ponencia sia 2009 carloszapata

La información electrónica

El documento electrónico

Como gestionarlo

El futuro en presente

El registro electrónico

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LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS EN EL MODELO

ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

Carlos Alberto ZapataBibliotecólogo y Archivista ULS

Master en Docencia [email protected]



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Pagina InicialGESTION DE LA INFORMACION

ELECTRONICA



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“La aparición de los documentos y entornos electrónicos, ha obligado a la

archivística a repensar y replantear todos sus principios, conceptos y

metodologías”

M. Paz Martín-Pozuelo

LA INFORMACION ELECTRONICA HOY



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LA INFORMACION ELECTRONICA HOYLas organizaciones producen y difunden información entre sus

empleados, proveedores y público en general.

Todas las personas producen, necesitan y reproducen

información en el desarrollo de sus actividades.



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5

Las tecnologías de la información cambiaron dramáticamente el

entorno de la información, al pasar de manos de la ORGANIZACION a

manos de las PERSONAS.




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¿CUAL FUE EL RESULTADO?

Miles de empresas son incapaces de garantizar la gestión adecuada de la información bajo criterios de:

• Oportunidad• Idoneidad• Accesibilidad• Confiabilidad• Perdurabilidad




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¿PORQUE?

Las personas no han sido formadas para gestionar información sino para llevar a cabo

actividades o tareas puntuales.




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Pagina InicialLA GESTION ELECTRONICA

DE DOCUMENTOS



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Preservación y

protección

Continuidad del Negocio

Administración de la relación con el cliente - CRM

Administración de la relación con proveedores, clientes y socios

Gestión del Cambio

Resolución de las necesidades del

cliente (usuario/ciudadano)

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

Aprovechamiento de la información

Integración de la información

Acceso

Aseguramiento de la información

Centros y Unidades de Información(Archivos, Bibliotecas, C. de Documentación)

G e s t i ó n d e i n f o r m a c i ó n

Política de Información

Administración del negocio

Estrategia de Información

Áreas del Negocio

Información y modelo operativo

LA INFORMACION ELECTRONICA

Adaptación del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS (2002).2002).



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LA INFORMACION ELECTRONICA

Las estrategias y herramientas de colaboración han transformado el

ámbito de la información, el cual no reside en una solo persona sino en

equipos de trabajo.



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GESTION DE REGISTROS ELECTRONICOS

• Las tecnologías de la información han afectado principalmente tres áreas de la actividad archivística (Martín-Pozuelo): – La creación del documento– La recuperación de la I + D– La conservación de los documentos



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EL REGISTRO ELECTRONICO

Un REGISTRO ELECTRONICO se podría definir como cualquier información electrónica (documento) emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que es proyectada (iniciada) hasta su perfeccionamiento, gestionada durante todo su ciclo de vida de manera electrónica y que se conserva como un TODO, junto con los demás datos e información con los cuales esta vinculado, a través de meta datos adecuadamente estructurados y preservados.



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GESTION DE REGISTROS ELECTRONICO

La gestión de registros electrónicos comprende:

• La información gestionada electrónicamente• El protocolo o estructura de presentación de

la información (documento)• Las metodologías y sistemas empleados para

su gestión (tecnologías y herramientas)• Los metadatos (del documento, del proceso,

del contexto, del productor, de la función, etc.)

• El entorno tecnológico (PC, sistemas de información, herramientas de colaboración, etc.)



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EL REGISTRO ELECTRONICO

Hemos pasado de la gestión de REGISTROS E INFORMACION basada en centros de computo

controlados por personas a la gestión de registros basada en la ubicación lógica

controlada por computadoras

DE UN MUNDO FISICO A UN MUNDO INVISIBLE



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EL DOCUMENTO ELECTRONICO

Solo un porcentaje de los registros electrónicos gestionados por una

organización, contiene DOCUMENTOS ELECTRONICOS



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Un DOCUMENTO ELECTRONICO es cualquier información gestionada desde su origen a través de sistemas electrónicos,

emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que éste es proyectado

(iniciado) hasta cuando cumple con todos los requisitos técnicos, jurídicos y

administrativos de la entidad, que le otorgan validez frente a la administración y

frente a terceros, y que se tramita, distribuye, publica, conserva y archiva

electrónicamente durante todo su ciclo de vida



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La gestión de documentos electrónicos se basa en la gestión de registros y comprende:

