INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Profesional de Dirección:

ASTRID BIBIANA PALACIOS TOBÓN

Período evaluado: noviembre 2013 – febrero 2014

Fecha de elaboración: Marzo/14

Subsistema de Control Estratégico

Avances

En Noviembre de 2013 se formalizó el Plan para Emergencias del Instituto Nacional para

Sordos, el cual se encuentra divulgado a través de la intranet de la entidad. Durante el mes de diciembre de 2013 y enero de 2014, se adelantó el proceso de

selección para cubrir cargos vacantes de la nueva planta de personal con carácter

provisional, mientras se adelanta el concurso con la Comisión Nacional del Servicio Civil. En el mes de diciembre, enero y febrero se realizaron los nombramientos de los nuevos

servidores. Durante febrero se adelantó la jornada de inducción a los servidores nuevos y la

reinducción a todos los servidores de la entidad. En esta jornada se presentó el Manual de

ética del INSOR, la estructura organizacional de la entidad de acuerdo al Decreto 2106 de 2013, derechos y deberes del Servidor Público, Política Educativa y Discapacidad, Plan de

Acción Cuatrienal 2010-2014 y Plan de Acción para 2014. Mediante las Resoluciones No. 176 del 15 de Octubre de 2013 y 008 de Enero 07 de 2014

se modificó el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los

empleos de acuerdo a nueva planta de personal del Instituto Nacional para Sordos INSOR. Con relación al Plan de Acción Institucional, se obtuvo significativos avances en las 5

líneas estratégicas, resultados que se evidencian en el informe de gestión de 2013. Durante enero y febrero de 2014 y con base en el plan indicativo 2011 – 2014 se

adelantaron reuniones con los líderes de los diferentes procesos para la definición del Plan

de Acción para 2014.

Dificultades

Limitación de recursos presupuestales y humanos que han restringido la posibilidad de lograr una mayor cobertura a nivel territorial para hacer presencia y desarrollar las acciones previstas.

Si bien se cuenta con el Mapa de Riesgos por proceso, se presentan debilidades en la administración del riesgo, adicionalmente no se ha realizado un monitoreo adecuado

que permita retroalimentar y fortalecer la gestión de riesgos en la entidad en razón a la inexistencia del Jefe de Control Interno en la entidad, a causa de vacancia definitiva, siendo este el único profesional dispuesto en la planta de personal para apoyar este

tema.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

Se avanzó en la revisión y ajuste de la documentación de los procedimientos de

Adquisición de Bienes y Servicios, Talento Humano, Financiera y Control Interno de

acuerdo a las necesidades identificadas a través del COSIG. Los controles preventivos y correctivos en la gestión se encuentran definidos en el mapa

de riesgos por proceso, el cual se encuentra publicado en el ITS y en la página web institucional.

Se completó la actualización y renovación del portal web con base en los requerimientos del Manual 3,1 de Gobierno en línea.

Las solicitudes que se reciben en la entidad de forma verbal, en físico o a través de

correo, se registran en el SAC Sistema de Atención al ciudadano, lo cual permite realizar seguimiento al tratamiento y la trazabilidad de cada una de ellas.

La oficina Asesora de Planeación organizó y presentó el informe de gestión de 2013 a través de la rendición de cuentas interna a todos los servidores del Instituto en febrero de 2014.

La entidad divulga a través de su página Web los resultados históricos de la rendición de cuentas, así como el informe de gestión de la vigencia anterior. Así mismo, publica el Plan

Anual de Adquisiciones, el Plan de Acción y el Presupuesto aprobado para 2014.

Dificultades

Se cuenta con un sistema de indicadores de calidad para el seguimiento al desempeño de los procesos. Sin embargo, se presentan debilidades en el reporte por parte de todos los

líderes de proceso, en cuanto a la oportunidad en la entrega y el análisis de los mismos no se realiza de manera adecuada.

