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Apuntes de TIC III PARTE: Conceptos fundamentales de los sistemas de información

Introducción

Los conceptos de sistemas sustentan el campo de los sistemas de información. Los conceptos genéricos de sistemas se aplican a empresas comerciales y a los componentes y las actividades de los sistemas de información. La comprensión de los conceptos de sistemas le ayudarán a entender muchos otros conceptos en la tecnología, las aplicaciones, el desarrollo y la gerencia de sistemas de información. Por ejemplo, los conceptos de sistemas le ayudarán a entender:

o Que las redes de computadores son sistemas de componentes de procesamientos de información.

o Que los usos empresariales de las redes de computadores son en realidad sistemas interconectados de información empresarial.

o Que el desarrollo de maneras de utilizar las redes de computadores en la empresa incluye el diseño de los componentes básicos de los sistemas de información.

o Que la gerencia de la tecnología de información hace énfasis en la calidad, el valor comercial y la seguridad de los sistemas de información de una organización.

Este tipo de comprensión le servirá para ser un mejor usuario, promotor y gerente de sistemas de información. Y eso es importante para su futuro éxito como gerente, empresario o profesional en empresas.

Conceptos de sistemas

¿Qué es un sistema? Un sistema puede definirse simplemente como un grupo de elementos interrelacionados o que interactúan conformando un todo unificado. Muchos ejemplos de sistemas pueden encontrarse en las ciencias físicas y biológicas, en la tecnología moderna y en la sociedad humana. De este modo, podemos hablar del sistema físico del Sol y sus planetas, el sistema biológico del cuerpo humano, el sistema tecnológico de una refinería de petróleo y el sistema socioeconómico de una organización empresarial. Sin embargo, el siguiente concepto genérico de sistemas proporciona un marco más apropiado para describir los sistemas de información.

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción:

La entrada comprende la captura y el ensamblaje de elementos que entran al sistema para ser procesados. Por ejemplo, las materias primas, la energía, los datos y el esfuerzo humano deben asegurarse y organizarse para el procesamiento.

El procesamiento incluye procesos de transformación que convierten las entradas en salidas. Por ejemplo, un proceso de manufactura, el proceso humano de respiración o los cálculos matemáticos.

La salida abarca la transferencia de elementos que han sido generados por un proceso de transformación hasta su destino final. Por ejemplo, los productos terminados, los servicios humanos y la información gerencial debe entregarse a sus usuarios humanos.

Retroalimentación y control

El concepto de sistema se vuelve aún más útil al incluir dos componentes adicionales: retroalimentación y control. Un sistema con componentes de retroalimentación y control se denomina a veces sistema cibernético, es decir, un sistema de automonitoreo y autorregulación.

La retroalimentación se refiere a los datos sobre el desempeño de un sistema. Por ejemplo, los datos sobre el desempeño de ventas constituyen retroalimentación para un gerente de ventas.

El control comprende el monitoreo y la evaluación de la retroalimentación para determinar si un sistema se está desplazando hacia el logro de su meta. Entonces, la función de control realiza los ajustes necesarios a los componentes de procesamiento y entrada de un sistema para garantizar que éste genere la salida apropiada. Por ejemplo, un gerente de ventas ejerce control cuando vuelve a asignar vendedores a nuevos territorios de ventas después de evaluar la retroalimentación sobre su desempeño de ventas.

Con frecuencia, la retroalimentación se incluye como parte de la función de control porque es una parte necesaria de su operación. En la siguiente figura se muestra la relación de retroalimentación y control con los otros componentes de un sistema.

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Apuntes de TIC II

Nótense las flechas segmentadas que indican el flujo de datos de retroalimentación hacia el componente de control gerencial y las resultantes señales de control hacia los otros componentes. Esto hace énfasis en que el papel de la retroalimentación y el control consiste en garantizar que otros componentes del sistema transformen apropiadamente las entradas en salidas, de manera que un sistema pueda lograr su meta.

Otras características del sistema

En la figura anterior, se señalan otras características del sistema que son importantes para una comprensión apropiada de los sistemas de información. Nótese que un sistema no existe en forma aislada; más bien, existe y funciona en un entorno que contiene otros sistemas. Si un sistema es uno de los componentes de un sistema mayor, es un subsistema, y el sistema mayor es su entorno. Igualmente su límite de sistema separa un sistema de su entorno y otros sistemas.

Varios sistemas pueden compartir el mismo entorno. Algunos de estos sistemas pueden estar conectados entre sí por medio de un límite compartido o interfaz. En la figura también se ilustra el concepto de un sistema abierto, es decir, un sistema que interactúa con otros sistemas en su entorno. En este diagrama el sistema intercambia entradas y salidas con su entorno. De esta forma, podríamos decir que está conectado a su entorno por interfaces de entrada y salida. Finalmente, un sistema que tiene la capacidad de cambiarse a sí mismo o su entorno con el fin de sobrevivir es un sistema adaptable.

Ejemplo

Un ejemplo conocido de un sistema de automonitoreo y autorregulación es el sistema de calefacción controlado por un termostato que se encuentra en muchos hogares; éste se automonitorea y autorregula automáticamente para mantener una temperatura deseada. Otro ejemplo es el cuerpo humano, que puede considerarse como un sistema cibernético que supervisa y ajusta automáticamente muchas de sus funciones, como temperatura, latidos del corazón y respiración. Una empresa también tiene muchas actividades de control. Por ejemplo, los computadores pueden supervisar y controlar procesos de manufactura, los procedimientos de contabilidad ayudan a controlar los sistemas financieros, las presentaciones de ingreso de datos proporcionan control de las actividades de ingreso de datos, y las cuotas de ventas y bonificaciones por venta procuran controla el desempeño de ventas.

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Apuntes de TIC II

Ejemplo. Las organizaciones, como las empresas o entidades gubernamentales, son buenos ejemplos de los sistemas en sociedad, que constituye su entorno. La sociedad contiene una multitud de sistemas, incluidos los individuos y las instituciones sociales, políticas y económicas. Las organizaciones se componen de muchos subsistemas, como departamentos, divisiones, equipos de proceso y otros grupos de trabajo. Las organizaciones mismas son ejemplos de sistemas abiertos porque se relacionan e interactúan con otros sistemas de su entorno. Finalmente, las organizaciones son ejemplos de sistemas adaptables, ya que pueden modificarse a sí mismas para satisfacer las demandas de un entorno cambiante.

Componentes de un sistema de información

Ahora estamos listos para aplicar los conceptos de sistemas que hemos aprendido para que nos ayuden a comprender mejor cómo funciona un sistema de información. Por ejemplo, hemos dicho que un sistema de información es aquel que acepta recursos de datos como entrada y los procesa en resultados de información como salida. ¿De qué manera logra esto un sistema de información? ¿Qué componentes y actividades del sistema se involucran?

Veamos la siguiente figura, en ella se ilustra un modelo de sistema de información que expresa un marco conceptual fundamental para los principales componentes y actividades de los sistemas de información.

Un sistema de información depende de los recursos humanos (usuarios finales y especialistas en SI), hardware (máquinas y medios), software (programas y procedimientos), datos (bases de datos y de conocimiento) y redes (medios de comunicaciones y soporte de redes) para desempeñar actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que conviertan los recursos de datos en resultados de información.

