plan de comunicación interna de la biblioteca de la...

Plan de Comunicación Interna de la Biblioteca de la UNED

Biblioteca de la UNED- Plan de Comunicación Interna

ÍNDICE 1. Introducción 2. Misión 3. Visión 4. Análisis y diagnóstico de la situación actual de la comunicación

interna en la Biblioteca de la UNED 5. Análisis DAFO: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades 6. Definición de las líneas estratégicas del Plan de Comunicación

Interna 7. Objetivos estratégicos y objetivos operacionales 8. Evaluación del Plan de Comunicación Interna Herramientas de comunicación Grupos de Trabajo y de Mejora Bibliografía Anexos documentales

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1. Introducción

A día de hoy, la comunicación interna es una herramienta de transmisión de

las nuevas creencias y valores organizativos, y por ello constituye un instrumento esencial en la gestión del cambio y en la modernización de las organizaciones.

El objetivo de la comunicación interna es que todas las personas que trabajan en una organización conozcan cuáles son sus proyectos y sus resultados, conseguir un clima de integración e implicación en los proyectos e incrementar la motivación y participación de todo el personal. Puede considerarse, además, el soporte y la base de la comunicación externa de la organización hacia sus usuarios/clientes, ya que mediante ella se consigue transmitir una imagen positiva hacia el exterior.

Es importante destacar un aspecto de la comunicación interna y es que va

más allá del mero intercambio de información y presupone una voluntad de suscitar una reacción, en forma de respuesta o comportamiento por parte del receptor o receptores de la misma. Otro aspecto clave del proceso de comunicación es el fenómeno de la retroalimentación, que dota al proceso de una perspectiva bidireccional, al permitir de un lado, la verificación de la efectiva comprensión del mensaje y del otro la interacción entre los intervinientes, facilitando la influencia recíproca entre los mismos. Según Nuria Saló1, “la comunicación interna se fundamenta en los siguientes puntos:

• aumentar la cultura de la organización • la implantación de nuevos instrumentos y métodos de trabajo • una definición precisa y cualitativa de los puestos, tareas y funciones • gestionar la integración y sinergia de todos los servicios, trabajos y niveles

de la empresa • la adaptación permanente a los cambios y a la toma de decisiones • una buena estrategia de aplicación, a partir de los responsables, a todos los

niveles de actuación • asegurar la calidad total • el conocimiento de las culturas que la componen • asegurar la gestión, el trato y la difusión de los sistemas de información y de

comunicación • el uso de unos medios adecuados”

Centrándonos en el ámbito de las administraciones públicas, como señala Zarco Martín2, éstas se caracterizan por compartir una cultura en la que predomina la formalización, la estabilidad y el control. Como consecuencia, presentan una estructura fuertemente jerarquizada, con tendencia a la centralización y a dotarse de reglas y procedimientos fijos.

1 SALÓ, NURIA. “La comunicación interna : instrumento fundamental de la función directiva” http://www.losrecursoshumanos.com/comunicacion-interna.htm [consultado 06/02/2008]. 2 ZARCO MARTÍN, V. Flujos y barreras de comunicación. En: RODRÍGUEZ FERNÁNDEZ, A. (Ed.) Los recursos humanos en las administraciones públicas. Madrid: Tecnos, 1995.

2

http://www.losrecursoshumanos.com/comunicacion-interna.htm


Según Pastor Albadalejo, las consecuencias que este modelo presenta para la comunicación interna son las siguientes3:

• tendencia a concentrar el máximo de información posible en los niveles superiores, ya que la información se suele interpretar como un recurso de poder, lo que conduce a una situación poco propensa a la transparencia

• predominio abrumador de los flujos de información descendentes (desde los niveles jerárquicamente superiores a los inferiores)

• escasa formación en la materia, por parte de los actores implicados en el proceso comunicativo, especialmente cuadros medios y directivos, cuyo papel es clave

• distorsiones en la información al fluir a través de los distintos niveles de mando de la organización

• carácter excesivamente reglado de las comunicaciones oficiales • proliferación de canales informales de comunicación paralelos entre

los trabajadores (rumores).

