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Otorgamiento del Dictamen
Técnico de Factibilidad de
Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción de Obra
1
1. Introducción El presente documento tiene como objetivo el rediseño procesal del trámite Otorgamiento del
Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de
Construcción de Obra. Este rediseño va encaminado a obtener un proceso nuevo en sus distintas características. La mejora que se pretende lograr tiene un efecto directo en el desempeño del proceso en gracias a que se reestructuran las etapas que agregan valor, eliminando desperdicios de tiempo y recursos y minimizando el impacto de aquellas actividades necesarias que no agregan valor. Como consecuencia de llevar a cabo actividades de valor se mejora el desempeño y se traduce como resultado final en la creación de un valor para el cliente. Para esto, se utilizan herramientas en el desarrollo del nuevo concepto procesal, creando reglas de trabajo y nuevos mapas de proceso aplicando las mejoras correspondientes para evitar etapas viciosas o que perjudican la eficiencia del trámite. Como parte del estudio, se recurrió al levantamiento de información e investigación de campo, con la finalidad de realizar el análisis efectivo de los datos recabados. Con la información que se obtiene, se realiza un análisis de tiempo por cada proceso. Finalmente, a partir de los resultados obtenidos se presentan propuestas de rediseño y conclusiones específicas derivadas del proyecto.
2. Reingeniería de Procesos
La reingeniería de procesos aplicada a este trámite contempla:
• Disminuir tiempos de ejecución de actividades de valor
• Disminuir tiempos de ejecución de actividades necesarias
• Disminuir actividades que actualmente son necesarias para la elaboración pero no agregan valor en la generación
• Eliminar actividades de desperdicio
• Aumentar el número de actividades con apoyándose en aplicaciones computacional
• Disminuir el número de cambios de estafeta
• Disminuir reprocesos y/o retrabajos
• Administrar cuellos de botella
• Reducir el número de contactos con el cliente
2
2.1 Metodología
2.1.1 Identificación
Gracias a la colaboración de los funcionarios y agentes involucrados con el proceso en cuestión, se logró la identificación de etapas estratégicas y operativas existentes, necesarias, de valor y de desperdicio a lo largo del ciclo. Se generaron los mapas procesales respectivos y se localizaron oportunidades de rediseño.
2.1.1 Desarrollo y Rediseño Procesal Se rediseñaron los procesos y se elaboraron los mapas correspondientes a estos, aplicando principios de reingeniería procesal, contemplando:
• Disminuir tiempos de ejecución de actividades de valor
• Disminuir tiempos de ejecución de actividades necesarias
• Disminuir actividades que actualmente son necesarias para la elaboración pero no agregan valor en la generación
• Eliminar actividades de desperdicio
• Aumentar el número de actividades con apoyándose en aplicaciones computacional
• Disminuir el número de cambios de estafeta
• Disminuir reprocesos y/o retrabajos
• Administrar cuellos de botella
• Reducir el número de contactos con el cliente
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3. Acciones Dentro de las acciones realizadas por el equipo de procesos para llevar a cabo el rediseño se contemplaron las siguientes:
a) Reunión con Subdirectores y mandos medios de la Dirección General de Atención Empresarial (DGAE) para definir las posibles soluciones a las oportunidades de mejora arrojadas por el diagnóstico del proceso.
b) Reunión con personal operativo de la Dirección General de Operación Urbana (DGOU) para definir los cambios realizados al proceso durante la ventana de tiempo que se formó entre el diagnóstico y el rediseño (Aproximadamente 1 año, 6 meses).
c) Reunión con Técnicos Dictaminadores y Jefes de Departamento del Instituto de Salud del Estado de México (ISEM) para definir las ventanas de oportunidad en la revisión de expedientes.
d) Reuniones con el personal dedicado a validar la calidad de los expedientes ingresados y el contenido de los mismos para definir herramientas de control y evaluación de los procesos.
e) Rediseño de mapas de procesos y tablas tiempos por el equipo consultor. f) Inclusión en sólo proceso de los dos procesos realizados por el ISEM, Dictamen Técnico de
Factibilidad de Inicio de Construcción y Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra.
g) Validación en una primera instancia con el Personal de la Dirección General de Atención Empresarial, y en una segunda instancia con el personal la Dirección General Operación Urbana, proveedoras de los dictámenes finales.
h) Reuniones con el personal de la empresa encargada del diseño e implementación del sistema “Compromiso con tu Empresa” con el fin de aclarar los impactos al proceso por parte del rediseño y de la instalación de la herramienta.
i) Reunión de validación del rediseño al representante de la ISEM.
4
4. Diagrama del proceso rediseñado El diagrama de procesos de funciones cruzadas describe todas las actividades que conforman un procedimiento, así como los puestos, departamentos o áreas funcionales involucradas en su ejecución. Permite observar la relación entre el proceso y las unidades funcionales responsables del mismo, así como el flujo de la información, las bases de datos y aplicaciones tecnológicas que se emplean.