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Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento) en bienes y servicios (salida). Los sistemas de información proporcionan información (retroalimentación) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la dirección y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas con su entorno.

Los componentes de un sistema de información. Todos los sistemas de información utilizan recursos de personas, hardware, software, datos y redes para realizar actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que transforman los recursos de datos en salidas de información.

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Apuntes de TIC II

Este modelo de sistema de información pone de relieve las relaciones entre los componentes y las actividades de los sistemas de información. Proporciona un marco que hace énfasis en cuatro conceptos principales que pueden aplicarse a todos los tipos de sistemas de información:

Las personas, el hardware, el software, los datos y las redes son los cinco recursos básicos de los sistemas de información.

Los recursos de personas incluyen usuarios finales y especialistas en SI, los recursos de hardware se componen de máquinas y medios, los recursos de software incluyen tanto programas como procedimientos, los recursos de datos pueden incluir bases de datos y de conocimiento, y los recursos de redes incluyen medios de comunicaciones y redes.

Los recursos de datos se transforman mediante actividades de procesamiento de información en una variedad de salidas de información para los usuarios finales.

El procesamiento de información se compone de actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control.

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Apuntes de TIC IIII PARTE: Conceptos fundamentales de los sistemas de información

Recursos de los sistemas de información

Recursos humanos

Las personas se requieren para la operación de todos los sistemas de información. Estos recursos humanos incluyen usuarios finales y especialistas en SI.

Los usuarios finales (también llamados usuarios o clientes) son personas que utilizan un sistema de información o la información que éste genera. Pueden ser contadores, vendedores, ingenieros, empleados de oficina, clientes o gerentes. La mayoría de nosotros somos usuarios finales de sistemas de información.

Los especialistas en SI son personas que desarrollan y operan sistemas de información: analistas de sistemas, programadores, operadores de computadores y otro personal de SI gerencial, técnico y de oficina. En resumen, los analistas de sistemas diseñan sistemas de información con base en los requerimientos de información de los usuarios finales, los programadores preparan programas de computador con base en las especificaciones de los analistas de sistemas, y los operadores de computadores operan sistemas computacionales grandes.

Recursos de hardware

El concepto de recursos de hardware incluye todos los dispositivos físicos y materiales utilizados en el procesamiento de información. Específicamente abarca no sólo máquinas, como computadores y otros equipos, sino también todos los medios de datos, es decir, todos los objetos tangibles en los cuales se graban datos, desde hojas de papel hasta discos magnéticos. Entre los ejemplos de hardware en los sistemas de información basados en computadores están:

Los sistemas de computador, que se componen de unidades de procesamiento central que contienen microprocesadores, y una variedad de dispositivos periféricos interconectados. Algunos ejemplos son los sistemas de microcomputadores, los sistemas de computadores de rango medio y los grandes sistemas de computadores mainframe.

Los periféricos del computador, que son dispositivos como el teclado o el mouse electrónico para la entrada de datos y comandos, una pantalla de video o impresora para la salida de información, y los discos magnéticos y ópticos para el almacenamiento de recursos de datos.

Recursos de software

El concepto de recursos de software incluye todas las series de instrucciones de procesamiento de información. Este concepto genérico de software incluye no sólo las series de instrucciones operacionales llamadas programas, que dirigen y controlan el hardware del computador, sino también las series de instrucciones de procesamiento de información que necesitan las personas, llamadas, procedimientos.

Es importante entender que incluso los sistemas de información que no utilizan computadores tienen un componente de recurso de software. Esto es cierto aun para los sistemas de información de tiempos antiguos, o los sistemas de información manuales o respaldados por máquinas que todavía se utilizan en el mundo en la actualidad. Todos ellos requieren recursos de software en la forma de instrucciones procedimientos y de procesamiento de información, con el fin de capturar, procesar y diseminar en forma apropiada la información a sus usuarios.

Los siguientes son ejemplos de recursos de software:

o Software de sistemas, como un programa de sistema operativo, que controla y respalda las operaciones de un sistema computacional.

o Software de aplicación, los cuales son programas que dirigen el procesamiento para un uso particular de computadores por parte de usuarios finales. Algunos ejemplos son un programa de análisis de ventas, un programa de nómina y un programa de procesamiento de palabras.

o Procedimientos, los cuales son instrucciones operacionales para las personas que utilizarán un sistema de información. Algunos ejemplos son las instrucciones para completar un formulario de papel o para usar un paquete de software.

Recursos de datos

Los datos son más que la materia prima de los sistemas de información. El concepto de recursos de datos ha sido ampliado por gerentes y profesionales de los sistemas de información. Ellos comprenden que los datos constituyen un recurso organizacional valioso. De esta forma, usted debe considerar los datos como recursos de datos que deben manejarse en forma efectiva para beneficio de todos los usuarios finales en una organización.

Los datos pueden adoptar muchas formas, incluidos los datos alfanuméricos tradicionales, que se componen de números, letras y otros signos que describen transacciones comerciales y otros acontecimientos y entidades. Los datos de texto, que constan de oraciones y párrafos en las comunicaciones escritas; datos de imágenes, como formas gráficas y figuras; y los datos de audio, la voz humana y otros sonidos también son formas importantes de datos.

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Los recursos de datos de los sistemas de información, por lo general, se organizan en:

o Bases de datos que tienen datos procesados y organizados.o Bases de conocimiento que incluyen conocimiento sobre una variedad de formas como hechos, reglas y ejemplos de

casos sobre prácticas empresariales exitosas.

Por ejemplo, los datos sobre transacciones de ventas pueden acumularse y almacenarse en una base de datos de ventas para posterior procesamiento que genere informes de análisis de ventas diarios, semanales y mensuales para la gerencia. Las bases de conocimiento las utilizan los sistemas gerenciales de conocimiento y los sistemas expertos para compartir conocimiento y dar asesoría experta sobre temas específicos.

Datos versus información. En inglés la palabra data (datos) es el plural de datum, aunque data comúnmente representa tanto la forma singular como plural. Los datos son hechos en bruto u observaciones, por lo general, sobre fenómenos físicos o transacciones comerciales. Por ejemplo, el lanzamiento de una nave espacial o la venta de un automóvil generaría una gran cantidad de datos que describen dichos eventos. Más específicamente, los datos son medidas objetivas de los atributos (las características) de las entidades (como personas, lugares, cosas y eventos).

