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Mesa 03 – Contabilidad, auditoría y fiscal

OPERACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE MISCELÁNEAS Y MICRO TIENDAS DESDE LA ÓPTICA DEL

ASESOR CONTABLE. Dr. Rafael Regalado Hernández, Dr. Emigdio Archundia Fernández,

Mtra. María Guadalupe Olvera Maldonado. Universidad de Guanajuato, Campus Celaya Salvatierra,

División de Ciencias Sociales y Administrativas, Departamento de Finanzas y Administración. Blvd. Juan Pablo II S/N Col. Santa Anita. Celaya, Gto.

Tel: (461) 5985922 ext. 1652 y1640, [email protected] , [email protected]

Resumen Todo negocio por más pequeño que sea, tiene la necesidad de contar con un documento guía que le ayude a su organización y funcionalidad, con el fin de que no sea uno más en el mercado, sino que sea competitivo dentro de su ambiente, para propiciar el desarrollo de la región en que se encuentre y el suyo propio. En este trabajo se presenta el resumen de la investigación llevada al cabo en misceláneas acerca de sus aspectos operativos y financieros. Es por lo anterior que el presente trabajo proyecta de manera concreta y precisa, los aspectos prácticos que desde la óptica de cada micro empresario puede realizar entorno al desarrollo de su empresa vinculada a las organizaciones MiPyMEs, por ello, nos hemos dado a la tarea de realizar una investigación que concluya en preparar un manual con la finalidad de proporcionar consejos prácticos referentes a la organización y funcionamiento de las misceláneas y micro tiendas del municipio de Celaya, con el objeto de implementar programas que permitan la competitividad del comercio organizado. Palabras claves: MiPyMEs, Misceláneas, Desarrollo

1.- INTRODUCCION La mortandad de los micro negocios como son las misceláneas o tiendas de autoservicios por más pequeño que sea, tiene la necesidad de contar con un documento que le ayude a su organización y funcionalidad, con el fin de que no sea uno más en el mercado, sino que sea competitivo dentro de su ambiente, para propiciar el desarrollo de la región en que se encuentre y el suyo propio.

Es por esto nos ha inquietado darnos a la tarea de realizar una investigación teórico empírica, fundamentada en técnicas de auditoría, con la finalidad de configurar un manual con el objetivo de proporcionar elementos prácticos referentes a la organización y funcionamiento de las misceláneas y micro tiendas del municipio de Celaya, con el objeto de implementar programas que permitan la competitividad del comercio organizado.

La Misión y los Objetivos, son la razón de ser de todo negocio, es el propósito o motivo por el cual existe y por lo tanto da sentido y guía a las actividades de la misma. Toda misión debe responder a las siguientes preguntas: ¿Qué necesidades o problemas satisfacen con los servicios que se ofrecen? De igual forma ¿Quiénes son sus clientes? Y finalmente ¿Cómo satisface las necesidades de sus clientes?

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“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”

Considerando como base el ejemplo de los negocios de abarrotes que se dan en nuestra localidad, tenemos que satisfacer las necesidades primarias de las familias, a través de productos de consumos básico, que contribuyan al desarrollo y bienestar de sus miembros es una de las principales funciones de una negociación de esas características. Dentro de los objetivos que se plantean son los pasos por los cuales se puede llevar acabo la misión. En los objetivos, los deseos se convierten en metas y compromisos específicos, claros y ubicados en el tiempo. De esta manera, la misión deja de ser sólo una intención para convertirse en una realidad concreta. Por medio de los objetivos, la visión de traduce en elementos concretos, como son el establecimiento de recursos materiales y dinero; establecimiento de actividades; establecimiento de responsables y establecimiento de tiempos.

Dentro de los objetivos se plantean las características, tal es el caso ser alcanzables en plazo fijado; determinar actividades concretas; ser medibles; ser claros y entendibles y sobre todo ser flexibles. Con base en los tiempos en que sea deseable cumplir, los objetivos para pequeñas tiendas se clasifican de la siguiente manera: objetivos a corto plazo -Hasta 6 meses-; objetivos a mediano plazo -6 meses a 1.5 años- y objetivos a largo plazo -1.5 años a 5 años-.

Considerando el giro de los autoservicios como ejemplo, tenemos el aspecto del corto plazo que representa comenzar a vender los productos de consumo básico a las familias, en la colonia Laureles segunda sección, en la ciudad de Celaya, Gto.; a mediano plazo, vender los productos en otras colonias como Laureles primera sección, San Juanico, Zona de Oro II, Latinoamericana en la ciudad de Celaya, Gto. Y el de largo plazo, establecerse como supermercado, para brindar un mejor servicio a sus clientes; es conveniente mencionar que los objetivos se realizan tomando en cuenta la situación real del negocio, así como también las características para poder ser diseñados, se recomienda a los microempresarios evaluar su tienda por medio de información (situación y funcionamiento de la misma) y datos (situación económica) por lo menos un año.

En términos generales, todos los aspectos que permitan posicionar a empresas del perfil de de abarrotes, permitirá por medio de la implementación de la presente metodología, la posibilidad de subsistir dentro de un mercado competido, monopólico y absorbente.

2.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Diagnóstico:

Para este efecto se aplicaron técnicas de auditoría orientadas al llamado Proceso Administrativo en sus puntos operativos más relevantes.

Inicia en el momento en que el negocio de micro tienda necesita o desea algo; lo primero que se debe hacer es: Implementar Objetivos; ¿A qué distancia se encuentra la tienda de sus objetivos? Evaluar los recursos con los que cuenta la tienda; ¿de qué recursos dispone para alcanzar sus objetivos?

Después de esto es necesario que se evalúen las posibilidades y los obstáculos para lograr sus objetivos habría que plantearse las siguientes preguntas:

¿Qué factores del ambiente interno y externo puede ayudar a alcanzar sus objetivos?

¿Qué factores pueden crear un problema en los objetivos de la tienda?


