PLANEACIÓN

NATURALEZA DEL ESTUDIO

Auditoría administrativa a la empresa Ejemplo de S.A. de C.V.

ALCANCE

Se pretende llevar a cabo un análisis de toda la empresa para identificar las áreas con mayor problemática y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar la situación actual, por lo que el alcance de esta auditoría es integral.

OBJETIVOS

1. Brindar a la empresa Ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento,

2. Establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño organizacional,3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la

empresa y,4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el

mercado.

ESTRATEGIA

Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para estimular el trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los recursos de los que dispone para llevar a cabo sus actividades.

JUSTIFICACION

Detener la pérdida de clientes y del segmento de mercado en que participa la empresa, así como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participación de la empresa en el mercado.

ACCIONES

1. Formalizar la aplicación de la auditoría,2. Establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución,3. Consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología,4. Derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada función del

proceso y elemento bajo revisión y,5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementación y efectuar su

seguimiento.

RECURSOS

Integración de un equipo de ocho auditores (todos ellos estudiantes de octavo semestre de la asignatura Auditoría Administrativa en la Licenciatura de Administración) y definición de los requerimientos materiales y tecnológicos necesarios.

COSTO

El trabajo se llevará a cabo de manera totalmente gratuita, salvo el caso en que la empresa auditada desee realizar alguna aportación de manera voluntaria a manera de donativo para la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM.

RESULTADOS ESPERADOS

1. Fortalecer adminstrativamente a la empresa,2. Dotarla de los instrumentos idóneos para mejorar su rendimiento,3. Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y,4. Elevar la competitividad de la empresa.

INFORMACION COMPLEMENTARIA

Recopilación y revisión de todo el material normativo, administrativo y funcional de la empresa como son manuales, procedimientos, estados financieros, etc.

EXAMEN

De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realizó un estudio de la información captada, lo que se tradujo en la determinación de los criterios y elementos de decisión necesarios para la emisión de juicios sustentados en los resultados alcanzados.

Con este fin, en forma individual y en equipo, los auditores basados en sus conocimientos, hicieron uso de las técnicas de análisis administrativo y plasmaron sus observaciones y conclusiones en los papeles de trabajo.

Es necesario recalcar, que el bloque de técnicas de análisis administrativo que regularmente facilitan el estudio de una organización no siguen una secuencia aislada, esto es, no se tiene que seleccionar una y agotarla en forma independiente de las demás, sino que se interrelacionan para llegar a conclusiones más estructuradas y mejor sustentadas.

Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso administrativo, lo que facilitó la organización del rango aceptable para cada función revisada.

De acuerdo con los resultados obtenidos se determinó la evaluación siguiente para cada puesto:

DIRECCION GENERAL

La dirección general presenta un funcionamiento "regular" ya que de acuerdo a la evaluación realizada en los cuatro factores (planeación, organización, dirección y control) se detectaron algunas deficiencias como las que se mencionan a continuación:

En planeación su funcionamiento es muy pobre debido a que sólo acumula 117 puntos de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dándole una calificación de "mal".

En organización se encontró que está funcionando de manera "regular" al acumular 5 puntos de 12 posibles.

En dirección está operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con los que ha sido evaluado este factor.

En control también opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace que en suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para darle un funcionamiento "regular".

CONTADOR

El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificación de "mal" tras realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes mencionados.

En el factor uno planeación su funcionamiento es "malo" al sumar sólo 12 puntos de un total de 36.

En el factor dos organización opera de manera "regular" contando con 7 puntos de los 12 que suma en su totalidad el factor.

En el factor tres dirección su funcionamiento también es "regular", puesto que sólo acumula 10 puntos de un total de 16.

El factor cuatro control también opera "mal" al sólo sumar 10 puntos de 24 posibles; lo que en términos generales le da una suma de 345 puntos.

PROMOTOR DE VENTAS

El puesto de promotor de ventas presenta un funcionamiento calificado como "malo" tras la suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditoría administrativa.

El factor uno sólo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal". El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un

funcionamiento "regular". El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y

lo posicionan en "regular". El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo

que suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles.

SECRETARIA

El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total de su puntaje en los cuatro factores.

El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24 posibles.

El factor dos acumula también 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle como "regular".

El factor tres se encuentra "muy mal" al sólo sumar 13 puntos de 20 que suma en su totalidad.

El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho puntos de 12 posibles. Todo esto hace que sólo acumule 120 puntos de los 200 que tiene en su totalidad el puesto.

GERENTE DE VENTAS

Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar a cabo la sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores evaluados.

El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar sólo con 13 puntos de 36 posibles.

El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles. El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de

los 16 que suma el factor en su totalidad.

