PROTOCOLO DE ACTUACIÓN EN ENSAYOS CLINICOS (EECC)

Procedimientos Normalizados Carmen Arquelladas Ruiz FEA Farmacia Hospitalaria

Servicio de Farmacia

Hospital Universitario San Cecilio

INDICE 1.- Introducción 2.- Objetivos 3.- Alcance 4.- Marco Normativo 5.- Cuerpo principal. Diagrama de flujo 6.- Registros de calidad 7.- Indicadores 8.- Anexos. Definiciones

1.- INTRODUCCIÓN

Un ensayo clínico es toda investigación efectuada en seres humanos con el fin de determinar o confirmar los efectos clínicos, farmacológicos y/o farmacodinámicos de uno o varios medicamentos en investigación, y/o de detectar las reacciones adversas a uno o varios medicamentos, y/o estudiar la absorción, distribución, metabolismo y la eliminación de uno o varios medicamentos en investigación con el fin de determinar su inocuidad y/o su eficacia.

  Los EECC deben realizarse de modo que se cumplan los principios éticos de la investigación en humanos que se recogen en la Declaración de Helsinki y en el Informe Belmont, que se concretan en los tres principios básicos de autonomía, beneficencia y justicia.

  Para garantizar que los EECC se realizan según las normas éticas, legales y de buena práctica clínica citadas anteriormente, es necesario establecer un sistema de control de las muestras de medicamentos en investigación que garantice la utilización de las mismas según lo contenido en el protocolo de ensayo.

  El Servicio de Farmacia, en virtud de su carácter central

y coordinador, y su amplia experiencia en el URM, es el lugar idóneo para asumir una serie de funciones básicas que permitan el cumplimiento de los objetivos del EECC.

2.- OBJETIVOS

Agilizar y adecuar desde el SF la gestión de los EECC a la normativa vigente, así como a las normas de buena práctica clínica exigen el cumplimiento del PNT que indiquen la conducta a seguir en el área de EECC: !  Conocer la documentación del EECC. !  Recepcionar y conservar la medicación. !  Dispensar la medicación a los pacientes participantes

en el EECC, comprobando que han sido informados y han dado su consentimiento a participar en el EECC.

!  Detectar posibles incidencias. !  Evitar errores en la dispensación de las muestras. !  Establecer protocolos de actuación. !  Evitar rotura de stocks de muestras para el ensayo. !  Devolver muestras de ensayo caducadas y al finalizar

el mismo. !  Optimizar los recursos sanitarios disponibles.

3.- ALCANCE La responsabilidad de aplicación y alcance de este procedimiento recae en el personal de la Unidad de EECC, farmacéutico adjunto y becario, que procede a realizar cualquier operación relacionada con el control de las muestras de los EECC:

!  Recepción, custodia, conservación y control de inventario de

las muestras. !  Preparación, dispensación, manejo y control de las muestras. !  Devolución de la medicación sobrante al final del estudio. !  Mantenimiento de los registros de temperatura. !  Mantenimiento de los registros de movimientos de la

medicación. !  Elaboración de normas y procedimientos escritos. !  Atender y colaborar en las monitorizaciones realizadas por el

promotor.

4.MARCO NORMATIVO   Ley 29/2006 de Garantías y Uso Racional de los Medicamentos y

Productos Sanitarios (Título III).   Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan los

ensayos clínicos con medicamentos (BOE núm. 33, de 7 febrero [RCL 2004, 325]).

  Directiva 2001/20/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 4 de abril de 2001, relativo a la aproximación de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas de los Estados miembros sobre la aplicación de buenas prácticas clínicas en la realización de ensayos clínicos de medicamentos de uso humano.

  Decreto 232/2002, de 17 de septiembre por el que se regulan los órganos de ética e investigación sanitarias y los EC en Andalucía.

  Procedimientos normalizados del Servicio de Farmacia para el desarrollo de los ensayos clínicos.( C. Pérez Peiró, B. Porta oltra, M. Cholvi llovell, N. V. Jiménez Torres)//Farmácia Hospitalaria Vol. 28 Nº1 2004.

  Gómez, Begoña. Ensayos clínicos y farmacia hospitalaria. Combino Pharm, 2007.

  R. D. 1015/2009 de 19 de junio por el que se regula la disponibilidad de medicamentos en situaciones especiales.

5.- DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA 1. Recepción de la Documentación

Toda la documentación exigida para la realización de un EECC queda recogida en el formato “Documentación Obligatoria para Ensayo Clínico” (F-PO-F-11-02). !  Autorización de la AEMyPS para la realización del

ensayo o copia de la comunicación de la AEM de la incorporación del centro.

