modelado de procesos en los servicios de salud 060607.ppt

1

MODELADO DE PROCESOS EN LOS SERVICIOS DE SALUD

Rafael Pastor SáenzDepartamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos

Escuela Técnica Superior de Ingeniería InformáticaUniversidad de Sevilla


ÍNDICE

IntroducciónEl Modelado de ProcesosGuía para el Modelado de Procesos en los HHUUVRConclusiones

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INTRODUCCIÓN

MOTIVACIÓN

Los Servicios de Salud deben proporcionar una medicina de alta calidad con costes controlados La calidad sanitaria tienen como indicadores principales:

Asistencia correcta al pacienteCon el mínimo tiempo de tratamiento (intra y extra hospitalariamente)

INTRODUCCIÓNMODELADO DE PROCESOS EN LOS SERVICIOS DE SALUD

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MOTIVACIÓN

Existen enormes partidas presupuestariasReducir la lista de espera

Contratar más personal: médicos, enfermeros, administrativosAmpliar hospitalesContratar más recursos

¿Podemos reducir el tiempo del proceso del tratamiento?


JUSTIFICACIÓN

La Dirección del Hospital pide a Proyectos e Informática soluciones que aumenten la calidad asistencialToma de requisitos inabordable

Saber cómo se hace el tratamiento ahora (“as-is”)Nadie tiene una visión de conjuntoNo está sistematizado: muchos procesos asistenciales siguen una cadena secuencial guiada por la tradición o la historia

Saber cómo queremos que se haga (“to-be”)No saben realmente lo que quieren


4

JUSTIFICACIÓN

El Gerente no es capaz de gestionar todas las actividades que se desarrollan en el Hospital

Tiene una visión de muy alto nivel y no es capaz de determinar y concretar los procesos, personal o recursos a optimizar

Y más en un Hospital como el Virgen del RocíoMayor complejo sanitario del cono sur de EuropaPoblación asignada en algunas especialidades de 7.000.000 de personas


JUSTIFICACIÓN

Datos del Hospital Universitario Virgen del Rocío de Sevilla en 2004

54.123 ingresos, 284.597 urgencias, 57.753 intervenciones quirúrgicas, 1.031.922 consultas, 8.131 partos y 272 trasplantes de órganosPlantilla compuesta por 7.902 trabajadoresRecursos económicos de 366.315.722 euros


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JUSTIFICACIÓN

Pero cualquier cambio en un Hospital puede llegar a ser críticoGestión del riesgo

Existen actividades sanitarias que nunca pueden paralizarsePequeñas variaciones: efectos en los pacientes

La solución debe garantizar que se mejorarán los tiempos


OBJETIVOS

Primario: Buscar una disciplina que permita el aumento de la calidad de la asistencia sanitariaSecundarios:

Reducir tiempos de tratamientos de pacienteMínimo costeAyudar a la Gestión HospitalariaGestionar el riesgo de la innovaciónFacilitar la Toma de Requisitos


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EL MODELADO DE PROCESOS

El MODELADO DE PROCESOSMODELADO DE PROCESOS EN LOS SERVICIOS DE SALUD

JUSTIFICACIÓN

Se propone el Modelado de Procesos de Negocios (Business Process Modeling, BPM)

Conjunto de técnicas, herramientas y metodologías que permiten análisis, diseño, ejecución y monitorización de procesos de negocio, exitoso en el mundo empresarial El Hospital visto como una empresa

El negocio es la Asistencia SanitariaEl producto es el paciente

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Un proceso de negocioSe define como un conjunto de actividades relacionadas que se lleva a cabo en un negocio u organización con el objetivo de obtener un determinado resultado. Estas actividades deben crear valor para el cliente del negocio.

