plan de riesgos

INTRODUCCIONUno de los elementos clave a la hora de asegurar el xito en el proyecto, medido en trminos de cumplimiento de plazos, costes, alcance funcional y calidad final de la solucin, es la Gestin de Riesgos. Implantar una Gestin de Riesgos adecuada ser un elemento decisivo a la hora de asegurar el Proyecto, mediante la identificacin y el anlisis por adelantado de los riesgos potenciales que puedan afectar al Proyecto, y la elaboracin de las acciones de contingencia adecuadas para evitar su aparicin o para minimizar el impacto en el Proyecto, en caso de que finalmente el riesgo se verifique.PropsitoEste documento presenta el anlisis de los riesgos identificados durante la fase de Inicio del proyecto IMPLEMENTACION DE INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR. Para cada riesgo observado se valorarn sus efectos y contexto de aparicin para el caso en que se convierta en un hecho. Adems, se definirn estrategias para reducir la probabilidad del riesgo o para controlar sus posibles efectos.AlcanceEl mbito del anlisis de riesgos cubre toda la extensin del proyecto observado desde su fase inicial. Ser necesario durante el desarrollo del proyecto revisar y actualizar los contenidos del anlisis de riesgos en caso de que se detecten nuevos riegos no visibles en este momento.Este documento ser aplicable a todas las fases del Proyecto.

Nombre del proyecto:IMPLEMENTACION DE INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR

Cdigo de documento:DC15_Plan_de_Gestin_de_Riesgos

Versin:01

Fecha:06/07/2015

1. DOCUMENTO IDENTIFICACIN

2. DESCRIPCINPara el proyecto IMPLEMENTACION DE INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR, se hace necesario considerar tambin un marco de trabajo para la planificacin y ejecucin de las actividades de gestin de riesgos que afecten el proyecto. Este marco de trabajo debe permitirnos identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto: Estimando y planeando las actividades anlisis, planeacin y gestin del riesgo para el proyecto. Determinando cules riesgos pueden afectar el proyecto y documentndolos con sus caractersticas. Realizando un anlisis cualitativo del riesgo y de las condiciones para priorizar sus efectos sobre los objetivos del proyecto. Midiendo la probabilidad y las consecuencias de los riesgos y estimando sus implicaciones en los objetivos del proyecto. Desarrollando procedimientos y tcnicas para aumentar las oportunidades y disminuir las amenazas en los objetivos del proyecto. Monitoreando riesgos residuales, identificando nuevos riesgos, ejecutando planes de reduccin de riesgos, y evaluando la efectividad a travs del ciclo de vida del proyecto.

Figura 1. Proceso Gestin de Riesgos3. PROPSITOEl Riesgo es un evento incierto, que de ocurrir afectara positiva o negativamente al menos a uno de los aspectos clave del proyecto (coste, tiempo, alcance y calidad).La Planificacin de la Gestin de Riesgos es el proceso de decidir cmo abordar y llevar a cabo las actividades de gestin de riesgos de un proyecto.

El Plan de Riesgos contiene: Metodologa. Herramientas, etc. para hacer la gestin de riesgos. Roles y responsabilidades. Lder, apoyo y miembros del equipo para cada actividad de gestin de riesgos. Preparacin del presupuesto. Asigna recursos y estima costes para las actividades de gestin de riesgos. Periodicidad. Cada cundo y con qu frecuencia se hacen la actividades. Categoras de riesgos. Contribuye a la efectividad y calidad de la identificacin de riesgos. Definiciones de probabilidad e impacto. Requerido para dar calidad y credibilidad al proceso de anlisis cualitativo de riesgos. Matriz de probabilidad e impacto. Los riesgos se priorizan segn sus posibles implicaciones para lograr los objetivos del proyecto. Tolerancias revisadas de los interesados. Formatos de informe. Contenido y formato de los registros de riesgos. Seguimiento. Documenta cmo sern registradas todas las facetas de las actividades de riesgos.

4. PLANEACIN DE LOS RIESGOSPara realizar la planeacin de los riesgos en el proyecto, deber utilizarse la siguiente documentacin:1. Alcance del proyecto: base para la planeacin de riesgos por medio de la identificacin de los objetivos del proyecto y de los entregables del proyecto.2. Plan del Proyecto: La identificacin del riesgo requiere un entendimiento de la misin del proyecto, alcance y objetivos del propietario, el patrocinador y los interesados.Es importante tambin considerar otros documentos para la planeacin de riesgos como los procesos organizacionales existentes (categoras de riesgos, definiciones de conceptos y trminos, plantillas) y factores ambientales organizacionales (actitudes y tolerancia al riesgo).

