Ng

¿Qué son los indicadores de gestión?¿Cuál es la finalidad de los

indicadores de gestión?¿ De donde surgen los indicadores de

gestión en la organización?¿Cómo se pueden establecer

indicadores de gestión para cualquier tipo de organización?

¿Cuál es la metodología para establecer indicadores de gestión?¿Indicadores de gestión para un

proceso o para un área?

Premisa básica:Las personas desarrollan sus mejores

esfuerzos cuando cuentan con una clara idea general de la situación global del

trabajo y sienten que lo que hacen tiene importancia y vale la pena para el

esfuerzo total

Plan Operativo.

Formato 3

3.1 Área Estratégica: Ámbito de acción donde se enfatiza la Gestión de Inscripción, control de estudios, estudios virtuales 3.2 Directriz Estratégica: Lo que pretende alcanzar la Facultad y/o Dependencia dentro del área estratégica de calidad.

3.3 Proyecto o Programa: Código y nombre del Programa o Proyecto según la estructura programática de inicio y final de clases.

3.4 Objetivos: Logros que se desean alcanzar con la ejecución del Programa o Proyecto. Especifican los resultados esperados y señalan las acciones terminales.

Fundamentación del Plan Operativo Anual

Objetivo: Determinar los objetivos y productos reales, estimados y programados.

Plan Operativo.

Formato 3 Fundamentación del Plan Operativo Anual

3.5 Productos: Productos que genera la Facultad o Dependencia en relación con el objetivo descrito.

3.6 Indicadores de Progreso: Términos cualitativos de la unidad de medida que permita evaluar el progreso del producto.

3.7 Meta Real: Histórico del año 2012.

Meta Estimada: Meta a alcanzar con las acciones incluidas para el año 2103

Meta Programada: Meta a alcanzar durante el 2014.

3.8 Responsable Natural: Persona encargada de ejecutar lo descrito en el formato.

Funciones básicas de la Administración.

Planificación: Lleva a la organización

donde debe ir y cómo se debe

llegar, requiere evaluación de

cambios, determinar restricciones

internas y externas, fijar

objetivos, elaborar planes de acción.

Organización: Establece que hace cada

cual, requiere la definición y agrupación

de actividades, asignación de

responsabilidades y definición de cuáles

son las vías para comunicar, coordinar y

controlar

Dirección: Determina que y cuando se

deben hacer las cosas, propicia el trabajo

en equipo y que todo ocurra conforme a

los planes.

Control: Medición para supervisar

resultados, establece comparaciones entre

los resultados obtenidos y los

planificados, para tomar acciones

Control de Gestión se refiere a la correcta administración de la información que está

vinculada con aspectos esenciales para el desarrollo de los planes o procesos. La

información presenta características que la hacen administrable: la veracidad, la

objetividad, la oportunidad, la integridad, la temporalidad y la concresión.

Fases para establecer el Control.

Reconocimiento o establecimiento de factores clave.

Establecer momentos y puntos de control para recoger

información de variables clave.

Recoger información acerca de variables clave.

Analizar la información recolectada.

Establecer las bases para la toma de decisiones derivada del

análisis de la información.

Ejecutar acciones.

Verificar el efecto que han ocasionado las acciones.

Mantener los planes o procesos bajo observación y acción.

Volver a medir.

Aspectos generales de los Indicadores de Gestión.

Indicador: Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas que

permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el

fenómeno visualizado, respecto a objetivos y metas previstas.

Los Indicadores son ante todo información, por tanto deben tener sus atributos:

Exacta: Debe representar la situación o el estado de cómo realmente es.

Forma: Hay varias formas de presentación, cuantitativa, cualitativa, gráfica, etc.

Frecuencia: Cada cuanto tiempo se requiere, se recaba, se produce, se analiza.

Extensión: Alcance en términos de cobertura del área de interés.

Origen: Donde surge la información.

Temporalidad: Espacio temporal al que se hace referencia.

Relevancia: Pertinencia para una situación en particular.

Oportunidad: Disponibilidad y actualización cuando se le necesita.

Ventajas de contar con Indicadores de Gestión.

Conducir a los miembros del equipo a alcanzar metas retadoras.

Contribuir al desarrollo y crecimiento del personal y equipos dentro de la organización

Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de la organización.

Disponer de una herramienta de información de gestión, sirve de comparación.

Identificar oportunidades de mejora donde existan debilidades.

Identificar fortalezas en diferentes actividades, para reforzar conductas deseadas.

Contar con informacion para priorizar actividades basadas en cumplimiento de metas.

Establecer una gerencia soportada en datos y hechos.

Disponer de información que permita contar con patrones para establecer prioridades

de acuerdo con los Factores Clave de Éxito y las necesidades y expectativas de los clientes

Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades clave de la

organización y la gestión general de las unidades de negocio con respecto al

cumplimiento de sus metas.

Reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización.

Medición de la Calidad y la Productividad

Calidad: Evalúa el producto o servicio del sistema y sus partes y en qué medida se adecúa

o satisface lo que espera el cliente de él.

Productividad: Evalúa la capacidad del sistema para elaborar los productos que son

requeridos (se adecúan al uso) y a la vez del grado en que se aprovechan los recursos

utilizados, es decir, Valor Agregado, se mide: 1. producir lo que el cliente valora y

2. hacerlo con el menor consumo de recursos.

Satisfacción del Cliente: Eficacia

Depende del diseño del servicio que se le presta, el cual debe estar acorde con los

atributos que él valora del mismo, además, que exista concordancia

entre el servicio realizado y las especificaciones del diseño.

Los atributos (deben ser validados por el cliente) pueden ser según el área o unidad en consideración:

Características del producto (contenido, color, apariencia, capacidad, etc).

