pimisys union p&g

PIMISYS UNION P&G

Sistema de Información Contable

Manual de Usuario

Edición 2007

Tabla de Contenido

ii

TABLA DE CONTENIDO

COPYRIGHT ___________________________________________________ 1

PIMISYS UNION P&G ____________________________________________ 2

Licencia _______________________________________________________ 3

Ventana Principal PIMISYS UNION P&G _____________________________ 5

Acerca de______________________________________________________ 6

Convenciones Utilizadas _________________________________________ 7

Windows _______________________________________________________ 7

Notación ______________________________________________________ 13

Convenciones de procedimiento __________________________________ 14

Convenciones sobre el ratón (Mouse) ________________________ 16

Cuentas ______________________________________________________ 17

Plan de Cuentas Contables _________________________________ 17

Plan Único de Cuentas (P.U.C.) ____________________________________ 17

Búsqueda de Cuentas Contables __________________________________ 22

Modificación de un Plan de Cuentas _______________________________ 25

Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas _____________________ 26

Resumen de las Cuentas _________________________________________ 27

Recodificación Cuenta___________________________________________ 29

Plan de Cuentas Básico Predefinido _______________________________ 31

Tabla de Contenido

iii

Documentos ___________________________________________________ 33

Documentos ___________________________________________________ 33

Modificación de un Documento ___________________________________ 38

Eliminación de un Documento ____________________________________ 39

Eliminar Movimiento Contable ____________________________________ 40

Conexión/Desconexión Base de Datos _____________________________ 41

Conexión/Desconexion de la Base de Datos ________________________ 41

Reportes _____________________________________________________ 42

Listados Generales _____________________________________________ 42

Libros ________________________________________________________ 44

Diario Mayor ___________________________________________________ 44

Comprobante de Resumen _______________________________________ 46

Mayor y Balances _______________________________________________ 48

Balance de Prueba ______________________________________________ 51

Balance General ________________________________________________ 54

Inventarios y Balance____________________________________________ 56

Numeración de Libros ___________________________________________ 58

Auxiliares _____________________________________________________ 60

Auxiliar de Documentos _________________________________________ 60

Libro Auxiliar___________________________________________________ 63

Libro Auxiliar por Tercero ________________________________________ 66

Libro Auxiliar por Centro de Costos________________________________ 69

Auxiliar Comparativo ____________________________________________ 72

Tabla de Contenido

iv

Numeración de Documentos Faltantes _____________________________ 75

Informes Entidades de Control____________________________________ 79

Ingresos y Retenciones __________________________________________ 79

Retenciones de IVA _____________________________________________ 83

Retenciones de ICA _____________________________________________ 86

CGN – Operaciones Reciprocas ___________________________________ 89

CGN - Catalogo de Cuentas_______________________________________ 92

Información Exógena ____________________________________________ 95

Reportes Configurables_________________________________________ 102

Reportes Configurables_________________________________________ 102

Ejecutar Reportes Configurables _________________________________ 104

Buscar Reportes Configurables __________________________________ 107

CRAC________________________________________________________ 110

CRAC ________________________________________________________ 110

Utilizar Consultas CRAC ________________________________________ 123

Administración _______________________________________________ 125

Datos Básicos_________________________________________________ 125

Datos Básicos Simples _________________________________________ 125

Modificar un dato básico ________________________________________ 127

Eliminar un dato básico_________________________________________ 129

Datos básicos estructurados ____________________________________ 131

Datos básicos estructurados ____________________________________ 131

Terceros _____________________________________________________ 133

Tabla de Contenido

v

Terceros______________________________________________________ 133

Buscar Terceros _______________________________________________ 138

Modificación de los datos de un Tercero___________________________ 142

Eliminación de un Tercero_______________________________________ 144

Anexo a Terceros ______________________________________________ 145

Anexo a Terceros ______________________________________________ 145

Buscar Anexo a Terceros________________________________________ 150

Tasas de Cambio ______________________________________________ 153

Tasas de Cambio ______________________________________________ 153

Modificación y Eliminación de una Tasa de Cambio _________________ 155

Índices de Ajustes por Inflación __________________________________ 156

Índices de Ajustes por Inflación __________________________________ 156

Compañía ____________________________________________________ 158

Compañía ____________________________________________________ 158

Buscar Compañía ______________________________________________ 160

Modificación de una Compañía___________________________________ 163

Eliminación de una Compañía ___________________________________ 164

Errores en Compañía ___________________________________________ 165

Parámetros Exógena___________________________________________ 166

Parámetros Generales __________________________________________ 166

Grupos Exógena_______________________________________________ 168

Parámetros del trabajo del usuario _______________________________ 174

Parámetros del trabajo del usuario _______________________________ 174

Tabla de Contenido

vi

Configuración_________________________________________________ 176

Configuración _________________________________________________ 176

Documentación base de datos ___________________________________ 178

Documentación de los objetos de la base de datos__________________ 178

Seguridad ____________________________________________________ 180

Usuarios _____________________________________________________ 180

Usuarios_____________________________________________________ 180

Búsqueda de un Usuario _______________________________________ 185

Modificación de un Usuario _____________________________________ 188

Borrado de un Usuario _________________________________________ 189

Grupos de Usuarios ____________________________________________ 190

Grupos de usuarios ___________________________________________ 190

Modificación de un Grupo de Usuarios ___________________________ 192

Borrado de un Grupo de Usuarios _______________________________ 193

Cambio de Clave_______________________________________________ 196

Cambio de Clave ______________________________________________ 196

Auditoria _____________________________________________________ 198

Procesos ____________________________________________________ 201

Ajuste por Inflación ____________________________________________ 201

Ajustes por Inflación ___________________________________________ 201

Eliminación o modificación de un Indice de Ajuste por Inflación_______ 202

Ajustes por Moneda Extranjera __________________________________ 203

Ajustes por Moneda Extranjera __________________________________ 203

Cierres Anuales _______________________________________________ 204

Tabla de Contenido

vii

Cierres Anuales _______________________________________________ 204

Reconstrucción de Acumulados__________________________________ 207

Reconstrucción de Acumulados__________________________________ 207

Errores______________________________________________________ 208

Listado de Mensajes de Errores __________________________________ 208

Errores en Menú_______________________________________________ 209

Errores de Conexión ___________________________________________ 210

Errores en configuración________________________________________ 211

Errores Generales______________________________________________212

Errores en Reportes____________________________________________ 214

Varios _____________________________________________________________ 218

Emisión de reporte_____________________________________________ 218

Formato de Fecha______________________________________________220

Glosario _____________________________________________________ 221

Índice _______________________________________________________ 233

1

COPYRIGHT

2007 PIMISYS E.U

Todos los derechos reservados.

Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma.

Esta obra es propiedad intelectual de PIMISYS

PIMISYS UNION P&G 2007

2

PIMISYS UNION P&G

Sistema de Información Contable

PIMISYS UNION P&G tiene como objetivo principal mantener la uniformidad, centralización y consolidación de la información en una gran base de datos, donde se registre las actividades contables desarrolladas por las entidades privadas o públicas en cuanto a los procesos de gestión y control, permitiendo realizar una evaluación de manera permanente y confiable que servirá de base para mejorar la eficiencia en la administración.

Permite a los administradores mantener una información confiable y oportuna que puede ser utilizada en cualquier momento del proceso para evaluar la situación financiera del ente. De igual forma la información estará centralizada y podrá manejarse en una gran base de datos la cual será integrada con otros módulos, permitiendo de esta forma interpretar la realidad financiera de la entidad la que servirá de apoyo a los planes, programas y decisiones a tomar.


3

Licencia

La Versión de Demostración de PIMISYS tiene algunas limitaciones, las cuales se podrán solucionar licenciando el producto.

Para licenciarlo debe llamar a los teléfonos de soporte de PIMISYS o hacer el respectivo Registro en Línea.

Cómo Licenciar el producto?

En caso de que el sistema le pida el número de la Licencia del Sistema, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione Licencia del menú Ayuda

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Licencia


4

3. Digite el Nombre de la Entidad y el NIT

4. Puede realizar una de las siguientes opciones:

Registro en línea: con esta opción la aplicación se conecta a la página de PIMISYS y hace el registro automáticamente.

Grabar: con esta opción puede realizar una llamada a los teléfonos de soporte que ofrece PIMISYS.

5. Si hace clic en el botón Grabar, aparecerá el siguiente cuadro de Diálogo

6. El número que aparece en el cuadro Clave debe dictárselo al personal de soporte de PIMISYS, para que le proporcionen el Número de Autorización en caso de que no lo tenga.

7. En la Caja de Texto Nº de Autorización digite el número de Autorización que fue suministrado por el personal de soporte.

8. Haga clic en el botón Aceptar.


5

Ventana Principal PIMISYS UNION P&G

Para que los usuarios tengan mayor accesibilidad, PIMISYS UNION P&G maneja una ventana principal que le brinda comodidad al usuario.

La ventana principal se encuentra dividida en las siguientes partes:

Barra de título: contiene el nombre de la aplicación, el Sistema Manejador de Bases de Datos que se utiliza y el nombre del usuario que ha iniciado sesión.

Barra de Menús: los diferentes menús que contiene la aplicación.

Barra de herramientas: iconos de acceso rápido a las funciones más importantes de la aplicación.

Área de trabajo: área donde se mostrarán los diferentes formularios.

Barra de estado: en donde se muestran mensajes dependiendo de las operaciones que realice, el nombre de la compañía que esta utilizando el software y el año en que esta trabajando.


6

Acerca de

Muestra la información del producto PIMISYS como el nombre del producto, nombre de la compañía dueña del producto, el nombre de la compañía que se encuentra autorizada para utilizar la aplicación, la versión, la fecha de actualización y los derechos de autor.

Para observar esta información realice los siguientes pasos:

1. Elija Acerca de... del menú Ayuda.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acerca de PIMISYS (NOMBRE APLICACIÓN)

3. A continuación se explica la descripción de esta ventana


7

Convenciones Utilizadas___________________________

Windows

Breve descripción de Microsoft® Windows

Para los nuevos usuarios de Windows, esta sección ofrece una descripción general de las operaciones que se pueden realizar dentro de este entorno gráfico. Windows está diseñado para facilitar el uso de su computadora. Este entorno nos ayuda a tratar todo el trabajo cotidiano que se lleva a cabo con un computador. Microsoft® Windows proporciona una interfaz que tiene elementos en común para diferentes programas de aplicación, tanto en la forma de compartir los datos como en la forma en que se controla su operación.

Uso de las ventanas en las Aplicaciones PIMISYS

Al igual que cualquier otra aplicación basada en Windows, Las Aplicaciones PIMISYS tienen una ventana principal del programa que visualiza el nombre de las aplicaciones "PIMISYS", en la barra de título. Esta ventana puede ser maximizada para que ocupe toda la pantalla, restaurada para que ocupe parte de la pantalla, o minimizada a un icono que se sitúa en la parte inferior de la pantalla.

Para ampliar una ventana y hacer que ocupe toda la pantalla debe dar doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Maximizar.

Para reducir una ventana a un icono debe hacer clic en el botón Minimizar.

Para restaurar una ventana a su tamaño anterior, debe hacer doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Restaurar.

Para cerrar una ventana debe hacer clic en el botón

Uso de los menús

En las Aplicaciones PIMISYS, los menús y las opciones funcionan de acuerdo con los convenios en Microsoft® Windows. Los nombres de los menús aparecen en la barra de menús que se muestra en la parte superior de la pantalla. Para elegir un menú debe hacer clic sobre él, de esta forma se expandirá y seguidamente puede hacer clic en la opción deseada.


8

La siguiente ilustración muestra el menú Ventana abierto desde la barra de menús de la Aplicación PIMISYS

Algunas opciones disponen de una combinación de tecla rápida listada a la derecha del nombre de la orden. Después de que se haya familiarizado con los menús y submenús, estas teclas rápidas pueden ahorrarle mucho tiempo.

Todos los menús tienen sus equivalentes de teclado. Para seleccionar un elemento de un menú, debe pulsar la tecla Alt y la tecla correspondiente al carácter subrayado en el nombre del menú (p.e. Administración).

Cuando el nombre de un elemento del menú aparece atenuado, no es aplicable a la situación actual, y por tanto, no está disponible.

Cuando el nombre de un menú va seguido por una flecha, indica que es un submenú y cuando se elija aparecerá otro menú de opciones. Por ejemplo, cuando se selecciona el submenú Seguridad del menú Administración, aparecerá una lista con más opciones. Para definir la Seguridad es posible elegir entre Grupos, Usuarios y Cambio de Clave.

Para cerrar un menú sin elegir ninguna elemento, haga clic en el nombre del menú de nuevo, o pulse Esc.


9

Uso de los Cuadros de diálogo

Un cuadro de diálogo es una ventana que ofrece con frecuencia información y que siempre requiere una respuesta del usuario. Un cuadro de diálogo puede mostrar en pantalla solo un mensaje de estado, esperando hasta que seleccione Aceptar, o puede pedirle que especifique algún tipo de información.

Los cuadros de diálogo pueden contener varios campos de información, tal como se describe a continuación. Para seleccionar un campo dentro de un cuadro de diálogo, siga estos pasos:

1. Haga clic sobre el campo deseado.

2. Pulse Alt+X donde X es la letra subrayada en el nombre del campo. Utilice el tabulador para pasar de un campo del cuadro de diálogo a otro. Utilice Shift +Tab para volver al campo anterior.

Botones de Comando. Un botón de comando indica al cuadro de diálogo que realice una acción concreta. Nos referiremos a los botones de comando de la siguiente

manera: Aceptar.

Cuadro de Texto. Un cuadro de texto le permite escribir una línea de texto, como por ejemplo una fecha. En determinadas ocasiones un cuadro de texto contiene texto por defecto (que puede aparecer resaltado). Para introducir un texto diferente, simplemente escriba el nuevo texto, el cual reemplazará al anterior de forma automática. Para realizar cambios menores en un texto por defecto, pulse la tecla de flecha izquierda y corrija el texto utilizando la Barra Espaciadora o Suprimir y las teclas de Flecha.

Casilla de lista. Una casilla de lista le ofrece una lista de opciones. Si la lista contiene más opciones de las que puede mostrar en pantalla, la casilla tendrá una barra de desplazamiento. Para seleccionar una opción, siga estos pasos:


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1. Haga doble clic sobre la opción.

2. Utilice las teclas de Flecha para seleccionar la opción, y luego, pulse Enter.

Casilla de lista editable: Una casilla de lista editable le ofrece la posibilidad de ingresar datos dentro de ella o de buscar la información que desea ingresar haciendo clic en el botón que aparece al lado derecho de la casilla.

Para ingresar información en una casilla de lista editable, siga estos pasos:

1. Haga clic sobre la casilla.

2. Utilice la tecla Tab para desplazarse entre casillas, y luego, pulse Enter para editar.

Lista desplegable. Los cuadros de diálogo utilizan listas desplegables cuando no disponen de espacio suficiente para mostrar una casilla de lista. La figura muestra un ejemplo de un cuadro de Diálogo con una lista desplegable. Para desplegar una lista debe proceder de la siguiente manera:

1. Haga clic sobre la flecha con la punta hacia abajo en el lado izquierdo de la lista.

2. Seleccione la lista desplegable y luego pulse las teclas Alt+Flecha hacia abajo.


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Botón de opciones. Cuando las opciones de las que dispone se excluyen mutuamente, es decir, cuando solo puede seleccionar una opción, éstas se agrupan en botones de opciones. Los botones de opciones aparecen como círculos seguidos de texto. Una opción en cada grupo (la opción seleccionada en ese momento) posee un círculo oscuro. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación actual y no se pueden seleccionar.

Para seleccionar un botón de opciones:

1. Haga clic sobre el botón de opciones.

2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada con el nombre de la opción. Si el nombre de la opción no posee una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que una de las opciones se encuentre rodeada por una línea de puntos. Utilice las teclas de flechas para desplazar el círculo oscuro a la opción deseada.

Casilla de activación. Las opciones que se pueden activar y desactivar de forma individual aparecen en pantalla como casillas de activación. Si la casilla de activación está vacía, la opción está desactivada; mientras que una X en la casilla de activación indica que está seleccionada. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación y, por lo tanto, no se pueden seleccionar.


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Para seleccionar o cancelar una casilla de activación:

1. Haga clic sobre la casilla de activación.

2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada del nombre de la casilla de activación. Si esta no tiene una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que la opción esté rodeada de una línea de puntos y, luego, pulse la Barra Espaciadora.


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Notación

Los términos importantes (donde fueron definidos por primera vez) aparecen escritos en Negrita - cursiva.

Los nombres de los recuadros aparecerán en Negrita.

Los botones se encuentran ilustrados con un gráfico alusivo a la orden seguido de su nombre respectivo en negrita. Por ejemplo, para referirnos al botón Aceptar se

hará de la siguiente manera: Aceptar

Algunos formularios contienen carpetas, folders o pestañas para su mejor manejo y entendimiento. Para trasladarse de una Carpeta a otra dentro del mismo formulario, basta con hacer clic en un separador que se encuentre desactivado.

Nota: Un separador que se encuentre activado, tendrá su nombre en Negrita, y un separador que se encuentre desactivado, tendrá su nombre en letra normal.


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Convenciones de procedimiento

Los procedimientos que debe seguir se ofrecen en listas numeradas (1,2, etc.)

La palabra elegir se emplea para indicar que se debe ejecutar una orden de un menú o de un cuadro de diálogo.

La palabra seleccionar se emplea para destacar los campos o el texto en una lista, para seleccionar las opciones y barras de menú, y para seleccionar las opciones de un cuadro de diálogo.