¿Cómo se pueden organizar los diferentes aspectos en las misceláneas para lograr sus objetivos?

¿Es posible diseñar un manual de organización para las misceláneas?

A fin de hacer los planteamientos iniciales que permitan establecer un proyecto de investigación de mayor alcance se llevaron al cabo investigaciones preliminares que permitieran bosquejar el tipo de problema a afrontar.

Además de que fué necesario realizar un plan de actividades para llevar a cabo los objetivos, el cual debe contener desde nuestra óptica, el tiempo de inicio y duración; responsable de la actividad a realizar y los recursos necesarios.

Para nuestro trabajo se entrevistaron a micro empresarios, mismos que en términos generales nos señalaron los siguientes aspectos: Limpieza en el negocio; Compras; precios competitivos: el buen precio; atención personalizada; rapidez en el servicio; puntualidad.

Acciones para alcanzar el objetivo a corto plazo. Aspectos que se han observado dentro de las encuestas obtenidas en diferentes negocios analizados. En el ramo de abarrotes y autoservicio.

Adicionalmente se mencionaron como deseables: Cumplir con el horario de trabajo de 7:00 a.m. a 10:00 p.m.; Contar con un buen surtido de la tienda, tanto en anaqueles como en almacén; Dar un buen servicio y atención a sus clientes; Conocer los precios de los productos; Tener ordenados los productos; Escuchar las necesidades de los clientes.

Dentro de los objetivos a mediano plazo (de 6 meses a 1 año) se encontró, Vender los productos en otras colonias utilizando recursos propios los siguientes puntos::

Surtido de productos; Buen servicio; Atención; Rapidez y Ventas Altas. Incorporación de apoyos: Un considerando que mencionaron es la participación familiar, especialmente cónyuge e hijos a partir de los 12 años de edad..

Acciones para alcanzar el objetivo a Mediano Plazo:

Período: Julio de 2009 a Junio de 2010; A través del buen servicio para poder ampliar el número de clientes; Realizar un registro de clientes y actualizarlo de manera periódica; Respetar el horario de trabajo máximo, para mantener a los clientes; Realizar las compras en el momento oportuno, para contar con la mercancía adecuada en el momento preciso; Comunicarles a los clientes los cambios de precios de los productos con anticipación; Contar con una lista de precios actualizada.

A Largo Plazo: (1.5 años a 5 años)

Establecerse como un pequeño supermercado, para brindar un mejor servicio a sus clientes que implica registros contables/ administrativos: Contar con una cartera de clientes; Llevar un total de las ventas del día mediante la utilización del sistema de punto de venta y lograr imagen adecuada de la tienda.

3.- HIPÓTESIS La hipótesis inicial que se plantea es: Es factible elaborar un Manual de Operación para las microtiendas (misceláneas) que abarque los aspectos básicos y generales a considerar tanto administrativos como financieros


4.- INDICADORES BÁSICOS Y METODOLOGÍA SEGUIDA La Metodología de investigación seguida es primordialmente cualitativa, consistente en entrevistas a los pequeños empresarios, solicitándoles plantearan sus inquietudes y preocupaciones y en diálogo con ellos considerar diferentes opciones que permitan un mejor desarrollo.

También se prepararon “guías de observación” que permitieron apreciar condiciones o situaciones que pudieran no ser percibidas por los entrevistados.

Este trabajo se llevó al cabo con pasantes y alumnos de las carreras de Contador Público y Licenciado en Administración.

Entre los indicadores a considerar se plantean tanto los de tipo administrativo como los de tipo operativo y contable, ellos son:

a) PLANEACIÓN Acciones para alcanzar el objetico a Largo Plazo.

“Abarrotes y Autoservicio” Período: Julio de 2009 a Julio de 2010.

Actividades realizadas de manera sistémica: Seguir brindando la atención adecuada a cada cliente; Llevar un total de las ventas que al final de la semana nos permita tomar decisiones, tales como ampliar el surtido de la tienda y resurtir; Contar con una buena imagen de la tienda apoyada con asesoría técnica en marketing; Evaluar la posibilidad de poder cambiar la imagen de la tienda a supermercado.

Una vez que la empresa haya logrado su objetivo a corto plazo, continuará con las acciones para llevar a cabo el objetivo a mediano plazo y largo plazo.

En este momento el objetivo a mediano plazo pasará a ser el objetivo a corto y así sucesivamente, por tanto es importante que al momento en que se vayan llevando a cabo los objetivos se implementen nuevos, esto con la finalidad que la tienda se encuentre preparada a los cambios que exigen los clientes, así como también es importante tomar en cuenta que los objetivos pueden ir cambiando conforme estos se vayan aplicando.

b) ORGANIZACIÓN Es necesario que el comerciante conozca a las personas a las que les vas a vender sus productos, es decir que identifique el mercado.

Dentro de la organización es necesario coordinar todas las actividades o trabajos que se realicen para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación, durante la organización el empresario deberá tomar en cuenta los factores externos e internos de la tienda, para así poder anticiparse a los cambios.

Para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación, es preciso que se determinen las actividades necesarias para el adecuado funcionamiento de la tienda.

Por tanto cabe mencionar que deberá tener bien identificado a su mercado

Las actividades que se realizarán en abarrotes, serán las siguientes:

• Ventas.

• Compras.


• Personal.

• Contabilidad e impuestos.

• Atención a clientes.

Dentro de las habilidades más mencionadas se encuentran las siguientes:

De conocimientos. El encargado de la tienda debe conocer los precios de compra y venta de mercancía.

De criterio. Es necesario que la persona que se encuentra encargado de la tienda tome decisiones en lo que se refiere a la compra de productos para la tienda.

De Expresión. Que las personas encargadas de la tienda pueda entender a sus clientes y entienda lo que ellos piden.

De coordinación. Que las personas que se encuentren dentro de la tienda aprendan a trabajar como un verdadero equipo y realizar un buen trabajo.

