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ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAMPOALEGRE Calle 18 No. 7-32

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Version 01 MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE

Fecha de Aprobación 19/12/2014

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PLAN DE AUDITORIA

Elaborado : Revisado: Comité MECI Aprobado:

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PLAN DE AUDITORÍA

ALCALDÍA MUNICIPAL DE CAMPOALEGRE – HUILA

2014


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CONTENIDO

1. AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN /PROCESOS /PROYECTOS /

CUMPLIMIENTO /FINANCIERA

1.1 Objetivo

1.2 Alcance

1.3 Generalidades

1.4 Conceptos Básicos

1.5 Procedimiento

2. Procedimientos Generales


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INTRODUCCIÓN

El MECI define la auditoría interna como el Elemento de control, que permite realizar un

examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades y operaciones

de una entidad pública. Así mismo permite emitir juicios basados en evidencias sobre los

aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los

diferentes grupos de interés.

La Auditoría Interna tiene alcance en tres aspectos básicos de evaluación:

• Cumplimiento: Verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales

y de autorregulación que le son aplicables.

• Estratégico: Hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el

desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos

misionales.

• Gestión y resultados: Verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la

entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo

de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto

o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes

interesadas.


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JUSTIFICACIÓN

La Auditoría interna se constituye en herramienta de retroalimentación del Sistema de

Control Interno, analiza debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los

avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones

propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o de

mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos y servir de

apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los

resultados esperados.


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1. AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN /PROCESOS /PROYECTOS /

CUMPLIMIENTO /FINANCIERA

LÍDER DEL PROCESO: JEFE DE PLANEACIÓN Y CONTROL INTERNO

1.1 OBJETIVOS:

GENERAL

Establecer los lineamientos para la planificación y ejecución de las auditorias de gestión y

el seguimiento de las acciones derivadas de este.

ESPECÍFICOS

• Hacer seguimiento al manual de funciones, adoptados en la entidad como parte

fundamental del MECI.

• Establecer el grado en que se cumplen los estatutos, normas procedimientos que le son

aplicables a las operaciones financieras, contables y presupuestales.

• Evaluar la eficacia de las políticas de administración del talento humano.

• Verificar que se dé cumplimiento a las normas de vinculación del personal, desarrollo

del talento humano, en especial a las evaluaciones de desempeño laboral.

• Verificar el cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia en la

contratación del municipio.

• Verificar el cumplimiento de las etapas de planeación, precontractual, contractual y pos

contractual en el proceso de contratación.

• Evaluar la operatividad de los diferentes comités de la administración municipal.


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• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante la

aparición de posibles riesgos que la puedan afectar.

• Garantizar la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta

ejecución de las actividades definidas para el logro de la misión institucional.

• Asegurar la oportunidad, confiabilidad y seguridad de la información.

• Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de

verificación y evaluación.

• Evaluar la eficacia de los canales e instrumentos de comunicación interna y externa

como estrategia de divulgación de la gestión e intercambio de información, entre las

dependencias.

• Verificar y evaluar los mecanismos implementados por la administración municipal para

resolver las PQRS.

1.2 ALCANCE:

Se inicia con la planificación del Programa de Auditoría Interna de

Gestión/Procesos/Proyectos/Cumplimiento y su presentación al Comité de Coordinación

de control Interno y concluye con el seguimiento de la ejecución del Plan de

Mejoramiento.

TIPO DE

AUDITORIA

ASPECTOS BÁSICOS A AUDITAR

Gestión Plan de Desarrollo

Procesos Procedimientos


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proyectos Banco de Proyectos

Cumplimiento Rendiciones de Cuentas – Contratación –

Ejecución Presupuestales.

Financiera Rendición de cuentas – Proceso Contable

1.3 GENERALIDADES:

La planificación de la Auditoría Interna aplica a la gestión y procesos de la Alcaldía de

Campoalegre. La aplicación del plan y su procedimiento puede generar una acción

correctiva, preventiva o de mejora al Sistema de Control Interno, las cuales se verán

reflejadas en el plan de mejoramiento de la Entidad.

1.4 CONCEPTOS BÁSICOS

Auditoría de Gestión

Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los

objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos.