El resultado es un panorama poco favorable para la comunicación interna dentro de las administraciones públicas, que puede generar, en opinión de la citada autora, un ambiente entre los empleados públicos presidido por el individualismo, la no participación, la desinformación, la desmotivación, etc. Todo ello con los consecuentes efectos negativos para el funcionamiento de la organización. Se puede afirmar que tradicionalmente las bibliotecas universitarias4, y entre ellas la de la UNED, han participado de esta situación general, presentando importantes carencias en el plano de la comunicación interna. Para subsanar esta situación se ha generalizado entre las mismas la sistematización de sus procesos de comunicación interna, a través de los correspondientes planes de comunicación. Por otro lado, el contexto que viven actualmente las bibliotecas universitarias se ve condicionado por factores tales como los nuevos requerimientos del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), la necesidad de convertirse en CRAIs (centros de recursos para el aprendizaje, la docencia y la investigación), las nuevas demandas de los usuarios y los continuos cambios tecnológicos. Este panorama variable hace que sea más necesario que nunca incrementar la capacidad de adaptación de las bibliotecas y, para lograrlo, la comunicación interna constituye una herramienta imprescindible. En este sentido el presente Plan de Comunicación Interna se presenta como una herramienta que, en manos de la Dirección de la Biblioteca, pueda contribuir de alguna manera no sólo a mejorar la gestión sino, en última instancia, servir para ayudar a dirigir el cambio y la modernización de la misma.

2. Misión El Plan de Comunicación Interna de la Biblioteca de la UNED tiene como misión establecer, incrementar y potenciar los flujos de información internos en todas las direcciones (descendente, ascendente y horizontal), para mejorar la calidad del servicio y aumentar el grado de participación, satisfacción y compromiso de todo el personal.

3 PASTOR ALBALADEJO, Gema. “La comunicación interna: ¿una asignatura pendiente en nuestras administraciones públicas?”. Capital Humano. nº 153 (marzo 2002), p.74-78. 4 Informe de Rebiun sobre Comunicación Interna en las Bibliotecas Universitarias, 2002

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3. Visión La visión que informa este Plan de Comunicación Interna se resume en los siguientes puntos: • integrar la comunicación interna en los procesos de toma de decisiones y en la

gestión de proyectos, esto es, en las fuentes de información de carácter estratégico

• convertir la comunicación interna en un instrumento de gestión de los recursos

humanos, con vistas a conseguir una prestación eficaz y eficiente de servicios de calidad

• subordinar la comunicación interna de forma dinámica y organizada a los

objetivos, planes y proyectos que emergen de la Dirección para asegurar el conocimiento interno, favorecer el desarrollo de la imagen de la Biblioteca hacia el exterior y servir como vehículo para la transmisión de valores organizativos

• facilitar la introducción de cambios, nuevos objetivos, valores y pautas para

mejorar el servicio de Biblioteca • utilizar la comunicación interna como instrumento que sirva para potenciar la

participación de los trabajadores, aumentando así su grado de satisfacción y compromiso con el trabajo.

4. Análisis y diagnóstico de la situación actual de la comunicación

interna en la Biblioteca UNED

Los expertos en recursos humanos consideran que, para establecer la estrategia de comunicación en el seno de una organización, es necesario realizar previamente un estudio riguroso mediante análisis e informes, que permita conocer exactamente cuál es el estado de la comunicación en el marco de dicha organización. Es preciso conocer cuáles son las prácticas de comunicación en funcionamiento, sus puntos fuertes y débiles, sus deficiencias, la influencia del estilo de dirección y su liderazgo en los empleados, la imagen institucional interna, la motivación y las opiniones, las contradicciones, los tipos y la cantidad de información que se recibe y las demandas que se generan, así como las culturas y subculturas internas. De este modo, para poder realizar el análisis y diagnóstico de la situación actual de la comunicación interna en la Biblioteca de la UNED, se han tenido en cuenta los siguientes elementos:

• las impresiones y opiniones del personal sobre la comunicación interna • un análisis realizado por parte del Grupo de Mejora de la Comunicación de

la misma y de sus principales notas características Para conocer la opinión de los trabajadores de la Biblioteca de la UNED, se ha realizado una encuesta entre los mismos, sobre aspectos relacionados con la comunicación interna. En el Anexo se adjunta el modelo de encuesta distribuido entre el personal, así como los resultados obtenidos. Cabe destacar la elevada participación, un 65 % en media, con un máximo en el caso de los becarios (75%) y un mínimo en el de los técnicos (45%). Este dato revela un importante interés por parte de la mayoría del personal en las cuestiones relativas a la comunicación en el seno de la Biblioteca:

