monitor
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MONITOR
Es la llave para acceder a los diferentes módulos del sistema. Permite además parametrizar y personalizar el
sistema para que la Empresa pueda trabajar de forma óptima, además tiene procesos que permiten respaldar la
información, dar mantenimiento a la base de datos, etc. Muestra la bitácora de todos los módulos donde se
puede encontrar las acciones efectuadas por los usuarios, desde que computadora, fecha, hora y el módulo
afectado.
Debe ingresar al Monitor para luego acceder a las diferentes aplicaciones o módulos del sistema.
Doble clic en Monitor, que se encuentra en el escritorio de su máquina:
Presenta la siguiente pantalla:
• Para iniciar las operaciones , clic en
• Presenta la siguiente pantalla:
• Digite la clave de acceso, (inicialmente es MONITOR)
• Clic en
• Presenta la siguiente pantalla.
Opciones del Monitor:
Para ingresar a cada uno de estos iconos, el sistema solicita su calve de usuario, esta clave esta compuesta por
su ID, Guion Medio y Clave de Usuario, Ejm: 2-1234
¿Cómo ingresar a la pantalla de Sucursal y para que sirve?
Utilice esta opción para crear o definir la matriz y las sucursales de una empresa. Debe aplicar además en
Configuración la opción . Al realizar una factura de venta puede elegir a cual sucursal se debe
aplicar.
- Clic en
- Digite la clave de usuario.
- Presenta la siguiente pantalla:
La información que presenta en las columnas es la siguiente:
o Nombre de la Matriz y Sucursal.
o Id. de la Matriz y Sucursal.
¿Cómo crear una nueva Sucursal?
Para editar la información de sucursales se usa el MED (Módulo de Edición de Datos).
• Aplique nuevo o Ctrl+A. Digite:
o Nombre de la sucursal.
o Dirección de la sucursal.
o Teléfono de la sucursal
• Clic en guardar
¿Cómo ingresar a la pantalla de Usuarios y para que sirve?
Utilice esta opción para definir o crear nuevos usuarios; otorgar o quitar permisos de acceso a las diferentes
aplicaciones del sistema.
Clic en:
Digite la clave de usuario:
Presenta la siguiente pantalla:
Las columnas presentan la siguiente información:
• Nombre del Usuario.
• Usuario o Login (nombre para ingresar al sistema)
• Departamento en donde trabaja el usuario.
• Ruta Reportes (indica la dirección en donde se van ha imprimir los diferentes reportes).
• Lenguaje con el que trabaja el usuario.
• Id. del usuario.
¿Cómo crear un Nuevo Usuario?
• Clic en , presenta la siguiente pantalla:
- Digite en cada casillero según corresponda:
o Nombre, Nombres completos del usuario:
o Login, Nombre del usuario con el que va a ingresar al sistema:
o Clave, Password o contraseña para ingresar al sistema:
o Confirmar la Clave: Le solicita que confirme nuevamente la clave:
o Digite el nombre de la interfase, con la que va trabajar el usuario, este campo siempre va a
tener el nombre de Interfase:
o En esta opción se elije el idioma con el que va a trabajar el usuario:
o Indica la dirección de la carpeta que contiene los formatos de impresión. Para
direccionar otra ruta de formatos de impresión, haga clic en presenta
la siguiente pantalla para que elija la ruta.
Se recomienda utilizar esta opción para empresas con diferentes formatos impresos destinados
para cada usuario.
o Seleccione el departamento al que pertenece el usuario, (Esta opción también la puede definir
desde el Módulo de Directorio, icono empleados):
o Utilice esta opción para seleccionar el rol, de acuerdo a la responsabilidad de cada usuario
dentro de la empresa, puede obtener este informe o reporte en el cierre de caja (Modulo Caja, botón Cierre de Caja) en forma individual o general. Ejemplo, si hay un usuario que pertenece
al departamento de ventas, elegimos la cuenta de ventas, etc.
Esta opción será más detallada en el Módulo Caja, icono Cierre de Caja.
o Utilice esta opción para asignar una bodega al usuario, y si la bodega no se
encuentra ingresada, clic en .
o Digite el mail o correo electrónico del usuario:
o Aplique esta opción al usuario administrador, para que al definir información por
primera vez, (por ejemplo; en clientes y proveedores), muestre los campos obligatorios a
digitar.