Programa de Auditoria

Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo determinado y dirigida

hacia un propósito específico.

Plan de Auditoria

Descripción de las actividades y de los detalles acordados en la auditoria.

Evidencias de Auditoria

Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoría


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puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuándo se

cumple con el criterio de auditoría. La evidencia de auditoría se basa típicamente en

entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados

de mediciones y pruebas.

Criterios de Auditoria

Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor compara la

información recopilada sobre la gestión o el proceso.

Los requerimientos pueden incluir estándares, normas, requerimientos organizacionales

específicos, y requerimientos legislativos o regulados.

Plan de Mejoramiento

Relaciona los hallazgos de la auditoría de gestión y proceso, con sus respectivas acciones

de mejoramiento, metas, unidades de medida, fecha de inicio de la acción de mejora y

fecha de finalización.

Hallazgo de Auditoria

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios

de auditoría.

Líder de Equipo Auditor

Persona capacitada para planear, coordinar, dirigir y realizar auditorías internas a los

procesos y la gestión.


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Auditado

Persona a la cual se le realiza el proceso de auditoría.

OCI

Oficina de Control Interno

METODOLOGÍA A UTILIZAR EN LAS AUDITORIAS

Las técnicas de Auditoria son procedimientos especiales utilizados por el auditor para

obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto sobre la materia examinada.

Las técnicas comúnmente son: verbales, oculares, documentales y físicas.

Verbales:

• Indagación: Averiguación mediante entrevistas directas al personal de la entidad

auditada o a terceros cuyas actividades guarden relación con las operaciones de aquella.

• Encuestas y cuestionarios: Aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones

realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones u

operaciones.

Oculares:

• Observación: Contemplación atenta a simple vista que realiza el auditor durante la

ejecución de su tarea o actividad.

• Comparación o confrontación: Fijación de la atención en las operaciones realizadas por

la organización auditada y los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos,


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para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.

• Revisión selectiva: Examen de ciertas características importantes que debe cumplir una

actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones que serán

evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoria.

• Rastreo: Seguimiento que se hace al proceso de una operación, a fin de conocer y evaluar

su ejecución.

Documentales:

• Calculo: Verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en

documentos tales como informes, contratos, comprobantes, etc.

• Comprobación: Confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y

legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el

examen de los documentos que la justifican.

• Métodos estadísticos: Dirigidos a la selección sistemática o casual o a una combinación

de ambas. Estos métodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad

de ser seleccionadas y que la selección represente significativamente la población

universo.

• Análisis: Separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad,

transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con

los criterios de orden normativo y técnico.

• Confirmación: Análisis de la información producida por diferentes unidades


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administrativas o institucionales con respecto a una misma operación o actividad, a efectos

de hacerla concordante, lo cual prueba la validez, veracidad e idoneidad de los registros,

informes y resultados, objeto de examen.

Físicas:

• Inspección: Reconocimiento mediante el examen físico y ocular de hechos, situaciones,

operaciones, transacciones, y actividades, aplicando la indagación, observación,

comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.


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1.5 PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

NO

JEFE DE CONTROL

INTERNO

Suscribe el programa teniendo en cuenta que se deben

realizar como mínimo una (1) auditoría de gestión,

procesos, proyectos, cumplimiento y financiera al año; el

programa incluye las áreas a auditar y la designación de

auditores colaboradores.

La Alcaldesa Municipal o el Jefe de Control Interno

podrán disponer la realización de auditorías internas no

contempladas en el Programa Anual de Auditorias,

cuando las condiciones así lo ameriten.

SI

COMITÉ DE

COORDINAC

IÓN DE

CONTROL

INTERNO

Cuando el programa de auditoria es aprobado, se entrega

copia de este documento a cada jefe de área, mediante

comunicado interno. La máxima autoridad para aprobar

el programa de auditoria es el Comité de Coordinación

de Control Interno.

AUDITOR LÍDER Y

ACOMPAÑANTE

El auditor líder (Jefe de Control Interno) y el

acompañante revisan los documentos pertinentes

relacionados con el alcance y los criterios de auditoría,

incluyendo la normatividad legal vigente aplicable; con

base en lo anterior, elabora las listas de verificación de

forma tal que permitan cumplir los objetivos y el alcance

INICIO

Elaborar el Programa de

Auditorías y presentarlo

al comité coordinador de

control interno.