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PARTICIPACIÓN

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E. DIRECTIVO AYUDANTES TÉCNICOSADMINISTRACIÓN ORDENANZAS BECARIOS MEDIA PARTICIPACIÓN

En líneas generales, los resultados se pueden sintetizar en las siguientes notas:

• elevada participación, un 65% del personal en media, lo que denota un interés considerable entre el personal por el tema

• la impresión de que ya existen suficientes herramientas de comunicación es alta en los niveles superiores y tiende a decrecer al descender por la escala

• grado de conocimiento y uso de los instrumentos de comunicación muy desigual según categorías laborales. Considerablemente más alto en los niveles superiores, pero en general muy elevado

• las herramientas mejor conocidas y valoradas son, por este orden: la intranet, el boletín, la lista de distribución, las jornadas y BibUNED (revista de la Biblioteca)

• la percepción de estar bien informado de las novedades que se producen en la Biblioteca está a un nivel medio, pero tiende a disminuir según se desciende por la escala

• el conocimiento de las actividades de unidades ajenas a la propia se mantiene a un nivel medio-bajo, y tiende a disminuir en las escalas inferiores

• conciencia generalizada de la existencia de problemas de comunicación horizontal (entre unidades)

• acuerdo, bastante generalizado, de que la información tiende a fluir, de manera predominante, de arriba hacia abajo

• exceptuando el nivel directivo, el uso de canales informales de comunicación se encuentra bastante extendido

• la valoración de la importancia de la propia opinión sobre la Biblioteca está a un nivel medio, exceptuando a los niveles directivos donde es alta

• el sentimiento de que es posible hacer llegar fácilmente sugerencias y aportaciones de interés a los niveles directivos se mantiene a un nivel medio, aunque tiende a disminuir según se desciende en la jerarquía con

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un máximo en el personal directivo y un mínimo entre el personal de administración

• el sentimiento de que es posible hacer llegar fácilmente sugerencias y aportaciones de interés a los Jefes de Sección está a un nivel medio-alto, aunque también tiende a disminuir según se desciende en la jerarquía, llegando a un mínimo entre los becarios

Teniendo en cuenta los resultados de la encuesta anterior, el Grupo de Mejora

ha realizado su propio análisis respecto a la comunicación interna. Para lo cual ha examinado los siguientes puntos:

• la existencia o no de una planificación previa • los flujos de información existentes • las herramientas y recursos tecnológicos para la comunicación

disponibles • la existencia o no de una cultura en la institución que fomente los

flujos comunicativos en todos los sentidos Llegando a las siguientes conclusiones: Respecto del primer punto, la planificación previa, hay que señalar que no consta que existan experiencias anteriores de elaboración de planes de comunicación interna en la Biblioteca de la UNED. En cuanto a los flujos de información en la Biblioteca, se caracterizan por:

• ser predominantemente descendentes y la casi total ausencia de retorno

(feedback) desde los niveles inferiores a los superiores • la virtual inexistencia de flujos de información ascendentes • la existencia de problemas en los flujos de información horizontales,

entre las distintas Secciones, en correspondencia con un modelo organizativo que tiende a ser poco flexible y excesivamente compartimentado

• la escasez de canales que permitan la implicación del personal no directivo en la planificación de la Biblioteca o en su mejora

Sobre las herramientas y recursos tecnológicos para la comunicación interna:

• existen herramientas de comunicación interna:

i. Intranet ii. Lista de distribución iii. Jornadas de Biblioteca iv. Boletín de novedades v. Revista de la Biblioteca, BibUNED (no funciona actualmente)

• las anteriores acusan una desigual historia y un distinto grado de consolidación en su uso

• hasta la fecha no se ha dado una evaluación sistemática y continua del impacto real de estos medios sobre el personal

• existen recursos tecnológicos para la comunicación, de uso ya consolidado:

i. todos los trabajadores disponen de correo electrónico propio, incluidos los becarios que tienen su cuenta de correo como estudiantes

ii. se tiene acceso a un servidor propio y un gestor de contenidos para sostenimiento de la Intranet

