portafolio de organizacion y sistemas

Universidad Tecnológica Equinoccial – UTESede Santa Elena

Facultad de Ciencias Económicas y Negocios

Organización y Sistemas

Portafolio

Estudiante: Tigrero Reyes, Jeyson Andrés

Curso: Ingeniería de Empresas y Negocios, cuarto Nivel

Profesor: Mgs. Bolívar Mendoza

Salinas, 28 de Enero del 2016

Jeyson Tigrero Reyes

Diseñar un Organigrama Vertical con los siguientes Datos:

La empresa “Computer Service”, se dedica a la venta de computadoras. La empresa está instalada en la ciudad de San Lorenzo y cuenta con diversas unidades organizativas: Funcionario, Con mayor autoridad y jerarquía es el propietario, quien desempeña el cargo de Gerente General y de él dependen los siguientes ejecutivos y asesores:

a) Un asesor legal externo que solamente llega por horasb) Existen cuatro Gerentes: Financiero, Producción, Comercialización y personal.c) El gerente de personal funciona en calidad de asesord) El Gerente de producción supervisa a tres departamentos: compras, Ensamble e informáticae) El gerente financiero tiene bajo su tramo control a tres departamentos: contabilidad general, Contabilidad de costos y tesorería.f) El gerente de comercialización cuenta con un asesor de mercado y tres departamentos: publicidad, promoción y ventas.

Propietario

Financiero

Departamento Contabilidad

General

Departamento de Costos

Departamento de Tesoreria

Produccion

Departamento de compras

Departamentos de Ensamble

Departamento de informatica

Comercializacion

Publicidad Promocion Ventas

Asesor de mercado

Personal

Calidad de Asesoria

Asesor legal Externo

Ejercicio 3La empresa “Todo Uso S.R.L” Se dedica a la fabricación y comercialización de juguetes, artículos para el hogar y material de oficina. Se encuentra bajo la dirección de la dirección de la Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Producción, Recursos Humanos y Ventas.La Gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una sección. EL departamento (vendedores) está a cargo de los vendedores tanto internos como externos. La sección que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturación de las ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos Humanos.La Gerencia de Producción se encuentra departamentalizada por productos, lo cual facilita la administración y división de las tareas a realizar. LA compra de materia prima de los departamentos, se realizan mediante la sección compras, que depende directamente de la Gerencia de Producción. La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una sección reclutamiento (con una oficina de búsqueda), y un departamento de capacitación. En este último se encuentran dos secciones (Orientación y perfeccionamiento), cumpliendo asi, las tareas que le son propias.Las tareas de registro contable, fueron tercerizadas al estudio contable “Alanis S.A”. Además, la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda los resultados de la consultora controlada.

Gerencia General

Gerencia de Produccion

Departamento de Producto

Departamento y seccion de Materia

Prima

Gerencia de Recursos Humanos

Seccion Reclutamiento

Oficina de busqueda

Departamento de capacitacion

Seccion Orientacion Seccion Perfeccionamiento

Gerencia de Ventas

Departamento de Vendedores

Seccion Facturacion de las ventas

Asesor en materia Contable

Segundo Bi

mestr

Facultad de Ciencias Económicas y Negocios

Ingeniería de Empresas y Negocios

Tema:

Documentación de la Empresa Comercial Su Economía y Cermapensa.

Materia:

Organización y Sistemas

Profesor:

ING. Mendoza Moran Bolívar Mauricio

Elaborado por:

Jeyson Andrés Tigrero Reyes

Año 2015

Documentación de la Empresa

Comercial Su Economía y CERMAPENSA

Nombre de la Empresa:

Comercial Su Economía y Cermapensa

Giro de Negocio

La Empresa se dedica a la distribución de Cerámicas Graiman, Cerámicas Rialto, Ecua cerámicas, Keramikos, Italpisos, Porcelanato, Grifini, Eternit, entre otras marcas de ceramicas Importadas y de más alta calidad y resistencia.

Ventas Exclusivas de Planchas de Eternit, Ardex, Placas Traslucidas, Caballetes, Tanques para agua, Ceramicas Importadas para pisos y paredes, Porcelanatos en varias marcas, Porcelanas de color, Decorados y listeslos especiales, Fregaderos, Gabinetes y Accesorios de Baños, Bombas

de Agua, Grifería F.V. y Edesa, Bloques de Vidrio, además cuenta con una extensa gama de productos de ferretería, a disposición del cliente peninsular, ecuatoriano y extranjero.