Estos iconos únicamente se presentan en las pantallas cuando el usuario que ingresa esta definido como usuario auditor.
o Elija para usuarios ya no activos en la empresa.
o Aplique esta opción para establecer al usuario un precio de venta ya
definido. Esta opción se refleja en el Modulo de Ventas, al ingresar una nueva venta aparece
el precio establecido para el usuario. Por ejemplo si al usuario A se le establece el precio C, al
facturar se va a presentar el precio C.
- Una vez ingresada, la información del nuevo usuario, haga clic en o presione
Opciones Especiales para utilizar en los Usuarios:
Activar Permisos Desbloquea el acceso al usuario.
Para definir los accesos o permisos a los diferentes módulos y aplicaciones del sistema de un usuario, siga los
siguientes pasos:
• Elija el usuario
• Clic en Activar Permisos
• Presenta la siguiente pantalla:
La información de las columnas es la siguiente:
o Id. del usuario.
o Nombre de Usuario (Proceso), presenta el nombre del proceso al que va tener permiso o
acceso el usuario.
o Permiso, opción para activar o desactivar el permiso. Estas opciones son referentes a todo el
sistema.
• Seleccione los procesos a los que va a tener acceso el usuario:
• Si desea activar todos los permisos elija:
• Si desea desactivar los procesos seleccionados elija:
• Para grabar, presione
• Utilice los siguientes filtros, para revisar el estado de los usuarios.
¿Cómo desbloquear el acceso al Usuario?
Cuando al ingresar al sistema se presenta el mensaje de Usuario ya Ingresado, utilice esta opción:
• Elija el Usuario.
• Clic en Desbloquea el Acceso al Usuario
Un usuario se bloquea, cuando hay cortes de energía o cuando el computador no ha sido apagado
correctamente.
¿Cómo revisar la Bitácora de un Usuario?
Es la herramienta que le ayuda a revisar todas las acciones de los usuarios en las diferentes aplicaciones del
sistema.
• Clic en
• Presenta la pantalla, con todas las acciones del usuario seleccionado.
¿Cómo ingresar a la pantalla: Configuración y para qué sirve?
Utilice las aplicaciones de esta opción, para parametrizar y personalizar el sistema para que la Empresa pueda
trabajar de forma óptima, según lo requiera, puede configurar opciones especificas para diferentes tipos de
negocios, Por ejemplo; puede cambiar la numeración interna de las facturas de venta, o elegir la opción facturar
de forma continua, aplicar configuraciones contables, etc.
La configuración es la parte fundamental del Sistema.
Para ingresar a realizar la configuración del sistema:
- Clic en:
- Digite la clave de usuario:
- Presenta la siguiente pantalla:
En la pantalla le indica varias pestañas como son:
o En esta opción se define la ruta que tiene la base de datos; la ruta del respaldo de
la información, e igual se elige el formato de la fecha, etc.
o Se utiliza esta opción para establecer o configurar las acciones que se
ejecutarán en los Módulos Compras e Inventario. como, los nombres de los Rpts. para
impresión de facturas, notas de venta, etc. así como también establecer una opción para crear
stock al facturar, permitir crear nuevos productos con el mismo nombre, etc.
o Utilice esta opción para configurar las acciones que se realizaran en los
Módulos de Ventas y Cuentas por Cobrar, por ejemplo se puede configurar el plazo y los
días de créditos en las cuentas por Cobrar, de la misma manera se configura los ítems que
saldrán impresos en los diferentes reportes, etc.
o Esta opción se la utiliza para configurar acciones que se verán
reflejadas en el Módulo de Contabilidad y Bancos, se establece términos necesarios en
cuanto a autorizaciones e integraciones contables.
o Para establecer términos necesarios en cuanto a empresas de
gestión hotelera, Empresas que brindan el servicio de Renta de equipos, etc.
o Esta opción se la utiliza para configurar las opciones del sistema hotelero,
como habitaciones, números de teléfono, activar la opción del capturador de llamadas o central
telefónica, etc.
o Opción utilizada para migrar información. Importa información desde una hoja
electrónica.
Las configuraciones u opciones detalladas anteriormente se describirán paso a paso en
cada uno de los módulos. Así como también cada una de las pestañas.
¿Qué acciones debo y puedo ejecutar en la pestaña PROPIETARIO?
Utilice esta opción para especificar; la ruta del respaldo de la base de datos con la hora especificada, la ruta de la
base de datos, se coloca el logo de la empresa, etc.
Para editar la pantalla de Propietario:
- Clic en
- Presenta la siguiente pantalla:
- Para seleccionar la Ruta Destino de Base de Datos, siga los siguientes pasos:
o
o Presenta la siguiente pantalla:
o Elija,
C:\
Archivos del Programa.