El botón Limpiar, limpia todas las cajas de texto, cuadros de lista, cuadriculas de datos, etc., con el fin de permitir realizar otra operación. Al hacer clic sobre este botón no borrará la información de la base de datos, únicamente la limpia de la pantalla.

En todos los cuadros de diálogo, podrá utilizar la tecla Tab para desplazarse a través de los diferentes cuadros de texto o las diferentes opciones que se encuentren en el cuadro de diálogo.


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Convenciones sobre el teclado

Los nombres de las teclas se encuentran en Negrita - Cursiva, por ejemplo, Tab y Mayús.

El signo más (+) existente entre los nombres de las teclas significa que se debe pulsar las teclas simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Mayús+Barra Espaciadora" significa que debe mantener pulsada la tecla Mayús y pulsar la tecla Barra Espaciadora.

Una coma entre dos teclas significa que deben pulsarse consecutivamente, no simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Alt, T, X significa que se debe pulsar y soltar cada tecla consecutivamente y en ese orden. "Pulse Alt+W,L significa que se debe pulsar al mismo tiempo las teclas Alt y W y luego la tecla L.

Puede elegir las órdenes de un menú con el teclado. Pulse la tecla Alt para activar la barra de menús y seguidamente pulse las teclas que correspondan a la letra subrayada del nombre del menú y del nombre de la orden. Para algunas órdenes también puede pulsar la combinación de teclas indicada junto a ellas.

Para más aclaración de estos conceptos refiérase al manual de Microsoft ® Windows ver. 95 o posterior.


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Convenciones sobre el ratón (Mouse)

Si dispone de un ratón o Mouse con varios botones, revise que este configurado el botón izquierdo del ratón como botón principal.

Hacer clic significa señalar un objeto y a continuación pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón. Por ejemplo, "Haga clic en el botón Aceptar".

Hacer doble clic significa pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón dos veces. Por ejemplo "Haga doble clic en el cuadro del menú control del formulario Compañías".

Uso del ratón (Mouse)

El ratón controla un símbolo que se visualiza en la pantalla denominado el puntero. El puntero se mueve deslizando el ratón sobre una superficie lisa en la dirección en la que se desea desplazarlo. Si se encuentra fuera de la superficie de desplazamiento del ratón, puede levantarlo y ponerlo sobre la superficie de nuevo. El puntero se desplaza mejor cuando el ratón está colocado sobre la superficie plana.

El desplazamiento del puntero del ratón sobre la pantalla no afecta al documento; simplemente indica una posición en la pantalla. Cuando se pulsa el botón del ratón, ocurre una acción en la posición del puntero.

Cuando el puntero del ratón pasa por diferentes partes de las ventanas de las Aplicaciones PIMISYS, cambia su apariencia indicando la acción que se puede realizar con él en ese punto.

Este puntero Aparece cuando señala

La barra de menús y la barra de herramientas para elegir una orden o un botón, la barra de título para desplazar la ventana, o las barras de desplazamiento para desplazarse a través de un documento

I El texto en un cuadro de texto o el texto en una celda en presentación Hoja de datos. Cuando se hace clic en el texto, aparece una barra intermitente vertical denominada punto de inserción o cursor.

El límite de una fila o columna para cambiar la anchura de la columna o la altura de la fila.

Las casillas del grillado sobre las cuales se puede ejecutar una acción


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Cuentas_________________________________________

Plan de Cuentas Contables

Plan Único de Cuentas (P.U.C.) El Plan Único de Cuentas, es la herramienta más necesaria y esencial para llevar una Contabilidad de manera organizada. El PUC, busca uniformidad en el registro de Operaciones económicas, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Elaboración de un Plan de Cuentas

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl+ P.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas

Aquí encontrará cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Grupos y Ajustes por Inflación.

Datos Generales: Corresponde a la información básica acerca de la nueva cuenta. Se encuentran datos como código, código rápido, nombre, naturaleza, moneda, cuenta de ajuste y código alterno.


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Dinámica: Permite describir ampliamente la dinámica o comportamiento de la clase, grupo o cuenta que este señalada en el árbol de expansión.

Grupos: Corresponde a la Información acerca del grupo al cual es miembro la cuenta.

Ajustes por inflación: Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto de la inflación.

Por defecto quedara ubicado en la carpeta Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación, digite el código de la Cuenta, tenga en cuenta que la mascara para definir los niveles del código de la cuenta es creados a través del cuadro de diálogo Configuración.

Pej: se va a crear la cuenta auxiliar 11050501; previamente se ha configurado el sistema con la siguiente mascara para las cuentas.

Nombre del Nivel Cantidad de dígitos

Clase 1

Grupo 1

Cuenta 2

Subcuenta 2

Auxiliar 2

Subauxiliar 3

Entonces,

1 es el código de ACTIVO

11 es el código de DISPONIBLE

1105 es el código de CAJA

110505 es el código de CAJA GENERAL

11050501 es el código de CAJA

Nota: El formato especificado anteriormente, varia, según el tipo de Plan de Cuentas que usted utilice. Recuerde que para crear Cuentas de nivel auxiliar, primero debe crear cuentas de nivel superior.

4. Asígnele un Código Rápido a la Cuenta que esta creando.

5. Digite el nombre de la Cuenta en el cuadro de texto Nombre.

6. Seleccione la naturaleza de la Cuenta (Débito o Crédito).

7. Si la cuenta maneja Terceros, active el cuadro de Selección Terceros.


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8. Si la cuenta maneja Centros de Costos, active el cuadro de Selección Centros de Costos.

9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable; En caso de que la opción seleccionada sea distinta de pesos es necesario insertar el código de la Cuenta de Ajuste teniendo como referencia el formato de dicha Cuenta; si no se acuerda lo puede buscar haciendo clic en el botón Buscar.

10. Si lo desea, puede Insertar el código alterno.

Nota Cuando este creando una nueva cuenta, en la parte inferior del cuadro de diálogo, usted encontrará un árbol de expansión de las cuentas, el cual le ayudará como guía en la ubicación de las mismas.

Haciendo clic derecho sobre el árbol de expansión puede realizar algunas operaciones básicas.

11. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la Cuenta si lo desea.


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12. Trasládese a la pestaña Grupos, donde puede seleccionar los grupos a los cuales pertenece la Cuenta, haciendo uso del cuadro de selección .


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13. Trasládese a la pestaña Ajustes por Inflación, donde puede especificar si la cuenta maneja o no ajustes por inflación activando o desactivando la casilla que lo indica; luego proceda a ingresar los códigos de la cuenta de cruce y la cuenta de aplicación. Si no se acuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar.

14. Haga clic en el botón Grabar.

NOTA:

1. El Plan de Cuentas se puede modificar o eliminar.

2. Usted también puede usar el Plan de Cuentas Básico Predefinido por el sistema, sin necesidad de que se ponga a la tarea de digitar todas las cuentas.

3. Puede recodificar una cuenta o mover la información a otra.

4. Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen anual sobre su manejo general.

5. Puede limpiar el formulario haciendo clic en el botón Limpiar.


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Búsqueda de Cuentas Contables

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre.

Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información.

Los datos que puede suministrar son los siguientes:

Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda.

Código o Codigo Rápido de la Cuenta.

La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:

Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS*

Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1

Si usted digita la primera letra del Nombre de la Cuenta o el Primer Número del Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de las Cuentas que empiecen por esa letra o número.


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Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo

el botón Buscar Ahora.

En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda.


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Con los resultados que se muestran puede:

Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas Contables, haciendo clic en el

botón Seleccionar.

Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar.

Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar.


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Modificación de un Plan de Cuentas

Una vez haya creado una o varias Cuentas, usted puede modificar la información referente a cada Cuenta.

Para modificar una Cuenta debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales.

3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta que desea modificar, o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted

desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Efectúe los cambios en cada una de las carpetas.

5. Haga clic en el botón Grabar correspondiente a cada carpeta.


26

Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas

Para eliminar una Cuenta siga los siguientes pasos:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas.


3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la

cuenta que usted desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

4. Haga clic en el botón Borrar.


27

Resumen de las Cuentas

Para obtener un resumen de una cuenta debe proceder de la siguiente manera:



3. Sitúese en el Árbol de Expansión.

4. Seleccione la Cuenta de la cual quiere obtener un resumen.

5. Haga clic derecho del Mouse, y elija del menú emergente desplegado la opción Resumen.


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6. Inmediatamente aparecerá un cuadro de diálogo denominado RESUMEN DE LA CUENTA: XXX (XXX se refiere al nombre de la cuenta que eligió para obtener el resumen), en donde se mostrará el movimiento de la cuenta mensualmente, junto con el saldo inicial, Cierre Contable y Totales.

Nota: En el ejemplo anterior se toma como base la cuenta del activo, pero este proceso se podrá realizar con cualquier cuenta Contable.


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Recodificación Cuenta

Es posible que en alguna ocasión necesite trasladar la información existente de una cuenta a otra. Para realizar estos ajustes debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl + P.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas

3. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta.

4. Haga clic en el icono .

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta contable


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6. En el cuadro información Actual aparece el nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el Número que la identifica.

7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo código que le va a asignar a la cuenta.

Para finalizar debe hacer clic en el botón grabar si desea Guardar los cambios realizados.


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Plan de Cuentas Básico Predefinido

Para establecer un Plan de cuentas debe seguir los siguientes pasos:



3. Sitúese en el árbol de expansión de Cuentas.

4. Haga clic derecho en el botón del Mouse, le aparecerá un menú en donde encontrará la opción Plan de Cuentas Básico... (Así como se muestra en la imagen)

5. Luego de Seleccionar Plan de Cuentas Básico aparecerá un cuadro de diálogo llamado Plan Único de Cuentas (PUC)


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6. Si desea agregar una cuenta debe seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar.

7. Aparecerá una ventana que anuncia que se está copiando las Cuentas

8. Luego de que termina de copiar las cuentas, aparecerá un cuadro de diálogo, en donde le anuncia el número total de cuentas que se copiaron.

9. Si desea agregar otras cuentas, debe seguir los pasos explicados anteriormente.

10. Si desea buscar una cuenta, la cual desea agregar haga clic en el botón Buscar.

11. Si desea salir de la ventana haga clic en el botón Salir.


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Documentos

Documentos

Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de crear todos los documentos contables conocidos, como por ejemplo una Nota Débito, Comprobantes de Egreso, Notas Contables, Balance Inicial, Causaciones, Recibos de Caja, etc.

Elaboración de un Documento

1. Elija Documentos del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Documentos, o presione las teclas Ctrl + D.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentos.

3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable el tipo de Documento que desea elaborar.


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4. En el cuadro Número, aparece el número del documento en forma secuencial automáticamente. Si desea puede poner otro número, borrando el actual e insertando el nuevo.

5. Digite la fecha en que se elabora el documento, el sistema automáticamente muestra la fecha actual, pero si usted desea puede cambiarla borrando la fecha actual y colocando la nueva fecha. Ver Formato Fecha

6. En el cuadro de texto Concepto ingrese el concepto de creación del documento

7. Proceda a generar el asiento contable haciendo clic en la primera casilla de la tabla.

8. Ingrese el número de la cuenta o el código rápido de la cuenta en la columna correspondiente; si no recuerda ninguno de los dos, puede buscar cualquiera de ellos haciendo clic en el botón Buscar. Cuando ingresa la cuenta contable, en la parte inferior izquierda del formulario se muestra la ubicación de la cuenta contable en el movimiento actual.

9. Si la cuenta que selecciono maneja Centros de Costos, digite el Centro de Costos, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. Cuando ingresa el centro de costos, en la parte inferior derecha del formulario se muestra la ubicación del centro de costos en el movimiento actual.

10. Si lo requiere, ingrese el NIT/CC y el Nombre del Tercero con el cual tiene que ver la elaboración del documento, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar.

11. Digite la Referencia y el Detalle del Movimiento.

12. Elija de la lista desplegable el Documento de Cruce.

13. Ingrese el número que identifica el Documento de Cruce, por omisión se encuentra sin asignar.

14. Ingrese el valor base del Movimiento.

15. Genere el asiento Contable.

16. Repita los pasos 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 cuantas veces sea necesario para generar el asiento contable.

17. Ahora haga clic en el botón Grabar.

18. Si desea Imprimir el documento, haga clic en el botón Imprimir.

19. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el destino del Documento: Por pantalla, Impresora, Página en Internet o hacia un Archivo. El documento se verá de la siguiente manera:


35

EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES

Notas:

1. Si los valores que el sistema muestra en los totales, no dan sumas iguales, es importante revisar de nuevo el movimiento Contable del Documento ya que la aplicación no dejará guardar los datos.

2. Si en el momento de hacer un movimiento, se equivoca, usted podrá eliminar el movimiento

3. Puede modificar la vista de la cuadrícula, haciendo clic derecho en cualquier parte de ella.


36

Las opciones se encuentran enmarcadas con un √√√√ visto, están activadas. Para desactivarlas simplemente haga clic en cada opción.

4. Los documentos también se podrán Modificar o Eliminar.

5. En el momento en que usted este trabajando en el Sistema y ocurre un percance (Por ejemplo, se va la luz, o por algún Motivo se apaga el Computador), el documento, o la tarea que usted este realizando en ese momento no se va a perder. Cuando usted encienda de nuevo su computador, y entre a la aplicación PIMISYS UNION P&G, aparecerá un cuadro de diálogo de Recuperación.


37

6. Si desea crear otro documento o limpiar los datos que se encuentran en el

formulario haga clic en el botón Limpiar.

7. Si desea grabar el documento actual con otra identificación, haga clic en el

botón Grabar como…


38

Modificación de un Documento

Para modificar un documento, debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Documentos del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Documentos.


3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable Tipo el tipo de Documento a modificar.

4. Digite el número del documento que desea modificar, e inmediatamente aparecerá toda la información referente a este documento.

5. Proceda a cambiar la información haciendo clic en cada casilla de la tabla que desea modificar.

6. Ahora haga clic en el botón Grabar.


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Eliminación de un Documento

1. Elija Documentos del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Documentos.


3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable Tipo el tipo de Documento que desea eliminar.

4. Digite el número del documento que desea eliminar, e inmediatamente aparecerá toda la información referente a este documento.



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Eliminar Movimiento Contable

Para eliminar un movimiento contable proceda de la siguiente manera:

a. Seleccione el movimiento a eliminar, haga clic derecho sobre él, y elija la opción Eliminar Movimiento, así como se muestra a continuación:

b. Luego de elegir la opción aparecerá un cuadro de diálogo el cuál le preguntará si desea borrar el registro.


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Conexión/Desconexión Base de Datos_______________

Conexión/Desconexión de la Base de Datos Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con las diferentes bases de datos que posea en la Red, o cambiar el usuario con que se esté trabajando. Para conectarse a una base de datos:

1. Haga clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Si usted ya se encuentra conectado a una Base de Datos, elija el botón Si del Cuadro de diálogo de desconexión en el que se pregunta si se desea desconectar de la base de datos actual.

2. Vuelva a hacer clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Aparecerá la ventana de Conexión a la Base de Datos.

3. Haga clic en el cuadro de texto Servidor y a continuación digite el nombre del nuevo servidor.

4. Haga clic en el cuadro de texto Usuario y a continuación digite el nombre del nuevo usuario o cuenta.

5. Haga clic en el cuadro de texto Clave y a continuación digite la clave de usuario.


Nota: Si está utilizando como base de datos Microsoft Access, puede hacer doble clic en el gráfico de este cuadro para reparar y comprimir la base de datos.


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Reportes________________________________________

Listados Generales

Reporte del Plan de Cuentas

Para elaborar un listado de Plan de Cuentas debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Listados Generales del menú Reportes.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Plan de Cuentas.

3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Plan de Cuentas.

4. Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable Nivel.

5. Digite el código de la cuenta inicial y el código de la cuenta final; si no los recuerda los puede buscar haciendo clic en el botón Buscar.

6. La fecha aparecerá automáticamente; si desea que el reporte sea de otra fecha, borre la actual y escriba la nueva.

7. Haga clic en el botón Imprimir.


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8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes Usted puede escoger el destino del reporte: por pantalla, impresora o hacia un archivo.

9. Haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:



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Libros

Diario Mayor Este Libro refleja un resumen general de todos los movimientos realizados en un periodo de tiempo según los documentos efectuados.

Para generar un Reporte del Libro Diario Mayor debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Libros del menú Reportes.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Diario Mayor.

3. Si hace clic en el botón Diario Mayor, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Diario Mayor.


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5. Elija el tipo de documento de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros del Reporte.

6. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte en el cuadro Rango de Fechas Tenga en cuenta que el formato de fecha.

7. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas , haciendo clic en las casillas de activación.

8. Digite la fecha de la impresión

9. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir.

10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino

(pantalla, archivo, impresora o página en Internet) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:


Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón

Limpiar.


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Comprobante de Resumen

Es un resumen del ejercicio Contable en un periodo de tiempo. Permite traer los saldos debito y crédito de todas las cuentas o subcuentas o auxiliares en las que se realizaron movimientos en el rango de fechas establecido en los parámetros del reporte.

Para generar un Reporte del Comprobante de Resumen debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Comprobante de Resumen

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Comprobante de Resumen.

4. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte en el cuadro Rango de Fechas. Tenga en cuenta el formato de la fecha.

5. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato Fecha

6. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas haciendo clic en la casilla de activación



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(pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:



Limpiar.


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Mayor y Balances

Este libro contiene el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.

Para generar un reporte de Libro Mayor y Balance debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Mayor y Balance.