Figura 1
Simbología
Símbolo Significado Símbolo Significado
Actividad, acción a
realizarse por el actor
indicado en el nivel
Actividad de valor
Decisión, pregunta
Actividad necesaria
Comentario, anotación
-
Actividad desperdicio
Documento empleado
El sistema de información
“Compromiso con tu Empresa”
se presenta en el proceso
rediseñado como “Sistema Web “
Conector a otras páginas
Depende del error, puede ser
desperdicio o actividad necesaria
Indica que en el mapa
anterior el área específica
no se mostraba.
Notificaciones del sistema
5
Figura 2 Mapa del proceso
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PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN Y PERMISO DE AUTORIZACIÓN SANITARIA DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN DE OBRA
Nivel 3
SECRETARÍA DE SALUD/ INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO
Página1
De5
43
Recibir documentación
Revisar expediente
2
INICIO
Escanear y enviar expediente
Recibir notificación de
inicio de trámite
Sistema web
Recibir y archivarexpediente técnico. y solicita programación
de visita
6
5
A
Entregar documentación
1
Check list
Sistema web
Se revisa la documentación necesaria la factibilidad de inicio de contrucción y el permiso de construcción
Sistema web
7
<Process Name>
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PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN Y PERMISO DE AUTORIZACIÓN SANITARIA DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN DE OBRA
SECRETARÍA DE SALUD/ INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO
Recibir orden de Verificación
Turnar Orden de Verificación
Asistir a la visita colegiada
B
Registro de Proyectos Word
1615
14
Elaborar Acta de Verificación
17
Analizar la Información
18
Sistema Web
Información correcta
Solicitar información
complementariaNO
Recibir notificación de solicitud de información
complementaria
Recibir solicitud de información complementaria
Preparar información
complementaria
Entregar información
complementaria
Digitalizar y cargar en el sistema información
complementaria
D
19
24 20
212223
C
Notificación de retraso
Notificación de retraso
Notificación de retraso
8
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ómic
o
Recibir orden de pago
31
28
Entregar orden de pago
30
Pagar en el banco
27 29
Recibir guia de pago
Digitalizar orden de pago
Nivel 3PROCESO: OTORGAMIENTO DE DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN Y PERMISO DE AUTORIZACIÓN SANITARIA DE INICIO DE CONSTRUCCIÓN DE OBRA
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SECRETARÍA DE SALUD/ INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO
32
25
Elaborar y turnarDictamen Técnico de
Factibilidad, Permiso y Guía de Pago*
26
D
C
D
Sistema Web Sistema WebSistema Web
Digitalizar documentos
Revisar y firmar documentos
1.Elabora Oficio de Factibilidad2. Elaborar Permiso de
Construcción3.Elabora Guía de Pago
Programa implementado por el Depto. de Informática del Insituto de Salud del Estado de México (ISEM). El cual se alimenta con datos de la obra y da el monto a
cubrir
9
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4.1 Descripción del proceso rediseñado.
En la tabla se muestra una narrativa del flujo que llevara el trámite durante su ejecución después del rediseño.
Tabla 1
Descripción del flujo del trámite durante su ejecución
Objetivo Generar Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción ( Salud Ambiental y Ocupacional)
Recepción,
verificación y
canalización del
expediente
La Dirección General de Atención Empresarial recibe, valida y escanea el expediente solicitando los requisitos del dictamen técnico de factibilidad y el permiso sanitario de inicio de construcción de obra. Envía expediente a la ventanilla del Instituto de Salud del Estado de México (ISEM) utilizando el sistema de Información. La ventanilla del ISEM recibe una notificación de inicio de trámite y en paralelo el Jefe del Departamento de Salud Ambiental y Ocupacional, lo recibe y lo archiva.
Programación de
visita colegiada y
elaboración de orden
de verificación.
El Jefe de Departamento Salud Ambiental y Ocupación recibe de la DGAE la programación de la visita colegiada; ésta la programa y se lo notifica al Jefe de Departamento Salud Ambiental y Ocupacional. Una vez recibida la programación de la visita el Jefe de Departamento elabora y envía la orden de verificación a la Subdirección Normatividad Sanitaria para que se autorice. Autorizada la orden se envía al Verificador para que se presente a la Visita Colegiada.
Elaboración y
liberación de
Dictamen Técnico de
Factibilidad de Inicio
de Construcción y
Permiso Sanitario de
Construcción.
