POR QUE A GESTÃO DE MUDANÇAS É A SOLUÇÃO DO SUCESSO

PARA SEU NOVO ERP?

CONTENTS

INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................................... 3

O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS? ................................................................................................................ 5

QUAIS OS IMPACTOS DA GESTÃO DE MUDANÇAS NA IMPLEMENTAÇÃO DE NOVO ERP? ................13

VANTAGENS DE CONTAR COM A GESTÃO DE MUDANÇAS NESSE PROCESSO ....................................18

CONCLUSÃO ..................................................................................................................................................... 22

SOBRE A SAP BUSINESS ONE ....................................................................................................................... 23

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Introdução

A gestão de mudanças (GM) é uma estratégia que reúne várias técnicas para otimizar os resultados de qualquer processo de implementação de novos conceitos nas empresas, como o uso de ERP. Ela, portanto, busca facilitar as etapas de transição, principalmente por meio da preparação das equipes — que tendem a ter maior resistência a qualquer mudança.

No caso das novas tecnologias, a GM é uma aliada essencial, pois toda empresa tem, em seus quadros, funcionários que são mais resistentes à inovação. Por isso, preparamos este e-book para explicar como a gestão de mudanças é a chave para o sucesso do seu novo ERP.

4 INTRODUÇÃO

Assim, no primeiro capítulo, explicaremos em profundidade o que é a GM e quais são as principais competências que ela traz para o seu negócio desde o nível individual até o organizacional. Depois disso, na segunda parte, explicaremos o impacto da gestão de mudanças, detalhando como ela transforma a estrutura e os processos internos. Por fim, na última seção, vamos falar mais sobre os benefícios trazidos por essa metodologia nas mais diversas áreas empresariais.

O material foi preparado com bastante cuidado. Esperamos que você aproveite a leitura!

5 O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?

O que é gestão de mudanças?

Quando seu negócio implementa uma nova tecnologia, como o ERP, com a finalidade de melhorar os resultados da gestão, muitas mudanças são necessárias: novos processos, novas funções de trabalho, novas estruturas organizacionais etc. Ou seja, a simples implementação de uma plataforma digital geralmente demanda uma grande mudança na cultura e na estrutura da empresa para que você obtenha os melhores resultados que ela pode proporcionar.

6 O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?

Assim, sem um processo estruturado de gestão de mudanças (GM), em vez de ser uma solução, o ERP pode acabar sendo um empecilho ao desenvolvimento da empresa. Afinal, os funcionários não saberão como manipular a plataforma, as tarefas não se integrarão adequadamente à tecnologia e, possivelmente, os clientes também ficarão insatisfeitos.

Por isso, acreditamos que o primeiro grande desafio da gestão de mudanças é preparar as pessoas para a chegada do ERP. De fato, são os seus colaboradores que lidarão diariamente com o sistema digital; por isso, precisam ter suas expectativas alinhadas e suas resistências vencidas com diálogo e treinamento.

Caso não se tenha sucesso nessa transição, provavelmente, por melhor que seja o software, ele vai falhar nos seus objetivos. Mas o que, exatamente, é a gestão de mudanças?

Ela é uma área que orienta, equipa e apoia os gestores com ferramentas e técnicas para garantir o sucesso da mudança.

Muitos acreditam que as resistências individuais à tecnologia são dificilmente vencidas, porém a GM busca uma abordagem estruturada que quase sempre resulta em êxito. Para isso, são utilizados três pilares:

7 O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?

GESTÃO INDIVIDUAL DE MUDANÇAS

Os seres humanos foram biologicamente

preparados para resistir às mudanças com

reações de medo, raiva e ansiedade. Desse

modo, a função dos gestores jamais deve ser

antagonizar quem não está preparado para a

implementação de uma nova tecnologia.