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Del análisis de la cultura de comunicación existente en la Biblioteca, las notas sobresalientes son:

• ausencia de tradición de participación por parte de los trabajadores • escasa respuesta del personal, lo que desalienta la realización de nuevas

iniciativas e impide valorar la efectividad de la comunicación • ambiente de desconfianza ante la posibilidad de destacarse en un sentido

negativo • resistencia e inercia frente a los cambios que puedan suponer una

ruptura de los esquemas tradicionales • escaso desarrollo del espíritu de cooperación entre las diferentes

Secciones y Bibliotecas Sectoriales En definitiva, la situación descrita, respecto de la comunicación interna en el

seno de la Biblioteca, es susceptible de sensibles mejoras. Con ellas podría incrementarse su capacidad de respuesta ante los cambios y sus posibilidades de adaptación ante un entorno sometido a una evolución constante.

Paralelamente, el aumento del grado de participación del personal ha de servir

para potenciar entre el mismo un sentimiento de compromiso con la mejora constante de la calidad de los servicios.

5. Análisis DAFO: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades

Hay que aclarar que las debilidades y fortalezas se refieren a aspectos internos de la organización relacionados con la comunicación interna dentro del seno de la Biblioteca. Por otra parte, las amenazas y oportunidades se refieren a aspectos del entorno a los que la organización debe dar respuesta o bien sacar partido de la mejor forma posible, mediante la adaptación, para lo cual se hace imprescindible un buen funcionamiento de la comunicación interna. Debilidades:

• la información fluye de arriba a abajo y apenas hay feedback del personal • escasez de flujos de información ascendentes • dificultades en los flujos de información horizontales • escaso desarrollo de vínculos cooperativos entre Secciones • deficiencias técnicas en algunos instrumentos de comunicación (intranet)

que pueden dificultar, en ciertos casos, su uso • poca costumbre de transmitir sugerencias de mejora • falta de participación del personal no directivo en la elaboración de

planes y proyectos • inercia tras muchos años de deficiencias en el sistema de comunicación

interna • desmotivación del personal y escasa confianza en la efectividad real de los

procedimientos de comunicación Amenazas:

• un horizonte incierto, ante la emergencia del EEES • un ambiente de cambios acelerados en las tecnologías de la información y la

comunicación y su correspondiente impacto en las prácticas bibliotecarias y en el personal y su formación

• las nuevas demandas de los usuarios que requerirán nuevas respuestas por parte de la Biblioteca

• la necesidad de adaptarse a la competencia creciente con otros servicios de información ajenos por completo a la Biblioteca

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Fortalezas:

• existencia de un Grupo de Mejora de la Comunicación Interna de reciente creación

• poca dispersión de instalaciones y personal • todo el personal tiene acceso a recursos tecnológicos para la comunicación:

ordenadores, cuenta de correo electrónico propia, etc. • existencia de una intranet de Biblioteca • creación (reciente) de: un boletín de novedades, una lista de distribución de

Biblioteca y realización de Jornadas de Biblioteca con participación de todo el personal

• existencia de revista BibUNED, aunque actualmente no se publica • el personal tiene buen nivel de conocimientos en materia de uso de las

herramientas tecnológicas de comunicación • todo el personal tiene acceso a los medios de comunicación interna:

intranet, boletín, lista de distribución general, etc. Oportunidades:

• nuevo papel de la Biblioteca ante el EEES, lo que le facilitará una mayor implicación en proyectos de innovación docente e investigación

• posibilidad de actualización y modernización de la Biblioteca • mejoras en la oferta de servicios y en su calidad • mejora de la imagen de la Biblioteca ante la comunidad universitaria • aparición de nuevos desarrollos tecnológicos que facilitan la comunicación

interna (web 2.0) Procedemos a realizar la matriz DAFO (gráfico 1), teniendo en cuenta los siguientes valores, en cuanto a la relación entre debilidades/amenazas y fortalezas/oportunidades: 0 Ninguna relación, 1 Poca relación, 2 Alguna relación, 3 Bastante relación y 4 Mucha relación. Obtenemos así los siguientes resultados, por orden de priorización: Aspectos a corregir