El Verificador y las Dependencias pertinentes, realizan la visita colegiada. Una vez que el Verificador tiene el expediente elabora el acta de verificación y analiza la información; en caso de que no concuerde la información del expediente con el sistema de información, se solicita la información complementaria vía el sistema de información al agente económico y se le notifica a la DGAE de la necesidad de información complementaria; el agente económico prepara su información complementaria y la entrega al DGAE, que digitaliza la información y envía. Con el expediente correcto se elabora y el dictamen técnico de factibilidad de inicio de construcción, la guía de pago y el permiso de sanidad y se digitaliza. Se envía la guía de pago al agente económico, paga y la entregan a la DGAE que la enviara en el expediente digital. Con la guía pagada, el Jefe de Departamento Salud Ambiental y Ocupacional recibe el Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción, la guía de pago y el permiso de sanidad para su visto bueno digital. Después se liberan al Subdirector para que lo autorice con firma digital
Entrega de Dictamen
Técnico de
Factibilidad de Inicio
de Construcción y
Permiso Sanitario de
Construcción.
Una vez que el Subdirector los autoriza, se le notifica al Jefe de Departamento para sacar copias y las distribuye a la Subdirección de Normatividad y Contraloría. El dictamen viaja en sistema digital y se le notifica a la DGAE el cierre del trámite y se le entrega al agente económico vía digital su permiso y su dictamen.
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4.2 Tabla de tiempos de procesos rediseñados La métrica nos permite evaluar el desempeño del proceso, principalmente el tiempo de ejecución y el volumen proyectado, proporcionando herramientas para poder realizar comparaciones entre las metas establecidas. Se proyectó en el diagrama del proceso el tiempo requerido para cada actividad tomando en cuenta que son tiempos esperados y que forman parte de las regulaciones del reglamento de atención de la Dirección General de Atención Empresarial. En las siguientes secciones se muestran estos tiempos con el fin de ver la secuencia de las actividades y los tiempos respectivos. De igual manera, se obtuvo información respecto al número de actores, requisitos y contactos de la métrica respectiva.
4.3 Actividades y tiempos En esta tabla se muestra el tiempo proyectado en días de las actividades que se llevan a cabo para la ejecución del trámite ya sea en la ISEM o en el DGAE.
Tabla 2
Tiempo de las actividades rediseñadas del proceso de Otorgamiento del Dictamen Técnico de
Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción de Obra.
Actividad Nivel de
servicio en
días hábiles
Precedencia Actores Actuales No. Nombre y/o descripción
1 Entregar documentación
0.5
0 Agente Económico
2 Recibir documentación 1 DGAE
3 Revisar expediente 2 DGAE
4 Escanear y enviar expediente 3 DGAE
5 Recibir notificación de inicio de tramite
0.5
4 Ventanilla ISEM
6 Recibir y archivar expediente técnico. y solicita programación de visita
4 Jefe de Departamento SAYO
7 Elaborar programación de visita colegiada
6 DGAE
8 Turna programación de visita colegiada 7 DGAE
9 Recibir programación de visita colegiada
8 Jefe de Departamento SAYO
10 Elaborar orden de verificación 9 Jefe de Departamento SAYO
11 Turnar la orden de verificación 10 Jefe de Departamento SAYO
12 Recibir orden de verificación
0.5
11 Subdirección de N.S.
13 Autorizar orden de verificación 12 Subdirección de N.S.
14 Turnar orden de verificación 13 Subdirección de N.S.
15 Recibir orden de verificación 14 Verificador
16 Asistir a la visita colegiada 1.0
15 Verificador
17 Elaborar acta de verificación 16 Verificador
18 Analizar la información 0.5 17 Verificador
19 Solicitar información complementaria
0.5
18, 24 Verificador
20 Recibir notificación de solicitud de información complementaria
19 DGAE
12
Actividad Nivel de
servicio en
días hábiles
Precedencia Actores Actuales No. Nombre y/o descripción
21 Recibir solicitud de información complementaria
20 Agente económico
22 Preparar información complementaria 21 Agente económico
23 Entregar información complementaria
0.5
22 Agente económico
24 Digitalizar y cargar en el sistema información complementaria
23 DGAE
25 Elaborar y turnar Dictamen Técnico de Factibilidad, permiso y guía de pago
19 Verificador
26 Digitalizar documentos 25 Verificador
27 Recibir guía de pago
0.5
26 Agente económico
28 Pagar en el banco 27 Agente económico
29 Entregar orden de pago 28 Agente económico
30 Recibir orden de pago 29 DGAE
31 Digitalizar orden de pago 30 DGAE
32 Revisar y firmar documentos
1.0
31,26 Jefe de Departamento SAYO
33 Enviar documentos vía digital 32 Jefe de Departamento SAYO
34 Recibir documentos para firma digital 33 Subdirección de N.S.
35 Autorizar documentos vía digital 34 Subdirección de N.S.
36 Recibir notificación de fin de trámite
0.5
35 Jefe de Departamento SAYO
37 Recibir notificación de fin de trámite 35 DGAE
38 Recibir permiso y dictamen 35 Agente económico
4.4 Tiempo de ejecución proyectado del proceso.
Las actividades requeridas para la realización del trámite solicitado por el agente económico se llevan a cabo en un tiempo de ejecución proyectado, en base a las cargas de trabajo y los reglamentos y leyes que sustentan el trabajo de la Dirección General de Atención Empresarial y los procedimientos de la Dirección General de Operación Urbana. Bajo este esquema, el proceso proyecta 6 días hábiles en su tiempo de ciclo de ejecución. Los tiempos graficados en colores amarillo y rojo contemplan el período de tiempo donde es necesario implementar una notificación por retraso.
