plan de comunicación gobierno municipal de la guardia

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PLAN DE COMUNICACIÓNGobierno Municipal de La Guardia

Santa Cruz - BoliviaFebrero de 2010

PLAN DE COMUNICACIÓN

GOBIERNO MUNICIPAL DE LA GUARDIA

Autor: Conrado J. Gómez

Edición: Rubens Barbery Knaudt

Ruddy Cuellar Rivero

Nuria Morán Estévez

Diseño: Arlete Mendizabal Vaca

Diagramación: Imprenta Arte y Sol

Fotografías: Gobierno Municipal de la Guardia y CEPAD

Primera Edición: Febrero de 2010

Impresión: Imprenta Arte y Sol

Gobierno Municipal de La Guardia

La Guardia (Km 20)

Teléfono: (591-3) 3840019 / 20

Fax: (591-3) 3840334E-mail: [email protected]

Web: www.laguardia.bo

Centro para la Participación y el Desarrollo Humano Sostenible (CEPAD)

Av. Paraguá, Calle Las Cuquizas Nº 46, Esq. Tapití

Edificio Coral, Dpto. 3 A

Telf. Fax (591-3) 3645805 /06 /32

Email: [email protected]

Web: www.cepad.org

Esta publicación cuenta con el apoyo de:

CEPADwww.cepad.org

BOLIVIA

Fondo Extremeño Local

de Cooperación al Desarrollo



Carlos Hugo Molina Saucedo

Presidente CEPAD

Nos interesa insistir en la cualidad que aporta aplicar la Filosofía de laGallina. La pata, cuando pone un huevo, lo hace en silencio, la gallina,canta. Se trata de una metáfora que trasladada a la comunicación, seríacomo un acto de transparencia y devolución. Aquí está lo que estoyhaciendo, compártanlo conmigo.

Cómo llegar de la mejor manera y con oportunidad a los ciudadanos yciudadanas de una comunidad, importa una doble condición: el tener quécompartir, y el saber hacerlo. Ambas condiciones políticas le dan a lagestión pública la posibilidad de la continuidad y del respaldo conscientede la población. Las dos condiciones, además, importan acción, resultados,evidencias.

El poner en valor lo realizado, y devolvérselo a la gente con la cual se lohizo, le pone el sello que nos interesa relievar a la hora de hablar de unMunicipio Escuela.

Hemos encontrado que existe un reconocimiento social muy especial aquién logra comunicar bien. Esa es una cualidad que requiere ser desarrollada pues no hace a la práctica habitual de la gestión municipal.

Los Manuales de Fortalecimiento Municipal tienen particular preocupaciónen la rendición de cuenta ante los órganos de Control Público, necesariospara evitar sobresaltos en el momento de demostrar la correcta utilizacióny descargo de los recursos administrados; sin embargo, la rendición finala la gente tiene dos etapas previas: con cuánto se lo hizo y cómo se lohizo. La segunda condición, hace al estilo de gestión que nos interesafortalecer.

Un Paso a la Excelencia



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Conrado J. Gómez (Cáceres, 1980) es Licenciado en Periodismo por la

Universidad Pontificia de Salamanca (2002) y Especialista Universitario

en Cooperación al Desarrollo por la UEx. Compagina su trabajo en

Instituciones Públicas con cargos de responsabilidad en el ámbito privado.

A través de FELCODE ha desarrollado con anterioridad el Plan deComunicación de la Mancomunidad del Río Caine (2007) y colaborado

activamente en el Plan de Dinamización Turística de Porongo (2006).

Actualmente trabaja en el Gabinete de Prensa de Diputación de Cáceres

y es Director General de Soluciones Globales de Comunicación AVP,

editora del semanario de información Avuelapluma.

En este punto, la comunicación adquiere una importancia vital de cara a

la fortaleza de los sistemas democráticos. El diseño de un Plan de

Comunicación sienta las bases de una política de información eficaz y

permeable para con la sociedad en la que se inserta. Si es verdad que loque no tiene espacio en los medios de comunicación es como si no

existiera, no es menos verdad que sin una estrategia definida es irrelevante

ocupar espacio en la agenda pública.

La puesta en marcha de este Plan de Comunicación permitirá a la Guardia

seguir avanzando para alcanzar cotas más altas de eficacia y responsabilidad

pública.

Comunicación con sentido como eje transversal de nuestra institución.

Perfil del Autor

Conrado J. Gomez



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IV. Imagen corporativa.