Aprobar el Plan de

Auditorías

Actas de

Reuniones

¿¡Es

aprobado?

Entregar copia a

Jefe de Área

Revisión de los

Documentos de

conformidad con los

criterios y alcance.


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definidos en el plan de auditoría.

AUDITOR

LÍDER

El auditor líder (Jefe de Control Interno) elabora el plan

para la auditoria del área, a partir del programa de

auditoría interna establecido, definiendo claramente el

objetivo de la auditoria, alcance, criterios y demás

variables definidas.

AUDITOR

LÍDER Y

ACOMPAÑA

NTE

Comunicar el plan de auditoría a cada jefe de área, en

dicha reunión se presentan formalmente los auditores y

se explican las actividades del plan a desarrollar.

AUDITOR LÍDER Y

ACOMPAÑANTE

Se desarrolla la auditoria de acuerdo con los parámetros

establecidos, se recoge la información de hallazgos,

observaciones y notas se consignan en un papel de

trabajo.

AUDITOR LÍDER Y

ACOMPAÑANTE

El equipo auditor prepara, organiza, concluye y ajusta

los resultados de la auditoria.

JEFE DE

OFICINA DE

PLANEACIÓ

N, CONTROL

INTERNO Y

ACOMPAÑA

NTE

El Jefe de la Oficina de Planeación y C.I preside la

reunión de cierre a la cual asisten el equipo auditor y los

auditados, presenta hallazgos, recomendaciones de

auditoría y conclusiones.

AUDITADO

De acuerdo con los hallazgos y recomendaciones

formuladas por la OCI, el responsable del área formula el

plan de mejoramiento correspondiente.

OFICINA DE

PLANEACIÓN Y

CONTROL INTERNO

Se remiten los informes de auditorías de las diferentes

áreas/procesos/proyectos de la Entidad.

Elabora Plan de Auditoria

Comunicar Plan de

Auditoria

Comunicar Plan de

Auditoria

Preparar y Organizar los

Resultados

Reunión de cierre-

Presentación de

Resultados

Formulación del Plan de

Mejoramiento

Remisión de

Informes

FIN


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2. CONDICIONES GENERALES

El proceso de auditoría tiene cuatro grandes etapas que se estructuran y encadenan de manera

ordenada para lograr el objetivo final que es contribuir con la calidad de la prestación de los

servicios de salud así:

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN

PRESENTACIÓN DE INFORMES

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Cada etapa a su vez encierra acciones puntuales que las definen y delimitan claramente así:

PLANIFICACIÓN: Se establecen los criterios y el alcance de la auditoria e identificación

de las principales áreas de riesgo para la organización

EJECUCIÓN: se realiza una reunión de apertura con el propósito de presentar el auditor

(es), establecer una relación de trabajo eficaz, revisar los criterios y el alcance de la

auditoria, revisar el plan de auditoría y aclarar detalles, establecer el proceso de

presentación del informe.

PRESENTACIÓN DE INFORMES: se realiza un resumen de los hallazgos de la

auditoria y una reunión de cierre en la cual se comunica el cumplimiento de metas y

objetivos por parte de la organización y retroalimentación positiva sobre las observaciones

y/o recomendaciones para mejorar.


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SEGUIMIENTO Y CONTROL: actividades de verificación de los planes de

seguimiento.

Para la ejecución del proceso de auditoría del Sistema de control interno, la Alcaldía municipal de

Campoalegre ha definido las siguientes políticas:

Se debe evaluar permanentemente el Sistema de Control Interno con respecto al plan de

auditorías.

Se deben actualizar constantemente los procesos y procedimientos de la Entidad.

PROCESO DE DESARROLLO DE LA AUDITORIA

1. NOTIFICACION DE AUDITORIA: La presente a ctividad tendrá lugar previa al inicio

de la auditoria; se realiza de forma escrita con dos (02) dias antes de dar inicio a la

auditoria. Dicha notificación contendra los siguientes items:

Fecha y hora de la auditoria

El proceso que se va a revisar

El Alcance y objetivos de la Auditoria

El Plan de Auditoria (Actividades contempladas para el desarrollo de la Auditoria).

