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Nombre del Proceso: EVALUACION Y

SEGUIMIENTO

Código: ES-P03-F10

Versión:02

INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Vigencia desde: 01/02/2016

1. Introducción y alcance El trabajo que se presenta a continuación estuvo enfocado en la evaluación de la “Estrategia de Rendición de Cuentas (RdC) de la Defensoría vigencia 2016” presentado en el cronograma de Estrategia Anticorrupción y Atención al Ciudadano. La información con la que se desarrolló el trabajo fue tomada de la página web de la entidad y solicitudes que se hicieran a través de mensajes electrónicos a diferentes dependencias de la entidad. La evaluación se estructuró conforme a los lineamientos establecidos por la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública “Manual Único de Rendición de Cuentas” La estrategia de RdC se encuentra enmarcada dentro de la Constitución Nacional; directrices de Gobierno en Línea (Decreto 2693 de 2012), Sistemas de Servicio al ciudadano, Manual de RdC expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública; protocolo para la RdC CONPES 3654 de 2010, Ley 1474 de 2011, Decreto 19 de 2012; Ley 1712 de 2014, Decreto Nacional 103 de 2015, entre otros

2. Objetivo Evaluar la formulación de la estrategia de Rendición de Cuentas vigencia y su ejecución e implementación vigencia 2016, con el fin formular las recomendaciones en aras de optimizar el ejercicio hacia futuros eventos, mediante los parámetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

3. Desarrollo Evaluación de la construcción y ejecución de la estrategia Inexistencia de una guía que indique como lograr los objetivos de la RdC, siendo importante tener en cuenta que la estrategia contribuirá a promover y garantizar los mecanismos adecuados de dialogo e información entre la entidad y los ciudadanos con el fin de suscitar el control social, convirtiéndose en proceso permanente en el tema de RdC. 3.1 Verificación de las fases para la construcción de la Estrategia de RdC. Fase 1: Análisis del estado de RdC de la Entidad


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● Diagnóstico: la Oficina de Control Interno evaluó la RdC de la vigencia 2015 y generó recomendaciones para ser tenidas en cuenta en el diseño de la estrategia para las siguientes RdC, destacándose: lograr la participación en las audiencias de ciudadanos; divulgar de manera simultánea a través de varios medios de comunicación la RdC cumbre; mejorar la interacción en línea con la ciudadanía; divulgar actas de compromiso de las diferentes audiencias; mejorar la estrategia de comunicación; fortalecer los espacios de diálogo con los asistentes durante el evento; mejorar la selección de acciones para promover y realizar el diálogo tanto a nivel regional y nacional, así como la selección de acciones para generar incentivos; en la transmisión de la RdC contar con la presencia de un intérprete en lenguaje de señas (Ley 1346 de 2009), entre otros. ● Caracterización de los grupos de interés: al no estar diseñada la estrategia de RdC, no se incluyó la identificación de las particularidades, necesidades, expectativas y preferencias de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés con los cuales interactúa la entidad en cada una de las regionales y el nivel central, con el fin de segmentarlos en grupos que compartan atributos similares y a partir de allí gestionar las acciones para el diseño de la estrategia de Rdc que incluyera acciones pertinentes en materia de información, diálogo e incentivos (canales sobre los que se debe priorizar las acciones para la RdC). ● Necesidades de información: la caracterización de los ciudadanos permite fortalecer las estrategias de comunicación idóneos para la interlocución, puesto que se tiene conocimiento de las particularidades socioculturales, tecnológicas y geográficas, evento que conlleva a identificar los temas sobre los cuales se debe hacer un mayor énfasis en el ejercicio de RdC. No obstante, la entidad realizó un inventario al interior de cada una de las dependencias conforme a la Ley de Transparencia de la información, compilando en una base de datos de Excel, ver enlace http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/, ítem “Instrumentos de Transparencia Activa”. ● Capacidad operativa y disponibilidad de recursos, al no existir la guía de acción para el tema de RdC, no se pudo evidenciar los recursos asignados para el tema de Rendición de Cuentas a nivel Regional y Central (inventario de recursos físicos, financieros y humanos; identificación de recursos faltantes y búsqueda de recursos). Fase 2. Diseño de la estrategia: inexistencia de documento que evidencie la estrategia: definición del objetivo general y específicos; selección de acciones para divulgar la información documental; Selección de acciones para promover el diálogo; selección de acciones de incentivos, entre otros.

