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Métricas de Surtido de PedidosDé los Primeros Pasos con las Tres Métricas Principales y Mejore el Desempeño de Surtido de Pedidos
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Tabla de contenidos1
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Métricas de Surtido de Pedidos
Las Tres Métricas Principales y lo Que nos Indican
Pautas Generales Para la Medición
Lo Que nos Indican las Cifras, y las Medidas Que Puede
Tomar Para Mejorar el Desempeño de Surtido de Pedidos
Mejorar la Precisión de Pedidos
Mejorar la Tasa de Selección de Producción
Mejora de los Tiempos de Ciclos de Pedidos
En Resumen
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Métricas de Surtido de PedidosDé los Primeros Pasos con las Tres Métricas Principales y Mejore el Desempeño de Surtido de Pedidos
El surtido de pedidos es el proceso más crucial
y con mayor uso de mano de obra en el centro
de distribución (DC). En un centro de costos,
el surtido de pedidos y el reaprovisionamiento
normalmente representan entre el 50 % y el
65 % del gasto de mano de obra del almacén.
Tan solo por este motivo, la mejora continua
del proceso de surtido de pedidos es esencial.
La capacidad de evaluar la productividad y la
eficacia mediante métricas de surtido de pedidos
proporciona la ruta más corta para mejorar el
desempeño y la planificación, tanto en sistemas
manuales como automatizados. Además, tal
como lo indicó el estudio más reciente de WERC,
“DC Measures 2011” (Mediciones de centros
de distribución de 2011), más empresas están
llevando las operaciones de los centros de
distribución nuevamente al personal interno, lo
que conduce a una necesidad de comprender de
manera más exhaustiva el desempeño como un
factor relacionado con la administración interna
del proceso de surtido.
En este breve informe técnico, analizaremos
los aspectos que, en nuestra experiencia,
constituyen las tres métricas principales de
surtido de pedidos desde la perspectiva del
administrador de un centro de distribución y,
asimismo, proporcionaremos pautas para la
implementación de soluciones de medición
dentro de su centro de distribución o su almacén.
Las Tres Métricas Principales y lo Que nos IndicanExisten diversas métricas que pueden utilizarse
para analizar y optimizar su sistema de surtido de
pedidos desde la perspectiva de las operaciones
internas, por ejemplo, índice de cumplimiento
de pedidos, precisión de pedidos, precisión
de líneas; tiempo de ciclos de pedidos, días de
inventario disponibles, uso del almacenamiento,
entrega puntual, costo por pedido, productividad
y utilización del sistema, entre otras.
En nuestra experiencia, de estas métricas, las
tres más importantes desde el punto de vista de
evaluar un valor de base y mejorar el desempeño
son la precisión de pedidos, la tasa de selección
de producción y los tiempos de ciclos de pedidos.
Para comenzar, definamos el significado de
estos términos.
Precisión de pedidos: esta es la proporción
entre la cantidad de pedidos finalizados sin
errores y el total de pedidos enviados, incluida la
factorización en la cantidad de casos de escasez.
Tasa de selección de producción: esta es la
proporción entre el volumen de selección y las
horas trabajadas. El cálculo es complicado, por
el hecho de que el total de horas pagadas rara
vez corresponde al total de horas trabajadas, lo
que presenta la necesidad de evaluar el tiempo
productivo frente al tiempo pagado.
Tiempos de ciclos de pedidos: se trata del
tiempo al que nos referimos cuando analizamos
la fecha de envío real frente a la fecha del pedido
de cliente.
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Pautas Generales Para la MediciónCuando se trata de medir el desempeño, incluso
el sistema manual más básico y el sistema
automatizado más sofisticado comparten atributos
en común. En cada caso, es importante incluir al
menos seis meses de datos para las operaciones no
estacionales y al menos doce meses de datos para
las operaciones con componentes estacionales. Un
programa de medición continua proporciona ayuda
para obtener un sentido de las tendencias que se
estén produciendo en la operación de surtido de
pedidos. Los proveedores más sofisticados de
sistemas de manejo automatizado de materiales
cuentan con cuestionarios detallados de análisis
operacional que pueden ayudar a completar a
la administración de los centros de distribución.
Si usted cuenta con un socio de soluciones,
pregúntele si puede ayudarlo con este proceso.
Sistemas manuales: Comience con el simple
objetivo de “hacer algo” para medir. Desde el punto
de vista de la recopilación de datos para las tres
métricas principales (precisión de pedidos, tasa
de selección de producción y tiempos de ciclos
de pedidos), esto puede incluir el total de piezas
seleccionadas/horas de mano de obra y el total
de líneas/horas de mano de obra, y también debe
incluir el total de horas de selección en una tarea
para que sea posible obtener un cotejo entre el
tiempo de productividad y el tiempo productivo
pagado. Esto puede conducir a decisiones como
“necesitamos 10 unidades de mano de obra, pero
perdemos un 20 % en productividad, así que
debemos contratar 12.”
Sistemas automatizados: con los sistemas
automatizados, los datos se obtienen minuto a
minuto y por asociado. El software avanzado indica
la cantidad de recolectores, las tasas de selección
actuales, el desempeño frente a los objetivos o
los promedios, el trabajo planificado y el tiempo
estimado, los recursos para llevar a cabo el trabajo
y otros datos importantes que ayudan a evaluar
la operación. Si bien estos datos se recopilan en
tiempo real, es posible que su sistema actual no
admita informes en tiempo real y que, por ende,
usted esté revisando datos de un día de antigüedad.
