pinturas reservas sistemas i (1)

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Universidad Dominicana O & M

Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas Carrera Contabilidad y Administracin de empresas Tema:Sistema de contabilidad de la empresa: Pinturas Reservas, S.R.L.

Asignatura:Sistemas de contabilidad I

Presentado a:Lic. Augusto Martnez, C.P.A., M.G.F.

Presentado por:Perla Soledad Pichardo Cruz Santa Julissa Marte Juan Rafael Reyes Yrys Daz Alejandra Collado Mat. 08-MCT1-1-025 Mat. 08-MEA1-1-007 Mat. 07-MCT1-T-004 Mat. 09-MCT1-T-002 Mat. 08-EAE1-1-017

Santiago de los Caballeros Repblica Dominicana 15 de Diciembre del 2009

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ndicePresentacin3 ndice4 Agradecimientos 6 Introduccin ..7

Captulo I 1 Aspectos generales de la empresa Pinturas Reservas, S.R.L. 91.1 Visin.9 1.2 Misin...9 1.3 Valores .9 1.4 Historia de la Empresa 10 1.4.1 Pinturas Reservas, S.R.L. .10 1.5 Actividad que Realiza 10

Capitulo II 2 El Sistema Contable112.1 Que es la Contabilidad 11 2.2 Origen de la Contabilidad 12 2.3 Definicin de Sistema de contabilidad 13 2.4 Historia y Evolucin de los Sistemas Contables14 2.5 Clasificacin del Sistema Contable16 2.5.1 Sistema computarizado16 2.5.2 Sistemas de compras17 2.5.3 Sistema de costo17 2.5.3.1 Segn la naturaleza del proceso productivo los sistemas de costos se clasifican en18 2.6 Estructura de un Sistema Contable18 2.7 Objetivos de un sistema contable20 2.8 Ventajas de la implantacin de un sistema contable en una empresa 21

Captulo III 3 Estructura Organizacional de la22 Empresa Pinturas Reservas, S.R.L.3.1 El Organigrama22 3.2 Funciones de los Departamentos .254

Captulo IV 4 Aplicacin del Sistema Contable304.1 Procedimientos para instalar un Sistema de Contabilidad30 4.1.1 Lista de chequeo30 4.1.2 Libros o registros a usarse 30 4.1.3 Catlogo de Cuentas 34 4.1.3.1 Catlogo de cuentas de la Empresa Pinturas reservas S.R.L. .36 4.1.4 Manual de procedimiento y Descripcin de Cuentas ..38 4.1.5 Estados Financieros ..40 4.1.5.1 Tipos de Estados Financieros41 4.1.5.2 Los Estados Financieros Bsicos son41 4.1.5.3 Los estados financieros de la por la Empresa Pinturas Reservas, S.R.L. 53 4.1.6 Formularios....60 4.1.6.1 Los Formularios de la Empresa Pinturas Reservas S.R.L. 64 4.1.7 La Nmina ..74 4.1.7.1 Nmina de la Empresa Pinturas Reservas S.R.L. 75 4.1.8 Control Interno 76 4.1.8.1 Control interno de efectivos80 4.1.8.2 Control Interno de las Cuentas Por Cobras84 4.1.8.3 Control Interno del Inventario86 4.1.8.4 Control Interno de Activos Fijo88 4.1.8.5. Control Interno Propiedad Planta y Equipos89 4.1.8.6 Control interno de Pasivo89 4.1.8.7 Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar90 4.1.8.8 Control interno de las Compras91 4.1.8.9 Control interno de las Ventas91 4.1.8.10Control Interno de Capital 91 4.1.9 Poltica Contable91 Conclusin.93 Bibliografa..95 Anexos 995

AgradecimientosA Dios:Por ser nuestro creador y por iluminar nuestros pasos y pensamientos hacindonos saber que el siempre est all ayudndonos a esforzarnos cada da dndonos su fuerza, fe, entendimiento y esperanza para seguir hacia delante.

Al Licenciado Augusto Martnez:Por ser nuestro master gua y motivarnos para llevar a cabo esta investigacin conocimientos. y de esta manera ampliar y saciar nuestros

Ing. Jos Antonio Arias y el Contable Emmanuel RamosPor su apoyo incondicional al realizar este trabajo, proporcionndonos toda la informacin que se necesit para la elaboracin del mismo.

A la Universidad Dominicana O&MPor ser la casa matriz que nos da la oportunidad para ser futuros profesionales.

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Los Autores

IntroduccinLa contabilidad es quizs una de las actividades por no decir la ms importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. La importancia de los sistemas de informacin contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la informacin. Por lo anterior uno de los retos de la contabilidad en el mundo de hoy aparte de seguir apoyndose en la contabilidad normal que en s misma plantea la validez de la informacin contable, debe encontrar y aplicar nuevos elementos que le permitan de una manera integral reflejar todo lo que ocurre en la empresa evidencindolo en los estados financieros y en los respectivos informes. Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentacin de la informacin es que hace que sobresalga en medio de otras empresas. Los sistemas de informacin han desempeado un importante lugar en el mercad como elemento de control y organizacin, sin embargo no debe de limitarse solo a esa funcin , dado que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de informacin en el comportamiento de los usuarios de la informacin empresarial, as no solo se busca un manejo tcnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes

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de la empresa tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es ms fuerte y ms agresivo. La debida utilizacin desde de los que Sistemas se Contables a se ha venido los desarrollando comenzaron implementar

ordenadores informticos en el soporte tcnicos de las empresas para convertir sus datos en algo gil y ordenado; por esta razn se ha venido creando diferentes Sistemas Contables que se acomoden a la caractersticas y los fines que se quieren alcanzar en los entornos en los que se desenvuelven las empresas y cumplir con la informacin que satisfaga los clientes , proveedores y accionistas, como la agilidad y validez de los datos que se procesan. Mediante este sistema de Contabilidad a la Empresa Pinturas Reservas, S.R.L., pondremos a la disposicin suya y dems lectores todo lo relacionado a la misma con fin de poder desempear un buen funcionamiento en las reas de instalacin de sistemas de tal manera que le permita a la empresa controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre informacin referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc. El motivo principal de los sistemas contables a una empresa son: Para qu se hace?, Cmo lo hace?, De qu forma usted controla el efectivo? A travs de todas estas vertientes partiremos para de una manera eficaz y detallada establecer el sistema contable de la empresa Pinturas Reservas, S.R.L., para de este modo establecer el control de ventas y facturacin (formularios y esquemas), clasificar los activos fijos, establecer los controles, preparar los Estados de Ganancias y Perdidas, Preparar Estados de Situacin, Definiciones de Sistema de Contabilidad.

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Captulo I 1 Aspectos generales de la empresa Pinturas Reservas, S.R.L.1.1 VisinTrabajando para ser una empresa lder en el sector de las pinturas orientadas al cliente en permanente crecimiento y mejoramiento continuo, generando una rentabilidad a sus (accionistas). Siempre innovando, adoptando nueva tecnologa que nos garantiza alta competitividad en el mercado. Para estos contamos son recursos humanos calificados y comprometidos con los adjetivos de la empresa.

1.2 MisinGenerar un producto de calidad para satisfacer la demanda de nuestros clientes, mediante la implementacin y desarrollo tecnolgico y bajo estndares de calidad brindando adems respuestas giles y oportunas a sus requerimientos y necesidades.

