“AÑO DE LA PROMOCIÓN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMATICO”

FACULTAD: INGENIERIA CIVIL

CURSO: TALLER DE LENGUAJE Y COMUNICACIÓN I

TEMA: EL ACTA

PROFESORA: BASUALDO GARCIA, Liliana

INTEGRANTES:

CANTURIN FERNANDEZ, Betzabe MONTES PEÑA, Gianfrank Jhony PALOMINO PORRAS, José Salvador ROJAS VILLALBA, Nilo ROMERO CHAMORRO, William

DEDICATORIA

El presente trabajo de investigación lo dedicamos con mucho cariño a nuestros padres y a todos quienes aportan positivamente a lo largo de nuestra formación académica dándonos el apoyo y motivación que necesitamos para mejorar día a día ya que son los testigos del esfuerzo y perseverancia que ponemos para lograr un nuevo éxito en nuestra vida profesional.

INDICE

DEDICATORIA.....................................................................................................................................2

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................4

CAPITULO I:........................................................................................................................................5

1. EL ACTA..........................................................................................................................................6

1.1 GENERALIDADES.......................................................................................................................6

2. IMPORTANCIA DEL ACTA................................................................................................................7

3. ESTRUCTURA..................................................................................................................................9

4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ACTAS........................................................................................9

5.INSTRUCCIONES PARA ELABORAR UN ACTA.................................................................................11

CONCLUSIONES................................................................................................................................16

RECOMENDACIONES........................................................................................................................17

BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................................18

ANEXOS............................................................................................................................................19

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo está diseñado de forma práctica y sencilla para comenzar a conocer

un poco de esta extraordinaria herramienta “El acta”, es el documento escrito que registra

los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad

de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra

estas reuniones de las que se levantará acta puede ser muy diverso, desde una asamblea

parlamentaria, una institución pública o privada, una asociación o una comunidad de

vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y

con la antelación adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles

asistentes, en el que figurará el orden del día de la reunión.

LOS ALUMNOS

CAPITULO I:

1. EL ACTA1.1 GENERALIDADES2. IMPORTANCIA3. ESTRUCTURA4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ACTAS5. INSTRUCCIONES PARA ELABORAR UN ACTA

1. EL ACTA

1.1 GENERALIDADES

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona

presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido

tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados

luego de dicha reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la

reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones

en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una

asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

En general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas, que

recoge las actas labradas a lo largo de un período de tiempo determinado, de manera

cronológica, y el orden esta dado por una enumeración de sus páginas.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna persona

que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

En este sentido, la mayoría de las veces se designa a una persona que posea

conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos, que en

general suele ser el secretario o secretaria de la comisión, sea cual sea el tipo de

organismo u organización de la cual estemos hablando.

Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunión deben dar el visto bueno

acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se especifican

cuáles han sido las conclusiones o los acuerdos a los cuales se ha arribado. Por eso, al

finalizar la reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando así

constancia de su participación y de su conformidad respecto a lo que el acta expresa.

Por otra parte, cuando se realizan reuniones académicas, se hacían congresos,

conferencias o simposio, los trabajos expuestos en dicha reunión suelen compilarse en

documentos, denominados actas, que reúnen las ponencias que han realizado los

expositores durante la celebración que la reunión.

2. IMPORTANCIA DEL ACTA

Es muy frecuente y, por qué no decirlo, hasta del quehacer diario, que a un estudio de

abogados acudan empresarios solicitando asesoría para realizar algún contrato, un

aumento de capital, una reorganización de empresas, transferencias de acciones,

cualquier tipo de operación comercial o simplemente el cambio del gerente  general o los

directores, o para otorgar poderes especiales.

En cualquiera de estos casos, lo primero que se requerirá son los libros de la

sociedad,   principalmente, el libro de actas de juntas de accionistas, y el libro de

matrícula de acciones; porque  constituyen un medio de prueba de los acuerdos

adoptados en junta, que  a su vez se constituyen en  el punto de partida tanto para el

ejercicio de los derechos de los socios como para supervisar y recordar los acuerdos

adoptados.

Esto debiera ser sencillo. Sin embargo y en casi todo los casos estos libros se

encuentran  vacios, o sólo con un acta que fue pegada durante los primeros meses de

constituida la sociedad, hace varios años. Y esto ocurre porque la mayoría de

personas  que deciden formar una empresa solamente se preocupan por cumplir con la

formalidad de la constitución de la sociedad (firma de la minuta, escritura pública e

inscripción en los registros públicos) y con el trascurso del tiempo se descuidan

precisamente las formalidades de la vida social de esa empresa. Las razones son

diversas; la principal es que los libros de la sociedad son libros que en la empresa se

manejan de manera interna, lo que quiere decir “que pueden ser regularizados casi en

cualquier momento”. Lo que no se tiene en cuenta es que estas regularizaciones no son

tan sencillas cuando la sociedad tiene problemas, ya sea con alguna institución pública o

privada o entre los mismos socios.

