Ministerio de Economía y Finanzas

Área de Seguimiento y Evaluación SNIPEnero, 2011

Modelo de Seguimiento(Documento de Trabajo)

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Contenido

I. Lecciones aprendidas en 10 añosII. LineamientosIII. AlcanceIV. El modelo del “Nuevo SOSEM”V. Los “Comités de Seguimiento”

a. Objetivob. Estructurac. Operatividad

VI. Los instrumentos de seguimientoa. Instrumentos para la Recolección, Procesamiento y Análisis de la

Información de Seguimiento.b. Aplicativo Informático de Seguimiento -MOSIP

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I. Lecciones Aprendidas en 10 años

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Lecciones Aprendidas

1. El software es un componente importante pero no determinante.

2. El seguimiento requiere una estrecha relación con los sistemas administrativos del Estado

3. El seguimiento requiere procedimientos útiles pero simples.

4. La sostenibilidad del sistema de seguimiento la da (i) su utilidad para tomar decisiones y (ii) la visibilización los resultados/cambios(accountability).

5. Su operación debe basarse en optimizar el uso de los datos ya disponibles y registrar sólo lo imprescindible.

6. Avanzar por etapas: a) Desarrollar la cultura y buenas practicas del seguimiento y b) Implementar normas, procesos y sistemas informaticos.

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II. Lineamientos

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Lineamientos

1. Se propicia la articulación con diferentes sistemas administrativos del Estado Peruano (SNIP, SIAF, SEACE).

2. Priorización, concentra el seguimiento en las intervenciones más representativas.

3. Evitar el doble registro, se debe evitar ingresar información ya existente en otros sistema administrativos

4. Definir de indicadores de producto, como medio simple pero efectivo de medir el avance del PIP y de utilidad para la identificación de efectos e impactos.

5. Fomentar un espacio participativo de coordinación, entre los actores estratégicos durante la ejecución de PIP.

6. Crear demanda, la sostenibilidad del Nuevo SOSEM está dado por la utilidad que éste generará en la toma de decisiones y en el trabajo operativo de las UE.

7. Enfoque de mejora, apuesta por una oportuna gestión de retos (dificultades) que supongan la toma de acciones preventivas y correctivas.

8. Asistencia y supervisión, permanente por la DGPM 6

III. Alcance

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Alcance

1. Su aplicación se circunscribe a todo sector u órgano del Gobierno Nacional, Regional y Local que tienen la responsabilidad de formular, evaluar y ejecutar PIP dentro del marco del SNIP.

2. Se busca una retroalimentación sobre las actividades y productos de tal forma de:a. Mostrar resultados según las dimensiones de cambio

identificadas, contrastando los programado vs los ejecutado.b. Desarrollar capacidades en los involucrado en el PIP para mejorar

la toma de sus propias decisiones.c. Apoyar la generación de conocimientos y el aprendizaje

institucional.

d. Demostrar transparencia en la gestión institucional.3. Desarrollar evaluaciones independientes con el objeto de

conocer el estado situacional de los PIP y su contribución al desarrollo nacional. 8

IV. El modelo del “Nuevo SOSEM”

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El Proceso de Seguimiento en la Planificación de Proyectos

El “Nuevo SOSEM” es un conjunto de actividades continuas, interrelacionadas y complementarias entre sí, orientadas hacia el recojo, procesamiento, comunicación y uso sistemático de información proveniente de una intervención.

El “Nuevo SOSEM” no funciona si no se planifica el qué, el cómo se hará, quién recogerá, procesará y difundirá la información

• Asiste• Costata • Eval.Ind

ep.

Seguimiento a Proyectos en el SNIP

Articulación real con Presupuesto

Estructuras causales

compatibles

Proyecto

Componente

Finalidad

S/.

Proyecto

Componente

Actividad

Presupuesto SNIP

• Programación

• Contratos• Deuda

Software

Utilización de la información

“Crear demanda”, Visibilizar

• Presupuesto

• OR, CM• Congreso• Ciudadaní

a• Prensa

Especializada

• CGR, etc.