Mysql.
Mysql Server 4.1
Data.
o Presione
o La ruta se coloca de la siguiente manera:
- Para seleccionar la Ruta Respaldo, (en donde se almacena la información) realice lo siguiente:
o
o Presenta la siguiente pantalla:
o Elija,
C:\
Vfac8.0
Backup.
o Presione
o La ruta se coloca de la siguiente manera:
o Digite la hora , para que se elabore el respaldo: Esta acción se llevará a
cabo siempre y cuando el monitor se encuentre activo (maquina principal encendida).
- Para seleccionar la BDD Log Alternativo (logo). Se elige la ruta, que se va a utilizar para elegir el logo
de la empresa, que va ha salir impreso en los reportes, este logo se lo crea y se lo guarda dentro de una
nueva carpeta que es creada en C, Vfac8.0 e ICON:
o
o Presenta la siguiente pantalla:
o Elija,
C:\
Vfac8.0
Icon (carpeta en donde se encuentra el logo).
o Presione
o La ruta se coloca de la siguiente manera:
o Para elegir el logo, doble clic en:
o Presenta la siguiente pantalla:
o Elija el logo, presione insertar
- Digite el nombre Interfase
- Digite el formato de fecha, que es: Día, Mes y Año
- Utilice esta opción para configurar el tiempo de entrega y recepción de los
mensajes entre usuarios.
- Utilice esta opción para ingresar los datos personales de la empresa, como
nombre, ruc, dirección, teléfono, etc. Al hacer clic presenta la siguiente pantalla:
Para ingresar los datos: Se procede de la siguiente manera:
• En el espacio de color blanco, ingrese el número de RUC.
• Clic en
• Ingrese el código de usuario.
• Aceptar
• La información se coloca en el primer casillero
Se sigue el mismo procedimiento para ingresar la información que falta. Este
proceso será mas detallado en el Modulo Auditoria
• Clic en guardar y Aceptar , para grabar todos los cambios
realizados en la opción .
Opciones Especiales de la Pestaña Propietario.
- Utilice esta opción para trabajar con sucursales, (se enlaza con ).
- Utilice esta opción para que el monitor se presente
automáticamente cuando se encienda el computador.
- La siguiente opción se la utiliza para empresas que brindan el
servicio de televisión prepagada.
¿Cómo definir y en que módulos utilizar la pestaña COMPRAS & INVENTARIO?
La opción de Compras & Inventario, se utiliza para configurar los nombres de los formatos de impresión en
facturación. Así mismo puede activar opciones de Inventario y Costos.
Para editar la pantalla de Compras & Inventario:
- Clic en
- Presenta la siguiente pantalla:
- Utilice esta opción para configurar los nombres de los archivos, que se utilizan para
imprimir la Factura, Nota de Venta y Bono. Esto se ve reflejado en el Módulo de Ventas.
- Utilice esta opción para digitar el % de incremento a los precios de venta, de acuerdo al
precio A, esto se ve reflejado en el Modulo Ventas al hacer una factura de venta.
- Utilice esta opción para revisar o configurar los archivos que van
hacer utilizados para la impresión de Notas de Venta en: Efectivo, Crédito, Cheque y Tarjeta de Crédito.
Y Factura en: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito y Crédito a Institución.
La configuración anterior de los formatos de impresión, son utilizados en el Modulo Punto de
Ventas.
Las opciones o botones que se presentan en la pantalla anterior, se describen a continuación.
- Utilice esta opción para ingresar códigos alternativos a un ítem. Este icono
se activa en el Módulo de Productos, icono Ítem (Listado de Productos).
- : Utilice esta opción para definir centros de costos (Al aplicarla puede manejar
varios centros de costos para el ingreso de las transacciones contables en el Módulo de Contabilidad, Compras y Ventas).
- : Permite actualizar el stock del Inventario, al archivar un
documento.
- Utilice esta opción para llevar un control de inventario por bodegas,
desde el Modulo Compras y Ventas.
- : Esta opción permite verificar el número manual que se ingresa en la
factura de venta, acción que se refleja en el Modulo de Ventas, cuando se esta ingresando una nueva
venta si no se ingresa el Nro. del SRI, presenta el siguiente mensaje:
- Utilice esta opción para que en el Modulo de Ventas al ingresar un nuevo ítem
a la factura de venta, pueda añadir cantidad al stock ya definido, Ejemplo, si solo en existencia hay 1, en
la opción crear stock se coloca 3 se puede facturar 4.