Con frecuencia, las personas utilizan los términos datos e información de manera indistinta. Sin embargo, es mejor considerar los datos como recursos de materias primas que son procesados en productos de información terminada. Entonces podemos definir información como datos que han sido convertidos a un contexto significativo y útil para usuarios finales específicos. Así, los datos usualmente son sometidos a un proceso de valor agregado (que llamamos procesamiento de datos o procesamiento de información) donde: 1) se agrega, manipula y organiza su forma; 2) se analiza y evalúa su contenido; y 3) se coloca en un contexto apropiado para un usuario humano. Por tanto, usted debe considerar la información como datos procesados que se colocan en un contexto que la da valor, para usuarios finales específicos.Recursos de redes

Las redes de telecomunicaciones, como Internet, las intranets y las extranets, se han vuelto esenciales para las operaciones exitosas de todos los tipos de organizaciones y sus sistemas de información basados en el computador. Las redes de telecomunicaciones se componen de computadores, procesadores de comunicaciones y otros dispositivos interconectados por medios de comunicaciones y controlados por software de comunicaciones. El concepto de recursos de redes hace énfasis en que las redes de comunicaciones son un componente de recurso fundamental de todos los sistemas de información. Los recursos de redes incluyen:

o Medios de comunicaciones. Entre los ejemplos se incluyen el alambre de par trenzado, el cable coaxial, el cable de fibra óptica, los sistemas de microondas y los sistemas satelitales de comunicaciones.

o Soporte de redes. Esta categoría genérica incluye todos los recursos humanos, hardware, software y de datos que respaldan directamente la operación y el uso de una red de comunicaciones. Entre los ejemplos se incluyen los procesadores de comunicaciones, como módems y los procesadores que intercomunican redes, y el software de control de comunicaciones, como los sistemas operacionales de redes y los paquetes de navegadores para Internet.

Actividades de los sistemas de información

Entrada de los recursos de datos

Los datos sobre transacciones comerciales y otros acontecimientos deben capturarse y prepararse para procesamiento por parte de la actividad de entrada. Por lo general, la entrada toma la forma de actividades de ingreso de datos, como registro y edición. Usualmente, los usuarios finales registran datos sobre transacciones de algún tipo de medio físico, como el formulario de papel, o los ingresan directamente a un sistema computacional. Normalmente, esto incluye una variedad de actividades de edición para garantizar que han registrado los datos en forma correcta. Una vez ingresados, los datos pueden transferirse a un medio legible por una máquina, como un disco magnético, hasta que se necesiten para procesamiento.

Por ejemplo, los datos sobre transacciones de ventas pueden registrarse en documentos fuente, como los formularios de pedidos de ventas. (Un documento fuente es el registro formal original de una transacción). Alternativamente, los vendedores pueden capturar datos de ventas utilizando teclados de computador o dispositivos de escáner óptico; visualmente se les indica que ingresen los datos en forma correcta mediante presentaciones de video. Esto les proporciona una interfaz de usuario más conveniente y eficiente, es decir, métodos de entrada y salida para usuario final con un sistema computacional. Los métodos como el escaneo óptico y las presentaciones de menús, los indicadores (prompts) y los formatos del tipo llene los espacios en blanco hicieron más fácil para los usuarios finales el ingreso de datos correctos en un sistema de información.

Procesamiento de datos en información

Por lo general, los datos están sujetos a actividades de procesamiento, como cálculo, comparación, distribución, clasificación y resumen. Estas actividades organizan, analizan y manipulan los datos, convirtiéndolos de esta forma en

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Apuntes de TIC IIinformación para usuarios finales. La calidad de cualquier dato almacenado en un sistema de información también debe mantenerse mediante un proceso continuo de actividades de corrección y actualización.

Por ejemplo, los datos que se reciben sobre una compra pueden: 1) agregarse a un total lineal de resultados de ventas, 2) compararse con un estándar para determinar la elegibilidad para un descuento de ventas, 3) distribuirse en orden numérico con base en los números de identificación de productos, 4) clasificarse en categorías de producto (como artículos alimenticios y no alimenticios), 5) resumirse para proporcionar a un gerente de ventas información sobre diversas categorías de producto y, finalmente, 6) utilizarse para actualizar los registros de ventas.

Salida de los productos de información

La información en diversos formatos se transmite a los usuarios finales y está a disposición de ellos en la actividad de salida. La meta de los sistemas de información es la generación de productos de información apropiados para los usuarios finales. Entre los productos de información comunes se incluyen los mensajes, informes, formularios e imágenes gráficas, que pueden suministrarse mediante presentaciones de video, respuestas auditivas, productos de papel y multimedios. Rutinariamente utilizamos la información suministrada por estos productos si trabajamos en organizaciones y vivimos en sociedad. Por ejemplo, un gerente de ventas podría considerar una presentación de video para verificar el desempeño de un vendedor, para aceptar por teléfono un mensaje de voz generado por computador y para recibir una impresión de los resultados mensuales de ventas.

¿Qué características harían que los productos de información fuesen valiosos y útiles para usted? Una manera de responder esta importante pregunta consiste en examinar las características o los atributos de la calidad de la información. La información que es obsoleta, inexacta o difícil de entender no sería muy significativa, útil o valiosa para usted u otros usuarios finales. Las personas quieren información de alta calidad, es decir, productos de información cuyas características, atributos o calidades ayuden a que ésta sea valiosa para ellas. Es de utilidad considerar la información como un elemento que posee las tres dimensiones de tiempo, contenido y forma.

Resumen de los atributos de la calidad

de la información.

Aquí se describen los atributos que deben estar presentes en los productos

de información

de alta calidad.

Dimensión tiempoOportunidad La información debe suministrarse en el momento que sea necesariaActualidad La información debe ser reciente al momento de suministrarseFrecuencia La información debe suministrarse con la frecuencia que sea necesariaPeríodo La información puede proporcionarse sobre períodos pasados, presentes

y futurosDimensión contenidoExactitud La información debe estar libre de erroresPertinencia La información debe estar relacionada con las necesidades de

información de un destinatario específico para una determinada situaciónIntegridad Debe suministrarse toda la información que sea necesariaBrevedad Debe proporcionarse sólo la información que se necesiteAlcance La información puede tener u alcance amplio o estrecho, o un enfoque

interno o externoDesempeño La información puede revelar el desempeño, al medir las actividades

logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumuladosDimensión formaClaridad La información debe suministrarse en un formato que sea fácil de

entenderDetalle La información puede proporcionarse en un formato detallado o de

resumenOrden La información puede ordenarse en una secuencia predeterminadaPresentación La información puede presentarse en forma narrativa, numérica, gráfica,

u otras formasMedios La información puede proporcionarse en la forma de documentos de

papel impresos, presentaciones de video u otros medios

Almacenamiento de los recursos de datos

El almacenamiento es un componente de sistemas básico de los sistemas de información. El almacenamiento es la actividad de sistemas de información en la cual los datos y la información se guardan de manera organizada para uso posterior. Por ejemplo, al igual que el material de texto escrito se organiza en palabras, oraciones, párrafos y documentos, los datos almacenados se organizan comúnmente en campos, registros, archivos y bases de datos. Esto facilita su posterior uso en el procesamiento o su recuperación como salida cuando se necesite por los usuarios de un sistema.

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Apuntes de TIC II

Campo 1…n: un campo es una agrupación de caracteres que representan una característica de una persona, lugar, cosa o evento. Por ejemplo, el campo nombre de un empleado.

Registro 1…n: un registro es un conjunto de campos interrelacionados. Por ejemplo, el registro datos personales de un empleado podría estar compuesto del campo nombre, apellidos, dirección, sexo, edad, etc.

Archivo 1…n: un archivo es un conjunto de registros interrelacionados. Por ejemplo, un archivo de empleados podría estar compuesto de los registros de datos personales de todos los empleados de una empresa.