!  Dictamen del Comité Ético de investigación clínica de referencia. También se puede solicitar el acta del comité local de EECC.

!  Compromiso del investigador principal. !  Conformidad de la Dirección Médica del centro. !  Protocolo completo.

La documentación solicitada por el Servicio de Farmacia del HUSC: !  Ficha técnica del producto en investigación. !  Certificados de análisis de las muestras. Se

encontraran junto con el albarán de entrada en el envío de las muestras.

!  Sobres de randomización de los pacientes (Pueden ser almacenados en el archivo de farmacia o el del investigador).

!  Cuaderno de Farmacia para la reconstitución de medicamentos. En caso de que el farmacéutico necesite manipular la muestra antes de su dispensación.

Nota 2. Visita de inicio

Al comienzo del EC habrá una visita de inicio concertada entre el farmacéutico y el monitor. Se procederá a la presentación del EECC y se establecerán los procedimientos de actuación relativos a la dispensación, manejo, almacenamiento y dispensación de la medicación, incluyendo cualquier aspecto en el que este implicado el SF.

El farmacéutico se debe asegurar de que se dispone del material y equipos necesarios para la realización del EECC o en su defecto, que puede ser suministrado por el promotor.

  La documentación que se usa con más frecuencia (albaranes de entrada, dispensaciones, devoluciones, contactos del monitor, etc.) se guardará en una carpeta identificada con el número de EECC. Dichas carpetas se encuentran ordenadas por Servicio al que pertenecen y alfabéticamente. La carpeta se identificará con el nombre de Protocolo, el medicamento, el nombre del investigador principal, el servicio al que pertenece, el laboratorio y el número de entrada.

  Una vez completado el documento “Registro de un Ensayo Clínico” y finalizada la visita de inicio, se procederá a la Apertura del EC en el programa GECOS. Se creará un “Nuevo Ensayo” que quedará registrado con todos los datos necesarios para la correcta realización del ensayo.

  Se realiza un informe de la visita de inicio donde se hace constar todos los acuerdos llegados con el monitor.

Nota 3. Recepción de muestras

Actuaciones del Servicio de Farmacia en la recepción de las muestras:

  Verificar que las muestras correspondan correctamente al centro.

  Integridad del envío (Embalaje y envases).   Condiciones de conservación: Detener el sistema de

registro de temperaturas y almacenar según condiciones especificadas. Verificar la temperatura durante el transporte en caso de desvío de temperatura notificar inmediatamente al promotor y poner los productos en cuarentena.

  A la llegada de las muestras se debe verificar que corresponden con lo descrito en el albaran. Revisar y anotar discrepancias.

  Fechar y firmar por el farmacéutico.

  Una vez revisada la entrada de la medicación, se actuará según las condiciones de conservación y las discrepancias detectadas. Si la temperatura de transporte es correcta, y no existen discrepancias del albaran con lo que nos han enviado, se procederá a almacenar la medicación en el área correspondiente. Una vez verificado el envío se procederá a registrarlo: darlo de alta en la base de datos GECOS.

  La confirmación de la recepción de la medicación se hará

de la forma en que lo indique el monitor en la visita de inicio. Los diferentes procedimientos pueden ser:

 Fax  Correo convencional  e-mail  Métodos telefónico automatizado: Clinphone o IVRS  Paginas webs especificas: Clarix, IMPALA o IWRS

NOTA 4- Notificar al Laboratorio incidencias de la recepción de muestras

Si las muestras no cumplen estos requisitos contactar inmediatamente con el promotor. En caso de que las condiciones de conservación no hayan sido las correctas poner el producto en Cuarentena. La medicación no podrá usarse hasta que el promotor notifique el “fit for use” (Adecuado para su uso). El farmacéutico queda a la espera de la respuesta:

!  Si la medicación no puede usarse deberá retirarse por

los procedimientos establecidos. !  Si la medicación recibe las aprobación del promotor

para continuar usándose, deberá archivase la notificación correspondiente y almacenar la medicación fuera del área de cuarentena.

NOTA 5- Devolución de muestras

La retirada de la medicación, tanto usada por el paciente como sin utilizar, se llevará a cabo en el SF con ayuda del monitor. La medicación devuelta debe será registrada en GECOS en los siguientes apartados:

  Devolución de Promotor: En caso de que la medicación

no haya sido usada por el paciente, el promotor puede decidir retirarla por diferentes motivos (ej. Medicación caducada no usada, falta de stock en otro centro, etc.)

  Devolución de Paciente: Durante el EC el paciente se

compromete a devolver los envases utilizados para su contabilidad de las unidades de muestras sobrantes por parte del equipo investigador.

