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AANNÁÁLLIISSIISS DDEE RREESSUULLTTAADDOOSS YY VVEERRIIFFIICCAACCIIÓÓNN

DDEELL RREEPPOORRTTEE DDEE CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO DDEE MMEETTAASS YY

AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO

MMSS..NNII..LLII..0066..0033

MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE SSAALLUUDD DDEE CCOOSSTTAA RRIICCAA -- NNIIVVEELL IINNTTRRAAIINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL

ÁÁRREEAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN:: LLIIDDEERRAAZZGGOO IINNTTRRAAIINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL

PREPARADO POR: UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL LIC. LESLIE RÍOS DURAN

BACH. RONNY SÁNCHEZ VARGAS

VALIDADO POR :

DIRECTORA DIRECCIÓN DESARROLLO

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

JEFES UNIDADES DESARROLLO ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL

INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ

LICDA. SONIA GONZÁLEZ ROJAS

LIC. MARIO JOSÉ ROJAS VÍQUEZ

LICDA. SARA VARGAS ROSALES

LICDA. PATRICIA CALVO CHACÓN

DRA. ROSSANA VELIT SUÁREZ

DR. MICHAEL SALAZAR NASSAR

DR. LUIS DIEGO UGALDE ROJAS

LIC. MARLENE GAMBOA AGUILAR

ING. HUGO LOAIZA MARTÍNEZ

REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUESADA

APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS

VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN: 07-08-2012

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA

NIVEL INTRAINSTITUCIONAL

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VERSIÓN 1

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS YY

PPRROOTTOOCCOOLLOOSS IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL AANNÁÁLLIISSIISS DDEE RREESSUULLTTAADDOOSS YY VVEERRIIFFIICCAACCIIÓÓNN


AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO CÓDIGO: MS.NI.LI.06.03

“DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”

1. Introducción

Con este procedimiento se pretende dar seguimiento y analizar lo reportado en el informe consolidado suministrado por el proceso de Planificación Institucional, con el fin de determinar a través de evidencia la veracidad de lo reportado en los informes de avance trimestrales por las Unidades Organizativas.

2. Objetivo

Dar seguimiento y analizar el cumplimiento de metas reportadas en la programación de actividades y la autoevaluación de control interno, mediante la verificación de las mismas a través de la presentación de evidencia física y electrónica.

3. Productos

Productos Finales: Informe de seguimiento y análisis.

4. Alcance

Ministerio de Salud de Costa Rica, en su Nivel Central y Regional.

5. Definiciones

Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos y Protocolos del Ministerio de Salud:

Actividades

Indicador de gestión

Indicador de impacto

Plan de mejora

Programación de actividades

6. Referencias

Ley General de Control Interno No. 8292 de 31 de julio del 2002.

Ley General de Administración Pública No. 6227 de 2 de mayo de 1978.

Marco Estratégico del Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2006.

Procedimiento Gestión del Sistema de Control Interno, MS.NI.LI.06.

Marco Orientador del Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI)

Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República.



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VERSIÓN 1






7. Responsables

Código Actividad Nivel de gestión

Unidad Organizativa Responsable

8.1

Recibir informe de cumplimiento de metas elaborado por el Proceso de Planificación

Institucional

Nivel Central

Nivel Regional

Unidad de Planificación Institucional

Unidades de Desarrollo Estratégico Institucional.

8.2 Definir el plan de verificación

Nivel Central

Nivel Regional



8.3 Conformar el equipo para realizar la verificación del cumplimiento de metas.

Nivel Central

Nivel Regional



8.4

Analizar los resultados contenidos en el informe

elaborado por el Proceso de Planificación Institucional.

Nivel Central

Nivel Regional



8.5

Comunicar a las o la Unidad Organizativa seleccionada

sobre la actividad de verificación.

Nivel Central

Nivel Regional



8.6 Realizar reunión de apertura

Nivel Central

Nivel Regional



8.7 Aplicar las herramientas de

verificación del cumplimiento de metas.

