definidos en el Modelo de Operacin.
Indicadores de Efectividad(impacto): Miden la satisfaccin de
las necesidades de la ciudadana o las partes interesadas.
14
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
15/35
REFLEXIN
Desterrar de raz el yo creo, me parece, yopienso
N.N
Lo que no se mide, no se conoce, loque no se conoce no se administra; lo
que no se administra no se mejora
Planear Organizar Dirigir Controlar
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
16/35
ETAPAS DEL SISTEMA DE INDICADORES
1.Diagnstico de la organizacin y su cultura de
la evaluacin de la gestin.
2.Descripcin de los procesos y su informacin
asociada.
3.Diseo de los indicadores.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
17/35
DIAGNSTICO DE GESTIN
1. La organizacin est direccionada por reas o por procesos, y
cules son.
2. Estn identificados los responsables, objetivos, recursos y
procedimientos documentados de las reas o procesos.
3. La organizacin planifica peridicamente sus actividades
administrativas y operativas, y las comunica a todos los niveles.
4. Se asegura el personal de realizar las actividades de acuerdo
con las disposiciones planificadas.
5. Existe un sistema o sistemas de medicin de la gestin. Cules.
6. Las acciones de mejora en la organizacin se realizan con base
en hechos y datos.
P=Planear H= Hacer V= Verificar A= Actuar ( Demming)
P
H
V
A
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
18/35
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
LOGO
Proceso: Cdigo:
Requisitos de la Norma NTCGP 1000 Aplicables: Versin:
Pgina 1 de 1
Objetivo: Responsable:
Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
P
H
V
A
Recursos Documentos (Incluye Legales yReglamentarios)
Indicadores Metas
(Frecuencia)
Fsicos:
Humanos:
Ambiente de Trabajo:
Internos:
Externos: Riesgos
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
19/35
DISEO DE INDICADORES
Estrato Formulacin Medicin Anlisis
Estratgico:Corporativo y de largo
plazo
Tctico:Unidades estratgicas de
negocio, a mediano plazo
Operativo:Equipos de trabajo, a
corto plazo
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
20/35
QU MEDIR?
Planes y Programas (Indicadores temporales)
Unidades Estratgicas
Poltica y Objetivos
Procesos (Indicadores permanentes: cantidad, calidad,
tiempo, recursos y resultados)
20
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
21/35
ENFOQUE DE INDICADORES
EFICIENCIA:Es el uso racional de los recursos disponibles en
en el funcionamiento de la organizacin y en la
prestacin del servicio.
EFICACIA:Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad
del producto que satisface las necesidades y demandas
de los clientes y partes interesadas.
EFECTIVIDAD:1.Es la evaluacin del impacto de la gestin del proceso en el
cliente de acuerdo al uso racional de los recursos.
2.Es la evaluacin de la utilidad de los resultados en funcin de
los intereses ms amplios de la organizacin.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
22/35
MODELO DE EFECTIVIDAD TOTAL
Eficiencia(Recursos)
Eficacia(Atributos)
Efectividad(Impacto)
Personas
Insumos (Materiales)
Mquinas y Equipos
Tiempos
Gastos Utilizacin
Rotacin
Disponibilidad
(informacin)
Uso del captal (Dinero)
Motivacin
Instalaciones
Calidad
Oportunidad en la
entrega
Amabilidad
Confiabilidad Quejas
Satisfaccin del cliente
Servicio
Rendimiento
Productividad
Cobertura
Participacin en el mdo.