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Tabla 3
Esquema de tiempos de las actividades rediseñadas del proceso de otorgamiento del Dictamen
Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción
de Obra
No. Nombre y/o descripción
1 Entregar documentación 0 Agente Económico
2 Recibir documentación 1 DGAE
3 Revisar expediente 2 DGAE
4 Escanear y enviar expediente 3 DGAE
5 Recibir notificación de inicio de tramite 4 Ventanil la ISEM
6Recibir y archivar expediente técnico. y sol icita
programación de visita4 Jefe de Departamento SAYO
7 Elaborar Programación de Visita Colegiada 6 DGAE
8 Turna Programación de Visita Colegiada 7 DGAE
9 Recibir Programación de Visita Colegiada 8 Jefe de Departamento SAYO
10 Elaborar Orden de Verificación 9 Jefe de Departamento SAYO
11 Turnar la Orden de Verificación 10 Jefe de Departamento SAYO
12 Recibir Orden de Verificación 11 Subdirección de N.S.
13 Autorizar Orden de Verificación 12 Subdirección de N.S.
14 Turnar Orden de Verificación 13 Subdirección de N.S.
15 Recibir Orden de Verificación 14 Verificador
16 Asistir a la vis ita colegiada 15 Verificador
17 Elaborar Acta de Verificación 16 Verificador
18 Analizar la información 0.5 17 Verificador
19 Solicitar información complementaria 18, 24 Verificador
20Recibir notificación de solicitud de información
complementaria19 DGAE
21 Recibir sol icitud de información complementaria 20 Agente Económico
22 Preparar información complementaria 21 Agente Económico
23 Entregar información complementaria 22 Agente Económico
24Digital izar y cargar en el sistema información
complementaria23 DGAE
25Elaborar y Turnar Dictamen Técnico de Factibil idad, Permiso
y Guía de Pago19 Verificador
26 Digital izar documentos 25 Verificador
27 Recibir guía de pago 26 Agente Económico
28 Pagar en el banco 27 Agente Económico
29 Entregar orden de pago 28 Agente Económico
30 Recibir orden de pago 29 DGAE
31 Digital izar orden de pago 30 DGAE
32 Revisar y firmar documentos 31,26 Jefe de Departamento SAYO
33 Enviar documentos vía digital 32 Jefe de Departamento SAYO
34 Recibir documentos para firma digital 33 Subdirección de N.S.
35 Autorizar documentos vía digital 34 Subdirección de N.S.
36 Recibir notificación de fin de trámite 35 Jefe de Departamento SAYO
37 Recibir notificación de fin de trámite 35 DGAE
38 Recibir Permiso y Dictamen 35 Agente Económico
0.5
1.0
0.5
1.0
0.5
0.5
0.5
0.5
0.5
Días hábiles
Día
1
Día
2
Día
3
Día
4
Día
5
Día
6
Día
7
Día
8
Actividad
Nivel de servicio en
días hábilesPrecedencia Actores Actuales
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5. Indicadores del proceso rediseñado
Los Indicadores diseñados para el proceso rediseñado se basan en el nivel de servicio que se presta al
Agente Económico. Por lo tanto, se pretende implementar una lista de verificación para cada trámite
con la cual se verificaran los puntos de cada requisito para evitar los errores en la verificación y
recepción de expedientes.
La verificación la realizaran los Subdirectores Regionales 5 veces al mes a cada Jefe de Proyecto de la
DGAE con el fin de validar que los expedientes sean validados en su totalidad y se definirá el siguiente
tablero de control.
Tabla 4
Nivel de validación de calidad de expedientes.
Indicadores Mes Diciembre
No. de expedientes
revisados Encargado Completos Incompletos
Porcentaje de
cumplimiento
5 PEDRO PEREZ 4 1 20%
5 JUAN LOPEZ 3 2 40%
5 MARIA MARTINEZ 2 3 60%
5 LUPITA GOMEZ 1 4 80%
5 ALEX ZAENS 2 3 60%
5 FRANCOISE RAMIREZ 3 2 40%
5 MEMO JIMENEZ 5 0 0%
Para realizar esta validación se utilizara el modelo de Check List Diseñado entre la DGV y ISEM que se
observa en la tabla donde se unifican los requisitos de los 2 trámites eliminando los que se repiten.
Tabla 5
Check List para validación de información del proceso de otorgamiento del Dictamen Técnico de
Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio de Construcción de Obra
Manuel Mijares Nombre del solicitante
Kidzania Proyecto
Angel Almazan Atendió
Fecha de asesoría y/o de recepción 05/11/2010
Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción. Requisito 1 Original Copias
SOLICITUD REQUISITADA EN FORMATO AUTORIZADO.