1. Dificultades en los flujos de información horizontales (13) 2. Inercia tras muchos años de deficiencias en el sistema de comunicación

interna (13) 3. Escaso desarrollo de vínculos cooperativos entre secciones. (12) 4. Falta de participación del personal no directivo en la elaboración de

planes y proyectos (12) 5. Desmotivación del personal y escasa confianza en la efectividad real de los

procedimientos de comunicación (12) 6. La información fluye de arriba a abajo y apenas hay feedback del personal

(11) 7. Escasez de flujos de información ascendentes (11) 8. Poca costumbre de transmitir sugerencias de mejora (11) 9. Deficiencias técnicas en algunos instrumentos de comunicación (intranet)

que pueden dificultar, en ciertos casos, su uso (7) Aspectos a potenciar

1. Existencia de una intranet de Biblioteca (16) 2. Creación (reciente) de: un boletín de novedades, una lista de distribución de

Biblioteca y realización de Jornadas de Biblioteca con participación de todo el personal (16)

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3. El personal tiene buen nivel de conocimientos en materia de uso de las herramientas tecnológicas de comunicación (16)

4. Todo el personal tiene acceso a recursos tecnológicos para la comunicación: ordenadores, cuenta de correo electrónico propia, etc. (14)

5. Todo el personal tiene acceso a los medios de comunicación interna: intranet, boletín, etc. (13)

6. Existencia de un Grupo de Mejora de la Comunicación Interna de reciente creación (12)

7. Existencia de revista BibUNED, aunque actualmente no se publica (11) 8. Poca dispersión de instalaciones y personal (6)

Gráfico 1. Matriz DAFO (Debilidades/Amenazas – Fortalezas/Oportunidades)

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ENTORNO AMENAZAS OPORTUNIDADES Total

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Escasa respuesta a los flujos descendentes (feedback)

2 3 4 2 11

Escasez de flujos ascendentes de información

2 3 4 2 11

Problemas en los flujos horizonales 4 2 4 3 13 Escaso desarrollo de vínculos cooperativos entre secciones

4 2 4 2 12

Deficiencias técnicas en los instrumentos de comunicación

2 4 1 0 7

Falta de costumbre a la hora de plantear sugerencias

2 3 4 2 11

Falta de participación del personal no directivo en la elaboración de planes y proyectos

3 4 3 2 12

Inercia 4 3 4 2 13

DEBI

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Desmotivación y falta de confianza 3 2 3 4 12 Existencia de un grupo de mejora

1 3 2 3 3 12 Poca dispersión de las instalaciones y el personal

0 3 1 2 0 6

Existencia de intranet

2 4 2 4 4 16 Facilidad de acceso a los recursos tecnológicos para la comunicación

1 3 2 4 4 14

Boletín de novedades, lista de distribución y jornadas

2 4 2 4 4 16

Buen nivel de conocimientos tecnológicos del personal

3 3 3 4 3 16

Acceso generalizado a los medios de comunicación interna

1 3 2 4 3 13

Bibl

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Existencia de Bibuned

1 2 4 2 2 11

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6. Definición de las líneas estratégicas del Plan de Comunicación Interna A continuación pasamos a detallar las líneas estratégicas del Plan, que se

corresponden con las tres etapas básicas de su desarrollo: 1. establecimiento y mejora de un marco adecuado para la comunicación

interna dentro de la organización 2. desarrollo y potenciación de una cultura de la comunicación dentro de la

organización 3. evaluación y mejora continuas

La primera línea estratégica: Establecimiento y mejora de un marco

adecuado para la comunicación interna dentro de la organización, se refiere a la implantación de los mecanismos pertinentes, desde el punto de vista comunicativo y tecnológico, que den el soporte necesario para una comunicación fluida dentro de la organización. Se desglosa en los siguientes objetivos estratégicos:

1. desarrollar e implantar las nuevas herramientas de comunicación 2. actualizar y mejorar las herramientas de comunicación ya existentes 3. mejorar los flujos horizontales de información dentro de la organización 4. sistematizar y optimizar los flujos de información verticales, tanto

descendentes como ascendentes La segunda línea estratégica: Desarrollo y potenciación de una cultura de la

comunicación dentro de la organización, pretende crear las condiciones entre el personal que faciliten la comunicación, favoreciendo la difusión de los conocimientos y los hábitos necesarios para ello. Contempla a su vez los siguientes objetivos estratégicos:

1. potenciar el conocimiento y el uso entre el personal, de las herramientas de

comunicación y de su manejo 2. dotar a las herramientas de comunicación de una imagen unificada, propia y

distintiva 3. mejorar y sistematizar la acogida dispensada a los nuevos trabajadores 4. incrementar la participación de todos los trabajadores 5. mejorar el conocimiento mutuo, entre Secciones y Bibliotecas Sectoriales,

acerca del trabajo realizado por cada una 6. desarrollar iniciativas que promuevan la cooperación entre Secciones y

Bibliotecas, buscando sinergias y alianzas 7. alentar entre el personal un espíritu innovador y de mejora constante 8. potenciar los sentimientos de empresa colectiva

La tercera línea estratégica: Evaluación y mejora continuas, contempla los

mecanismos de revisión y mejora constantes del Plan y su aplicación. Estos se plasman en los siguientes objetivos estratégicos:

1. establecer evaluaciones periódicas sobre la comunicación interna en la

Biblioteca 2. actualizar de forma constante los contenidos del Plan, adaptándose a las

nuevas situaciones y requerimientos 3. ampliar la implicación del personal en la mejora continua del Plan

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7. Objetivos estratégicos y operacionales

Línea estratégica 1. Establecimiento de un marco adecuado para la comunicación interna

Objetivos estratégicos Objetivos operacionales Responsable Plazo 1.1. Desarrollar e implantar las nuevas herramientas decomunicación

1.1.1. Desarrollar e implantar un boletín novedades de la Biblioteca 1.1.2. Desarrollar e implantar un blog o bitácora de la Biblioteca 1.1.3. Desarrollar e implantar una lista de distribución para todo el personal de Biblioteca

Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Noviembre 2007 Septiembre 2008 Octubre 2007

1.2. Actualizar y mejorar las herramientas de comunicación ya existentes

1.2.1. Rediseñar y actualizar la intranet de Biblioteca 1.2.2. Incorporar mejoras en las Jornadas de Biblioteca 1.2.3. Relanzar BibUNED, boletín informativo de la Biblioteca, en formato digital

Grupo de Mejora de Comunicación Interna / Informático Grupo de Mejora de Comunicación Interna Dirección / Coordinador Bibliotecas Centros Asociados / Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Diciembre 2009 Octubre 2008 Diciembre 2009

1.3. Mejorar los flujoshorizontales de información dentro de la organización

1.3.1. Mejorar la comunicación entre las Secciones y las Bibliotecas Sectoriales a través del Consejo de Dirección 1.3.2. Establecer protocolos de comunicación de las novedades de cada Sección al resto de la Biblioteca, a través del Boletín de Novedades 1.3.3. Crear listas de distribución temáticas orientadas a diversos intereses: catalogación, circulación, sigb, etc.

Dirección / Coordinadores / Jefes de Sección Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Diciembre 2008 Junio 2008 Mayo 2008


1.4. Sistematizar y optimizar los flujos de información verticales, tanto descendentes como ascendentes.

1.4.1. Sistematizar las tipologías de documentos que se dirigen a cada tipo de personal 1.4.2. Difundir a través de la lista de distribución de biblioteca ladocumentación que se genera por parte de los órganos directivos y comisiones de la Biblioteca

Dirección / Coordinación de Calidad, Planificación y Proyectos

1.4.3. Sistematizar y mejorar el acceso, por parte del personal, a la información relativa a su formación y a toda clase de recursos profesionales, generados tanto externa como internamente (cursos, congresos, jornadas, seminarios, recomendaciones, reglas, etc. 1.4.4. Sistematizar y hacer más accesible toda la información relativa a las prácticas profesionales en el seno de la Biblioteca (faqs, manuales de procedimiento, etc.) 1.4.5. Desarrollar e implantar un buzón de sugerencias profesionales

Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Dirección / Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna / Jefes de Sección Dirección / Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Mayo 2008 Junio 2008 Diciembre 2008 Mayo 2008 Abril 2008

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Línea estratégica 2. Desarrollo y potenciación de una cultura de la comunicación dentro de la organización

Objetivos estratégicos Objetivos operacionales Responsable Plazo 2.1. Potenciar el conocimiento, entre el personal, de las herramientas de comunicación y de su manejo, así como fomentar su uso.