Pelo contrário, eles devem acolher essas

pessoas e buscar meios para ajudá-las a

passar pelo processo. Afinal, somos também

naturalmente resilientes e, com o apoio

correto, podemos nos adaptar e, até mesmo,

evoluir nesses momentos.

8 O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?

Por isso, o primeiro passo da GM individual vem da compreensão de como as pessoas vivem as mudanças e das atitudes de quem se adapta mais rapidamente aos desafios. Para isso, ela foca em vários pontos importantes, como:

◆ quais são as mensagens que cada colaborador precisa ouvir para se sentir mais confortável com o processo de transição;

◆ quando é o momento certo para ensinar novas habilidades a cada funcionário;

◆ mostrar quais são os comportamentos esperados de cada um deles com a implementação do ERP;

◆ criar um ambiente colaborativo, em que os colaboradores se ajudam em relação às novas ferramentas.

9 O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?9 O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?

Portanto, a gestão individual de mudanças utiliza substratos

de várias disciplinas, como a psicologia, a administração e a

neurociência para superar as resistências pessoais. Trata-se

de uma metodologia baseada em pesquisas científicas e não no

senso-comum da gestão.

O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?10

GERENCIAMENTO ORGANIZACIONAL DE MUDANÇAS

No entanto, trabalhar a mudança somente no nível individual pode não ser tão eficiente, visto que, muitas vezes, as pessoas realizam suas tarefas em conjunto com suas equipes. Consequentemente, é preciso também ensinar como utilizar o ERP para as atividades coletivas.

Para isso, a GM organizacional fornece as etapas e ações a serem executadas com a finalidade de preparar todos os funcionários que vão ser afetados pela implementação de determinada mudança a partir de métodos coletivos.

Desse modo, devemos identificar os grupos e as pessoas que precisarão mudar devido à introdução do ERP. Então, a GM criará um plano de ação personalizado para garantir que os funcionários recebam todos os insumos necessários para um processo de transição bem-sucedido, como:

◆ conscientização;

◆ liderança;

◆ treinamento;

◆ capacitação;

◆ apoio.

Com uma boa estratégia organizacional, você não precisará fazer a GM individual com todos os funcionários, somente com aqueles que estiverem apresentando maiores dificuldades no uso do ERP. As melhores ferramentas nesse sentido serão os treinamentos coletivos, que podem ser individualizados para cada equipe, tendo em vista suas tarefas e suas necessidades.

O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS?

GERENCIAMENTO CORPORATIVO DE MUDANÇAS

Por fim, temos a gestão de mudanças no nível corporativo, isto é, os diretores da empresa precisarão pensar em como a nova tecnologia fornecerá a diferenciação competitiva e a capacidade de se adaptar efetivamente às flutuações do mercado.

Assim, você deverá pensar em estratégias de GM para garantir que o ERP seja efetivamente implementado nas funções, estruturas, competências e projetos de todos os setores do seu negócio.

Somente assim, essa plataforma conseguirá entregar todo o potencial que tem de revolucionar a gestão empresarial.

Por essas razões, sua empresa deve sempre procurar um fornecedor de ERP que também dê uma boa consultoria tecnológica. Assim, contrata-se um serviço completo em que são estabelecidos objetivos e missões para a implementação do ERP e, também, é criada uma política de mudança na qual a sua empresa vai gradualmente incorporando as novas funcionalidades.

12

13QUAIS OS IMPACTOS DA GESTÃO DE MUDANÇAS

NA IMPLEMENTAÇÃO DE NOVO ERP?

Quais os impactos da gestão de mudanças na implementação de novo ERP?

14QUAIS OS IMPACTOS DA GESTÃO DE MUDANÇAS

NA IMPLEMENTAÇÃO DE NOVO ERP?

VOCÊ HUMANIZA O PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DO ERP

Sem nenhuma dúvida, o ERP é uma solução

otimizada pela experiência e pela capacitação

da sua equipe. Portanto, muito mais do que as

ferramentas da plataforma, é o fator humano

que determina o sucesso da estratégia.