3. Si Hace clic en el botón Mayor y Balances o presiona la combinación de teclas Ctrl + M, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Mayor y Balance.

5. Elija el mes inicial, el mes final y el nivel de cuenta de las listas desplegables que aparecen en el cuadro Parámetros para el reporte.

6. Digite los códigos de las cuentas inicial y final, si no los recuerda haga clic en el botón Buscar. Si no digite o busque las cuentas, el reporte se mostrará sobre todas las cuentas.

7. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato de Fecha


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8. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar las casillas incluir Cierre Contable, Mostrar Firmas, impresión de Terceros y elegir el Tipo de moneda si desea modificarla.





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Limpiar.


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Balance de Prueba

Es un Informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, que se muestran para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes registros de los hechos económicos.

Para generar un reporte de Balance de Prueba debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Balance de Prueba.

3. Si Hace clic en el botón Balance de Prueba o presiona la combinación de teclas Ctrl + B, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Balance de Prueba.

5. Elija el mes y el nivel de cuenta para el reporte, de las listas desplegables que aparecen en el cuadro Parámetros del reporte.

6. Digite los códigos de las cuentas inicial y final, si no los recuerda haga clic en el botón Buscar. Si no digita o busca las cuentas, el reporte se mostrará sobre todas las cuentas.

7. Digite la fecha de la impresión.

8. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar la impresión de Terceros, reporte comparativo (se debe elegir el mes y año a comparar ya que compara el mes actual con el anterior) y elegir el Tipo de moneda si desea modificarla. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas haciendo clic en la casillas de activación


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A continuación se muestra un balance de prueba comparativo.


Limpiar.


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Balance General

Es un estado financiero que permite reflejar la situación Financiera de la Empresa en un Periodo determinado de Tiempo.

Para generar un reporte de Balance General debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Balance general

3. Utilice la combinación de teclas Ctrl + G, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Balance General.

5. Elija el mes y el nivel de cuenta para el reporte, de las listas desplegables que aparecen en el cuadro Parámetros del reporte.


7. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar la impresión de terceros, reporte comparativo (se debe elegir el mes y el año a comparar) y elegir el Tipo de moneda y la Tasa, si desea modificarla. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas, haciendo clic en la casilla de activación.



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Limpiar.


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Inventarios y Balance

Este libro refleja el inventario de iniciación y los balances generales de los ejercicios siguientes que la empresa realice.

Para generar un reporte de inventario y balance debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Inventario y Balance.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Inventario y Balance.

4. Elija el mes para el reporte, de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros para el reporte.


6. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas haciendo clic en la casilla de activación



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Limpiar.


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Numeración de Libros

Es la numeración de un libro totalmente en blanco para fines contables.

Para generar un reporte de numeración de libros debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Numeración de Libros.

3. Utilice la combinación de teclas Ctrl + N, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Numeración de Libros.

5. Digite la página inicial y la página final para el reporte en el cuadro Rango de Páginas.

6. Digite el nombre del Libro.



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Limpiar.


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Auxiliares

Auxiliar de Documentos

Esta herramienta sirve para emitir reportes o informes referentes a los documentos que se han elaborado.

Para generar un Reporte Auxiliar de Documentos debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Auxiliares del menú Reportes.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Documentos.

3. Si hace clic en el botón Reporte de Documentos se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte de Documentos.

5. Elija el tipo de documento de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros del reporte.

6. Haga clic en el botón de opciones correspondiente al tipo de búsqueda que desea realizar (Por fecha o por número).

7. Si escogió por fechas, en el cuadro Rango de fechas digite la fecha inicial y la fecha final dentro de las cuales desea que se busque. Ver Formato Fecha


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8. Si escogió por números, en el cuadro Rango de números digite el número inicial y el número final dentro de los cuales desea que se busque.

9. Como opción adicional puede incluir el Cierre Contable, haciendo clic en la casilla de activación

1. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha





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Limpiar.


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Libro Auxiliar

Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Plan de Cuentas. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de subcuentas los registros efectuados en cada uno de los conceptos que lo integran.

En las aplicaciones PIMISYS, usted podrá ejecutar reportes de las cuentas que desee.

Para generar un Reporte de Libro Auxiliar debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro Auxiliar.

3. Si hace clic en el botón Libro Auxiliar o presione la combinación de teclas Ctrl + A se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar.

5. En el cuadro Rango de Cuentas digite la cuenta inicial y la cuenta final o ingrese los códigos rápidos asignados a cada cuenta; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar.

6. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas. Ver Formato Fecha


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9. Si desea modificar el Tipo de Moneda, haga clic en la lista desplegable Moneda y si lo requiere ingrese la Tasa de Cambio.

10. Seleccione el Tipo de Documento del cual quiere que se genere el Reporte, si no selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generara el Reporte tomando

todos los documentos. Haga clic en el botón Imprimir.




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Limpiar.


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Libro Auxiliar por Tercero

En este libro se podrán reflejar todas las transacciones referentes a cada tercero. Por ejemplo si solo necesitamos el Auxiliar de la cuenta Clientes referentes a un tercero X, esta herramienta nos permitirá trabajar más rápidamente, y encontrar la información que necesitamos.

Para generar un reporte de Libro Auxiliar por Tercero debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro Auxiliar por tercero.

3. Si hace clic en el botón Libro Auxiliar por Tercero o presiona la combinación de teclas Ctrl + O se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar por Tercero.


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9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda si desea modificarlo y si es necesario ingrese la Tasa de Cambio.

10. Seleccione la Prioridad con que quiere que se genere el Reporte: Puede ser por Cuenta o por Nit.

11. Seleccione el Tipo de Documento del cual quiere que se genere el Reporte, si no selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generara el Reporte tomando todos los documentos.


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12. En el cuadro Datos del tercero, digite el NIT/CC del tercero, o búsquelo haciendo clic en el botón Buscar.






Limpiar.


69

Libro Auxiliar por Centro de Costos

En este libro se podrán reflejar todas las transacciones realizadas con referencia a cada Centro de Costo.

Para generar un Reporte Auxiliar por Centro de Costos debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro auxiliar por Centro de Costos.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar por Centro de Costos.


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5. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas.



8. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda si desea modificarla y si es necesario ingrese la Tasa de Cambio.

9. Seleccione la Prioridad con que quiere que se genere el Reporte: Puede ser por Cuenta o por Centro de Costos.

10. Seleccione el Tipo de Documento del cual quiere que se genere el Reporte, si no selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generará el Reporte tomando todos los documentos.

11. En el cuadro Datos del Centro de Costos, digite el código del Centro, o búsquelo haciendo clic en el botón Buscar. En el cuadro adjunto aparecerá la estructura del Centro de costos para que usted verifique si es el correcto.





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Limpiar.


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Auxiliar Comparativo

Este libro permite hacer una comparación de las transacciones u operaciones realizadas en un período de tiempo con otras hechas en meses anteriores.

Para generar un reporte auxiliar comparativo debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Comparativo.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Auxiliar Comparativo.


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4. En el cuadro Parámetros para el Reporte, seleccione la opción, con la cual quiere que se genere el reporte, que son: Buscar por Rango de Cuentas o Buscar por una Lista especifica de Cuentas.

5. Si selecciona la Opción Buscar por Rango de Cuentas, el Cuadro de diálogo se verá como la gráfica anterior:

a. En el cuadro Rango de Cuentas, digite la cuenta inicial y la cuenta final, o ingrese los códigos rápidos asignados; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar.

b. En el cuadro Opciones Adicionales, haga clic en el botón de opciones que sea necesario para su Reporte (saldos o movimientos).

c. Si desea Listar Terceros y Mostrar Cuentas en Cero, haga clic en las casillas de activación correspondientes.

d. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha

e. Haga clic en el botón Imprimir.

6. Si selecciona la Opción Buscar por una Lista Especifica de Cuentas, el Cuadro de diálogo se verá de la siguiente manera:


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a. En el cuadro Lista de Cuentas, digite la cuenta de la cual de la cual quiere generar el reporte, si no la recuerda haga clic en el botón Buscar y haga clic en

el botón Agregar, si desea agregar otra cuenta, siga el mismo procedimiento y así sucesivamente hasta seleccionar la lista de Cuentas, de las cuales quiere que se genere el reporte. Si por algún motivo se equivoca seleccionando una cuenta y la agrega, puede quitarla, seleccionándola y

haciendo clic en el botón Quitar.

b. En el cuadro Opciones Adicionales, haga clic en el botón de opciones que sea necesario para su Reporte y haga clic en las casillas de activación correspondientes.

c. Si desea Listar Terceros y Mostrar Cuentas en Cero, haga clic en las casillas de activación correspondientes

d. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha

e. Haga clic en el botón Imprimir.

7. Luego de hacer clic en el botón Imprimir aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga

clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:



Limpiar.


75

Numeración de Documentos Faltantes

Este informe muestra los documentos que no se utilizaron en un rango de fecha determinado.

Para generar un reporte auxiliar de numeración de documentos faltantes debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Numeración de documentos faltantes.

3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Numeración de Documentos Faltantes.

4. Elija el tipo de documento de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros del Reporte.





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Limpiar.


77

Documentos por Referencia

Este ítem sirve para generar Reportes dependiendo las Referencias utilizadas en cada documento.

Para generar un reporte de documentos por referencia debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Documentos por Referencia.

3. Si hace clic en el botón Documentos por Referencia se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Documentos por Referencia.


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5. Digite la referencia.

6. Digite la cuenta o ingrese el código rápido asignado a la cuenta; si no los recuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar.



9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda, si desea modificarla y si es necesario ingrese la Tasa de Cambio.

10. Digite la fecha de impresión.






Limpiar.


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Informes Entidades de Control

Ingresos y Retenciones

PIMISYS le ofrece la posibilidad de emitir reportes de certificados.

Para generar un reporte de Certificados de ingresos y retenciones, debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Ingresos y Retenciones.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes- Certificado de Ingresos y Retenciones.


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4. Marque Un tercero si desea imprimir el certificado de un tercero.

5. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en especifico.

6. Marque Todos los terceros si desea imprimir los certificados existentes de todos los terceros.

7. Si marcó Un tercero, en el cuadro NIT/CC digite la identificación del tercero al que le desea ver los certificados de ingresos y retenciones, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el botón Buscar Terceros.

8. Si marcó Un certificado, en el cuadro Número digite el número del certificado que desea imprimir.

9. Si marcó Todos los terceros el aspecto del cuadro de diálogo será el siguiente:


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10. En el cuadro Periodo, digite las fechas inicial y final para el reporte. Ver Formato Fecha

11. En el cuadro Opciones de Expedición, digite la fecha y seleccione la ciudad en la que se expedirá el reporte.





Nota:

Si marcó la opción un tercero o un certificado puede buscar un certificado de retención haciendo clic en el botón Buscar.


82

Si desea eliminar un certificado de retención creado con anterioridad haga clic en

el botón Borrar.

Haga clic en el botón Limpiar si desea cambiar la configuración para emitir el reporte.


83

Retenciones de IVA

Para generar un reporte de Certificados de retenciones de IVA, debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Retenciones de IVA.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes - Certificado de Retenciones de IVA.


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1. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en especifico.


3. Si marcó Un tercero, en el cuadro NIT/CC digite la identificación del tercero al que le desea ver los certificados, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el botón Buscar Terceros.









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Nota:



el botón Borrar.



86

Retenciones de ICA

Para generar un reporte de Certificados de Retenciones de ICA (Impuesto Municipal de Industria y Comercio de Avisos), debe seguir los siguientes pasos:


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Retenciones de ICA.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes- Certificado de Retenciones de ICA.



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5. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en específico.


7. Si marcó Un tercero, en el cuadro NIT/CC digite la identificación del tercero al que le desea ver los certificados, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el botón Buscar Terceros.









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Nota:



el botón Borrar.



89

CGN – Operaciones Reciprocas

Este informe muestra las transacciones financieras realizadas entre diferentes entes públicos.

Para generar un Reporte de Operaciones Reciprocas debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes, Luego aparecerá un sub menú del cual debe elegir CGN – Operaciones Reciprocas

2. Aparecerá el cuadro de diálogo CGN – Operaciones Reciprocas.

3. En el cuadro Parámetros del Reporte en la casilla de lista Mes escoja el mes del cual quiere hacer el reporte.

4. Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable Nivel.


6. En el cuadro Opciones Adicionales seleccione el Tipo de Moneda, el Mes y Año a Comparar (Puede comparar las operaciones reciprocas con un mes anterior), la Tasa, y aparecerán otras opciones, las cuales puede elegir haciendo clic en la casilla de selección cuando estas estén activas.


90

7. Haga clic en el botón Ejecutar. A continuación aparecerá la ventana Estado de Consulta, donde se informa el tiempo restante para finalizar el reporte.

8. El reporte se verá así:


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Limpiar.


92

CGN - Catalogo de Cuentas

PIMISYS le ofrece la posibilidad de crear y ejecutar reportes especiales los cuales se deben presentar a Entidades de Control, uno de ellos es el Catalogo de Cuentas, el cual se debe presentar a La Contaduría General de la Nación.

Este informe muestra el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, de la compañía.

Para generar un reporte del Catalogo de Cuentas debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes, Luego aparecerá un sub menú del cual debe elegir CGN – Catalogo de Cuentas

2. Aparecerá el cuadro de diálogo CGN – Catálogo de Cuentas.

3. En el cuadro Parámetros del Reporte puede configurar los siguientes parámetros:

- Mes: En esta casilla de lista escoja el mes del cual quiere hacer el reporte.

- Nivel: Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable.

- Fecha de impresión: Digite la fecha de acuerdo al formato de fecha.

4. En el cuadro Opciones Adicionales seleccione el Tipo de Moneda, el Mes y Año a Comparar y la Tasa. Aparecerán otras opciones, las cuales puede elegir haciendo clic en la casilla de selección cuando estén activas.


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5. Haga clic en el botón Ejecutar. A continuación aparecerá la ventana Estado de Consulta, donde se informa el tiempo restante para finalizar el reporte.



94

Para exportar el documento a formato Excel, haga clic en el botón Exportar.

Para copiar los datos en el portapapeles y pegarlos en otro programa, haga clic

en el botón Copiar.

Nota: Si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario CGN- Catálogo de

Cuentas, haga clic en el botón Limpiar.


95

Información Exógena

Para generar el reporte de Información Exógena previamente debe realizar la parametrización de los formularios Grupos Exógena y Parámetros Generales.

Nota: Recuerde que la parametrización se realiza con el encargado de la información contable de su empresa y con el personal de soporte de PIMISYS, siguiendo la(s) resolucion(es) emitida(s) por la DIAN.


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Información Exógena.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte – Información Exógena.

4. En el cuadro Parámetros del Reporte digite el rango de fechas inicial y final del reporte que desea generar.

5. Haga clic en el botón Exportar.

6. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabando Información del reporte, digite el nombre del archivo, seleccione la carpeta donde desea guardarlo y luego haga clic en el botón Guardar.


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7. Luego aparecerá un cuadro que muestra el estado de ejecución del proceso

8. Si usted desea abrir el archivo creado, entonces haga clic en la opción deseada ante la pregunta del cuadro de diálogo presentado en pantalla ¿Desea abrir el archivo Xxx.xls?


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El usuario visualizará la información en Excel para realizar la verificación de datos y confirmar que esta es correcta.

Nota: Recuerde que todos los grupos de información configurados en el cuadro de diálogo Grupos Exógena salen en un solo archivo Xxx.xls; el usuario debe agrupar los datos por formato y luego realizar la exportación a XML.

PIMISYS entregará un archivo con las plantillas para los diferentes formatos que usted deberá utilizar para Exportar la información a XML.


98

PASOS PARA EXPORTAR LA INFORMACIÓN EXÓGENA QUE SE ENCUENTRA EN LA HOJA DE EXCEL AL FORMATO XML.

1. Abra el archivo que contiene la información exportada. A continuación ubíquese en la pestaña Hoja2, luego sitúese en la columna donde se encuentran los diferentes formatos exportados y seleccione toda la información del primer formato de la lista, elija la opción Copiar del menú Edición en Microsoft Excel.

2. Abra la plantilla correspondiente al Formato Exógena seleccionado en el punto anterior. A continuación ubíquese en la pestaña PIMISYS, luego sitúese en la Celda A2 y elija Pegar en el menú Edición.


99

3. Elija XML en el menú DATOS de Microsoft Excel, aparecerá un nuevo menú del cual debe elegir la opción Exportar a XML…


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4. Aparece un cuadro de diálogo donde debe ingresar el nombre del Archivo y luego dar clic en Guardar. Recuerde que para establecer este nombre debe seguir las especificaciones técnicas de la DIAN.

Formato del Archivo: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml

cc: Concepto (01= Inserción, 02=Reemplazo)

mmmmm: Formato (Formato exógena dependiendo del tipo de reporte solicitado por la DIAN a la empresa)

vv: Versión de formato

aaaa: Año de envió

cccccccc: Consecutivo de envió por año.

Pej: Dmuisca_010104306200600000001.xml


101

5. Repita el paso 2,3 y4 para cada grupo de datos que pertenezca a cada uno de los formatos de información solicitados por la DIAN a su empresa.


102

Reportes Configurables

Reportes Configurables

Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de configurar los reportes a su agrado. Para crear un Reporte Configurable debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Configurables del menú Reportes.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Configurar Reportes.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de Reportes.


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4. Ingrese el código y el nombre correspondiente al reporte en sus respectivos cuadros de texto.

5. En la lista desplegable Tipo, usted podrá elegir tres diferentes tipos de reportes: Saldos, Movimientos o Saldos comparativos.

