PLANIFICACIÓN DE COMPRASFormación contInua

ÍNDICEÍNDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA QUÉ LO CREAMOS?

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

VI. RESUMEN

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA QUÉ LO CREAMOS?

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

VI. RESUMEN

“Comprender la importancia de la planificación en las compras públicas y entender las ventajas que existen al

guiarse por un Plan de Compras”

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓNI. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Significa definir:

A)Qué necesita la organización

B) Cuánto necesita

C) Para cuándo lo necesita

D)Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.

“Hacer un Plan o proyecto de una acción”. (Fuente: Diccionario de la Lengua Española).

Plan de Compras

Planificación de Compras

ACTIVIDADES:

1. Revisar stocks.2. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado).3. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos).4. Revisar cumplimiento Plan anterior.

Definición de requerimiento

ACTIVIDADES

1.Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.

Selección del mecanismo de

compra

Reunión equipo e trabajo

ACTIVIDADES

1. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza lista de compras.

ACTIVIDADES

1. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras.

Validación Presupuestaria

ACTIVIDADES

1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. (Programa de ejecución de actividades).

Elaboración PlanSubida

del plan a la Web

ACTIVIDADES

1. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra.

SeguimientoDel Plan

ACTIVIDADES

1. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa.

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1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

Plan de Compras

2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente.

Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.

La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo que necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades y funcionarios.

La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes.

Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo que necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades y funcionarios.

La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes.

Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

IMPORTANTEIMPORTANTE

Definición de requerimiento

1Selección del mecanismo de compra

2Llamado y recepción de ofertas

3Evaluación de ofertas

4

Adjudicación oferta

5

Recibo de producto o servicio

6Seguimiento y monitoreo de la compra

7

INICIO

FIN

III. “PROCESO DE ABASTECIMIENTO”III. “PROCESO DE

ABASTECIMIENTO”

Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor estimado.

Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán, detallándose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras Públicas. Este plan como mínimo debiese tener:

Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.

IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Descripción del bien o servicio Código del clasificador de rubro utilizado en Mercadopúblico Cantidad del bien o servicio Monto estimado Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica, etc).

SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:

Usuarios principales

Si es una compra simple o estratégica

Cronograma del proceso para las compras complejas

Fuentes de financiamiento

IMPORTANTE

El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema ChileCompra, información que además, será un insumo clave para la confección de los Convenios Marco a elaborar por la Dirección ChileCompra.

IMPORTANTE

El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema ChileCompra, información que además, será un insumo clave para la confección de los Convenios Marco a elaborar por la Dirección ChileCompra.

Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.

Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades.

Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente.

Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.

Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.

Tener un registro histórico.

Controlar y trasparentar los gastos.

Seguimiento del Plan

7 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando medidas correctivas oportunamente.

Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:

Compras planificadas v/s realizadas

Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el costo, tiempos, etc.)

Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las causas que originan las desviaciones.

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

EvaluarEvaluar

AjustarAjustar

EjecutarEjecutar

Identificar desviaciones

Analizar causas Problemas de planificación Problemas de ejecución

Proponer mejoras y/o medidas correctivas

Modificar el plan de compras

Programación de las actividades

Programación de las licitaciones

1. 2.

3.

RESUMENRESUMEN

PLANIFICACIÓN DE COMPRASFormación contInua