En la investigación encontramos un alto porcentaje (80%) en que es atendida por la madre (esposa) y las cargas de trabajo en lo general se mencionó que se distribuyen en la siguiente forma:

• Cuando el padre trabaja, por lo general, de lunes a sábado de 8:00 a 16:00 horas, ayuda en la tienda los sábados y domingos, y entre semana a partir de las 17:00 horas hasta las 22:00 horas. Realizando el acomodo y limpieza de la bodega y atención a clientes cuando sea necesario.

• Los hijos ayudan en la tienda de Lunes a Viernes en la mañana o en la tarde dependiendo de la escuela y su edad y los Sábados y Domingos se encargan de las ventas y atención a clientes.

Las características que en general consideran deseables en el esposo y en los hijos, son las siguientes:

Habilidades Físicas:

• Que sea ágil.

• Que sea rápido.

• Que aprenda con facilidad.

• Que sean responsables.

• Habilidades Mentales:

• Facilidad para realizar operaciones aritméticas.

• Grado escolar.


• Manejo y uso de la mercancía.

• Manejo y uso de la información.

Organizar es una fase muy importante dentro de las tiendas, cabe señalar que las personas que se encuentran dentro de ella, deberán conservar ordenado el lugar de trabajo, mantener limpias las áreas de servicio e inventarios. Todas las personas deberán ser disciplinados y comprometidos, apoyándose en aprender en aprender haciéndolo con el ejemplo.

c) DIRECCIÓN La comunicación entre la familia se considera parte importante en la tienda, así como también los externos, tales como proveedores y clientes, son de suma importancia para que el negocio pueda tener mayores posibilidades de crecimiento y mayores ganancias.

Los comentarios acerca de habilidades, de conocimientos del negocio, experiencia, trato amable con los clientes y proveedores, de organización son considerados como muy importantes..

La dirección es la capacidad de guiar y motivar a las personas que forman parte de la tienda para lograr los objetivos planteados en la etapa de planeación, mientras que, al mismo tiempo se establecen las relaciones duraderas entro los miembros de la misma.

Además, implica el logro de los objetivos con y por medio de las personas.

Los tres elementos de la dirección que se consideraron para efectos de esta investigación fueron:

a) Liderazgo La persona que dirige a otros debe tener algo especial que haga que los demás lleven a cabo lo que él les diga. El dueño de la tienda debe tener ciertos modos para dirigir a las personas que son parte del negocio y con esto alcanzar los objetivos fijados en la etapa de planeación.

b) Motivación Consiste en conocer las necesidades de las personas que forman parte de la tienda y ayudarlos a satisfacerlas para que se sientan con ganas de realizar sus tareas asignadas. Por lo general las personas tenemos diferentes tipos de necesidades.

c) Comunicación Es el intercambio de información, ideas, conocimientos mediante un lenguaje el cual proporciona entendimiento entre una persona y otra. Cuando una comunicación es eficiente genera un mejor desempeño en el trabajo y una mayor satisfacción en el empleo; las personas comprenden mejor su trabajo y se sienten parte de él.

Parte del trabajo de la tienda que se hará cargo de administración, control y desarrollo de la misma, cuidando que la manera adecuada, es decir, que se cumplan con los objetivos planeados. Dicha función la lleva por lo general la persona principaol a cargo de la tienda

Las funciones básicas del área de Dirección que generalmente se consideraron son::

1.-Asignar y supervisar las actividades de los miembros de la tienda.

2.- Pensar el futuro de la tienda.

3.- Saber a dónde se quiere ir.


4.- Controlar y planear las actividades de la tienda.

5.- Tomar decisiones en lo que se refiere al surtido y ampliar la línea de productos en la tienda.

d) CONTROL Esta etapa tiene como fin señalar las debilidades y errores del funcionamiento de la tienda, con el propósito de corregirlos e impedir que se repitan.

El control implica la existencia de metas y planes. Cuando los planes son más completos y claros, es mucho más fácil llevar a cabo el control. Además de que el control siempre se encuentra ligado con la planeación, mientras más conozca el dueño de la tienda del funcionamiento y manejo de la misma le será más fácil aplicar el control de la misma. Sin embargo, frecuentemente se ejercen en forma empírica..

Los elementos del control que se aplican en estas organizaciones son diferentes naturalezas: Calidad = Grado de interés que los miembros de la tienda reflejan su trabajo. Uso del tiempo = Tiempo que ocupa realizar o llevar a cabo actividades a su cargo. Es necesario controlar las actividades de venta, personal, compras y contabilidad, cumpliendo los elementos de calidad y uso de tiempo.

Dentro del control se toma en cuenta cuánto dinero tiene para sus gastos y el tiempo que le durara dicho dinero. Fijar los gastos del mes o semana, según sea más fácil y asignar a cada actividad que requiera la cantidad de dinero que necesite para realizarla. Al final del mes o la semana verificar si cumplieron los objetivos; si no se cumplieron averigüar porqué. Si se puede corregir hacerlo, si no se puede corregir tomarlos en cuenta para que no se repitan.

En la propuesta que se hizo en algunas tiendas, se incluyó:

Primero acordar con su esposo e hijos que tendrían una libreta en la cual anotarían los contratiempos o cosas importantes que se deben dar solución, por ejemplo: falta de alguna nueva línea de productos que los clientes están pidiendo, daños del mobiliario, productos, clientes, etc.

Además que la encargada tendrá la tarea de observar de manera directa el cumplimiento de las actividades por parte de su esposo e hijos, con esto a ella podrá saber si los objetivos podrán alcanzarse en la fecha como se tenían planeados, tales como:

• Arreglo de la tienda

• Arreglo de la mercancía

• Atención a clientes

• Cobros y cambio

• Mobiliario y equipo

• Como fijar precios

• Publicidad y ofertas


ASPECTOS OPERATIVOS Y CONTABLES PROPUESTOS Y EN LO GENERAL ACEPTADOS. Con base en las diferentes entrevistas que se hicieron y como resultado de los comentarios y observaciones que plantearon los encargados y familiares, se generaron las siguientes propuestas.

a) ARREGLO DE LA TIENDA Objetivo. Dar a conocer el negocio con el propósito de que el cliente acuda al mismo para adquirir nuestros artículos que cubren sus necesidades. Es decir, que el cliente conozca donde está ubicado nuestro negocio y que tipo de negocio tenemos.