5. ROLES Y RESPONSABILIDADESA continuacin se define el lder, el apoyo y los miembros del equipo de gestin de riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestin de riesgos.5.1. Originador del RiesgoEl originador del riesgo inicialmente identifica el riesgo y formalmente lo informa al Director del Proyecto. El originador del riesgo es formalmente responsable por:1. La temprana identificacin del riesgo dentro del proyecto.2. La documentacin formal del riesgo, completando el Formato para Riesgos.3. La publicacin del Formato de Riesgo para la revisin del Gerente del Proyecto.

5.2. Director del ProyectoEl Director del Proyecto recibe, registra, y monitorea el progreso de todos los riesgos del proyecto. El Director del Proyecto es formalmente responsable de:1. Recibir los Formatos de Riesgos e identificacin de riesgos apropiados para el Proyecto.2. Grabar todos los riesgos en el Registro de Riesgos.3. Presentar todos los riesgos al grupo de Revisin del Proyecto.4. Reportar y comunicar todas las decisiones tomadas por el Grupo de Revisin del Proyecto.5. Monitorear el progreso y las acciones de mitigacin asignadas.

5.3. Grupo de Revisin del ProyectoEl Grupo de Revisin del Proyecto confirma el riesgo, es decir su probabilidad e impacto, y asigna las acciones segn la estrategia seleccionada para cada riesgo. El Grupo es formalmente responsable por:1. Un regular repaso de los riesgos registrados en el Registro de Riesgos.2. La identificacin de solicitudes de cambio necesarias para mitigar los riesgos identificados.3. Asignacin de acciones para mitigar el riesgo.4. El cierre de riesgos que no presentan acciones pendientes y no presentan probablemente ms impacto al proyecto.

5.4. Equipo del ProyectoEl Equipo del Proyecto est comprometido con las acciones de mitigar el riesgo, delegados por el Grupo de Revisin del Proyecto.

6. IDENTIFICACIN DE LOS RIESGOS

RIESGOS Alcance y Entregables del Proyecto Ampliacin del Cronograma Cambios en el Alcance Roles y Responsabilidades no definidas ntegramente Administracin de Calidad Administracin de Cambios Administracin de Costos Mtodos de Estimacin Uso inadecuado de los estndares en el Proyecto Calidad inadecuada en el Plan de Proyecto Deficiencia en la asignacin de recursos Habilidades del Equipo de Proyecto Desviacin de Recursos No disponibilidad de algn determinado Bien o Servicio Conflictos de disponibilidad de recursos con otros proyectos Integracin Sistemas actuales con Proyecto Prioridades del Proyecto en conflicto Prioridades del Proveedor en conflicto Nueva Tecnologa Infraestructura requerida Ambiente de Desarrollo Ambiente de Produccin Objetivos de desempeo no realistas Confianza en Tecnologa no probada o compleja Ocultacin de la Informacin Resistencia al Cambio Compromiso Gerencial Objetivos de costos, tiempo y alcance inconsistentes Deficiencia en la definicin del alcance Falta de priorizacin del Proyecto Fondos inadecuados o interrumpidos Falta de direccin del Proyecto Falta de comunicacin entre miembros del Proyecto Falta de retroalimentacin con representantes de la Empresa Comunicacin ambigua, escasa o inconclusa Cambio del Ambiente Legal o Regulatorio Cambio de prioridades del dueo Riesgos del Pas, clima, terremotos, inundaciones, etc. No contar con todos los requisitos para la inscripcin en la SUNAT. Retraso o demora del proceso de inscripcin en la SUNAT. Los encargados de limpieza no realicen una adecuada limpieza de todas las instalaciones del local (Instituto). Lluvias imprevistas retrasan el pintado del local. Los encargados de la distribucin del local realicen una incorrecta disposicin del mobiliario. Proveedores no entreguen a tiempo los muebles y enseres. Faltante o sobrante de utensilios para los ambientes podran incurrir en el costo del proyecto. Retrasos en la realizacin de la inspeccin por parte de defensa civil Contratiempos en el trmite de la licencia de funcionamiento en la Municipalidad Demora en la entrega de los equipos por parte de los proveedores Equipos en mal estado que tengan que ser devueltos No comprar un Software original Los postulantes no sean los adecuados para el puesto al que postulan, no cumplan todos los requisitos