NOTA 6- Conservación y control de las muestras

!  Es responsabilidad del SF que las muestras estén

adecuadamente conservadas y seguras. La medicación del ensayo debe almacenarse en un lugar seguro con acceso restringido. El acceso al área de EECC se encuentra restringido mediante tarjeta electrónica. El archivador con las carpetas de EECC y la medicación de devolución se encuentre bajo llave.

!  Las Muestras en investigación deben almacenarse

conforme a la legislación vigente y según especifique el promotor. El promotor determinará las condiciones de almacenamiento de los medicamentos en investigación, el margen de temperatura aceptado para el almacenamiento, la caducidad, las condiciones y procedimientos de reconstitución y dilución, y los equipos de administración, si procede.

!  Para su almacenamiento las muestras deben estar correctamente etiquetadas e identificadas con su código de protocolo. Para facilitar su localización las estanterías están ordenadas por servicios y tienen asignado un número y una letra para su rápida localización.

!  La custodia y conservación de medicamentos deben

mantener las condiciones de temperatura y luz, llevar registro de la temperatura diario. El Servicio de Farmacia dispone de un termómetro para temperatura ambiente (20-25 C) y un termómetro para frigorífico (2-8 C) con un registro continuo de temperaturas. Ambos están calibrados por ENAC y disponen de un dispositivo de alarma, incluso en periodos en los que el farmacéutico no se encuentre y puede contactar por teléfono con él.

!  Las muestras caducadas son devueltas al promotor.

Cuando los estudios de estabilidad permiten la prolongación de la fecha de caducidad, el promotor debe notificarlo acompañando el correspondiente certificado de análisis y las nuevas etiquetas para proceder al reetiquetado. Las etiquetas y las pautas a seguir serán indicadas por escrito, quedando copia de dichas directrices en el archivo del SF.

NOTA 7- Dispensación de muestras   En el proceso de dispensación se deberá comprobar que el

impreso de prescripción está debidamente cumplimentado y coincide con lo descrito en el protocolo. Para las dispensaciones de EC se dispone de una hoja de “Prescripción de medicamentos en Ensayos Clínicos” (F-PO-F-11-01). El SF guardará estos documentos para llevar un registro de las dispensaciones realizadas.

  Hay que comprobar que la muestra coincide con la prescripción,

verificando la fecha de caducidad de la muestra. Puede ocurrir que sea necesario cumplimentar datos en la etiqueta de la muestra, en este caso rellenar con los datos correspondientes y si es pertinente archivar un duplicado de dicha etiqueta.

  Una vez finalizada la dispensación se pasarán los datos de la hoja

de “Prescripción de medicamentos en Ensayos Clínicos” a la base de datos del programa GECOS, donde quedarán registradas todas las dispensaciones por fecha, paciente, número de medicación, lote y cantidad dispensada.

  La dispensación puede realizarse al equipo investigador o

directamente al paciente. En el caso de dispensación directa al paciente, el farmacéutico que realice la dispensación proporcionará la información necesaria sobre la medicación, cuando así haya quedado establecido con el monitor en la visita de inicio. Se le debe dar información sobre las condiciones de conservación, dosificación, instrucciones sobre hábitos de vida, instrucciones para que devuelva las dosis no utilizadas.

  Si las muestras requieren reconstitución o dilución, se

debe controlar la estabilidad y su adecuada conservación, según el protocolo del EECC. En el caso de medicamentos citostáticos, se entregará una copia del protocolo al farmacéutico responsable de la unidad de citostáticos y las muestras correspondientes se almacenarán en dicha unidad. Para los demás EECC que necesiten manipulación serán preparados en la Unidad de Farmacotecnia.

NOTA 8- Seguimiento

  La información solicitada por el monitor (registros de temperatura, registro de movimientos de la medicación, pacientes, etc.) será facilitada por el SF, previa cita concertada. El SF en todo momento deberá conocer las fechas de finalización de periodo de inclusión de pacientes así como la de finalización del estudio, información que será facilitada por el monitor.

  Para la reposición del stock de muestras, la solicitud de nuevos

envíos podrá ser realizada por el propio investigador, el monitor o por el SF. El responsable de esta solicitud quedará establecido al comienzo del ensayo clínico, quedando reflejado dicho punto en la propia ficha de EECC.

  En el SF se debe mantener un listado actualizado y acumulativo

de la medicación recepcionada, dispensada y devuelta, de forma global y detallada por sujeto, ordenada cronológicamente. Para guardar la confidencialidad, los pacientes se identifican por el nº de randomización y las iniciales del investigador.

