PLANEACIÓN EN UNIDADES DE INFORMACIÓN

Lic. Elizabeth Huisa Veria

Conceptos “Planificar es determinar de antemano el camino

a seguir. Consiste en determinar por anticipado qué debe hacerse, cómo debe hacerse, cuánto debe hacerse y quién debe hacerlo.” (Ramos Simón, Luis F., p. 78)

- “La planificación consiste en generales de una institución o de un conjunto de instituciones a corto, mediano y largo plazo; definir las políticas o las estrategias para alcanzar esos objetivos; establecer el marco normativo dentro del cual desenvuelven las acciones de la institución.” (Gómez Hernández, José A., 2002, p.54).

¿Para qué sirve planear?

Sirve para llenar el vacío que existe entre lo que hoy somos y lo que queremos ser.Según McClure (En: Gómez Hernández, J. A., 2002, p. 55) la planeación sirve para:Dotar a la organización de metas que se conviertan en fines para llegar a una situación nueva.Diseñar estrategias que se concreten en proyectos de actuación.Definir las actividades que deben realizarse, cuando hacerlas y qué medios son necesarios y cuáles están disponibles.

¿Para qué sirve planear?

Según Gloria Ponjuán Dante, José A. Gómez Hernández y otros autores, el proceso deplaneación requiere de diferentes etapas:- Establecimiento de misión, objetivos y políticas,- Provisión, ordenamiento y selección de premisas e

información relacionada con la consecución de los objetivos.

- Establecimiento y selección de alternativas que contemplen la incorporación dinámica y creativa de las tecnologías.

- Elaboración del plan de acción que asigne los recursos necesarios para llevar a la práctica la estrategia seleccionada.

Definición de Planeamiento Estratégico El Planeamiento Estratégico es un

concepto que data de mediados del siglo XX, como una herramienta administrativa de la alta dirección de las empresas, cuyo resultado se refleja en el Plan Estratégico, el cual se convierte en guía de las riendas que tomará la empresa hacia el logro de sus objetivos.

Algunas definiciones

El autor George Steiner nos dice sobre los orígenes de P.E. La Planeación estratégica formal fue introducida en 1950, en algunas de las empresas comerciales más importantes de aquel tiempo, denominándolo sistema de planeación a largo plazo. Hasta ese entonces era predominante la dirección y planeación de tipo operacional, la cual se centraba en la gestión de áreas específicas, resolviendo problemas a corto plazo.

P.E es el esfuerzo sistemático y mas o menos formal de una compañía para establecer propósito, objetivos, políticas y estrategias básicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las políticas y estrategias, y así lograr los objetivos y propósitos básicos de la compañía.

El P.E. se define como un proceso y un instrumento: proceso, porque constituye un conjunto de acciones que comprometen al personal de una Entidad en la búsqueda de claridades respecto a las estrategias a adoptar para llegar a la Visión de la organización, teniendo en cuenta el potencial institucional actual y futuro. Como instrumento: constituye un marco conceptual que orienta a la gestión institucional con el objeto de llegar a realizar la visión de la Entidad, en el cual se plasma el Plan Estratégico Institucional

Propósito y beneficios del Planeamiento Estratégico Establecer el propósito y los objetivos Determinar dirección y prioridades Proveer un marco de acción para el desarrollo de políticas y

toma de decisiones Ayudar a la efectiva asignación y uso de recursos Señalar temas críticos y riesgos, así como las fortalezas y

oportunidades.

Beneficios Mayor confianza por parte de la organización a la que pertenece. Mejor prospecto financiero Mejora la moral y motivación del personal Mejora las relaciones laborales y el espíritu de equipo. Mejora la satisfacción del cliente. Incremento de servicios efectivos y relevantes

Planificación EstratégicaLa planeación estratégica se realiza para responder a tres preguntas: qué es nuestra unidad de información, qué será y qué debería ser.La planeación estratégica como “el proceso que se sigue para determinar las metas (objetivos) de la organización y las estrategias que permitirá alcanzarlas”La planeación estratégica provee el marco dentro del cual se llevan a cabo los planes operacionales que tienen que ver con desarrollo diario de la organización. Sobre la planeación estratégica descansa la misión y visión, describiendo en términos muy ampliosel negocio de la organización y hacia donde se dirige”.