http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/


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Fase 3. Ejecución e implementación Componente 1: Acciones para la generación y divulgación de información ● Preparar e identificar la información: la entidad cuenta con una carpeta denominada “Registro de activos de información” cuyo contenido está clasificado en: Registro de Activos de Información¸ Índice de Información Clasificada y Reservada; Esquema de publicación de información y Datos abiertos (ver enlace: http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/) ● Elaboración de informes: Generaron datos y contenidos que dan cuenta de la gestión, desde la fase de planeación hasta el control y evaluación, citándose:

- Avances del Plan Operativo Estratégico y Plan de Acción Anual, enlace

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1143/Gesti%C

3%B3n-estrat%C3%A9gica.htm, último corte abril de 2016 y avance del Plan de Acción

Anual con corte al mes de mayo de 2016.

Informes de Gestión:

- Talento Humano en página web de la entidad, en el link dependencias \ Subdirección

de Talento Humano; en el enlace: file:///C:/Users/santiago/Downloads/Informe%20Pormenorizado%20Tercer%20Cuatrimestre%20Septiem

bre%20-%20Diciembre%202015.pdf se publica de manera cuatrimestral el informe de

gestión de la Subdirección de talento Humano (distribución de la planta de personal,

asignada, ocupada y vacante; movimientos de la planta de personal; avances en el

programa de Bienestar Social y Laboral; el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el trabajo; Plan de capacitación Formación en el trabajo; tramite de

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1143/Gesti%C3%B3n-estrat%C3%A9gica.htm

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1143/Gesti%C3%B3n-estrat%C3%A9gica.htm


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incapacidades; hojas de vida; política de la convivencia laboral; programa de

bienestar social y laboral; plan anual de vacantes, entre otros).

- Ejecución presupuestal: enlace:

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1146/Planeac

i%C3%B3n-presupuestal.htm, detallándose la apropiación vigente, CDP, Obligaciones,

órdenes de pago, entre otros.

- Contratación, enlace http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/

- Atención al ciudadano, enlace http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/

“Atención a la ciudadanía”, se contextualiza la forma de presentar peticiones,

sugerencias, quejas, reclamos y denuncias, así como el consolidado de los informes

trimestrales con relación a las PQRSDF.

- Gestión Documental, enlace http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/

“Gestión Documental”.

- Impactos de la gestión: enlace http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/

“publicaciones”, informes al Congreso sobre la Gestión institucional, informes

defensoriales, informes de ley, entre otros.

- Acciones de mejoramiento: planes de mejora producto de las auditorías

desarrolladas por la Oficina de control interno, enlace

http://www.defensoria.gov.co/public/manualdeprocesosyprocedimientos/agosto5de

2016/LISTADO%20MAESTRO%20DE%20DOCUMENTOS/EXTERIORES/PLAN%20DE%20MEJO

RAMIENTO/LMPM.htm

Informe pormenorizado del Sistema de Control Interno: La Oficina de Control Interno, en cumplimiento a lo establecido en el párrafo tercero del artículo noveno de la ley 1474 del 2011, publica el informe cuatrimestral en el enlace http://www.defensoria.gov.co/es/public/despachodeldefensor/1273/Oficina-de-Control-Interno.htm “informe pormenorizado del estado de control interno”. ● Actualización sede electrónica: La información publicada, obedece a lo dictaminado por la Ley 1712 de 2014 Transparencia y Derecho al Acceso a la información (reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015). No obstante, con el fin de mejorar la interacción entre el ciudadano y la entidad se sugiere que los documentos publicados se les abra un espacio de “comentarios” para que el ciudadano tenga la oportunidad de interactuar realizando observaciones a lo publicado. El anuncio de la Rendición de cuentas tanto de cuentas Administrativas como misional, se realizó a través de mensajes electrónicos y revista virtual “paloma mensajera” a funcionarios y organizaciones sociales, a través de mensajes electrónicos e invitaciones físicas a entidades del Sector Público del orden nacional.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1146/Planeaci%C3%B3n-presupuestal.htm

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1146/Planeaci%C3%B3n-presupuestal.htm




http://www.defensoria.gov.co/public/manualdeprocesosyprocedimientos/agosto5de2016/LISTADO%20MAESTRO%20DE%20DOCUMENTOS/EXTERIORES/PLAN%20DE%20MEJORAMIENTO/LMPM.htm



http://www.defensoria.gov.co/es/public/despachodeldefensor/1273/Oficina-de-Control-Interno.htm

http://www.defensoria.gov.co/es/public/despachodeldefensor/1273/Oficina-de-Control-Interno.htm