Descripción

Comercial SU ECONOMIA y CERMAPENSA, inicia sus actividades el 13 de agosto de 2001 siendo uno de los principales pioneros en la península, mantiene actividad comercial por más de 14 años, comercializando líneas de Ceramicas y Porcelanatos, Materiales de Acabados de Construcción.

Propietario o Representante Legal: Sr. Luis De La Cruz

Categoría: Comercializadora de materiales de acabados de construcción.

Dirección: Vía principal La Libertad Santa Elena Barrio 6 de Diciembre Av12 y calle 30 diagonal a la clínica Ajoy. Ciudad: La Libertad Provincia: Santa Elena

Slogan CERMAPENSA, “Damos un toque de belleza a sus proyectos”.

Cantidad de empleados: 90

Hombres 73

Mujeres 17

Clientes Objetivos

Su área geográfica asi como uno de los más importantes proveedores para los 3 cantones de la geografía territorial de la Provincia de Santa Elena (Península de Santa Elena) - Ecuador.

Personas de género masculino y femenino entre 18 y 45 años.

Mercado Objetivo

Constructores

Público en general

Organigrama General

Mapa de Proceso

Estrategias Gerenciales Negociación con proveedores de Fabrica Negociación con clientes potenciales Planes Estratégicos: publicidad y promoción

Procesos Claves

Compra a proveedores Devoluciones de compra de clientes

Ventas de clientes

Necesidades de clientes Satisfacción de clientes

Retroalimentación

Descripción de Procesos de Estrategias Gerenciales

Nombre del proceso: Negociación con proveedores de fábrica

Responsables:

Proveedor

Gerente (Empresa)

Jefe de Compras

Entradas:

Negociación-Estrategias

Salidas:

Material

Almacenaje

Control:(Leyes, Reglamentos interno)

PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

La negociación y contratación de bienes y servicios deberá orientarse con criterio corporativo y obedecer a una adecuada planeación que considere la eficiente y eficaz utilización de los recursos.

La negociación y contratación de bienes y servicios, debe ser el resultado de un análisis que determine su necesidad y conveniencia; además, se deberán adoptar las medidas requeridas para la debida ejecución de los procedimientos y la obtención de los fines propuestos. Las necesidades de bienes y servicios de Comercial Su Economía y Cermapensa se plasmarán en planes de compras de referencia que se elaborarán cada vez que tenga una reducción de stock.

Proceso de Soporte/Ayuda

Inventario Sistemas

Instalaciones de Exhibidores

Para iniciar un procedimiento de negociación y contratación de bienes y servicios y o las modalidades de contratos o convenios regulados en la Ley y en este Reglamento, es requisito que exista la correspondiente justificación, y que se cumplan las demás normas establecidas por la empresa en materia presupuestal. Igual requisito se exigirá para las adiciones del valor de los contratos y convenios.

Descripción:

1. Gerente hace planeación de las compras locales, nacionales e internacionales.2. El Gerente Elabora un Estudios de precios.3. Gerente y Jefe de Compras seleccionan proveedores y transportadores.4. Los dos responsables de la empresa que es el Gerente y el jefe de compras hacen negociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por la empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio.5. Jefe de Compras tiene contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes, transportadores y otros que consideren necesarios.6. Jefe de Compras Verifica cumplimientos de los pedidos.

Diagrama IDEF 0 del Proceso de Negociación

Proceso de negociación con

proveedores

Órdenes del cliente

Inventario

Control de órdenes de

envió

Organización

Órdenes de envió

Mercancía

FacturaA0

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml

Descripción de Procesos de Estrategias Gerenciales

Nombre del proceso: Planes Estratégicos

Responsables:

Proveedor

Gerente (Empresa)

Jefe de Ventas

Ing. En Marketing

Entradas:

Afirmar la organización Ideas futuras

Salidas:

Calidad de Servicio

Imagen profesional


“Comercial Su Economía y Cermapensa” es una Empresa privada, tiene reglamentos internos y sus políticas por la cual no brinda información a terceros, por consiguiente determinaremos ciertas de ellas que servirá al buen funcionamiento que proyecte la buena imagen de la empresa.

1. La puntualidad es vital importancia, al no cumplir con esta disposición será sancionado todo empleado que laboran en sus instalaciones, y si requiere de un permiso lo debe hacer con un día de anticipación.