Ahora bien, nos vamos a centrar en el libro de actas de junta de accionistas. Este libro

constituye un registro de los acuerdos que adopta la junta general de accionistas, y es así,

que cada vez que la sociedad  celebra una junta general ,  los acuerdos adoptados en

ella  presuponen la redacción de un acta en la cual se materializa todo lo acordado. Al

respecto, la Ley General de Sociedades (LGS) en su artículo 134 se refiere a la

formalidad de las actas y señala lo siguiente: “La Junta General y los acuerdos adoptados

en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunión”.

Cabe precisar que La LGS estipula que el registro de las actas de junta de accionistas se

puede llevar en un libro especial, pero no se descarta la posibilidad de que puedan

asentarse en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley, sin embargo, en

la práctica el medio más utilizado por las sociedades son los libros.

Pero, ¿por qué es importante plasmar en actas el contenido de las juntas generales o

llevar un registro de las mismas? Casi todos los autores coinciden en que la importancia

de registrar las actas de junta de accionistas en un libro especial, radica en que en éstas

consta la voluntad colectiva, y además se encuentran plasmados los acuerdos adoptados

en las junta generales constituyéndose, como mencionamos anteriormente, en un medio

probatorio de los acuerdos adoptados en junta.

Aspectos como estos  son muy importantes, pues  ¿qué ocurriría si alguno de los socios

que no se encontraba en la junta general, no está conforme con alguno de los acuerdos

adoptados y decide impugnarlos?; o más aún,  ¿si alguno de los socios que sí estuvo

presente decide desconocer dichos acuerdos y éstos no estuvieran recogidos en un

acta?, pues simplemente no existiría ningún medio probatorio que obligue a los socios a

cumplir con lo acordado mediante junta general de accionistas. Cabe señalar que las

actas tienen fuerza legal desde su aprobación, por esta razón es importante mantenerlas

ordenadas y de preferencia organizadas en un libro debidamente legalizado, que permita

cumplir con la finalidad de recoger los acuerdos de la sociedad y de medio probatorio

según lo antes expuesto.

Finalmente no podemos dejar de mencionar, que el hecho de que la sociedad mantenga

un libro de actas ordenadas y al día es  importante, para el desarrollo de la sociedad, así

como  al momento en que esta decida cerrar un negocio con otra empresa, con los

bancos, e incluso ante los mismos socios.

3. ESTRUCTURA

Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como

unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:

• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.

• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:

En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores

propietarios que a continuación se detallan...

• El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo:

1ero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.

• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los

apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.

Pueden incluirse las disposiciones, reglamentos que hay que aprobar, acuerdos, pactos,

etc. El cierre expresa la conclusión con la hora, fecha y el lugar, así como la firma del

presidente y las demás personas asistentes que deban firmar dicha acta. Sin más asuntos

que tratar, se levanta la sesión a las 8 de la noche, del 15 de abril en la ciudad de

Barahona... Algunas actas concluyen con otra fórmula. Por ejemplo: Siendo las 8 de la

noche, del día 15 de abril de 1995, en la ciudad de Barahona, se procedió a cerrar la

sesión ordinaria.

4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ACTAS

1. Llevar al día el libro de actas y demás libros que la Junta Directiva estime necesario,

a fin de mantener organizada la información de sus resoluciones.

2. Elaborar de acuerdo con el Presidente, la agenda de sesiones de Asamblea General

y Junta Directiva, redactar las actas y suscribirlas con quien presida las sesiones, a fin de

organizar los asuntos a tratar por Asamblea y Junta Directiva y oficializar sus resoluciones

3. Redactar junto con el Presidente la memoria anual, a fin de hacer del conocimiento

de los colegiados y de la Asamblea anual, la gestión de Junta Directiva

4. Extender el Visto Bueno del Presidente las Certificaciones y Credenciales que le sean

solicitadas, a fin de documentar el estado y representación de los colegiados.

5. Coordinar la Comisión especial de Comunicación Social, a fin de publicar e informar

a los colegados de la actividad desarrollada por la Junta Directiva, Comisiones

Especiales, Comités y demás órganos administrativos, asesoría y control del Colegio.

6. Elaborar el editorial del boletín informativo, editado trimestralmente por el Colegio

Médico de Honduras, de acuerdo al tema elegido por Junta Directiva, a fin de informar a

los colegiados y público en general sobre aspectos importantes de la función gremial,

universitaria, ética y social

7. Autorizar con su firma, la correspondencia de la Secretaría de Actas, enviada a

Delegaciones, Colegiados, instituciones y particulares, a fin de dar respuesta a

peticiones recibidas o a decisiones de Junta Directiva

8. Remitir al Tribunal de Honor, las denuncias presentadas a través de Junta Directiva,

a fin de realizar la investigación y presentar las recomendaciones

9. Dar a conocer las resoluciones de Junta Directiva, sobre sanciones impuestas a

colegiados basadas en recomendaciones del Tribunal de Honor, a fin de salvaguardar la

práctica médica, ética profesional, función gremial e integridad moral del colegiado.