Contenido. El arreglo de la tienda lo dividImos para su explicación en dos partes; en Arreglo exterior del negocio y Arreglo interior del negocio. Arreglo Exterior del Negocio: En este punto nos referimos a lo que es el nombre, tipo de negocio y la fachada de nuestra tienda.

Nombre y tipo del negocio.- El nombre del negocio es muy importante para identificar y distinguir nuestr5a tienda de otras que existan por el rumbo.

Fachada.- Esta permite atraer la atención de las personas por medio de la vista, así también permite informar a posibles clientes de los productos que se les ofrece y el horario que se tiene.

Tanto el nombre que se le ponga a la tienda como la imagen que refleja por medio de la fachada será de enorme valor para llamar la atención de todas las personas que pasen por la calle y se tendrá un gran número posibles clientes que harán crecer la tienda.

Hay empresas refresqueras o cerveceras que pintan la fachada de la tienda y además prestan letreros sin costo alguno.

Arreglo interior de la Tienda: Aquí se trata el acomodo interno de la tienda y se toma en cuenta lo siguiente:

• Limpieza: se debe tener limpio el piso, anaqueles, mostradores y las paredes para dar una buena impresión.

• Acomodo adecuado de mostrador, bascula y anaqueles: Su colocación debe ser de manera que tenga espacio para moverse libremente y que los clientes circulen libremente en el negocio.

• Utilizar una combinación atractiva y agradable de colores que estén a la vista de los clientes y no utilizar colores obscuros ya que son poco atractivos

• Colocar la publicidad en lugares donde no se tenga mercancía ya que de lo contrario se corre el riesgo que no se venda, es recomendable ponerla en ciertos lugares como paredes y puertas.


• Cualquier espacio que se tenga en el negocio se debe aprovechar para colocar mercancía, publicidad, promociones, o algo de lo cual se pueda sacar algún provecho.

b) ARREGLO DE LA MERCANCÍA Objetivo Tener un correcto acomodo de la mercancía con el propósito de que cliente y el dueño de la tienda pueda identificar con facilidad los productos, evitar el maltrato y así permita llevar un mejor control sobre el mismo.

Contenido: Que hacer para tener un mejor control y manejo de la mercancía:

• Poner los precios de cada producto en el anaquel.

• No dejar acumular mercancía debido a compras demasiado grandes en relación con lo que se vende.

• Disminución de precio por promociones de un producto barato o mercancía ha sido almacenada por un largo tiempo.

• Acomodar la mercancía de manera que no sufra daños.

• Eliminar mercancías deterioradas, manchadas, rotas, etc.

• Separar mercancía frágil y productos precederos.

• Acomodar la mercancía de acuerdo a su semejanza.

• La mercancía tiene que estar a la vista del cliente.

c) RECOMENDACIONES GENERALES

• Salchichonería y cremería: Seguir la recomendación en cuestión de acomodo que haga el proveedor, ya que él tiene la preparación adecuada para lograr que se tenga una buena vista del producto.

• Refresco y cerveza: Los proveedores de estos productos hacen un determinado acomodo de los mismos con el propósito de lograr unas buenas ventas, basados en conocimiento que ellos han recibido, ya que han sido capacitados para esto.

• Productos de limpieza: Tanto los productos de limpieza personal como los de limpieza para la casa se deben tener separados de lo que son los productos alimenticio, ya de lo contrario el olor de los productos de limpieza para la casa, se quedara penetrado en los productos alimenticios y la gente dirá: “esto sabe a jabón”, ocasionando de esta manera la perdida de ventas o la pérdida de clientes.

• Pan de panadería: El pan dulce y el bolillo no deben de estar junto a los productos de limpieza para la casa ya que les puede pegar el olor a jabón. Además estos productos nos sirven como productos gancho para que los clientes nos consuman otros productos tales como huevo, jamón, queso, leche, salchicha, crema, principalmente ya que son adquiridos por los clientes principalmente en la mañana.


• Frituras y dulces: Los proveedores de dichos productos hacen un acomodo en base a la experiencia que han adquirido a través de los años en la venta de sus productos.

• Pan embolsado: Los vendedores de tales productos hacen un acomode que ellos consideran adecuado con el propósito de que el producto se venda en el menor que siempre se tenga este tipo de producto ya que es muy aceptado por la mayoría de la gente, además de que los proveedores de estos productos ofrecen facilidades de pago lo cual se recomienda aprovechar.

• Productos básicos: Estos son como por el ejemplo el huevo, la leche, azúcar, frijol, sal, arroz, aceite, etc., se recomiendan que se tengan a la mano lo más cerca que se pueda ya que es lo que más pide la gente.

• Productos enlatados: Se recomienda acomodarlos en anaqueles en la parte superior para que estén a la vista del publico

d) ATENCIÓN A CLIENTE Objetivo. La atención a los clientes es importantísima para sobrevivir en los negocios y más importante cuando los dueños son quienes atienden directamente a los clientes, pues de ello depende no solo que se vendan los productos, sino también el hecho de conservar a los clientes para ventas futuras.

Contenido Factores que intervienen para levar a cabo una venta:

a) Saludo.

• Ser amistoso y cortes.

• Sonreír antes de saludar.

• Saludar con entusiasmo.

• Identificar al cliente y hablarle por su nombre, en lo posible.

• Hacer que el cliente se sienta en confianza.

b) Presentación

• Utilizar un lenguaje sencillo y compresible.