2. El personal deberá utilizar su uniforme de trabajo, ya que esta representa una buena imagen y distinción personal.

3. Se prohíbe dentro de las instalaciones el consumo de bebidas alcohólicas, comidas y no es permitido fumar.

4. Cada vendedor debe emitir la factura correspondiente, sellada para proceder entregar su producto al cliente.

5. Brindar al cliente una atención personalizada y responder todas las inquietudes acerca de la información de los productos, promociones o publicidades.

Descripción

1. Jefe de ventas se encarga de entregar los pedidos y distribuir de manera que los clientes se sientan satisfechos al momento de adquirir sus productos, de manera ordenada, organizada, brindando una atención personalizada y calidad en el servicio.

2. Ing. En Marketing Mejora de forma espectacular los procesos de ventas y marketing a través de actuales medios publicitarios con el fin de conseguir un posicionamiento en el mercado.

3. Gerente, Jefe de Ventas y Ing. En Marketing Implantan políticas de créditos, descuentos, precios accesibles para todo público.

4. Gerente, Jefe de Ventas y Ing. En Marketing se encargan de Fortalecer y mantener la imagen de la marca para generar lealtad de los clientes.

5. Gerente se encarga de Buscar varios proveedores que brinden productos de calidad y menos costos.

6. Gerente y Ing. En Marketing se encarga de Contratar personal con experiencia en ventas para que estos se relacionen y ofrezcan productos directamente con los encargados de construcciones (Jefe de obra, Constructoras, Ingenieros).

7. Gerente se encarga de dar orden de ampliar la instalación de la bodega para que facilite el almacenamiento de los materiales que requieren espacio físico para guardarlos.

Diagrama IDEF 0 del Proceso de Planeación Estratégica

Descripción de Procesos Claves

Nombre del proceso: Compra a proveedores

Responsables:

Proveedor

Proceso de Planes Estratégicos

Organización

Planes o Ideas

Empleados

Publicidad

Servicio de calidad

CotizaciónA0

Control de Planes

Estratégicos

Gerente (Empresa)

Jefe de compras

Entradas:

Requisición

Negociación-Estrategias

Salidas:

Material

Almacenaje

Competencia


Control Interno del proceso de Compra de La Empresa

1. Solo el personal autorizado podrá iniciar las solicitudes de compra.2. Cada solicitud será firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad

presupuestaria para el tipo de erogación.3. El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra.4. El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de

abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesario pedir diversas cotizaciones.

5. Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.

6. La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.

7. Las requisiciones podrán ser pre numeradas.8. Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.9. Las órdenes de compra deberán contener una descripción precisa de los artículos y

servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor.10. Las órdenes de compra deberán estar pre numeradas y firmadas por un agente de

compras autorizado.11. La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser

distribuidas internamente al departamento de recepción, departamento de cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.

12. En la copia que se remite al departamento de recepción, por lo general se omite la información respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepción cuenten cuidadosamente los artículos recibidos.

13. Los informes de recepción deberán estar pre numerados para proporcionar la documentación de bienes y servicios recibidos, y deberán tener una firma autorizada.

14. Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepción y orden de compra

15. Determinar la corrección matemática de la factura del proveedor.

16. Indicar en los documentos que la verificación anterior con sus respectivos pasos se han realizado.

17. Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte.18. Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.19. En ningún caso se podrá autorizar una cuenta por pagar que no cuenta con la

documentación adecuada.20. El medio de transporte y las rutas debe especificarlas el comprador en el pedido.21. Verificar que el medio de transporte seleccionado es el apropiado para la fecha

requerida del envío y la naturaleza del material.22. Deben considerarse las diferencias en los costos de envío en las propuestas que

asegure que los costos totales son comparables.23. Los cargos por transporte implican tarifas, que deben verificarse por personal

calificado.24. Una aplicación de los controles físicos lo constituyen los almacenes cerrados. Otras

aplicaciones incluyen las básculas para pesar material voluminoso.25. Una verificación interna independiente ocurre cuando un segundo empleado del

departamento de cuentas por pagar comprueba la corrección y entereza de la cuenta por pagar antes de ser aprobada por un supervisor. Una revisión similar se requiere en ocasiones en el departamento de tesorería antes de que la cuenta por pagar se remita a las personas que firman los cheques.

Descripción:

El proceso de compra en la empresa lo integran las siguientes actividades

Jefe de Compras hace La requisición de materiales para la empresa.