Impacto Crecimiento
Beneficios
Retencin de clientes
Incremento de clientes
Nuevos productos
PROCESOInsumos
PROVEEDORES
Resultados
CLIENTES
Eficiencia Eficacia Efectividad
Elementos
constitutivo
s delSistema
Empresa
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
23/35
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
tiles Pertinentes Prcticos
RMUL
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
24/35
INDICADORES DE EFICIENCIA
Relacin entre el resultadoalcanzado y los recursos utilizados
Como una razn:
Consumo de Recursos
Producto
Como un ndice:
Unidades Recursos / Unidad de Recurso
Unidades Esperadas/ Unidad de RecursoX 100
PROCESOENTRADAS SALIDASACTIVIDADE
S
EFICIENCIA EFICACIA Grado de
aprovechamiento de
los recursosRecursos/Productos
o Actividades
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
25/35
EJEMPLO INDICADORES DE EFICIENCIA
No. H-H laboradas
Puestos de Trabajo Atendidos
Como una razn: Como un ndice:
266 Uds/Hora
279 Uds/Hora EsperadasX 100
No. H-H laboradas
Usuarios Atendidos
No. H-Ausentismo
No. De Horas Programadas
Ejecucin presupuestal
Calidad de los Insumos
Cantidad de los Insumos
Oportunidad en la entrega de los Insumos
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
26/35
INDICADORES DE EFICACIA
Extensin en la que se alcanzan losresultados planificados
Como una razn:
Cantidad de unidades aceptadas
Total Unidades Producidas
Como un ndice:
X 100Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades Producidas
Nivel de Referencia
PROCESO
ENTRADAS SALIDASACTIVIDADES
EFICIENCIAEFICACIA
Atributos de
calidad,
Producto/Gradode satisfaccin
del cliente
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
27/35
EJEMPLO INDICADORES DE EFICACIA
Nmero de Personas Capacitadas
Total Empleados
X 100
No. de Personas Capacitadas /Total Empleados
0.90
Como una razn:
Como un ndice:
Nmero de Asesoras Eficaces
Total Asesoras
No. de Asesoras Oportunas
Total Asesoras Programadas
No. de Documentos entregados
Total Documentos Recibidos
No. de Solicitudes Informticas Oportunas
Total Solicitudes
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
28/35
INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Extensin en la que se realizan las actividadesplanificadas y se optimizan los recursos.
Como una razn:
Actividades Realizadas
Actividades Esperadas
Como un ndice:
X 100Nmero de Personas Beneficiadas /Poblacin Objetivo
Nivel de Referencia
PROCESO
ENTRADAS SALIDASACTIVIDADES
EFICIENCIAEFICACIA
EFECTIVIDAD
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
29/35
EJEMPLOS INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Nmero de Personas Beneficiadas
Poblacin Objetivo
X 100
Nmero de Personas Beneficiadas / Poblacin Objetivo
0.98
Como una razn:
Como un ndice:
Nmero de Asistencias Efectivas
Total de Asistencias
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
30/35
FICHA TCNICA DE INDICADORES
FICHA TCNICA
Factor: __________________ Tipo de Indicador: _____________________
Nombre: _____________________________________________________
Definicin:____________________________________________________
Objetivo:_____________________________________________________
Responsable: _________________________________________________
Nivel de Referencia: _______________________ Meta (Opcional): ______
Frecuencia: ______________________ Punto de Lectura: _____________
Usuarios: ____________________________________________________
Frmula de Clculo:
Observaciones: _______________________________________________
se refiere a las
variables que sequiere analizar
orientacin de la medicin
dirigida hacia la eficiencia,eficacia o efectividad
Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener, al
establecer la relacin entre variables o el factor clave
Interpretar el resultado obtenido frente a la medicin efectuada a partir de
las variables definidas para el indicador
se refiere al uso que se le quiere dar a la informacin obtenida
se refiere a los estndares de
comparacin de los indicadores
resultado que se
desea alcanzar
respecto del
Factor Crtico a
medir
se refiere a los puntos o
actividades del proceso
en las cuales deberealizarse la medicin.
Deben quedar claros los
procedimientos
Periodicidad con que se
realizar la medicin del
indicador
Cartilla o
Manual de
Indicadore
s
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
31/35
TALLER DE INDICADORES
1.Conformar equipos de trabajo.
2.Cada equipo debe seleccionar 2 procesos.
3.Leer los requisitos asignados a cada proceso.
4.Revisar el objetivo de cada proceso.
5.Proponer indicadores y metas para cada
proceso.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
32/35
REFLEXIN
El riesgo involucrado en administrar en el limbo, oen medio de la desinformacin precisa y objetiva esdemasiado grande, y las condiciones actuales no nos
permiten darnos el gusto de seguir administrando conbase en supuestos y vaguedades.
Es necesario identificar las variables que afectan el
desarrollo de las empresas: diagnstico situacional.
Jess Mauricio Beltrn Jaramillo
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
33/35
REFLEXIN
Hoy da se ha comprobado que hacermucho no es lo mismo que hacer lo que serequiere y hacerlo correctamente.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
34/35
REFLEXIN
La mejor manera de afrontar el cambio esgenerndolo, para que los dems seanquienes se adapten.
-
7/24/2019 PP INDICADORES DE GESTIN
35/35
REFLEXIN
Hacer locorrectocorrectamente.