Características de los procesos de negocio en hospitales

Complejidad y variabilidadGran número de unidades organizativas cooperandoRecursos limitadosIntervienen un gran número de actividades manualesMuchos procesos médicos pueden evolucionarLos detalles de los procesos médicos cambian frecuentemente


Para el modelado de procesos de negocio se dispone de:

Una serie de metodologías (paradigma de modelado)ARIS (ARchitecture of Integrated Systems)CIMOSA (Computer Integrated Manufacturing Open System Architecture)GRAI/GIM. GIM (GRAI Integrated Methodology) IDEF (ICAM Definition Model) PERA (Purdue Enterprise Referente Architecture)

Cada metodología está soportada por una o varias técnicas (juego de símbolos, diagramas, notación)

Redes de PetriEl conjunto de técnicas IDEF (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF3)CPEs (Cadenas de procesos guiada por eventos)UML (Lenguaje Unificado de Modelado)

Las técnicas pueden estar soportadas por aplicaciones software (herramientas)


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PROCESO DEL MODELADO DE NEGOCIO EN LOS HOSPITALES UNIVERSITARIOS VIRGEN DEL

ROCÍO

EN LOS HOSPITALES UNIVERSITARIOS VIRGEN DEL ROCÍO

Los modelos deben ser comprensibles por los no-especialistas en modelado.

Los expertos en modelado no pueden proporcionar de forma sistemática mejoras en los procesos de salud (lo ven como ‘cajas negras’) Se pretende que a medio/ largo plazo los actores del proceso (personal sanitario, expertos del dominio) sean capaces de modelar, ya que las mejoras deben venir propuestas por dichos actoresPara este fin hemos desarrollado la Guía de Modelado de Procesos

PROCESO DEL MODELADO DEL NEGOCIO EN LOS HOSPITALES UNIVERSITARIOS VIRGEN DEL ROCÍOMODELADO DE PROCESOS EN LOS SERVICIOS DE SALUD

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PASOS

1. Definición del objeto del modelado del proceso.2. Determinación de las entidades que deberían

representar a los elementos del sistema.3. Determinación del nivel de detalle necesario para

describir los componentes del proceso.4. Determinación del nivel de datos disponible (Qué

datos son necesarios y Cómo manipularlos).5. Descripción del proceso y construcción del modelo.6. Simulación del modelo.7. Verificación y validación del modelo.8. Análisis de resultados de simulación


PASO 1. DEFINICIÓN DEL OBJETO DEL MODELADO DE PROCESO

Persona o estructura organizativa sobre la que la salida del proceso aporta valor añadido

En nuestro ejemplo, serán pacientes a los que se les ha sido realizado un trasplante hepático, una vez que la intervención quirúrgica ha finalizado con éxito


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PASO 2. DETERMINACIÓN DE LAS ENTIDADES QUE DEBERÍAN REPRESENTAR LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA

Límites del procesoDe entrada: paciente trasplantado, paciente re-hospitalizado Límites de salida: exitus, paciente que necesita re-trasplante, recuperación total


PASO 2. COMPONENTES DEL PROCESO

Recursos humanosUnidades o profesionales que contribuyen al desarrollo del proceso, realizando o permitiendo alguna actividad.

Recursos materialesElementos fungibles e inventariables (equipamiento y mobiliario).

Unidadorganizativa Puesto Tipo de persona

Medios deproducción

Recursogeneral


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PASO 2COMPONENTES DEL PROCESO

Unidades de soporteUnidades responsables de los procesos de soporte. Dotan de recursos y apoyo logístico o administrativo a los procesos operativos

DatosRepresentan la información intercambiada

Personaexterna

Documento


ORGANIGRAMA

OrganigramaForma de representación de estructuras organizativas


Unidad deTrasplanteHepático

Unidad deUCI de TH

EspecialistaUCI de TH

Unidad deHospitalización

de TH

EnfermeríaHospitalización

de TH

EspecialistaHospitalización

de TH

Aux. EnfermeríaHospitalización

de TH

Unidad deConsulta Externa

de TH

EspecialistaConsulta Externa

de TH

Administrativode TH


de guardia

Enfermeríaconsulta externa

de TH

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PASO 3. DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE DETALLE

De manera incrementalLas cajas negras se pueden detallar más tarde a través de las asociaciones de funciones

En el ejemplo, hasta el tercer nivel de detalleFunciones como la “Realizar anamnesis y exploración física”se ha representado como una caja negra debido a que la reducción de este tiempo no es un objetivo actual del modelado


PASO 4. DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE DATOS DISPONIBLE

Recopilación de datos. El modelador comprobaráque el nivel de datos es adecuado con el nivel de detalle

En el ejemplo:Base de datos de Access creada en la propia Unidad de Trasplante HepáticoBase de datos de citas del Sistema de Información del HospitalAusencia de consenso existente entre diferentes equipos de trasplante de distintos hospitales en algunas de las fases del proceso ha impedido el aprovechamiento de experiencias y datos de otros hospitales