1.3 Valores Trabajo en Equipo Confiabilidad Innovacin Compromiso Integridad Perseverancia Excelencia9

Integridad

1.4 Historia de la Empresa 1.4.1 Pinturas Reservas, S.R.L.La fabrica de pinturas Reservas, S.R.L. nace el 2 de marzo del ao 2007 en el local ubicado en los jardines del Yaque, en la ciudad de Santiago de los Caballeros REP.DOM. primero bajo el nombre de Pinturas Rocomon, S.A. Siendo fundada por el Ing. Jos Antonio Arias y el Ing. Fernando Tineo, quienes unieron sus conocimientos, uno con mas de 15 aos en el rea de pintura y el otro con mas de 20 aos en el rea de construccin, para lograr crear una pintura conforme a las necesidades del mercado: Calidad- Precios. En el ao 2009 cambia de nombre comienza a funcionar bajo el nombre de Pinturas Reservas, S.R.L., quedando como nico dueo su principal fundador Ing. Jos Antonio Arias. Desde su fundacin esta empresa esta orientada a darle a sus clientes un excelente servicio en el rea de pinturas. Hoy contamos con un equipo capacitado. Hemos logrado captar una gran clientela en corto tiempo con ms de 50 ferreteras en toda la zona norte y 500 constructoras en santiago y el este del pas.

1.5 Actividad que RealizaLa Empresa pinturas Reservas S.R.L. se dedica a la Fabricacin y Venta de pinturas a nivel Nacional

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Capitulo II 2 El Sistema Contable2.1 Que es la ContabilidadLa contabilidad es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definicin concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en comn. A continuacin se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin contable: La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa. La contabilidad son las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados. (Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados). La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones. (Horngren & Harrison. 1991) La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica. (Meigs, Robert., 1992)

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La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo. (Catacora, Fernando,1998)

2.2 Origen de la ContabilidadLa Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivaban del intercambio comercial. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del franciscano Fray Luca Paccioli de 1494 titulado "La Summa de Arithmtica, Geometra Proportioni et Proportionalit", en donde se considera el concepto de partida doble por primera vez. Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de informacin empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas ms notables y eficaces para dar a conocer los diversos mbitos de la informacin de las unidades de produccin o empresas. El concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de "especializacin" de sta disciplina dentro del entorno empresarial.

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2.3 Definicin de Sistema de contabilidadSistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables:

Sistema Patrimonial o Histrico: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.

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Sistema Presupuestario: representa el patrimonio y sus variaciones segn las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y despus de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.

Sistema Complementario: ampla la informacin de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo.

2.4 Historia y Evolucin de los Sistemas ContablesA pasar el tiempo los mtodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los mas sencillos los cuales una persona poda hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas mas recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas reas, con esto se a desprendido varios mtodos o sistemas de contabilidad como pueden ser los siguientes: Sistema de Diario Mayor nico Sistema de Diario Tabular Sistema de Diario y Caja Sistema Centralizador Sistema de Plizas Sistema de Plizas de Cuentas por Cobrar Sistema de Plizas de Cuentas por Pagar Sistema de Volantes o Fichas Sistemas Combinados

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Sistema de Diario Mayor nicoSe puede considerar que este sistema es el inventor del uso de rayados tabulares mltiples, hoy conocidos como hojas tabulantes, se caracteriza del libro Diario Mayor nico es que, en uno solo, se registran todas las operaciones del diario como si fuera un Libro Continental y en la otra se registran todas las operaciones del mayor utilizando columnas para todas y cada una de las cuentas que conforman la contabilidad.

Sistema de Diario TabularSe origina con la evolucin del rayado Diario Continental por necesidades y conveniencias al aumentarle columnas con la finalidad de clasificar los registros por cuenta, esto generalmente se hace en dos columnas, para el debe y para el haber en cada cuenta en las de mayor movimiento y las que presentan movimiento espordico se llevan otras dos columnas denominadas como varias cuentas.

Sistema CentralizadorEste sistema nace con la necesidad de registrar diariamente un gran nmero de operaciones muy similares las cuales se canalizan en libros diarios en forma muy especfica segn el tipo de las mismas son: o Diario de Cajas y Bancos o Diario de Compras o Diario de Ventas o Diario de Salidas de Almacn o Diario de Documentos por Cobrar o Diario de Documentos por Pagar o Diario de Operaciones Diversas

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Sistema de PlizasMejor conocida como sistema de Plizas de tres Registros

Sistemas de Cuentas por CobrarCon este sistema se busca registrar los movimientos o acciones en las que tenemos un derecho y queda como devengado que posteriormente se traducir en ingresos.

Sistema de Volantes o FichasGeneralmente este sistema se utiliza en las instituciones de crdito, utilizando como su nombre lo indica volantes o fichas en donde se anota un cargo o abono.

Sistemas CombinadosEstos sistemas se caracterizan por tomar de todos los sistemas lo que necesiten para obtener un buen control de sus operaciones y registros.

2.5 Clasificacin del Sistema Contable2.5.1 Sistema computarizado:Con el desarrollo de las nuevas tecnologas a travs de los aos, se han implementados con xito los sistemas computarizados, que sirven de soporte importante a la contabilidad para lograr resultados mas eficientes. Con los sistemas computarizados: Se agilizan los procesos, ya que el contador solo tiene que introducir la informacin al computador de maneras sencilla

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(generalmente se utilizan cdigos), y el computador procesa la informacin, la almacena y genera reportes de la misma cuando se demanda. Reducen sustancialmente los errores aritmticos, ya que la probabilidad de errores de clculos de estos sistemas es muy mnima.

2.5.2 Sistemas de compras:A trabes de este sistema la empresa maneja sus necesidades de abastecimiento de materia prima y dems suministros utilizados en el proceso productivo y en las actividades administrativas. Como funciones principales tiene: Emisin y aprobacin de las rdenes de compra. Control de la mercanca recibida. Registro de los proveedores. Anlisis de las compras realizadas, entre otro.

2.5.3 Sistema de costo:Constituye un medio de control de la produccin. Esta compuesto por un conjunto de elementos reales o formales que operan con el tiempo con la finalidad de alcanzar objetivos establecidos a trabes de clculos matemticos y otro requerimientos. Este sistema esta compuesto por: a) Materiales: Principales recursos que se utilizan en la produccin, los cuales son transformados en bienes terminados. b) Mano de obra: Este esfuerzo fsico y mental ejercido por los obreros en las elaboraciones del producto.17

c) Costo indirecto de fabricacin (CIF): Compuesto por aquellos materiales tangibles e intangibles y los servicios que intervienen indirectamente en la produccin y terminacin del producto.

2.5.3.1 Segn la naturaleza del proceso productivo los sistemas de costos se clasifican en:Costo por rdenes especificas: Se lleva a cabo cuando una empresa manufacturada elabora un solo producto de acuerdo con los requerimientos y especificaciones del cliente. Los costos se acumulan de acuerdo con la identificacin de cada orden, en Pinturas Reservas S.R.L., se lleva a cabo este sistema de costo.

2.6 Estructura de un Sistema ContableUn sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se debe ejecutar en tres pasos bsicos utilizando relacin con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Estos tres pasos son:

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Registro de la Actividad Financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada mas que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.

Clasificacin de la Informacin: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin debe clasificarse en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la Informacin: Para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, est debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Ford seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Ford necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

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Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa.

2.7 Objetivos de un sistema contable2.7.1 General:Verifica que la informacin procesada por el sistema que se est ejecutando est de acuerdo con los estndares establecido por la empresa.