2.1.1. Elaborar una Guía de la Comunicación Interna en la Biblioteca de la UNED que comprenda: órganos competentes, herramientas, uso, prácticas habituales, recomendaciones de estilo, etc. 2.1.2. Desarrollar una campaña informativa sobre las herramientas de comunicación y su uso (carteles, dípticos, correos personalizados, etc.) 2.1.3. Proponer la impartición de cursos, entre el personal, sobre la comunicación interna

Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna Dirección / Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Octubre 2008 Octubre 2008 Junio 2009

2.2. Dotar a las herramientas de comunicación de una imagen unificada, propia y distintiva.

2.2.1. Diseñar una presentación gráfica unificada para las herramientas de comunicación de la Biblioteca


Octubre 2008

2.3. Mejorar y sistematizar la acogida dispensada a los nuevos trabajadores.

2.3.1. Sistematizar, a través de un Plan de Acogida y un procedimiento estandarizado, la información que, sobre la Biblioteca y sus Secciones, se facilita al personal de nuevo ingreso


Enero 2008

2.4. Incrementar laparticipación de todos los trabajadores.

2.4.1. Realizar una campaña, entre el personal para fomentar su participación 2.4.2. Aumentar el grado de implicación de los trabajadores de todos los niveles en los diversos Grupos de Mejora y de Trabajo 2.4.3. Fomentar la participación activa de trabajadores de todos los niveles en las Jornadas de Biblioteca

Dirección Coordinación Calidad, Planificación y Proyectos Dirección / Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Diciembre 2008 Diciembre 2008 Junio 2008

2.5. Mejorar el conocimiento mutuo, entre Secciones y

2.5.1. Incrementar el conocimiento entre el personal de la Biblioteca de las

Dirección / Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Octubre 2007

2


Bibliotecas Sectoriales, acerca del trabajo realizado por cada una.

actividades de cada una de las Secciones, a través del boletín de novedades o de la presentación de ponencias en las Jornadas de Biblioteca 2.5.2. Incrementar la difusión, entre el personal, de los informes periódicos de actividad que se realicen por parte de las Bibliotecas y Secciones

Dirección

Junio 2008

2.6. Desarrollar iniciativas que promuevan la cooperación entre Secciones y Bibliotecas,buscando sinergias y alianzas.

2.6.1. Potenciar la realización de proyectos cooperativos y establecer objetivos que supongan la participación de dos o más Secciones 2.6.2. Identificar y estudiar la existencia de grandes áreas funcionales que impliquen a varias Secciones, con el fin de aumentar la colaboración entre ellas

Dirección Dirección

Junio 2007 Junio 2007

2.7. Alentar entre el personal un espíritu innovador y de mejora constante.

2.7.1. Fomentar la presentación de proyectos innovadores, por parte del personal de Biblioteca, a los premios del Consejo Social 2.7.2. Establecer mecanismos, en el seno de la Biblioteca, que premien la innovación y el afán de mejora del servicio

Dirección Dirección

Octubre 2008 Diciembre 2008

2.8. Potenciar los sentimientos de empresa colectiva.

2.8.1. Aumentar la difusión, entre el personal, de la planificación estratégica de la Biblioteca 2.8.2. Ampliar la difusión, entre el personal, de los objetivos planteados por la Dirección y su grado de cumplimiento 2.8.3. Hacer partícipe, con regularidad, a todo el personal de los logros y mejoras conseguidos en la Biblioteca 2.8.4. Implementar los mecanismos para hacer patente que la opinión del personal se escucha, se valora y se tiene en cuenta

Dirección Dirección Dirección Dirección

Octubre 2007 Octubre 2007 Enero 2007 Diciembre 2008

3


8. Evaluación del Plan de Comunicación Interna Línea estratégica 3. Evaluación y mejora continuas

Objetivos estratégicos Objetivos operacionales Responsable Plazo de inicio 3.1. Establecer evaluaciones periódicas sobre comunicación interna en la institución.