• Usar expresiones como. “A sus órdenes”, “¿en qué le puedo servir?” etc.

• Dar la atención adecuada a cada uno de los clientes independientemente del estado de ánimo que se tenga.

• No fumar, no comer y no masticar chicle.

c) Servicio.

• Atender de la manera más rápida posible a los clientes.

• Ofrecer alternativas cuando no se cuente con el producto en el momento y utilizar frases como: “De momento no tengo el producto que necesita, pero le puedo ofrecer este…”


• Dar a conocer el horario de servicio a los clientes.

• Escuchar con atención al cliente.

• Conocer los productos para poder hablar de ellos.

• Conocer los gustos y preferencias de los clientes.

• Ayudar al cliente a decidirse cuando se muestre indeciso.

• Mostrarse satisfecho ya sea que se realice la venta o no.

• Despedirse y dar las gracias.

“Cuando un cliente regresa es porque ha sido bien atendido”

ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS a) COBROS Y CAMBIOS

OBJETIVO. La finalidad de este tema es darle un buen término a cada venta que se lleva al cabo cada día. Además de siempre tener un buen respaldo para regresar el “cambio”.

CONTENIDO. El hablar de dinero en una tienda es un punto muy delicado y más cuando se toca el tema de “Cobros y Cambios”. Porque se está refiriendo al resultado de la actividad principal de la tienda: el obtener dinero para cubrir los gastos de la misma y además que quede una ganancia. Cobros: La gran parte de las ventas que se tiene es de contado, “directa”, pero es muy conveniente hacerse esta pregunta “¿Cobramos bien?” y esto no va encaminado al dinero sino a la manera que tenemos para recibir el dinero de los clientes. A continuación se presentan unos puntos que se deben de tomar muy en cuenta para cerrar bien una venta y provocar a los clientes.

• Ver siempre al cliente a los ojos.

• Esperar a que el cliente nos entregue el dinero, nunca quitárselo.

• No mostrarse impaciente por recibir dinero.

• Evitar hacer comentarios molestos cuando nos paguen con billetes de alta denominación.

• Ser honrados, sobre todo con los clientes.

Cambios: Aquí se refiere a la famosa “morralla”, “menudo”, “vuelto”, etc. Y es el dinero que se ocupa para darles la diferencia a los clientes entre el precio de los productos y el dinero que entregan los clientes.

En este aspecto en particular, los consejos son muy fáciles de conocer pero muy difíciles de llevar a cabo en la práctica y como dijera un encargado de tienda :”es por una idea errónea que tenemos los comerciantes: “Siempre debemos tener la mayor cantidad de cambio posible”.

Las acciones que se sugieren los siguientes:

a) Tener una cantidad de cambio fija.- La cantidad fija se refiere a que siempre al final del día al hacer un corte de dinero, tener una cantidad de cambio que se determine (


$100.00, $200.00, $500.00, etc.) dependiendo de los movimientos que se observen y esta cantidad debe ser la misma con la que se inicie el día siguiente.

b) Determinar los días en que se ocupa más cambio.- Una vez hecho el paso anterior, se puede observar muy bien los días en los que se ocupa más cambio (inicio de quincena, fin de semana, etc.) y preparar una reserva durante los días que no se ocupa mucho cambio para que no perder ventas por falta de cambio.

c) Preparar el cambio durante el día.- Al referirse a cantidad fija (haciendo referencia al punto anterior) no quiere decir que no se vaya a tocar durante el día, la idea es que de las ventas que se vayan dando a lo largo de la jornada, ir separando poco a poco una pequeña cantidad de dinero para que al final del día tener aproximadamente el cambio que se ocupará al día siguiente.

b) INVERSION EN MOBILIARIO Y EQUIPO Objetivo

Contar con el mobiliario y equipo de acuerdo a las condiciones físicas, necesidades de la tienda y de los productos que se ofrezcan a los clientes con el fin de aprovechar al máximo el espacio con el que se cuenta.

Contenido.

Factores que intervienen para tener un mobiliario y equipo adecuado y en buenas condiciones:

• Mantener limpias lo anaqueles.

• El mobiliario deberá encontrarse en buenas condiciones.

• Utilizar estantes de acuerdo al producto y al tamaño de la tienda.

• Tener espacio suficiente para que el cliente pueda ver el producto.

• Pintar los estantes periódicamente.

• Verificar periódicamente que la báscula marque el peso correcto.

• Aprovechar las ofertas de muebles, equipo de los proveedores.

• Poner un cesto de basura sobre todo si se venden helados y dulces.

c) COMO FIJAR LOS PRECIOS Resultados de la investigación: El micro empresario no sabe con precisión cómo fijar los diferentes precios a sus productos, por ello se propone:

Objetivo. La finalidad de este apartado es la de fijar los precios de los productos de una manera fácil y confiable; corrigiendo así uno de los errores más grandes que se cometen en las tiendas; es recomendable que se utilice sistema electrónico con código de barras, en lo posible.


Contenido.

Al hablar de fijación de precios se está hablando de uno de los puntos más delicados que existe en los negocios: ¿A qué precio se deben vender los productos?, mucha gente piensa, y lo que es peor, aplican este principio: “Del costo de los productos le aumentamos un porcentaje de ganancia y a ese precio vendemos todo”. Pero eso es un gran error. Para fijar los precios de venta se deben ver varios aspectos:

• El costo del producto.

• Los gastos de la tienda.

• Un margen de ganancia.

• A qué precio venden los productos en otras tiendas o en el supermercado.

Pero además existen aspectos internos que son muy importantes para poder determinar el precio de venta de nuestros productos.

Mecanismo De Como Fijar Los Precios Esta regla es muy común hablando de comercio. “Yo compro donde me traten bien y me venda más barato” ahora bien hay que tomar en cuenta los costos, gastos, margen de ganancia, etc. Y además ver a qué precio se venden esos mismos productos en otras tiendas, esto último se considera como un “tope máximo de precio”, es decir ese será el precio más alto al cual se puede dar ese producto.