Legalidad Comité de Seguimiento

de la Inversión

Coordinación entre los actores

involucradosUnidad de Monitores

(Delivery Unit)

FASE 2

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Ejecutar el proceso de seguimiento

• Aplicar el protocolo

• Indicadores

• Gestión de

Acuerdos

Modelo Conceptual del Seguimiento

FASE 1

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Modelo Conceptual del Seguimiento

1. La “primera fase” del Nuevo SOSEM contempla dos grandes momentos: a) La implementación de Espacio Institucional y b) La Operación de los Mecanismos de Seguimiento.

2. La Implementación del Espacio Institucional. Contempla el proceso de diseño y reflexión del modelo del arreglo institucional que soportará los procesos de seguimiento

3. La Operación de los Mecanismos de Seguimiento del Espacio Institucional Creado. Se refiere al proceso de implementación del modelo para lo cual se contará con el soporte del aplicativo informático denominado “ Módulo para el Seguimiento de la Inversión Pública (MOSIP)”. Esta etapa suponen un proceso de institucionalización de la cultura del seguimiento

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Paso 1: Implementación del Espacio Institucional

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Paso 1: Implementación del Espacio InstitucionalProcesos Objetivo Insumo Resultado Responsable

1. Diseño del Comité

Definir el proceso de implementación y operación del Comité.

Borrador de acta de constitución del Comité.

Listado de asistentes a la primera reunión del Comité.

Constitución formal del Comité

Órgano Resolutivo

2. Aprobación del Comité

Formalizar la creación del Comité.

Protocolo de funcionamiento.

Resolución/Acta de constitución del Comité

Órgano Resolutivo

3. Definición del “Portafolio de Inversión”

Priorizar el portafolio de inversión sujeta al seguimiento.

Listado de PIP viables Criterio para priorizar

PIP.

Listado de PIPs priorizados

Comité

4. Informar al Órgano Resolutivo

Tomar conocimiento de la institucionalización del Comité.

Listado de PIPs seleccionado por la OPI

Listado de indicadores claves de los PIPs seleccionados.

El Ente Rector toma conocimiento de la constitución formal del Comité.

Comité

5. Remitir “Portafolio de Inversión” para su consolidación centralizada

Poner en conocimiento del órgano rector del SNIP los PIPs priorizados.

Acuerdos del Comité. Portafolio de PIPs

priorizados.

Poner en conocimiento del Ente Rector del portafolio priorizados para las acciones de seguimiento.

Comité

6. Consolidar los Portafolios de Inversión”

Centralizar los portafolios priorizados a nivel nacional.

Portafolio de PIPs priorizados remitidos por las OPIs.

Reportes del MOSIP.

Centralizar la información de los portafolios de inversión.

DGMP

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Paso2 : Operación de los Mecanismos de Seguimiento

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Paso2 : Operación de los Mecanismos de Seguimiento

Procesos Objetivo Insumo Resultado Responsable

1. Convocatoria a la revisión de portafolio

Convocar a las revisiones de portafolio

Protocolo de reunión del Comité Documento de convocatoria Agenda de reunión

Comité comprometido para asistir a la revisión de cartera. Comité

2. Procesar y analizar información de avance de ejecución del PIP priorizado

Conocer el estado situacional de la inversión priorizada

Informe de seguimiento de la PIPs priorizados. Informes de supervisión Reportes de los sistemas administrativos de las

ejecutoras. Reunión con actores claves Informe de supervisión. Reporte de MOSIP.

Portafolio de inversión analizado.

UE

3. Reunión de Seguimiento al portafolio de inversión priorizado

Socializar y reflexionar sobre la ejecución del portafolio priorizado

Presentaciones de avance de ejecución de PIPs. Informes de seguimientos a PIPs. Formato 02 yFormato 03

Socialización de avances de ejecución del portafolio de inversión priorizado

Comité

4. Redactar Acta de revisión de Portafolio de Inversión

Analizar y validar información de seguimiento al portafolio priorizado.