Nivel Central

Nivel Regional

Unidad de Planificación Institucional y las

Unidades de Desarrollo Estratégico Institucional



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VERSIÓN 1






Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa

Responsable

8.8 Realizar reunión de cierre

Nivel Central

Nivel Regional



8.9 Redactar informe final de

análisis de resultados

Nivel Central

Nivel Regional



8.10 Revisar del informe

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local

Jefe de Unidad Organizativa

8.11 Divulgar los resultados.

Nivel Central

Nivel Regional



8.12 Dar seguimiento a resultados.

Nivel Central

Nivel regional





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VERSIÓN 1






8. Procedimiento

8.1. Recibir informe de cumplimiento de metas elaborado por el Proceso de Planificación Institucional.

La Unidad de Planificación Institucional, debe trasladar trimestralmente del Proceso de

Planificación Institucional al Proceso Gestión de Control Interno el informe consolidado de

cumplimiento de metas institucional acompañado de los informes de cada una de las unidades

organizativas, para dicho informe se debe utilizar el “formato del informe” (anexo 5).

8.2. Definir el plan de verificación

El Proceso de Control Interno de la Unidad de Planificación Institucional debe definir de manera

aleatoria las Direcciones del Nivel Central, Regional y Local, a las cuales se les debe realizar el

seguimiento.

La Unidad de Planificación Institucional dentro de su plan de verificación debe incorporar

unidades organizativas de los tres niveles de gestión.

Al Nivel Regional a través de la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional (UDEI), le

corresponde realizar la verificación de cumplimiento a las unidades de la Dirección Regional de

Rectoría de la Salud, excepto de la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional la cual debe

ser realizada directamente por el nivel central, y las Direcciones de Áreas Rectoras de Salud.

Tanto para el Nivel Central como el Regional se utilizará como base la tabla que se presenta a

continuación:

Número de unidades organizativas Porcentaje de UO sujetas a verificación*

De 9 a 12 Debe darse al menos la verificación al 50%, por año.

De 13 a 20 Debe darse al menos la verificación al 40%, por año.

De 20 o más Debe darse al menos la verificación al 30%, por año. * Incluye las Unidades de la Dirección Regional Rectoría de la Salud y Dirección de Áreas Rectoras de Salud.

Una vez definidas las Unidades Organizativas, se establece el cronograma de visitas y los

responsables de realizarlas.

Asimismo, si se determina que la verificación de una unidad organizativa, en particular, es

prioridad, la misma debe ser considerada dentro de la muestra a revisar.



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VERSIÓN 1






Definir la muestra de los procesos sujetos a verificación

En el caso del Nivel Central, la Unidad de Planificación Institucional debe verificar el proceso

correspondiente a las unidades organizativas seleccionadas. Se debe contemplar las

actividades establecidas en el plan de mejora, los riesgos definidos y las medidas

minimizadoras del riesgo.

Para la selección del tamaño de la muestra de los procesos en los niveles Regional y Local, se

debe utilizar la siguiente tabla:

Numero de procesos según nivel de gestión

Porcentaje de procesos sujetos a verificación

22 para el Nivel Regional

Se debe verificar al menos el 20% de las actividades con algún porcentaje de cumplimiento (incluye las actividades minimizadoras del riesgo) ó al menos la verificación al 30% de los procesos (6 procesos) y además se debe incluir el plan de mejora

21 para el Nivel Local

Se debe verificar al menos el 20% de las actividades con algún porcentaje de cumplimiento (incluye las actividades minimizadoras del riesgo) ó al menos el 25% de los procesos (6 procesos) y además se debe incluir el plan de mejora.

La selección de los procesos y las actividades debe realizarse de forma aleatoria. Asimismo se

deben revisar las actividades minimizadoras del riesgo.

Para la verificación que debe ejecutar la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, queda a

su criterio si se realiza con base a los procesos o a las actividades.