Base de datos: una base de datos es un conjunto integrado de registros o archivos interrelacionados. Por ejemplo, la base de datos personal de una empresa podría incluir archivos de empleados, departamentos, remuneraciones, etc.

Control del desempeño del sistema

Una actividad importante de los sistemas de información es el control de su desempeño. Un sistema de información debe generar retroalimentación sobre actividades de entrada, procesamiento, salida y almacenamiento. Esta retroalimentación debe supervisarse y avaluarse para determinar si el sistema cumple los estándares de desempeño establecidos. Entonces, las actividades apropiadas del sistema deben ajustarse, de manera que se generen productos de información apropiados para los usuarios finales.

Por ejemplo, es posible que un gerente descubra que los subtotales de las cantidades de ventas en un informe de ventas no coinciden con las ventas totales. Esto podría implicar que los procedimientos de ingreso o procesamiento de datos necesitan corregirse. Entonces deben hacerse los cambios para garantizar que todas las transacciones de ventas se capturen y procesen en forma apropiada mediante un sistema de información de ventas.

La cadena de valor y el SI estratégico

Demos una mirada a un concepto importante final que puede ayudar a un gerente a identificar oportunidades de sistemas de información estratégica. El concepto de cadena de valor fue desarrollado por Michael Porter. Este concepto ve a una empresa como una serie, o una cadena, de actividades básicas que agregan valor a sus productos o servicios y que, por tanto, agregan un margen de valor a la empresa. En el marco conceptual de la cadena de valor, algunas actividades empresariales son procesos primarios, otros son procesos de respaldo. Este marco puede destacar dónde pueden aplicarse mejor en una empresa estrategias competitivas. Es decir, los usuarios finales gerenciales deberían tratar de desarrollar una variedad de sistemas de información estratégica para aquellos procesos básicos que agregan el mayor valor a los productos o servicios de una empresa y, por tanto, al valor empresarial global de la empresa.

En la siguiente figura se muestra que los sistemas de trabajo en colaboración pueden incrementar las comunicaciones y la colaboración que se requieren para mejorar de manera significativa la coordinación administrativa y los servicios de soporte. Los sistemas de bases de datos de las habilidades de los empleados pueden ayudar a que la función de administración de recursos humanos localice y asigne rápidamente empleados a cargos y proyectos importantes. Los sistemas de diseño e ingeniería asistidos por computador pueden automatizar el diseño de productos y procesos como parte del desarrollo de la tecnología. Finalmente, las extranets y los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) pueden ayudar a mejorar la obtención de recursos, al suministrar enlaces de telecomunicaciones en línea con los proveedores de una empresa.

En la misma figura se identifican otros ejemplos de aplicaciones estratégicas de la tecnología de sistemas de información a procesos empresariales primarios. Éstas incluyen sistemas automatizados de bodegaje justo a tiempo para respaldar procesos logísticos de entrada que involucran el almacenamiento de inventario, los sistemas de manufactura flexible asistida por computador (CAM, computer – arded flexible manufacturing) para las operaciones de manufactura, y sistemas en línea de procesamiento de pedidos en el punto de venta para mejorar procesos logísticos de salida que procesan los pedidos del cliente. Los sistemas de información también pueden respaldar procesos de marketing y ventas mediante el desarrollo de una capacidad interactiva de marketing enfocado en Internet y su World Wide Web. Finalmente, el servicio al cliente puede mejorarse de manera significativa, al ofrecer a los clientes servicios de sistema experto del mostrador de ayuda.

De esta forma el concepto de cadena de valor puede ayudar a los gerentes a decidir dónde y cómo aplicar las capacidades estratégicas de la tecnología de información. Muestra cómo pueden aplicarse diversos tipos de sistemas de

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Elementos lógicos de datos. Éste es un método común de organizar los datos almacenados en los sistemas de información

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Apuntes de TIC IIinformación estratégica a los procesos empresariales específicos que ayudan a una empresa a obtener ventajas competitivas en el mercado.

La cadena de valor de una empresa. Nótense los ejemplos de la variedad de sistemas de información estratégicos (SIS, strategic information Systems) que pueden aplicarse a los procesos empresariales básicos de una firma para obtener una ventaja competitiva.

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Apuntes de TIC IIPARTE III: SOFTWARE

Software de aplicación: aplicaciones para usuarios finales

Introducción al software

Comencemos nuestro análisis de software examinando una visión general de los principales tipos y funciones del software de aplicación y software de sistemas que se encuentran a disposición de usuarios de computadores que se muestran en la siguiente figura.

En esta figura se resumen las principales categorías de software de sistemas y de aplicación. Por supuesto, ésta es una ilustración conceptual. Los tipos de software que encontrará dependen principalmente de los tipos de computadores y redes que utilice y del tipo de tareas específicas que desea desarrollar.

Software de aplicación para usuarios finales

En la figura se observa que el software de aplicación incluye una variedad de programas que pueden subdividirse en categorías de propósito general y específicos de aplicaciones. Se encuentran a disposición miles de paquetes de software específicos de aplicaciones para respaldar aplicaciones específicas de usuarios finales en empresas y otros campos. Por ejemplo, los paquetes específicos de aplicaciones en empresas respaldan usos gerenciales, profesionales y empresariales, como procesamiento de transacciones, apoyo a las decisiones, contabilidad, administración de ventas, análisis de inversiones y comercio electrónico. El software específico de aplicaciones para ciencia e ingeniería desempeña un papel importante en los programas de investigación y desarrollo de la industria y en el diseño de procesos de producción eficientes para productos de alta calidad. Otros paquetes de software ayudan a los usuarios finales en el manejo de finanzas personales y de la casa, o proporcionan una amplia variedad de productos educativos y de entrenamiento.

Los programas de aplicación de propósito general son programas que realizan tareas comunes de procesamiento de información para usuarios finales. Por ejemplo, los programas de procesamiento de palabras, hojas de cálculo, de administración de bases de datos y de gráficos son populares entre los usuarios de computadores personales para fines domésticos, educativos, empresariales, científicos y muchos otros propósitos. Debido a que incrementan de manera significativa la productividad de los usuarios finales, éstos algunas veces se conocen como paquetes de productividad. Otros ejemplos incluyen exploradores Web, correo electrónico y groupware, que ayudan a respaldar la comunicación y colaboración entre grupos de trabajo y equipos.

Series de software y paquetes integrados

Comencemos nuestro análisis de software de aplicación de propósito general popular examinando las series de software. Esto se debe a que los paquetes de productividad más ampliamente utilizados vienen empacados juntos como series de

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Apuntes de TIC IIsoftware, como Microsoft Office, Lotus SmartSuite y Corel WordPerfect Office. El examinar sus componentes nos proporciona una visión general de las herramientas de software importantes que usted puede utilizar para incrementar su productividad, colaborar con sus compañeros y tener acceso a intranets, extranets e Internet.

En el siguiente cuadro se comparan los programas de componentes que conforman las tres principales series de software. Nótese que cada serie integra paquetes de software para exploración en la Web, procesamiento de palabras, hojas de cálculo, gráficos de presentación, administración de bases de datos, manejo de información personal y más. Estos paquetes pueden adquirirse como productos autónomos separados. Sin embargo, una serie de software cuesta bastante menos que el costo total de adquirir sus paquetes individuales por separado.