Jefe de compras hacen Registros y clasificaciones de requisiciones

Jede de compras hace La Localización de proveedores

Jefe de compras Solicitud de cotizaciones

Gerente y jefe de compras hacen el Análisis de cotizaciones y presupuestos

Gerente y jefe de compras hace la Selección de proveedores y negociaciones

Jefe de Compras se encarga de Elaborar órdenes de compra, poner en circulación y dar seguimiento a estas

Jefe de Compras se encarga de supervisar las Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales

Jefe de Compras se encarga del Seguimiento de procesos de proveedores, revisión y pago de facturas

Otras actividades indirectas del proceso.

Control de inventarios

Control de cuentas por pagar a proveedores

Generación y transferencia de información a contabilidad

Generación y transferencia de información a gerencia de proyectos

Entre otras.

Diagrama IDEF 0 del Proceso de Compra a proveedores

Nombre del proceso: Devoluciones de compra del cliente

Responsables:

Proceso de Compra a proveedores

Requisición, negociación o

estrategias

Procedimientos de compra

Proveedor

Mercadería

Orden de compra

CotizaciónA0

Control de inventario

Comprador

Vendedor

Personal autorizado de recibir la mercadería

Entradas:

Contabilizar los valores de stock

Salidas:

Mercaderías o reducen la cantidad de un producto


“Comercial Su Economía y Cermapensa” es una Empresa privada, tiene reglamentos internos y sus políticas por la cual no brinda información a terceros.

Descripción: La mercadería devuelta por parte de los clientes, es recibida por el personal de la bodega, únicamente con la orden de los colegas de Ventas sin verificar antes que esa mercadería haya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece. Exponiendo a la empresa a recibir devoluciones que no hayan sido facturadas por la entidad y alto niveles de producto en mal estado, y una contingencia tributaria al no determinar exactamente a que en mal estado, a que factura está afectando la devolución.

Diagrama IDEF 0 del Proceso de Devoluciones de compra de clientes

Proceso de Devolución de compra de clientes

Contabilidad del producto

Cliente, Vendedor

Producción de mercadería

DineroA0

Manual de procedimientos de Devoluciones de mercaderia

Nombre del proceso: Ventas de clientes

Responsables:

Cliente

Vendedor

Entradas:

Prospección, Presentación y objeciones.

Salidas:

Factura

Seguimiento y servicio de la venta


Registro en el diario de producción

Cargo en Factura

Intervención

Pase a libros Auxiliares

Contabilización

Descripción

1. Capacitar al personal en el área de servicio al cliente, parar que pueda responder a todos los atributos que tiene el producto y servicio.

2. Realizar las promociones por la compra de los productos prioritarios para incentivar a los consumidores.

3. Responder con un servicio rápido, fiable y no tener problemas en los despachos y entregas reduciendo el tiempo, para que el cliente se sienta satisfecho, en confianza con la empresa y así lograr una relación comercial y poderlos retener.

4. Implantar áreas donde se puedan exhibir los diferentes productos que ofrece la empresa, pero manteniendo una línea de productos sólida y estable.

5. Proceso de facturación de la venta realizada por parte del vendedor y agilitar los procesos en cuanto a demora, parar evitar molestias y conflicto a los clientes.

Diagrama IDEF 0 del Proceso de Ventas de clientes

Descripción de procesos de soporte o ayuda

Nombre del proceso: Inventario

Responsables:

Todo el Personal

Contador

Especialista en Análisis y Diseño de Sistemas y procedimientos

Entradas:

Planeamiento

Obtención

Recepción

Salidas:

Almacenaje

Producción

Contabilidad

Proceso de Ventas

Presentación y objeciones hacia el

cliente

Manual de procedimientos

de ventas

Cliente y vendedor

Seguimiento de ventas

Servicio de calidad

DineroA0

Inventario de mercadería


Llevar un control de inventario por clase y por renglón, en tarjetas estiba o electrónicamente.

Extremar medidas de precaución contra los robos y daños, responsabilizando al Jefe de Almacén.

Recepción de mercancías por almacén, donde se verifican los pesos, medidas, cantidades y especificaciones.

Ingreso de mercancía al sistema por personal distinto al almacén e inmovilización de mercancía sin su respectiva documentación de salida, despacho o requisición emitido por personal autorizado.

Realizar conteos periódicos de la mercancía e investigar los faltantes y fallas encontradas.

El descarte de mercancía por daños sufridos debe tener la aprobación de un superior.

Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben ser controlados con igual rigor que la mercancía corriente.