Además, si se determina que la verificación de un proceso es prioridad, el mismo debe ser

considerado dentro de la muestra a revisar.

Definir el tamaño de la muestra de los productos por proceso sujetos a seguimiento

Una vez definido el proceso al cual debe dársele seguimiento se debe determinar la cantidad

de productos a obtener para el periodo en estudio (I, II, III y IV trimestre). Para lo anterior se

debe utilizar la siguiente guía.



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VERSIÓN 1






Número de productos Porcentaje de producto a darle

seguimiento

De 1 a 3 productos 100% de los productos

De 4 a 7 productos 75% de los productos

De 8 productos en adelante 60% de los productos

Es importante indicar que para los productos que conformen la muestra, se debe dar

seguimiento a todas las actividades necesarias para obtener el producto en estudio, también

todas las medidas minimizadoras del riesgo para el cumplimiento del objetivo estratégico,

además el plan de mejora completo.

Definir el tamaño de la muestra para la verificación de la Autoevaluación de Control Interno

Al azar, se deben definir como mínimo tres componentes y de estos se deben analizar todos

los ítems contestados como “SI” durante el proceso de la aplicación de la herramienta de

Autoevaluación de Control Interno.

En el caso de la verificación de la Autoevaluación de Control Interno de las Direcciones de

Áreas Rectoras de Salud y Direcciones Regionales Rectoras de Salud, la UDEI debe tomar

como muestra el 20% de los “SI” de la herramienta. Esta verificación puede realizarse en un

momento distinto a la verificación del cumplimiento de metas de la programación de

actividades.

Una vez definidas las unidades organizativas que se les debe dar seguimiento, la información

seleccionada con relación a los productos (actividades propias) se debe incorporar en la

herramienta denominada “Verificación cumplimiento actividades propias de cada proceso”,

anexo 1.

Posterior a la definición de la muestra se deben elaborar las herramientas de trabajo, para lo

cual se utiliza lo siguiente:

Las medidas minimizadoras del riesgo se incluyen en la herramienta “Verificación

cumplimiento actividades minimizadoras del Riesgo”, anexo 2.

En el Plan de Mejora, las actividades deben ser insertas en la herramienta “Verificación

cumplimiento actividades del plan de mejora (No y Parciales)”, anexo 3.

La información de la muestra seleccionada se debe incorporar en la herramienta

denominada “Verificación cumplimiento Autoevaluación de Control Interno (SI)”, anexo

4.



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VERSIÓN 1






Previo a la visita de verificación la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional debe contar

con el aval del Director Regional y la Unidad de Planificación Institucional debe contar con el

aval de la Dirección General de Salud.

8.3. Conformar el equipo para realizar la verificación del cumplimiento de metas.

Para la verificación al nivel central y regional, la Unidad de Planificación Institucional debe

conformar un equipo que contemple al menos dos funcionarios del Proceso Gestión de Control

Interno de quienes deben ser acompañados por el enlace de control interno de la Unidad

Organizativa correspondiente, ya sea del nivel central o regional.

Cuando el seguimiento se realice al nivel local el equipo debe estar conformado por al menos

dos funcionarios de la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, uno de ellos debe ser el

encargado de control interno.

Asimismo, el equipo de control interno del Nivel Central puede acompañar las actividades de

seguimiento que realice el Nivel Regional, previa solicitud de éstos, de igual manera, cuando el

equipo del Nivel Central requiera dar seguimiento a alguna Dirección de Área Rectora de

Salud, en específico, debe informar mediante oficio al Director Regional y a la Unidad de

Desarrollo Estratégico Institucional para realiza la visita correspondiente, dicho seguimiento

debe realizarse en forma conjunta con la UDEI.

