UNIPAMPLONA.Administracin de Sistemas Informticos.Planeacin Estratgica.

PLANEACION ESTRATGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACINA travs de los aos, se han evaluado numerosos intentos de modernizar sistemas de informacin; se han encontrado grandes problemas como altos costos, largos retrasos en el desarrollo y sistemas que no satisfacen las necesidades del usuario.En muchos casos, estos defectos en el desarrollo ocurrieron por una inadecuada planeacin detallada para identificar necesidades futuras y actuales de los usuarios y una prematura decisin a un especfico diseo que no consider alternativas de solucin o que tan bien satisficieran las necesidades de los usuarios. Las complejidades de los sistemas de informacin pueden ser vastamente diferentes, pero el anlisis determina las necesidades de informacin de una organizacin para lograr su misin son esencialmente las mismas sin importar la complejidad del problema. Organizaciones pblicas y privadas han ideado metodologas para identificar necesidades de informacin y planificar adquisiciones para satisfacer esas necesidades. Mientras que las metodologas pueden ser un poco diferentes cada propone un enfoque estructurado completo para identificar las necesidades de informacin y analizar como satisfacer esas necesidades.

Qu es Planeacin Informtica?

La planeacin estratgica de los sistemas de informacin es un enfoque sistemtico y disciplinado para determinar los mtodos ms efectivos y eficientes para satisfacer las necesidades de informacin, para que sea exitoso, debe emplear procesos tcnicos y gerenciales en el contexto de ingeniera de software. Bajo este enfoque, las caractersticas del hardware y software del sistema, instalaciones, datos y personal son identificados y definidos a travs de un diseo y anlisis detallado para lograr un sistema que sea el ms efectivo en costos para satisfacer las necesidades de la organizacin.El proceso debe considerar la gestin del ciclo de vida del sistema, las polticas de la organizacin y presupuesto como factores integrales e importantes, e incluye a todos los participantes de la organizacin a travs del proceso. Es un proceso iterativo, por lo que cambios identificados durante el proceso deben ser evaluados para determinar su efecto en el anlisis completo. La planeacin estratgica de los sistemas de informacin, no es un evento de una sola ocasin, esta debe ser revisada peridicamente para asegurar la continua viabilidad del sistema en satisfacer las necesidades de informacin y lograr misiones a largo plazo.El marco de trabajo de la planeacin informtica utiliza un proceso ordenado y estructurado para obtener la informacin clave antes de comenzar el desarrollo del sistema. Cuenta con ocho pasos:Identificar la misinIdentificar funciones a realizar para lograr la misinIdentificar informacin necesaria para realizar esas funcionesIdentificar datos para realizar esas funcionesIdentificar aplicaciones especficas necesitadas para obtener esa informacinIdentificar la definicin lgica del sistema (arquitectura funcional, arquitectura de la informacin ,arquitectura de los datos, arquitectura de la aplicacin)Explorar arquitecturas alternativas (considerando hardware, software, comunicaciones, manipulacin de datos, consideraciones de seguridad).Seleccionar una arquitectura

La importancia de la Planeacin Informtica

Los sistemas de informacin son herramientas importantes para lograr efectivamente los objetivos organizacionales. Informacin siempre disponible, completa y precisa es esencial para hacer decisiones fundamentadas y a tiempo. Informacin no disponible, mezclada entre informacin intil y un ineficiente procesamiento de datos gasta recursos.La organizacin debe identificar sus necesidades de informacin en las bases de una identificacin sistemtica y anlisis de su misin y funciones a realizar, quien las realiza, la informacin y datos de soporte necesitados para realizar las funciones y los procesos necesitados para la estructura de informacin ms til.El desarrollo y adquisicin exitosos de un sistema de informacin deben incluir un proceso riguroso y disciplinado de obtencin, evaluacin y anlisis de datos antes de comprometer recursos considerables financieros y humanos para cualquier desarrollo de sistema de informacin.Mientras que implementar este enfoque puede no excluir todos los problemas de adquisicin de los sistemas de informacin, este debe producir conocimiento detallado de la misin y objetivos organizacionales, necesidades de informacin del usuario y alternativas para direccionar esas necesidades, y una arquitectura abierta y flexible que es expandible y puede ser actualizadas para satisfacer necesidades futuras.

El impacto de no identificar sistemticamente las necesidades de informacin.

La importancia de identificar y analizar a fondo y sistemticamente las necesidades de informacin no se le pueden dar sobre nfasis. Se ha descubierto a travs de los aos que adquirir sistemas de informacin cuesta mucho, toman demasiado tiempo y resultados en sistemas que no hacen lo que las organizaciones quieren que hagan.Hay muchos ejemplos de adquisiciones de sistemas de informacin errneas, una vez analizada la adquisicin del sistema, los costos pueden incrementarse en un 50% y el desarrollo tom ms del doble del tiempo estimado, y el sistema estaba lejos de satisfacer todas las necesidades de los usuarios.