15
Manuel Mijares Nombre del solicitante
Kidzania Proyecto
Angel Almazan Atendió
Fecha de asesoría y/o de recepción 05/11/2010
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que el formato sé llene con los campos debidamente completados y con la información correcta. TODOS LOS CAMPOS.
Verificar que el formato el croquis dentro del formato.
Verificar que el formato este firmado.
Verificar que la firma sea de quien realiza el trámite.
Verificar que la superficie de construcción sea la misma que la de la memoria descriptiva y el plano arquitectónico.
Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción. Requisito 2 Original Copias
ACTA CONSTITUTIVA DE LA SOCIEDAD EN EL CASO DE PERSONAS JURÍDICAS COLECTIVAS.
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que el acta constitutiva corresponde al nombre con el que se llena la solicitud.
Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción. Requisito 3 Original Copias
ANTEPROYECTO (MEMORIA DESCRIPTIVA, PLANO ARQUITECTÓNICO DE CONJUNTO Y CROQUIS DE LOCALIZACIÓN).
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que contenga el cuadro de áreas.
Verificar que la ubicación del proyecto esté debidamente señalada con nombres de vialidades.
Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción. Requisito 4 Original Copias
PODER NOTARIAL A FAVOR DE QUIEN REALIZA EL TRÁMITE (CUANDO NO LO HACE EL PROPIETARIO).
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que el poder sea notariado.
Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción. Requisito 5 Original Copias
COMPROBANTE DE PAGO DE CUOTA DE RECUPERACIÓN.
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que sea el comprobante original.
Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de
Obra. Requisito 1 Original Copias
SOLICITUD REQUISITADA EN FORMATO AUTORIZADO.
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que el formato sé llene con los campos debidamente completados y con la información correcta. TODOS LOS CAMPOS.
Debe llenar croquis en el formato.
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Manuel Mijares Nombre del solicitante
Kidzania Proyecto
Angel Almazan Atendió
Fecha de asesoría y/o de recepción 05/11/2010
Formato firmado.
Verificar que la firma sea de quien realiza el trámite.
Verificar que la superficie de construcción sea la misma que la de la memoria descriptiva y el plano arquitectónico.
Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de
Obra. Requisito 2 Original Copias
DICTAMEN TÉCNICO DE FACTIBILIDAD EXPEDIDO POR LA AUTORIDAD SANITARIA.
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que venga indicando el proyecto adecuado.
Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de
Obra. Requisito 3 Original Copias
PLANOS DEL PROYECTO ARQUITECTÓNICO.
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que los planos tengan escala.
Verificar que el plano contenga sus respectivos cuadros de áreas.
Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de
Obra. Requisito 4 Original Copias
PLANOS DE LOS PROYECTOS DE AGUA POTABLE, SANITARIOS Y PLUVIALES (MEMORIAS DE CÁLCULO).
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que los planos incluyan las memorias de cálculo firmadas por el perito.
Verificar que se encuentren los planos debidamente avalados por el perito de la obra y en duplicado.
Verificar que contenga definido el sistema sanitario y conexión con red de drenaje o fosa séptica.
Verificar que los planos contengan el sistema hidráulico, con sus conexiones, ya sea toma domiciliaria o cisterna.
Verificar que existan bajadas de aguas pluviales con sus conexiones al sistema de drenaje y que sean entubadas.
Verificar que los planos deben venir firmados por el perito
Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de
Obra. Requisito 5 Original Copias
PLANOS DEL SISTEMA DE VENTILACIÓN ARTIFICIAL (PLANTAS INDUSTRIALES).
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Manuel Mijares Nombre del solicitante
Kidzania Proyecto
Angel Almazan Atendió
Fecha de asesoría y/o de recepción 05/11/2010
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que los planos las contengan en los casos de plantas industriales.
Verificar que anexen el equipo y funcionamiento que se utilizara en el sistema de ventilación que se pretende utilizar. Ya sea natural o artificial.
Verificar que vengan las tres memorias, pluvial, sanitaria e hidráulica.
Verificar que los planos deben venir firmados por el perito.
Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de
Obra. Requisito 6 Original Copias
PUBLICACIÓN EN LA GACETA DEL GOBIERNO DEL ACTA DE CABILDO AUTORIZANDO CONCESIÓN (EN CASO DE RASTROS NO ADMINISTRADOS POR EL AYUNTAMIENTO).
A verificar Se explicó Se validó
N/A
Solicitud de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de
Obra. Requisito 7 Original Copias
CÉDULA DE PERITO RESPONSABLE DE LA OBRA.
A verificar Se explicó Se validó
Verificar que la cédula de los peritos se encuentre vigente.
Verificar que la cédula del perito corresponda a la que se menciona en la solicitud.
Para el control del ISEM. Se pretende utilizar la siguiente tabla de indicadores donde se dividen los
trámites realizados en la dependencia asignados a cada personal operativo.