7.-DESCRIPCIN DE LOS RIESGOS

Alcance y Entregables del Proyecto.Impacto en Hitos de entrega estimados para el Proyecto, por desconocimiento de estndar de documentacin o atrasos cronograma Ampliacin del Cronograma.Impacto en la planificacin y costos de Implementacin del Proyecto por atrasos originados por el cliente Cambios en el Alcance. Impacto en los costos y cronogramas estimados para la realizacin del Proyecto Roles y Responsabilidades no definidas ntegramente. Impacto en la organizacin del proyecto, interlocutores vlidos entre el equipo y la empresa pueden provocar retrasos por falta de seriedad Administracin de Calidad. Impacto en la definicin de los estndares de rendimiento esperados para los entregables del Proyecto Administracin de Cambios. Impacto en la aceptacin del cliente respecto del producto final, adicin en los tiempos planificados para agregar cambios no controlados segn plan Administracin de Costos. Impacto en la realizacin del Proyecto, por no contar con el presupuesto adecuado Mtodos de Estimacin. Impacto en los costos del Proyecto por falta de herramientas que ofrezcan mayor precisin Uso inadecuado de los estndares en el Proyecto Impacto en los tiempos de ejecucin y gestin del Proyecto, por desconocimiento de metodologas de trabajo Calidad inadecuada en el Plan de Proyecto. Impacto en la implementacin final del Proyecto, los entregables y la valoracin y utilizacin del mismo por parte del cliente Deficiencia en la asignacin de recursos. Impacto en la planificacin de tiempo por causa de conflictos internos no esperados Habilidades del Equipo de Proyecto. Impacto en los tiempos de ejecucin y gestin del Proyecto Desviacin de Recursos. Impacto en los tiempos de ejecucin y gestin del Proyecto por re- organizacin del equipo de Proyecto No disponibilidad de algn determinado Bien o Servicio. Incongruencia entre lo planificado y lo implementado en la ejecucin del Proyecto Conflictos de disponibilidad de recursos con otros proyectos. Impacto en Hitos de entrega estimados por redistribucin de trabajo o induccin de nuevos miembros en el equipo Integracin Sistemas actuales con Proyecto. Problemas en la funcionalidad de los sistemas actuales de la empresa con el nuevo sistema que no permiten su integracin y cumplimiento de objetivos Prioridades del Proyecto en conflicto. Impacto en tiempos de entrega y modificaciones en cronograma Prioridades del Proveedor en conflicto. Impacto en los tiempos de implementacin tcnica del Proyecto por asignacin en otros clientes del proveedor. Falta de stock de los equipos a implementar Nueva Tecnologa. Adicin en los tiempos de ejecucin del Proyecto, por desconocimiento del equipo de trabajo Infraestructura requerida. No contar con el espacio y equipamiento necesario para la implementacin del proyecto dentro de la empresa Ambiente de Desarrollo. No contar con la plataforma tecnolgica para la puesta en marcha del Proyecto Ambiente de Produccin. No contar con la plataforma tecnolgica para la puesta en marcha del Proyecto Objetivos de desempeo no realistas. No contar con la plataforma tecnolgica para la puesta en marcha del Proyecto Confianza en Tecnologa no probada o compleja. Deficiencia en la definicin del alcance y objetivos del Proyecto Ocultacin de la Informacin. Deficiencia en la definicin del alcance y objetivos del Proyecto Resistencia al Cambio. Adicin de tiempo en la implementacin del Proyecto Compromiso Gerencial. Retrasos en cronograma y riesgos de aceptacin satisfactoria por parte del cliente Objetivos de costos, tiempo y alcance inconsistentes. Adicin de tiempo para redistribucin y ajustes de presupuesto, cronograma y objetivos Deficiencia en la definicin del alcance. Inconsistencia entre los objetivos del Proyecto y las necesidades del cliente Falta de priorizacin del Proyecto. Retrasos en cronograma y problemas de costos por aplazamiento de actividades en fechas comprometidas Fondos inadecuados o interrumpidos. Adicin en los tiempos de ejecucin y gestin del Proyecto Falta de direccin del Proyecto. Retraso y problemas con los resultados obtenidos por mala entrega de pautas y procedimientos Falta de comunicacin entre miembros del Proyecto.Incompatibilidad para unificacin de criterios, implicara rehacer y reasignar tareas Falta de retroalimentacin con representantes de la Empresa. Resultado del Proyecto distinto al esperado Comunicacin ambigua, escasa o inconclusa. Retrasos en presentacin final del proyecto, lenguaje no comn, duplicidad de informacin, etc Cambio del Ambiente Legal o Regulatorio. Re-definicin de polticas de utilizacin de medios de comunicacin, cambios en costos por tasas de impuesto, etc. Cambio de prioridades del dueo. Cambio de giro o re-definicin de mercado u operaciones, venta de la empresa puede no llevar a cabo el proyecto Riesgos del Pas, clima, terremotos, inundaciones, etc.Impacto en los tiempos de implementacin por falta de conectividad entre el cliente, el equipo de proyecto y los posibles proveedores No contar con todos los requisitos para la inscripcin en la SUNAT:Este riesgo se contempla debido al desconocimiento o desinformacin sobre los requisitos que pide la SUNAT para obtener el RUC y la CLAVE SOL, como consecuencia afectar al avance del proyecto, ya que los documentos como partidas, certificados, etc. tambin tienen un proceso para poder obtenerlos.