– El contenido (información gestionada electrónicamente)

– El tipo documental– Las metodologías para su gestión (tecnologías y

herramientas)– Los metadatos (documento, proceso, contexto,

etc.)– El entorno tecnológico desde donde fue

gestionado (PC, ambientes colaborativos, etc.)– El conjunto o corpus documental (serie,

subserie, expediente)

ESTOS ELEMENTOS DEBEN CONVERTIRSE EN UN TODO (ENCAPSULADO) CON ATRIBUTOS Y CARACTERISTICAS

QUE LE PERMITAN SER GESTIONADO POR EL ARCHIVISTA, CUYO RETO ES MANTENER EL VINCULO

ENTRE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS



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COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRONICO

Una buena gestión de documentos electrónicos se debe sustentar en la ejecución o aplicación de tres funciones documentales:

Declarar el documento, lo cual implica registrarlo para darle existencia dentro del sistema de gestión documental.

Clasificarlo, de acuerdo con una estructura archivística previamente aprobada, preferiblemente automatizada.

Aplicar el concepto de record continuum durante su gestión.

Controlar la gestión durante todo el ciclo de vida.

Mantener la estructura del expediente en segunda y tercera fase.



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COMO GESTIONAR LOS DOCUMENTOS Y LOS REGISTROS

•Gestión de los expedientes electrónicos•Administración de series y subseries (directorios) •Gestión de transferencias•Archivar en medios electrónicos adecuados

ArchivistaUsuario Archivista

•Crear•Captura (CCD)•Distribuye•Tramita•Archiva



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La gestión electrónica de documentos debe reunir las siguientes funciones:

Creación y captura de documentos electrónicos en el SIGD

Aplicación de reglas para los documentos (clasificación, retención, conservación)

Aplicación de reglas para los expedientes (clasificación, retención, conservación)

Administración de flujos de trabajo Archivo de la información Gestión de comunicaciones (la Web y el

correo electrónico) Sistemas de búsqueda y recuperación

documental. Gestión de los formatos de salida de

documentos (apariencia)



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BONAL especifica cuatro procedimientos para integrar los documentos al sistema de gestión electrónica de documentos:

Creación y captura de documentos electrónicos mediante el propio sistema.

Integración de documentos electrónicos generados desde otras aplicaciones.

Conversión de documentos producidos en otros soportes.

Integración de documentos procedentes de canales externos.



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Pagina InicialLA GESTION ELECTRONICA

DE DOCUMENTOS EN EL MECI



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LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Las organizaciones necesitan RETOMAR EL CONTROL sobre el entorno de la información, para lo cual requieren:

– Formar al personal para gestionar la información.

– Definir una estrategia y una política de información.

– Establecer un modelo organizativo capaz de implementar e integrar las herramientas tecnológica, técnicas y métodos adecuados para gestionar la información y los documentos electrónicos.



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COMPONENTES•ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. •DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.•ESTILO DE DIRECCIÓN.

ELEMENTOSMODELO DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO

SIS

TE

MA

DE

CO

NT

RO

L I

NT

ER

NO CONTROL

ESTRATEGICOCONTROL

ESTRATEGICO

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE EVALUACIONCONTROL DE EVALUACION

AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE DE CONTROL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICODIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOSADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROLACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓNINFORMACIÓN

COMUNICACIÓN PÚBLICACOMUNICACIÓN PÚBLICA

AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN INDEPENDIENTEEVALUACIÓN INDEPENDIENTE

PLANES DE MEJORAMIENTOPLANES DE MEJORAMIENTO

•PLANES Y PROGRAMAS.•MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS.•ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

•CONTEXTO ESTRATÉGICO.•IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.•ANÁLISIS DE RIESGOS.•VALORACIÓN DE RIESGOS.•POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.

•POLÍTICAS DE OPERACIÓN.•PROCEDIMIENTOS.•CONTROLES.•INDICADORES.•MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

•INFORMACIÓN PRIMARIA.•INFORMACIÓN SECUNDARIA.•SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

•COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.•COMUNICACIÓN INFORMATIVA.•MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

•AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL•AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.

•EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SCI•AUDITORIA INTERNA

•PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.•PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS•PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

SUBSISTEMAS

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Decreto 1599 de 2005, , adopta el MECI 1000:2005, sus generalidades y estructura para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno…

NTCGP 1000:2004. La entidad debe establecer, documentar,, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad …

Ley 594 de 2000. La entidad debe establecer, diseñar, implementar y mantener un programa de gestión de documentos…

LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS EN EL MECI



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Pagina InicialRIESGOS EN LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS

Problemas Identificados

Políticas Integración Seguimiento

Fase I. Producción

Ausencia de políticas sobre la producción de documentos.

Falta de presencia de los archivistas en la primera fase del ciclo vital.

Ausencia de estandarización en la producción de documentos

No hay integración entre los sistemas de información de la empresa.

Duplicación en el registro de la información.

Incompatibilidad tecnológica entre sistemas.

Los sistemas de registro no hacen seguimiento al trámite del documento.

Los sistemas de registro no cruzan la información de entrada con la de salida.

Fase 2. Utilización y

conservación

Ausencia de políticas sobre la conservación de documentos.

No se aplican las normas legales sobre relacionadas con la corrupción y el manejo de documentos.

Desconocimiento de los procesos de la empresa por parte del archivo.

Sistemas aislados de recuperación de información.

Proliferación de sistemas y bases de datos para la recuperación, sin ninguna integración.

Los sistemas de registro no hacen seguimiento al trámite del documento.

Los sistemas de información no posibilitan el seguimiento al documento en cada una de sus fases.

CIC

LO D

E V

IDA

Fase 3. Evaluación y

disposición

Ausencia de políticas sobre la evaluación de los documentos.

Ausencia de políticas sobre la eliminación de documentos.

Bajo perfil del archivo en cuanto a la función que realiza.

No hay integración entre el sistema archivístico y el sistema administrativo de gestión de trámites. Ausencia de políticas.

Visión excesivamente técnica del valor de la TRD como herramienta de gestión de documentos.

No se hace seguimiento a las normas de archivo.

Ausencia de un modelo de auditoria de información en



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Procedimientos para prevenir,

detectar y corregir RIESGOS en la GD

Procedimientos para la generación y

registro adecuado de información

Procedimientos para el

aseguramiento de la información

MECI Y GESTION DOCUMENTAL

Procedimientos para el

seguimiento de la gestión del documento

EL MECI EN LA GESTION DOCUMENTAL



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Pagina InicialEl MECI EN LA GESTION DOCUMENTAL

Cumplir funciones con base en el marco legal sobre archivos

Verificar y evaluar cumplimiento del marco legal sobre

archivos

OBJETIVOS DEL CONTROL SOBRE LA GESTION DOCUMENTAL

Cumplir la misión, proteger los recursos

de información y administrar los riesgos



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COMO GESTIONAR EL DOCUMENTO ELECTRNICO

De nada sirven los sistemas y las redes de información si las personas que los

usan no modifican su CONDUCTA.

“El comportamiento respecto a la información se refiere a como los

individuos se acercana la información y la manejan”

(Thomas Davenport)



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• QUE SE ESPERA DE LAS PERSONAS DE LA ORGANIZACION?

– Que "colaboren" de manera tal, que agreguen valor a los documentos.

– Que ayuden a identificar, capturar y clasificar y describir LOS DOCUMENTOS para que estén disponibles al resto de la organización.

– Aseguran la gestión de los REGISTROS ELECTRONICOS mediante una adecuada estructura de metadatos.



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Pagina InicialGESTION DE LA INFORMACION

ELECTRONICA



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EL FUTURO EN PRESENTE

Para Bonal algunos de los cambios en la forma como la gestión electrónica de documentos afectara la actividad de los archivos y el desempeño de los archivistas son:

– Mayores problemas en las actividades de identificación documental.

– Aumento en los elementos a analizar en la identificación documental.

– Dificultades para identificar el organismo productor – Mayor facilidad para la realización de transferencias

documentales – Mejoras en los estándares de descripción, superiores a los

niveles actuales que ofrecen los archivos físicos. – Necesidad de implementar medidas para preservar y

conservar el contenido de los documentos desde su producción.

– Problemas de acceso al contenido de los documentos ocasionadas por fallas en los sistemas de gestión automatizada

– Descentralización del contenido que forma un documento (por ejemplo un hipertexto) lo que dificultara su tratamiento.