De igual manera debe cumplir con lo siguiente:

Se debe notificar por escrito o personalmente

Minimo con una semana de Anticipación.

Documentos requeridos.


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Participantes.

Siempre debe realizarce.

2. REUNIÓN DE APERTURA: Se llevará a cabo una reunión entre el asesor de calidad y

el jefe de area, servicio o proceso, con la participación de los auditados; antes de dar

inicio al proceso de auditoria como un acto de cortesia. En el desarrollo de la reunión de

apertura es necesario acordar, organizar y aclarar al personal que se auditan procesos NO

personas; dar a entender al personal que el proceso de auditoria constituye una gran

herramienta de mejoramiento continuo y no un señalamiento de culpa. Asi mismo se dará a

conocer la metodologia de realización de la auditoria; el alcance de la auditoria y resolver

las inquietudes de de los auditados

3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA: Una vez terminada la Reunión de apertura se dará

inicio al proceso de auditoria de conformidad con el Plan de Auditoria contemplada con

anterioridad teniendo en cuenta las siguientes actividades:

Revisión de la documentación

Listas de Chequeos

Esta auditoria se realiza teniendo como referencia la lista de chequeo de conformidad

con lo siguiente:

Recopilar y verificar información con relación al proceso

El auditor (Asesor de Calidad) registrará las observaciones del caso


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Recoger evidencia objetiva; de que las actividades cumplen o no con lo

descrito en el procedimiento. (“Evidencia Objetiva”: Información que se puede

comprobar que es verdadera, con base en hechos obtenidos mediante

observación, medición, ensayos u otros medios. ISO 9000.

Indicar en la lista de chequeo la conformidad o no conformidad.

Al final de la auditoria es indispensable suministrar retroalimientación al

auditado de acuerdo a los hallazgos encontrados.

4. PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL:

Los resultados de la Auditoria se plasman en un documento, el cual será parte de los

insumos que se entregaran a la Gerencia a la hora de proyectar los planes de mejoramiento.

El Asesor de calidad (Auditor) será el responsable de elaborar el Informe.

En el Informe se expresa que aspectos se deben MEJORAR.

El asesor de calidad (Auditor) NO será responsable de la acción correctiva, sin embargo

puede ofrecer recomendaciones .

CONTENIDO DEL INFORME FINAL:

El informe de Auditoria Final consta Basicamente de tres (03) partes:

RESUMEN: Debe contener una declaración de conformidad con los criterios de la

auditoria, una corta hipnosis de los hallazgos de la auditoria.

NO CONFORMIDADES: Dentro del Informe se escriben las no conformidades con

el fin de referenciarlas


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RECOMENDACIONES: Estas recomendaciones se relacionan con la eficiencia del

proceso auditado y la retroalimentación sobre el proceso del mismo con el fin de

que el auditado corrija las desviaciones encontradas.

5. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN: El Asesor de calidad (Auditor) realizará el seguimiento

a los planes de mejoramiento y presentará a la Gerencia el seguimiento a las acciones

contempladas.

INDICADORES DEL DESEMPEÑO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA:

CUMPLIMIENTO EN AUDITORIAS REALIZADAS:

NUMERO DE AUDITORIAS REALIZADAS = 100%

TOTAL DE AUDITORIAS PROGRAMADAS

PORCENTAJE DE AUDITORIAS CONFORMES: Es decir auditorias que no

presentaron No conformidades:

NUMERO DE AUDITORIAS CONFORMES = 100%

TOTAL DE AUDITORIAS REALIZADAS


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ANEXOS.

ANEXO 01. PROGRAMA DE AUDITORIA:

MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE

EVALUACIÓN, MEDICIÓN,

CONTROL Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO:

VERSIÓN:

FORMATO PROGRAMA DE

AUDITORIA.

PAGINAS:

PROGRAMA DE AUDITORIA

Procesos

Criterios

Objetivo

Alcance

Lugar

APROBACIÓN ALCALDESA MUNICIPAL:

AUDITOR LÍDER:

AUDITORES:


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ANEXO 02.