Retraso o demora del proceso de inscripcin en la SUNAT: ste corresponde a un riesgo externo, por parte de la SUNAT, que de todas formas podra afectar al avance de nuestro proyecto.

Los encargados de limpieza no realicen una adecuada limpieza de todas las instalaciones del local (Instituto): Este riesgo podra darse debido al ineficiente trabajo de los encargados de limpieza, ya que el local para el instituto es alquilado, y varias instalaciones podran encontrarse sucias, con polvo, deterioradas, etc., como consecuencia la presentacin del instituto sera no ptimo para muchos.

Lluvias imprevistas retrasan el pintado del local: Riesgo externo por parte de la naturaleza que es imprevista, y podra afectar al pintado externo del local, lo cual ocasionara un retraso en el avance del proyecto.

Los encargados de la distribucin del local realicen una incorrecta disposicin del mobiliario: Este riesgo implica tanto la mala ubicacin de los muebles y enseres: las carpetas, escritorio y estantes, como la iluminacin, ventilacin, etc., por falta de conocimiento. Proveedores no entreguen a tiempo los muebles y enseres: Probablemente se d a una mala evaluacin y eleccin del proveedor, es un riesgo muy alto ya que si no se entregan los suministros a tiempo trae atrasos sobre el avance del proyecto. Faltante o sobrante de utensilios para los ambientes podran incurrir en el costo del proyecto: La no planeacin de la cantidad de utensilios para los ambientes podra incurrir en costos del proyecto, tanto como si hubiera sobrantes y faltantes. Retrasos en la realizacin de la inspeccin por parte de defensa civil: Se puede dar por no presentar la solicitud a tiempo o por falta de coordinacin con los encargados de Defensa Civil Contratiempos en el trmite de la licencia de funcionamiento en la Municipalidad: Se puede dar por no tener todos los requisitos que pide la Municipalidad para poder realizar el trmite, tambin por complicaciones o contratiempos de parte de la Municipalidad Demora en la entrega de los equipos por parte de los proveedores: La entrega de los equipos ya comprados no lleguen en la fecha acordada con los proveedores, esto se puede dar por motivos de mala coordinacin, mal clima si es que los equipos no se encuentren en la misma ciudad, por motivos sociales (huelgas, paro de transportistas, etc.) Equipos en mal estado que tengan que ser devueltos: Los equipos que son entregados por los proveedores no lleguen en condiciones ptimas, provocando una demora en la instalacin de las mismas. No comprar un Software original: Comprar un Software inadecuado y que no sea original podra traer consecuencias, como no obtener todas las aplicaciones del Software. Los postulantes no sean los adecuados para el puesto al que postulan, no cumplan todos los requisitos: No encontrar a los profesionales adecuados para el nivel de educacin que se quiere brindar y esto no ayudara en el prestigio que se quiere lograr para la Institucin Tecnolgica.