Comience con los datos accesibles y observe las
tendencias a lo largo del periodo de 12 meses.
Lo Que nos Indican las Cifras, y las Medidas Que Puede Tomar Para Mejorar el Desempeño de Surtido de PedidosYa tuvo tiempo para recopilar y analizar los datos, e
inclusive descubrir tendencias en sus operaciones.
Entonces, ¿cuál es el próximo paso? Un buen
punto de partida es buscar todas las restricciones
posibles en relación con el desempeño del sistema.
Estas restricciones pueden incluir los niveles
de personal, el flujo de trabajo y las prácticas de
manejo de periodos pico, entre otras. Es posible
que un cambio de recursos y un monitoreo más
estrecho de los niveles de stock sean lo único
que se necesite para alcanzar los objetivos
diarios. Repasemos individualmente las métricas
principales y analicemos medidas sencillas que
se pueden tomar para mejorar las operaciones.
Mejorar la Precisión de PedidosSi al parecer hay deficiencias en la precisión de los
pedidos, existe una serie de áreas de restricciones
potenciales que se pueden descubrir con un simple
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recorrido por el centro de distribución durante un
turno activo. La actividad de almacenamiento de
stock puede tener un impacto muy significativo
en la precisión de los pedidos. Por ejemplo, el
almacenamiento de stock antes de la selección y
la sincronización de la recepción y la colocación
en espacios pueden incidir considerablemente
en la reducción de las instancias de productos
no disponibles. Es posible que los productos
de alta velocidad también requieran más
espacios, y es necesario asegurarse de que los
artículos similares no se coloquen juntos.
Los propios movimientos de selección también
pueden tener un impacto negativo en la precisión.
Si de manera rutinaria el personal se para sobre
un estante más bajo para alcanzar un artículo
en un estante superior, se experimentarán
imprecisiones. Si hay cartones que sobresalen y
bloquean un espacio, pueden retrasar o impedir
la selección y dar lugar a errores de selección u
omisión de selecciones. Los artículos pesados
que son difíciles de levantar o mover también
pueden convertirse en una distracción y ocasionar
imprecisiones de selección. Hay medidas
relativamente sencillas que pueden tomarse
para cambiar o corregir el problema, pero pueden
afectar la precisión de manera sustancial.
Mejorar la Tasa de Selección de ProducciónLa tasa de selección de producción es otro
proceso del centro de distribución que
aporta grandes ventajas mediante la simple
observación de cada turno. En el nivel más
básico, es necesario asegurarse de que los
encargados de procesamiento de pedidos
efectivamente estén cumpliendo los pedidos. Y
al realizar el recorrido, se debe poner especial
atención al proceso de selección, en particular
a las “manipulaciones”. Muy probablemente,
descubrirá actividades innecesarias que
pueden eliminarse. Al obtener las mediciones,
asegúrese de comparar las tasas de precisión
con las tasas de productividad. No se debe
tolerar la priorización de la velocidad sobre
la precisión. Una evaluación de la precisión
puede conducir a mejoras en la rendición
de cuentas y los controles de calidad.
Los administradores de los centros de
distribución más eficaces tienen una
comprensión exhaustiva de sus procesos.
Esto les permite asignar las operaciones y
saber qué buscar desde el punto de vista de
la preparación para cada turno. Esto incluirá
una inspección de los pedidos, los niveles
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de stock y el personal, y una comprobación
de que el turno esté preparado para obtener
resultados exitosos incluso antes de comenzar.
Mejora de los Tiempos de Ciclos de PedidosDesde la perspectiva del administrador de
un centro de distribución, el tiempo de ciclos
de pedidos está directamente relacionado
con lo que se puede prometer a los clientes.
Si bien es posible que los clientes estén más
preocupados por recibir envíos puntuales, el
tiempo de ciclos de pedidos proporciona una
medición más sólida para hacer un seguimiento
continuo del desempeño operacional.
Una táctica para mejorar las tasas de selección
y reducir el tiempo de ciclos de pedidos es
optimizar la colocación en espacios. Los
artículos que comúnmente se piden juntos
(por ejemplo, pasta dental y cepillos de dientes)
se deben colocar en ubicaciones según
estas asociaciones de pedidos (afinidad de
los artículos). Esto reducirá la distancia de
recorrido entre las selecciones y minimizará
el total de zonas por las que debe pasar un
pedido durante un ciclo de surtido de pedidos.
Desde la perspectiva del sistema, es conveniente
tener en cuenta la liberación inteligente de
pedidos, con opciones de liberación que
utilizan tecnología basadas en los objetivos y
las operaciones generales de los complejos.
Además, tal como ocurre con la precisión y
la tasa de selección, asegurarse de que el
reaprovisionamiento se efectúe antes del inicio
del pedido tendrá un impacto positivo en la
mejora de los tiempos de ciclos de pedidos.
En ResumenLa mejora continua del surtido de pedidos
es esencial para cualquier operación de
surtido. Mediante la identificación de las
métricas más importantes que permiten
medir y administrar sus operaciones de
surtido de pedidos y mediante la aplicación de
algunos de los métodos y las técnicas simples
descritas anteriormente con la finalidad de
mejorar el desempeño de sus operaciones,
podrá comprender mejor el funcionamiento
cotidiano de su sistema y la manera de
planificar las actividades para el futuro.
Recuerde:
• No se puede mejorar lo que no se mide
• Comience con la precisión, la
productividad y el tiempo de ciclos
• Examine sus operaciones actuales e
investigue nuevas técnicas y tecnologías
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