Una vez que se ingresa la cantidad del producto con el cual se va actualizar el inventario, se hace clic
en , se presenta el mensaje: acepte y el inventario se
actualiza, observe en la siguiente pantalla la existencia del producto se actualiza:
- Utilice esta opción para las gasolineras. (Al aplicar este botón se activan
aplicaciones que son especificas para acciones de empresas distribuidoras de combustible)
- Utilice esta opción para que el kardex de ítems se incremente, aun cuando
la compra se encuentre en estado pendiente. Esta opción se verifica en el Módulo de Inventario.
- : Permite grabar productos, con el mismo nombre de ítem, pero
con diferente código. Opción utilizada en el Módulo de Productos.
- Utilice esta opción para actualizar los precios de los ítems, se refleja en el
Modulo Inventario, icono, Procesos. Cuando esta desactivada, el botón se encuentra
desactivado. Si esta activada , el botón se encuentra
activado.
- : Al activar esta opción se presenta :
en el Modulo Productos, para revisar la serie aplicada al ítem, en el Módulo de Compras y Modulo
Compras, para ingresar la serie de los productos.
Esta opción será mas detallada en cada uno de los Módulos (Productos, Compras y
Ventas)
- Se utiliza esta opción para definir el formato de impresión de
números o totales en las diferentes transacciones a utilizar, elija las siguientes opciones:
- Se utiliza para ingresar el producto por cajas y el precio. Esta opción se
ve reflejada en el Módulo Compras ingreso de un nuevo ítem a la factura.
- Se utiliza esta opción para que al momento de ingresar
un nuevo producto a la factura de compra se presente los nombres de cada una de las columnas que se
encuentra en la siguiente pantalla:
Esta pantalla puede ser modificada por el usuario. Opción que se ve reflejada en el Módulo Compras.
- Una vez realizado todos los cambios necesarios, clic en guardar y
aceptar
¿Cómo aplicar y en que módulos las opciones de la pestaña VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR? La opción de Ventas y CXC, se utiliza para configurar, las opciones que serán utilizadas en el Módulo Ventas y
Cuentas por Cobrar, como la forma de pago de los clientes, descuentos, etc. para ingresar a realizar esta
configuración realice los siguientes pasos.
Para editar la pantalla de Ventas y CxC:
- Clic en la pestaña
- Presenta la siguiente pantalla:
- : Opción utilizada para presentar la vista previa del documento a
imprimir (factura y nota de venta). Se refleja en el Modulo de Ventas y Punto de Venta.
- : Opción que se utiliza para imprimir dos veces la factura. Módulo de
Ventas y Punto de Venta.
Es recomendable utilizar esta opción cuando la factura o nota de venta, no tenga papel
copia.
- : Ordena de forma alfabética los productos ingresados, al momento de
imprimir la factura. Módulo Ventas.
- Utilice esta opción para cuando realice una modificación de
facturas o notas de venta (archivadas) se guarde el nombre del usuario que lo hizo, se ve reflejada en el
Módulo de Ventas.
- Utilice la opción , para cuando se va a generar una factura desde una
proforma o cotización (Módulo de Cotizaciones), para que se coloquen los ítems que tienen stock.
Es recomendable utilizar esta opción para tener un mejor control del inventario. Ya que si la opción no esta activa, le permite pasar a la factura los productos que están con stock menor al
que se desea facturar.
- Utilice para facturar con precio menor al que fue ingresado en la
compra. Módulo de Ventas y Punto de Venta.
- Se utiliza para que indique cuando esta facturando con
precio 0. Esta opción se refleja en el Modulo de Ventas, cuando ingresa un ítem a la nueva factura.
- Utilice esta opción para que no se presente la pantalla para ingresar el
alias del ítem, se refleja en el Modulo Ventas, ingreso de nuevo ítem a la factura.
- utilice para cuando ingrese una nueva factura, se muestra como primera opción este
documento (factura). Se refleja en el Módulo Ventas.
- Se utiliza para que aparezca automáticamente una nueva pantalla de factura
cuando se ha terminado de grabar la anterior. Se presenta en el Módulo de Ventas.
Esta opción es recomendable utilizarla en distribuidoras o comisariatos porque son empresas que facturan en gran cantidad, y es de mucha facilidad que la pantalla de
facturación quede abierta y evitarse el proceso de ir con el cursor abrir una nueva pantalla.
- Se utiliza la opción para que en la pantalla de facturación, ingreso de nuevo
ítem, se presente el stock en transito del producto que se esta facturando. Módulo Ventas.