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Del mismo modo, se evidenció el uso de las redes sociales para tener un contacto directo con los ciudadanos y conocer sus inquietudes y necesidades. Crearon un espacio virtual obteniendo de allí la información, dándose la oportunidad al ciudadano de manifestar sus temas de preferencia. Inicialmente generaron expectativa para publicar posteriormente el formulario, el cual se colgó en la página web institucional www.defensoria.gov.co desde el 11 de julio hasta el 19 de julio.

Encuesta publicada:

http://www.defensoria.gov.co/


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Concluyéndose que la encuesta estuvo focalizada con la competencia de la entidad y con las temáticas tratadas en el tema misional. Se trascriben las visitas:


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Listado de quienes participaron en el diligenciamiento de la encuesta


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La entidad cuenta con canales de participación, citándose entre ellos el correo electrónico, página web con un link denominado http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/ “Transparencia y acceso a la información”; correo electrónico [email protected] sin ser de exclusividad del tema de Rendición de Cuentas; atención telefónica con línea gratuita nacional y las cuentas oficiales en las redes sociales. Concluyéndose que la consulta sobre los temas de interés a la ciudadanía se limitó a la aplicación de la encuesta, haciéndose necesario articular la información recogida a través de los encuentros sociales. Importante mejorar la estrategia de comunicación con miras a incrementar la participación de los ciudadanos a las Audiencias y no solamente tener en cuenta la página web, sino también otros medios de comunicación (cadenas radiales por el ámbito de cobertura y periódicos de amplia circulación nacional, entre otros). Componente 2: selección de acciones para promover el diálogo. - Espacio de Diálogo a través de medios tecnológicos: Redes sociales y mensajes

electrónicos

Se estableció que las Delegadas realizaría encuentros sociales para entablar diálogo con los usuarios (verificándose aleatoriamente con las Delegadas de Salud, Alertas Tempranas y Victimas, obteniéndose respuesta de: - Defensora Delegada para la Orientación y Asesoría a las Víctimas del Conflicto Armado: observaron que de manera directa no realizaron el ejercicio, pero que sin embargo en la mesa nacional de participación efectiva de las víctimas en la que ejercen la Secretaria Técnica entregaron un informe de la gestión de la Delegada. - Delegada de Salud: en su gestión como delegada se evidenció que realizaron visitas a centros de salud, convocaron a comités, participaron en eventos, entre otros.


mailto:[email protected]


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Los encuentros no pueden ser vistos como una transferencia de información en una sola vía, sino como una interacción comunicativa entre la entidad y los ciudadanos en los que se busca tanto la satisfacción de necesidades, como la garantía de derechos y el cumplimiento de deberes (instituto Caro y Cuervo, página 4). Concluyéndose la no existencia de dialogo en la RdC por cuanto se refiere a que después de entregar información, se deben dar explicaciones y justificaciones o responder a las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios Para tener un diálogo claro con el ciudadano es indispensable conocer el componente social al que pertenece (edad, género, clase). . Analizar y clasificar las PQRSDF para identificar inquietudes y temas de interés para la ciudadanía: en el enlace http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/PQRSDF_ABRIL_MAYO_2016.pdf se evidenció que la entidad ha venido emitiendo los informes de PQRSDF de manera bimestral. Elemento incentivos: enviaron mensaje electrónico a los buzones de los funcionarios de la entidad el 24/06/2016 con el fin de mejorar el comportamiento de los servidores públicos en el tema de RdC, a través de la consulta de la revista virtual Paloma mensajera el documento denominado “Bases para la Rendición de Cuentas”.