El factor cuatro también se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que totaliza el factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de 1400 posibles.

TODA LA EMPRESA

En términos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento "regular" toda vez que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que representa un 50.55% del 100% que significan los 4000 puntos obtenidos al sumar la totalidad de la empresa.

A continuación se presenta la gráfica de Gantt que se sigue durante la auditoria Administrativa a la empresa.

EVALUACIÓN

Las siguientes tablas representan la evaluación gráfica que se realizó a toda la empresa en general, así como a cada uno de los integrantes de la empresa, con la finalidad obtener datos importantes para su evaluación final, la cual se muestra al final de cada puesto.

Toda la Empresa                 Muy Bien Bien Regular Mal Muy Mal    x4 x3 x2 x1 x0

1 Planeación 1620 1215 810 405 02 Organización 840 630 420 210 03 Dirección 620 465 310 155 04 Control 920 690 460 230 0

  Total 4000 3000 2000 1000  

Ponderación de Puestos     Puesto   PorcentajeDirectora General 25Contador   20Gerente de Ventas 35Promotora de Ventas 15Secretaria   5  Total 100

Determinación de Grados     

Apreciación Grados CumplimientoMUY BIEN 4 81-100%BIEN 3 61-80%REGULAR 2 41-60%MAL 1 21-40%MUY MAL 0 0-20%

Dirección GeneralMUY BIEN 250 4 1000BIEN 250 3 750REGULAR 250 2 500MAL 250 1 250MUY MAL 250 0 0

Determinación de Factores a Evaluar1 Planeación  2 Organización3 Dirección  4 Control  

Promotora de VentasMUY BIEN 150 4 600BIEN 150 3 450REGULAR 150 2 300MAL 150 1 150MUY MAL 150 0 0

ContadorMUY BIEN 200 4 800BIEN 200 3 600REGULAR 200 2 400MAL 200 1 200MUY MAL 200 0 0

SecretariaMUY BIEN 50 4 200BIEN 50 3 150REGULAR 50 2 100MAL 50 1 50MUY MAL 50 0 0

   Directora General Contador

Gerente de Ventas

Promotora de Ventas Secretaria

Toda la Empresa

1 Planeación 100 70 150 70 15 405

2 Organización 25 10 100 50 25 210

3 Dirección 100 20 25 10 0 155

4 Control 25 100 75 20 10 230

  Total 250 200 350 150 50 1000

Gerente de VentasMUY BIEN 350 4 1400BIEN 350 3 1050REGULAR 350 2 700MAL 350 1 350MUY MAL 350 0 0

Totales por EmpresaDirectora General 584   4000-100Gerente de Ventas 688   2022-XPromotora de Ventas 293    Contador   345   X=50.55%Secretaria   112   REGULAR  Total 2022    

Gerente de Ventas    Muy Bien Bien Regular Mal Muy Mal    x4 x3 x2 x1 x0

1 Planeación 600 450 300 150 02 Organización 400 300 200 100 03 Dirección 100 75 50 25 04 Control 300 225 150 75 0

  Total 1400 1050 700 350 0

Gerente de VentasCuestionario

Factor 1. Planeación            4 3 2 1 0

1     X    2         X3       X  4     X    5         X6         X7   X      8     X    9   X      

  0 2 3 1 3    X3 X2 X1 X0  0 6 6 1 0 Total=13

36=60013=X

X=217MAL

Factor 2. Organización            4 3 2 1 0

10     X    11     X    12   X      

  0 1 2 0 0    X3 X2      0 3 4 0 0 Total=7

12=4007=X

X=233

REGULAR

Factor 3. Dirección            4 3 2 1 0

13     X    14   X      15 X        16     X    

  1 1 2 0 0  X4 X3 X2      4 3 4 0 0 Total=11

16=10011=XX=69

REGULAR

Factor 4. Control            4 3 2 1 0

17     X    18     X    19     X    20   X      

  0 1 3 0 0    X3 X2      0 3 6 0 0 Total=9

16=3009=X

X=169REGULAR

TOTAL GERENTE DE VENTAS= 688

Evaluación Dirección General

Factor Planeación4 3 2 1 0

1 X        2       X  3       X  4       X  5         X 24 - 40'06         X 7 - X 117

Factor Organización4 3 2 1 0

7       X  8     X     12 - 1009     X     5 - X 42

Factor Dirección4 3 2 1 0

10   X      11 X        12 X         16 - 40013   X       14 - X 350

Factor Control4 3 2 1 0

14       X  15     X     12 - 10016   X       9 - X 75

 TOTAL 584 Regular

4 3 2 1 081 - 100 61 - 80 41 - 60 21 - 40 0 - 20

Planeación 400 300 200 100 0Organización 100 75 50 25 0Dirección 400 300 200 100 0Control 100 75 50 25 0