Realmente no hay una fórmula mágica para definir exactamente qué es

y cómo se construye la imagen corporativa de una institución. De hecho,antes incluso de empezar a construirla ya ocupa un determinado espacio

en la mente de nuestro público objetivo, que en este caso de La Guardia

es la ciudadanía en general. Sin ahondar demasiado en análisis teóricos,

baste diferenciar tres conceptos:

Identidad: Es lo que le hace ser quién es y le diferencia de las demás

Instituciones. En este caso podríamos hablar de la distinción MunicipioEscuela.

Comunicación: Es todo lo que una determinación dice a su público,

sirviéndose de herramientas internas y externas.

Realidad: Es todo lo tangible e intangible que nos sirve para construir la

imagen de la institución.

V. Análisis del logotipo.

En este logo observamos claramente que se trata del Gobierno Municipal

de La Guardia, y observamos el edificio de la Alcaldía. La imagen, es

demasiado institucional, y no parece representar al municipio, sino

exclusivamente a la Institución que lo representa.

III. Análisis de la organización estructural de la Alcaldía.

Como ya hemos mencionado anteriormente, tendríamos dos niveles

organizacionales en la Alcaldía, uno que se expresaría de forma verticaly otro de forma horizontal. Esto es, cómo se relacionan las diferentes

Direcciones entre sí y cómo se articulan con los órganos Ejecutivos y

Legislativos de la Honorable Alcaldía.



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VII. Comunicación Interna.

Se trata de la comunicación que se establece con las personas que integran

una determinada institución. Como ya hemos visto, el objetivo fundamentales que los empleados asuman como propios los fines globales de la

organización.

A. Creación de un Departamento de Comunicación.

Después de analizar el organigrama de la Alcaldía de La Guardia, la

primera conclusión que obtenemos es la necesidad de crear una UnidadComunicacional que seleccione y difunda las acciones susceptibles de

difundir a los medios; establezca relaciones cordiales con éstos, y trabaje

en el fortalecimiento de la comunicación interna.

El carácter debe ser transversal a pesar de situarse orgánicamente en la

estructura administrativa. Tangencial a todas las direcciones y en todas

las áreas, el feedback (retroalimentación) que se establezca es fundamental.

i. Objetivos del Departamento de Comunicación

Como todas las estrategias de comunicación, sólo resultarán efectivas si

las dotamos de recursos humanos y materiales. Por esta razón, antes de

continuar con el Plan de Comunicación, sugerimos que se cree la citadaárea de comunicación con los siguientes objetivos:

VI. Creación de un logotipo.

Desarrol lamos en una primera fase el siguiente logotipo:

En este caso dotamos a la imagen de información cromática (verde y

naranja). Iba destinado a la campaña de Alimentación Escolar Gratuita.

Podemos analizar múltiples lecturas, pero todas ellas transmiten frescura

y vitalidad.

En una segunda fase:

Al final del proceso obtuvimos la imagen definitiva del municipio de La

Guardia, pues representaba todo aquello que busca la Honorable Alcaldía

Municipal. Unimos a la imagen el eslogan Avanzamos Juntos y el resultado

ha sido tremendamente satisfactorio. Si analizamos bien el diseño podremos

diferenciar tanto una figura humana en movimiento como la doble vía,símbolo del desarrollo de La Guardia.



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Ir haciendo acopio de la información susceptible de ser publicada en

nuestros medios.

Atender el tablón de anuncios y generar retroalimentación con las

Direcciones que nutren de información a través de reuniones periódicas

con sus responsables.

Diseño de material promocional del municipio y La Alcaldía.

Producción de jingles radiales.

A largo plazo:

Aumentar la presencia mediática de La Guardia.

Posicionar la imagen de la gestión municipal fuera de sus fronteras.

Rentabilizar las herramientas generadas en el tiempo.

Realizar una memoria anual de prensa para el Honorable Alcalde.

Proponer nuevas estrategias de comunicación.

Preparar la Agenda Pública del Alcalde y enviarla a los Medios para que

estén al tanto de su actividad y sepan dónde encontrar información.

Emitir notas de prensa con las actividades que genere La Guardia.

Enviar convocatorias a los medios de comunicación para que cubran los

eventos que acontezcan en La Guardia.

Ser el nexo de unión entre medios y Alcaldía para cualquier tipo de

necesidad que estos demanden.

Tomar archivo fotográfico de las actividades de La Guardia.

Actualizar diaria o semanalmente la página web.

Postear información en las redes sociales.

Recoger los afiches de las diferentes Direcciones y despachar con el Alcalde aquello que pueda ser susceptible de publicarse.

A medio plazo:

Mejorar las relaciones con los medios de comunicación (lo bueno siempre

puede ser mejor).