– Pérdida de información vital e histórica.



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Gestión de Registros / Gestión de Documentos

Integrar los meta-datos asociados al documento (de contenido,

de contexto, del productor, del proceso, etc.)

Almacenamiento y preservación

Creación

Información estructurada

Conservación

Acceso al documento

Disposición

G e s t i ó n d e D o c u m e n t o s

G e s t i ó n d e R e g i s t r o s

Implementación de un entorno colaborativo

Valoración de los documentos y

criterios de preservación

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• El desarrollo de las tecnologías de la información, los avances en la teoría archivística y la aparición de nuevos paradigmas sobre la gestión de la información y los documentos están modificando radicalmente el papel que deben jugar los archivistas en la sociedad de la información.

• La aparición de conceptos emergentes como e-gobierno, e-administración, e-democracia afectan sustancialmente el valor de la información y los modelos, practicas, herramientas, métodos y procedimientos que se deben aplicar para hacer frente al creciente e invisible volumen de información electrónica, una de cuyas consecuencias, de no ser tratada técnicamente y a tiempo, es la pérdida de uno de los activos mas valiosos de una organización: su información; y con ella la pérdida de la memoria corporativa.

CONCLUSIONES



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BIBLIOGRAFIA

• Alcaldía Mayor de Bogota. Secretaría General. Oficina de Control Interno. Gestión documental en el sistema de control interno. Bogota, marzo de 2006.

• ALVARADO JUÁREZ, Marco Antonio. Sistemas de Gestión Documental. En: http://www.unp.edu.pe/ingindustrial/daiinfo/sisi982/SGD.html

• ANGOS ULLATE. José María u otro. El impacto de 3W en la evolución y futuro de los centros de Documentación. Zaragoza : Universidad de Zaragoza, 200?. Documento en pdf.

• BECERRA MARTIN. Sociedad de la información: proyecto, convergencia, divergencia. Bogotá : Norma, 2003.

• BONAL. José Luis. El documento electrónico y el archivo. En línea [consultado el 28 de agosto de 2008]

• Berry, Thomas H. Cómo gerenciar la transformación hacia la calidad total. Santafé de Bogotá: McGraw Hill, 1994. 205 p.

• BRUMM, Eugenia K. Administración de la documentación en las normas ISO 9000: Producción y manejo de los documentos resultantes de la implementación de las ISO 9000. Santa Fe de Bogotá: Rojas Eberhard Editores Ltda., 2000. 524 p.

• BUSTELO. Carlota. Seminario sobre aplicación de la norma ISO15489. Bogotá: Universidad de la Salle, 2009.

• Colombia. Archivo General de la Nación. Gestión documental: Bases para la elaboración de un programa. Bogotá: AGN, 1996. 30 p.

• CONSEJERIA DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION PUBLICA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS. Sistema de Información Documental en red de Asturias. Asturias : Dirección de Modernización, 2007.

• CRUZ MUNDET. José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. En línea [consultado el 28 de agosto de 2008]



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• 10as JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACION. Santiago de Compostela (9 al 11 de mayo del 2007). FESABID. Memorias del Seminario.

• GALLARDO. Sara. Planes de contingencia. De la teoría a la práctica. En Revista Semana Vol. no. 83 (oct-nov. 2002), p 30-56.

• GUTIERREZ CUEVAS. Carlos. Conocimiento e información: papel y perspectiva de los C de I en la Sociedad Informacional. Madrid. CINDOC-SEDIC (Mayo 21 de 2002).

• http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/artículos/43/sgc.htm [consultado el 8 de Enero de 2005]

• ICONTEC. Administración del control total de la calidad. Santafé de Bogotá: Icontec. 1992. 299 p.

• ICONTEC. El proceso hacia la calidad total: Cómo hacerlo. Santa fé de Bogotá. Icontec, 1993. 97 p.

• ICONTEC: Gestión de calidad. Principios básicos. Santafé de Bogotá: Icontec, 1992.

• López Gómez, Pedro. Identificación y valoración de documentos en España. En: Anales de Documentación. Revista de Biblioteconomía y Documentación., 1 (1998)

• MARTINEZ. Juan Gaspar. Planes de contingencia. La continuidad del negocio en las organizaciones. Madrid: Díaz de Santos, 2004. 2020 p.

BIBLIOGRAFIA

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