2.7.2 Objetivos Especficos: Mejorar las informaciones proporcionadas por el sistema, en calidad, oportunidad y presentacin. Mejorar el control interno para incrementar la confiabilidad en las informaciones contables y mover registros completos para control y proteccin de los activos de la empresa. Disminuir el coste de manejo de los registros contables. Asegurar la integridad de los datos

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Presentar la informacin financiera en forma confiable. Adecuado registro y procesamiento de las operaciones. Garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin.

2.8 Ventajas de la implantacin de un sistema contable en una empresaLa implementacin de un sistema contable nos permite tener una mayor seguridad en el manejo de las operaciones empresariales, al igual que tener un buen y adecuado manejo en el control de las transiciones y operaciones financieras. Procurar una buena calidad de la informacin generada por el sistema. La proporcin al gerente una mejor calidad al momento de tomar una decisin ya sea financiera o no financiera.

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Captulo III 3 Estructura Organizacional de la Empresa Pinturas Reservas, S.R.L.Debido a que Pinturas Reservas, S.R.L. su estilo general es centralizado, por lo mismo que posee una Estructura Organizada simple, la cual facilita las toma de decisiones para que al informacin fluya en toda la fabrica. En la implementacin del sistema contable para esta Empresa Pinturas Reservas, S.R.L.., se ofrecer a partir de ahora una visin general de la organizacin identificando la relacin jerrquica.

3.1 El OrganigramaEs una representacin grafica y descriptiva de los diferentes de deapartamentos que conforman una entidad. Son herramientas tiles para la organizacin, ayuda a visualizar la organizacin formal, pero su uso asegura una buena estructura organizacional. Objetivos del Organigramas Los organigramas pueden ser utilizados para diversos propsitos, todo depender de su modalidad. Entre estos objetivos existen los siguientes: Ofrece una visin general de la estructura organizacional de la institucin Representa la ms utilizada fuente de consulta con fines de informacin. Identifica las relaciones de jerarqua existentes entre los principales rganos de la empresa. Proporciona al personal el conocimiento de su ubicacin y de sus relaciones de jerarqua y de subordinacin dentro de la estructura orgnica. Ofrece elementos de juicio para identificar dispersiones y superposiciones de funciones. duplicaciones,

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Organigrama de la Empresa Pinturas Reservas, S.R.L.

Presidente Administrador

Auditoria Externa

Recursos Humanos

Contabilidad

Compras

Produccin

Ventas

Contabilidad de Costos

Contabilidad General

Recepcin de material prima

Almacn de Materias Primas

Control de Calidad

Facturacin

Despacho

Almacn de Productos Terminados Cuentas por Cobrar Cuentas por pagar Nomina Mantenimiento

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Ventajas Del Organigrama El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:

Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin.

Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles.

Sirve como historia de los cambios Desventajas Del Organigrama No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin.

No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad.

Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

Clasificacin de los Organigramas24

Por su amplitud y debido a la complejidad de las empresas, se han subdividido en dos tipos: Maestros Suplementarios Por la forma de su contenido, los organigramas se clasifican de la siguiente manera: Estructural Posicin Funcional Segn la forma, disposicin geomtrica y presentacin son: Horizontales Circulares o Concntrico

3.2 Funciones de los DepartamentosPresidente / Administrador Es el ms importante de la empresa, ya que de l depende el buen desarrollo que obtenga la empresa. Este dicta los reglamentos internos d el a Empresa y debe velar porque lo dispuesto por la Asamblea General sea cumplido. Ordenar el desenvolvimiento operacional y administrativo de la empresa. Dirigir los negocios en todos los actos oficiales, jurdicos, civiles y comerciales. Firmar por la compaa y en nombre de esta los escritos o documentos necesarios para los actos que tiene el poder o autorizacin de realizar y usar el sello de la misma.

Conceder crditos y efectuar avances para bien de la empresa.

Departamento de Recursos Humanos25

Se encarga del reclutamiento seleccin y adiestramiento del personal que va a laborar en la empresa. Este departamento realiza las siguientes funciones: Disear los formularios a usar en asuntos relacionados con el personal. Seguridad de personal. Establecer la relacin ya existente entre empleados y patrn. Auditoria Externa Es una actividad independiente dentro de la empresa que se encarga de llevar a cabo el examen, revisin e inspeccin sobre las cuentas que integran los estados financieros de la empresa con el fin de emitir una opinin sobre dichos estados, as como prestar asistencias tcnicas a todos los niveles jerrquicos mediante la revisin y evolucin del sistema general del control interno. Contabilidad Este departamento se encarga de registrar, analizar y clasificar las operaciones financieras y comerciales repinturas Reservas, S.R.L as como tambin de preparar los reportes y estados requeridos por la administracin. Uno de los objetivos principales de este departamento es: Informar debidamente a la gerencia de todas las transacciones realizadas, de forma que se produzcan informaciones menores y efectivas, no solo para la gerencia sino tambin para el Estado como ente fiscalizador y regulador. El encargado de este departamento lleva a cabo las siguientes funciones: Controlar y registrar todas las operaciones contables de la empresa. Cumplir con los procedimientos contables y administrativos establecidos para obtener informaciones claras y precisas, que se traducen en estados financieros orientados a la gerencia para la adecuada toma de decisiones. Tomar parte de las operaciones fiscales relacionadas con la empresa.

Contabilidad de Costos26

En este departamento se registran u analizan todas las erogaciones o desembolsos que realiza la empresa para obtener algn bien o servicio necesario para el proceso productivo, y con base a la informacin que obtiene toma decisiones adecuadas relacionadas con las plantacin y el control de dicho desembolso. Cuentas por pagar Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento que tienen las empresas para la adquisicin de bienes y servicios que le permitan llevar a cabo el proceso de produccin. El encargado de este departamento tiene las siguientes funciones: Registro de los pasivos de la empresa. Definicin de las condiciones de pago. Anlisis detallados de los pagos a realizar. Emisin de rdenes de pago. Entre otras. Nminas: Es la que se encarga de la preparacin del pago y registro de los sueldos y salarios que corresponden a cada ente laboral de la empresa, durante cierto periodo, as como mantener un registro de los documentos de los mismos tales como cedulas, las deducciones por retenciones de impuesto, seguros social, seguro medico entre otros Departamento de Compras Tiene a su cargo la responsabilidad de las compras que efecta la compaa, teniendo en consideracin la calidad, el precio y cuales son las fuentes ms adecuadas para abastecerse. Recepcin de Materia Prima Es el departamento que se encarga de recibir la mercanca, revisando la cantidad, el concepto y las condiciones en que estas estn. Almacn de Materia Prima Este departamento se encarga de almacenar todos los materiales que se recibieron el departamento de Recepcin de materia prima. Control de Calidad27

La programacin y control de la produccin, que consiste en mantener un proceso contino de envo de las rdenes de trabajo y su posterior verificacin de cumplimiento bajo los trminos descritos. Las funciones de departamento de control de calidad son: Crear y desarrollar todas las formulaciones elaboracin del producto.

a utilizarse en la

Minimizar al mximo las posibilidades y consecuencias de errores.