Programas Microsoft Office Lotus SmartSuite Corel WordPerfect OfficeExplorador Web Interner Explorer No disponible Netscape NavigatorProcesador de palabras Word WordPro WordPerfectHoja de cálculo Excel 1-2-3 Quattro ProGráficos de presentación PowerPoint Freelance PresentationsAdministrador de bases de datos

Access* Approach Paradox

Administrador de información personal

Outlook Organizer Corel Central

Otros Camcorder* ScreenCam CorelDraw* Access no se incluye en la edición estándar. Microsoft Publisher, Bookshelf, etc., disponibles dependiendo de la edición de la serie* CorelFlow, TimeLine, Dashboard, etc., disponibles en todas la versiones

Otra ventaja de las series de software es que todos los programas utilizan una interfaz gráfica de usuario (GUI, graphical user interfaz) similar de íconos, barras de herramientas y de estado, menús, etc., lo que les proporciona la misma apariencia y sensación, y los hace más fáciles de aprender y utilizar. Las series de software también comparten herramientas comunes, como verificadores de ortografía y asistentes de ayuda para incrementar su eficiencia. Otra gran ventaja de las series de software es que sus programas están diseñados para trabajar juntos en forma uniforme, y pueden importar con facilidad archivos entre sí, sin importar qué programa se esté utilizando en el momento. Estas capacidades las hacen más eficientes y más fáciles de utilizar que el hecho de usar una variedad de versiones de paquetes individuales.

Por supuesto, colocar juntos tantos programas y características en un paquete gigantesco sí tiene algunas desventajas. Los críticos de la industria afirman que la mayoría de los usuarios finales nunca utilizan muchas características de las series de software. Las series consumen una gran cantidad de espacio en disco, desde más 100 megabytes a más de 150 megabytes, dependiendo de la versión y las funciones que se instalen. Por tanto, este tipo de software algunas veces lo llaman irónicamente los críticos bloatware.1

Estas desventajas constituyen una razón para el uso continuo de paquetes integrados como Microsoft Works, Lotus Works, Claris Works, etc. Los paquetes integrados combinan en un paquete de software algunas de las funciones de varios programas: procesamiento de palabras, hojas de cálculo, gráficos de presentación, administración de bases de datos, etc.

Debido a que los programas Works excluyen muchas características y funciones que se encuentran en paquetes individuales y series de software, éstos no pueden ejecutar tantas funciones como lo hacen dichos paquetes. Sin embargo, utilizan una cantidad mucho menor de espacio en disco (menos de 10 megabytes), cuestan menos de 100 dólares. Por tanto, los paquetes integrados han demostrado que pueden ofrecer suficientes funciones y características para muchos usuarios de computadores, al tiempo que proporcionan algunas de las ventajas de las series de software en un paquete más pequeño.

Exploradores Web y más

El componente de software más importante para muchos usuarios de computadores en la actualidad es el explorador Web, que anteriormente era simple y limitado, pero que ahora es poderoso y abundante en atributos. Un explorador como Netscape Navigator o Microsoft Explorer es la interfaz de software clave que se utiliza para señalar y seleccionar su camino a través de recursos hiperenlazados de la World Wide Web y el resto de Internet, así como intranets y extranets corporativas. En una época limitados para navegar en la Web, los exploradores se están convirtiendo en la plataforma de software universal con base en la cual los usuarios finales se embarcan en búsquedas de información, correo electrónico, transferencia de archivos multimedia, grupos de discusión y muchas otras aplicaciones de Internet, intranet y extranet.

Los expertos de la industria predicen que el explorador Web será el modelo para la forma como la mayoría de las personas utilizarán los computadores conectados en rede en el siglo XXI. Por ahora, ya sea que usted quiere mirar un video, realizar una llamada telefónica, bajar algún software, sostener una videoconferencia, revisar su correo electrónico o trabajar en una hoja de cálculo del plan empresarial de su equipo, usted puede ser cliente universal, es decir, el

1 N. del T.: software que está tan sobrecargado con funciones, que se afecta su rendimiento.

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Apuntes de TIC IIcomponente de software instalado en las estaciones de trabajo de todos los clientes (usuarios) en redes cliente/servidor a lo lardo de una empresa.

El explorador Web también se ha convertido en un componente único de una nueva serie de software de comunicaciones y colaboración que Netscape y otros distribuidores están ensamblando en una variedad de configuraciones. En la siguiente tabla se presenta un resumen de los componentes de software en Netscape Communicator, una serie de herramientas de software que incluye el explorador Navigator Web, Messenger para correo electrónico, Conference para conferencia de audio y datos, Calendar para programación y uso de calendarios electrónicos, Netcaster para recepción de transmisiones Web, Composer para creación y publicación de páginas Web, y el groupware Collabra para creación y manejo de grupos de discusión y sus bases de datos en intranets y extranets.

Navigator Messenger Collabra Conference Calendar Composer NetcasterExplorador

WebCorreo

electrónicoForos de

discusión y bases de

datos

Conferencia de audio y

datos, chat y teléfono

electrónico por Internet

Programación de grupos y

uso de calendarios

Editor de páginas

Web

Transmisor de red a través de

canales de distribución

de datos

Correo electrónico

La primera cosa que muchas personas hacen en el trabajo en todo el mundo es revisar su e-mail. El correo electrónico ha cambiado la forma como las personas trabajan y se comunican. Millones de usuarios finales ahora dependen del software de correo electrónico para comunicarse entre sí, al enviar y recibir mensajes electrónicos a través de Internet o de las intranets y extranets de sus organizaciones. El e-mail se guarda en servidores de red hasta que usted quiera leerlo. Cada vez que usted quiera, puede leer su correo electrónico visualizándolo en sus estaciones de trabajo. Por tanto, con sólo una pocos minutos de esfuerzo (y unos cuantos microsegundos o minutos de tiempo de transmisión), puede componerse, enviarse y recibirse un mensaje para uno o muchos individuos.

Como se mencionó antes, el software de correo electrónico es ahora un componente de las principales series de software y algunos exploradores Web. Los paquetes de correo electrónico como Eudora y Pine por lo general se suministran a usuarios de Internet a través de proveedores de servicio Internet e instituciones educativas. El software de correo electrónico de múltiples características como Microsoft Exchange E-Mail o Netscape Messenger, puede enviar mensajes a múltiples usuarios finales con base en listas de correo predefinidas y proporcionar seguridad de contraseña, envió automático de mensajes y acceso a usuarios remotos. También le permiten almacenar mensajes en carpetas con estipulaciones para agregar enlaces a archivos de mensajes. Los paquetes de correo electrónico también pueden facilitarle la edición y el envió de gráficos, multimedia y texto, proporcionar capacidades de tableros de anuncios y de conferencia por computador. Finalmente, su software de correo electrónico automáticamente puede filtrar y clasificar los mensajes entrantes (incluso detalles de noticias de servicios en línea) y enviarlos a las carpetas y los buzones de correo de los usuarios apropiados.