NOTIFICACIÓN DE AUDITORIA: MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE



CÓDIGO:

VERSIÓN:

NOTIFICACIÓN DE

AUDITORIA

PAGINAS:

NOTIFICACIÓN DE AUDITORIA

Proceso / Procedimiento:

Fecha:

Para: De:

Objetivos:

Alcance:

Participantes:

Documentación Necesaria:

Auditor Líder:

Auditores:

Cordialmente:

Recibido:


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ANEXO 03:

FORMATO PLAN DE AUDITORIA

MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE



CÓDIGO:

VERSIÓN:

PLAN DE AUDITORIA

PAGINAS:

PLAN DE AUDITORIA

Proceso:

Criterios:

Objetivo:

Alcance:

Lugar :

Actividades Participantes Horario Lugar Fecha Observaciones

Auditor Líder:

Auditores:


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ANEXO 04:

FORMATO REUNIÓN DE APERTURA

MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE



CÓDIGO:

VERSIÓN:

FORMATO REUNIÓN DE

APERTURA

PAGINAS:

REUNIÓN DE APERTURA Proceso: Fecha:

Participantes:

NOMBRE CARGO FIRMA

Objetivos:

Alcance:

Revisión y Ajustes al Plan:

Se tiene conocimiento de los tipos de hallazgos por parte de los auditados? ( Conformidades, No conformidades )

Se tiene conocimiento de informes de auditorías previos?

Programación Reunión de Cierre:

SI NO SI NO

SI NO SI NO


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ANEXO 05:

FORMATO REUNIÓN DE CIERRE

MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE EVALUACIÓN, MEDICIÓN,


CÓDIGO:

VERSIÓN:

FORMATO REUNIÓN DE CIERRE

PAGINAS:

REUNIÓN DE CIERRE

AUDITOR LIDER

AUDITORES

:

Se tiene conocimiento sobre el diligenciamiento del formato de Analisis de causa y Plan de mejoramiento?

Fecha limite para presentación de Plan de Mejoramiento:

RESPONSABLE DE PROCESO:

Objetivos

Alcance

Conclusiones

Conformidades:

No conformidades

Proceso/ Procedimiento: Fecha:

SI NO


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ANEXO 06:

FORMATO INFORME GERENCIAL

MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE EVALUACIÓN, MEDICIÓN,


CÓDIGO:

VERSIÓN:

FORMATO INFORME GERENCIAL

PAGINAS:

INFORME GERENCIAL

AUDITORIA No. FECHA AUDITORIA: FECHA INFORME:

ACCIONES A IMPLEMENTAR RESPONSABLE FECHA

ACCIONES A IMPLEMENTAR RESPONSABLE FECHA

AUDITOR LIDER: AUDITORES

CONCLUSIONES

NO CONFORMIDAD MENOR

NO CONFORMIDAD MAYOR

PROCESO / PROCEDIMIENTO:

OBJETIVOS:

ALCANCE:

PARTICIPANTES:

CONFORMIDADES


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ANEXO 07:

FORMATO INFORME DE SEGUIMIENTO

MUNICIPIO DE

CAMPOALEGRE



CÓDIGO:

VERSIÓN:

FORMATO INFORME DE

SEGUIMIENTO

PAGINAS:

INFORME DE SEGUIMIENTO

AUDITORIA No. FECHA REALIZACION AUDITORIA: FECHA VERIFICACION A LA

EFICACIA:

ACCION IMPLEMENTADA RESPONSABLE SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

AUDITOR LIDER

AUDITORES

RESPONSABLE DEL PROCESO

Se Cierra ciclo de auditoria?

NO CONFORMIDAD

PROCESO / PROCEDIMIENTO:

OBJETIVOS:

ALCANCE:

SI NO


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ANEXO 08: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO Y SEGUIMIENTO

PLAN DE MEJORAMIENTO Y SEGUIMIENTO UNIDAD FUNCIONAL PROCESO:

HVA QUE

(Actividades)

QUIEN

(Responsable)

CUANDO

(Fecha de

terminación)

DONDE

(Lugar donde

realiza la

actividad)

POR QUE

(Propósito de la

actividad)

(verbo)

COMO

(Pautas para la realización de

la actividad)

P

H

V

A


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“Después de escalar una montaña muy alta, descubrimos que hay muchas otras montañas por

escalar”.

(Nelson Mandela)

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PROGRAMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO

2014


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