Etapa filosófica Misión Visión Valores

Políticas

Etapa operativaObjetivos

EstrategiasPlan Estratégico

Etapa analítica AnálisisInterno

AnálisisExterno

Acción y desarrollo Organización y control

VISION SISTEMICA

FASES PARA EL P.E

Desarrollando una Visión

Imagine la región, comunidad u organización ideal con la que usted sueña, dentro de cinco o diez años. Descríbala, en términos de estos capitales: Económico & financiero (mercados, ventas, ahorros, crédito) Físico (recursos naturales) Social, organizativo y empresas Humano (educación, liderazgo) Tecnológico (conocimiento local) Requiere armonizar los intereses existentes; ¿cómo se pueden complementar entre ellos?

Analizando la Brecha: Visión vs. Realidad (Stoner y Wankel)

Sirve para determinar el nivel de cambio requerido.

Continúe pensando en términos de los capitales. Si seguimos con las estrategias actuales, ¿cómo será la brecha dentro de cinco, diez años para cada capital? ¿Necesitamos fundar algún tipo de

organización? Mientras más grandes sean las brechas proyectadas, mayor será la necesidad de cambio en las estrategias.

Formulando la Misión yObjetivos (Kotler y Armstrong) Defina el propósito, misión y objetivos de la organización. ¿En cuál negocio estamos? ¿Quiénes son nuestros

clientes? La misión no debe enunciarse en términos de un producto o servicio, sino basada en las necesidades del mercado o cliente. Los productos se vuelven obsoletos, las necesidades del cliente no. La misión no debe ser ni muy amplia ni muy estrecha. La misión debe ser realista, concreta y motivadora. Divida la misión en objetivos que sean específicos y cuantificables. Los valores de los participantes y la organización son importantes.

FODA es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que permite trabajar con toda la información que se posea sobre una organización, sea ésta institución o empresa. También sirve a nivel personal.

Es útil para examinar las:

FORTALEZASOPORTUNIDADES

DEBILIDADESY AMENAZAS

PARA QUE SIRVE UN ANALISIS FODA

Representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio o institución (personal) y el entorno en el cual éste compite.

Tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.

Las conclusiones obtenidas pueden ser de utilidad en el análisis de mercado y en las estrategias de mercadeo que se diseñen y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.

Debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio.

Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

Análisis FODA

LA PARTE INTERNA:Tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control. Fortalezas y Debilidades.

LA PARTE EXTERNA:Mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales tenemos poco o ningún control directo. Oportunidad y Amenazas.

Análisis Externo

Son los factores externos que indirecta o potencialmente condicionan el comportamiento de la organización e influyen sobre el desarrollo de sus actividades. Tiene como fin relacionar a la organización con su entorno, identificando los aspectos negativos llamados amenazas.

El entorno indirecto está conformado por variables de orden económico, sociocultural, político legal, tecnológico.

OPORTUNIDADESOPORTUNIDADES

Factores o situaciones presentes en el entorno de la organización y que pueden generar acciones que favorezcan el desarrollo de la organización, si se decide aprovecharlas

Posibilidades que ofrece el entorno de la organización que pueden ser aprovechadas para lograr materializar con éxito su misión

AMENAZAS

Dificultades y obstáculos que pueden entorpecer la capacidad de respuesta de la organización

Restricciones que presenta el entorno para la materialización del propósito institucional y sobre los cuales la organización tiene escaso o nulo control

Matriz Evaluación de Factor Externo (EFE) Es una herramienta para determinar la

posición estratégica externa. Consiste en listar las oportunidades y amenazas del entorno y determinar la importancia relativa de cada una para el desempeño de la unidad de información, asignación dentro de un rango.

Análisis Interno Consiste en evaluar la situación presente de la

organización para identificar las fortalezas o aspectos que contribuyen positivamente a la gestión y las debilidades o aspectos negativos que obstaculizan el adecuado desempeño de la organización.

Los factores a analizar será la visión, misión, objetivos y estrategias de la organización; asimismo aspectos tales como los recursos humanos, recursos tecnológicos, recursos económicos, infraestructura y equipos, productos y servicios, procesos, cultura organizacional.

Cadena de Valor Es una herramienta que separa las actividades

estratégicas más relevantes de una organización, para poder entender el comportamiento de los costos y las fuentes existentes y potenciales de diferenciación.

La cadena de valor considera actividades primarias y actividades de apoyo, cada una de éstas de no ser bien administrada, puede dar origen a imperfecciones en la gestión de la organización además de su área respectiva; por lo que este análisis permitirá tomar las acciones necesarias para superarlas y poder competir en el entorno. De la cadena de valor se obtiene las fortalezas y debilidades de la organización.