Los principales objetivos del Departamento de Control de Calidad de Pinturas Reservas son: Es minimizar al mximo las posibilidades y consecuencias de los errores para alcanzar la excelencia del producto fabricado. Proporcionar suficiente confianza de que el producto cumpla las exigencias requeridas por el cliente Despacho Este recibe la mercanca terminada y coordina la entrega con la persona encargada de la instalacin. Mantenimiento Este departamento se encarga de darle mantenimiento a las maquinarias y equipos, ya que son las herramientas que utiliza la empresa para sus operaciones. Almacn de productos terminados Seccin donde se va a almacenar el producto que se va a enviar a empacar o sea los que estn disponible para la venta. Departamento de Ventas Este departamento de encarga de todas las actividades referentes a la venta tanto a crdito como al contado. Entre sus funciones se encuentran: La investigacin del mercado para posicionar los productos a travs de un sistema de distribucin que sea factible.28

Realizar citas con los clientes y realizar visitas personalmente para mostrarles propuestas de servicios que se ofrecen. Toma de pedidos y canalizacin con sus respectivos vendedores y supervisores. Facturacin En este departamento se preparan las facturas correspondientes, dndole la copia al cliente y la otra al departamento de Contabilidad, seccin de cuentas por cobrar.

Captulo IV 4 Aplicacin del Sistema Contable29

4.1 Procedimientos para instalar un Sistema de ContabilidadAl momento de instalar un sistema contable dentro de una empresa se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) 2- Preparar una lista de chequeo. 3- Elaborar informes. 4- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento 5- Disear formularios para todas las operaciones. 6- Disear reportes 7- Preparar los libros. Balance inicial

4.1.1 Lista de chequeoEs un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

4.1.2 Libros o registros a usarse30

Los libros de contabilidadSon aquellos en los que se anotan de manera definitiva las

informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas. Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Libros Principales Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: Libro de Inventarios y Balances Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. Aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin detallada de las existencias finales listas para la venta, valoradas al costo. Legalidad contable:

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Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante. La informacin que debe contener este libro es:

La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos. El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta.

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente. Libro Diario Es un libro principal, denominado tambin "diario columnario", en l se registran en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, trasladndolos al libro mayor. En este libro se encuentra informacin como: la fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario. La descripcin del comprobante. La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del cdigo del comercio y las disposiciones legales. En los cuales se registran cronolgicamente las

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informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de entra original. Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en l se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analticamente en los libros auxiliares. En el se encuentra la siguiente informacin: La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento dbito o crdito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros. Libros Auxiliares Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son:

Registro de las operaciones cronolgicamente. Detalle de las actividades realizadas.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares33

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la informacin de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc.

4.1.3 Catlogo de CuentasContiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. agregarse al sistema. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro debern

Objetivos de catlogo de Cuentas

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Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General 1- Activo 2- Pasivo 3- Capital Estado de Resultado 4- Ingreso 5- Costos 6- Gastos En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. 7- Otro ingresos 8- Otros egresos

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4.1.3.1 Catlogo de cuentas de la Empresa Pinturas reservas S.R.L.TIPO CUENTA MADRE CONTROL CONTROL CONTROL AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL AUXILIAR CONTROL AUXILIAR CONTROL CONTROL CONTROL AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR CONTROL AUXILIAR CONTROL AUXILIAR AUXILIAR CONTROL CONTROL AUXILIAR AUXILIAR MADRE CONTROL CONTROL CONTROL

CODIGO 1 11 111 111-01 111-01-01 111-01-02 111-01-03 112 112-01 112-02 112-03 112-05 113 113-01 115115-01 12 121 121-01 121-01-02 121-02 121-02-01 121-03 121-03-01 121-04 121-04-01 121-04-02 131 131-01 131-01-01 131-01-02 2 21 211 211-01

PERTENECE DESCRIPCION ACTIVOS 1 ACTIVOS CORRIENTES 11 EFECTIVO 111 EFECTIVO EN CAJA Y BCO. 111-01 CAJA 111-01 CAJA CHICA 111-01 TRANSFERENCIA 11 CTAS. POR COBRAR 112 CTAS. POR COBRAR CLIENTES 112 CTAS. POR COBRAR SOCIOS 11 CTAS. X COBRAR EMPLEADOS 112 OTRAS CTAS. X COBRAR 11 INVENTARIO 113 INVENTARIO MATERIA PRIMA 11 GASTOS ANTICIPADOS 115 SEGUROS 1 ACTIVOS FIJOS 12 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 121 MOVILIARIOS Y EQ. OFICINA 121-01 DEP. ACUM. MOV. EQ. OF 121 MAQ. Y EQ. DE COSTO 121-02 DEP. ACUM. MAQ. Y EQ. COSTO 121 MEJORAS 121-03 MEJORAS ALMACEN 121 OTROS ACTIVOS FIJOS 121-04 OTROS ACTIVOS FIJOS COSTO 121-04 DEP. ACUM. OTROS ACT. FIJOS 1 ACTIVOS DIFERIDOS 131 ACTIVOS DIFERIDOS 131-01 GASTOS CONSTITUCION CIA. AMORTIZACION GASTOS CONST. 131-01 CIA. PASIVOS 2 PASIVOS CORRIENTES 21 DOCUMENTO POR PAGAR 211 PRESTAMO BANCO

NIVEL TIPO GRUPO 0 A GG 0 1 GG 1 1 GG 2 1 GG 3 1 GG 3 1 GG 3 1 GG 1 1 GG 2 1 GG 2 1 GG 2 1 GG 2 1 GG 1 1 GG 2 1 GG 1 1 GG 2 1 GG 1 1 GG 1 1 GG 2 1 GG 3 1 GG 2 1 GG 3 1 GG 2 1 GG 3 1 GG 2 1 GG 3 1 GG 3 1 GG 1 1 GG 2 1 GG 3 1 GG 3 0 1 1 1 1 2 2 2 2 GG GG GG GG gg

D/C DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DB D D DR DR D DR DR DR DR DR DR DR CR CR CR CR

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212 212-01 213 213-01 213-02 214 3 31 311 311-01 4 41 411 412 5 511 511-01 512 512-01 512-01-01 512-01-02 512-01-03 512-02 512-02-01 6 61 611 611-01 611-01-01 611-02 611-03 611-04 612 612-01 612-02 612-03 612-04 621 811-01

21 212 21 213 213 21 3 31 311 4 41 41 5 511 51 512 512

6 61 611 611-01 611 611 611 61 612 612 612 612 6

CUENTAS POR PAGAR CTAS. X PAGAR SUPLIDORES CXP RETENCIONES Y ACUMULAC. ITBIS ISR OTRAS CUENTAS POR PAGAR CAPITAL CAPITAL CAPITAL APORTADO CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS POR VENTAS OTROS INGRESOS COSTOS COMPRAS FLETE EN COMPRAS COSTO DE PRODUCCION COSTO DE PRODUCCION SUELDOS HORA EXTRAS PRESTACIONES LABORALES DEPRECIACIONES DEPRECIACIONES MAQUINARIAS GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE VENTA GASTOS DE SUELDOS SUELDOS PRESTACIONES LABORALES DEPRECIACION GASTOS DE SERVICIOS GASTOS DE ADMINISTRACION GASTOS DE SUELDOS GASTOS PRESTACIONES LABORALES DEPRECIACION GASTOS DE SERVICIOS GASTOS FINANCIEROS CODIFICACION PENDIENTE

1 2 2 2 2 1 0 1 1 2 1 1 1 0 1 2 1 2 2

2 1 1 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5

1 1 2 3 2 2 2 1 2 2 2 2

6 6 6 6 6 6 6 6 6

GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG GG

CONTROL AUXILIAR CONTROL AUXILIAR AUXILIAR CONTROL MADRE MADRE CONTROL AUXILIAR MADRE CONTROL AUXILIAR CONTROL MADRE CONTROL AUXILIAR CONTROL CONTROL AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR CONTROL AUXILIAR MADRE CONTROL CONTROL CONTROL AUXILIAR CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL MADRE

CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR

6 GG 2 GG GG GG 6 GG

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4.1.4 Manual de procedimiento y Descripcin de CuentasEs la gua que explica como podemos utilizar catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedores.