7.1.-ANALISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOSCdigoFactor de RiesgoProbabilidadImpactoNivel

01-01Alcance y Entregables del Proyecto3412

01-02Ampliacin del Cronograma339

01-03Cambios en el Alcance236

01-04Roles y Responsabilidades no definidas ntegramente144

01-05Administracin de Calidad2510

01-06Administracin de Cambios248

01-07Administracin de Costos4520

01-08Mtodos de Estimacin248

01-09Uso inadecuado de los estndares en el Proyecto133

01-10Calidad inadecuada en el Plan de Proyecto3412

02-01Deficiencia en la asignacin de recursos122

02-02Habilidades del Equipo de Proyecto122

02-03Desviacin de Recursos248

02-04No disponibilidad de algn determinado Bien o Servicio3412

02-05Conflictos de disponibilidad de recursos con otros proyectos236

03-01Integracin Sistemas actuales con Proyecto5525

03-02Prioridades del Proyecto en conflicto236

03-03Prioridades del Proveedor en conflicto2510

04-01Nueva Tecnologa4520

04-02Infraestructura requerida141

04-03Ambiente de Desarrollo133

04-04Ambiente de Produccin133

04-05Objetivos de desempeo no realistas428

05-01Ocultamiento de Informacin326

05-02Resistencia al Cambio428

05-03Compromiso Gerencial144

06-01Objetivos de costos, tiempo y alcance inconsistentes248

06-02Deficiencia en la definicin del alcance144

06-03Falta de priorizacin del Proyecto236

06-04Fondos inadecuados o interrumpidos3515

07-01Falta de direccin del Proyecto3515

07-02Falta de comunicacin entre miembros del Proyecto2510

07-03Falta de retroalimentacin con representantes de la Empresa2510

07-04Comunicacin ambigua, escasa o inconclusa236

08-01Cambio del Ambiente Legal o Regulatorio224

08-02Cambio de prioridades del dueo155

08-03Riesgos del Pas, clima, terremotos, inundaciones, etc.144

1.000.750.100.251.000.750.500.250.100.50

No contar con todos los requisitos para la inscripcin en la SUNAT.

Probabilidad de que suceda: 0.75 Consecuencia sobre el proyecto: 0.75 Nivel de riesgo: 0.56 Por lo tanto el nivel de riesgo es: IMPORTANTE.Marcador de riesgo para un riesgo especfico

(P x I)

ImpactoMuy BajoBajoModeradoAltoMuy Alto

0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.38IMPORTANTE0.75

0.500.050.130.250.380.50

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

Retraso o demora del proceso de inscripcin en la SUNAT.

Probabilidad de que suceda: 0.50 Consecuencia sobre el proyecto: 0.50 Nivel de riesgo: 0.25 Por lo tanto el nivel de riesgo es: MODERADO.Marcador de riesgo para un riesgo especfico

(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.13MODERADO0.380.50

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

Los encargados de limpieza no realicen una adecuada limpieza de todas las instalaciones del local (Instituto).

Probabilidad de que suceda: 0.10 Consecuencia sobre el proyecto: 0.25 Nivel de riesgo: 0.03 Por lo tanto el nivel de riesgo es: ACEPTABLE.

Marcador de riesgo para un riesgo especfico

(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.380.50

0.250.030.060.130.190.25

0.100.01ACEPTABLE0.050.080.10

Lluvias imprevistas retrasan el pintado del local.

Probabilidad de que suceda: 0.10 Consecuencia sobre el proyecto: 0.75 Nivel de riesgo: 0.08 Por lo tanto el nivel de riesgo es: TOLERABLE.


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.380.50

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.05TOLERABLE0.10

Los encargados de la distribucin del local realicen una incorrecta disposicin del mobiliario.

Probabilidad de que suceda: 0.25 Consecuencia sobre el proyecto: 0.75 Nivel de riesgo: 0.19 Por lo tanto el nivel de riesgo es: MODERADO.


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.380.50

0.250.030.060.13MODERADO0.25

0.100.010.030.050.080.10

Proveedores no entreguen a tiempo los muebles y enseres.

Probabilidad de que suceda: 0.50 Consecuencia sobre el proyecto: 1.00 Nivel de riesgo: 0.50 Por lo tanto el nivel de riesgo es: IMPORTANTE.


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.38IMPORTANTE

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

Faltante o sobrante de utensilios para los ambientes podran incurrir en el costo del proyecto.

Probabilidad de que suceda: 0.25 Consecuencia sobre el proyecto: 0.25 Nivel de riesgo: 0.06 Por lo tanto el nivel de riesgo es: TOLERABLE.