La planificacin estratgica de los sistemas de informacin tiene como propsito la revisin del estado actual de la organizacin, la identificacin de la situacin estratgica deseada y la planificacin de los proyectos y cambios en la organizacin necesarios para alcanzar dicho estado deseado, tpicamente en un periodo de 3 o 5 aos.Esta actividad debe involucrar a todos los actores relevantes de la organizacin para conseguir la alineacin de los objetivos de los sistemas de informacin con los organizativos.A pesar que el proceso de creacin del plan de sistemas no es trivial, como tampoco lo es su posterior despliegue, el objetivo se puede definir de una manera sencilla: se trata de analizar el estado actual de las tres dimensiones bsicas de los sistemas de informacin, identificar su situacin futura deseada y determinar las acciones necesarias para alcanzar dicha situacin futura:Las fases propuestas para la redaccin de un plan estratgico de sistemas son:

FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organizacinLa primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrir de manera efectiva las necesidades de la organizacin, y conocer esta suficientemente para poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de informacin.El primer paso ser validar el plan de proyectos y Establecer los antecedentes.FASE 2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de informacinLa segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y revisada la informacin disponible sobre la estrategia y planificacin de la organizacin, es determinar cules son los requisitos concretos de negocio a los que pueden contribuir estos sistemas.Para identificar dichos requisitos con una visin amplia y estratgica, deben revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del anlisis:Anlisis DOFAdel negocio. Requisitos de contexto y operativosFASE 3. Determinar el estado actual de los sistemas de informacinUna vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de informacin, para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido a partir de sus tres aspectos bsicos: Estado de la infraestructura tcnica Estado de las aplicaciones Estado de la organizacinFASE 4. Anlisis de necesidades de los sistemas de informacinUna vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de informacin y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su anlisis para identificar cules son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a mejorar.Para ello puede realizarse un anlisis a los siguientes niveles: Anlisis estratgico de los sistemas de informacin Benchmarking de las prcticas de la competencia y del estado de la industria IT Soporte ofrecido a los compontes de negocio Evaluacin de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemasEl anlisis identificar acciones de mejora, determinadas en base a las oportunidades identificadas anteriormente, y se agruparn en los tres aspectos de los sistemas de informacin anteriormente vistos: Aplicaciones. Infraestructura. Organizacin y procesos.FASE 5. Definir la estrategia y plan de sistemas de informacinLa ltima fase de un proyecto de planificacin estratgica de sistemas es la definicin de la estrategia y plan de sistemas.FASE 6. Desarrollar el programa de despliegueUna vez finalizado y aprobado el plan estratgico de sistemas, se debe desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o proyecto grande. Lanzamiento del programa. Seguimiento y evaluacin del programa.Una vez completada la planificacin anual, la actividad principal es el seguimiento de los indicadores operativos y de los proyectos en curso, as como la toma y supervisin de las acciones correctivas que se abran en base a las desviaciones identificadas. En paralelo se mantiene la relacin con el cliente interno, que es el resto de la organizacin, gestionando la demanda de peticiones generales y de proyectos no previstos en el plan de sistemas.Fuente : http://www.cynertiaconsulting.com La planeacin estratgica ofrece puntos importantes para las actividades de la organizacin. Al servirse de ella los gerentes dan a su organizacin objetivos definidos con claridad y mtodos para lograrlo. Este proceso de planeacin les ayuda a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se agraven, tambin ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir entre ellas.Es importante diferenciar la planeacin estratgica de la planeacin tctica, igualmente la planeacin operativa de la planeacin normativa. La primera se refiere al proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la direccin a largo plazo (mayor a 3 aos) estableciendo objetivos y metas especficas en el desempeo, tomando en cuenta circunstancias internas y externas (contexto especfico) para llevar a cabo los planes de accin seleccionados. Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el ms alto nivel de mando.

La planeacin tctica presenta caractersticas de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano o corto plazo, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de accin, es sistmica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistmico. Es interactiva ya que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta y es una tcnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados.La planeacin operativa se da a nivel de los trabajadores o empleados, en el nivel ms bajo de la organizacin. Es una microplaneacin de las organizaciones de carcter inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrn que ser operacionalizadas para ser alcanzadas.La planeacin normativa, se refiere a la conformacin de normas, polticas y reglas establecidas para el funcionamiento de una organizacin. Se va a apoyar en la conformacin de estndares, metodologas y mtodos para el correcto funcionamiento de las actividades dentro de la planeacin.Elementos de la planeacin estratgicaEn general, se puede decir que existen tres elementos base (o preguntas que deben ser contestadas) del proceso de planeacin estratgica A dnde queremos llegar? Si una organizacin no sabe a dnde se dirige (por ejemplo sin visin, ni misin y sin metas y objetivos especficos) es como si estuviera a la deriva. Cul es la situacin o ambiente en que nos desarrollamos? Es importante identificar y entender en forma objetiva los factores internos (en la organizacin) y externos que pueden apoyar o obstaculizar el llegar a donde queremos llegar.Tambin se conoce como diagnstico situacional de la organizacin Cmo llegaremos a ese lugar o futuro deseado? Aqu se definen cules son los caminos a seguir: proyectos, alianzas, actividades, recursos financieros, entre otras cosas. De aqu surge informacin muy importante que alimenta otras reas dentro de la organizacin.