Esta opción es más utilizada cuando en una empresa existen varias facturadoras, Ejemplo: Si
existe un producto X con stock de 20. Y en una caja se esta facturando este producto X con
stock de 10; y en otra caja se esta facturando el mismo producto con un stock de 15, el sistema
no le permite facturar por que ya no hay existencias disponibles. Pero igual el sistema le da
opción para revisar cual de las facturadoras o cajeras se encuentran facturando este producto y
averiguar si van a realizar la venta o no.
- : Opción que se la utiliza en el Modulo Ventas, ingreso de nuevo ítem, permite
facturar por cajas.
- : Utilice esta opción para facturar con stock negativo. Módulo de Ventas.
- Utilice esta opción para activar las opciones de precios (A, B, C y D)
para facturar de acuerdo a la designación del cliente. Se refleja en el Punto de Venta.
- Utilice esta opción para que el usuario pueda cambiar el
PVP al facturar desde el Punto de Venta, pero solo lo puede hacer el usuario que tenga permiso.
- Utilice esta opción para controlar el momento en que el
usuario desee abandonar el ingreso de la factura. Punto de Venta.
- Esta opción la utiliza para que presente en la pantalla de la facturación el stock
de los productos, Módulo Punto de Venta.
- Se utiliza para no permitir facturar con precio menor al que se
encuentra definido en la opción precio D. Módulo de Productos, pantalla Ítem, nuevo.
- Utilice esta opción para aplicar descuentos a
clientes especiales. (A los descuentos se los define en el Modulo Directorio).
- Utilice esta opción para controlar los descuentos por productos; al facturar no se
puede colocar un porcentaje mayor al definido en el Modulo Producto, icono ítem. Esta opción se
refleja en el Modulo Ventas.
- : Permite ingresar Clientes y Proveedores con Nros. de RUC
iguales.
- Se utiliza para controlar los descuentos a ítems por periodos.
Esta opción se ve reflejada en el Modulo Ventas, ingreso de un nuevo ítem a la factura. En la siguiente
pantalla la opción del descuento esta desactivada, porque el descuento del ítem ya esta definido y no
permite modificarlo.
Los pasos de como realizar este proceso es mas detallado en el Modulo de Ventas.
- La opción permite activar un casillero para digitar el número de días de
crédito a los clientes. Módulo Ventas.
- Utilice esta opción para realizar descuentos especiales a los
clientes, este descuento se define en el Módulo Directorio, botón clientes, se refleja en el Modulo
Ventas al momento de ingresar una nueva factura de venta.
- Utilice para cuando realice una venta a crédito, se presenta la opción para elegir el
garante, con el que esta definido o creado el cliente. Modulo Ventas, nueva Venta.
- Se la utiliza para no permitir facturar a clientes que tienen créditos
vencidos Módulo de Ventas.
- Utilice esta opción para indicar las cuentas por cobrar del cliente
seleccionado, opción que se refleja en el Módulo de Ventas, nueva Factura.
- Utilice esta opción para controlar el crédito, a los clientes que ya no tienen cupo.
- Utilice esta opción para no permitir archivar una factura a crédito, cuando el cliente
ya no lo tenga. Esta acción se refleja en el Módulo Ventas.
- Utilice esta opción para cuando la factura es archivada a crédito
(Módulo de Ventas), se imprima la forma de pago; con el número de cuotas, la fecha del pago y el
valor a cancelar.
- : Se utiliza para activar o desactivar a los clientes la opción de Impuestos. Este
proceso de definición se lo realiza en el Modulo Directorio.
Esta opción se la utiliza para facturar con o sin impuestos a un cliente, según las nuevas
reformas del SRI, se define que a una Institución Pública no se le puede cobrar el Impuesto al Valor Agregado (IVA). En este caso se aplica la opción anterior.
- Utilice esta opción para asignarle un departamento a un producto, para cuando
facture se muestre directamente el departamento al que pertenece. Esta opción se utiliza en el Modulo
de Hoteles.
Este proceso de definición y asignación de departamentos a productos, se explicará mas adelante en el Manual del Módulo de Hoteles.
- Utilice para definir y facturar productos con promociones, esta opción se ve
reflejada en el Módulo Ventas, nueva factura.
- Utilice esta opción para imprimir el contrato de la venta generada. En el Módulo
Ventas, listado de ventas se presenta el botón para imprimir el contrato.
- Utilice esta opción para cuando se facture e ingrese un nuevo
ítem a la factura solo busque por el código numérico. Módulo Ventas, nueva Factura.
