monitoría a de subcontratos

MonitorMonitorííaa de Subcontratosde Subcontratos

María Vargas CaprilesDirectora Auxiliar

Centro de Recursos para Ciencias e Ingeniería

Monitoría de Subcontratos

Temas:DefinicionesTipos de subcontratosTérminosReglamentaciónResponsabilidadesTipos de monitorías y procesosExperienciasRecomendaciones


Definiciones“Grantee” – entidad a quien se le otorga el “grant award “

Subcontrato – relación contractual que se genera entre el “grantee” y otra entidad para que lleve a cabo una parte sustancial del trabajo programático que se va a realizar bajo el “grant” otorgado al “grantee”

Entidad subcontratada (subrecipient) – entidad que recibe fondos a través de un subcontrato para llevar a cabo una parte sustancial del trabajo programático que se va a realizar bajo el “grant” otorgado al “grantee”


Transferencia de Fondos – método de asisgacion de fondos entre unidades o recintos de un mismo sistema

Monitoría – proceso por el cual el “grantee” se asegura que la entidad subcontratada cumple con los términos y requisitos del

subcontrato

Evidencia de Gasto – documento que respalda la aquisición de un bien o servicio para llevar a cabo los objetivos establecidos en la propuesta aprobada


Tipos de Subcontratos

ContratoMOUs – Memorandum of UndertandingTransferencias de fondos


Terminos utilizados para los subcontratos“Subaward”“Subcontract”“Subgrant”“Subagreement”“Subrecipient agreement”


Reglamentación

A-133 – Single AuditA-110 – Costs PrinciplesAgencia auspiciadora – NSF, NIH, NASA u otra“Grant Award” – Special Terms and ConditionsNormas y procedimientos de la institución


Responsabilidades

Responsabilidad del PIVerificar los informes de progresoVerificar las facturas recibidasRealizar visitas periódicas a la entidades subcontratadas


Responsabilidad de la Oficina de FinanzasAsegurarse de recibir copia del informe de Auditoría de la unidad subcontratada – (Circular A-133)Custodio de Evidencia de certificaciones e informesEvaluar las facturas recibidas

Gastos admisiblesGastos razonablesTenga consistencia Cumpla con los términos y condiciones del “Grant Award” (Compliance)


Tipos de Monitorías y Procesos

Visita físicaRemota


Visita físicaSe coordina visita Se verifica si cumple con los criterios establecidos en el subcontratoVerifica evidencia de documentosSe realiza inventario de equipo adquirido con los fondosSe dialoga con el Investigador Principal del subcontrato


Remota - Area FiscalCumplimiento términos del contratoGastos dentro del período del contratoReconciliación cantidad facturada vs. autorizadaEvidencia requerida, solicitud de documentos adicionalesGastos

Admisibles, razonablesConsistentes


Remota - Area FiscalCostos Indirectos acorde con la negociaciónSistema Contable del “grantee”Solicite autorización para redistribución de presupuesto


Nuestra experiencia en una Monitoría de un Subcontrato


Recomendaciones


Recuerde que usted como “grantee” es responsable ante la Agencia Federal de los fondos asignados en su totalidad al

“grant” incluyendo los de los subcontratos

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