Pero así como hay un “tope máximo” también hay un “tope mínimo” y este es muy fácil de determinar. Esto es el costo de la mercancía, es el precio mínimo al que podemos vender un producto.

Después de estas reflexiones, se concluye que el precio de venta de los productos qué estén al tope máximo y el tope mínimo serán precios de venta correctos y razonablemente establecidos.

d) PUBLICIDAD Y OFERTAS De los inquerimientos a los micro empresarios de : 1.- Manejan publicidad y ofertas? y 2.- En caso de manejarlos como considera que se puede mejorar?, se propone:

OBJETIVO

Promover la buena imagen de la tienda, así como aumentas las ventas y el movimiento de efectivo.

Publicidad Es necesario llamar la atención de los clientes para que conozcan la tienda así como, para que compren casa vez más mercancías, para ello se recomienda utilizar:

• Cartulinas, de preferencia de colores para anunciar ya sea mercancías que nos interese mejorar su venta porque se tenga poco movimiento de ellas o bien nuevos artículos.


• En el letrero procurar utilizar colores fuertes como el negro o el azul, no utilizar colores suaves, poner siempre la palabra oferta, después el nombre de la mercancía y el precio de la misma

• Si es posible contratar un carro de sonido para que anuncie la tienda y las ofertas que se desee manejar.

• Procurar hablar con los proveedores para que proporcionen material publicitario.

• Aprovechar las fiestas de la colonia o alguna kermés para poner un puesto que muestre el nombre de la tienda.

Ofertas: Hablar con los proveedores para que den la mercancía al más bajo precio para que las pueda vender con una rebaja y que le sirva de “gancho” para que vayan a comprarla. Procurar ir a las centrales de abasto para comprar mercancía que se pueda vender a más bajo precio.

Si se tiene mercancía que no se ha vendido desde hace algún tiempo, es preferible que se oferte bajándole el precio a que se tenga en bodega y que se pueda echar a perder o volverse obsoleta.

Las ofertas tienen la ventaja de que recuperan el dinero que pago por esa mercancía y se puede utilizar para comprar otras mercancías que si se vendan.

e) BODEGA El cuestionamiento hacia la operación de la bodega, en un gran porcentaje de tiendas reflejó un aparente descuido, ya que de la revisión ocular selectiva se observó que en lo general carecen de anaqueles y en muchos de los casos se utiliza como comedor, las propuestas son como sigue:

OBJETIVO

Almacenar las mercancías en buenas condiciones y tenerlas inmediatamente disponible cuando se requieran, identificarla rápidamente así como clasificarla y teniendo un buen control sobre está permitiendo un fácil recuento y siempre teniendo las existencias necesarias.

Para contar con una buena bodega debe preverse la existencia de artículos que requieran de condiciones especiales de conservación; algunos que se puedan almacenar en la intemperie, con o sin techado protector, productos que por su fragilidad deben de moverse lo menos posible; el volumen a manejar así como el peso. Es por eso que se debe de contar con un buen acomodo ya que así se puede almacenar la mayor cantidad de productos en un menor espacio.

Se puede almacenar la mercancía en:

• Pilas simples.- Es acomodo de cajas una sobre otras. Es económico de instalar y eficiente del espacio destinado a almacenar. Pero al producirse el mayor peso sobre las existencias ubicadas en la parte más baja, se pueden ocasionar desperfectos, y en ocasiones no se podrá almacenar un mayor número de productos.


• Camas.- Es el acomodo de cajas entrecruzadas, y su ventaja es el que la mercancía permanece más fija que si se acomodara en pilas simples.

• Estantes o Anaqueles.- Permite un mayor nivel de acomodamiento y mayor diversidad de producto. Pero se requiere de un cuidadoso manejo de conocer donde se encuentra ubicado producto

Recomendaciones :

Para que se pueda aprovechar al máximo el espacio dentro de una bodega se debe tomar en cuenta:

• Espacio necesario para cada artículo.

• Cantidad que sale.

• Cantidad que se almacena.

• La mercancía se deberá acomodar en función del peso, forma y manejo de las mismas.

• Los artículos de más movimiento deben de ubicarse cerca de la salida.

• Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal manera que al sacarlos de la bodega se requiera un mínimo de esfuerzo para llevarlos hacia la tienda.

• Los espacios altos deben de usarse para artículos ligeros, protegidos y de menor rotación.

• En los espacios de en medio y bajo las mercancías de mayor peso y menos rotación.

• Únicamente deben almacenarse materiales necesarios para la venta.

• Revisar semanalmente las existencias, para no tener dinero quieto que se puede utilizar en otras necesidades.

• Siempre mantener mínimos y máximos de existencias de mercancías.

• Dejar espacio suficiente para que se pueda mover libremente dentro de la bodega y se pueda manejar fácilmente la mercancía.

• A los artículos sin movimiento es recomendable que se rebajen de precio para que se vendan porque el conservarlos se echan a perder o se deteriora el envase.

• Las latas abolladas procurarán ser las primeras en salir.

• Cuidar la fecha de caducidad de algunos productos como la leche, conservas y otros artículos.

• En las latas o productos líquidos, periódicamente se deberán voltear para que no se sedimente el producto (ejemplo: cátsup y salsas).

• No tener juntos artículos que puedan contaminar con olor a otros, por ejemplo los detergentes junto a la leche.

• En la bodega se deberá poner raticidas o trampas para roedores.


• Poner veneno para cucarachas y hormigas.

• No tener ningún artículo en el suelo sino sobre tablas y tarimas.

• Contar con una buena iluminación en la bodega.

• Mantener siempre limpio el piso.

• Al recibir el nuevo pedido, acomodar la mercancía después de que se haya cerrado la tienda.

• Procurar que la entrega de mercancías por parte de los proveedores se haga en las horas de menor venta.