Cuentas controles: Activos:Efectivo: Se debita si entra dinero en efectivo. Se Acredita si sale dinero en efectivo. Caja chica: Se debita cada vez que entra dinero en la caja chica. Se acredita para liquidar el fondo de caja chica. Bancos: Se debita cada vez que entra dinero al banco. Se acredita cada vez que sale dinero del banco. Cuenta por cobrar: Se debita cada vez que un cliente contrae deuda con la empresa. Se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa. Materiales de oficina: Se debita cuando se adquiere equipo. Se acredita cuando se venden los equipos.

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Terrenos: Se debita cuando se adquiere un terreno. Se acredita cuando se venden los equipos. Edificios: Se debita cuando se adquiere un edificio. Se acredita cuando se vende un edificio. Maquinaria y equipo: Se debita cuando se adquiere una maquinaria o equipo. Se acredita cuando se vende una maquinaria o equipo. Cuentas por cobrar: Se debita cuando la empresa paga una deuda. Se acredita cuando la empresa cuando la empresa contre una deuda. Sueldos por pagar: Se debita cuando la empresa paga una deuda a los empleados-. Se acredita cuando la empresa compra una deuda garantizada por sueldos. Retenciones por pagar: Se debita cuando la empresa paga retenciones que hizo a los empleados. Se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de los empleados. Capital: Se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes. Se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa.

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Ingresos: Se debita para cerrarla al final del periodo contable. Se acredita para registrar las ventas de una mercanca al contado. Costos: Se debita si se compra mercanca, siempre y cuando se use el mtodo de fsico para el registro de las operaciones. Se acredita para cerrar al final del periodo contable. Costo por servicios: Se auxilia por la cuenta de gasto general y administrativos. Se debita cada vez que la compaa paga sueldos. Se acredita para cerrar al final del periodo. Gastos generales y administrativos: Se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto. Se acredita cuando se cierra al final del periodo.

4.1.5 Estados FinancierosEstados financieros que presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operacin, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a travs de un periodo determinado. La expresin "pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (ltimo ejercicio reportado tratndose de estados financieros comparativos).

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4.1.5.1 Tipos de Estados FinancierosEstado Financiero Proyectado Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en clculos estimativos de transacciones que an no se han realizado; es un estado estimado que acompaa frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma. Estados Financieros Auditados Son aquellos que han pasado por un proceso de revisin y verificacin de la informacin; este examen es ejecutado por contadores pblicos independientes quienes finalmente expresan una opinin acerca de la razonabilidad de la situacin financiera, resultados de operacin y flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular. Estados Financieros Consolidados Aquellos que son publicados por compaas legalmente independientes que muestran la posicin financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compaas fueran una sola entidad legal.

4.1.5.2 Los Estados Financieros Bsicos son

El balance general El estado de cambios en el patrimonio

El estado de resultados

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El estado de cambios en la situacin financiera El estado de flujos de efectivo

Balance General.Documento contable que refleja la situacin patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislacin exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura fsica de la empresa, y el segundo la tesorera, los derechos de cobro y las mercaderas. En el pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (emprstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crdito comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance segn el momento y la finalidad. El estado de situacin es el estado bsico demostrativo de la situacin financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios bsicos de contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Es un documento contable que refleja la situacin financiera de un ente econmico, ya sea de una organizacin pblica o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un anlisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la informacin bsica de la

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empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posicin financiera, capacidad de lucro y fuentes de fondeo. . En el balance general solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables: Contador Revisor fiscal Gerente Del Balance General podemos Distinguir dos tipos:

Balance General Comparativo: Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relacin con uno o ms periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posicin financiera de una empresa y facilitar su anlisis.

Balance general Consolidado: Es aqul que muestra la situacin financiera y resultados de operacin de una entidad compuesta por la compaa tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad econmica. Se formula sustituyendo la inversin de la tenedora en acciones de compaas subsidiarias, con los activos y pasivos de stas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas compaas, as como las utilidades no realizadas por la entidad.

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Estado de ResultadosEs un documento complementario donde se informa detallada y

ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la seccin de ganancias y prdidas de la hoja de trabajo. Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, prdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parmetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaa a la hoja del Balance General. Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado. El estado de resultado o estado de prdidas y ganancias es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.este estado consta de dos partes. La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercanca hasta determinar la utilidad o prdida del

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ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancas vendidas.

Para determinar la utilidad o prdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultados: Ventas Netas Compras Totales o Brutas Compras Netas Costo de lo Vendido La segunda parte consiste en analizar detalladamente, los gastos de operacin as como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio. Para determinar la utilidad o la perdida liquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados: Gastos de operacin Utilidad de operacin El valor neto sobre otros gastos y productos Observacin: Cuando el costo de lo vendido sea mayor que el valor de las ventas netas, el resultado ser la perdida en ventas o perdida bruta Empleo de las columnas

Primera columna: en esta columna se deben anotar los valores de la compra, de los gastos de compra, de las devoluciones sobre compra y de los descuentos sobre compra.

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Segunda columna: en esta columna se deben anotar los valores de las devoluciones sobre venta, de las rebajas sobre venta y de las compras totales.

Tercera columna: se anotan los valores totales del inventario inicial, de las compras netas y del inventario final. Cuarta columna: se anotan los valores de las ventas neta, costo de lo vendido y de la utilidad o perdida en ventas.

Cambio en la colocacin de columnas 1. Cuando no hay devoluciones ni rebajas sobre ventas, el valor de las ventas totales pasa directamente hasta la cuarta columna, como si fueran ventas netas. 2. Cuando no hay gastos de compra el valor de las compras pasa directamente hasta la columna dos, como si fuera compras totales. 3. Cuando no hay gastos de compra, ni devoluciones y rebajas sobre compra el valor de las compras pasa directamente hasta la tercera columna como si fueran compras netas. 4. Cuando nicamente hay devoluciones o rebajas sobre venta, su valor pasa directamente a la tercera columna. 5. Cuando nicamente hay devoluciones sobre compras o rebajas sobre compras su valor pasa directamente a la segunda columna

Estado de cambios en el patrimonioEl estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros bsicos contemplados por el artculo 22 del decreto 2649 de 1993. El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado. Adems de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar46

cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa. Para la empresa es primordial conocer el por qu del comportamiento de su patrimonio en un ao determinado. De su anlisis se pueden detectar infinidad de situaciones negativas y positivas que pueden servir de base para tomas decisiones correctivas, o para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas del comportamiento del patrimonio. La elaboracin del estado de cambios en el patrimonio es relativamente sencilla puesto que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar un simple variacin. Para elaborar el estado de cambios en la situacin financiera se requiere del estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variacin. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo]. Sobre los aspectos que se deben revelar en el estado de cambios en el patrimonio, ha dicho el artculo 118 del decreto 2649 de 1993: Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. En lo relativo a los cambios en el patrimonio se debe revelar: 1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el perodo. 2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el perodo, indicacin del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago. 3. Movimiento de las utilidades no apropiadas. 4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas.47

5. Movimiento de la prima en la colocacin de aportes y de las valorizaciones. 6. Movimiento de la revalorizacin del patrimonio. 7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.