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/PQRSDF_ABRIL_MAYO_2016.pdf


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Para el acceso a la revista virtual “Paloma Mensajera” se debe realizar con clave asignada, es decir el ciudadano no tiene el ingreso permitido, siendo importante que la entidad refuerce el comportamiento tanto de los servidores públicos y ciudadanos hacia el proceso de RdC, llevando a cabo gestiones que contribuya a la interiorización de la cultura de RdC y la motivación de rendir cuentas por parte de los servidores públicos y de exigir cuentas por parte de la ciudadanía. No se evidenció incentivos que estuvieran orientados a motivar y promover comportamientos institucionales para la cualificación de los procesos de RdC mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de experiencias. Ahora bien, dentro de los encuentros se estableció la Audiencia pública, siendo uno de los espacios de la Rendición de Cuentas, de encuentro y reflexión final sobre los resultados de la gestión en un período determinado, para el efecto se realizaron las jornadas de cuentas administrativas y misional. En la página web institucional se dispone de un espacio para informar a la ciudadanía en el tema de RdC


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Se verificó la invitación a las veedurías ciudadanas en cumplimiento de los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 850 de 2003, de los artículos 34 y 35 de la Ley 489 de 1998, del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y del artículo 91 de la Ley 136 de 1994. Para la rendición de cuentas administrativas, el mensaje electrónico se envió el 24 de junio de 2016 y la Rendición se realizó el 22 de julio de 2016. Las invitaciones se realizaron a través de mensaje electrónico el 22 de julio de 2016


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La fecha de realización de la Audiencia estaba inicialmente para las 08:30am postergándose para las 10:30am, informándose sobre el asunto a los correos de los funcionarios. Para el tema misional presidida por el Señor Defensor entregaron invitaciones físicas a las entidades del sector público de orden nacional, adicionalmente allegaron por correo electrónico al directorio de organizaciones sociales que apoyan la gestión de la Entidad y a los funcionarios de la Entidad:


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Se realizó difusión a través de las redes sociales:


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“La Rendición de Cuentas del Defensor del Pueblo se transmitió en vivo vía streaming a través del sitio web de Canal Institucional (http://www.canalinstitucional.tv/ ) y el sitio web de la Defensoría del Pueblo (www.defensoria.gov.co) y por medio de las redes sociales Facebook y Twitter de la Entidad”.

“La Rendición de Cuentas administrativa se difundió a través de las redes sociales Facebook, Twitter y YouTube, y cuyas memorias fueron divulgadas en el sitio web y la intranet Paloma Mensajera”. El video de la Rendición de Cuentas de Asuntos Administrativos se halla en el


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enlace: https://www.youtube.com/watch?v=f41QdiSe3Zw y el de cuentas misional https://www.youtube.com/watch?v=PAfmKqymIOM. Indicadores Rendición de Cuentas Administrativas: Twitter: Se publicaron 4 tweets que generaron 14 interacciones y 20.489 impresiones. Facebook: Se publicaron dos post que obtuvieron 585 interacciones y 7.500 impresiones. YouTube: El video de las memorias de la Audiencia fue reproducido 448 veces por los usuarios. Indicadores rendición de Cuentas Defensor del Pueblo Twitter: Se publicaron 34 tweets que obtuvieron 1.092 interacciones y 69.105 impresiones. Facebook: Se publicaron 6 post que obtuvieron 1.309 interacciones y 23.500 impresiones. Tweet con más interacciones Alcance del Tweet: 2.253 impresiones y 77 interacciones. Las preguntas realizadas por los ciudadanos a través de las redes sociales de la Entidad durante la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2016 fueron respondidas en tiempo real por la Dra. Susana Rodríguez y la Dras. Nigeria Rentería; respuestas que fueron transmitidas en vivo y en directo a través de Canal Institucional. Verificación de los registros por la actividad de Rendición de Cuentas: Como los resultados de todas las acciones se deben registrar en un documento memoria y publicarse para conocimiento de la ciudadanía en la página web de la entidad, se constató la existencia de la memoria que realizase el Señor Defensor del Pueblo, haciendo falta la memoria de la jornada de RdC administrativas y de cada una de las regionales. En los espacios de diálogo se dieron evaluaciones por parte de los ciudadanos, constituyéndose en insumo para retroalimentar la gestión y mejorarla. Evaluación externa de la Rendición de Cuentas En el desarrollo de las Rendiciones de cuentas tanto administrativas como misional se realizó entrega de encuestas para evaluar la ejecución de la misma.

https://www.youtube.com/watch?v=f41QdiSe3Zw

https://www.youtube.com/watch?v=PAfmKqymIOM


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Resultados Rendición de cuentas misional, presidida por el señor Defensor:


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Al finalizar el evento se recibieron 25 encuestas de las cuales el 88% estuvo diligenciada por funcionarios. El medio por el cual se enteraron de la realización de la Rendición de Cuentas fue el correo electrónico con un 63.33%, seguido de la página web. El 91.67% consideró que la explicación inicial sobre el procedimiento de las intervenciones en la jordana de la RdC fue clara, así como el 75% consideró que se dio una explicación suficiente sobre los canales habilitados para participar. Quienes diligenciaron la encuesta consideraron en su totalidad que la información presentada durante la jornada respondió a los intereses, sin embargo, el 56% observó que no había consultado la información antes de la Rendición de cuentas. Como la RdC no debe ser una transmisión unilateral de información y no se trata de mostrar tan solo los aciertos, el 52% de los encuestados percibieron que se dio a conocer los aciertos, mientras que el 48% que no se habló de los errores y limitaciones en el desarrollo de la gestión. El 80% de los encuestados considera que su participación en el control de la gestión pública es muy importante. Del mismo modo, el 52.38% consideró que existió participación y momentos de diálogo y el 56% que el tiempo programado para realizar el encuentro fue suficiente. En último lugar, todos los encuestados consideraron que participarían nuevamente de una jornada de RdC de la entidad. Resultados Rendición de cuentas Administrativas, presidida por el señor Secretario General.


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El 100% de quiénes diligenciaron la encuesta correspondió a funcionarios, enterándose del evento el 63% a través de mensaje electrónico. Consideraron que la explicación inicial en un 92.59% fue clara sobre el procedimiento de las intervenciones en la jornada. El 88.46% consideró que los canales de participación habilitados en la jornada de Rendición de Cuentas fueron suficientes para los ciudadanos. Consideró la mayoría que la información presentada en la RdC respondió a los intereses. Sin embargo, el 62.96% no consultó la información sobre la que se realizó la jornada de rendición.


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En los temas tratados el 92.31% consideró que se dio a conocer el estado de los contratos ejecutados, en ejecución y proyectados en relación con las metas institucionales. El 59.26% consideró que su participación en el control de la gestión pública es muy importante, observando el 73.91% la existencia de momentos de diálogo y un 66.67% un tiempo adecuado para realizar el encuentro.

4. Conclusiones 1- Inexistencia de una guía que indique como lograr los objetivos de la RdC vigencia 2016

(capacidad operativa y disponibilidad de recursos, entre otros).

2- Ausencia de caracterización de los grupos de interés: identificación de las

particularidades, necesidades, expectativas y preferencias de los ciudadanos, usuarios

o grupos de interés con los cuales interactúa la entidad en cada una de las regionales

y el nivel central, con el fin de segmentarlos en grupos que compartan atributos

similares y a partir de allí gestionar las acciones para el diseño de la estrategia de

RdC , incluyendo acciones pertinentes en materia de información (Falta de una

estrategia de comunicación y por ende canales sobre los que se debe priorizar las

acciones para la RdC); diálogo e incentivos (Inexistencia de incentivos que estuvieran

orientados a motivar y promover comportamientos institucionales para la cualificación

de los procesos de RdC mediante la capacitación, el acompañamiento y el

reconocimiento de experiencias).

3- La consulta sobre los temas de interés a la ciudadanía se limitó a la aplicación de la

encuesta, haciéndose necesario articular la información recogida a través de los

encuentros sociales e incorporar esas temáticas con mayor énfasis en la RdC cumbre.

4- Un 52% de los asistentes, observaron durante el desarrollo de la Rendición de Cuentas

del Señor Defensor del Pueblo, se señalaron solo los aciertos de la entidad.

5. Recomendaciones 1- Definir una estrategia para la Rendición de Cuentas de la entidad, tomando como

referente el Manual Único de Rendición de Cuentas elaborado por la Secretaría de

Transparencia de la Presidencia del República, Departamento Administrativo de la

Función Pública y Departamento Nacional de Planeación.


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2- Incorporar con mayor énfasis, en las temáticas de la RdC cumbre los temas de interés

de los ciudadanos.

3- Dar a conocer no solo los aciertos de la entidad, sino también los desaciertos en los

momentos cumbre.

Nota: la publicación busca fortalecer la evaluación de la Rendición de Cuentas y recibir observaciones de parte de la ciudadanía en general, en el correo electrónico: [email protected] ORIGINAL FIRMADO Proyectó: Doris Ramirez Medina Revisó: Luis Joaquín Ramos Calle -Jefe Oficina de Control Interno Fecha de elaboración: 02 de septiembre de 2016

mailto:[email protected]

nombre del proceso: evaluacion y seguimiento vers … · informe de evaluaciÓn y seguimiento...

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