Acta de acuerdo de la reunión del Comité. Informes de avance físico-financiero de las

ejecutoras Reporte de MOSIP. Informes de avance físico-financiero de las

ejecutoras Reporte de MOSIP. Formato 01 y Formato 03

Explicitar principales resultados (la OPI lidera el proceso)

Comité

5. Gestión de compromisos y obligaciones

Dar cumplimiento de compromisos para la gestión de la inversión priorizada

Acta de acuerdo de la reunión del Comité. Formato 02 Reporte de MOSIP.

Cumplimiento de compromisos para una gestión eficiente de la inversión priorizada (la OPI lidera el proceso)

Comité

6. Elaborar y remitir Informe Final

Reportar la situación actualizada de la inversión priorizada

Informe de seguimiento a portafolio priorizado Informes de avance físico-financiero de las

ejecutoras Reporte de MOSIP. Formato 03

Conocer el estado actual y perspectivas de la inversión priorizada (la OPI lidera el proceso)

Comité

7. Consolidar reportes y difundir contenidos

Presentar de forma sistémica el estado de inversión priorizada.

Informe de seguimiento a portafolio priorizado Facilitar el conocimiento del estado del arte de la inversión priorizada DGPM

V. Los “Comités de Seguimiento”

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Objetivo y Estructura de los “Comités de Seguimiento”

1. Tiene por objeto realizar una permanente gestión de las inversiones públicas, debiendo tomar decisión respecto de las medidas administrativas, pre ventivas y correctivas necesarias para el cumplimiento eficaz, eficiente y con calidad de la programación del portafolio de proyectos de inversión.

2. Comité debe ser formalizado por el Órgano Resolutivo, mediante un “Acta de Constitución”.

3. La constitución básica del Comite es el siguiente: a. Un Presidente: Un Representante de la Alta Dirección (Secretario

General, Gerente General o equivalentes), quien preside el Comité. Convoca las Reuniones de Portafolio.

b. Un Secretario Técnico: El Responsable de la OPI.c. Entre 3 y 6 Miembros: Representantes de cada Unidad Ejecutora

involucrada en el Portafolio, funcionarios de las Oficinas de Planificación y Presupuesto, de Administración, de Abastecimiento, de Control Interno, entre otros 18

Funciones y Competencias del Comité de Seguimiento

a. Es responsable visualizar y validar el proceso de Seguimiento al “Portafolio de Inversión Priorizado” y en general, de todos los PIP ejecutados por las Unidades Ejecutoras pertenecientes a su Sector, Gobierno Regional o Gobierno Local.

b. Es responsable de organizar y llevar a cabo las Revisiones de Portafolio y de consolidar de sus Unidades Ejecutoras la información sobre cada PIP contenido en dicho Portafolio.

c. La OPI en su condición de Secretario Técnica lidera y conduce las acciones de seguimiento del portafolio.

d. Valida la información anterior, su consolidación y su posterior envió a su Órgano Resolutivo, Órgano de Control y a la DGPM junto con un Informe Trimestral.

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Operatividad de los “Comités de Seguimiento”

1. Constitución de Comité de Seguimiento, mediante un acta formal.

2. Definición de la cartera de inversión priorizada, el Comité (a propuesta de la OPI) definirá de forma concertado el Portafolio de proyectos priorizados.