Ejemplo estado de cambios en el patrimonio Para ilustracin, a continuacin se presenta un estado de cambios en el patrimonio en su forma ms elemental, pero que brinda la orientacin necesaria para replicarlo segn la informacin financiera de cada empresa: EMPRESA XY.LTDA ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 2008 Concepto

Saldo

Incremento 2.000.000 0

Disminucin Saldo 31/12/08 12.000.000 2.000.000 6.000.000 1.500.000

01/01/08 Capital social 10.000.000 Supervit 2.000.000 capital Reservas 6.500.000 Utilidades del0.00 ejercicio

0 500.000

1.500.000

Aqu se observa que durante el 2008 ha se present un incremento del capital en $2.000.000, que bien pudo ser por nuevos aportes de socios antiguos o por ingreso de nuevos socios. Este hecho se expondr con detalle en las respectivas notas. Vemos tambin que el supervit de capital permaneci invariable.

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Las reservas sufrieron una diminucin del $500.000 hasta ajustarse al 50% del capital social. Se observa claramente que durante el 2008 la utilidad fue de $1.500.000. En el ejemplo se han expuestos algunos conceptos de forma general, pero lo adecuado es desglosar cada subpartida que compone el patrimonio, y a cada una realizarle una nota explicando la variacin sufrida, de modo que la persona que consulte el estado de cambios en el patrimonio pueda comprenderlo con facilidad.

Estado de Cambio de la Situacin FinancieraSon las disposiciones relativas a la preparacin a la presentacin del estado de cambios en la situacin financiera expresado en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general. El objetivo es proporcionar informacin relevante y concentrada en un periodo, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos suficientes para: a) Evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos. b) Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los recursos generados o utilizados por la operacin. c) Evaluar las capacidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones, para pagar dividendos, y en su caso, para anticipar la necesidad de obtener financiamiento. d) Evaluar los cambios experimentados en la situacin financiera de la empresa derivados de transacciones de inversin y financiamiento ocurridos durante el periodo.

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Este estado financiero bsico muestra (en pesos) los recursos generados o utilizados en la operacin, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a travs de un periodo determinado. Las actividades de financiamiento incluyen la obtencin de recursos de los accionistas y el reembolso o pago de los beneficios derivados de su inversin, pago de recursos obtenidos mediante operaciones a corto y largo plazo. Las actividades de inversin incluyen el otorgamiento y cobro de prstamos, la compra y venta de deudas, de instrumentos, de capital, de inmuebles, equipo, maquinaria, de otros activos productivos distintos de aquellos que son considerados como inventarios de la empresa. Las actividades de operacin generalmente estn relacionadas con la produccin y distribucin de bienes y prestacin de servicios, con transacciones y otros eventos que tienen efectos en la determinacin de la utilidad neta y/o con aquellas actividades que se traducen en movimientos de los saldos de las cuentas directamente relacionadas con la operacin de la entidad y que no quedan enmarcadas en las actividades de financiamiento o de inversin. El conjunto de los cambios en la situacin financiera, muestran la modificacin registrada, en pesos en cada uno de los principales rubros que la integran, los cuales, junto con el resultado del periodo, determinan el cambio de los recursos de la entidad durante un periodo. En este estado se relacionan el resultado neto de la gestin con el cambio en la estructura financiera y con el reflejo de todo ello en el incremento o decremento del efectivo y de las inversiones temporales durante el periodo.

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Mecanismo para su elaboracin Se parte de la utilidad o prdida neta, o antes de partidas extraordinarias, o de los recursos generados o utilizados en la operacin se presentaran antes y despus de partidas extraordinarias. Los cambios de la situacin financiera se determina por diferencias entre los distintos rubros del balance inicial y final, expresados en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general ms reciente, clasificados en los tres grupos antes mencionados, debern analizarse las variaciones importantes que surjan en los periodos intermedios, los traspasos se compensarn entre si, omitindose su presentacin en el estado de cambios de la situacin financiera, si el traspaso implica modificacin en la estructura financiera se deber presentar los dos movimientos por separado, la actualizacin de algunos renglones de estados financieros deber eliminarse del saldo final de la partida que le dio origen y de la correspondiente del capital contable, antes de hacer las comparaciones. El efecto monetario y las fluctuaciones cambiarlas modifican la capacidad adquisitiva de las empresas, por lo tanto, no debern ser consideradas como partidas virtuales que no tuvieron un impacto en la generacin o uso de recursos. Los estados de periodos anteriores que se incluyan para compararse, debern presentarse de conformidad, deber revelarse que el estado de cambios en la situacin financiera se prepar considerando, como recursos generados, el cambio en pesos de las diferentes partidas del balance general. Cuando la informacin financiera se presenta en pesos nominales (baja inflacin), el cambio en las partidas monetarias del balance general equivale al flujo de efectivo generado o invertido en dichas partidas, sin embargo cuando la inflacin es significativa y requiere la expresin de los estados financieros en pesos de un mismo poder adquisitivo, el cambio en pesos constantes de las partidas51

monetarias del balance involucra, adems del flujo de efectivo, la erosin o beneficio que la inflacin (efecto monetario) provoc en el efecto generado o invertido en dichas partidas. El cambio en las partidas monetarias pasa de representar un flujo de efectivo al de generacin o uso de recursos en pesos.

Estado de Flujo de EfectivoMovimiento o circulacin de cierta variable en el interior del sistema econmico. Las variables de flujo, suponen la existencia de una corriente econmica y se caracterizan por una dimensin temporal; se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversin, la produccin, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los flujos se relacionan en forma ntima con los fondos, pues unos proceden de los otros. De esta manera, la variable fondo "inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo "alquileres", en tanto que la variable flujo "produccin de trigo en el periodo X" da lugar a la variable fondo "trigo almacenado". Aqul que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darn en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duracin de los faltantes o sobrantes de efectivo. Se entiende por EFE al estado financiero bsico que muestra los cambios en la situacin financiera a travs del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs). El EFE ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresa en un perodo determinado y poder52

inferir las razones de los cambios en su situacin financiera, constituyendo una importante ayuda en la administracin del efectivo, el control del capital y en la utilizacin eficiente de los recursos en el futuro.

4.1.5.3 Los estados financieros preparado por la Empresa Pinturas Reservas, S.R.L., son los siguientes: Estados de situacin o Balance General Estado de Resultados o de Ganancia y Perdidas Estado de Utilidad Retenidas Estados de Flujos de Efectivo Estados de Costo de Produccin

Formato del Estado de SituacinCalle 1era. Esq. Penetracin, Urb. Jardines del Yaque Tels.: 809-921-0372 * Fax (809)921-00254 RNC: 1-30-08180-8

Pinturas Reservas, S.R.L

Estado de Situacin Al de -- del Valores en DR$

BALANCE GENERAL (Esquema) ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE DEUDORES INVENTARIOS ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INTANGIBLES53

DIFERIDOS VALORIZACIONES TOTAL ACTIVO PASIVO PASIVO CORRIENTE OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS OBLIGACIONES LABORALES DIFERIDOS PASIVOS NO CORRIENTE OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO BONOS Y PAPELES COMERCIALES TOTAL PASIVO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL SUPERVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO UTILIDAD DEL EJERCICIO TOTAL PATRIMONIO

Formato del Estado de Resultados Pinturas Reservas, S.R.L

Calle 1era. Esq. Penetracin, Urb. Jardines del Yaque Tels.: 809-921-0372 * Fax (809)921-00254 RNC: 1-30-08180-8

Estado de resultados Al de -- del

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Valores en DR$

ESTADO DE RESULTADOS (Esquema) VENTAS (-) Devoluciones y descuentos INGRESOS OPERACIONALES (-) Costo de ventas UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL (-) Gastos operacionales de ventas (-) Gastos Operacionales de administracin UTILIDAD OPERACIONAL (+) Ingresos no operacionales (-) Gastos no operacionales UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS (-) Impuesto de renta y complementarios UTILIDAD LQUIDA (-) Reservas UTILIDAD DEL EJERCICIO

Estado de Utilidades RetenidasSe acostumbra a elaborar el informe denominado estado de utilidades retenidas cuando no se han presentado modificaciones en el capital social (suscrito y pagado) y, por lo tanto, slo se deben explicar los cambios en la cuenta de utilidades retenidas.