6. En la lista desplegable Presentación, usted podrá elegir entre imprimir una columna de saldos o imprimir dos columnas, una débito y otra crédito.

7. En el cuadro Datos a Solicitar, usted podrá activar o desactivar las casillas de activación Nivel e Imprimir Terceros, si desea que estos datos aparezcan en el reporte.

8. Ahora debe proceder a configurar el reporte. Se explicará como se configuró el reporte de la ilustración:

I. En la columna nombre se definió la variable ING_OPERA; el título que debe aparecer en el reporte es INGRESOS OPERACIONALES; el tipo de variable se puede escoger entre: Saldos, Fórmulas, Constantes y Usuario. En este caso se escogió Saldos el cual no aplica en la columna fórmula. A continuación usted podrá elegir entre imprimir la variable en el reporte o solamente cargarla antes de imprimirla, haciendo clic en las casillas para que aparezca con el siguiente gráfico: . Debe proceder a digitar la cuenta inicial y el grupo al que pertenece, si no los recuerda los puede buscar haciendo clic en el botón Buscar.

II. Si el tipo de la variable es una fórmula debe ingresarla en la columna fórmula. El botón Buscar de esta columna sirve para editar la fórmula.

9. Una vez terminado el informe, ingresar todas las variables que contendrá su

reporte y haga clic en el botón Grabar.


104

Ejecutar Reportes Configurables

Esta opción le permitirá ejecutar los reportes Configurados por usted mismo o los que ya tenga el sistema.

Para ejecutar un reporte ya configurado debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Configurables del menú Reportes.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Ejecutar Reportes.

3. Puede omitir los pasos anteriores presionando la combinación de teclas Ctrl + E.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes Configurables.


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5. En el cuadro identificación elija el reporte que ha configurado de la lista desplegable Reporte.

6. En el cuadro Parámetros del Reporte: elija la estructura de las cuentas contables de la lista desplegable Nivel.

7. En el cuadro Rango de Fechas, digite la fecha o rango de fechas a reportar. Ver Formato Fecha

8. Digite la fecha de impresión del reporte.

9. En el cuadro Opciones Adicionales active o desactive la casilla, si desea o no imprimir lista de terceros en el reporte y Mostrar Firmas.

10. Seleccione el tipo de moneda, si desea modificarla.



(pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar.



106


Nota: los parámetros del reporte varían de acuerdo al tipo de Reporte

Si desea ejecutar otro informe haga clic en el botón Limpiar.


107

Buscar Reportes Configurables

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo de Configuración de Reportes, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Reporte sobre el cual esta buscando información.


Nombre: digite el nombre del reporte si lo recuerda.

Código: digite el código del reporte


Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba la palabra seguida por un asterisco "*". p. e: MAQUINAS *

Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba simplemente el número. P ej: 1


108

Si usted digita el Código el sistema buscará todo los códigos de reportes que empiecen por ese número.

Una vez digitado al menos uno de los datos, ejecute la orden de buscar haciendo clic en



109



Cargar los datos al cuadro de diálogo de Configuración de Reportes, haciendo clic

en el botón Seleccionar.




110

CRAC

CRAC Las Aplicaciones PIMISYS están diseñadas de tal forma que se podrán realizar nuevos Reportes/Consultas de acuerdo a los requerimientos, mediante herramientas que accedan su base de datos (MS-ACCESS vía ODBC)

Consultas CRAC (Consultas y Reportes Asistidos por Computador)

Las Aplicaciones PIMISYS le permiten consultar toda la información que se encuentra en las tablas de su sistema.

Para hacer una consulta CRAC debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes,

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Edición y Administración

3. Si hace clic en el botón Consultas CRAC, se evitará los dos primeros pasos.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Consultas CRAC. Este tiene seis pestañas: Datos Generales, Diseño, Criterio, Avanzadas, Seguridad, Automatización. Por defecto, el formulario se carga con la pestaña Datos Generales.


111

5. Digite el nombre que utilizará para identificar la consulta en el campo de texto indicada para realizar esta acción.

6. Digite el título que utilizará en el momento de obtener los resultados de la consulta en el campo de texto indicado para realizar esta acción.

7. Elija la carpeta dentro de la base de datos en la cual ubicará la consulta. Por defecto las consultas se ubicarán en la carpeta `raíz (\).Utilice el botón Abrir Carpeta del lado derecho del campo de texto para buscar una carpeta ya existente o crear una nueva.

8. Trasládese a la pestaña Diseño, encontrará en la parte superior el campo donde se incluirá la lista de elementos disponibles para la consulta CRAC.


112

9. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de diálogo Selección de Tablas y Objetos, Marque la casilla de verificación de las tablas y/o objetos que desea incluir dentro de la consulta CRAC y luego haga clic en el

botón Aceptar. Marque la casilla de verificación Ver las tablas y objetos de todas las aplicaciones, si desea que la columna agrupe los resultados de la consulta de acuerdo a la lista de la consulta actual.


113

10. A continuación aparecerá la pestaña Diseño con los objetos seleccionados.

11. En la pestaña Diseño marque la casilla de verificación de las tablas o campos de tablas que desea agregar a la lista de las columnas de la consulta.


114

Si desea ver los valores almacenados en la base de datos del elemento

seleccionado haga clic en el botón Ver datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Visualización de información del Campo

Si desea eliminar una tabla de la lista de elementos disponibles, seleccione la

casilla de verificación del elemento y haga clic en el botón Quitar.


115

Haga clic en el botón Incluir selección, para incluir los elementos seleccionados a la lista de las columnas de la consulta.

Usted puede configurar la salida del reporte utilizando los campos Título, Ancho, Justificación, Orden y Tipo de total que aparecen en la cuadrícula de datos donde se encuentran incluidos en columnas los campos de la consulta CRAC; para esto, debe hacer clic en cada una de las celdas que desea configurar.


116

Título: Digite el título que identificará a cada uno de los campos en el reporte.

Ancho: Ingrese la amplitud de la columna para cada uno de los campos del reporte (Debe tener en cuenta que la amplitud esta dada en posiciones de carácter)

Justificación: Seleccione de la lista desplegable la posición en que desea ubicar los datos con respecto a la columna, las opciones son: izquierda, derecha, centrado.

Orden: Seleccione de la lista desplegable el orden en que desea que aparezcan los datos (ascendente o descendente).

Tipo de total: Seleccione de la lista desplegable la opción que mas se ajuste a la información de la columna, las opciones son: Ninguno, Suma, Cantidad, Promedio, Máximo, Mínimo.

Para establecer el orden en que se presentarán los campos en el reporte, usted debe ubicar el puntero del Mouse en el campo que desea mover y luego dar

clic en el botón que se ajuste a su necesidad Mover Izquierda, Mover

Derecha, Quitar.


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12. En la pestaña Criterios, se deben establecer las condiciones de selección de la consulta. Marque la casilla de verificación Mostrar todas las condiciones, incluyendo las que relacionan las tablas entre si que fueron calculadas automáticamente, si desea listar todas las condiciones.

Las condiciones de selección de consulta se establecen utilizando un grillado que contiene las siguientes columnas: Primer Campo, Condición, Segundo Campo, Valor(es) y Pregunta al usuario.

PASOS PARA ESTABLECER LAS CONDICIONES DE LA CONSULTA CRAC

Elija en la columna Primer Campo el campo o los campos que desea condicionar (uno a la vez), luego en la columna Condición elija la condición que desee de la lista desplegable de condiciones (es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o igual que, es menor que, es menor o igual que, es cómo, no es cómo, comienza por, no comienza por, termina con, no termina con, contiene, no contiene), en la siguiente columna Segundo Campo elija el campo, valor o el valor solicitado al usuario, con el cual se establecerá la relación de condición con respecto al Primer Campo. Si la selección en el Segundo Campo es `Valor´, entonces se activará la columna Valor(es) en donde usted deberá ingresar el dato correspondiente; Si la selección en el Segundo Campo es `Valor solicitado al usuario´, entonces se activará la columna Pregunta al usuario en donde usted deberá ingresar el valor con el cual quiere condicionar dicho campo.


118

Repita el proceso anterior para cada una de las condiciones a establecer en la Consulta CRAC.

Elija deshacer del menú emergente de la cuadrícula de datos Condiciones de selección de consulta para el caso en que se encuentre editando una fila de condiciones y usted desee deshacer las condiciones seleccionadas.


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Elija Eliminar del menú emergente de la cuadrícula de datos condiciones de selección de consulta para el caso en se haya registrado el total de condiciones en una fila y usted desee eliminar esta condición. Recuerde que si elije Eliminar deberá seleccionar la fila haciendo clic en la primera columna que corresponde al número de la condición y luego deberá dar clic derecho para que aparezca el menú emergente con la condición Eliminar activa.

13. En la pestaña Avanzadas, usted tendrá la oportunidad de definir si desea que la consulta aparezca como una opción en el menú Reportes/ Consultas CRAC de las aplicaciones, si es así, marque la casilla de verificación que indica esta acción y a continuación en el campo de texto indicado digite el texto que aparecerá dentro del menú.


120

Determine en que aplicaciones estará disponible la consulta seleccionando en el menú desplegable la opción deseada.

En algunas situaciones, la consulta podría tomar más tiempo del esperado. Por lo tanto, podrá especificar el tiempo máximo (en segundos) que se debe esperar por los resultados, ingresando el valor respectivo en el cuadro de texto indicado para esta acción. Si desea asumir el valor por defecto, especifique cero `0´.

Usted podrá visualizar la sentencia SQL que se utilizará para la obtención de resultados de la Consulta CRAC haciendo clic en el botón Ver SQL.


121

14. En la pestaña Seguridad usted define los grupos de usuarios que tendrán acceso para utilizar la consulta. Para lo cual, usted tiene 2 opciones:

Opción 1: Todos los grupos de usuario

Opción 2: Sólo los grupos de usuarios seleccionados en la siguiente lista.

Si elije la segunda opción, a continuación marque la(s) casilla(s) de verificación con el o los grupos de usuario(s) seleccionados.

15. En la pestaña Automatización usted especificará el destino por defecto para los resultados de la consulta seleccionando de la lista desplegable destino una de las siguientes opciones: Sin especificar, se solicitará al usuario el destino: Pantalla, Impresora o Archivo.


122

16. Para terminar haga clic en el botón Grabar.

Notas:

Para Exportar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Exportar y luego seleccione la carpeta donde desea guardarla.

Para Importar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Importar y luego seleccione la carpeta donde se encuentra ubicado el archivo *.cra.

Si usted tiene datos incompletos en Pestaña Criterios (Condiciones de selección de la consulta) entonces el proceso Grabar no se realizará hasta que no se complete la información.

Para ampliar el espacio de las columnas de una cuadrícula de datos y visualizar mejor el contenido de las celdas, ubique el cursor en medio de los campos y teniendo el clic sostenido arrastre hacia el lado que desea ampliar la columna.

El botón Buscar permite listar en pantalla la lista de consultas CRAC que se encuentren en el sistema.


123

Utilizar Consultas CRAC

Para utilizar una Consulta CRAC debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Utilizar una Consulta

3. En el cuadro de diálogo Búsqueda de la Consulta CRAC, elija la carpeta donde se encuentra ubicada la consulta, luego dentro de las opciones listadas seleccione la consulta que desea utilizar y haga clic en el botón Aceptar.

4. A continuación aparecerá el reporte seleccionado.


124

EXPLICACIÓN DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES

Nota:

Para ver la lista de las consultas CRAC existentes en el sistema de forma detallada (Nombre de la consulta, Fecha de Modificación) haga clic en el

botón Detallado.

Para ver la lista de las consultas CRAC existentes en el sistema de forma

como iconos pequeños haga clic en el botón Iconos.


125

Administración___________________________________

Datos Básicos

Datos Básicos Simples

Este modulo permite crear, Modificar o Eliminar

1. Elija Datos Básicos del menú Administración.

2. Aparecerá un menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere haga

clic en el icono Datos Básicos

3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema que necesita de la lista desplegable Temas.

5. Haga clic en el botón limpiar para agregar un nuevo dato.

6. En el cuadro Información, elija el nombre, digite el código (en el caso de estar disponible) y si lo desea ingrese alguna observación en la caja de texto Otros.



126


127

Modificar un dato básico


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere

haga clic en el icono Datos Básicos.

3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea modificar, de la lista desplegable Temas.


128

5. En el cuadro información, modifique el nombre o las observaciones.



129

Eliminar un dato básico


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere

haga clic el icono Datos Básicos.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea eliminar, de la lista desplegable Temas.


130


6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación de los datos, haciendo clic en el botón Sí.

Nota: Debe verificar que el dato básico que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar ese dato básico.


131

Datos básicos estructurados

Datos básicos estructurados


2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Estructurados, o

haga un clic en el icono Datos Básicos Estructurados.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.

4. En el cuadro Selección, elija el tema de la lista desplegable Temas.

5. En el cuadro Información, digite el nombre, el código y si lo desea alguna observación en la caja de texto Otros.



132

Nota: Para Modificar o Eliminar un Dato Básico estructurado debe proceder de la misma forma que se sigue para modificar o eliminar un dato básico simple.

Puede seleccionar la información básica desde la rama de expansión que se encuentra en la parte inferior del formulario.


133

Terceros

Terceros Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar la información de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.)

Para ingresar un tercero al sistema debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Terceros del menú Administración o de un clic en el icono Terceros.

2. Presione la combinación de teclas Ctrl + T para omitir el paso anterior.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros.

4. En la caja de texto Identificación, ingrese el NIT o Cédula del tercero, también puede asignarle un Código Rápido al tercero que se va a ingresar.

5. Puede complementar los datos del tercero ingresando: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Dirección, Teléfono, Ciudad, Fax, Lugar de expedición de la cédula y sí desea agregue observaciones por cada tercero.


134

6. Si necesita agregar más datos, debe desplazarse a la pestañas Otros Datos, Tipos o Datos Anexos.

7. En la pestaña Otros Datos seleccione el tipo de sociedad y la calificación comercial y el Tipo de Régimen de las listas desplegables de los cuadros que llevan el mismo nombre.

8. Ingrese el NIT/CC relacionado, cargo que ocupa, dirección de correo electrónico y sitio en internet, la fecha de ingreso, el número de la libreta militar y el número de la matrícula profesional (Todos los datos anteriores son opcionales)


135

8. Para registrar el tipo de tercero debe desplazarse a la pestaña Tipos.

9. En la pestaña Tipos seleccione el tipo de tercero en la lista que aparece en el formulario haciendo clic en el cuadro de selección de cada opción.


136

10. En la pestaña Datos Anexos puede ingresar información adicional al Tercero. Recuerde que las opciones encontradas allí corresponden a los campos creados en el formulario Anexos a Terceros.


137

11. Para finalizar haga clic en el botón Grabar.

Nota:

También puede Buscar, Modificar Eliminar un Tercero o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web.

Puede borrar los datos del formulario haciendo clic en el botón Limpiar,


138

Buscar Terceros

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo de Terceros, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Tercero sobre el cual esta buscando información.


Nombre: digite el nombre del tercero si lo recuerda.

Nit/C.C: digite el número del Nit o Cédula de Ciudadanía

Primer Apellido: digite el primer apellido del tercero

Segundo Apellido: digite el primer apellido del tercero

Primer Nombre: digite el primer nombre del tercero

Segundo Nombre: digite el segundo nombre del tercero

Dirección: digite la dirección del tercero.


139


Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS*

La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en los campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre o Dirección.

Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.e: *ZAF*


140

Si usted digita el primer número del Nit el sistema buscará todo los Nit de los terceros que empiecen por ese número.


141

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo




Cargar los datos al cuadro de diálogo de Terceros, haciendo clic en el botón

Seleccionar.




142

Modificación de los datos de un Tercero

Para modificar los datos de un tercero debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Terceros del menú Administración ó de un clic en el icono Terceros


3. Digite el Nit o Cédula del tercero que desea modificar, si no los recuerda recurra al

método de Buscar Tercero.

4. Haga clic en los campos que desea modificar la información e ingrese los nuevos datos.


Nota Si desea modificar el Número de identificación del Tercero, haga clic en el botón

Editar. Aparecerá un Cuadro de diálogo, denominado Cambio de NIT/CC.


143

En el cuadro Información Actual, se mostrará automáticamente el código y nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el Número.

En el cuadro Nueva Información debe digitar el nuevo Código que le va a asignar a la cuenta.

Luego de Finalizar la modificación haga clic en el botón Grabar.


144

Eliminación de un Tercero

1. Elija Terceros del menú Administración.


3. Digite el Nit o Cédula del Tercero que desea modificar, si no lo recuerda recurra a

la opción Buscar Tercero


5. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación

Nota: Debe verificar que el Tercero que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la Aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar el Tercero.


145

Anexo a Terceros

Anexo a Terceros Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar información complementaria de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.)

Para ingresar un Anexo a Terceros al sistema debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Anexo a Terceros del menú Administración

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexo a Terceros.


146

3. En la caja de texto Nombre del cuadro Identificación, digite el nombre que identificará el campo en la tabla Terceros del sistema según el siguiente formato: T03NOMBREANEXOTERCERO,

Donde NOMBREANEXOATERCERO corresponde al nombre que identificará la columna en la Tabla T03TERCEROS del sistema.

Pej: Se requiere agregar como Anexo a Terceros el Tipo de sangre que tiene una Persona, entonces teniendo en cuenta el formato indicado se identificará el nombre del campo como T03GRUPOSANGUINEO.