Software de sistemas: administración de sistemas computacionales

Visión general del software de sistemas

El software de sistemas se compone de programas que manejan y respaldan un sistema computacional y sus actividades de procesamiento de información. Estos programas sirven como interfaz de software vital entre el hardware del sistema computacional y los programas de aplicación de los usuarios finales. Véase la siguiente figura.

Programas de administración de sistemas. Programas que manejan los recursos de hardware, software, redes y datos del sistema computacional durante su ejecución de las diversas tareas de procesamiento de información de los

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La interfaz del software de sistema y de aplicación entre usuarios finales y el hardware computacional.

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Apuntes de TIC IIusuarios. Algunos ejemplos de programas importantes de administración de sistemas son los sistemas operativos, los programas de administración de redes, los sistemas de administración de bases de datos y las utilidades del sistema.

Programas de desarrollo de sistemas. Programas que ayudan a los usuarios en el desarrollo de programas y procedimientos de sistemas de información, y preparan los programas del usuario para procesamiento computacional. Los principales programas de desarrollo son los traductores de lenguajes de programación y los editores, otras herramientas de programación y los paquetes CASE (computer-aided software engineering, ingeniería de software asistida por computador).

Sistemas operativos

El paquete de software de sistemas más importante para cualquier computador es su sistema operativo, que consiste en un sistema integrado de programas que maneja las operaciones de la CPU, controla los recursos y las actividades de entrada/salida y de almacenamiento del sistema computacional, y proporciona diversos servicios de soporte, a medida que el computador ejecuta los programas de aplicación de los usuarios.

El propósito principal de un sistema operativo es maximizar la productividad de un sistema computacional operándolo de la manera más eficiente. Un sistema operativo minimiza la cantidad de intervención humana requerida durante el procesamiento. Ayuda a sus programas de aplicación en la ejecución de operaciones comunes como acceder a una red, ingresar datos, guardar y recuperar archivos, e imprimir o mostrar la salida. Si usted tiene alguna experiencia práctica sobre computadores, sabe que el sistema operativo debe cargarse y activarse antes de que pueda llevar a cabo otras tareas. Esto hace énfasis en el hecho de que los sistemas operativos son el componente más indispensable de la interfaz de software entre usuarios y el hardware de sus sistemas computacionales.

Funciones de los sistemas operativos

Un sistema operativo desempeña cinco funciones básicas en la operación de un sistema computacional: proporcionar una interfaz de usuario, administración de recursos, manejo de tareas, manejo de archivos, y servicios de utilidades y soporte. Véase la siguiente figura.

La interfaz de usuario. La interfaz de usuario es la parte del sistema operativo que le permite comunicarse con éste de manera que pueda cargar programas, acceder a archivos y realizar otras tareas. Los tres principales tipos de interfaces de usuario son las interfaces dirigidas por comandos, dirigidas por menús y la interfaz gráfica de usuario. La tendencia en las interfaces de usuarios para sistemas operativos y otro software se está alejando del ingreso de comandos breves por parte del usuario, o incluso la selección de alternativas de menús de opciones. Más bien, la tendencia es hacia una interfaz gráfica de usuarios (GUI, graphical user interface) fácil de usar que utiliza íconos, barras, botones, cajas de diálogo y otras imágenes. Los GUI se basan en dispositivos apuntadores como el mouse electrónico o la bola de seguimiento para realizar selecciones que ayudan al usuario a realizar tareas.

Administración de recursos. Un sistema operativo utiliza una variedad de programas de administración de recursos para manejar los recursos de hardware y de conexión en red de un sistema computacional, incluidos su CPU, memoria, dispositivos de almacenamiento secundario, procesadores de telecomunicaciones y periféricos de entrada/salida. Por ejemplo, los programas de administración de memoria hacen un seguimiento del lugar donde se almacenan datos y programas. También pueden subdividir la memoria en una cantidad de secciones y partes de intercambio de programas y datos entre memoria y discos magnéticos u otros dispositivos de almacenamiento secundario. Esto puede proporcionar un sistema computacional con una capacidad de memoria virtual que es significativamente más grande que la capacidad de memoria real de su unidad de almacenamiento primario. Por tanto, un computador con una capacidad de memoria virtual puede procesar programas más grandes y mayores cantidades de datos que lo que normalmente permitiría la capacidad de sus circuitos de memoria.

Administración de archivos. Sistema operacional que contiene programas de administración de archivos que controlan la creación, la eliminación y el acceso de archivos de datos y programas. La administración de archivos también incluye

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Las funciones básicas de un sistema operativo incluyen una interfaz de usuario, administración de recursos, de tareas, de archivos, y utilidades y otras funciones.

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Apuntes de TIC IIhacer un seguimiento de la ubicación física de los archivos en discos magnéticos y otros dispositivos de almacenamiento secundario. Por tanto, los sistemas operativos mantienen directorios de información sobre la ubicación y las propiedades de los archivos almacenados en dispositivos de almacenamiento secundario de un sistema computacional.

Administración de tareas. Los programas de administración de tareas de un sistema operativo manejan la realización de las tareas computacionales de los usuarios finales. Ellos le dan a cada tarea un fragmento de tiempo de una CPU e interrumpen las operaciones de la CPU para sustituir otras tareas. La administración de tareas puede involucrar una capacidad de ejecución de múltiples tareas donde varias tareas computacionales pueden ocurrir al mismo tiempo. La ejecución de múltiples tareas puede adoptar la forma de multiprogramación, donde la CPU puede procesar las tareas de varios programas al mismo tiempo, o tiempo compartido, donde las tareas computacionales de varios usuarios pueden procesarse al mismo tiempo. La eficiencia de las operaciones de ejecución de múltiples tareas depende del poder de procesamiento de una CPU y de las capacidades de memoria virtual y de ejecución de múltiples tares del sistema operativo que utilice.Programas de administración de redes

Los sistemas de información de la actualidad se basan principalmente en Internet, intranets, extranets, redes de área local y otras redes de telecomunicaciones para interconectar estaciones de trabajo de usuarios finales, servidores de red y otros sistemas computacionales. Esto requiere una variedad de software de sistemas para administración de redes, incluidos sistemas operativos de redes, monitores de desempeño de redes, monitores de telecomunicaciones, etc. Esto programas son utilizados por servidores de red y otros computadores en una red para manejar el desempeño de ésta. Los programas de administración de redes realizan funciones como revisar automáticamente los PC cliente y los terminales de video para actividad de entrada/salida, asignando prioridades a las solicitudes de comunicaciones de datos de clientes y terminales, y detectando y corrigiendo errores de transmisión y otros problemas en la red. Además, algunos programas de administración de redes funcionan como middeware2 para ayudar a diversas redes a comunicarse entre sí.

Entre los ejemplos de programas de administración de redes se incluyen Novell NetWare, el sistema operativo para redes más ampliamente utilizado para complejas redes de área local interconectadas. Microsoft Windows NT Server y Windows 200x Server y OS/2 Warp Server de IBM son otros populares sistemas operativos para redes. En la actualidad se ha difundido ampliamente la utilización como sistema operativo de red, especialmente en servidores de Internet, el sistema operativo Linux, que es de distribución gratuita.

