PASOS PARA QUE USTED MISMO PUEDE

TRABAJAR CON UN PROCEDIMIENTO EXISTENTE EN EGAMBPM

EJEMPLO: RECLAMACIÓN DE CLIENTES

GESTIONAR EL ASUNTOPaso 1: En Gestión de Asuntos hacer clic en el botón nuevo

Paso 2: Desplegar las clasificaciones (procedimiento) ya realizados para escoger el que se requiera.

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ELEGIR PROCEDIMIENTO

Paso 3: Escoger el procedimiento que se necesite, para este ejemplo No conformidades, Acciones Correctoras y preventivas, hacer clic sobre ella.

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TRABAJAR CON EL PROCEDIMIENTO SELECCIONADO EN EL ASUNTO

Paso 4: Se carga el procedimiento ya establecido con sus pestañas y sus campos personalizados. Como se muestra de color amarillo.En este caso estamos trabajando desde el usuario Ventas, por este motivo queda identificado por Gabriela Mendieta encargada de Ventas.

Paso 5: Ingresar la Reclamación del Cliente en el campo Titulo; en el campo Descripción se puedeampliar los detalles de la reclamación.

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Paso6: Escoger el Gestor del Asunto(persona encargada de estipular las acciones a realiza, responsables y tiempo para llevarlas a cabo).

CUMPLIMENTAR LA PORTADA DEL ASUNTO

En este caso escogemos a Pepe Rodríguez encargado del área de Calidad haciendo clic sobre él.

Paso 7: Escoger el Cliente, Producto, Proveedor y Proceso si es necesario.

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Escogemos el Cliente Eugenia Hoyos, haciendo clic sobre ella.

De la misma manera se escoge el proveedor, el producto y el proceso si es necesario.

Paso 8: Especificar el Nº de incidencia del cliente y Que tipo de No conformidad es, en este caso Reclamación del Cliente.

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Paso 9: Después de tener todos los campos cumplimentados y el gestor del asunto asignado, guardamos el asunto por medio del botón Guardar

En este momento ya Gabriela Mendieta la encargada de ventas termino de ingresar la Reclamación

del cliente.

A Pepe Rodríguez encargado del área de calidad, le aparecerá en la agenda de eGAM en rojo esta tarea, especificando que tiene una tarea pendiente.

SISTEMA DE ROJOS MI EGAM

Paso 10: Para acceder al asunto, Pepe, hace clic sobre el sistema de rojos en la agenda MieGAM y se le abre la siguiente ventana. Hacer clic sobre ella para abrir el asunto.

Paso 11: Después de que Pepe Rodríguez se entera (lee) la reclamación del cliente, hace clic en el

botón Rev. Gestor (Revisado por el Gestor), específica la previsión de cierre de la reclamación del

cliente, toma las acciones a llevar a cabo con los responsables y tiempo.

Después de clicar en el botón Rev.Gestor el botón Guardar se habilita clicar en él para guardar los cambios realizados.

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Paso 12: En la pestaña Acción de

choque, hacer clic en el botón nuevo

Paso 13: Digitar la tarea a llevar a cabo para eliminar o minimizar los efectos de la no conformidad en el campo Descripción, escoger la fecha de previsión de cierre y el responsable de ejecutarla.

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CREAR UNA TAREA

Paso 14: Cuando ya se ha digitado la tarea a llevar a cabo, con el responsable y el

tiempo de ejecución se guarda por medio del botón Guardar.

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De la misma manera se pueden generar todas las tareas que sean necesarias, para

cada pestaña del asunto (causas y AccCorrectora)

En este caso Gabriela Mendieta debe de llevar a cabo las tareas y son para realizarla el mismo día.

En la pestaña causas, se especifica el motivo por el cual ha ocurrido la No Conformidad,

no es necesario determinar responsables ni plazos.

En la pestaña AccCorrectoras (Acciones correctoras), Pepe asigna las acciones a llevar a cabo para que no vuelva a ocurrir la No conformidad. Asignando responsable y un plazo para llevarlo a cabo.

Gabriela Mendieta es la responsable de algunas tareas, por medio del sistema de rojos

ella se dará cuenta que tiene algo pendiente.

Paso 15: Al hacer clic en el sistema de rojos observa las tareas que tiene pendiente, clicar sobre la tarea a realizar:

Gabriela Mendieta comienza a resolver las tareas que tiene:

Para la tarea Nº 1: Envía la camisa y llama varias veces al cliente sin obtener respuesta a la

llamada, para ello, Gabriela envía un seguimiento a la persona que le propuso la tarea (Pepe)

por medio del Botón seguimiento.

ENVIAR SEGUIMIENTOS

Después de hacer clic en el botón seguimiento, sale la siguiente pantalla

Hacer clic en nuevo y escribir el seguimiento.

ESCRIBIR SEGUIMIENTOS

Espacio para escribir el seguimiento

Por medio del sistema de Rojos en mi eGAM, Pepe, responsable de Calidad observa que hay algo nuevo.

Al hacer clic en el sistema de rojos observa que hay una tarea con un seguimiento, clicar sobre ella

Seguimiento

 Mail

 

Anexos

  Asunto Anexo

 

Pepe abre la tarea donde esta el seguimiento, haciendo clic sobre el botón seguimiento o sobre el Nº que esta en rojo.

Después de ver el seguimiento, Pepe clica en el botón leídos y si desea ingresar otro seguimiento hace clic en el botón nuevo e ingresa el comentario.

Cuando Gabriela lee el seguimiento que le envió Pepe, Gabriela continúa resolviendo la tarea Nº 2: enviar un correo al cliente, pidiendo disculpas y especificando que no volverá a suceder.

Para enviar un correo, se puede hacer por medio del botón Comunicar, para ello debe de tener instalado el Addin del Outlook que lo pueden descargar de http://soporte.egambpm.com

ENVIAR UN CORREO

Al hacer clic en el botón Comunicar sale la siguiente pantalla para escribir el mensaje.

Después de enviado el mensaje, este quedará anexado automáticamente en la tarea y toda respuesta que el cliente haga de este mensaje también quedarán anexada automáticamente a la tarea.

Como se observa, sale la ruta de la cual fue enviado el mensaje. De esta manera si esta en Outlook haciendo clic a la ruta se abre eGAM en el ASUNTO y TAREA relacionado con el correo

Paso 16: Después de haber realizado la tarea y antes de cerrarla, se deja la observación correspondiente en Observación Cierre responsable

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Paso 17: Se cierra la Tarea por medio del botón Cerrar.

Cerrar también la tarea Nº 1

CERRAR UNA TAREA

Inmediatamente el candado cambia de abierto a cerrado

Paso 18: Después de que todas las tareas del asunto ya están cerradas, por el responsable de cada tarea el gestor del asunto en este caso Pepe Rodríguez (responsable de Calidad) antes de cerrar el asunto deja una justificación de cierre en la Portada del asunto y clica en el botón Cerrar.

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CERRAR UN ASUNTO

Gracias por la atención, si tiene alguna duda puede encontrar información en: www.egambpm.com/wiki

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