4. En la caja de texto Descripción digite la descripción del anexo a terceros que esta creando.

5. En la caja de texto Etiqueta digite la etiqueta que tendrá el anexo a tercero en el cuadro de diálogo Terceros (Pestaña Datos Anexos)

6. Seleccione de la lista desplegable Tipo de Dato una de las siguientes opciones: Booleano, Número Décimal, Número Entero, Fecha, Lista o Texto, según el tipo de dato que requiera.

Si usted selecciono Tipo de Dato: Booleano entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:


147

Valor por Defecto: Marque SI o NO dependiendo la opción que desee aparecerá por defecto en el cuadro de diálogo Terceros (Pestaña Datos Anexos)

Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero.

Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Decimal entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:

Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros.

Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros.

Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros.

Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros


Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Entero entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:


Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros.

Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros.

Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros



148

Si usted selecciono Tipo de Dato: Fecha entonces aparecerá en el cuadro de diálogo el campo requerido, el cual debe seleccionar si desea que sea obligatorio el diligenciamiento.

Valor Mínimo: Digite el intervalo inicial de fecha, utilice el formato de fecha que tendrá el anexo a tercero.

Valor Máximo: Digite el intervalo final de fecha, utilice el formato de fecha que tendrá el anexo a tercero.

Valor por Defecto: Digite la fecha por defecto que tendrá el anexo a terceros.


Si usted selecciono Tipo de Dato: Lista entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:



Luego debe trasladarse a la pestaña Valores e ingresar en la cuadrícula de datos todas las opciones que desea desplegar en la lista.

Pej: Código Nombre Pre (Predefinido)

01 A+

02 A-

…

03 0-


149

Si usted selecciono Tipo de Dato: Texto entonces aparecerá en el cuadro de diálogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar:

- Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros

- Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero.

7. Haga clic en el botón Grabar

Nota:

También puede Buscar un Anexo a Terceros.


150

Buscar Anexo a Terceros

Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo de Anexo a Terceros, posteriormente se abrirá el cuadro de diálogo Búsqueda de Anexo a Terceros en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Anexo a Tercero sobre el cual esta buscando información.


Nombre: digite el nombre del anexo a tercero si lo recuerda.

Etiqueta: digite la etiqueta del anexo a tercero si lo recuerda.


Para el Nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: T03COD*


151

Nota: La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en el campo Etiqueta.

Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.ej: *COD*

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo el

botón Buscar Ahora.


152



Cargar los datos al cuadro de diálogo de Anexo a Terceros, haciendo clic en el

botón Seleccionar.




153

Tasas de Cambio

Tasas de Cambio La Tasa de Cambio es el Precio de una divisa medida en unidades de otra. Equivale al tipo de cambio o cotización de la divisa.

Para cargar o añadir una nueva tasa de cambio, se debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Tasas de Cambio del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Tasa de cambio.

3. Elija la moneda de la lista desplegable que aparece en el cuadro identificación.

4. Digite las tasas de cambio para los meses del año, haciendo clic en cada casilla.



154

Nota: Estas tasas de Cambio se podrán Modificar y Eliminar.

Si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón

Limpiar.


155

Modificación y Eliminación de una Tasa de Cambio

1. Elija Tasas de Cambio del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Tasas de Cambio.

3. Seleccione la moneda que desea modificar o eliminar de la lista que aparece en la lista desplegable identificación.

4. Si desea modificarla, cambie las tasas de cambio haciendo clic en cada casilla que

pertenece a los meses del año; y luego haga clic en el botón Grabar.

5. Si desea eliminarla, haga clic en el botón Borrar.

Nota: Asegúrese que al eliminar una tasa de cambio, no tenga asociada información.


156

Índices de Ajustes por Inflación

Índices de Ajustes por Inflación Para cargar o añadir un índice de ajuste por inflación, se debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Indices de Ajustes por Inflación del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Indices de Ajuste.

3. Digite los índices de ajuste para los meses del año, haciendo clic en cada casilla.



157

Nota: Los ajustes por Inflación se pueden Modificar o Eliminar.


158

Compañía

Compañía Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con una o varias Compañías, a las cuales se les va a manejar la información.

Para definir una Compañía debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Compañía del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías.


159

3. Digite el código, el Nit y el tipo de compañía. (Estos dos datos son requisitos importantes para el manejo de la información de la Compañía que está ingresando).

4. Ingrese el nombre, la sigla, la dirección, el teléfono, el fax, la dirección del correo electrónico, el sitio Web en Internet (URL) y las observaciones. Es importante llenar estos datos, por que en el momento de Emitir un Reporte, este saldrá con estos datos, los cuales se mostrarán en forma de Membrete. Haga clic aquí para agregar una imagen a la compañía

5. En la caja de texto Año Inicial, digite el año en el cual empezó a trabajar con esta Compañía.

Nota: También puede Buscar, Modificar o Eliminar una Compañía o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web.


160

Buscar Compañía

Para buscar una compañía, debe hacer clic en el botón Buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Búsqueda de Compañías en el cual usted puede digitar los datos de la compañía para hacer una búsqueda.

Como criterios de búsqueda se encuentra el Nombre, Nit, código, dirección y teléfono.


Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: ALEJO*

Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1


161

Por ejemplo si recuerda el nombre de la Compañía pero no el código o algún otro dato, digite el nombre de la Compañía en la caja de texto Nombre. De igual forma puede escribir la letra inicial del nombre y las Aplicaciones PIMISYS buscarán todas las Compañías que tengan esa letra inicial.

Luego haga clic en el botón Buscar Ahora para ejecutar la orden de búsqueda


162



Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el botón Seleccionar.




163

Modificación de una Compañía

Para modificar los datos de alguna compañía debe seguir los siguientes pasos:



3. Elija la compañía digitando en la caja de texto Código, el código de la Compañía

que desea modificar si no lo recuerda de un clic en el botón Buscar Compañía.

4. Haga clic en el campo que desea modificar información, y escriba los nuevos datos.



164

Eliminación de una Compañía



3. Elija la Compañía que desea Eliminar, digitando el código de la misma en el

cuadro de texto código o de un clic en el icono Buscar Compañía.


5. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación

Nota Al eliminar una Compañía debe cerciorarse de que no tenga información asociada.


165

Errores en Compañía

No se puede borrar la compañía # porque tiene una configuración asociada

Sugerencia:

Asegúrese de eliminar primero la configuración.


166

Parámetros Exógena

Parámetros Generales

CONFIGURACIÓN FORMULARIO PARAMETROS GENERALES

La DIAN (División de Impuestos y Aduanas Nacionales) a través de una o varias resoluciones establece cada año el contenido y características técnicas de la Información Exógena solicitada a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes.

Para realizar el proceso de parametrización del formulario Parámetros Generales:

1. Elija Parámetros Exógena del menú Administración

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Parámetros Generales.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros Generales.


167

4. En el cuadro Datos Generales digite la siguiente información:

Tipo de Registro: digite el tipo de registro de movimiento asignado en la resolución. Por defecto es uno (1)

Total de Registros: Digite el total de registros informados o el nombre de la variable.

Valor de los Registros: Digite el valor de los registros informados o el nombre de la variable.

5. En el cuadro Datos de la Compañía digite la siguiente información:

Tipo: Digite el tipo de compañía asignado en la resolución o el nombre. Por defecto es 31.

NIT: Digite el Nit de la compañía o el nombre de la variable.

Digito de Verificación: Ingrese el digito de verificación de la compañía o el nombre de la variable.

Nombre: Digite el nombre de la compañía o el nombre de la variable.

Dirección: Digite la dirección de la compañía o el nombre de la variable.

Actividad económica: Digite la actividad económica de la compañía según indique la resolución.

Código de la ciudad: Digite el código de la ciudad de la compañía.

Correo Electrónico: Digite el correo electrónico de la compañía o el nombre de la variable.


168

Grupos Exógena

La DIAN (División de Impuestos y Aduanas Nacionales) a través de una o varias resoluciones establece cada año las especificaciones técnicas de los Grupos o tipos de Información Exógena solicitada a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes

Para realizar el proceso de parametrización del formulario Grupos Exógena:

1. Elija Parámetros Exógena del menú Administración.

2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Grupos Exógena

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos Exógena,


169

El cual tiene tres pestañas: Datos Generales, Datos del Informado y Valores Informados.

Datos Generales: Se refiere a los tipos o grupos de información tributaria que establece la DIAN y emite a través de resolución(es) y su(s) correspondiente(s) especificación(es) técnica(s) cada año.

Datos del Informado: Se refiere a la información de los terceros, establecida teniendo como referencia el contenido y características técnicas de la información tributaria solicitada.

Valores Informados: Se refiere al monto de los valores a reportar por operaciones de terceros y/o realizada con terceros.

Por defecto aparece la pestaña Datos Generales.

4. En el cuadro Identificación se encuentra el campo código, el cual aparece en forma secuencial automáticamente. Si usted desea puede poner otro número, borre el actual e inserte el nuevo.

5. En el cuadro de texto Nombre ingrese el nombre del grupo exógena que se creará. Recuerde tener en cuenta las especificaciones técnicas de la DIAN.

6. En el cuadro de texto código exógena y subcodigo exógena ingrese el dato correspondiente al Concepto que se encuentra consignado(s) en la(s) especificación(es) técnica(s) de la siguiente forma: los dos primeros caracteres de Concepto en el campo código exógena y los dos últimos caracteres en el campo subcódigo exógena.

7. En el cuadro de texto Formato Exógena ingrese el número de identificación (Cinco caracteres) del formato que agrupa los datos del tipo de información exógena que esta creando.

8. Seleccione de la lista desplegable Cuantía a Reportar una de las siguientes opciones disponibles: Mayor que, Menor que, Diferente de y luego establezca el valor que complementa la condición de la cuantía a reportar en el cuadro de texto siguiente.

9. En el campo Tipo de Registro: digite (1) si desea especificar que el reporte es de inserción o (2) para especificar que el reporte es de reemplazo.

10. Trasládese a la la pestaña Datos del Informados y en el campo NIT digite el número de identificación del informado o seleccione el nombre de la variable (Nit de la Compañía ó Nit del Tercero) según los requerimientos del reporte. Debe tener en cuenta que cada especificación técnica establece casos especiales en donde el número del Nit es uno en particular dependiendo del concepto a reportar.


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11. En el campo Digito de Verificación digite un carácter numérico o seleccione el nombre de la variable (Digito de verificación del tercero ó digito de verificación de la compañía) según los requerimientos del reporte. Para el tipo de documento 31 el digito de verificación es obligatorio.

12. En el campo Clase de Documento digite la clase de documento del informado (tercero o la compañía) o seleccione el nombre de la variable (clase tercero o clase compañía) según corresponda los requerimientos del reporte.

13. En el campo Nombre, digite el nombre del informado seleccione el nombre de la variable (Nombre del tercero o Nombre de la Compañía)

14. En el campo Primer Apellido digite el primer apellido del informado o seleccione el nombre de la variable en caso de ser Persona natural.

15. En el campo Segundo Apellido digite el segundo apellido del informado o seleccione el nombre de la variable en caso de ser Persona natural.

16. En el campo Primer Nombre digite el primer nombre del informado o seleccione el nombre de la variable en caso de ser Persona natural.

17. En el campo Segundo Nombre digite el segundo nombre del informado o seleccione el nombre de la variable en caso de ser Persona natural.

18. En el campo Dirección digite la dirección del informado o seleccione el nombre de la variable (dirección del tercero o dirección compañía) según corresponda con el concepto del reporte.


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19. En el campo Código del Departamento digite el código del departamento del informado o seleccione el nombre de la variable.

20. En el campo Código de la Ciudad digite el código de la ciudad del informado o seleccione el nombre de la variable.

21 Trasládese a la pestaña Valores Informados, seleccione de la lista desplegable Valor Informado la opción Primer Valor Informado, luego debe hacer doble clic en la celda cuenta e ingresar el código de la cuenta de movimiento que se afectará para realizar la consulta que traerá la información requerida por el concepto a reportar o bien digite el código rápido o haga clic en el botón Buscar para realizar una búsqueda de las cuentas de movimiento. A continuación ubíquese en la celda Valor e ingrese el valor a informar o haga clic

en el botón Editar y luego seleccione el nombre de la variable (Valor de los movimientos debito, valor de los movimientos crédito, valor base de los movimientos, saldo inicial de la cuenta, saldo final de la cuenta) siguiendo las indicaciones del Contador de su Compañía.

Para el caso específico en que requiera informar un segundo valor, debe hacer clic en la lista desplegable y seleccionar la opción Segundo Valor Informado y repetir el proceso realizado para el caso del primer valor informado.

En la sección inferior de la pestaña Valores Informados usted podrá visualizar el árbol de donde proviene la cuenta que ha ingresado en la celda Cuenta.


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Para el caso en que requiera informar un tercer valor, debe hacer clic en el campo Tercer Valor y digitar el tercer valor informado asignado en la resolución

o hacer clic en el botón Editar y seleccionar la variable correspondiente.


Nota: Si desea limpiar los datos que se encuentran en el formulario haga clic en el

botón Limpiar


173


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Parámetros del trabajo del usuario

Parámetros del trabajo del usuario Las aplicaciones PIMISYS le permiten definir los parámetros con los cuales puede trabajar un usuario determinado, en este caso el objetivo principal es elegir con que compañía y en que fecha se va a trabajar. Para definir los parámetros de trabajo para el usuario debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Parámetros de Trabajo para el Usuario del menú Administración

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de trabajo del Usuario


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3. Elija la compañía de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros, (El sistema le permite seleccionar con que Compañía desea trabajar).

4. Digite la fecha de trabajo. Las aplicaciones PIMISYS le permiten trabajar con distintas fechas; aún si digita una fecha anterior o posterior a la actual, el sistema carga la configuración para esa fecha ó bien puede activarla para que el sistema cargue la fecha actual.

5. Active o desactive la casilla Mostrar esta ventana después de conectarse para que cada vez que inicie sesión se le pregunten los parámetros de Trabajo.



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Configuración

Configuración

Al crear una compañía, el sistema asume una configuración por defecto, la cual usted podrá definir de acuerdo a sus necesidades. Para definir una configuración, debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Configuración del menú Administración o bien haga clic en el botón Configuración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración.


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3. Ahora haga doble clic en la configuración que desea definir. Para esto, debe abrir el árbol de expansión hasta que aparezcan los parámetros del último nivel, en los cuales se podrá definir la configuración deseada haciendo clic sobre cualquiera de estas opciones.

4. Escoja la configuración que desea de la lista desplegable, de la casilla de lista o edite los datos en la casilla editable que aparece en el cuadro de Valores, en la parte inferior del cuadro de diálogo de configuración.

5. Por último haga clic en el botón Grabar.


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Documentación base de datos

Documentación de los objetos de la base de datos

Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de documentar los objetos de la base de datos, puesto que las tablas y sus campos ya están creados. Para esto debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Documentación de los Objetos de la Base de Datos del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentación de los Objetos de la Base de Datos.

3. Seleccione la tabla de la lista desplegable Nombre de la tabla en la carpeta Tablas de la Base de Datos

4. Digite la descripción de la tabla (sí desea modificarla o complementarla) en el cuadro de texto Descripción.


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5. Seleccione la Carpeta Campos de la Tabla.

6. En el cuadro de texto Campo aparecerá el nombre del primer campo de la tabla.

7. Digite la Descripción del campo (Si desea modificarla o complementarla)

8. Para acceder a los demás campos de la tabla, selecciónelos en la tabla que aparece en la parte inferior de la ventana.



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Seguridad

Usuarios

Usuarios

Definición de usuarios:

Las Aplicaciones UNION PIMISYS le brindan la posibilidad de definir diferentes tipos de usuarios que puedan trabajar con el sistema, mediante la creación, Modificacion o eliminación de Usuarios (cuentas de usuario, claves de acceso, descripciones y permisos).

1. Seleccione Seguridad en el menú Administración, aparecerá otro menú de opciones del cual debe elegir Usuarios.

2. Presione la combinación de teclas Ctrl + U para omitir el paso anterior.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios.


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4. En la pestaña Datos Generales se encuentra el cuadro Identificación, digite el nombre de la cuenta con el que desee identificar al nuevo usuario. Si el usuario ya existe, se traerán todos sus datos. En la caja de texto Nombre Largo registre en sentido más amplio el nombre del usuario (Nombre completo del usuario).

5. Utilice la caja de texto Descripción para explicar ampliamente la(s) características del nuevo usuario.


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6. Haga clic en la caja de texto Clave y digite la clave de acceso para ese usuario; en la caja de texto Repetir Clave, vuelva a digitar la clave del usuario. Los caracteres de la clave no se mostraran en pantalla por seguridad, cuando usted digite la clave sólo se verá asteriscos (*)

7. En la pestaña Miembro de los Grupos encontrará dos opciones de selección que muestran los grupos de usuarios: Mostrar todos los grupos y Mostrar únicamente los grupos marcados. Usted debe seleccionar en el cuadro de selección los grupos a los cuales pertenecerá el nuevo usuario.

8. En la pestaña Tipos. Marque los tipos de usuarios en los que desea incluir el Usuario.


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9. En la pestaña Avanzadas, marque el cuadro de selección El usuario es administrador de la base de datos y podrá crear o eliminar usuarios si el nuevo usuario tendrá estos privilegios.

10. En el cuadro Política de Caducidad de la Clave puede escoger entre tres opciones la duración de la Clave: La clave nunca caduca, La clave caduca de acuerdo al parámetro definido en la configuración general del Sistema o la Clave caduca en el tiempo definido por el administrador de Sistema.

11. En cuadro Fecha de la última modificación de la clave encuentra la información de la última fecha de actualización de la clave.