8.4. Analizar los resultados contenidos en el informe elaborado por el Proceso de Planificación Institucional.

El encargado del Proceso Gestión de Control Interno, debe realizar un análisis al informe de

resultados emitido por el proceso de Planificación Institucional, con el fin de conocer cuál ha

sido el comportamiento de las unidades organizativas en lo referente a: cumplimiento de

programación de actividades (actividades propias, plan de mejora y medidas minimizadoras

del riesgo) y la autoevaluación de control interno (aspectos positivos), mediante la

consideración de los siguientes aspectos:

Comparar el porcentaje de cumplimiento de las medidas minimizadoras del riesgo con

relación al porcentaje de cumplimiento de actividades propias de cada proceso.

Valorar el cumplimiento de las medidas minimizadoras (Institucionales y Unidad

Organizativa) asociadas a un mismo riesgo que haya sido identificado por diferentes

unidades organizativas para un mismo objetivo estratégico. Este punto debe

considerarse posterior a la recepción del informe de avance del último trimestre de

cada período.



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VERSIÓN 1






Analizar las diferencias porcentuales de cumplimiento en aquellas actividades que han

sido ejecutadas por diferentes unidades organizativas, tomando en consideración las

tareas ejecutadas para su cumplimiento.

Analizar factores de éxito y limitantes definidos en el Instrumento de Programación de

Actividades aportados por cada unidad organizativa.

Valorar el porcentaje de cumplimiento del plan de mejora con el resultado de la

Autoevaluación de Control Interno del período. Debe identificarse la variación en el

porcentaje de cumplimiento de la Autoevaluación de Control Interno con la ejecución

del Plan de Mejora.

Los “SI” presentes en la Autoevaluación de Control Interno, deben ser considerados en

la etapa de verificación con el fin de constatar su veracidad.

8.5. Comunicar a las o la unidad organizativa seleccionada sobre la actividad de verificación.

El encargado de la Unidad de Planificación Institucional del Nivel Central debe comunicar a

través de la Dirección General de Salud, mediante oficio dirigido al Director con copia al enlace

de Control Interno de la Unidad Organizativa seleccionada, los procesos que serán sujetos a

verificación, asimismo, se les debe indicar la fecha y la hora a realizar la visita, lo anterior con

el fin de que la información a verificar, sea preparada con anticipación.

En el caso de las Unidades de Desarrollo Estratégico Institucional, los enlaces de Control

Interno comunicarán a través del Director Regional, a las unidades de la Dirección Regional de

Rectoría de la Salud y a la Dirección de Área Rectora de Salud sobre fecha y hora en que se

realizará la visita y los procesos sujetos a verificación.

Al oficio de comunicación se le debe adjuntar las herramientas (anexos 1, 2, 3 y 4)

correspondientes: mismo que contempla los procesos a verificar. En caso de no enviar las

herramientas adjuntas al oficio, se deben enviar las herramientas con la información a verificar

con 10 días hábiles de antelación a la visita.

8.6. Realizar reunión de apertura

Los equipos conformados deben efectuar la visita al lugar, donde como actividad inicial se

realiza la reunión de apertura con el fin de presentar el equipo de trabajo y hacer una

descripción de la metodología a utilizar. De igual forma lo realiza las Unidades de Desarrollo

Estratégico Institucional cuando realiza la verificación de metas ejecutadas y Autoevaluación de

Control Interno, tanto a las unidades de la Dirección Regional de Rectoría de la Salud y las

Direcciones de Áreas Rectoras de Salud.



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VERSIÓN 1






Es fundamental la participación en esta actividad del Director de la Unidad Organizativa y su

equipo. Dicha reunión debe ser documentada mediante una bitácora.

8.7. Aplicar las herramientas de verificación del cumplimiento de metas.

El equipo de trabajo debe verificar las metas ejecutadas, mediante la aplicación de las

herramientas establecidas (descritas en el punto 8.4), durante la aplicación de dichas

herramientas se debe solicitar a la Unidad Organizativa visitada la evidencia que respalde la

información de los reportes de avance enviados a través del Instrumento de Programación de

Actividades y los aspectos anotados como “SI” en la Autoevaluación de Control Interno.

Durante esta actividad se debe llenar una bitácora que indique los puntos tratados y el registro

de los participantes.