Tiempo de entrega (tiempo entre la solicitud y la prestación del servicio). Atención y trato. Lotes o cantidad mínima a ser despachada. Condiciones de despacho, se envía lo que se viene a buscar. Etc.

Efectividad en cumplimiento de Compromisos:

Efectividad en cumplimiento de cantidad: Se evalúa el grado de cumplimiento en

cuanto a la cantidad del servicio prestado.

Se parte de especificaciones o magnitudes preestablecidas, tanto en cantidad

(producción), calidad y oportunidad de entrega y se compara resultados reales con los niveles

preestablecidos.

Efectividad =

Producción real de soluciones

soluciones esperada

Efectividad en cumplimiento de Compromisos:

Efectividad en cumplimiento de calidad (concordancia): Se evalúa la proporción de

productos fuera de especificaciones.

Porcentaje devoluciones

=Cantidad de expedientes devueltos

Cantidad de exp procesados

Porcentaje rechazos

=Cantidad de expedientes académicos fuera especificación

Cantidad de expedientes académicos inspeccionados

Eficiencia en el uso de recursos

Se refiere al aprovechamiento de los recursos y, a la vez, mantenemos o

mejoramos la calidad y cantidad de nuestros productos, mantenemos o disminuimos la

cantidad de insumos requeridos.

Retrabajo: Se ocasiona cuando el producto de una unidad es rechazado y es posible reajustar o

eliminar el error.

administración =

Nº veces que se entrega un mismo informe antes de ser procesado

Porcentaje de tiempo del personal dedicado a rehacer tareas

Metodología para el establecimiento de Indicadores de Gestión.

Fase 1: Contar con Objetivos y Estrategias.

Fase 2:Identificar los Factores Clave de Éxito.

Fase 3: Establecer Indicadores para cada Factor Clave de Éxito.

Fase 4: Determinar para cada Indicador, estado, umbral y rango de gestión.

Fase 5: Diseñar la medición.

Fase 6:Determinar y asignar recursos.

Fase 7: Com probar y ajustar el Sistema de Indicadores.

Fase 8: Estandarizar y formalizar.

Fase 9: Mantener y mejorar continuamente

1, Enumere cuáles son las principales finalidades de la dirección donde ud. Está adscrito1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

2, ¿cómo sugeriría ud. Que se midiera cada uno de esos aspectos? Escriba libremente.1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Actividad 1: Buscando los objetivos

Objetivo: determinar los productos de la organización / dependencia / unidad

Procedimiento: Proceda a enumerar los clientes de la organización, indique si los mismos son externos e internos

a la misma y luego señale que tipo de producto y/o servicio solicita cada cliente

Clientes E I Producto / Servicio

Actividad 2: Clientes y Productos

Clientes Productos Necesidades/ Factores Factores

Preferencias Relevantes Clave de Éxito

Actividad 3: Determinación de los Factores Clave de Exito

Paso 1: ¿Cuáles son los factores más importantes que le corresponde realizar en su trabajo (por importancia)?

Factor Clave 1:

Factor Clave 2:

Factor Clave 3:

Factor Clave 4:

Factor Clave 5:

Paso 2: Clasifique sus factores por categoría: en una escala de 1 a 5, asigne puntos a cada una de

acuerdo a la escala presentada a continuación:

Muy poco Poco Altamente

1 2 4

Factor Clave 1 Factor Clave 2 Factor Clave 3 Factor Clave 4 Factor Clave 5

a. Ayuda a alcanzar los objetivos de la organización

b. Ayuda a alcanzar los objetivos departamentales

c. Concuerda con la descripción de mi trabajo

d. Prporciona satisfacción personal

e. Contribuye a la organización

f. Hace más grato el trabajo para mis compañeros

g. Crea ganancias para la organización

h. Ayuda a colocar la organización en primera línea

Medianamente

3

Muy altamente

5

Paso 3: Establezca los resultados finales para c/ Factor Clave Paso 4: Enumere las actividades que lleven al resultado final

Factor Clave Resultado Final Actividades

1

2

3

4

5

Actividad 4: Metodología de los siete pasos para construir indicadores

Aspectos Factor Clave 1 Factor Clave 2 Factor Clave 3 Factor Clave 4 Factor Clave 5

Cantidad

Calidad

Costo

Tiempo

Precisión

Satisfacción al Cliente

Flexibilidad

Factor Clave 1 Factor Clave 2 Factor Clave 3 Factor Clave 4 Factor Clave 5

Indicador Nº Nombre del Indicador Un. Medida Significado

1

2

3

4

5

Actividad 4: Metodología de los siete pasos para construir indicadoresPaso 5: Seleccione los indicadores de evaluación

¿Que aspectos se mediran en cada Factor Clave?

Paso 6: Seleccione una opción IPD para cada Factor Clave

I: Impecable, sin errores, cero defectos, inflexible

P: Promedio, resultados suficientemente buenos, muy flexibles

D: Dificil, dificultad razonable, poca flexibilidad

Paso 7: Construcción de Indicadores. Factor Clave 1

Forma de Cálculo

Factor Nombre del Indicador Est. Tac. Ope. Est. Tac. Ope. Vigencia Área o aspecto que

Clave Nº impacta en la Toma de Dec.

Nivel donde se genera Nivel donde se utiliza

Actividad 5: Cuadro descriptivo de los Indicadores de Gestión. Descripción del impacto.

Factor Nombre del Indicador Donde se Frecuencia Unidad Resp. Persona Resp. Unidad a la cual

Clave genera la de la de la recolección de la recolección, debe enviarse

Nº información medición cálculo y análisis cálculo y análisis el indicador

Actividad 6: Diseño de los Indicadores de Gestión.

Indicadores de Gestión

Denominación Conceptualización Definición Fórmula Nivel Observaciones