3.1.1. Revisar periódicamente el grado de cumplimiento de los objetivos fijados en el Plan 3.1.2. Evaluar periódicamente el funcionamiento de las herramientas de comunicación interna 3.1.3. Recoger y estudiar las estadísticas generadas por las actividades de comunicación interna 3.1.4. Realizar encuestas periódicas, entre el personal de la Biblioteca, acerca de la comunicación interna

Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Diciembre 2008 Diciembre 2009 Diciembre 2008 Febrero 2008

3.2. Actualizar de forma constante los contenidos del Plan, adaptándose a las nuevas situaciones y requerimientos

3.2.1. Revisar periódicamente los contenidos del Plan y su adecuación a la situación de la Biblioteca 3.2.2. Estudiar periódicamente la planificación realizada por otras instituciones asimilables a la nuestra

Dirección / Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Enero 2009 Enero 2009

3.3. Ampliar la implicación del personal en la mejora continua del Plan

3.3.1. Hacer una campaña informativa sobre el Plan de Comunicación y su mejora continua entre el personal de la Biblioteca 3.3.2. Solicitar la participación del personal en su revisión y mejora 3.3.3. Recabar la opinión del personal acerca del Plan, sus objetivos y su grado de cumplimiento

Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna Grupo de Mejora de Comunicación Interna

Octubre 2008 Octubre 2008 Diciembre 2008

4

Herramientas de comunicación Intanet: http://biblioteca.uned.es/lenya/intranet/live/index.html Buzón de sugerencias: [email protected] Listas de distribución de la Biblioteca: [email protected]; catalogació[email protected]; circulació[email protected] Blog: https://www.blogger.com/start?hl=es BibUned: http://62.204.194.45:8080/fedora/get/bibliuned:revistaBIBUNED/demo:Collection/view/ Grupos creados como resultado del proceso de evaluación en 2007 y cuyos resultados de trabajo se encuentran accesibles para todo el personal en la intranet y que suponen el trabajo cooperativo entre diversas Secciones y Bibliotecas:

Grupos de Mejora: • Comunicación Interna • Biblioteca Sostenible • Servicios a los Usuarios

Grupos de Trabajo:

• Gestión de la Colección • Formación de Usuarios

Comisiones de Trabajo:

• Planificación Estratégica • Estudio de la Organización

Jornadas de Biblioteca reunión informativa con participación de todo el personal, celebradas a puerta cerrada, donde se exponen los resultados, objetivos, memorias de actividades, proyectos llevados a cabo, etc. La primera edición se tuvo lugar en octubre de 2007 en la Biblioteca Central y se celebrarán anualmente. Bibliografía

Informe de REBIUN sobre Comunicación Interna en las Bibliotecas Universitarias 2002

PASTOR ALBALADEJO, Gema. “La comunicación interna: ¿una asignatura pendiente en nuestras administraciones públicas?”. Capital Humano. nº 153 (marzo 2002), p.74-78

SALÓ, NURIA. “La comunicación interna : instrumento fundamental de la función directiva” http://www.losrecursoshumanos.com/comunicacion-interna.htm [consultado 06/02/2008].

ZARCO MARTÍN, V. Flujos y barreras de comunicación. En: RODRÍGUEZ FERNÁNDEZ, A. (Ed.) Los recursos humanos en las administraciones públicas. Madrid: Tecnos, 1995.

http://biblioteca.uned.es/lenya/intranet/live/index.html

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https://www.blogger.com/start?hl=es

http://62.204.194.45:8080/fedora/get/bibliuned:revistaBIBUNED/demo:Collection/view/

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http://www.losrecursoshumanos.com/comunicacion-interna.htm


Anexos documentales Anexo I: Modelo de encuesta distribuido entre el personal Anexo II: Resultados de la encuesta Anexo III: Jornadas de Biblioteca 2007 Anexo IV: Plan de Acogida para personal de nuevo ingreso Anexo V: Procedimiento del Plan de Acogida Anexo VI: Objetivos y funcionamiento del Buzón de Sugerencias Anexo VII: Preguntas más frecuentes (FAQs) de uso interno Anexo VIII: Informe sobre el blog de la Biblioteca Anexo IX: Boletín de novedades

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plan de comunicación interna de la biblioteca de la...

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