Llevar a cabo un listado de medios de comunicación que operen en el

ámbito del municipio a fin de conocer qué personas son las responsables.

Generar herramientas propias del municipio de La Guardia y de su

Honorable Alcaldía, tales como una publicación gratuita de ámbito

municipal.



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ii. Intranet.

Como su término expresa, hablamos de crear una comunidad virtual de

puertas hacia adentro para que los miembros de la organización interactúen

y puedan compartir información útil. Las herramientas que se pueden

habilitar dentro de la intranet son diversas: desde un banco de buenas

prácticas, hasta un Chat interno (actualmente existe). Lo más interesante

sería poder colgar documentos en red para tenerlos en común.

C. Flujo de comunicación interna.

Pasos entre información y noticia.

Todo lo que se genere dentro de la Institución no es siempre noticia. Por

esta razón el departamento de prensa será el encargado de filtrar aquello

susceptible de gozar de cobertura en los medios y aquello que pertenece

exclusivamente al ámbito privado de la organización. Es este departamento,

pues, el que debe dar los pasos adecuados entre información y noticia,sin olvidarnos de que tenemos la capacidad de generar una noticia a partir

de un informe o incluso de una declaración del Honorable Alcalde sobre

un tema de actualidad.

MEDIOS QUE OPERAN EN EL ÁMBITO DEL MUNICIPIO DE

LA GUARDIA

B. Herramientas de Comunicación Interna.

i. Tablón de anuncios y/o sugerencias.

Su misión fundamental es interactuar con los trabajadores de la organización

y fortalecer el sentimiento de pertenencia a un colectivo. No debemos caer

en un error común y utilizar el tabló exclusivamente para circulares internas.

Debemos exponer elementos positivos que refuercen la generación de

información de las distintas Direcciones. Así, si se publicase una noticia

en un medio gracias a la información aportada por una Dirección,

el responsable de prensa deberá colocar el recorte de prensa en el tablón

de anuncio para alcanzar notoriedad interna.



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D. Justificación

Como en todas las Instituciones y organizaciones, la comunicación debe

estructurarse en torno a un proceso, que es donde se genera un determinadoacontecimiento en noticia. Así, si conseguimos generar un flujo de

información transparente y eficaz, el Municipio de La Guardia y su Honorable

Alcaldía alcanzarán mayores beneficios sociales.

El proceso de información debe ser intuitivo y espontáneo para que no

suponga un esfuerzo añadido para el trabajador. De esta forma

desarrollaremos una corriente comunicacional entre las diferentesDirecciones y Departamentos con la Secretaría General, y viceversa, a

través de la publicación en el tablón de anuncios.

La ficha responde a lo que se denomina en términos de comunicación las

5 W, que no es más que responder a los términos en inglés: What, Who,

Where, When, Why. Es decir, qué, quién, dónde, cuándo y por qué. Con

esta estructura se pretende ofrecer la información necesaria para poner

en pie una noticia, obteniendo qué parte de un acontecimiento puede ser

noticiable. En este caso las Direcciones se encargarán de recabar

diferente información entre sus departamentos para después elevarlos

convenientemente a la Secretaría General, donde se analizará cuál es la

forma más conveniente de darle salida.

Dirección.

Departamento.

Qué/ Hecho

Área que organiza o ejecuta

Dónde

Cuándo

Por qué es importante para el Municipio

Para qué

Cómo

Información complementaria

FICHA INFORMATIVA



Este sencillo cuestionario se completaría por todo aquel que generase

información en la Alcaldía y seguiríamos el siguiente flujo de información:

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VIII. Comunicación Externa.

Por comunicación externa entendemos todas aquellas acciones que nos

relacionen con los medios de comunicación y con la opinión pública.Ciertamente sólo puede existir una buena comunicación externa si la

interna funciona correctamente. Por eso, si no se da la primera no puede

darse la segunda. El Plan de Comunicación del municipio de La Guardia

se basa sobre todo en generar herramientas referidas a la interna y en

generar, más tarde, los cauces adecuados para que pueda canalizarse

correctamente a los medios de comunicación.

A. Herramientas de Comunicación Externa.

i. Página Web.

Actualmente el municipio de La Guardia dispone de una página web que

se encuentra en proceso e implementación (www.laguardia.bo). Aunque

aparentemente puede cumplir las expectativas iniciales de la Institución,

de un tiempo a esta parte se han convertido en una de las herramientas

de comunicación externa más poderosas. En primer lugar porque su

público objetivo se cuenta por miles de millones de personas, y en segundo

lugar, porque a través de los buscadores no necesitamos saber exactamente

el nombre del website.