Algunas dependencias no registran oportunamente el cierre de las respuestas en el SAC. En algunos casos las solicitudes se encuentran mal clasificadas dentro del Sistema.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

Se reportó a través del SIRECI el seguimiento al Plan de Mejoramiento 2009 con corte a diciembre 31 de 2013, registrando la ejecución de acciones al 100% y el cierre de dos (2)

hallazgos que se encontraban pendientes. Se revisaron los 9 hallazgos que identificó la Contraloría correspondiente a la vigencia

2012, para determinar las causas y el tratamiento correspondiente y se suscribió el Plan de Mejoramiento en el SIRECI en febrero de 2014.

Se recibió la auditoría externa de seguimiento por parte del ente certificador COTECNA,

con un resultado positivo con 0 No conformidades y algunas observaciones que permitirán fortalecer y mejorar el Sistema de Gestión.

Se presentaron oportunamente los siguientes informes ante los entes de Control: Informe de austeridad de gastos, el Informe de evaluación del Sistema de Control interno Contable CHIP ante la Contaduría, el Reporte FURAG por parte de la Oficina de Planeación y el

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno ante el DAFP.

Dificultades

Se recibió el informe de auditoría externa por parte de la Contraloría General de la República en enero de 2014, mediante la cual se determinó el No Fenecimiento de la

cuenta fiscal para el INSOR en la vigencia 2012, debido a las inconsistencias presentadas en la información contable y a que no se presenta razonablemente la situación financiera

del Instituto. No se cuenta con equipo interdisciplinario para apoyar los temas de control interno, dado

que la planta de personal es muy pequeña. Sólo se contó con un profesional de apoyo para Control Interno hasta febrero de 2014.

El ITS del Sistema de Gestión Integral, presentaba a febrero información sin depurar, por cuanto acciones de mejora que ya estaban ejecutadas seguían apareciendo.

Estado general del Sistema de Control Interno

El Sistema Integrado de Gestión del INSOR se encuentra en etapa de mantenimiento y

mejora. Así mismo, de acuerdo al resultado del análisis del Sistema de Control Interno, los cuales no

son comparables con los resultados de la vigencia 2012 y anteriores, por responder a una

metodología y niveles de valoración diferentes, el indicador de madurez del MECI para la vigencia 2013 es de 85.75% y se encuentra en una fase SATISFACTORIA, es decir que se

cumple con el Modelo, sin embargo se presentan debilidades en la administración del riesgo.

Recomendaciones

Fortalecer la cultura del autocontrol en cada uno de los procesos y de los grupos de

trabajo para que se logren interiorizar todos los instrumentos del Sistema de Control Interno.

Revisar algunos documentos formalizados y evaluar por parte de los responsables si es pertinente su actualización, Manual de Buen Gobierno, Plan de Comunicaciones, Manual de inducción y reinducción.

Fortalecer los mecanismos de divulgación, una vez se adelanta un proceso de actualización de los documentos y formatos que hacer parte del Sistema de Gestión.

Revisar los resultados de las Evaluaciones de Desempeño y trabajar los Planes de Mejoramiento Individual de acuerdo a las debilidades identificadas.

Formalizar todos los Planes y Manuales a través del Sistema de Gestión, para garantizar

que su divulgación se realice a través del ITS. Mejorar el análisis de los resultados y comportamiento de los indicadores de calidad y

registrar esta información oportunamente en el sistema. Revisar y actualizar en el ITS todos los documentos que han sido modificados a través del

COSIG de febrero de 2014.

Revisar y ajustar las hojas de ruta que actualmente se encuentran implementadas en los procesos, para que se optimice su uso y se pueda medir adecuadamente la operación de

los mismos. Verificar la correcta clasificación de las solicitudes a través del SAC y registrar en las

respuestas generadas por las diferentes dependencias de manera oportuna.

ASTRID BIBIANA PALACIOS TOBON Profesional de Dirección

INSOR

____________________________________________________ Firma