Apesar disso, esse fator é quase sempre

negligenciado. A gestão de mudanças

busca modificar essa mentalidade

focada na máquina, e não em que vai

trabalhar com ela todos os dias.

Primeiramente, durante a fase de transição, a comunicação é imprescindível. Por isso, é importantíssimo contar com um fornecedor que também proveja uma consultoria profunda. Ele deve saber informar a cada equipe e a cada parte qual é a importância da tecnologia naquele setor e como cada ferramenta poderá melhorar os resultados locais.

Desse modo, os indivíduos poderão entender tanto os benefícios imediatos quanto os de longo prazo, como: menor sobrecarga de trabalho, um melhor workflow, maior eficiência, foco nas atividades principais da empresa, maior agilidade etc.

15QUAIS OS IMPACTOS DA GESTÃO DE MUDANÇAS

NA IMPLEMENTAÇÃO DE NOVO ERP?

VOCÊ CONTA COM A MOTIVAÇÃO DE TODO O SEU TIME

Quando você contrata um novo funcionário, há sempre uma fase de integração dele com a equipe para facilitar a adaptação. Acredite: o mesmo deve ser feito com uma plataforma ERP. As pessoas precisam se familiarizar com a solução antes de começar a utilizá-la no dia a dia.

Uma pesquisa nos EUA mostrou que as empresas que não fizeram investimento de tempo e de orçamento para realizar uma transição para o ERP tiveram resultados piores. Nelas, cerca de 39% dos colaboradores ficaram insatisfeitos com a nova plataforma, e, entre os fatores mais citados de reclamação estão os programas de treinamento ruins e um baixo preparo para trabalhar com a automação. Ou seja: a gestão de mudanças é essencial.

16QUAIS OS IMPACTOS DA GESTÃO DE MUDANÇAS

NA IMPLEMENTAÇÃO DE NOVO ERP?

Acreditamos no poder do ERP quando todos os membros da sua equipe estiverem dispostos e capacitados para trabalhar com a nova solução. Assim, todos poderão utilizar as poderosas ferramentas em suas tarefas e melhorar a produtividade e a eficiência em seus afazeres.

Nesse sentido, o serviço de consultoria de implementação deve garantir que todos os funcionários entendam que a automação do ERP não é uma substituição da mão de obra humana, mas uma tecnologia para ajudá-los a manter um alto nível de produção.

Esse processo de adoção de soluções digitais pode ser extremamente desafiador para aqueles que não estão habituados ao uso da tecnologia. Eles são os que mais têm receio de ser substituídos por esse motivo.

Um treinamento profundo e completo é importantíssimo para aumentar o grau de confiança desses funcionários, que precisam se sentir em um ambiente seguro. Assim, não basta contratar qualquer ERP, mas sim um fornecido por empresas que também prestam uma consultoria ampla, utilizando, inclusive, conceitos de gestão de mudanças.

17QUAIS OS IMPACTOS DA GESTÃO DE MUDANÇAS

NA IMPLEMENTAÇÃO DE NOVO ERP?

VOCÊ UTILIZA A GESTÃO ESTRATÉGICA PARA OBTER MELHORES RESULTADOS

Você pode aproveitar o momento da implementação do ERP para documentar as melhores práticas da sua empresa e eliminar aquelas que não estão trazendo bons resultados. Dessa forma, você utiliza uma mudança para revolucionar os seus processos internos de uma forma positiva. Inclusive, é válido pedir o auxílio da consultoria em tecnologia para lhe sugerir algumas mudanças organizacionais e operacionais com base no que ela tem visto funcionar em outros negócios.