Para desarrollar una buena página web deberíamos plantearnos inicialmente

qué información nos gustaría encontrar como usuarios del website. Diremos

que una buena página web debe ser sencilla, intuitiva y útil.

Algunos elementos que debe contener:

Noticias. Actualización permanente para percibirlo como un espacio vivo.



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Características técnicas sugeridas

Número de páginas: 16 páginasGramaje: 48, 8 gr/m2, papel prensa

Full color Número de ejemplares: 3.000- 5.000 unidadesFormato: TabloidePeriodicidad: Mensual

Diseño de la cabecera

La cabecera se ha diseñado sirviéndonos del nuevo logo del Municipio

Avanzamos juntos. Los colores se corresponden igualmente al logotipodel municipio: verde y naranja. Se propone un diseño atractivo y sugerentepara el lector.

En esta propuesta de diseño podemos ver que se trata de una publicación

atractiva para el lector, donde las políticas activas del Gobierno Municipal

pueden presentarse de una forma atractiva y sugerente. La propuesta se

basa en un diseño full color para impactar. Así, podemos ver el predominiode la imagen sobre la información, pues nos interesa captar la atención

y poder generar fidelidad en nuestro público objetivo.

iii. Redes sociales (FB y Twitter)

Algunos los conocen como los cauces de comunicación no formal pero

lo cierto es que últimamente se han convertido en el mejor escaparate.Su uso es tremendamente intuitivo, y la responsabilidad correrá a cargo

del área de comunicación, que posteará las actividades de La Guardia y

su Alcaldía de forma breve y concisa.

iv. Notas de prensa

Sirven para difundir a los medios de comunicación de algo que pueda ser

susceptible de publicarse, radiarse o televisarse. Deben tener un contenido

informativo real y una estructura piramidal con claridad y precisión. Son

de enorme utilidad, pues normalmente los medios de comunicación no

disponen de personal suficiente para desplazar a profesionales hasta el

lugar del acontecimiento.



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EJEMPLO DE NOTA DE PRENSA

VISITA DESINFECCIÓN COLEGIOSPROTECCIÓN CIVIL GRIPE A

al municipio de La Guardia, como un territorio en constante movimiento

y desarrollo.

Debe ser conciso y contener exclusivamente datos útiles como el tipo ylugar del acontecimiento, la hora, etc.

La Guardia garantizará la salud de 15 mil escolares gracias a suprograma de desinfección de los Centros

Educativos

El Honorable Alcalde de La Guardia, Jorge Morales, inauguró hoy lacampaña de desinfección de los centros escolares con la visita a laprimera unidad educativa donde comenzarán a trabajar los técnicossanitarios. Hemos comenzado con los más jóvenes para que el virusH1N1 no se propague en las aulas, manifestó el Alcalde a laspreguntas de los periodistas congregados allí.

La campaña de desinfección que organiza la Honorable Alcaldía seinserta dentro de una serie de medidas preventivas que se llevarán acabo en el municipio. Así, una vez que los centros hayan terminado elproceso, se procederá a la desinfección de las Casas de Cultura y losPabellones Deportivos para evitar una posible transmisión en loslugares de concentración masiva de la población.

v. Agenda Pública

Enviaremos a los medios de comunicación siempre un día antes aquellasactividades que el Honorable Alcalde desempeñe con motivo de su cargopúblico. Esto nos servirá para mantener siempre nutridos a los medios de

comunicación, y presentar al Alcalde, la Honorable Alcaldía y, por ende,

EJEMPLO DE AGENDA PUBLICAViernes, 14 de Agosto de 2009

El Honorable Alcalde del Municipio de La Guardia, Jorge Morales,

estará mañana presente en los siguientes actos:

A las 10.45 Hrs. asiste en la comunidad de San José a la

Coronación Canónica de la Virgen de la Blanca, patrona de la

comunidad.

A las 23.00 Hrs. ofrece en Villa Rosario (Plaza popular) el pregón con

motivo de las fiestas patronales.

vi. Convocatoria de Medios

Su uso es diferente al de la nota de prensa. Sirve para convocar a los

medios a un determinado acto, normalmente a una rueda de prensa donde

se pretende aportar información más extensa sobre algún acontecimiento.



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IX. Conclusiones

Como decíamos en la introducción de este documento, no existen Planes

de Comunicaciones idénticos, pues las realidades que reflejan son siempreheterogéneas. Esto es, no hay una fórmula mágica para diagnosticar a

todos los pacientes. Cada caso requerirá una observación singular a fin

de proveer las herramientas que se adapten a las necesidades concretas

y coyunturales de la organización. Huyamos de todas aquellas recetas

que se presenten ante nosotros como la panacea salvadora de la

comunicación. Podemos conocer el contexto, pero la comunicación - como

un sastre debe tomar medidas antes de ponerse a coser.