!  Al finalizar el estudio se hará un balance final del movimiento de medicación mediante el correspondiente formulario de recuento final o registro de control de inventario, donde se recoge el balance de las muestras recibidas, dispensadas, devueltas al investigador, administradas y devueltas al promotor. En el caso de que existan discrepancias, deberán ser anotadas, investigadas y corregidas.

!  El formulario de recuento final de las muestras será

firmado por el farmacéutico responsable y el monitor. De cada formulario debe quedar copia en los archivos del investigador, en los archivos de Farmacia y otra para ser archivada por el promotor.

NOTA 9- Visita de cierre

Al final del EECC habrá una visita de cierre del EECC o de cierre del centro en el cual el monitor nos entregará la carta de finalización del Ensayo o de cierre del centro. Además, revisará todo el archivo del EECC y hará la contabilidad final de los medicamentos. Toda la documentación deberá ser guardada durante 15 años en el armario destinado a tal fin.

6.- REGISTROS DE CALIDAD

Registros informáticos

"  Se disponen de Sistemas informáticos que recogen:   Registro continuo de temperaturas: ambiental y de frigorífico.   Contabilidad de la medicación: Entrada, dispensaciones, devolución a

promotor y devolución de paciente, todo ello a través del sistema GECOS.

  Lotes próximos a caducar.   Contactos del laboratorio y el monitor.

Registros documentales

  Albaranes de Recepción de las muestras de los EECC.   Registros dispensación.   Registro de comunicado sobre etiquetado de muestras y ampliación

de plazo de caducidad.   Carta de Cierre del EECC, y si corresponde de unificación del Archivo

de Farmacia con el del Investigador Principal.

7. INDICADORES

  Ensayos Clínicos Abiertos Anualmente.

  Ensayos Clínicos Cerrados Anualmente.   Desviaciones de Temperatura.

EECC ABIERTOS 2010

FARMACO CLINICA N0 FECHA

1 REC15/2375-IT-CL0336 ENALAPRIL/LECARDIPINO

HIPERTENSIÓN 167 24/03/2010

2 AA4091030 TANEZUMAB REUMATOLOGIA 168 21/04/2010

3 SAI-CDV-2009-01 KALETRA INFECCIOSOS 169 14/06/2010

4 NN1250-3667 (extensión) NN1250 ENDOCRINO 170 20/06/2010

5 D1680C00003 SAXAGLIPTINA HIPERTENSIÓN 171 23/07/2010

6 H9X-MC-GBCD LY2189265 ENDOCRINO 173 08/06/2010

7 NeisVac-C Vacuna conjugada contra el meningococo grupo C PEDIATRIA 172 25/07/2010

8 C25608/4027/BP/EV FENTANILO ONCOLOGIA 174 01/10/2010

9 1245.28 Bi10773 ENDOCRINO 175 13/10/2010

10 MK-0653C-162 EZETIMIBA+ATORVASTATINA

HIPERTENSIÓN 176 13/10/2010

11 1245.36 Bi10773 ENDOCRINO 177 14/10/2010

12 ABRAZA VIDAZA HEMATOLOGIA 178 02/11/2010

13 P09-004 USL-255 NEUROLOGIA 179 09/11/10

14 ING113086 GSK1349572 INFECCIOSOS 180 23/11/2010

15 ING111762 GSK1349572 INFECCIOSOS 181 23/11/2010

16 MK-3102-006 MK-3102 HIPERTENSIÓN 182 30/11/2010

EECC CERRADOS

2010

FARMACO CLINICA N0 FECHA

1 CSPA100A2306 SPA100/ALISKIREN+AMLODIPINO

HIPERTENSIÓN 142 28/01/210

2 1235.20 TELMISARTAN/AMLODIPINO

HIPERTENSIÓN 150 22/02/2010

3 DAR312 DARUSENTAN HIPERTENSIÓN 139 30/04/2010

4 DAR311 DARUSENTAN HIPERTENSIÓN 1119 30/04/2010

5 MK-0736-007 MK0736+IECA+ARA HIPERTENSIÓN 144 26/05/2010

6 CLDT600AES01 SEBIVO DIGESTIVO 123 26/05/2010

7 MK-3577-009 MK-3577 HIPERTENSIÓN 153 18/06/2010

8 B3D-MC-GCHY TERIPARTIDA ENDOCRINO 93 13/09/2010

9 20060326 AMG785 ENDOCRINO 161 14/09/2010

10 MK-0524B-024 MK-0524 HIPERTENSIÓN 145 15/09/2010

11 AVD111179 AVANDIA HIPERTENSIÓN 132 21/12/2010

12 D1443C000024 QUETIAPINA/AMITRIPTILINA

FARMACOLOGIA 135 22/12/2010