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.380.50

0.250.03TOLERABLE0.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

Retrasos en la realizacin de la inspeccin por parte de defensa civil


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.25IMPORTANTE0.50

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

Contratiempos en el trmite de la licencia de funcionamiento en la Municipalidad

Probabilidad de que suceda: 0.75 Consecuencia sobre el proyecto: 1.00 Nivel de riesgo: 0.75 Por lo tanto el nivel de riesgo es: INACEPTABLE.Marcador de riesgo para un riesgo especfico

(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.56INACEPTABLE

0.500.050.130.250.380.50

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

Demora en la entrega de los equipos por parte de los proveedores


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.13MODERADO0.380.50

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

Equipos en mal estado que tengan que ser devueltos


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.38IMPORTANTE

0.250.030.060.130.190.25

0.100.010.030.050.080.10

No comprar un Software original


(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.380.50

0.250.030.060.13MODERADO0.25

0.100.010.030.050.080.10

Los postulantes no sean los adecuados para el puesto al que postulan, no cumplan todos los requisitos

Probabilidad de que suceda: 0.25 Consecuencia sobre el proyecto: 0.50 Nivel de riesgo: 0.13 Por lo tanto el nivel de riesgo es: TOLERABLE.Marcador de riesgo para un riesgo especfico

(P x I)


0.100.250.500.751.00

Probabilidad

1.000.100.250.500.751.00

0.750.080.190.380.560.75

0.500.050.130.250.380.50

0.250.030.06TOLERABLE0.190.25

0.100.010.030.050.080.10

8.-PLAN DE CONTINGENCIAS

Se ha establecido la planificacin de respuestas a los riesgos, en donde se pueden ver las distintas opciones y acciones para evitar, reducir, retener y transferir cada uno de los riesgos identificados para el Proyecto, de tal manera de reducir las amenazas a los objetivos del proyecto de acuerdo a la severidad establecida.Las acciones preventivas a ser ejecutadas, cumplen con el fin de detallar cual ser la estrategia para impedir la ocurrencia de un determinado riesgo. Las definiciones mencionadas pueden ser vistas en la tabla a continuacin:PLAN RIESGOS DEL PROYECTO

CdigoPosible RespuestaAccin PreventivaResponsable

01-01Evitar/ReducirRealizar la revisin del Alcance y los entregables del Proyecto, estableciendo los plazos de entrega en conjunto con el clienteEquipo del Proyecto

01-02Evitar/ReducirRealizar la implementacin total del Proyecto segn lo planificadoDirector del Proyecto

01-03TransferirRegistrar los cambios en el alcance para establecer mejoras al Proyecto, segn una nueva planificacin e implementacin nueva con los cambios requeridosDirector del Proyecto

01-04TransferirRevisin de las definiciones de Roles y responsabilidades definidas para el Proyecto, modificacin de roles o cambio de responsablesDirector del Proyecto

01-05TransferirDefinicin de polticas y normas de calidad segn estndares, seguimiento de los procesos de calidad definidos para el proyectoEquipo del Proyecto

01-06TransferirSeguimiento y ejecucin de los procesos de Control de Cambios definidos para el ProyectoEquipo del Proyecto

01-07Evitar/ReducirContar con el capital necesario para la implementacin del Proyecto y los pagos a realizar en base a los plazos establecidosDirector del Proyecto

01-08TransferirUtilizacin de herramientas informticas para la planificacin de cronogramas, factores econmicos para costos, experiencias de otros proyectos y proveedoresEquipo del Proyecto

01-09RetenerOrganizacin de reuniones peridicas para diagnosticar a tiempo las posibles falenciasEquipo del Proyecto

01-10Evitar/ReducirModificacin de los entregables en base a los estndares definidos y exigir el cumplimiento de dichos estndares al equipo de ProyectoDirector del Proyecto

02-01RetenerReadecuacin del equipo de trabajo del proyecto, redistribucin de tareas a los miembros del equipoDirector del Proyecto

02-02RetenerSeleccin de personal idneo para el desarrollo del proyecto, exigencia de competencias mnimas, experiencia en el rea, etc.Director del Proyecto

02-03TransferirContar con un plan de disminucin de costos, mediante el cual se determine claramente los mrgenes de viabilidad de llevar a cabo el ProyectoDirector del Proyecto

02-04Evitar/ReducirPlanificar las actividades en que se necesiten los bienes o servicios para las fechas programadas en que si existe la disponibilidad de los mismosDirector del Proyecto

02-05TransferirPrever y planificar por adelantado los tiempos en que no se encuentren disponibles los miembros del equipo, considerar aumento en los tiempos del ProyectoDirector del Proyecto

03-01Evitar/ReducirCoordinar reuniones de anlisis con los especialistas de los proveedores para la realizacin de la IntegracinDirector del Proyecto