Tabla 6
Nivel de Servicio por personal operativo
Indicadores
Técnico Dictaminador
Mes Diciembre
No. de
expedientes
realizados Completos Incompletos
Porcentaje de
cumplimiento
5 PEDRO PEREZ 4 1 20%
5 JUAN LOPEZ 3 2 40%
5 MARIA MTNEZ 2 3 60%
5 LUPITA GOMEZ 1 4 80%
5 ALEX ZAENS 2 3 60%
5 FRANCOISE RAMIREZ 3 2 40%
5 MEMO JIMENEZ 5 0 0%
18
Para controlar el tipo de salidas de resoluciones se pretende implementar la siguiente tabla.
Tabla 7
Nivel de Servicio por tipo de respuesta.
Tipo de resolución Totales Mensuales Promedio
del Total
Oficios de solicitud de información
complementaria 8
21%
Dictámenes y permisos elaborados 30 79%
Total 38
2.7 Plataforma tecnológica
Las actividades requeridas dentro del proceso Otorgamiento del Dictamen Impacto Regional, como resultado del diagnóstico, deben de utilizar un sistema de información robusto el cual soporte la administración de los diferentes vínculos que tiene el proceso y sus actores. La Dirección General de Atención Empresarial se encuentra implementando un sistema de información que realice estas funciones. Como objeto del rediseño se tomó parte de las funcionalidades del sistema “Compromiso con tu empresa” el cual está iniciando su proceso de implementación El proceso del sistema de información se explica en la Figura 3
19
Figura 3
Proceso del sistema de información
Tomando esta información se procedió a proyectar una serie de avisos que el sistema puede generar cuando se presente un retraso de acuerdo a lo presentado en la tabla 3, donde los tiempos en amarillo implican una notificación cuando el trámite se encuentre retrasado. Los puntos rojos implican una notificación más severa, en este caso con copia a su jefe inmediato superior, y en el caso que sean los directores lo que presenten retrasos, esta será con copia a personal del DGAE para darle seguimiento.
El ejemplo de dicha notificación se presenta en la figura 4
20
Figura 4.
Notificaciones
Para: Encargado de la visita colegiada de la dependencia x
De: Dirección General de Atención de Empresarial
Asunto: Demora en visita colegiada
Se le notifica que de acuerdo a los estándares acordados en la Dirección de General de Atención Empresarial, se requiere que mediante el sistema de información se conteste inmediatamente la atención a la visita colegiada del siguiente trámite. Folio: xxxxxxx Empresario: XXXXXX Proyecto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tramite: xxxxxxxxxxxxxxxxx Agradeciendo su atención le recordamos que de hacer caso omiso a dicho aviso, se sujetará a las sanciones administrativas que estén previstas por los reglamentos que sustenten dicho trámite.
Para: Encargado de la visita colegiada de la dependencia x
De: Dirección General de Atención de Empresarial
Asunto: Retraso de contestación de asistencia a la visita colegiada
Se le notifica que de acuerdo a los estándares acordados en la Dirección de General de Atención Empresarial, se requiere que mediante el sistema de información se conteste inmediatamente la atención a la visita colegiada del siguiente trámite. Debido a que se encuentra demorado en la contestación de la visita por más de 1 día hábil
Folio: xxxxxxx Empresario: XXXXXX Proyecto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tramite: xxxxxxxxxxxxxxxxx Agradeciendo su atención le recordamos que de hacer caso omiso a dicho aviso, se sujetará a las sanciones administrativas que estén previstas por los reglamentos que sustenten dicho trámite.
Estas notificaciones se planean dentro de las siguientes actividades del proceso como se puede ver en la Tabla 8.
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Tabla 8
Tabla de actividades con uso de tecnología y procesos de decisión para el proceso de otorgamiento
del Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción de Obra y Permiso Sanitario de Inicio
de Construcción de Obra
Actividad Actores Actuales TI Actual Reglas de decisión
No. Nombre y/o descripción
1 Entregar documentación Agente económico N/A N/A
2 Recibir documentación DGAE N/A N/A
3 Revisar expediente DGAE N/A N/A
4 Escanear y enviar expediente DGAE Sistema Web N/A
5 Recibir notificación de inicio
de tramite Ventanilla ISEM Sistema Web N/A
6
Recibir y archivar expediente técnico. y solicita
programación de visita
Jefe de Departamento SAYO
Sistema Web N/A
7 Elaborar programación de
visita colegiada DGAE Sistema Web N/A
8 Turna programación de visita
colegiada DGAE Sistema Web N/A
9 Recibir programación de
visita colegiada Jefe de Departamento
SAYO Sistema Web N/A
10 Elaborar orden de
verificación Jefe de Departamento
SAYO Word N/A
11 Turnar la orden de
verificación Jefe de Departamento
SAYO N/A N/A
12 Recibir orden de verificación Subdirección de N.S. N/A Si a las 4 horas se confirma la visita
colegiada se notificara al empleado, 4 horas después recibirá una segunda notificación con copia a su jefe
13 Autorizar orden de
verificación Subdirección de N.S. N/A
14 Turnar orden de verificación Subdirección de N.S. N/A
15 Recibir orden de verificación Verificador N/A
16 Asistir a la visita colegiada Verificador N/A Si al día hábil no se confirma la visita
colegiada se notifica al empleado, un día
hábil más de retraso y después recibirá una segunda notificación con copia a su jefe.