Si tiene un código alfanumérico (números y letras), no lo busca. Si esta opción se encuentra
desactivada busca de cualquier manera el producto, ya sea por nombre, código, etc.)
- Esta opción le indica al usuario que no puede dejar una factura de venta en
pendiente, sino únicamente archivarla. Módulo Ventas
- Utilice esta opción para no permitir que aun cliente nuevo
se le pueda vender a crédito. Módulo Ventas.
- Esta opción la utiliza para aplicar un descuento al cliente, este
casillero se activa cuando en el Módulo Directorio, botón Clientes, se define la fecha de cumpleaños,
este proceso se refleja en el Módulo Ventas.
- Esta opción la utiliza para elegir el tipo de documento que se
utiliza en la facturación, Módulo de Ventas, (para elegir cualquiera de estas opciones
debe estar desactivada).
- Utilice la siguiente opción para elegir la manera que se presentará el Id. de las facturas, en el reporte de
la cuentas por cobrar. Cuentas por Cobrar, Cuentas por Cobrar Vigentes.
- Utilice esta opción para definir el número de ítems que se imprimirán en los diferentes documentos de
facturación. Módulo Ventas.
- Utilice esta opción para que no permita ingresar mas ítems a la
factura, esta opción esta relacionada con la anterior. Modulo Ventas, ingreso de un nuevo ítem a la
factura.
- Utilice esta opción para definir los días de crédito, (se activa con las fechas
que aparecen en la factura de venta, Módulo Ventas, la fecha de vencimiento toma en cuenta esta
aplicación). La opción del plazo y el crédito se refleja en el Módulo Cuentas por Cobrar.
- Utilice estas opciones para incrementar un porcentaje de interés por
mora, para activar si existen recargos o descuentos, esto se calcula cuando la factura vence, funciona
en el Módulo Cuentas por Cobrar, cuando se cancela la cuenta, se generan los intereses, recargos y
descuentos automaticamente.
- Para activar la forma de pago diferido, elija la siguiente opción:
Se elije el Nro. de Cuotas y la fecha de inicio de los pagos.
- Clic en guardar y Aceptar
¿Cuándo y para qué utilizar las opciones de la pestaña CONFIGURACIÓN CONTABLE?
Es utilizada para realizar la configuración: Tributaria del Ecuador, todo lo referente al Servicio de Rentas Internas
(SRI); para generar Asientos al registrar pagos, generar retenciones, desglosar compras y ventas, se configura el
tipo de integración que se realiza en la empresa (diaria, semanal, etc.) y la Contabilización de ventas, etc.
Para revisar la pantalla de Configuración Contable:
- Haga Clic en
- Presenta la siguiente pantalla:
Todas estas opciones que se configuren en la pantalla anterior, son utilizadas en el Módulo Contabilidad:
- Utilice esta opción para que el momento de generar la integración de compras, en el
asiento contable se refleje el detalle. Aplicado en el Módulo Contabilidad.
- Utilice esta opción para cuando se cancele una Cuenta por Pagar
de un Proveedor se genere el asiento contable. Se refleja en el Modulo de Contabilidad.
- Utilice esta opción para generar una transacción bancaria al
cancelar a un proveedor, Módulo de Cuentas por Pagar. Esta opción se verifica en el Modulo Bancos.
- Utilice esta opción para cuando se genere la integración de ventas, para que el
asiento contable se reflejen al detalle de las cuentas utilizadas, se refleja en el Módulo Contabilidad.
- : Aplique esta opción para que los parámetros internos del sistema sean aptos
para disposiciones dentro del Ecuador.
- Utilice esta opción para aplicar parámetros internos del Ecuador, se utiliza para las
empresas que tienen autorización para imprimir en blanco.
- Opción utilizada para generar la retención, al momento archivar la compra, se
refleja en el Módulo Compras.
- Utilice esta opción para digitar la serie y el número de autorización del
comprobante de retención.
- Utilice esta opción, para parametrizar el sistema con los tipos de monedas
que utilice.
- Para crear un nuevo tipo de cambio o moneda:
o Clic en
o Presenta la siguiente pantalla:
La información que presenta en las columnas es la siguiente:
Nombre de la moneda.
Símbolo de la moneda.
Fecha y Hora, que se realizó el cambio de moneda.
Tipo de cambio realizado.
- Utilice esta opción para elegir el tipo de integración. Se refleja en el Módulo
Contabilidad.