03-02TransferirEstablecer y notificar las ventanas de tiempo y personal necesarios al interior de la empresa para las actividades requeridas del ProyectoDirector del Proyecto

03-03TransferirSolicitud de Boletas de Garanta al proveedor que realizar la fase de ejecucin del ProyectoDirector del Proyecto

04-01Evitar/ReducirDeterminar en forma detallada el equipamiento tecnolgico a ser implementado por el ProyectoEquipo del Proyecto

04-02RetenerEstablecer las necesidades de infraestructura y los tiempos de utilizacin claramente en las distintas etapas del proyecto para que sean proporcionadas por el clienteEquipo del Proyecto

04-03RetenerDetallar los requerimientos mnimos y recomendados para el ambiente de desarrollo y pruebasEquipo del Proyecto

04-04RetenerDetallar los requerimientos mnimos y recomendados para el ambiente de produccin del ProyectoEquipo del Proyecto

04-05Retener/ReducirEstablecer indicadores de rendimiento del Proyecto en base a herramientas, comparativas y estndaresDirector del Proyecto

05-01Retener/ReducirRealizar levantamientos de informacin con distintas herramientas en todos los niveles afectados por el ProyectoEquipo del Proyecto

05-02Retener/ReducirRealizacin de un plan de capacitacin coherente y eficaz, diseo de un plan corporativo de comunicacin y definicin de usuarios lderesDirector del Proyecto

05-03RetenerRevisin de Plan Estratgico del cliente y comparativas con realidades ya implementadosDirector del Proyecto

06-01TransferirRevisin de la planificacin realizada en base a los recursos de que dispone la empresaDirector del Proyecto

06-02TransferirAlcance debe ser registrado en un lenguaje claro y sin ambigedades, de manera que sea entendido absolutamente por el cliente y participe respecto del mismoDirector del Proyecto

06-03TransferirConsensuar con el cliente el registro en la planificacin anual de la empresa los tiempos necesarios para la implementacin del ProyectoDirector del Proyecto

06-04Evitar/ReducirEstablecer las restricciones de presupuesto necesarias para el cumplimiento fiel de la planificacin establecidaDirector del Proyecto

07-01Evitar/ReducirEstablecer claramente los estndares requeridos, los canales de comunicacin, los roles y responsabilidades, los tiempos definidos, etc. al Equipo del ProyectoDirector del Proyecto

07-02TransferirDescentralizar la asignacin oportuna de tareas y dar a conocer la documentacin necesaria, para que cada miembro trabaje autnomamente.Director del Proyecto

07-03TransferirCoordinar y Planificar las reuniones necesarias con el cliente para realizar las entrevistas necesarias, evaluar las caractersticas y entregar los avances del ProyectoDirector del Proyecto

07-04TransferirEstablecimiento de reuniones de coordinacin al interior del equipo de proyecto para validar la informacin entregada desde y hacia el clienteEquipo del Proyecto

08-01RetenerRecoger la informacin necesaria del aspecto legal que afecten los costos, la regulacin de los equipos tecnolgicos, de seguridad, etc.Equipo del Proyecto

08-02TransferirEstablecer este tpico en las restricciones del ProyectoEquipo del Proyecto

08-03RetenerProveer de un medio de comunicacin adicional, cuando se presenten situaciones fortuitas, para asegurar que la planificacin realizada siga en marchaEquipo del Proyecto

Tabla 8. Plan de Riesgos

No contar con todos los requisitos para la inscripcin en la SUNAT.

Objetivos estratgicos:

Contar con la informacin necesario para la inscripcin n la SUNAT. Tener todos los requisitos que establece la SUNAT a tiempo. Agilizacin de los trmites de la SUNAT para la culminacin de actividades.

Problemas a solucionar:

Los retrasos en el proceso de inscripcin en la SUNAT.

Acciones a desarrollar:

Ir a las oficinas de la SUNAT para pedir los requisitos de inscripcin anticipadamente. Hacer una lista de los requisitos con los que se cuenta y los que no, e ir haciendo la gestin para conseguirlos, como certificados, declaraciones, etc. Estar al pendiente con las fechas en que se necesitan entregar los requisitos.Asignacin de responsabilidades y recursos:

El gerente por ser titular es el encargado de presentar todos los requisitos a la SUNAT, as mismo llenar y firmar las fichas que dicha entidad lo indique. Contar con un encargado de apoyo que ayude a recabar toda la informacin de inscripcin en la SUNAT.