• Si se recibe la mercancía cuando hay mucha clientela y no se puede revisar, anotarle las palabras “a revisión” para evitar problemas después de faltantes o mercancías en mal estado.

• Arreglar inmediatamente cuando se riegue azúcar, detergente o aceite en el piso para evitar accidentes.

• Acomodar la bodega cuando menos una vez a la semana.

• Procurar que los anaqueles o estantes sean de piso a techo para aprovechar el espacio.

• Tener un banco o escalera chica para bajar la mercancía de los niveles altos.

• Lavarse las manos después de manejar detergentes, insecticidas u otros contaminantes.

• En el casi de comprar azúcar o granos por bulto, cada fin de semana embolsar en kilos para pasarlos al área de venta.

f) COMPRAS DE CONTADO De las preguntas efectuadas tendientes a conocer cómo manejan las compras y específicamente las compras de contado, se ,concluyó que es conveniente:

OBJETIVO

Adquirir los productos de la calidad adecuado en el momento adecuado y al precio adecuado con el proveedor más apropiado; manteniendo el constante surtimiento con la menor existencia.

Se tiene que considerar el precio, cantidad de mercancías, tiempo de entrega y calidad. Pensando siempre en las necesidades de los clientes y en saber qué es lo que va a vender y asegurándose de que nunca falten mercancías y de no tener existencia de mercancía. Es por eso que se tiene que revisar los niveles de existencia de mercancía, por semana, aunque dependerá del tipo de comercio y movimiento de la mercancía.

Sabiendo la cantidad que se vende de cada artículo, por semana, se podrá calcular más o menos del tiempo en que se puede realizar la próxima compra.

Para esto es necesario:

• Realizar una lista de todo lo que se necesita cada semana.


• Siempre tener a la mano todos los datos de los proveedores.

• Calcular cantidad de mercancías vendidas y el tiempo que tardó en venderse.

El proveedor que se elija tiene que ser el que ofrece mejor precio, mejor calidad, tiempo de entrega y forma de pago. Siempre teniendo cuando menos dos proveedores de una misma mercancía.

Para realizar una buena compra se tiene que comprar en las cantidades estrictamente necesarias, revisar el tiempo de recepción, condiciones de envío, formas de pago siempre y cuando ajustándose a las necesidades de la empresa.

Abrir y contar las cajas que contengan mercancía al momento de revisarla y verificarla contra el pedido, si faltaran piezas o viniera alguna rota, restarla con tinta de la factura o nota de remisión.

Guardar todas las facturas que le sean entregadas en un fólder especialmente para todos estos papeles.

Se deberá cerciorar que al comprar la mercancía y sea recibida, inmediatamente revisar y verificar que sea a cantidad que esta anotada en la factura, en caso de haber algún faltante, comunicárselo enseguida al proveedor.

g) COMPRAS A CRÉDITO En este aspecto, al preguntarles a los dueños de las misceláneas acerca de la problemática y experiencias, se proponen las siguientes alternativas: OBJETIVO

Adquirir los productos de la calidad adecuada, en el momento adecuado y al precio adecuado con el proveedor más apropiado; pagándola en el mayor tiempo posible.

Se efectúan con la finalidad de que el dinero que se va a utilizar en la compra se pueda utilizar en otra cosa del negocio.

Es muy importante establecer las condiciones con el proveedor que se realice la compra, tanto en cuestiones de pago como el crédito en días que está otorgando y la fecha de pago, así como seriedad del proveedor, revisando la puntualidad con la que se entrega la mercancía y si cumple con lo convenido en el pedido.

Siempre estableciendo con el proveedor, las condiciones de la compra antes de realizarla. Asegurarse con el proveedor de que acepta las devoluciones de mercancía.

No comprar artículos cuya caducidad este próxima, ya que puede ser que no se vendan o bien acordar con el proveedor que si no se vende se le será devuelta.

En cada pago asegurarse de que den un recibo o bien, lo apunten en el original de la factura, y al terminar de hacer todos los pagos, deberá ser devuelta la factura original, y ésta deberá guardarse en un fólder con las otras facturas.

Es importante considerar, desde el punto de vista financiero que todo proveedor que nos otorga crédito nos está cargando un interés en el precio, sin mencionarlo y sin contabilizarlo como tal, la prueba de ello y la determinación de lo que nos está cargando es el descuento por pronto pago que nos ofrece.


h) PERSONAL Se debe considerar los miembros de la tienda como elementos importantes para llevar a cabo los planes; así como también que estos se encuentren satisfechos y conformes de la labor que realizan.

OBJETIVO Asignar entre los miembros de la tienda las actividades que se deberán de llevar a cabo. También se pretende que entre todos realicen la labor de limpieza de la tienda, para que se convierta en un hábito.

i) IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES En este sentido, los encuestados manifestaron que en despachos de contadores les apoyaban a declarar y hacer los pagos a autoridades municipales y estatales, y que sólo entregaban los comprobantes de sus operaciones cada mes.

j) POLÍTICAS DE OPERACION Estas definen el área de trabajo para la toma de decisiones, fijando la manera en cómo se han de llevar a cabo las actividades. A continuación se presenta una propuesta de los posibles lineamientos que se deberán llevar a cabo tanto el dueño como los miembros de la tienda.

Dueño de la tienda

• El dueño del negocio será el responsable de repartir las actividades de la tienda, entre los miembros, tomando en cuentas las habilidades de cada uno para desempeñarlas.

• El dueño del negocio deberá dar a los miembros de la tienda (familiares) el beneficio que todos están recibiendo.

• Es responsabilidad del dueño de la tienda comunicar a las personas de cualquier cambio que se habrá de llevar, tales como la ampliación del horario de servicios, ampliación de líneas de productos, cambios en los precios de los productos, reacomodo de la tienda, etc.

• El dueño del negocio deberá informar a los miembros la manera correcta en cómo han de llevar a cabo sus actividades asignadas.