TOTAL 1000 750 500 250 0

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE CONTADOR

GRADOS DE 4 3 2 1 0CUMPLIMIENTO 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20

Muy bien Bien Regular Mal Muy malPLANEACIÓN 280 210 140 70 0ORGANIZACIÓN 40 30 20 10 0DIRECCIÓN 80 60 40 20 0CONTROL 400 300 200 100 0TOTAL 800 600 400 200 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1

PLANEACION4 3 2 1 0

1. Planeación X2. Visión X3. Misión X4. Objetivos X5. Políticas X6. Procedimientos X7. Recursos X8. Presupuestos X

0 3X1=3 2X2=4 1X5=5 0 3+4+5 = 12

32 = 2812 = 105

2. CUESTIONARIO FACTOR 2

ORGANIZACIÓN4 3 2 1 0

9. Estructura X10. Funciones X11. Personal X

1X3 = 3 2X2 = 4 0 0 4+3 = 7

12 = 407 = 23

3. CUESTIONARIO FACTOR 3

DIRECCION4 3 2 1 0

12. Línea de autoridad X13. Dirección X

14. Cambios X15. Comunicación X

0 3X3 = 9 0 1X1=1 9+1 = 10

16 = 8010 = 50

4. CUESTIONARIO FACTOR 4

CONTROL4 3 2 1 0

16. Resguardo de información X17. Resultados X18. Control de recursos X19. Registros contables X20. Ingresos mensuales X21. Egresos mensuales X

0 2X4 = 8 1X2 = 2 8+2 = 10

24 = 40010 = 167

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105ORGANIZACIÓN 23DIRECCION 50CONTROL 167TOTAL 345 MAL

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE PROMOTOR DE VENTASGRADOS DE 4 3 2 1 0CUMPLIMIENTO 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20

Muy bien Bien Regular Mal Muy malPLANEACIÓN 280 210 140 70 0ORGANIZACIÓN 200 150 100 50 0DIRECCIÓN 40 30 20 10 0CONTROL 80 60 40 20 0TOTAL 600 450 300 150 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1PLANEACION

4 3 2 1 017. Planeación X18. Visión X19. Misión X20. Objetivos X21. Políticas X22. Procedimientos X

4X1=4 2X2=4 1X1=1 0X1=0 4+2+1+0=9

24=280 (9X280)/24= 105 = MAL 9=X

2. CUESTIONARIO FACTOR 2ORGANIZACIÓN

4 3 2 1 023. Estructura X24. Funciones X25. Personal X26. Problemas X27. Condiciones de trabajo X28. Incentivos X

3X3=9 2X1=2 1X1=1 0X1=0 9+2+1+0=12

24=200 (12X200)/24=100 = 100 = REGULAR12=X

3. CUESTIONARIO FACTOR 3DIRECCION

4 3 2 1 029. Línea de autoridad X30. Dirección X31. Cambios X32. Comunicación X33. Capacitación X

4X2=8 3X1=3 2X1=2 1X1=1 8+3+2+1=14

20=40 (14X40)/20= 28 = REGULAR14=X

4. CUESTIONARIO FACTOR 4CONTROL

4 3 2 1 034. Resguardo de información X35. Resultados X36. Control de recursos X

3X3=9 9=9

12=80 (9X80)/12= 60 = BIEN 9=X

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105ORGANIZACIÓN 100DIRECCION 28CONTROL 60TOTAL 293 MAL

SECRETARIA

PLANEACIÓN

4 3 2 1 01 X         24-60

14-X 352       X   REGULAR

3       X  

4 X        

5     X    

6     X    4*2=8 0 2*2=4 2*1=2 0

ORGANIZACIÓN

4 3 2 1 01   X       24-100

14-X 58.32     X     REGULAR

3   X      

4     X    

5   X      

6       X  0 3*3=9 2*2=4 1*1=1 0

DIRECCIÓN

4 3 2 1 01 X         20-100

13-X 02   X       MUY MAL

3       X  

4     X    

5          1*4=4 2*3=6 1*2=2 1*1=1 0

CONRTOL

4 3 2 1 01   X       12 40

8-X 26.62   X       REGULAR

3     X    0 2*3=6 1*2=2

119.9 REGULAR

SECRETARIA 4 3 2 1 081-100 61-80 41-60 21-40 0-20

PLANEACIÓN 60 45 30 15 0ORGANIZACIÓN 100 75 50 25 0DIRECCIÓN 0 0 0 0 0CONTROL 40 30 20 10 0TOTAL 200 150 100 50 0