Es recomendable usar la opción de integración diaria, para cuando integre se presenten
asientos diarios por ejemplo los asientos de Ventas en el Modulo Contabilidad.
- Elija cualquiera de las siguientes opciones, para generar la contabilización con ventas:
- Clic en guardar y Aceptar
¿Cuándo y para qué utilizar las opciones de la pestaña SERVICIO, RENTA, HOTEL? Para establecer términos necesarios en cuanto a empresas que brindan servicios de Renta de Equipos
(Montacargas) y el Servicio de gestión Hotelera.
Para revisar la pantalla de Servicio, Renta, Hotel:
- Clic en
- Presenta la siguiente pantalla:
- Para configurar el % del impuesto, que se va a usar en las transacciones, utilice el siguiente casillero,
para digitar la información:
- Para configurar el % de impuesto por un servicio, edite la información en el siguiente casillero:
Esta opción se la utiliza en las empresas hoteleras, para configurar el porcentaje por un
servicio brindado.
- Utilice esta opción para configurar luego de que tiempo se inicia a cobrar una
llamada, desde que empieza a timbrar. Opción se ve reflejada en el Modulo Hoteles.
- Al utilizar esta opción se calcula un recargo por servicios en el
monto total de la factura de venta. Se refleja en el Módulo Ventas.
- Utilice esta opción para presentar el icono de habitación en el punto de venta.
Utilizado para ingresar un consumo o servicio a la habitación, cuando haga clic
en , se presenta la pantalla para colocar el numero de habitación,
para que este consumo ingresado se aplique al huésped hospedado en esa habitación. Al momento de digitar el número de habitación las opciones de Contado y Crédito así
como las opciones de guardar la forma de pago desaparecen de la pantalla y se presenta
el siguiente mensaje:
Clic en aceptar y luego guarda , para terminar el proceso.
- Utilice esta opción para redondear el costo de la llamada.
Si el minuto por llamada tiene un costo de $0.25 y el huésped utiliza 30 minutos al estar
activada debe cancelar los $0.25, pero si esta opción esta desactivada únicamente
cancela el costo de los 30 minutos utilizados.
- Utilice para ingresar el ID del producto (SERVICIO TELEFONICO) creado desde el
Módulo Productos. Esta opción se ve reflejada, en el Módulo Hoteles.
Esta opción se la utilice para que al momento de realizar una llamada por parte del
huésped, se cargue directamente al ítem servicio telefónico y se sume al total de la
factura.
- Clic en guardar y Aceptar
¿Cuándo y para qué utilizar las opciones de la pestaña COMUNICACIONES? Esta opción se la utiliza para configurar las opciones del sistema hotelero, como habitaciones, números de
teléfono, activar la opción del capturador de llamadas o central telefónica, etc. Y también como configurar los
puertos de enlace entre varios equipos.
- Clic en
- Presenta la siguiente pantalla:
- Para configurar estas opciones se realiza los siguientes pasos,
- Clic en , se presenta:
Para configurar la siguiente parte: elegimos las opciones anteriores como Nro. Habitación, Fecha, etc, y
luego en cada una de las siguientes opciones hacemos clic derecho para que se ingresen los valores de
las posiciones.
Quedando la siguiente pantalla:
En el formato de MDY se configura el formato de fecha, de acuerdo como se presente en la pantalla,
esta puede ser: Mes, Día y Año; Año, Día y Mes, etc.
- En la siguiente pantalla:
Se configura:
1. Para determinar 1. Retorno de Carro o en donde finaliza una línea y 2. Retorno de Carro y en
donde finaliza una línea. Es decir configurando el Nro. 1 utiliza cualquiera de las 2 opciones, y con
la opción 2 utiliza las 2 opciones simultáneamente.
2. El Nro. de Puerto
3. Valores para la velocidad y simetría de la transferencia de datos.
4. El protocolo, 1 conectar Hardware y 2 conectar Software,
5. Cuando esta opción esta activada se registra las llamadas telefónicas que se realizan desde una
habitación, por medio de la central telefónica y se cargan a la factura del huésped.
- Utilice estas opciones para tener acceso desde un equipo que esta como terminal
hacia el quipo principal o servidor a la carpeta Vfac8.0
- Utilice esta opción para configurar la ruta de acceso para enviar a imprimir
desde un equipo que se encuentra conectado por medio de red al servidor o equipo principal.
- Utilice esta opción para que le permita ver el listado de productos
vendidos en la pantalla de su computador así como también en otra pantalla adicional.
- Clic en guardar y Aceptar
¿Cuándo y para qué utilizar las opciones de la pestaña SQL-SCRIPT?