Sistemas de administración de bases de datos

En sistemas computacionales maiframe y servidores, un sistema de administración de bases de datos (DBMS, database management system) es considerado un paquete de software de sistemas importante que controla el desarrollo, uso y mantenimiento de las bases de datos de organizaciones que utilizan computadores. Un programa DBMS ayuda a las organizaciones en el uso de compilaciones integradas de registros y archivos de datos, conocidos como bases de datos. Permite que diferentes programas de aplicación de usuarios fácilmente tengan acceso a la misma base de datos. Por ejemplo, un DBMS facilita el acceso a una base de datos de empleados a través de programas de nómina, de prestaciones de los empleados y otros programas de recursos humanos. Un DBMS también simplifica el proceso de recuperación de información de bases de datos en la forma de presentaciones e informes. En lugar de tener que escribir programas computacionales para extraer información, los usuarios finales pueden formular preguntas simples en un lenguaje de consulta. De esta forma, muchos paquetes DBMS proporcionan lenguajes de cuarta generación (4GL, fourth-generation language) y otras propiedades de desarrollo de aplicaciones.

2 N. del T.: software que funciona como una capa de conversión o traducción.

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Apuntes de TIC IIIV PARTE: Aplicaciones empresariales de la tecnología de información

2. Intranet – Extranet y colaboración empresarial

Las intranets y extranets en la empresa

La revolución de la intranets

¿Qué tan importantes y relevantes son las intranets en la empresa? ¿Son las intranets simplemente otra palabra de moda tecnológica o una novedad empresarial? Revisemos algunas opiniones de expertos.

Zona Research: más de 80% de las 500 empresas de Fortune ya contaban con algún tipo de intranet instalada hacia mediados del 1997.

The Gartner Group: 70% de las 1.000 organizaciones de Fortune estarán ejecutando intranets hacia finales de 1998. International Data Corporation: en el año 2000, las licencias de servidores que se venden para intranets [y el

número de servidores intranets instalados] dejarán atrás a las de Internet, en un factor de diez a uno. Forrester Research: en el transcurso de unos pocos años [hacia el año 2000], la intranet se ampliará con nuevos

servicios lo que la convertirá en el centro de atención como el componente clave de redes corporativas.

Estos hechos y pronósticos explican la razón por la cual tantos analistas de la industria de los computadores comparan el crecimiento actual en el uso de las intranets en la empresa y otras organizaciones con la ola de crecimiento en el uso de Internet que comenzó a mediados de los años noventa.

Intranets, extranets e Internet

Antes de avanzar más, redefinamos el concepto de una intranet, específicamente para hacer énfasis en cómo las intranets se relacionan con Internet y las extranets. Una intranet es una red dentro de una organización que utiliza tecnologías de Internet (como exploradores y servidores Web, protocolos de red TCP/IP, publicación de documentos hipermedia HTML y bases de datos, etc.), con el fin de proporcionar dentro de la empresa un entorno similar a Internet, para compartir información, comunicaciones, colaboración, y el respaldo de procesos empresariales. Una intranet está protegida mediante medidas de seguridad, como contraseñas (passwords), cifrado o encriptación y barreras de fuego, y de esta forma, sólo los usuarios autorizados pueden tener acceso a ella a través de Internet. La intranet de una empresa también puede accesarse a través de las intranets de clientes, proveedores y otros socios comerciales mediante enlaces extranets.

Aplicaciones de intranets

Las empresas de tecnología cuentan con las intranets más avanzadas y extendidas, al ofrecer recuperación detallada de datos, herramientas de colaboración, perfiles personalizados de clientes y enlaces con Internet. Ellas consideran que la inversión en la intranet es tan fundamental como proporcionarles un teléfono a los empleados.3

Todos los tipos de organizaciones se están uniendo con empresas de tecnología en la implementación de un amplio rango de usos de las intranets. ¿Cuáles son los usos empresariales básicos de las intranets? Una empresa puede utilizar una intranet para entregar una amplia variedad de productos de información empresarial. La mayoría de las empresas agrupa sus aplicaciones intranet e u número menor de categorías que hacen más fácil para los empleados el uso de la intranet.

Una manera consiste en agruparlas conceptualmente en unas cuantas categorías de servicios al usuario, que reflejan los servicios básicos que las intranets ofrecen a sus usuarios. Estos servicios son suministrados por el software del explorador y servidor de la intranet, así como mediante otro software de sistemas y de aplicaciones y groupware que forman parte del entorno de software intranet de una empresa. En la siguiente figura se ilustra cómo las aplicaciones intranets respaldan las comunicaciones y la colaboración, la publicación Web, la administración y las operaciones empresariales, y el manejo de las intranets. Nótese también cómo estas aplicaciones pueden integrarse con recursos y aplicaciones SI existentes, y extenderse a clientes, proveedores y socios comerciales.

3 O’Brien, Atiye. “Friday Intranet Focus”. Ápside.com: Hot Private Companies, Upside Publishing Company, 1996.

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Apuntes de TIC II

Comunicaciones y colaboración. Las intranets pueden mejorar de manera significativa las comunicaciones y la colaboración dentro de una empresa. Por ejemplo, usted podría utilizar su explorador intranet y su estación de trabajo del computador personal o del computador de red para enviar y recibir correo electrónico, correo de voz y faxes para comunicarse con otras personas dentro de su organización, y externamente a través de Internet y las extranets. También puede utilizar características de groupware intranet para mejorar la colaboración de equipos y proyectos con servicios como grupos de discusión, salones de conversación, audio-conferencia y video-conferencia.

Publicación Web. Las ventajas de desarrollar y publicar documentos multimedia hiperenlazados en bases de datos hipermedia asequibles en servidores WWW se han desplazado a las intranets corporativas. La facilidad comparativa, el atractivo y el menor costo de la publicación y acceso de información empresarial explosivo en el uso de las intranets en las empresas. Por ejemplo, los productos de información tan diversos como los boletines de empresas, los dibujos técnicos y los catálogos de productos pueden publicarse en una variedad de maneras, incluidas páginas Web hipermedia, correo electrónico y transmisión en una red, y como parte de aplicaciones empresariales internas. Los exploradores de software intranet, los servidores y los motores de búsqueda pueden ayudarle a navegar y localizar con facilidad la información empresarial que necesita.

Administración y operaciones empresariales. Las intranets han ido más allá de la simple colocación de información hipermedia a disposición de servidores Web, o extenderla a los usuarios por medio de la transmisión en la red. Las intranets también se están utilizando como la plataforma para desarrollar y desplegar aplicaciones empresariales críticas para respaldar operaciones empresariales y la toma de decisiones gerenciales a través de la empresa interconectada en red. Por ejemplo, muchas empresas están desarrollando aplicaciones personalizadas como sistemas de procesamiento de pedidos, de control de inventarios, de administración de ventas y de información ejecutiva, que pueden implementarse en intranets, extranets e Internet. Muchas de estas aplicaciones se diseñan para que actúen como interfaz con bases de datos de la empresa y sistemas de herencia existentes, y para tener acceso a estas bases de datos y sistemas. El software para estos usos empresariales (algunas veces denominado applets o crossware) se instala entonces en servidores Web intranet. Los empleados dentro de la empresa, o los socios empresariales externos, pueden ejecutar y tener acceso a estas aplicaciones utilizando exploradores Web desde cualquier parte en la red en cualquier momento que lo requieran.

