2. planificación de compras públicas

5/15/2018 2. Planificación de Compras Públicas - slidepdf.com

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PLANIFICACIÓN DE COMPRASFormación continua



ÍNDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DECOMPRAS

2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA

QUÉ LO CREAMOS?

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

VI. RESUMEN



“Comprender la importancia de la planificación en las

compras públicas y entender las ventajas que existen al

guiarse por un Plan de Compras”

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN



II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Significa definir:

A) Qué necesita la organización

B) Cuánto necesita

C) Para cuándo lo necesita

D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.

“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).

Plan deCompras

Planificación de Compras



ACTIVIDADES:

1. Revisar stocks.2. Ver datoshistóricos (locomprado y

consumido el añopasado).3. Reunión detrabajo conquienes necesitaninsumosestratégicos(usuarios internos).

4. Revisarcumplimiento Plananterior.

Definición derequerimiento

ACTIVIDADES

1. Determinartipo decompra ytiempos que

demorará elproceso. Secrea lista ydetalle conlas comprasa realizar.

Selección delmecanismo decompra

Reunión equipoe trabajo

ACTIVIDADES

1. Reunión deencargado decompras con susJefes para

validar susprevisiones yrevisar si existennuevosproyectos. Seactualiza lista decompras.

ACTIVIDADES

1. Se valida laaprobaciónpresupuestariapara la lista de

compras.

ValidaciónPresupuestaria

ACTIVIDADES

1. Se elabora unplan de comprascon susactividades de

seguimiento eidentificación deresponsables.(Programa deejecución deactividades).

Elaboración Plan Subidadel plan ala Web

ACTIVIDADES

1. Subida delPlan deCompras alSistema

ChileCompra.

SeguimientoDel Plan

ACTIVIDADES

1. Seguimientoen el año delPlan Anual deCompras en

base aprograma.

1 2 3 4 5 6 7

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓNDE COMPRAS

Plan de Compras



2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente. Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.



La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento funciona

como

oficina

de

emergencias

dedicada

a

“apagar

incendios”,

lo

que

necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades y funcionarios. La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes. Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos. En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

IMPORTANTE



Definición derequerimiento

1Selección del

mecanismo decompra

2Llamado y recepciónde ofertas

3Evaluación deofertas

4Adjudicación oferta

5

Recibo deproducto oservicio

6Seguimiento ymonitoreo dela compra

7

INICIO

FIN

III. “PROCESO DEABASTECIMIENTO”



Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestroorganismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valorestimado.

Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se

contratarán, detallándose de acuerdo a la ley 19.886 de ComprasPúblicas. Este plan como mínimo debiese tener:

Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.

IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Descripción del bien o servicio

Código del clasificador de rubro utilizado en Mercadopúblico

Cantidad del bien o servicio

Monto estimado

Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica,etc).



SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:

Usuarios principales

Si es una compra simple o estratégica

Cronograma del proceso para las compras complejas

Fuentes de financiamiento

IMPORTANTE

El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistemaChileCompra, información que además, será un insumo clave parala confección de los Convenios Marco a elaborar por la DirecciónChileCompra.



Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades decompra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menosrevisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lonecesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientosde nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que

evidentemente aumenta su satisfacción.

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?



Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos

en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar ydistribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitarla ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.

Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y

planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemospara otras actividades.

Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras

urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que

realizar importantes compras urgentemente.

Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan seráposible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita

disminuir los stocks y sus costos asociados.

Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.

Tener un registro histórico.

Controlar y trasparentar los gastos.



Seguimiento delPlan

7 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomandomedidas correctivas oportunamente.

Es recomendable que al menos trimestralmente analicemosavances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:

Compras planificadas v/s realizadas

Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en elcosto, tiempos, etc.)

Otras compras realizadas no previstas en el Plan y lascausas que originan las desviaciones.

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA

PLANIFICACIÓN DE COMPRAS



Evaluar

Ajustar

Ejecutar

Identificardesviaciones

Analizar causasProblemas de

planificaciónProblemas de

ejecución

Proponer mej orasy/ o medidascorrectivas

Modificar el plan decompras

Programación de lasactividades

Programación de laslicitaciones

1. 2.

3.

RESUMEN



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