• El dueño del negocio deberá asignar una cantidad a retirar del corte de caja y mercancías para uso de personal, tomando en cuenta la venta diaria, semanal o mensual.

• En caso de contar con personal externo, deberá fijar un pago por la labor asignada, nunca inferior al salario mínimo de la región.

Miembros de la tienda

• Es responsabilidad de los miembros de la tienda cumplir con el horario de trabajo.

• Es responsabilidad de los miembros de la tienda mantenerla limpia y ordenada para encontrar fácilmente lo que el cliente requiere.


• Es responsabilidad de los miembros de la tienda realizar las actividades de manera ordenada.

• Es responsabilidad de los miembros de la tienda llevar un registro que contenga el total de la mercancía tomada para el uso personal.

• Los miembros de la tienda deberán mostrar una imagen agradable a los clientes.

• Los miembros de la tienda deberán ponerle la atención adecuada a cada uno de los clientes.

En lo que se refiere a la cantidad de dinero asignada para uso familia, se deberá tomar en cuenta la suma tanto en efectivo como el importe de la mercancía que se tome para la casa.

Se llevará un registro de mercancía que se tome para la casa mencionando su importe.

k) ASIGNACION PARA GASTOS FAMILIARES El dueño de la tienda deberá dar a conocer a los miembros el beneficio del buen funcionamiento de la misma, así como también es importante valorar las actividades de cada uno.

Cuando los miembros de la tienda se sientan importantes, llevaran a cabo un mejor trabajo, ya que en la tienda actúan como trabajadores y nó como hijos ó esposos.

Es necesario recibir motivación tanto económica como moral, para que todos se encuentren identificados con la tienda y así se puedan lograr los objetivos propuestos en la etapa de planeación, para ello se recomienda asignar cuota semanal para gastos personales de miembros de la familia.

l) PAGO A EMPLEADOS En caso de que se contratara a personas diferentes a la esposa (o) e hijos, la Ley Federal del Trabajo establece que los pagos a los trabajadores deberán realizarse semanalmente tomando en cuenta las actividades asignadas a los trabajadores, pero nunca menor al salario mínimo, deberá tomar en cuenta pago en efectivo, IMSS, prima vacacional, día de descanso, aguinaldo.

Serán obligaciones de los dueños de la tienda:

• Cumplir con las normas de dicha ley.

• Pagar a los trabajadores la cantidad asignada.

• Guardar a los trabajadores respeto, absteniéndose de maltrato de palabra o de obra.

• Otorgar a los trabajadores el tiempo necesario para el ejercicio del voto en las elecciones populares y para el cumplimento de los servicios de jurados electorales y censales.

• Proporcionarle a los trabajadores un lugar de trabajo seguro.

• Proporcionar a las mujeres embarazadas la protección que establezcan los reglamentos, establecidos en la Ley Federal del Trabajo.


Serán obligaciones de los trabajadores:

• Cumplir las normas de trabajo que aplique el patrón.

• Ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenido.

• Observar buenas costumbres durante el servicio.

• Darle a conocer al patrón las enfermedades contagiosas o peligrosas.

CONCLUSIONES Una de las grandes tareas ha sido el buscar que de manera equilibrada, las pequeñas organizaciones permanezcan toda vez que las grandes corporaciones y cadenas de autoservicio han propiciado el cierre de innumerables negocios enfocados al autoservicio en el ramo del abarrote, prueba de ello, es la enorme cantidad de tiendas y cadenas de autoservicio además de los supermercados de capitales internacionales que abaten de manera discriminada la inversión de comerciantes que optan por cerrar sus negocios por falta de competitividad y ventas toda vez que impera el monopolio comercial que aleja la inversión y provoca desempleo.

Con la presente propuesta, se confirma la hipótesis de la investigación y se apuesta socialmente a la permanencia de las tiendas enfocadas al sector abarrotero –misceláneas, autoservicios y tiendas de abarrotes-, que generan riqueza, empleo y crecimiento de la población en su microeconomía.

De ahí la importancia que fortaleciendo de manera práctica, efectiva y estratégica que representa el contenido de la presente ponencia, se logre con ello alcanzar el reordenamiento y la organización mediante el proceso administrativo que permita la subsistencia efectiva de las misceláneas que atiende el presente trabajo.

Considerando que uno de los indicadores que propician el cierre de las misceláneas ha sido la falta de administración, el presente trabajo permite plantear, de manera sencilla y estratégica, la forma de abatir esta deficiencia por un lado y por otro, apoyar la permanencia de las pequeñas tiendas en la ciudad de Celaya, Gto. Minimizando su mortandad.

Finalmente deseamos poner en letras de oro, la máxima que algún encargado de miscelánea nos dijo:

“MIENTRAS LOS ESTANTES ESTEN LLENOS Y HAYA DINERO EN EL CAJÓN LA TIENDA VA BIEN”

Fuentes Consultadas. [1] Arens Alvin A, et al (2007)Auditoría, Un enfoque integral, Edit. Pearson [2] Archundia F. Emigdio(2010) El Impacto tributario de la Economía informal en México.

Tesis Doctoral. http://www.eumed.net/tesis/2010/eaf/index.htm [3] Código Fiscal para el Estado de Guanajuato (2008) [4] Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato. [5] Manual CEPYME Universidad de Guanajuato. [6] Mira Navarro, J.C.: (2006) Apuntes de auditoría, Edición electrónica gratuita. Texto

completo en www.eumed.net/libros/2006a/


[7] Regalado H. Rafael (2007) Coordinador. Las Mipymes en Latinoamérica Tomo I, Edit. Universidad de Guanajuato.

[8] Regalado H. Rafael (2006) Apuntes de Auditoría Administrativa. Instituto Tecnológico de Celaya.

[9] Rue, Leslie y Byars, Lloyd (1995) Administración, Teoría y aplicaciones. Edit. Alfaomega.

operaciÓn, organizaciÓn y funcionamiento de...

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