12. Aparece seleccionado el cuadro de selección El usuario deberá cambiar la clave la próxima vez que se conecte a la Base de Datos como política de seguridad que permita asegurar al Nuevo Usuario que la clave es de conocimiento personal.

13. En la pestaña Políticas de Activación encuentra el cuadro Política de desactivación del usuario, Usted debe definir estas políticas según las siguientes opciones de selección: La usuario no se desactiva automáticamente, El usuario se desactiva automáticamente en la fecha especificada a continuación y la opción del cuadro de selección: El usuario se encuentra actualmente desactivado.


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14. En la pestaña Compañías defina si el usuario tendrá acceso a todas las compañías; si no es así, entonces haga clic en la opción el usuario tendrá acceso a las siguientes compañías y luego marque los cuadros de selección de las compañías a las que tendrá acceso.


Nota: puede Buscar, Modificar o Eliminar un Usuario.


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Búsqueda de un Usuario

Localice el icono Buscar en el cuadro de Usuarios, posteriormente encontrara un cuadro de diálogo en donde usted suministrará los datos que conoce acerca del Usuario sobre el cual esta buscando información

Los datos que debe suministrar son los siguientes:

Nombre: digite el nombre del usuario

Descripción: digite la descripción del usuario.

Nombre Largo: digite el nombre completo del usuario


Para el nombre: si no se acuerda del nombre, escriba las palabras seguidas por asterisco "*". P e: PRUEBA*

Para la descripción: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1


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En la caja de texto Nombre debe digitar el Nombre si lo recuerda o también puede ejecutar la búsqueda por la descripción. Si usted digita la primera letra del Nombre el sistema buscará todo los Nombres de los Usuario que empiecen por esa letra.

Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo el

botón Buscar Ahora.


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Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el botón Seleccionar.




188

Modificación de un Usuario

1. Seleccione Seguridad en el menú Administración

2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la combinación de teclas Ctrl+U

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios.

4. Digite el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre o haga clic en el botón

Buscar para seleccionar un usuario.

5. Digite los nuevos datos del usuario.



189

Borrado de un Usuario

Para eliminar un usuario creado con anterioridad siga los siguientes pasos:

1. Elija Seguridad en el menú Administración

2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la combinación de teclas Ctrl+U

3. Haga clic en el botón Buscar, a continuación le aparecerán todos los usuarios, seleccione el que desee, haciendo doble clic sobre él o si lo prefiere escriba el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre


5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación, haga clic en el botón Sí

Nota: Al borrar un usuario se eliminará toda la información correspondiente al usuario.

Este botón tiene una acción diferente a la del botón Limpiar, el cual sólo limpia los datos en pantalla, pero no los elimina definitivamente de la base de datos.


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Grupos de Usuarios

Grupos de usuarios

Definición de grupos de usuarios y permisos

Para definir grupos de usuarios debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Seguridad del menú Administración. En el nuevo menú de opciones debe elegir Grupos.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios.

3. En la pestaña Datos Generales escriba el nombre y la descripción del Grupo de usuarios.

4. Sitúese en la tabla Módulos, dónde encontrará todos los módulos que conforman el sistema con sus descripciones. Seleccione las operaciones que se podrán realizar (P. e.: Eliminar, Modificar, Adicionar, etc.) en cada módulo haciendo clic en el cuadro de selección .


191


6. En la pestaña Usuarios, puede ver la Lista de Usuarios que han sido incluidos al grupo.

Nota: Los Grupos de Usuarios se pueden Modificar o Borrar.


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Modificación de un Grupo de Usuarios

1. Elija Seguridad en el menú Administración. Luego en el nuevo menú de opciones seleccione Grupos.


3. Haga clic en el botón Buscar y aparecerá la siguiente ventana:

4. Digite el nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de

usuarios a modificar, haciendo doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo que había seleccionado.

6. Digite los nuevos datos del grupo de usuarios o modifique los permisos de los módulos que sean necesarios.



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Borrado de un Grupo de Usuarios

Para eliminar un grupo de usuarios debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Seguridad del menú Administración. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Grupos.


3. Digite en nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar, y le aparecerá la ventana de Búsqueda de Grupos de Usuarios.


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4. Haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de usuarios a borrar o eliminar, haciendo

doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo que había seleccionado.


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6. Seleccione los datos que quiere borrar.

7. Verifique que los datos del grupo que seleccionó son los que quiere borrar.


9. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del grupo


196

Cambio de Clave

Cambio de Clave

Las Aplicaciones PIMISYS le ofrece la posibilidad de cambiar la clave, para realizar este procedimiento a cabo debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija Seguridad del menú Administración.

2. Aparecerá un nuevo menú donde debe escoger la opción Cambio de Clave

3. A continuación aparecerá un cuadro de diálogo Cambio de Clave.

4. En la caja de texto Nombre o Cuenta, aparecerá automáticamente el nombre.

5. En la caja de texto Nueva Clave, digite la clave nueva.

6. En la caja de texto Repetir Nueva Clave, vuelva a digitar la clave nueva.


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7. Haga clic en el Botón Grabar.

Nota: Para mayor seguridad, en el momento de digitar usted la clave, aparecerán asteriscos.


198

Auditoría

Las aplicaciones PIMISYS le brindan la posibilidad de realizar auditorias de control sobre las operaciones realizadas en la base de datos. Una vez en auditorias podrá realizar:

Hacer búsquedas de todas las operaciones realizadas en un periodo de tiempo determinado o hasta la fecha actual.

Realizar una búsqueda en una tabla especifica, de las operaciones realizadas en esa tabla.

Realizar una búsqueda de las operaciones realizadas en todas las tablas excepto la seleccionada.

Determinar qué operaciones ha realizado un usuario.

Especificar qué tipo de operaciones se desea buscar.

En cada una de las operaciones anteriormente mencionadas se genera un cuadro de Resultado de la Búsqueda en el cual se encuentra una columna denominada Descripción de la operación. Este cuadro contiene un texto que describe cada operación que se haya realizado.

Búsqueda de todas las operaciones realizadas en LAS APLICACIONES UNION PIMISYS en un período de tiempo

1. Elija Auditoría del menú Administración.

2. Digite la fecha inicial y la fecha final. Ver Formato Fecha (sí desea observar todas las operaciones realizadas, sólo escriba la fecha final)

3. Seleccione una tabla, si quiere observar la auditoria a dicha tabla.

4. Seleccione el nombre del usuario, si quiere ver la auditoria a dicho usuario.

5. Escoja el tipo de operación que desee observar (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) si no selecciona ninguna, las aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones por defecto.

6. Como dato adicional puede escribir el nombre de la maquina.

7. Haga clic en el botón Auditar.


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8. Aparece una ventana con los Resultados de la Auditoría. Por ejemplo qué tipo de operaciones han realizado cada usuario indicando la fecha, la hora, en qué tabla han trabajado y el tipo de operación y el número de operaciones auditadas.

9. Si hace clic en cada uno de los resultados de la auditoria, podrá ver una descripción detallada de la auditoria.

Nota: Con la auditoría puede realizar las siguientes acciones:

El botón Imprimir, imprime el resultado de la búsqueda.

El botón Exportar, envía el resultado a un archivo plano especifico.

El botón Borrar, elimina los registros de auditoria obtenidos.

El Copiar, copia la selección a un texto.

¿Cómo buscar operaciones realizadas en una tabla específica?

Realizar auditorias a las tablas de la Base de Datos es muy importante ya que nos permite observar el historial de todos los movimientos realizados por los usuarios consiguiendo así llevar un mejor control sobre las operaciones que realiza cada uno.


200

1. Elija Auditoria del menú Administración.

2. En el cuadro de diálogo Auditoria, escriba la fecha para la auditoria.

3. Abra el cuadro de lista despegable de Tablas y escoja la tabla deseada.

4. El cuadro de selección Buscar solo en esta debe estar seleccionado, haga clic en este botón nuevamente sólo si desea buscar en todas las tablas menos en esa.

5. Escoja las operaciones que usted desea saber que se hayan hecho sobre la tabla. Si no escoge ninguna operación, las Aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones realizadas.

6. Haga clic en el botón Buscar. El resultado aparecerá automáticamente en una nueva ventana de Resultados.

¿Cómo saber qué operaciones ha realizado algún usuario?

1. Elija Auditoria del menú Administración.

2. Abra el cuadro de lista despegable de Usuarios y escoja el usuario (en esta lista aparecerán los nombres de los usuarios y no las cuentas).

3. Escoja las operaciones que usted desee saber que ha realizado el usuario. Si no escoge ninguna operación, las aplicaciones Unión Pimisys le mostrarán todas las operaciones realizadas.

4. Haga clic en el botón Buscar. El resultado aparecerá automáticamente en la ventana de Resultados.

Borrado del registro de auditoría

Desde el cuadro de diálogo Auditoría se pueden eliminar registros de operaciones realizadas, de acuerdo al criterio de búsqueda utilizado. Para eliminar un registro de operaciones debemos hacer lo siguiente:

1. Elija Auditoría del menú Administración.

2. Determine el criterio de búsqueda, el cual se empleará para eliminar los registros.

3. Haga clic en el botón Buscar. El resultado aparecerá automáticamente en la ventana de Resultados.

4. Haga clic en el botón Borrar

5. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del dato, haciendo clic en el botón Sí.

Nota: Este procedimiento elimina TODO el registro de las operaciones que se hayan realizado de acuerdo con el criterio de búsqueda que se haya especificado. En caso de eliminar todo el registro se creará un registro con una única entrada especificando que se ha eliminado todo el registro de auditoría, este registro contiene la siguiente descripción: Se elimino todo el registro de auditoria.


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Procesos________________________________________

Ajuste por Inflación

Ajustes por Inflación Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto de la inflación. Existe inflación cuando hay un gran incremento del nivel general de precios y los salarios pierden su poder adquisitivo.

Para realizar un ajuste por inflación debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Ajustes por Inflación del menú Procesos, o bien haga clic en el botón Ajustes.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Ajustes por Inflación.

3. La fecha de ajuste aparecerá automáticamente; ingrese la nueva fecha del ajuste por inflación. Ver Formato Fecha



202

Eliminación o modificación de un Indice de Ajuste por Inflación

1. Elija Indices de Ajuste por Inflación del menú Administración.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Indices de Ajuste por inflación.

3. Si desea modificarlo, cambie los índices de ajuste haciendo clic en cada casilla que

pertenece a los meses del año; y luego haga clic en el botón Grabar.

4. Si desea eliminarlo, haga clic en el botón Borrar.

5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del dato, haga clic en el botón Sí.

Nota Asegúrese que al eliminar un índice de ajuste por inflación, no tenga asociada ya información.


203

Ajustes por Moneda Extranjera

Ajustes por Moneda Extranjera

Proceso para ajustar la moneda extranjera contra la moneda base, para hacer la conversión.

Para realizar un ajuste por Moneda Extranjera debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Ajustes por Moneda Extranjera del menú Procesos

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Ajustes por Monedas

3. La fecha de ajuste aparecerá automáticamente; ingrese la nueva fecha del ajuste. Ver Formato Fecha



204

Cierres Anuales

Cierres Anuales

Es un registro elaborado al final del período contable, con el fin de cancelar temporalmente las cuentas de ingresos, costos y gastos y trasladar sus saldos a resultados.

Para realizar un cierre anual, las aplicaciones PIMISYS le ofrecen tres opciones:

Generación de cierre automático: Mediante este proceso se cerrarán las cuentas de resultado y presupuesto, y se transferirá su saldo neto a la cuenta apropiada en el patrimonio mediante un documento de cierre.

Copiar el plan de cuentas al nuevo año: Mediante este proceso se copiará el plan de cuentas del año actual al nuevo año y en caso de ya existir, se copiarán o ajustarán las cuentas que se han creado o modificado.

Generación de comprobante inicial para el nuevo año: Mediante este proceso se creará un documento con los saldos iniciales en el nuevo año.

Para efectuar cualquiera de ellas debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Cierres Anuales del menú Procesos.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cierre Anual. Por defecto quedará ubicado en la pestaña Paso 1: Cierre Anual.


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3. Si desea hacer un cierre automático, debe hacer clic en el botón Cierre Anual.

4. Trasládese a la pestaña Paso 2: Copia del Plan de Cuentas, si desea copiar el plan de cuentas al nuevo año.


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5. Haga clic en el botón Copiar Plan.

6. Trasládese a la pestaña Paso 3: Saldos Iniciales, si desea generar un comprobante inicial para el nuevo año.

7. Debe especificar el NIT/CC y el Centro de Costos por defecto para las cuentas con atributos diferentes entre el plan de cuentas origen y el destino; si no los recuerda puede hacer clic en el botón Buscar respectivo. Terceros y Centro de Costo.

8. Ubíquese en la cuadrícula de datos.

9. En la columna Cuenta digite el código de la cuenta contable a las que se le unificaran los saldos en el documento inicial para el nuevo año o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.

10. En la columna NIT/CC digite la identificación del tercero que se utilizará para unificar los saldos de la cuenta seleccionada o si lo prefiere haga clic en el botón

Buscar.

11. Haga clic en el botón Generar.


207

Reconstrucción de Acumulados

Reconstrucción de Acumulados

Proceso para reconstruir los totales por cuentas, centros de costos y terceros, con el fin de agilizar algunos procesos normales del sistema.

Para realizar una reconstrucción de acumulados, debe proceder de la siguiente manera:

1. Elija Reconstrucción de Acumulados del Menú Procesos.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reconstrucción de Acumulados.

3. Elija el tipo de acumulado de la lista desplegable que aparece en el cuadro Opciones.


5. Aparecerá un cuadro de diálogo donde debe confirmar la ejecución del cierre.


208

Errores__________________________________________

Listado de Mensajes de Errores

A continuación se presentan todos los posibles mensajes de error que usted encontrará cuando esté trabajando con PIMISYS, Un mensaje de error se puede presentar por varias razones, bien sea porque se cometieron errores al ingresar los datos, porque los procedimientos no son los correctos o simplemente por fallas de hardware. Para su comodidad, la lista de errores se ha clasificado según el tema al que hace alusión cada mensaje.

En los mensajes en que aparezcan valores monetarios serán referidos con una serie de caracteres de símbolo pesos ($), por ejemplo, El saldo es $$$$. Lo mismo acontece con los mensajes que hagan alusión a datos de tipo numérico, por ejemplo, No se encontró la reserva No ####. Los caracteres XXXXXX indican un texto.

•••• Errores en Login

•••• Errores en Menú

•••• Errores en Compañía

•••• Errores en Configuración

•••• Errores en Plan de Cuentas

•••• Errores en Reportes

•••• Errores Generales


209

Errores en Menú

No se pudo inicializar la conexión con el servidor.

Sugerencia:

Asegúrese que el servidor esté encendido y trate de establecer la conexión nuevamente.

Ud. no tiene privilegios de administrador para realizar esta operación.

� Ud. no tiene autorización para realizar esta operación.

Sugerencia:

Revise los permisos que posee como usuario.


210

Errores de Conexión

Error con la conexión al servidor

Sugerencia:

Asegúrese de que el nombre que está ingresando para el servidor, la cuenta o la clave sean los correctos. Pueden existir problemas en la red. Intente de nuevo.

Es necesario digitar el servidor

Sugerencia:

No es posible establecer una conexión sin especificar un servidor. Digite el nombre del servidor al cual se desea conectar. Si lo desconoce pregunte al administrador de la red.

� Es necesario digitar la cuenta

Sugerencia:

Asegúrese de digitar la cuenta del usuario con el cual accesará a la base de datos.


211

Errores en configuración

No se puede borrar la configuración ya que tiene asociado un plan de cuentas.

Sugerencia:

Asegúrese de eliminar primero el plan de cuentas.

Si va a eliminar la configuración verifique que no esté activo o seleccionado.


212

Errores Generales

No se pueden realizar operaciones sobre el mes de XXXXX. (Mes Bloqueado).

� No se pudo hacer el registro de auditoria.

� No se encontró el archivo de iniciación, o no se especificaron los datos necesarios.

Sugerencias:

� Revise que la base de datos a la que se está tratando de conectar esté especificada en el archivo P&G.INI. Por ejemplo.

� Revise que la base de datos sea SQL. El nombre de la base de datos se especifica con el DSNODBCName.

� Ha ocurrido una falla en el registro del rastro de auditoria por lo cual no se podrá realizar la operación.

� No se pueden realizar movimientos sobre la base de datos si el mes en que se desea realizar ya se ha bloqueado (se ha creado un plan anual de caja en el siguiente mes).

� Error 0008: El registro ya existe.

� Código de error no encontrado ##.

Sugerencia:

El registro que se desea insertar en la base de datos ya existe, por lo que no se podrá realizar la operación.

� DBLibrary Error: ##### XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

� SQLServer Error: ##### XXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Sugerencia:

Este tipo de errores tienen que ver directamente con la base de datos. Contacte a su distribuidor.

� Error iniciando la transacción [XXXXXXXX].

� Error ya existe una transacción [XXXXXX,YYYYYY].


213

Descripción:

Las XXXXX indican la transacción que ya existe y las YYYYY indican la transacción que se está intentando realizar.

� No se puede realizar esa operación.

� Error devolviendo la transacción [XXXXXXX].

� Error cerrando la transacción [XXXXXXX].

ERROR CARGANDO TABLA [XXXXXXX].

¿Desea borrar el registro?.

No se pudo cargar toda la lista de datos.

•••• Se está intentando cerrar una conexión ya cerrada.

•••• Se está intentando cerrar una conexión inexistente.

•••• Se está intentando establecer una conexión cerrada.

•••• Se está intentando establecer una conexión inexistente.