17 Elaborar acta de verificación Verificador Formato oficial en
Word
18 Analizar la información Verificador N/A Si al día hábil no se confirma la realización
del análisis de la información se
notifica al empleado, un día hábil más de
19 Solicitar información
complementaria Verificador Sistema Web
22
Actividad Actores Actuales TI Actual Reglas de decisión
No. Nombre y/o descripción
retraso y después recibirá una segunda notificación con copia
a su jefe.
20
Recibir notificación de solicitud de información
complementaria DGAE Sistema Web N/A
21 Recibir solicitud de
información complementaria Agente Económico Sistema Web N/A
22 Preparar información
complementaria Agente Económico N/A N/A
23 Entregar información
complementaria Agente Económico Sistema Web N/A
24
Digitalizar y cargar en el sistema información
complementaria DGAE Sistema Web N/A
25
Elaborar y turnar Dictamen Técnico de Factibilidad, permiso y guía de pago
Verificador Sistema Web N/A
26 Digitalizar documentos Verificador Sistema Web N/A
27 Recibir guía de pago Agente Económico Sistema Web N/A
28 Pagar en el banco Agente Económico N/A N/A
29 Entregar orden de pago Agente Económico Sistema Web N/A
30 Recibir orden de pago DGAE Sistema Web N/A
31 Digitalizar orden de pago DGAE Sistema Web N/A
32 Revisar y firmar documentos Jefe de Departamento
SAYO Sistema Web Si el documento no
está firmado el medio día hábil, recibirá una
notificación de retraso, si hay un
retraso de más de 4 horas hábiles recibirá
una segunda notificación
33 Enviar documentos vía digital Jefe de Departamento
SAYO Sistema Web
34 Recibir documentos para
firma digital Subdirección de N.S. Sistema Web
35 Autorizar documentos vía
digital Subdirección de N.S. Sistema Web
36 Recibir notificación de fin de
trámite Jefe de Departamento
SAYO Sistema Web
37 Recibir notificación de fin de
trámite DGAE Sistema Web
N/A
38 Recibir permiso y dictamen Agente Económico Sistema Web
Como se puede apreciar en la tabla 8 muchas de las actividades contemplan el uso de la herramienta de información “Compromiso con México” (en la tablas se presenta como “Sistema web” ya que no sea ha asegurado como un nombre oficial) lo cual reduce en gran magnitud los tiempos de ciclo en la realización de trámites empresariales.
23
7. Áreas de Oportunidad. Dentro del proceso de rediseño se encontraron las siguientes áreas de oportunidad.
a) Resistencia al cambio. La mayoría de los empleados entrevistados para realizar el proceso de rediseño mostraron temor por los cambios implementados, sobre todos por el uso de tecnologías de información que requerirán capacitación constante para poder operar los sistemas como usuarios expertos.
b) Equipo computacional insuficiente. De acuerdo al análisis realizado en el diagnóstico el equipo de cómputo que ahora se encuentra en las instalaciones del DGAE y el ISEM, requiere modificaciones que soporten los requisitos mínimos del sistema de información.
c) Falta de Involucramiento del personal. Dentro de la DGAE y el ISEM se encontró personal que no conoce de los trabajos de rediseño y que al momento de la implementación pueden convertirse en una carga.
d) Reglamentos y regulaciones encontradas. Dentro del análisis se descubrió que el reglamento de la DGAE pide 5 días para resolver cualquier trámite y el reglamento de del ISEM contempla 15 días hábiles para contestar.
e) Problemas de comunicación. Se identificaron problemas de comunicación entre ambas dependencias, DGAE y DGPC, debido acuerdos entre titulares que no están reflejados en regulación alguna.
f) Renovación total. El proceso presenta un cambio total debido a que de 2 trámites se hace uno lo que reduce significativamente los tiempos pero que en una primera instancia el personal del ISEM presentaría muchos cambios de la manera de trabajar.
24
8. Conclusiones y Resultados
• Dentro de los resultados obtenidos del rediseño se pretende reducir el tiempo de ciclo definido en el diagnóstico óptimo de ambos trámites de 41 días hábiles a 7 días hábiles.
• Se tiene contemplado reducir las actividades de valor de 18 a 16 ya que algunas se repetían en ambos trámites.