8.8. Realizar reunión de cierre

El equipo de trabajo, al concluir la verificación se debe realizar una reunión de cierre para

presentar los principales hallazgos de la visita realizada. En esta reunión deben participar al

menos los funcionarios que brindaron la evidencia durante la etapa de verificación y en el caso

de existir evidencia adicional podrá ser suministrada en esta reunión. Dicha reunión debe ser

documentada mediante una bitácora.

8.9. Redactar informe final de análisis de resultados

Concluida la visita de seguimiento se debe redactar informe de hallazgos (se debe utilizar el

anexo 5 “Formato de informe”), el cual debe exponer si se encontró evidencia documental que

respalde los diferentes reportes de cumplimiento de metas. La Unidad de Planificación

Institucional y la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional deben elaborar el informe en 10

días hábiles posterior a la visita.

Es importante rescatar los factores de éxito y limitantes relevantes, y definir las oportunidades

de mejora que debe implementar la unidad organizativa verificada y la unidad organizativa del

Nivel Central correspondiente.

En caso que el informe lo realice el nivel central debe ser enviado mediante oficio a la unidad

organizativa visitada, al superior jerárquico de la unidad organizativa visitada y a la Dirección

General de Salud.

En caso que el informe lo realice la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional debe ser

enviado mediante oficio a la unidad organizativa visitada, al superior jerárquico de la unidad

organizativa visitada.



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VERSIÓN 1






Como parte de la redactar el informe final de análisis de resultados se debe contemplar la

elaboración de las justificaciones correspondientes en caso que las unidades organizativas

evaluadas presenten disconformidad.

8.10. Revisar el informe

La unidad organizativa visitada debe revisar el informe para lo cual contará con 10 días hábiles

para emitir criterio al respecto. En caso de disconformidad, deben enviar sus observaciones

mediante oficio a la unidad organizativa responsable de la visita, acompañado por la evidencia

o justificación correspondiente.

En caso de detectar disconformidad se pasa a la actividad 8.9 y en caso de que el responsable

de la unidad organizativa se encuentre conforme con el informe entregado se pasa a la

actividad 8.11.

8.11. Divulgar los resultados

El informe final emitido debe ser trasladado a la jefatura de la Unidad de Planificación

Institucional y éste lo remite a la Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional la cual lo

envía a la Dirección General de Salud y ésta debe tomar las acciones pertinentes

En el caso de las Unidades de Desarrollo Estratégico Institucional, debe informar a la Dirección

Regional de Rectoría de la Salud, a la unidad organizativa verificada y a la Dirección de

Desarrollo Estratégico Institucional.

8.12. Dar seguimiento a los resultados

El Director de la unidad organizativa verificada debe dar seguimiento a los resultados para que los mismos sean implementados, con el fin de mejorar con relación a las debilidades detectadas.



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VERSIÓN 1






9. Indicadores

Indicadores de gestión

Porcentaje de actividades con evidencia de cumplimiento: (número de actividades con evidencia de cumplimiento / número de actividades muestreadas) * 100.

Porcentaje de unidades organizativas muestreadas: (número de unidades organizativas muestreadas / número total de unidades organizativas que se programó visitar)*100



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10. Diagrama de flujo

Código: MS.NI.LI.06.03Unidad

organizativa:Elaborado por:

Versión 1Fecha

elaboración:30/04/2012

Actividades

Código DescripciónUPI

UDEIUO

8.1

Recibir informe de cumplimiento de metas

elaborado por el Proceso de Planificación

Institucional.

8.2 Definir el plan de verificación

8.3Conformar el equipo para realizar la verificación

del cumplimiento de metas.

8.4

Analizar los resultados contenidos en el informe

elaborado por el Proceso de Planificación

Institucional.

8.5Comunicar a las o la Unidad Organizativa

seleccionada sobre la actividad de verificación.