Debe realizarse una correcta planificación de los inventarios a realizar y a su vez llevarlos a cabo con personal no vinculados al área a auditar y previamente instruido.

Crear formatos a utilizar con antelación e inmovilizar todas las actividades que impliquen el contacto y traslado de mercancía.

Descripción

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que el mismo es el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Realizar Conteo físico de los inventarios, por lo menos una vez al mes, no importando cual sistema utilice.

2. Hacer mantenimiento eficiente de compras, recepción.

3. Almacenar del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.

4. Permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

5. Mantener el inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

Diagrama IDEF 0 del Proceso de Inventario

Nombre del proceso: Sistemas

Responsables:

Ing. en Sistemas Informáticos

Entradas:

Recursos e insumos

Salidas:

Operación del sistema


Descripción:

1. Procesar transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

2. Definición de archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento. Mejorar y adquirir equipos de tecnología sofisticados y software que ayudaran a implementar procesos inmediatos.

3. Mantenimiento de esos archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

4. Generar reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador).

Diagrama Idef 0 de Sistemas

Proceso de SistemasDatos o ingresos

Reglamento

Operaciones al sistema

Base de datos

Diagramas De flujos

Algoritmo del proceso de Ventas de clientes.

1.- Inicio

2.-Recepcion del cliente

3.-El cliente es Atendido por un ejecutivo o asesor de ventas

3.1 Se procede a escuchar las necesidades del cliente

Recursos

Servicio de calidad

ProgramaciónA0

3.2 El ejecutivo o asesor en ventas procede a promocionar e informaciones sobre el producto de la necesidad del cliente.

4.-El Asesor en ventas sugiere al cliente un presupuesto de su pedido

5.-El cliente está de acuerdo con las propuestas de lo solicitado con el asesor de ventas

6.-en Casos de que si este de acuerdo tomara medidas de q estará de acuerdo con las propuestas de la empresa

9.- en casos de que no esté de acuerdo tomara medidas de volver hacer un reajuste del presupuesto

7.- Se procede a tomar los datos del cliente para hacer contrato de servicio solicitado

8.- En casos de si Se Especificara las condiciones de pago y fecha.

10.- en caso de no se lo invita a hacer una promoción adicional.

11.- se realiza la factura y fin

Diagrama de Flujo de Ventas a clientes

Algoritmo del proceso de Compra a proveedores.

1.-Inicio

1.- Se solicita una orden de pedido al Departamento de Producción

2.- El encargado del departamento por medio de su listado de proveedores

3.- Revisa y analizar el proveedor que le conviene comprar del pedido realizado por el vendedor

4.- Se compra el producto solicitado

5.- En casos que no satisface la compra del pedido por algún motivo se volverá a realizar el mismo proceso hasta satisfacer las necesidades de la empresa

6.-Entrega de mercadería y factura a la empresa

7.-Fin

Diagrama de Flujo de Compras a proveedores

Algoritmo del proceso de Devolución compra de clientes.

1.-Inicio

2.-Ingresa Cliente con la mercadería

3.-La mercadería pasa hacer Evaluada por el personal autorizado de devolución

4.-El Personal autorizado analiza si hay la oportunidad de cambiar la mercadería

5.-En casos de Si se cambia la mercadería se procede a hacer el reemplazo y por motivos del porque la mercadería sea por defectos de fabrica

6.-En casos de No se cambia la mercadería se procede a hacer el reembolso o crear una nota de crédito que esto le facilitara a elegir otra vez cualquier producto para una próxima compra

7.- Se imprime Documento

8.- Fin

Diagrama de flujo de Devolución compra de clientes

Algoritmo del proceso de Inventario.

1.-Inicio

2.-Se ingresa el código del producto para ingresar al listado de inventario

3.-El sistema valida el código ingresado

4.-El código verifica si es correcto

5.-En Casos de que no es correcto se procede a hacer el proceso de ingresar código

6.-En Casos de que si sea correcto el código del inventario, El sistema muestra el producto y la cantidad existente

7.-Se ingresa la cantidad nueva del producto Al sistema de inventario

8.-Se procede a que la cantidad se haya ingresado correctamente

9.-Si no se ingresó correctamente se vuelve a ingresar el código del producto al listado de inventario

10.-Si se Ingresó correctamente básicamente se actualiza la base de datos del inventario

11.-Fin

Diagrama de Flujo de Inventario

Diagrama de flujo de Ventas de Clientes

Diagrama De flujo de compra a proveedor

portafolio de organizacion y sistemas

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