Opción utilizada para migrar información. Para realizar este proceso se sigue los siguientes pasos.
- Clic en
- Presenta la siguiente pantalla:
- Clic en guardar y Aceptar
¿Cuándo y para qué utilizar las opciones de la pestaña INTERFASE?
En esta pestaña se configuran lo nombres de todas las pantallas, mensajes, botones, etc. que se presentan en el
sistema, para poder realizar algún cambio de estos nombres, realice lo siguiente:
- Clic en el siguiente botón:
- Digite la clave de usuario:
- Presenta la siguiente pantalla, donde le indica los nombres que se mostrarán en cada uno de los
botones y las pantallas del sistema.
- Ejemplo: El nombre que se encuentra seleccionado en la pantalla anterior ,
es el que se presenta en la pantalla de Cuentas por Cobrar Vigentes:
Para cambiar este nombre, en la pantalla de interfase se elije el nombre y
se modifica, el nuevo nombre que se presenta en la pantalla de Cuentas por Cobrar Vigentes, es:
¿Cómo Reparar la Base de Datos? Clic en:
- Digite la clave de usuario:
- Presenta la siguiente pantalla:
Reparar una Base de Datos significa: arreglar o restaurar valores o información que se encuentra
en el sistema, este método es utilizado para cuando hay cortes de energía, cuando el sistema fue
cerrado de manera incorrecta, o el computador no fue apagado correctamente, porque al momento de ingresar al sistema se presentan errores, ahí es recomendable usar esta opción.
¿Cómo Respaldar la Base de Datos?
- Clic en:
- Digite la clave de usuario:
- Presenta la siguiente pantalla:
- La base de datos respaldada se encuentra en: Disco Local C, VFAC8.0 y Backup.
Es recomendable obtener un respaldo diario de la información, porque si hay daños de equipos o
cortes de energía, tiene la información respaldada para ser recuperada y continuar trabajando. El
sistema puede ser configurado para obtener respaldos automáticamente.
¿Cómo Cambiar Ejercicio?
Esta opción es utilizada para generar el Cierre de Ejercicio, es un proceso que se lo realiza a fin de año para
que las cuentas contables empiecen de cero y todas las transacciones empiecen con otras información.
- Clic en:
- Presenta la siguiente pantalla:
- Para crear una descripción del cierre, clic en , presenta la siguiente pantalla:
- Guardar ,
- Para ejecutar el cierre, clic en: ,
- Digite la clave de usuario:
- Y el cierre de ejercicio se realiza automáticamente.
En la pantalla Monitor, también existen los siguientes botones:
- Utilice esta opción para cerrar la pantalla del monitor, presenta el siguiente mensaje:
- Presione SI para cerrar y Digite la clave (monitor) y presione dos veces la tecla enter o clic
en .
- Nuevamente presione presenta el siguiente mensaje:
- Pulse SI, sale definitivamente del sistema.
En la pantalla principal del Monitor existen los siguientes filtros.
- Al activar la opción Usuario, se presenta la lista de todos los usuarios que se encuentran registrados en
el sistema, para revisar los procesos que han realizado, elije el nombre del mismo y en la pantalla del
monitor le presenta el listado general.
- Para revisar el acceso a los módulos que ha tenido un usuario elija:
Presenta la pantalla con la información:
- Digite la fecha de cuando quiere revisar la información almacenada en el monitor, esta
opción por defecto tiene la fecha actual, que se registra en el sistema.
1. Nombre del archivo de impresión, para editarlo (modificarlo) doble clic, para cambiar el nombre del
archivo clic derecho.
2. Clic izquierdo para vista preliminar e imprimir en impresora configurada por defecto; y, clic derecho
para imprimir reporte seleccionando la impresora.
3. Para enviar la impresión por mail, se adjunta como archivo PDF. (Disponible si se tiene instalado y
configurado el Microsoft Outlook para enviar y recibir correo).
4. Utilizado para importar o enviar la información a un archivo de Excel.
5. Botón para enviar por fax (Función disponible si se posee el software Winfax)
6. Para elegir el tipo de moneda
¿Cómo ingresar a los Módulos del Sistema VFAC8?
Clic en el botón que se encuentra en el escritorio:
Presenta la siguiente pantalla:
Digite:
- El nombre de usuario.
- Clave de acceso.
- Clic en
- Muestra la pantalla con los módulos activos listos para usarse.
- Estos módulos se activan si el usuario tiene permiso para trabajar con ellos.