3. Definición de protocolos para el Seguimientoa. El Comité se reúne ordinariamente por lo menos una vez al

finalizar cada trimestre del año fiscal y extraordinariamente cuando así lo convenga.

b. Se definirá y estructura de la “agenda de la reunión”.c. Se establecerá un rol de presentación de avances por parte de

la ejecutoras de los PIPsd. Se elaborar un “acta de acuerdos” de la reunión de

seguimiento.e. Se elabora el “informe de seguimiento”

 

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Operatividad de los “Comités de Seguimiento”

4. Revisiones de Portafolio  a. A través de su Presidente, convoca a las reuniones de

Revisión de Portafolio. b. Se deberá tomar sus previsiones para organizar y llevar a

cabo las reuniones con la debida antelación para cumplir con remitir a su Órgano Resolutivo.

5. Elaboración y Difusión de los Informe de Seguimiento c. El Comité a través de su Secretario Técnico consolidara la

información presentada por las UE.d. El Secretario Técnico (OPI) conformara un equipo ad hoc

para la elaboración del Informe de Seguimiento.e. El Informe de Seguimiento será elaborado y validado durante

el mes posterior a la reunión. f. El Informe deberá ser remitido a la DGPM hasta siete (7) días

hábiles después de finalizado el mes de sus elaboración.

 

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VI. Los instrumentos de seguimiento

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Instrumentos para la Recolección, Procesamiento y Análisis de la Información de Seguimiento

1. Para el seguimiento del “portafolio de inversión priorizada” se hará uso de un conjunto de formatos.

2. La mecánica operatividad para el registro de la información obtenida durante el proceso de seguimiento se describe a continuación: 

a. El Comité de Seguimiento de formaliza con el “Acta de Constitución del Comité”.

b. Cada Unidad Ejecutora analiza y sistematiza la información correspondiente a los proyectos a su cargo (Formato 01 – Ficha Individual de Seguimiento de PIP).  

c. En cada sesión del Comité de Seguimiento, cada Unidad Ejecutora presentará y entregará la información correspondiente a los proyectos a su cargo (Formato 02 – Formato de Seguimiento a la Inversión Priorizada).

d. Los acuerdos tomados en la reunión por el Comité deberán registrado en un acta debidamente firmado (Formato 03: Acta de Comité de Seguimiento).  

e. La OPI, realizara un análisis de la situación de los proyectos, de los avances y retrasos en la ejecución, de las dificultades en la fase de inversión, y de la gestión de los compromisos,

f. Luego del análisis y la validación, la OPI elabora el Informe de Seguimiento y lo remite a la DGPM. (Formato 04 – Informe de Seguimiento a la Inversión Priorizada).

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Instrumentos: “Acta de Constitución del Comité”.

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Instrumentos: Formato 01 – Ficha Individual de Seguimiento de PIP

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Instrumentos: Formato 01 – Ficha Individual de Seguimiento de PIP

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Instrumentos: Formato 02 – Formato de Seguimiento a la Inversión Priorizada

Código DNPP

Código

SNIPProyecto

Componentes

Estado del PIPAvance Financiero por toda fuente al xx.xx.2010

(En miles de Nuevos Soles) Avance Físico

Problemas u observaciones

Propuestas deSoluciones

Responsable (en lo posible

identificar nombre del funcionario)

Fecha límite para resolver el

problemaEjecución acumulada

al 2009PIM(A)

Avance a la fecha

(Devengado)(B)

% de Avance

(B/A)

Saldo

(A-B)

Indicador del

producto principal

Unidad deMedida

Meta para el 2010

Avance a la fechaSólo

Viable

ET en elaboración

ET aprobado

En proceso de convocatoria

Contrato firmado

En plena ejecución

Obra concluida

2.015474

s/n015474. CULMINACION DE LA CARRETERA TACNA TARATA CANDARAVE UMALSO

   

2.106687

58358

MEJORAMIENTO Y AMPLIACION DE LA PROVISION DE AGUA PARA DESARROLLO AGRICOLA EN EL VALLE DE TACNA - VILAVILANI II - FASE I

   

2.090037. 10252

8

MEJORAMIENTO Y AMPLIACION DEL SISTEMA DE AGUA POTABLE E INSTALACION DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO EN LAS LOCALIDADES DE BOCA DEL RIO, VILA VILA Y LLOSTAY