214

Errores en Reportes

No existen datos para esa vigencia.


215

Errores de ejecución generados por Visual Basic

Número de

Error Explicación del Mensaje

20500

Not Enough Memory For Operation ,

Not Enough Memory To Get Selection Fórmula, Cannot Get Selection Fórmula.

No hay suficiente memoria disponible para completar el llamado.

Sugerencia:

Asígnele más memoria a su equipo o amplíe el tamaño de su memoria virtual.

20504

Report Not Found.

Usted ha especificado un reporte que no existe, revise la variable de ambiente RptPath del

archivo XXX.INI. Por ejemplo. ( XXX Se refiere a cualquier aplicación, sea P&G, TESORERO,

ALMACEN, etc.)

20509

Invalid File Name.

Usted especificó un campo no válido de la base de datos a ordenar. El programa no puede

añadir el nombre del campo a ordenar que usted especificó. Puede ocurrir durante el proceso de

instalación.

Sugerencia:

Consulte con su distribuidor más cercano.

20520

Print Job Already Started.

Usted está tratando de iniciar un trabajo de impresión que ya ha sido iniciado. Esto puede ocurrir

si el usuario inicia una tarea de impresión y luego trata de volver a imprimir antes de que se haya

terminado la previa impresión

20522 Not Enough System Resources.

No existen suficientes recursos de sistema en Windows para procesar dicha función.


216

20524 Print Job Busy.

Usted trató de imprimir mientras Crystal Reports está ejecutando una tarea de impresión.

20525

Unable To Load Report.

Existe un error con el reporte.

Sugerencias:

� Vuelva a generar el reporte. Este quedó mal generado.

� Revise que se encuentren todos los DLL’s necesarios para que pueda ejecutar la

Aplicación Pimisys.

20526

No Default Printer.

No ha especificado una impresora por defecto.

Sugerencia:

Especifique una impresora por defecto a través del Panel de Control de Windows o desde el

administrador de impresión.

20527 SQL Server Error.

Hay un problema de conexión con SQL server.

20529

Disk Full.

Cuando se está imprimiendo en un archivo o cuando se está ordenando, el programa requiere

más espacio del disponible en el disco.

Sugerencia:

Elimine archivos que ya no utilice de su disco.

20531 Incorrect Password.

Usted ha especificado una clave de acceso incorrecta.


217

20532

Missing Database DLL.

El DLL de la base de datos está dañado o no se encuentra.

Sugerencia:

Reemplace o adicione el archivo DLL.

20533

Unable To Open Database File.

Algo está mal con la base de datos que ha especificado. Es posible que sea necesario verificar

con el comando Base de Datos/Verificar Base de Datos.

20534 Error Detected By Database DLL

El DLL de la base de datos ha detectado un error en el proceso.

20535

Unable To Connect: Incorrect Session Parameters.

Usted ha tratado de hacer una conexión usando parámetros de sesión incompletos o incorrectos.

Sugerencia:

Revise los datos y vuelva a intentarlo.

20536

Unable To Connect:Incorrect Log On Parameters.

Usted ha tratado de realizar una conexión usando parámetros incompletos o incorrectos.

Sugerencia:

Revise los datos y vuelva a intentarlo.

20537

Unable To Connect:Incorrect Table Location.

No se puede encontrar la tabla que usted ha especificado.

Sugerencia:

Verifique el nombre de la tabla.


218

Varios__________________________________________

Emisión de reporte

Este cuadro de diálogo le permite seleccionar la forma en que se emita el reporte: ya sea por pantalla, por impresora o como un archivo.

Al emitir el reporte le aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes, pero no todas las veces aparecerá de la misma manera, si no que tendrá apariencias distintas en algunos casos. Por ejemplo:

•••• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un documento (Por ejemplo: Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, transferencias, etc.) , en donde debe elegir el destino.


219

•••• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un reporte (Por ejemplo: Disponibilidades, anular disponibilidades etc.), en donde debe elegir el destino y el formato deseado.

•••• El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un reporte (Por ejemplo: El reporte del Libro de Bancos, de Libros Auxiliares, etc.), en donde debe elegir el destino, el archivo a donde quiere llevarlo y el formato deseado.

•••• Por último, haga clic en el botón Ejecutar para ver el informe.

Nota: Las casillas de Formato y Archivo se activaran solo cuando usted seleccione Archivo de la casilla de Lista Destino.

El botón Configurar presenta una ayuda para configurar su impresora.

Si hace clic en el botón podrá ver la configuración sugerida de la impresora, para la cual fue diseñado el reporte.


220

Formato de Fecha

Las aplicaciones de PIMISYS soportan los siguientes formatos de fecha:

INGLES ESPAÑOL

mm/dd/yyyy mm/dd/aaaa

mm/yyyy/dd mm/aaaa/dd

dd/mm/yyyy dd/mm/aaaa

dd/yyyy/mm dd/aaaa/mm

yyyy/mm/dd aaaa/mm/dd

yyyy/dd/mm aaaa/dd/mm

Es importante aclarar que el formato a utilizar en las aplicaciones PIMISYS debe corresponder con la Configuración Regional De Fecha (Option Regional Date) presente en su PC. P.e: Si en su PC tiene establecido el formato (Short Date Format) dd/mm/yyyy entonces este será el que utilizará en las Aplicaciones PIMISYS.

221

Glosario

A Acreedores: Valor de las obligaciones adquiridas por el ente público, en cumplimiento de su

función administrativa o cometido estatal, por concepto de descuentos de nómina, servicios, cuotas de fiscalización y contribución, excedentes financieros, reintegros a la Dirección General del Tesoro Nacional, saldos a favor por pagos de impuestos en exceso, excedentes de remates, aportes y otras obligaciones.

Activo: Cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente público, los cuales se espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. Las cuentas que conforman esta clase son de naturaleza débito, excepto las relativas a las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones acumuladas que serán deducidas y presentadas de manera separada de las correspondientes cuentas, así como sus ajustes por inflación, cuando sea pertinente, de acuerdo con las normas vigentes.

Ajustes: Registros contables elaborados para que las cuentas revelen saldos razonables, hechos generalmente antes de la presentación de los estados e informes contables.

Ajustes por inflación: Procedimiento utilizado para reflejar en la contabilidad los efectos en la pérdida del poder adquisitivo de la unidad monetaria y los efectos de la inflación, así como la metodología que se adopta para expresar en moneda del mismo poder adquisitivo la información económica, financiera y social de los entes públicos. Existen dos sistemas. Los elementos que conforman los estados contables de los entes públicos deben ajustarse, para reconocer el efecto de la inflación, aplicando un sistema parcial, salvo que por expresa disposición legal vigente, un ente público en particular, se encuentre sometido al sistema integral de ajustes por inflación.

Ajustes por Moneda Extranjera: Proceso para ajustar la moneda extranjera contra la moneda base, para hacer la conversión.

Amortización: Reducción al valor en libros de una partida de activo fijo. Es término genérico para depreciación, agotamiento, baja en libros, o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada, bien sea mediante un crédito directo o por medio de una cuenta de valuación, por tanto, el importe de esta reducción constituye genéricamente una amortización. 2. Devolución gradual de una deuda; también se utiliza el término para referirse a la redención de los valores mediante pagos periódicos. Se refiere a la distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al cumplimiento de las actividades propias de la función administrativa o cometido estatal del ente público.

Archivo XML: Un archivo XML es un conjunto de registros magnéticos en un estándar específico. Se basan en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en función del tipo de datos que está describiendo y no de la apariencia final que tendrán en pantalla o en la copia impresa, además de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes.

Asiento: Registro de una transacción en los libros o documentos de contabilidad.

Auditoria: Actividad que consiste en ejercer la función de revisión de las operaciones que realizan los usuarios.


222

B Balance de prueba: Informe que contiene los asientos registrados en el libro mayor con

indicación de sus saldos débitos y créditos.

Balance General: Indicador que muestra la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situación del patrimonio público.

Banco: Establecimiento público de crédito, que realiza operaciones de intermediación financiera.

C Caja: Fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de crédito, en moneda

nacional o extranjera, de disponibilidad inmediata.

Caja Menor: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado con el fin de realizar pagos de menor cuantía.

Capital: Monto invertido en una empresa por los propietarios, socios o accionistas.

Catalogo General de Cuentas: Instrumento para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, del ente público, con base en una clasificación flexible y ordenada, que mantiene la identidad, naturaleza y operación de las actividades que conforman el sector público.

Causación: Norma general de contabilidad pública por la cual el registro de ingresos o gastos debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no en el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquellos. El registro de los ingresos y gastos del presupuesto requiere, previamente, contar con actos administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del hecho económico, sin perjuicio de observar el principio de cumplimiento de las disposiciones vigentes.

CGN: Contraloría General de la Nación.

CGN-Catálogo de Cuentas: Informe especial que se debe presentar a la Contaduría General de la Nación y muestra el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la compañía.

CGN-Operaciones Reciprocas: Informe que se debe presentar a la Contaduría General de la Nación y que muestra las transacciones financieras realizadas entre diferentes entes públicos.

Ciclo económico: Cambios o comportamientos fluctuantes en la actividad económica caracterizados por períodos o fases de crecimiento o auge, alternado por períodos o fases de descenso o contracción

Cierre Contable: Registro elaborado al final del período contable, con el fin de cancelar temporalmente las cuentas de ingresos, costos y gastos y trasladar sus saldos a resultados.

Compañía: Agente económico o unidad autónoma de control y decisión que al utilizar insumos o factores productivos los transforma en bienes y servicios o en otros insumos

Comprobante: Documento utilizado como evidencia para el registro de una operación.

PIMISYS UNION P&G 2007 Glosari

223

Comprobante de Contabilidad: Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Debe elaborarse en idioma castellano con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificación se hará de acuerdo con el catálogo de cuentas del ente público. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por medios manual, mecánico o electrónico y conservarse de manera que sea posible su verificación posterior. Los entes públicos elaborarán, entre otros, los comprobantes de ingreso, egreso y general

Comprobante de Egreso: Resumen de las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente.

Comprobante de Ingreso: Resumen de las operaciones relacionadas con la recepción de efectivo o documento que lo represente.

Contabilidad: Sistema que permite identificar, medir, procesar y comunicar información financiera para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la función de control.

Control contable: Proceso mediante el cual la administración asegura la incorporación de todos los registros de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, la correcta cuantificación de los activos, pasivos y patrimonio y la confiabilidad de la información contable.

Control Financiero: Examen que se realiza con base en las normas de auditoria de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismas y en las transacciones y operaciones que los originaron se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o los prescritos por el Contador General de la Nación.

Corrección Monetaria: Operación conducente a la actualización del poder adquisitivo de la moneda, de acuerdo con el movimiento de los índices de precios fijados por el Gobierno. 2. Índice que indica la diferencia de valor de una moneda tomada entre dos fechas y expresada de manera porcentual.

Costo: Es el consumo de bienes y de servicios efectuados para lograr la venta de productos, mercaderías o servicios.

CRAC: Consultas y Reportes Asistidos por Computador

Cuenta: Registro formal de una clase particular de transacción expresada en dinero u otra unidad de medida. 2. Elemento del sistema de información contable utilizado para registrar de forma sistemática y homogénea las operaciones.

Cuentas de Orden Acreedoras: Incluye las cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonios y la información tributaria. 2. Lo constituyen las cuentas representativas de los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura financiera del ente público. Se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y la información tributaria.

Cuentas de Orden Deudoras: Incluye los registros utilizados para el control interno de activos y de futuras situaciones financieras, así como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y la información tributaria.


224

D Déficit: Cantidad normalmente expresada en términos monetarios, que evidencia el valor en

que una suma es más pequeña que otra relacionada con ella; normalmente significa un exceso de pasivos sobre activos. 2. Resultado que arroja un estado contable, al término de un ejercicio, que se caracteriza porque existe un saldo correspondiente a egresos que no alcanzaron a ser cubiertos por los ingresos.

Depósitos: Cheques, monedas corrientes que un cliente presenta a un banco para ser acreditado en su cuenta. 2. Contrato por el cual una persona recibe una cosa mueble con el encargo de guardarla y restituirla cuando el depositante lo requiera. 3. Crédito admitido por un banco en favor de una persona natural o jurídica, en cumplimiento de su contrato de cuenta corriente bancaria.

Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables

Descuento: Disminución en el precio de venta de un bien. 2. Rebaja que se hace al valor de una cuenta, factura, documento, etc. 3. Diferencia, en menos, entre el valor nominal de un título y el valor comercial del mismo. 4. Procedimiento de cálculo del valor presente de uno o más pagos futuros, aplicando una tasa de interés.

Deuda: Obligación que tiene una persona natural o jurídica, respecto a otra, de dar, hacer o no hacer alguna cosa. 2. Obligación contraída por una persona para con otra, estipulada en términos de algún medio de pago o activo.

Deudores: Derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales del ente público, que se producen como resultado de la venta de bienes o servicios, préstamos concedidos, operaciones de tesorería, avances y anticipos y otros derechos generados, de los cuales se espera recibir una contraprestación representada en recursos, bienes o servicios. Estos derechos deben ser reconocidos y clasificados de acuerdo con la naturaleza y característica de la operación generadora, y contabilizarse por su valor nominal, valor original, monto desembolsado o derecho cierto de cobro, según corresponda.

Diferidos: Erogaciones no reconocidas como gasto o costo de las operaciones del período en que se incurren. Dentro de esta clasificación se encuentran los gastos pagados por anticipado, los cargos diferidos, obras y mejoras en propiedad ajena, cuando representen importes, que con razonable seguridad, generarán una contraprestación futura por concepto de ganancias esperadas, bienes o servicios.

Divisa: Dinero en moneda extranjera manejado por un país en el comercio internacional. 2. Moneda extranjera referida a la unidad del país de que se trata. 3. Monedas, billetes de banco o efectos mercantiles de cualquier país extranjero.

Documento: Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún otro hecho.2. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptible de ser empleados como tales para probar algo. 3. Escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos, y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas monumentarias, edificios o similares


225

Documento de Cruce: Documento por medio del cual se relaciona dos o mas movimientos financieros.

E Ecuación Contable: Identidad que muestra la distribución de la propiedad de los activos,

entre las deudas de los acreedores (pasivos) y las deudas de los dueños (patrimonio). 2. Se representa como Activos = Pasivos + Patrimonio

Empresa: Toda hacienda de producción o lucrativa con la finalidad de producir utilidad a través de su actividad. La empresa coordina diversos factores: naturaleza- capital- trabajo.

Ente Público: Entidades, organismos, establecimientos, empresas, sociedades, corporaciones, unidades u otros organismos que pertenecen al sector público, del nivel central o descentralizado de los órdenes nacional y territorial, sujetos al Plan General de Contabilidad Pública - PGCP-, en los términos establecidos en el ámbito de aplicación.

Equipo: Unidades del activo fijo, que por lo general son de carácter inmovible. Frecuentemente este término va acompañado de alguna palabra que limita la aplicación

Estados Contables: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y período, determinados. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. El contenido de los estados contables del ente público, debe ser consistente con los postulados de confiabilidad y utilidad de la información, para atender propósitos de cultura ciudadana, gestión, control y análisis. Deben prepararse y presentarse forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tengan una duración equivalente.

Existencias: Conjunto de materias primas, materiales, suministros, productos en proceso de fabricación, productos terminados, mercancías en depósito o consignadas en poder de terceros, al término de un período contable.

F Factura: Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancías

vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc.

Faltante de Inventario: Menor valor de las cantidades reales de existencias materiales comprendidas en el activo, comparadas con el que aparece en los registros contables.

Ficha de Inventario: Forma contable en la que se resumen movimientos relacionados con las existencias de materiales, suministros, productos terminados, etc.

G Ganancia: Ingresos menos costos y gastos. 2. Valor del producto vendido descontando el

costo de los insumos y la depreciación, menos los pagos a los factores contratados tales como, salarios, interés y arriendo. 3. Remuneración al capital o factor empresarial por encima de la utilidad normal.

Ganancias y Pérdidas: Cuenta temporal que resume todos los ingresos y egresos del ente contable durante un período, como consecuencia del proceso de cierre de las cuentas de resultado. A su vez, dicha cuenta se cierra contra utilidades del ejercicio.


226

Gastos: Esfuerzo, sacrificio o empleo de un factor económico que no contribuye a la elaboración de un producto o servicio, cuyo devengamiento produce un resultado negativo.

H Haber: Parte de una cuenta en la cual se anota los aumentos de las obligaciones, si ella es

de pasivo o de patrimonio; los ingresos, ganancias o utilidades, si es de resultado y las disminuciones si es de activo.

Hojas de trabajo: Documento utilizado para simplificar la preparación de ciertos informes contables. Se emplea en la elaboración de registros de ajuste y cierre, en la fusión de sociedades, en la combinación de información entre principal y subalterna, etc.

I ICA: Impuesto Municipal de Industria y Comercio para Avisos.