8.6 Realizar reunión de apertura

8.7Aplicar las herramientas de verificación del

cumplimiento de metas.

8.8 Realizar reunión de cierre

8.9 Redactar informe final de análisis de resultados

8.10 Revisar del informe Si

¿El informe requiere ajuste detectado por la

unidad organizativa? No

8.11 Divulgar los resultados

8.12 Dar seguimiento a los resultados

Detalle Flujo de Información

Unidad de Planificacion

Diagrama de FlujoProceso de nivel 1:

Hoja 1 de 1

Unidad Organizativa

Flujo

Información

INICIO

FIN



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Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3

1. Proceso 2. Actividades 3. Indicador 4. Meta anual5. Meta

programada

6. Meta

ejecutada

7. Factores de

éxito

8. Factores

limitantes

9. Evidencia de

cumplimiento

Verificación cumplimiento actividades propias de cada procesoUnidad Organizativa:

Periodo a evaluar:

Los procesos se deben incluir en la columna 1, las actividades (columna 2), los indicadores (columna 3), la meta anual (columna 4), meta programada para

el período en estudio (columna 5), meta ejecutada (columna 6), los factores de éxito (columna 7) y las limitantes (columna 8) que favorecieron o

entorpecieron el logro de las metas programadas, según corresponda y por último aparece la columna 9, donde se insertara la evidencia de cumplimiento

recabada en el campo y donde se deben anotar los puntos relevantes tratados.

Fecha de realización:

1. Proceso2 .Riesgo

determinado

3. Actividades

minimizadoras del riesgo4. Indicador 5. Meta anual

6. Meta

programada

7. Meta

ejecutada

8. Factores de

éxito

9. Factores

limitantes

10. Evidencia de

cumplimiento

Verificación cumplimiento actividades minimizadoras del Riesgo

Unidad Organizativa:

Periodo a evaluar:

Fecha de realización:

Incluir dentro de la herramienta: El proceso (columna 1) Los riesgos determinados (columna 2), las actividades minimizadoras del riesgo (columna 3), indicadores (columna

4), meta anual (columna 5), meta programada para el periodo en estudio (columna 6), meta ejecutada (columna 7), los factores de éxito (columna 8) y las limitantes (columna

9) que favorecieron o entorpecieron el logro de las metas programadas y evidencia de cumplimiento (columna 10), asimismo se insertara la evidencia de cumplimiento

recabada en el campo y donde se deben anotar los puntos relevantes tratados.

1. Componente 2. Descripción del hallazgo

3. Acciones

correctivas

4. Meta

programada

para el periodo

5.

Cumplimiento

del periodo 6. Observaciones 7. Evidencia de cumplimiento

Incluir dentro de la herramienta: Los componentes (columna 1), las descripción del hallazgo (columna 2), acciones correctivas (columna 3), meta programada para el

período (columna 4), cumplimiento del período (columna 5), observacioes (columna 6), evidencia de cumplimiento (columna 7), asimismo en esta columna se deben

anotar los asuntos relevantes tratados.

Verificación cumplimiento actividades del plan de mejora (No y Parciales)Unidad Organizativa:

Periodo de evaluación



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Anexo 4

1.Componente 2. Medida de control 3. Evidencia de cumplimiento

Verificación cumplimiento Autoevaluación de Control Interno (SI)

Unidad Organizativa:

Incluir dentro de la herramienta: Los componentes (columna 1), la medida de control contestada como "SI" (columna 2) y

evidencia de cumplimiento (columna 3) asimismo en esta columna se deben anotar los asuntos relevantes tratados..

Período de evaluación:



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VERSIÓN 1






Anexo 5: Formato de informe

MINISTERIO DE SALUD

DIRECCION….

Teléfonos: …… Fax:

Correo electrónico:

Introducción

Objetivo

Metodología

Resultados obtenidos

Conclusiones

Oportunidades de mejora

mss..nnii..llii.0066.intranet.ministeriodesalud.go.cr/manual_procedimientos...5. definiciones para...

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