• Se pretende reducir el número de actividades necesarias de 31 a 19, ya que se reduce uno de los actores implicados en el proceso debido a que su función era la de conectar a los líderes de proyecto de la DGAE con Dirección General de Protección Civil, lo que implicaba una segunda validación y un cambio de estafeta extra. Este actor no aparece en la información del diagnóstico por que se implementó en el periodo intermedio entre el rediseño y el diagnóstico.
• Se pretenden reducir 1 de 4 ciclos de actividades desperdicio (reprocesos), el cual fue identificadas en el proceso de diagnóstico. Esto debido a que se reducen revisiones pero se mantiene el ciclo de información adicional.
• Se aumentan las actividades con aplicación computacional de 6 a 26, ya que se utiliza la herramienta del sistema de información.
• Se elimina un cuello de botella que son las 2 firmas de validación, pero se eliminan los accesos a ventanilla como cuello de botella y la visita colegiada por que la notificación será sistematizada.
• La revisión de expedientes será realizada con la ayuda de un check list elaborado con ayuda de los miembros del DGAE y personal operativo del ISEM.
• Se estandarizó la entrada de la documentación del proceso, la cual se llevara a cabo en la DGAE, mientras que la salida de los dictámenes será por la ventanilla de la DGAE o el sistema de información.
Como parte de los resultados del rediseños se puede ver la comparación en la Tabla 9.
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Tabla 9
Síntesis del Rediseño comparado con el diagnóstico del proceso
Puntos de Partida de los Indicadores del Proceso (14)Puntos de Partida de las
Salidas del Proceso (15)
Proceso (1)
Nú
me
ro d
e A
ctiv
idad
es
Act
ivid
ades
de
va
lor
(2)
Act
ivid
ades
ne
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ació
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Cam
bio
s de
est
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ta (
5)
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ecc
ione
s/ V
eri
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cio
nes
(6)
Re
pro
ceso
s/ R
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s (7
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Tie
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o P
rom
edio
de
Lib
era
ció
n
Otorgamiento de Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción
37 10 19 8 4 13 4 3 2 1 6 4 7 Variable 7
Otorgamiento de Autorización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra
22 6 12 4 2 7 3 3 2 1 4 4 34 $0,00 34
Otorgamiento de Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción y Auto rización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra (suma)
59 16 31 12 6 22 7 6 4 2 10 4 41 Variable 41
Otorgamiento de Dictamen Técnico de Factibilidad de Inicio de Construcción y Auto rización Sanitaria de Inicio de Construcción u Ocupación de Obra ( Rediseño)
39 14 25 5 26 18 3 1 2 0 4 4 7 Variable 7
Oto rgamiento de D ic tamen T écnico de F act ibilidad de Inic io de C o ns trucció n y A uto rizació n Sanitaria de Inic io de C o ns trucció n u Ocupació n de Obra (C o mparació n)
-20 -2 -6 -7 20 -4 -4 -5 -2 -2 -6 0 -34 N A * -34
Tipo de Actividades Eficiencia (16) Eficacia (17)
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1. Proceso: Nombre que se le da al conjunto de actividad para cumplir con el requerimiento del agente económico. 2. Actividades de valor: Son actividades esenciales para la generación del Dictamen, Cedula o Licencia. 3. Actividades necesarias: Son actividades de control (registro, almacenaje, transporte, firma, Bobo, etc.) que apoyan en la generación del Dictamen, Cedula o Licencia,
pero que no son esenciales. 4. Actividades de desperdicio: Son todas aquellas actividades que surgen de un error en la producción. Por ejemplo: reprocesas. 5. Cambio de estafeta: Cambio de actor para ejecutar la siguiente actividad. 6. Inspecciones/Verificaciones: Sirven para asegurar que la actividad anterior fue bien realizada o que la documentación esté correcta, completa y vigente. 7. Re trabajo/Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme de modo que satisfaga los requisitos requeridos. 8. Cuello de botella: Es una actividad en particular que toma mucho tiempo en realizarse y genera una interrupción en el flujo productivo, así como incremento en el
tiempo de ciclo del Dictamen, Cedula o Licencia. 9. Desconexiones: Descoordinación y falta de rastreabilidad. 10. Contactos con el agente económico: Contacto vía teléfono, Fax, Mail o presencial. 11. Actores Involucrados: Son las áreas o puestos dentro de la organización, que participan en la elaboración del Dictamen, Cedula o Licencia. 12. Tiempo promedio de liberación: Es el promedio en tiempo, de las diferencias entre las fechas de entrada y salida de cada Dictamen, Cedula o Licencia, utilizando los
datos proporcionados por cada dependencia. 13. Costo al agente económico: dato informativo del costo promedio del trámite. 14. Puntos de partida de los indicadores del proceso: Desempeño actual en cada uno de los indicadores que afectan al internamente al proceso. 15. Puntos de partida de los resultados del proceso: Condición actual del proceso que ve directamente el Agente Económico. 16. Eficiencia: Es el aprovechamiento óptimo de los recursos. 17. Eficacia: Es el cumplimiento del objetivo. * No aplica ya que solo es una tabla comparativa