Impuesto al Valor Agregado: véase IVA

Indice: Indicador que tiene por objeto medir las variaciones de un fenómeno económico o de otro orden referido a un valor que se tome como base en un momento dado. 2. Relación de precios, de cantidades, de valores, entre dos períodos dados. 3. Coeficiente que resulta de relacionar partidas, rubros de carácter económico

Información Exógena: De Conformidad con los art. 623 a 631-1 del ET, La DIAN solicita anualmente información exógena en medios magnétios a: Entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria, Notarios, Grupos Económicos y/o Empresariales, Sena, ICBF y Cajas de Compensación, Cámaras de Comercio, Elaboración de facturas de venta, Comisionistas de Bolsa, Registraduría Nacional y a personas naturales y jurídicas contribuyentes y no contribuyentes del impuesto sobre la renta (para estos últimos, su obligación de reportar información o no dependerá de los topes de patrimonio bruto o de ingresos brutos que registraron al cierre del año anterior al que pertenece la información solicitada)

Informe: Documento que contienen las conclusiones obtenidas al examinar los aspectos financieros, económicos y sociales de un ente público

Ingresos: Flujo de recursos que recibe el ente público que deben reconocerse cuando se perciban o causen como resultado del flujo real de bienes o servicios, o recibidos de recursos aportados o transferidos sin contraprestación. Deben clasificarse en ingresos fiscales, venta de bienes, y prestación de servicios, de acuerdo con la actividad financiera, económica y social desarrollada por el ente público. 2. Valores recibidos, causados o producidos por concepto de recaudos.

Inventarios: Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título, con la intención de ser comercializados y destinados a la transformación o consumidos en el proceso de producción o de prestación de servicios, en desarrollo de la actividad fundamental del ente público.

IVA: Impuestos al valor agregado - IVA. Valor generado en la comercialización de bienes o prestación de servicios gravados, o el valor descontable por la adquisición de bienes o servicios gravados, de acuerdo con las normas fiscales vigentes. Por tratarse de una cuenta corriente, puede generar un saldo a favor o a cargo del ente público, producto de las diferentes transacciones realizadas.


227

L Libro diario: Contiene, en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado

cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad.

Libro mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario, y el saldo final del mismo mes. No obstante lo establecido, los entes públicos que estén efectuando los registros contables en los libros principales a nivel de subcuentas, podrán continuar con dicho sistema.

Libros Auxiliares de Contabilidad: Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Catálogo General de Cuentas. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de subcuentas los registros efectuados en cada uno de los conceptos que lo integran.

Libros de Contabilidad: Documentos en donde los entes públicos realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad pública, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o sistematizada.

Libros principales de Contabilidad: Son el Libro diario y el Libro mayor.

Licencia: Derecho que adquiere una empresa para explotar un invento, una marca o una tecnología determinada.

M Manual: Conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren distintas materias

como políticas, métodos, planes de cuentas, trabajos de un sistema de contabilidad o de un sistema de cómputo.

Maquinaria y Equipo: Valor de dichos elementos, y herramientas de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

Moneda: Signo representativo del precio de las cosas. 2. Conjunto de signos representativos del dinero circulante en cada país. 3. Dinero metálico acuñado por la autoridad monetaria. 4. Unidad monetaria que se usa en un país.

N Nota crédito: Documento que expresa un abono en la cuenta de un tercero y el concepto

respectivo.

Nota de Contabilidad: Documento interno utilizado para respaldar movimientos en la contabilidad

Nota débito: Documento que expresa un cargo en la cuenta de un tercero y el concepto respectivo

Notas a los estados contables: Explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación del ente público.


228

O Obligaciones: Compromisos por medio de los cuales se reconoce deudas o se compromete

su pago en otra prestación o entrega. 2. Pasivo de un ente público.

Obligaciones Bancarias: Créditos otorgados por el banco a sus clientes.

Obligaciones Financieras: Cuentas que representan el valor de los créditos contraídas por el ente público, como resultado de la obtención de recursos financieros provenientes de instituciones financieras públicas o privadas, u otras entidades, nacionales o extranjeras

Operaciones Reciprocas: Transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el orden o nivel al que pertenezcan.

P Papeles comerciales: Pagarés ofrecidos públicamente en el mercado de valores y emitidos

masiva o serialmente por sociedades por acciones, limitadas y entidades públicas, no sujetos a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, autorizadas legalmente para emitir títulos de deuda pública. Satisfacen necesidades de recursos a corto plazo (entre 15 y 270 días ya que su vencimiento no puede ser superior a 9 meses ni inferior a 15 días), pudiendo estructurarse una emisión rotativa estableciendo un cupo de emisión. La rentabilidad la determina en emisor de acuerdo con las condiciones del mercado

Papeles de trabajo: Totalidad de los documentos preparados o recibidos por el contador público, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión.

Partida doble: Forma de registro mediante la cual cada transacción involucra al menos una anotación en el débito y otra en el crédito, de una o varias cuentas, por valores iguales, lo cual permite que se cumpla la ecuación contable y se detecte fácilmente cierto tipo de errores.

Partida Simple: Forma de registro según la cual la información del ente contable se asienta en orden completo y cronológico utilizando una sola columna o partida.

Partidas: Cuentas deudoras o acreedoras que intervienen en un registro y que hacen parte de los estados contables.

Partidas monetarias: Rubros del balance general cuyo valor nominal no varía por la pérdida de poder adquisitivo de la moneda y representan una cantidad fija en moneda corriente. Corresponde a los activos y pasivos que indican disponibilidades líquidas y exigibilidades inmediatas, expresados en sumas fijas en monedas de curso legal, como es le caso de los saldos en caja, importes por cobrar o pagar en moneda nacional y los pasivos a cancelar mediante una suma fija de dinero, entre otros. Estas partidas no son objeto de ajuste

Pasivo: Obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera, económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifica en corriente o circulante y en no corriente.

Pasivo corriente: Obligaciones que el ente público ha contraído y cuyo pago debe ser atendido durante el año siguiente a la presentación del balance. En este rubro se agrupan ítems tales como: Acreedores, Documentos u obligaciones por pagar; Proveedores nacionales o del exterior; Gastos o Cuentas por pagar; Dividendos decretados por pagar; e Impuestos por pagar. También se denomina pasivo a corto plazo.


229

Pasivo diferido: Obligaciones que deben ser atendidas en períodos fiscales posteriores al de la presentación del balance, derivados de una percepción del balance, anticipada de derechos. La atención de este tipo de obligación, no supondrá para la organización desembolsos futuros de efectivo, sino una prestación futura de servicios.

Pasivos laborales: Obligaciones a favor de los servidores públicos, generadas por una relación laboral, en virtud de normas legales, convencionales o pactos colectivos, tales como salarios, prestaciones sociales y pensiones por pagar. Deben reconocerse cuando exista la obligación adquirida a favor de los empleados; clasificarlas, de conformidad con la naturaleza salarial o prestacional de la obligación, como un pasivo estimado, y ajustarlas a su valor real, de acuerdo con la obligación cierta, utilizando para el efecto, las normas legales o las pactadas convencionalmente.

Patrimonio: Conjunto de bienes económicos, materiales e inmateriales, pertenecientes a una persona o asociación de disposición inmediata o diferida(Activo), así como las cargas que lo gravan. Constituye la universalidad de derechos y obligaciones de un ente

Pensiones y Jubilaciones: Pagos por concepto de nóminas de pensionados y jubilados que los órganos hacen directamente, en los términos señalados en las normas legales vigentes.

Pérdida: Valor negativo residual que como consecuencia de un flujo bidireccional de ingresos y costos, disminuye el patrimonio neto de una organización, medido según ciertas normas convencionales.

Pérdidas: Disminuciones patrimoniales ocasionadas por operaciones relacionadas o no, con el desarrollo del objeto social.

Periodo contable: Lapso comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre. No obstante, podrán solicitarse estados contables intermedios e informes complementarios, de acuerdo con la necesidades o requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre. Adicionalmente, podrán solicitarse estados contables o informes complementarios públicos por períodos superiores a un año, para revelar el estado de avance de los planes de desarrollo 2. Norma general de contabilidad pública por la cual el tiempo máximo en que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales, de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre.

Personas jurídicas o naturales: Usuarios de la información contable pública entre las cuales están las bolsas de valores, investigadores, proveedores, inversionistas y ciudadanía en general. 2. Ente capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones civiles y ser representado judicial y extrajudicialmente.

Presentación de la información: Entrega de cifras del período contable que va del 1o. de enero al 31 de diciembre, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre. No obstante, podrán solicitarse estados contables intermedios e informes complementarios, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre

Préstamo: Transferencia temporal de recursos entre agentes económicos, donde el prestatario se compromete a restituir dichos recursos a su prestamista, además de pagar un interés. 2. Contrato por el cual una persona llamada prestamista, entrega un bien que le pertenece, a otra persona llamada prestatario, a fin de que éste se sirva de él con cargo de restitución después de un cierto período.


230

Presupuesto: Cálculo o estudio anticipado de los ingresos probables y del nivel a que podrían llegar los egresos o gastos que con cargo a ellos deben efectuarse dentro de un período determinado, denominado ejercicio presupuestario y que generalmente es de un año. 2. Proyección de actividades dirigida a establecer objetivos y estrategias que incluye la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, proyecto o investigación

Principios de contabilidad: Conceptos básicos y pautas generales que orientan e ilustran el proceso contable, para el análisis e interpretación de la información relativa a los asuntos y actividades del ente público. Se consideran como tales, el control, el cumplimiento de las normas, la equidad, de esencia sobre forma, y la universalidad

PUC: Plan Único de Cuentas

Q Quiebra: Procedimiento para la liquidación de los bienes de un deudor, sea o no

comerciante cuando cae en situación de insolvencia y se cumplen los demás requisitos previstos en la ley. 2. Situación en que cae una empresa como resultado de las pérdidas de uno o varios ejercicios consecutivos, lleva a que los pasivos sean superiores a los activos en una cantidad tal, que no alcanza a ser amparada por el patrimonio.

R Razón Social: Nombre comercial con el que se identifica a cierta clase de sociedades

Reconstrucción de Acumulados: Proceso para reconstruir los totales por cuentas, centros de costos y terceros, con el fin de agilizar algunos procesos normales del sistema.

Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizada para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Esta puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble

Rendimiento Financiero: Valor de los ingresos obtenidos por los entes públicos, provenientes de las inversiones o depósitos efectuados en moneda nacional o extranjera, la prestación de servicios de crédito, la reexpresión de los activos en moneda extranjera u otra operación financiera.

Resultado del Ejercicio: Valor del excedente o déficit obtenido por el ente público, como resultado de las operaciones efectuadas durante la vigencia, en desarrollo de la función administrativa o cometido estatal.

Revelación Contable: Norma de contabilidad según la cual los estados financieros deben incluir en forma clara y completa, la información que permita conocer los resultados de operación y la situación financiera del ente contable.

Representante Legal: Persona dotada de poderes que emanan de la ley o de los estatutos, con aptitud para actuar a nombre de la sociedad, frente a terceros.

Rubro: Título con el cual se designa un grupo de partidas o de cuentas.

S Saldo: Suma algebraica de la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o

negativas durante un período nuevo

Solvencia: Capacidad de pago de una empresa para responder por su pasivo exigible. 2. Ausencia de deudas o capacidad de cumplirlas en los montos y plazos establecidos.


231

T Tasa: Prestación espontánea y no coactiva establecida por la ley a favor del Estado. 2.

Porcentaje.

Tasa de Cambio: Es el precio de una divisa medida en unidades de otra. Equivale al tipo de cambio o cotización de la divisa.

Transacción: Operación que se presenta debidamente soportada y que conduce al registro contable afectando cuentas de diferente naturaleza.

U

Única: Característica de la información contable pública que indica que debe ser la más práctica, útil y económica y en ese sentido, no se la puede sustituir, sin perjuicio de los informes requeridos expresamente por la ley.

Universalidad: Principio de contabilidad pública en el cual, el proceso contable público comprende la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales del ente público. 2. Característica del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP- que indica que posee cobertura nacional, común a todos los entes públicos y está en capacidad de suministrar información a los distintos usuarios

Utilidad marginal: Grado de satisfacción experimentado por las unidades consumidoras, al acceder a unidades adicionales de un bien o servicio. La utilidad marginal de un consumidor se maximiza cuando la última unidad de gasto en ese bien es igual a las utilidades marginales de todos los demás bienes disponibles para él, divididas entre sus precios respectivos.

V Valor Base: Es la denominación que se le da al monto sobre el cual se aplican deducciones

sobre una cuenta afectada en un movimiento financiero.

Valor contable: Enfoque que exige que la valoración de los activos individuales se haga según los precios que rigen ahora, y no los del costo de adquisición.

Valor en Libros: Diferencia entre el monto bruto de una partida o grupo de partidas de activos, según aparece en los libros de contabilidad y cualquier deducción o compensación aplicable

Venta: Contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o sea, el precio que el comprador da por la cosa vendida.

Verificable: Característica de la información contable pública que indica que debe ser susceptible de comprobaciones exhaustivas y aleatorias, internas o externas, que acreditan y confirman su procedencia y magnitud, sin perjuicio de observar las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.

Vida útil: Lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o producción de bienes, no obstante considerar, características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acciones de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico. También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo.

233

Índice

A

Acerca de ....................................................................6

Ajustes Inflación...............................................................201 Moneda Extranjera ..............................................203

Anexo a Terceros ....................................................145

Auditoria ..................................................................198

Auxiliar de Documentos .............................................60

Auxiliares Auxiliar por centro de costos .................................69 Auxiliar por Terceros .............................................66 Comparativo..........................................................72 Documentos..........................................................60 Documentos por referencia ...................................60 Libro Auxiliar .........................................................63 Numeracion documentos faltantes ........................75

B

Balance General .................................................................54 Prueba ..................................................................54

Balance de Prueba ....................................................51

Base de Datos Documentación ...................................................178

Buscar Compañia............................................................160 Cuentas contables.................................................22 Reportes Configurables.......................................107 Terceros..............................................................138 Usuarios..............................................................185

Buscar Anexo a Terceros ........................................150

Busqueda Consulta CRAC.......................................123

C

Cambiar Clave...................................................................196

CGN Catalogo de Cuentas.............................................92 Operaciones Reciprocas .......................................89

Cierres Anuales .......................................................204

Compañía Buscar compañia.................................................160 Compañia............................................................158 Eliminación de una compañia..............................164 Modificacion de una compañia ............................163

Comprobante de Resumen........................................46

Conexión/Desconexión de la Base de Datos .............41

Configuración ..........................................................176

Convenios Notación................................................................13 Procedimiento .......................................................14 Ratón ....................................................................16 Teclado .................................................................15 Windows .................................................................7

COPYRIGHT ...............................................................1

CRAC ......................................................................110

D

Datos Básicos Estructurados ..................................................... 131 Simples........................................................127, 129

Diario Mayor.............................................................. 44

Documentación base de datos ................................ 178

Documentos.............................................................. 33

Documentos por Referencia...................................... 77

E

Ejecutar Reportes Configurables............................. 104

Eliminación ............................................................... 40 Compañia ........................................................... 164 Cuenta del Plan de cuentas.................................. 26 Dato Básico ........................................................ 129 Documento ........................................................... 39 Eliminación o modificación de un Indice de Ajuste por Inflación........................................................ 202 Grupo de usuarios .............................................. 193 Movimiento Contable ............................................ 40 Tasa de Cambio ................................................. 155 Tercero............................................................... 144 Usuario............................................................... 189

Emisión de reporte .................................................. 218

Errores en Compañia .............................................. 165

G

Grupos Usuarios ............................................................. 190

Grupos Exógena ..................................................... 168

I Indices de Ajustes por Inflación............................... 156

Información Exógena ................................................ 95

Informe Entidades Control CGN - Operaciones reciprocas ............................. 89 CGN- Catalogo de cuentas................................... 92

Ingresos y Retenciones............................................. 79

Introduccion ................................................................ 2

Inventarios y Balance................................................ 56

L

Libro Auxiliar ............................................................. 63

Libro Auxiliar por Centro de Costos........................... 69

Libro Auxiliar por Tercero .......................................... 66

Libros Balance de prueba................................................ 51 Balance general.................................................... 54 Comprobante de resumen .................................... 46 Diario Mayor ......................................................... 44 Inventario y balance.............................................. 56 Mayor y Balances ................................................. 48 Numeración .......................................................... 58

Licencia....................................................................... 3

Listados Generales ................................................... 42


234

M

Mayor y Balances ......................................................48

Modificación Compañia............................................................163 Dato básico .........................................................127 Documento............................................................38 Grupo de usuarios...............................................192 Plan de cuentas contables ....................................25 Tasa de Cambio..................................................155 Tercero................................................................142 Usuario................................................................188

Modificación de un Documento..................................38

N

Numeración Documentos Faltantes...........................................75 Libros ....................................................................58

P

P&G.............................................................................. i

Parámetros del trabajo del usuario ..........................174

Parametros Generales.............................................166

Plan de Cuentas ........................................................27 Contables................................ 17, 22, 25, 26, 29, 31 Resumen de las Cuentas ......................................27

Procesos Ajustes por inflación ............................................201 Cierres Anuales...................................................204 Moneda extranjera ..............................................203 Reconstrucción de acumulados...........................207

R

Reconstrucción de Acumulados .............................. 207

Reportes Auxiliares........................... 60, 63, 66, 69, 72, 75, 77 Configurables ..............................................102, 104 Entidades de control ............................79, 83, 89, 92 Libros ................................ 44, 46, 48, 51, 54, 56, 58 Listado General .................................................... 42

Retenciones de ICA .................................................. 86

Retenciones de IVA .................................................. 83

T

Tasas de Cambio.................................................... 153

Terceros.................................................................. 133 Buscar Terceros ................................................. 138 Eliminar Terceros................................................ 144 Modificar Terceros.............................................. 142 Terceros ............................................................. 133

U

Uso del ratón - mouse............................................... 16

Uso del teclado ......................................................... 15

Usuarios................................... 180, 185, 188, 189, 190

Utilizar Consultas CRAC ......................................... 123

V

Ventana Principal PIMISYS UNION P&G.................... 5

W

Windows ..................................................................... 7

pimisys union p&g

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