En este documento hemos tratado de acercarnos a la realidad del municipio

en profundidad, pero la limitación del tiempo de pasantía condiciona un

conocimiento pormenorizado de la Institución. Dicho esto, el trabajo aquí

descrito es altamente pragmático con un estudio de partida del estado de

la comunicación en el momento presente. Este Plan de Comunicación

aprovecha el camino andado hasta ahora y pone en valor herramientasclave para diseñar una estructura temporizada, es decir, con objetivos a

corto, medio y largo plazo.

Generemos un código de buen uso del departamento de comunicación.

Entendamos que cuando los diferentes departamentos acudan con diligencia

al departamento de prensa y/o comunicación no sólo se beneficiará una

determinada área, sino el conjunto de la Alcaldía y el Municipio de La

Guardia. Si ganamos en visibil idad, ganaremos también en

democracia y participación ciudadana.

La convocatoria de medios debe ser concisa y directa y ha de dejar claro

a qué se convoca a los medios. No debemos desvelar demasiado sobre

el contenido de la rueda de prensa, porque corremos el riesgo de que no

vayan los medios. Como a menudo ocurre, enviamos más tarde la notade prensa, adjuntando imagen del acto.

CONVOCATORIA

FIRMA DE CONVENIO

Martes, 2 de FEBRERO DE 2010Lugar: Gobierno Municipal de La Guardia

Hora: 11.00 horas

El próximo Martes, 2 de Febrero, a las 11.00 horas, se procederá a la

firma del Convenio de Colaboración entre el Gobierno Municipal de La

Guardia y el Consejo de Participación ciudadana de Santa Cruz.

A la presentación asistirán:

El Alcalde Municipal de La Guardia, Jorge Morales. La Presidenta del

Consejo de Participación Ciudadana de Santa Cruz, señora Estela Cuellar.



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La puesta en marcha de este documento implica una actitud positiva.

Conlleva planificar en el tiempo nuestras acciones para rentabilizar ese

proceso de cambio. El análisis de la comunicación horizontal nos permitirá

tejer una red fluida entre los distintos departamentos y favorecer elsentimiento de pertenencia a una realidad superior, como la

propia institución. Una cohesión que debe transmitirse en la permeabilidad

de la información y la transparencia.

Este documento deja patente la necesidad de la creación de una Unidad

de Comunicación dentro del Honorable Ayuntamiento de La Guardia, pues

la cantidad de información y acontecimientos que éste genera haceimprescindible que se destinen recursos humanos y una estructura

organizacional propia para proyectar la imagen de la institución hacia el

exterior y convertir información en noticia.

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CENTRO PARA LA PARTICIPACIÓN YEL DESARROLLO HUMANO SOSTENIBLE

CEPADwww.cepad.org

BOLIVIA

QUE ES CEPAD

El Centro para la Participación y el Desarrollo Humano Sostenible (CEPAD)

es una institución que presta apoyo, asistencia y asesoramiento a losactores públicos, privados y de la sociedad civil en general en temas dedesarrollo humano, económico y sostenible.

Institución acreditada por diversos organismos nacionales e internacionales,entre ellos la OEA mediante resolución Nº CP/RES. 759 del 08 de noviembrede 2000.

MISIÓN INSTITUCIONAL

El CEPAD tiene como misión promover el desarrollo económico, humanoy Sostenible, fortaleciendo la capacidad de gestión de los procesos dedescentralización local en participación social

EQUIPO CEPAD

Carlos Hugo Molina SaucedoRubens Barbery Knaudt

Victor Hugo Acosta OrtegaJuan Carlos Borja RománCelín Céspedes AyalaSaira Soledad Duque MorenoPaúl García BejaranoÁngel Holguín JimenezSandra Martínez CanteroLarry Alberto MontañoIsmael Quintana VilaMaría Eugenia Ribera Bonardi

Geovanna Terceros Terceros

Roberto Barbery AnayaRuddy Rolando Cuéllar Rivero

Cecilia Bruno VelascoJuan Pablo CoimbraAbel Castillo MolinaJosé Espinosa de Los MonteroDaniela Galarza AlcocerSebastián Molina BarberyArlete Mendizabal VacaJosefa Putaré MéndezSusana Rojas PedrazaShirley Sandóval Romero

Shadimar Zabala Selum

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