El desarrollo y, sobre todo, la e implementacin de una estrategia y su plan requiere de un esfuerzo disciplinado, creativo, y honesto que sea adaptado a las necesidades y condiciones de cada organizacin.

Pasos de la planeacin estratgica

Aunque hay muchas metodologas disponibles para realizar la planeacin estratgica, un proceso que puede ser aplicado a todos las organizaciones consiste de los siguientes componentes o pasos generales. Dependiendo de la situacin de cada organizacin, estos componentes pueden ajustarse, por ejemplo, cuando una organizacin desea actualizar su plan o si desea implementar una planeacin estratgica por primera vez.

1 - Preparacin para la planeacinAntes de iniciar el proceso, hay que definir y preparar claramente lo siguiente: Compromiso de la organizacin a seguir el proceso completo y aplicar resultados La metodologa o pasos a seguir, los marcos de tiempo, el presupuesto requerido Quien ser el responsable interno del proceso y productos Cuales miembros de la organizacin deben participar y en que paso participan Necesidades de informacin previa Definir las prioridades en lo referente a rea geogrfica, temas,, especies, etc., en los que la organizacin concentrar sus esfuerzos (este paso debe ajustarse segn el contexto especfico de cada organizacin con referente a su rea de produccin de bienes o servicios)

2- Desarrollo de la Visin y Misin

La Visin es una meta a largo plazo y refleja cmo se ve la empresa en ese futuro, es como un sueo que se pretende alcanzar. Su conocimiento por todos los miembros de la organizacin es muy importante porque significa que todos saben para dnde se va.La Misin es la razn de ser de la empresa. Orienta a todos los empleados para que las decisiones que se tomen no se salgan del rumbo y representen esfuerzos perdidos. Su conocimiento debe ser por todos los miembros de la empresa.

3- Anlisis de la situacin actual externa (Amenazas, Oportunidades; tambin se conoce como POAM: perfil de oportunidades y amenazas del medio)

4- Anlisis interno de la organizacin (Fortalezas y Debilidades; tambin se conoce como PCI: perfil de capacidad institucional).Al conjunto de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, se les conoce con el nombre de DOFA y resumen lo que es el Diagnstico Situacional.

5- Definicin de metas y objetivos estratgicos. Seleccionar el portafolio o cartera de proyectos. Estos estn dirigidos a prevenir las amenazas, disminuir las debilidades, mantener las fortalezas y aprovechar las oportunidades

6- Integracin de la estrategia con el plan financiero y otras reas de la organizacin (produccin, mercadeo y talento humano).

7- Implementacin de la estrategia: Es la parte operativa y en donde se disean, implementan, monitorean, y evalan los proyectos.

5. DINAMICA

Realizar la siguiente actividad: Con base en el Marco Terico y su investigacin, aplicar los 7 pasos de la planeacin estratgica utilizando una situacin ficticia del campo industrial que el estudiante conozca.1) Elabore un plan estratgico mnimo (misin, visin, objetivos y estrategias) para los siguientes casos:

a) Una Fbrica de Ccuta que produce Zapatos finos.

b) Una panadera de organizacin familiar.

c) Usted mismo dentro de 15 aos.

2) Elija una empresa y explique que fabrica. Luego de un ejemplo de una decisin a nivel poltico, otra de nivel ejecutivo y otra de nivel operativo.

3) Tome como referencia a nuestra Universidad. Indique quin o quienes ocupan el nivel poltico, el ejecutivo y el operativo.

4) En relacin a la anterior, mencione una decisin en el nivel poltico y explique que acciones podran llevar a cabo los niveles ejecutivo y operativo para cumplir con ella.

5) Realizar un anlisis DOFA simplificado para los siguientes casos:

a) La Repblica Colombia

b) Nuestra Universidad

c) Usted como estudiante de Administracin de Sistemas informticos.

6. BIBLIOGRAFIA"La Gerencia Estratgica". Fred R. David, Fondo Editorial Legis, Tercera ReimpresinFebrero 1990Ogliastri, Enrique. Manual de planeacin estratgica, Santaf de Bogot: TM Editores,Ediciones Uniandes, 1994.Serna Gmez, Humberto. Planeacin y gestin estratgica, Bogot D.C.: RAM Editores,1996Vlez V., Ral. Veinte guas para la prctica de la planeacin estratgica, Medelln:Revista Universidad Eafit, N 68, 1987