10. Integrar el Comité Económico y de Compras, a fin de levantar información sobre

recomendaciones que se elevan a Junta Directiva, relacionadas con las compras y

aspectos financieros.

11. Autenticar las firmas de los médicos colegiados, a fin de que sus actuaciones

profesionales puedan surtir efectos legales, en el exterior.

12. Dar a conocer al Gerente, las resoluciones de Junta Directiva en relación a las

recomendaciones del Comité Económico y de Compras, a fin de que proceda a darles

cumplimiento.

13. Solicitar audiencias a diferentes instituciones, para la Junta Directiva o sus

miembros, a fin de tratar temas o problemas relacionados con la función gremial y de la

salud.

14. Recibir el informe resumen de cada secretaría y revisarlo, a fin de presentarlo a

Junta Directiva, tomar nota de sus resoluciones, e incorporarlas al Acta de la sesión.

15. Elaborar cualquier correspondencia que decida la Junta Directiva, a fin de mantener

comunicación con colegiados, instituciones, funcionarios o particulares.

5. INSTRUCCIONES PARA ELABORAR UN ACTA

En la elaboración de las actas deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:

1. Aspectos Generales:

Número del acta. La numeración debe ser cronológica y en forma continua

Nombre completo de la sociedad

Nombre del órgano social que se reúne: asamblea de accionistas, junta de

socios, junta directiva, etc.

Domicilio (ciudad o municipio), lugar, fecha y hora de la reunión

2. Convocatoria a la reunión

Para la convocatoria debe tenerse en cuenta:

Quien debe convocar. Se debe mencionar la persona u órgano que realizo

la convocatoria. Por ejemplo: el representante legal, la junta directiva, etc.

Medio utilizado para realizar la convocatoria. Es la forma prevista en los

estatutos para notificar o citar a los asociados. Por ejemplo aviso de

cartelera en las oficinas de la entidad, publicación en un diario de

circulación en el domicilio principal, comunicaciones escritas enviadas a

cada asociado, llamadas telefónicas, etc.

Antelación: Se debe informar con cuántos días hábiles o comunes de

anticipación se citó a la reunión, o la fecha en la que se realizó la citación a

la reunión. 

Se recomienda antes de realizar la convocatoria verificar en los estatutos

quién debe citar (persona u órgano), la forma y la antelación prevista para

citar a las reuniones.

 

Si en los estatutos de la sociedad no hay cláusulas al respecto o no son

completas, la convocatoria deberá efectuarse mediante aviso publicado en

un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la sociedad con

quince (15) días hábiles de antelación para las reuniones ordinarias, o con

cinco (5) días comunes para las reuniones extraordinarias. Para calcular

los días, no debe contarse el día de la citación a la reunión, ni el día

dispuesto para su realización. 

El requisito de la convocatoria no es necesario cuando se halle presente la

totalidad de los socios o accionistas o de los miembros de junta, es decir el

100%, o que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe

dejar constancia en el acta.

3. Quórum: 

- Si se trata de sociedades de personas, se debe relacionar la lista de los socios

presentes y los representados en la reunión. En el caso de sociedades por

acciones, debe expresarse el número total de acciones suscritas presentes y

debidamente representadas y el número total de acciones suscritas que componen

el capital. Por ejemplo se encontraban presentes 10.000 acciones suscritas de las

12.000 que componen el capital suscrito o a cambio de ello, el porcentaje de

acciones suscritas presentes y representadas. Por ejemplo: se encontraba

presente el 78% del total de las acciones suscritas de la sociedad. 

- Si se trata de actas de junta directiva o cualquier otro órgano de administración,

se debe indicar el nombre completo de los miembros asistentes a la reunión.

4. Decisiones: 

- Indicar con cuántos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en

la reunión, especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos.

Por ejemplo: la decisión se aprobó por el 70% de los presentes, por 30 votos a

favor, 10 en blanco y 7 en contra; o en caso de unanimidad, expréselo así en el

acta. 

- Si la decisión consiste en una reforma estatutaria, se debe transcribir el texto de

las cláusulas modificadas, tal como van a quedar.

5. Nombramientos:

- El nombramiento debe hacerse por el órgano social competente previsto en los

estatutos. Es importante, antes de realizar los nombramientos, verificar en los

estatutos a quién le corresponde realizar la designación. Por ejemplo: si en los

estatutos se expresa que el representante legal lo nombra la asamblea, no

procede su nombramiento mediante acta de la junta directiva. 

- Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en los

estatutos. 

- Cuando se nombre junta directiva, debe corresponder al número de los renglones

previstos en los estatutos. Ejemplo, si los renglones de la junta directiva son 3

principales con sus respectivos suplentes, no deben nombrarse más renglones de

los creados. Si se desea tener más renglones, debe efectuarse la correspondiente

reforma estatutaria. 

- Indicar claramente el nombre, apellidos completos y el número de identificación

de cada una de las personas nombradas. 

- Informar en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si la

aceptación no consta en el acta, podrán enviarse cartas de aceptación al cargo

anexas al acta.

6. Aprobación del acta: 

Finalizada la reunión debe hacerse un receso para elaborar el acta con el fin de

someterla a la aprobación. En el texto del acta debe quedar la constancia de

aprobación por parte del órgano social que se reúne, o por todas las personas que

integran la comisión designada para el efecto.

7. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunión: 

El acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la

reunión, o en su defecto, por el revisor fiscal o el representante legal, así como por

las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada

comisión para ese efecto.

8. Recomendaciones 

Para inscribir el acta que contenga la aceptación de la renuncia de un

representante legal o de un revisor fiscal, es necesario que en el mismo se

designe a la persona que habrá de reemplazarlo en el cargo. 

- Cuando se trate de reelecciones de administradores y revisores fiscales, no es

necesario realizar un nuevo registro, pues los mismos conservan tal carácter hasta

que se designe a la persona que los reemplace en el cargo. 

- El original del acta deberá reposar en el libro de actas de la entidad, debidamente

registrado. 

- Si se envía fotocopia o extracto del acta, ésta deberá ser firmada por el

secretario o por el representante legal de la entidad donde se diga que es fiel

copia del original que se encuentra en el libro de actas. A cambio de lo anterior,

podrá allegarse fotocopia del acta autenticada ante notario público. 

- Cancelar los derechos de inscripción que le liquidará el cajero. 

- La inscripción de las actas causa adicionalmente un impuesto de registro a favor

del Departamento del Amazonas. 

- Es importante advertir que la Cámara realizará una inscripción parcial del acta en

los casos en que no se anexe la constancia de aceptación o posesión o no se

informe el número de identificación de algún miembro de cuerpos colegiados

(juntas directivas, consejos directivos, etc.) y previa verificación de la procedencia

del registro para las personas que aceptaron o se posesionaron e informaron su

identificación.

CONCLUSIONES

El acta es un documento en el que queda constancia de acuerdos y decisiones tomadas en una reunión oficial o privada.

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo.

Cumple una doble función: informativa (detalla el desarrollo de la reunión) y prescriptiva (recoge los acuerdos adoptados).

Es necesario que en el primer párrafo quede anotado: Fecha, lugar y hora es que se efectuó la asamblea. En el último párrafo se apuntara la hora en que finalizo. Lo común es emplear estos términos: Sin otro asunto a tratar se levanto la sesión a las 15 horas 15 minutos.

En un acta en que se tiene la necesidad de explicar los pros u los contras de lo tratado en las asambleas, tiene que ser más explicativa y se emplean márgenes diferentes para sus conceptos. Así recibe el nombre de Acta con clasificación de Asuntos, Debates y Acuerdos.

RECOMENDACIONES

La redacción de actas debe ser detallada, completa y clara para que sea fácil localizar información en posteriores etapas.

En el encabezamiento tanto de las actas de asambleas generales como de lasactas de sesiones de junta directiva, deben estar numeradas.

En la redacción de actas debe aparecer la firma del presidente y secretario de la reunión, siendo éste último el encargado de levantar el acta oficial. 

Debe figurar en el acta los nombres y apellidos de los convocados a la junta, indicando quiénes asistieron y quiénes no.

La imparcialidad debe estar presente a lo largo de toda el acta, no debe incluir juicios de valor u opiniones personales del redactor.

BIBLIOGRAFIA

Henry Campbell Black, Black's Law Dictionary, 6ª Edición, (artículo: Minutes). West

Publishing Company, St. Paul, Minnesota, 1991.

Fundación Wikimedia, Inc.

http://es.wikipedia.org/wiki/Acta_de_una_reuni%C3%B3n

ENCICLOPEDIA DE TAREAS

http://www.enciclopediadetareas.net/2011/03/el-acta-concepto.html

CREACIÓN LITERARIA Y MAS

http://creacionliteraria.net/2012/05/el-actaconcepto-y-clases/

SLIDESHARE

http://es.slideshare.net/BeatrzMorel/la-funcin-del-secretario-de-actas

Buenas Tareas

http://www.buenastareas.com/ensayos/Acta/4208654.html

ANEXOS