18 VANTAGENS DE CONTAR COM A GESTÃO DE MUDANÇAS NESSE PROCESSO

Vantagens de contar com a gestão de mudanças nesse processo

ALINHAMENTO DE RECURSOS EXISTENTES

Muitos gestores e executivos têm uma crença de que a implementação do ERP vai ser um processo disruptivo, que mudará toda a estrutura da empresa. No entanto, grande parte dos seus recursos serão mantidos, só haverá um remodelamento para acomodar a tecnologia e um redesenho das tarefas para torná-las mais eficientes com a chegada da automação.

19 VANTAGENS DE CONTAR COM A GESTÃO DE MUDANÇAS NESSE PROCESSO

Na verdade, para uma gestão de mudanças bem-sucedida, a principal estratégia deverá ser integrar as capacidades atuais e o ERP à sua visão de futuro e à finalidade de aproveitar ao máximo seu investimento. Assim, é possível criar um plano de gerenciamento de mudanças com a melhor eficiência no uso de recursos.

MANUTENÇÃO DAS OPERAÇÕES

Um dos grandes receios dos empresários na hora de contratar um ERP se refere ao tempo em que a empresa deve ficar “parada” enquanto a solução é instalada. Além disso, eles temem que a qualidade do seu serviço diminua durante o período necessário para a adaptação.

Embora alguns pequenos sacrifícios sejam necessários para alcançar o futuro desejado, muitas mudanças podem ser feitas sem prejudicar suas operações atuais. Por isso, uma boa consultoria de gestão de mudanças deve considerar o que as equipes precisam para continuar desempenhando suas tarefas, a fim de manter as operações cotidianas com o mesmo nível de qualidade atual.

20 VANTAGENS DE CONTAR COM A GESTÃO DE MUDANÇAS NESSE PROCESSO

REDUÇÃO DE RISCOS

Ter um plano de gestão organizacional de mudanças permite que você antecipe vários riscos e os minimize. Para isso, pode-se criar um mapa operacional do negócio e localizar os potenciais riscos trazidos pela implementação do ERP. Depois, um plano de contingenciamento pode ser feito para elaborar as estratégias para lidar com cada risco.

CUSTOS REDUZIDOS

Com a GM, você terá um período maior para planejar a transição para o ERP. Desse modo, poderá organizar melhor os custos envolvidos com a implementação, negociando com fornecedores.

Além disso, poderá, também, identificar os gargalos de produtividade, as ineficiências e os desperdícios, o que resulta em uma redução significativa e transversal de todas as despesas operacionais.

MAIOR ROI

Com todos os benefícios que citamos, você deve prever que o retorno do seu investimento será muito maior do que o esperado originalmente. Quando você conta com a empresa correta para a implementação de novas tecnologias, não é implantada apenas uma nova ferramenta. Aproveita-se esse momento para mudar a dinâmica da sua empresa, a tornando muito mais eficiente em relação aos custos.

21 VANTAGENS DE CONTAR COM A GESTÃO DE MUDANÇAS NESSE PROCESSO

MAIS OPORTUNIDADES PARA DESENVOLVER MAIS

Por fim, a GM permite que as empresas se desenvolvam durante a transição. Com ela, pode-se criar um conjunto de práticas com a finalidade de incrementar constantemente o nível de inovação do seu negócio e desenvolver tanto lideranças que vejam a tecnologia como uma parceira essencial para o futuro, quanto equipes que não tenham medo de mudanças. Afinal, nos próximos anos, novas ferramentas, como a Internet das Coisas e a Realidade Aumentada, devem surgir e mudar o panorama do trabalho industrial.

22 CONCLUSÃO

Conclusão

O processo de implementação de um ERP traz mudanças muito grandes para os negócios; portanto, deve-se buscar uma estratégia para gerenciá-las adequadamente. Nesse sentido, a GM traz ferramentas importantes para otimizar o processo de transição desde o nível individual até o corporativo, tornando-se possível obter os benefícios máximos com a instalação de uma nova tecnologia. Para isso, sua empresa precisa contar com uma consultoria de ERP completa, que auxilie nos treinamentos e nos objetivos empresariais.

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