Mecanismo de seguimiento y control:

El encargado de apoyo estar informando al gerente sobre los documentos faltantes para que pueda inscribirse a la SUNAT, y no retrase sus dems actividades.

Proveedores no entreguen a tiempo los muebles y enseres.Objetivos estratgicos: Suministros de material a tiempo para la culminacin de actividades. Evaluacin de proveedores. Programacin de compras oportunas.

Problemas a solucionar: La entrega tarda de los muebles y enseres por las inconveniencias tenidas por los proveedores.Acciones a desarrollar: Correcta evaluacin de proveedores, teniendo en cuenta: Formas de pago, Fechas de entrega, garantas, cercana del lugar. Realizar un anlisis comparativo entre proveedores. Programar las compras a tiempo para evitar retrasos de entrega.Asignacin de responsabilidades y recursos: El responsable ser el programador de compras, para que tenga a tiempo su pedido y prevea el riesgo antes mencionado. Asignacin de recursos para el oportuno pedido.

Mecanismo de seguimiento y control: Se tendr informado al gerente del proyecto de cmo va la entrega de los suministros y enseres, para que con esto, pueda tomar acciones si as lo requiere.

Retrasos en la realizacin de la inspeccin por parte de defensa civilObjetivos estratgicos:

Contar con la informacin necesario para enviar la solicitud para la inspeccin. Acordar bien las fechas en que se realizara la inspeccin.


Mala coordinacin en las fechas en que se debe realizar la inspeccin por parte de Defensa Civil.


Realizar la solicitud a tiempo e indicando las fechas correctamente. Tomar en cuenta cualquier complicacin que se pueda presentar en las fechas que se requiere la inspeccin.

Asignacin de responsabilidades y recursos:

Contar con un encargado que se encargue de enviar la solicitud y coordinar bien las fechas con Defensa Civil para la inspeccin.


El encargado de apoyo estar informando al gerente sobre las complicaciones que se puedan presentar o si se debe cambiar la fecha de la inspeccin.

Contratiempos en el trmite de la licencia de funcionamiento en la MunicipalidadObjetivos estratgicos:

Contar con la informacin necesario para realizar los trmites para obtener la licencia de funcionamiento. Tener todos los requisitos que establece la Municipalidad para obtener la licencia. Agilizacin de los trmites en la Municipalidad para evitar contratiempos que afecten el plan del proyecto.


Los retrasos en el proceso de trmite en la Municipalidad.


Ir a las oficinas de la Municipalidad para pedir los requisitos que se necesitan para realizar el trmite anticipadamente. Hacer una lista de los requisitos con los que se cuenta y los que no, e ir haciendo la gestin para conseguirlos. Estar al pendiente con las fechas en que se necesitan entregar los requisitos.


El gerente por ser titular es el encargado de presentar todos los requisitos a la Municipalidad, as mismo llenar y firmar todo lo que sea necesario. Contar con un encargado de apoyo que ayude a recabar toda la informacin del trmite en la Municipalidad.


El encargado de apoyo estar informando al gerente sobre los documentos faltantes para que se pueda concluir con el trmite sin ningn contratiempo.

Equipos en mal estado que tengan que ser devueltosObjetivos estratgicos:

Conseguir proveedores en los que se pueda confiar plenamente con trayectoria y prestigio. Conocer los equipos antes de ser llevados a las instalaciones del Instituto.


Evitar que los equipos que lleguen a las instalaciones del Instituto, no se encuentren en condiciones ptimas.


Conocer ms sobre el proveedor que se ha elegido para que nos proporcione los equipos que se necesitan Verificar cules sern los equipos que se han comprado y si se encuentran en ptimas condiciones paras ser utilizados.


Contar con un encargado capacitado que vaya al lugar donde se encuentran los equipos y verifique su condicin antes de que sean enviados a las instalaciones de la Institucin.


El encargado deber entregar un reporte de como encontr los equipos antes de ser enviados y tambin de cmo llegaron a las instalaciones del Institucin Tecnolgica, tambin antes de que sean manipulados por nuestros trabajadores.

BIBLIOGRAFIA Fundamentos de la Direccin de Proyectos, 5. Edicin. (Gua del PMBOK) IEEE Std 1012-2004 (Revision of IEEE Std 1012-1998) Carreras y Mundo del Trabajo, http://www.futurolaboral.cl Procedimiento del Sistema Integrado de Gestin: Planificacin de la Calidad, http://www.isos.cl/DOC/WebPSIG022Rev3.doc ANEXOS

plan de riesgos

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