El papel de las extranets

A medida que las empresas siguen utilizando tecnologías Internet abiertas [extranets] con el fin de mejorar la comunicación con clientes y socios, éstas pueden obtener muchas ventajas competitivas simultáneas: en el desarrollo de productos, los ahorros de costos, el marketing, la distribución y el apalancamiento de sus asociaciones4.

Las extranets son enlaces de red que utilizan tecnologías de Internet para interconectar la intranet de una empresa con las intranets de sus clientes, proveedores u otros socios empresariales. Las empresas pueden establecer enlaces directos de redes privadas entre ellas mismas, o crear enlaces de Internet privados y seguros entre ellas, denominados redes virtuales privadas. O una empresa puede utilizar la red Internet no protegida como el enlace extranet entre su intranet y consumidores y otros, pero puede depender del cifrado de datos delicados y de sus propios sistemas de barreras de fuego (cortafuegos) para proporcionar una seguridad adecuada. De esta forma, las extranets permiten que clientes,

4 BARKSDALE, Jim. “The Next Step: Extranets”. Netscape Columns: The Main Thing. Diciembre 3, 1996.

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Apuntes de TIC IIproveedores, consultores, subcontratistas, potenciales clientes empresariales y otros tengan acceso a sitios Web intranet seleccionados y otras bases de datos de la empresa.

El valor empresarial de las extranets se deriva de varios factores. Primero, la tecnología de explorador Web de las extranet hace que el acceso de clientes y proveedores a recursos de intranet sea mucho más fácil y más rápido que los anteriores métodos empresariales. Segundo, las extranets permiten que una empresa pueda ofrecer nuevos tipos de servicios Web interactivos a sus socios empresariales. De esta forma, las extranets constituyen otra manera como una empresa puede construir y fortalecer relaciones estratégicas con sus clientes y proveedores, además, las extranets pueden permitir y mejorar la colaboración por parte de una empresa con sus clientes y otros socios empresariales. Las extranets facilitan un proceso interactivo de desarrollo de productos, de marketing, y centrado en el cliente, que puede llevar en forma más rápida productos mejor diseñados al mercado.

Sistemas de colaboración empresarial

Colaboración empresarial

El fenómeno de Internet ha cambiado en forma permanente la mentalidad computacional de los empresarios. Los usuarios de hoy esperan que cualquier experiencia computacional incluya acceso y herramientas de Internet a solicitud para colaboración con otras personas5.

La mayoría de nosotros interactúa con otras personas para que se hagan las cosas. Y como ya sabemos, la tecnología de información está cambiando la manera como trabajamos juntos. Los sistemas de colaboración empresarial proporcionan herramientas que nos ayudan a colaborar: comunicar ideas, compartir recursos y coordinar nuestros esfuerzos de trabajo en colaboración como miembros de los muchos procesos formales e informales y equipos de proyectos y grupos de trabajo que conforman muchas de las organizaciones de hoy.

La meta de los sistemas de colaboración empresarial es permitirnos trabajar juntos en forma más fácil y efectiva, al ayudarnos a:

Comunicar. Compartir información entre sí. Coordinar. Coordinar nuestros esfuerzos de trabajo individual y utilizar los recursos entre sí. Colaborar. Trabajar juntos en colaboración en proyectos y misiones conjuntas.

Equipos, grupos de trabajo y colaboración

Existen muchos tipos de equipos y grupos de trabajo, cada uno con sus propios estilos de trabajo, agendas y necesidades computacionales. Un grupo de trabajo puede definirse como dos o más personas que trabajan juntas en la misma tarea o misión. Un equipo puede definirse como un grupo de trabajo en colaboración, cuyos miembros se comprometen a la colaboración, es decir, trabajar entre sí de una manera cooperativa que trascienda la coordinación de las actividades laborales individuales de un grupo de trabajo típico. Por tanto, la colaboración es la clave para hacer de un grupo de personas un equipo, y para hacer que un equipo tenga éxito.

La colaboración consiste en trabajar juntos para generar un producto que sea muchos más que la suma de sus partes. A través del proceso, los colaboradores desarrollan una comprensión compartida que es mucho más profunda de lo que podrían haber desarrollado al trabajar por su propia cuenta o al aportar partes al producto. Es por esto que algunos de los adelantos más grandes de la ciencia, la medicina y otros campos han sido el resultado de los esfuerzos de dos o más colaboradores. El poder es tan grande, que a menos que usted lo haya experimentado, es realmente difícil de comprender. El proceso aprovecha la sabiduría colectiva, el conocimiento e incluso las mentes subconscientes de los colaboradores. Este poderoso fenómeno se está volviendo un requerimiento para poder competir en forma efectiva en el mercado de hoy. Sin embargo, ¡la mayor parte de las organizaciones simplemente no lo consiguen!¡pero pronto lo hará!.6

Los equipos y grupos de trabajo pueden ser tan formales y estructurados como una oficina o un departamento empresarial tradicional. O pueden ser menos formales y estructurados como los miembros de equipos de procesos en un ambiente de manufactura. O pueden ser tan informales, no estructurados y temporales como una fuerza operante o un equipo de proyectos ad hoc cuyos miembros trabajan para diferentes organizaciones en diferentes partes del mundo.

De esta forma, los miembros de un equipo o de un grupo de trabajo no tienen que trabajar en el mismo lugar. Ellos pueden ser miembros de un equipo virtual, es decir, uno cuyos miembros están unidos por las tareas en las cuales están colaborando, no por la geografía o la afiliación en una organización más grande. En sociología y antropología cultural, estos grupos de trabajo se denominan campos sociales: asociaciones de personas semiautónomas y autorreguladas con sus propias agendas de trabajo, reglas, relaciones y normas de comportamiento. Los sistemas de colaboración empresarial hacen posible los campos sociales electrónicos. Los computadores, el groupware y las redes de

5 PAPOWS, Jeff. “Endquotes”. NetReady Adviser. 19976 HILLS, Mellanie. Intranet as Groupware. New York. 1997

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Apuntes de TIC IItelecomunicaciones permiten que los usuarios finales trabajen juntos en equipos virtuales, sin tomar en consideración las restricciones de tiempo, el lugar o las fronteras organizacionales.

Componentes de los sistemas de colaboración empresarial

En la figura anterior se hace énfasis en que un sistema de colaboración empresarial es un sistema de información. Por tanto, utiliza recursos de hardware, software, datos y red para respaldar la comunicación, coordinación y colaboración entre los miembros de equipos y de grupos de trabajo empresariales. Por ejemplo, los ingenieros, los especialistas empresariales y los consultores externos pueden formar un equipo virtual para un proyecto.

El equipo puede depender de las intranets y extranets para colaborar por medio del correo electrónico, la videoconferencia, los foros de discusión y una base de datos multimedia de información de trabajo en progreso en un sitio Web del proyecto. El sistema de colaboración empresarial puede utilizar estaciones de trabajo de computadores personales conectados en red a una variedad de servidores en los que se almacenan bases de recursos de software, como exploradores Web, groupware y paquetes de aplicaciones, para asistir en la colaboración del equipo hasta que se complete el proyecto.

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