Pinturas Reservas, S.R.LCalle 1era. Esq. Penetracin, Urb. Jardines del Yaque Tels.: 809-921-0372 * Fax (809)921-00254 RNC: 1-30-08180-8

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Estado de Utilidades Retenidas Al de -- del Valores en DR$

Saldo al inicio del perodo Menos: traslado de utilidades retenidas aplicadas a: Reservas obligatorias Reservas estatutarias Reservas ocasionales Dividendos decretados SUB-TOTAL MAS: Utilidad neta del ejercicio SALDO AL FINAL DEL PERODO

Estado de Flujo de Efectivo



Estado de Flujo de Efectivo Al de -- del Valores en DR$

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Efectivo de actividades operacionales Efectivo de actividades de financiamiento Efectivo de actividades de inversin Aumento (disminucin) neto de efectivo Efectivo y equivalente de efectivo al inicio de periodo Efectivo y equivalente de efectivo al final del perodo

Estado de costos de produccinEs el estado financiero que muestra la integracin y cuantificacin de

la materia prima, mano de obra y gastos indirectos que nos ayuda a valorar la produccin terminada y transformada para conocer el costo de su fabricacin. Tipos de Estados de Costo de Produccin Detallado. General. Partes: Encabezado: est conformado por el nombre de la empresa, nombre del documento, perodo del que se trata y las unidades monetarias en la que est expresado.

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Cuerpo lo conforman los elementos del costo y su evolucin, es decir la materia prima, la mano de obra y los gastos indirectos. Firmas: de quien lo realiza y revisa. Importancia del estado de Produccin. Determinacin y comprobacin del presupuesto. Saber cunto cuesta cada unidad fabricada. Conocer la eficiencia de la produccin. Control de los 3 elementos del costo. Informacin. Comparacin entre costos estimados contra los reales.

Existe una relacin entre el estado del costo de artculos manufacturados, el estado de Resultados, el estado de utilidades y el Balance General.

Elementos del Estado de Costos de Produccin:



Estado de Costo de Produccin Del __ de __________ al __ de ____________ de _____

Compras Netas Materias Primas Ms: Inventario Inicial Materias Primas

XXXX

XXXX58

Menos: Inventario Final Materias Primas Igual: Materia Prima Utilizada Ms: Mano de obra directa Igual: Costo Primo Ms: Gastos Indirectos de Fabricacin Igual: Costo Total de Manufactura Ms: Inventario Inicial Produccin en Proceso Menos: Inventario Final Produccin en Proceso Igual: Costo Total de Artculos Producidos Ms: Inventario Inicial Productos Terminados Menos: Inventario Final Productos Terminados Igual: XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

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COSTO DE VENTAS

XXXX

4.1.6 FormulariosSon todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una empresa. como comprobante para garantizar una operacin. Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar infamacin en las diferentes reas de una empresa. Factura: es un documento con el que documenta Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: 1) 2) 3) 4) 5) Numeracin Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el Redaccin clara, sin errores. Adems del original, emitir las copias necesarias Poseer firmas Constituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir

control.

Entre los principales formularios tenemos:

60

Facturas Recibo Conduce Ordenes de compra Otros, etc.

La factura: es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo: es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la conpia es conservada por el que lo recibe.

El conduce: es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo. El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacen previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas.

La orden: de compras es un formulario comercial que identifica la mercancas y/o productos que desea comprar una compaa.

61

La nota de dbito: se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crdito: es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras.

El cheque: es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja: es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisicin de materiales y equipos de oficina: es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin.

62

4.1.6.1 Los Formularios utilizados por la Pinturas Reservas S.R.L. son:

Empresa

Nota de Dbito

Pinturas Reservas, S.R.LCalle 1era. Esq. Penetracin, Urb. Jardines del Yaque Tels.: 809-921-0372 * Fax (809)921-00254 Santiago, Rep. Dom.

RNC: 1-30-08180-8

Nota de Dbito

Fecha____________________________ Numero___________________________

63

Nombre___________________________ Direccin__________________________ Hemos procesado a cerrar nuestra cuenta con ustedes por la cantidad de RD$_______________________ conforme con los siguientes detalles. Cantidad Descripcin Costo Limite Importe

Clave

______________________________________ __________________ Elaborado Por Aceptado Por Autorizado por

Nota de Crdito


RNC: 1-30-08180-8

Nota de Crdito

Fecha_________________________ Numero__________________________ Nombre_______________________ Direccin__________________________ Hemos decidido acreditar en su cuenta con nosotros la cantidad de RD$_________________________ conforme con los siguientes detalles.

64

Fecha

Factura

Descripcin

Balance

Importe

______________________________________ __________________ Elaborado Por Aceptado Por Autorizado por

Devolucin de Mercancas


RNC: 1-30-08180-8

Devolucin de MercancasFecha______________________________________ Departamento_______________________________ Requisito no Descripcin Bueno Defecto Proceso

65

______________________________________ __________________ Recibido Por Revisado Por Autorizado por

Recibos

de Ingresos Pinturas Reservas, S.R.L

Calle 1era. Esq. Penetracin, Urb. Jardines del Yaque Tels.: 809-921-0372 * Fax (809)921-00254 Santiago, Rep. Dom.

RNC: 1-30-08180-8

RNC: 1-30-08180-8 Recibos

de IngresosPagina: X

Fecha_______________________

Doc. RII00000000000

66

Recibimos de:_________________ La Suma de: xxxxxxxx Concepto: Document o Fech a Balance Ant Abono Descuent o Balance Actual.

______________________________________ __________________ Preparado Por Revisado Por Recibido por

Factura a Crdito

Pinturas Reservas, S.R.LSantiago, Rep. Dom.

Calle 1era. Esq. Penetracin, Urb. Jardines del Yaque Tels.: 809-921-0372 * Fax (809)921-00254

RNC: 1-30-08180-8

Factura a CrditoFecha______

RNC: 1-30-08180-8 Pag. X Hora:_____ Cliente:XXXX

No. FC-XXXXX ***Factura a Crdito

Orden No.

Tel:

67

Direcion: XXXXXXX Vencimiento Comentario: XXXXXXX Cdigo Cantida Unidad d

RNC Cliente XXXX Vendedor:

Articulo

Precio

Valor

ITBIS


Facturas validad Para Crdito Fiscal

Pinturas Reservas, S.R.LCalle 1era. Esq. Penetracin, Urb. Jardines del Yaque Tels.: 809-921-0372 * Fax (809)921-00254

Facturas validad Para Crdito FiscalFecha______

RNC: 1-30-08180-8 Pag. X Hora:_____

68

No. FAC-XXXXX ***Factura a Crdito Orden No.