   

2.108135. 12678

2MODERNIZACION DE EQUIPOS BIOMEDICOS DEL HOSPITAL HIPOLITO UNANUE DE LA REGION TACNA

   

2.015918

1249INTEGRACION VIAL TACNA LA PAZ

   

2.090671. 10719

4MEJORAMIENTO DE LA I.E. Nº 43006 MERCEDES INDACOCHEA DEL DISTRITO DE TACNA - TACNA

   

2.040457

43098 MEJORAMIENTO DEL SERVICIO EDUCATIVO EN LA I.E. LASTENIA REJAS DEL DISTRITO TACNA - TACNA

   

     

TOTAL PORTAFOLIO

Instrumentos: Formato 03: Acta de Comité de Seguimiento

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Instrumentos: Formato 04 – Informe de Seguimiento a la Inversión Priorizada

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Aplicativo Informático de Seguimiento -MOSIP

1. El MOSIP es una herramienta informática de apoyo al seguimiento de inversión pública del Estado Peruano que provea de información útil para mejorar el desempeño de la ejecución de los recursos públicos.

2. El MOSIP integra diversas herramientas de los diferentes sistemas administrativos del Estado Peruano, en especial con el Sistema de Presupuesto Público, el Sistema de Contrataciones del Estado (OSCE) y el los Sistema Nacional de Inversión Pública.

3. En este sentido, el Módulo de Seguimiento a la Inversión Pública (MOSIP) que articula al Banco de Proyectos y el PMIP del SNIP, la base de datos del SIAF (DGPP) y al SEACE de la OSCE. La idea es, minimizar en el corto plazo, el doble registro y eliminarlo en el mediano.

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MOSIP: Información de Pre inversión

Presenta información sobre la pre inversión del PIP consignada en el Banco del Proyecto del SNIP.

Ofrece información sobre modificaciones a la viabilidad del PIP.

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MOSIP: Información de Contrataciones Ofrece información sobre contratos accediendo a la base de datos del SEACE que

opera el OSCE. Se puede consultar información a nivel de detalle sobre los adquisiciones

consignados por los ejecutores del PIP.

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MOSIP: Ejecución Financiera

Se consigna información presupuestal administrada por la DGPP. Se puede consultar datos sobre: a) el PIM, b) la Ejecución Total por años, c) % de Avance

respecto al PIM el cual mide la eficiencia de la ejecución financiera respecto al total de presupuesto asignado y d) % de Avance respecto a la inversión viable el cual mide la eficiencia de la ejecución financiera respecto a la inversión viabilizada.

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MOSIP: Ejecución Financiera

Además nos presenta de la ejecución financiera del PIP mensualizada de acuerdo a los años de ejecución del PIP.

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MOSIP: PMIP (Programación Multianual de Inversión Pública)

Se puede consultar la información registrada en la Programación Multianual de las ejecutoras para un horizonte de tres años.

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MOSIP: Otros datos mas

Indicadores En esta pestaña se ingresa la información, programación y avances de los indicadores de producto y efectos selecciones para el seguimiento del PIP.

Reuniones de Seguimientos. Permite registrar los acuerdos e información relevante presentada durante la reunión del Comité. Así, mismo se puede hacer seguimiento a lo acuerdo consignados en el Acta de Reunión.

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A manera de colofón…

1. El seguimiento es un PROCESO2. La sistematización plena y el uso del Valor ganado

tiene precondiciones: fomentar la Cultura del Seguimiento a través de los Comités de Inversiones, la priorización, la asistencia técnica y accionar del Delivery Unit

3. Reformular el “pacto” agente-principal4. La sostenibilidad del sistema de seguimiento está dad

por su utilidad en la tomar decisiones basadas en evidencia y en el accountability

5. Empoderar a las OPI en su rol de monitores6. Herramientas simples pero efectivas

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Modelo de Seguimiento(Documento de Trabajo)

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