Cadena de Valor Interna

IDENTIFICAIDENTIFICAELEL

MERCADOMERCADO

CREA LACREA LAOFERTAOFERTA

DEDEPRODUCTOSPRODUCTOSY SERVICIOSY SERVICIOS

CICLO DE CICLO DE INNOVACIÓNINNOVACIÓN

CONSTRUYECONSTRUYELOS LOS

PRODUCTOS YPRODUCTOS YSERVICIOSSERVICIOS

ENTREGAENTREGA LOSLOS

PRODUCTOSPRODUCTOSYY

SERVICIOSSERVICIOS

CICLO DE CICLO DE OPERACIONESOPERACIONES

SERVICIOSERVICIOALAL

CLIENTECLIENTE

CICLOCICLOSERVICIOSERVICIO

POST-VENTAPOST-VENTA

NECESIDADNECESIDADESES

DEL DEL CLIENTE CLIENTE

SATISFECHASATISFECHASS

Matriz de Evaluación del Factor Interno (EFI) Herramienta que se aplica para determinar la

posición estratégica interna. La matriz EFI, resume fortalezas y debilidades de la unidad de información y determina la importancia relativa de cada una para el desempeño de la Unidad de Información.

El procedimiento es el mismo que el de la Matriz EFE, con la diferencia que las oportunidades y amenazas se reemplazan por las fortalezas y debilidades.

Generación de Estrategias

¿Qué es estrategia? La Estrategia crea una dirección para la organización en

base a sus diversos objetivos y orienta la mobilización de recursos, empleados para mover a la organization hacia estos objetivos. (Stoner y Wankel)

Estrategia es “el patrón de objetivos, propósitos, o metas y políticas y planes principales para alcanzar estas metas, enunciados de tal manera que definan en cuál negocio está o debería estar la empresa y la clase de empresa que es o debería ser”. (Learned et al)

La formulación de estrategia requiere que los decisores amornizen lo siguiente: (Learned et al) las oportunidades en el entorno, fortalezas y debilidades de la empresa, valores personales de los ejecutores claves, expectativas más amplias de la sociedad respecto a la empresa.

Desarrollando las Estrategias(Hamermesh; Stoner & Wankel; Kotler & Armstrong) La Estrategia responde a la pregunta ¿Cómo hacemos para alcanzar nuestros objetivos?’ Identifique, evalúe y seleccione estrategias alternativas. Siempre mantenga en la mira las necesidades del mercado y a los competidores. Las estrategias tienen que responder a las capacidades y habilidades de la organización; aproveche sus fortalezas. En ocasiones, sin embargo, una estrategia exigirá una inversión para captar nuevas capacidades y habilidades. El desarrollo e implementación de estrategias son tanto contínuas como simbióticas.

Estrategias

Estrategias La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo de la

estrategia DA (Debilidades –vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una institución que estuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una situación totalmente precaria. De hecho, tal institución tendría que luchar por su supervivencia o llegar hasta su liquidación.

La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia, DO (Debilidades –vs- Oportunidades), intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una institución podría identificar oportunidades en el medio ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten

aprovechar las ventajas del mercado.

Estrategias La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas –

vs-Amenazas), se basa en las fortalezas de la institución que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una institución fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una institución deben ser usadas con mucho cuidado y discreción.

La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier institución le agradaría estar siempre en la situación donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs- Oportunidades) Tales instituciones podrían echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus

productos y servicios.

Ejemplo Instituto PolitécnicoNacional (Mx)

Ejemplo en Unidad de Información

FORTALEZASAPROVECHAR FO MAXI-MAXI =OFENSIVOS

DEBILIDADESOPONER DO MAXI-MINI =DEFENSIVOS

OPORTUNIDADES

-Conformación de una Biblioteca Infantil Especializada en Inglés (F1+F2+F5+O1+O3)-Alianza Estratégica con la Embajada Británica del Perú. (F2+O3)

-Alianza Estratégica con la Biblioteca Municipal y otras bibliotecas de la jurisdicción. (D1+D5+O5)-Implementar el link de la biblioteca con la finalidad de marketearse ante los Convenios de Nidos. (D5+O1).

AMENAZAS TRANSFORMAR FA MAXI –MINI = REORENTACIÓNTRA

-Desarrollar proyectos culturales. (F1+A1)-Establecer visitas guiadas a la Biblioteca Infantil. (F1+F3+F5+A1)

EVITAR DA MINI-MINI=SUPERVIVENCIA

-Proponer a las autoridades la urgencia de actualizar la colección en inglés y mejorar la tecnología, para enfrentar a la competencia. (D2+D3+D4+A1+A3)-Implementar hardware en la biblioteca y difundir el link de la biblioteca en la web de la Institución. (D3+D4+A1)