Credito: NCF


Cliente:XXXX RNC Cliente XXXX Vendedor:

Tel:

Articulo

Precio

Valor

ITBIS


Facturas para Consumidor Final


RNC: 1-30-08180-8

Facturas para Consumidor Final RNC: 1-30-08180-8Fecha______

69

Pag. X Hora:_____No. FAC-XXXXX ***Factura a Crdito Orden No. Credito: NCF


Cliente:XXXX RNC Cliente XXXX Vendedor:

Tel:

Articulo

Precio

Valor

ITBIS


Requisicin de Compra


RNC: 1-30-08180-8

Requisicin de Compra70

Fecha______Nombre_______________________________ Cargo_________________________________rea_____________________ Departamento_______________________________ No. Cdigo Cantidad Descripcin Detallada

______________________________________ __________________ Recibido Por Revisado Por Autorizado por

Observaciones:____________________________________________________

Orden De Pedido


RNC: 1-30-08180-8

Orden De Pedido

71

Fecha_________________ Nombre del Cliente________________________________________ Direccion:__________________________________________Tel:________________ RNC________________________________Condicion:_________________________ Cantidad Unidad Descripcin Precio

Total RD$

_______________ Entregado Por

______________ Autorizado Por

Orden De Compra


RNC: 1-30-08180-8

Orden De Compra

72

Fecha_________________ Seores:________________________________________ Direccion:__________________________________________Tel:________________ Condicion:_________________________________SIRVASE DESPACHAR LOS ARTICULOS DETALLADO A CONTINUACIN:

Cantidad

Unidad

Descripcin

Precio/Unit

Total

Nota: Las Facturas original debe estar acompaada de esta orden de compras para fines de pago.

_________________________________

Firma Autorizada

4.1.7 La NminaLa preparacin de cheques de nmina constituye una funcin generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nmina y dems datos relacionados con el personal.

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El procedimiento de nmina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado. Adems de esto, la compaa necesita un resumen de nmina para cada periodo y generalmente una distribucin de los costos de nmina por departamento, por producto o por clasificacin en funcin de los diferentes procesos productivos. La funcin de la nmina se ha vuelto cada vez ms compleja y lenta en los ltimos aos, debido al establecimiento de los aportes para que se hagan por medio de la nmina. Cada empleado debe recibir no solamente su cheque de pago, sino tambin un detalle que muestre el valor bruto devengado, las deducciones y el pago neto.

4.1.7.1 Nmina de la Empresa Pinturas Reservas S.R.L.COMPAA ABC ASIENTOS DE DIARIO CORRESPONDIENTE AL 05/12/2009 AUX. NOMINA AFP POR PAGAR DEBITO CREDITO AFP SFS 243,95 258,40

74

SFS POR PAGAR COOP. X PAGAR SEG. COMPL. X PAGAR NOMINA ACUM. X PAGAR X X X X PROD. PROC. M.O. PROD. 1 PROD. 2 PROD.3 CTA. CONTROL CIF REALES SERV. FAB. ADMINISTRACION SUELDOS VENTAS SUELDOS NOMINA TOTAL

264,04 284,13 304,22 324,31 344,40 364,49 384,58 404,67 424,76 444,85 464,94 485,03 505,12 525,21 545,30 292,74 588,35 599,83 932,75 8727,67

279,68 300,96 322,24 343,52 364,80 386,08 407,36 428,64 449,92 471,20 492,48 513,76 535,04 556,32 577,60 310,08 623,20 635,36 988,00 9.244,64

4.1.8 Control InternoNo es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos

coordinados con la finalidad de: Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera75

Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control

interno

administrativo:

mtodos,

medidas

y

procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos Caja chica Efectivo Inventarios Ventas Etc.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes caractersticas:

Organizacin: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

76

Autorizacin y registro operacional: de manera que sea de la atribucin del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa una entidad para actualizar las operaciones, proteger sus activos, asegurar las operaciones, asegurar la exactitud de: sus registros contables e inspirar el cumplimientos de las polticas de la empresa. Promueve la eficiencia de las operaciones y estimulas las prcticas ordenadas de la Empresa. Consiste en el establecimiento y empleo de mecanismos medidor de los recursos, mtodos contables y administrativos para regular y salvaguardar los benficos, la exactitud, seguridad y manejar los procesos, obtener la informacin que revelen los errores producido por clculo, accidente o negligencias. La responsabilidad del Control Interno recae sobre la Direccin de la institucin, debiendo disear, instalar y supervisar regularmente el Sistema de Control Importancia del Control Interno Es importante porque no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros sino tambin evaluando el nivel de eficiencia y eficacia operacional en los procesos contables y administrativos, Control Interno es imprescindible en cualquier empresa ya sea Comercial o Industrial porque esta diseada para77

prevenir errores o irregularidades, su importancia se basa en que Empresa. Objetivos del control Interno

los

controles deben estar preparado para evitar cualquier irregularidad en la

El control interno como actividad financiera y administrativa persigue los siguientes objetivos: Asegurar la confiabilidad de los registro contable para que se puedan tener informacin correcta de todas las operaciones de la empresa Comprobar que los datos presentados en los Estados Financieros sean razonables. Salvaguardar los activos a travs de control internos, se pretende proteger los activos en cuanto su proceso. Promover la eficiencia de las operaciones es uno de los adjetivo mas importante, ya que permite que se cumplan de forma adecuada los planes y cumplimientos de los procedimiento internos estimulando la eficiencia del personal y haciendo remisin de las actividades ejecutadas.

Clasificacin del control interno a) Controles administrativos. b) Controles Contables. Elementos del control interno78

Los elementos del control interno de una empresa depender de las caractersticas que la misma, estos son: Objetivos definidos. Organizacin apropiada. Registro y Formularios. Emplear Personal Competente. Supervisin. Principios del Control Interno Segregacin de funciones. Rotacin del personal. Entrenamiento al Personal. Pliza de Seguro. Supervisin. Entre otros Clasificacin del control interno Controles administrativos. Controles Contables.

Entre las reas de contabilidad que se hace necesario aplicar o implementar el control interno son la siguientes entrada y Solidad del Efectivos, Caja chica y Banco, Cuenta por Cobrar, Compra Capital y Nomina. Tcnicas de evaluacin del control interno79

Las principales tcnicas y ms comnmente utilizadas para la evaluacin del control interno son las de: Memorndums de procedimientos Fluxogramas Cuestionarios de Control Interno Tcnicas estadsticas A stas deben agregarse las herramientas de gestin, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada tambin Espina de Pescado), diagrama de Pareto, diagrama de dispersin, histograma y fluxogramas ( ests ltimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificacin, y la Matriz de Control Interno entre otras.

4.1.8.1 Control interno de efectivosLo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

Divisin del trabajo

Delegacin de autoridad Asignacin de responsabilidades

Promocin de personal eficiente Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

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Efectivo en caja Cuentas bancarias Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas. La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos Podemos establecer que el rea de efectivo comprende: Caja y Banco La caja se divide en dos: Caja chica Caja general La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control del efectivo estn: 1) 2) 3) 4) Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. Que estos volantes esten numerados Manejados por una sola persona La caja general no debe utilizarse para propsitos y

retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.

81

5) 6)

Depositar el dinero de la caja general Todo deposito debe tener anexo los recibos de caja.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente: Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

La Caja General Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja. El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del82

efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias". La Conciliacin Bancaria Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones: Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por haber cerrado.

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Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes. Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

Errores u omisiones por parte de los Bancos

4.1.8.2 Control Interno de las Cuentas Por CobrasEl total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. Se debe contar con la apro

pinturas reservas sistemas i (1)

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