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PASO 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y CONSTRUCCIÓN DEL MODELO

5.1 Especificar enfoque operativo del proceso Describe la forma en la que la dirección ejecuta el proceso

Número de cambios de turnos, duración de cada cambio, descansos

Expertos del dominio describieron el calendario de turnos de cada recurso humano involucrado

Enfermeríaplanta tarde

Cicloenfermería

planta

Enfermeríaplanta mañana

Enfermeríaplanta noche


Ciclo semanal

Guardiasemanal

Guardia fin desemana

Plan guardias

Ciclo fin desemana


5.2 Describir el proceso en detalle

0 5

0Atender paciente

reingresadoen UCI

0 0

0 Esperar citaconsulta externa

0

0,00

0 4

Seguimientoen planta tras

reingreso en UCI

1,0042

1,00

0 0

0 Atenderen UCI

0 0

0 0

0 Hospitalizaren planta

0 0

0 38

Seguimientoen planta

1,00

45 45

Intervenciónquirúrgicafinalizada

1,00

0 5

Reingresoen UCI

1,00

0

0,00

0 0

Exituspacienteen planta

0,00

0 36

Altadada

al paciente

1,00

0 6

Exituspacienteen UCI

1,00

0 1

Retrasplantenecesario

1,00


14


0 154

0 Dar alta alpaciente

0 0

0 168

0

Establecersituación

del pacienteen planta

0 0

0 50

Analíticasolicitadaen planta

paciente entre21-71 días

1,00

0 45

Paciente atendidoen planta entre

11-21 días

1,00

166

1,00

168

1,00

0 0

0Visitar especialistapaciente en planta

entre 1-7 días

0 00 34



1,00

0 34


entre 1-7 días

1,00

0 164


1,00

Informe de altahospitalaria

0 154

Terminaperíodo

en planta

1,00

0 33

0

Permanecerpacienteen planta

entre 1-7 días0 1

Resultadosanalítica

0 12

Reingresoen UCI

1,00

1.042Especialista

Hospitalizaciónde TH

34

1,00

0 39


entre 7-11 días

1,00

0 45


entre 11-21 días

1,00

0 50


entre 21-71 días

1,0039

1,000 0

0

Monitorizarpacienteen planta

entre 1-7 días0 0

0 0

0


entre 7-11 días0 0

0 0

0


entre 11-21 días0 0

0 0

0


entre 21-71 días0 0

45

1,00

50

1,00975


de TH

0 0


entre 7-11 días

0 0

0 0


entre11-21 días

0 0

0 0

0Visitar especialistapaciente en plantaentre 21-71 días

0 0

0 38

0


entre 7-11 días0 1

0 45

0Permanecer

paciente en plantaentre 11-21 días

0 0

0 50

0Permanecer

paciente en plantaentre 21-71 días

0 0

975Enfermería


975Enfermería


975Enfermería


0 33

Pacienteen planta entre

1-7 días

1,00

0 166

0

Valorarsituación delpaciente en

planta0 0

166

1,00

0 39



1,00

0 38


7-11 días

1,00

1.042Especialista


0 45



1,00

33

0,42

38

0,97

1.042Especialista


45

1,00

1.042Especialista


0 50

Paciente atendidoen planta entre

21-71 días

1,00 50

0,60

1.042Especialista


1.042Especialista




de guardia


de guardia


de guardia


de guardia


de guardia

Paciente


reingreso en UCI

Temperaturaregistradaen planta

entre 1-7 días


entre 7-11 días

Paciente


entre 11-21 días

Paciente


entre 21-71

Paciente

Altadada

al paciente


0 168

0

Establecersituación

del pacienteen planta

0 0 168

1,00

0 164


1,00

39 0 45


reingreso en UCI

15


0 0


entre 1-7 días

0 00 34



1,00

0 34


entre 1-7 días

1,00

0 33

0


entre 1-7 días0 1

Resultadosanalítica

1.042Especialista


34

1,00 0 0

0


entre 1-7 días0 0


de TH

0 33


1-7 días

1,00

1

33

0,42


de guardia

Paciente


entre 1-7 días


0 154

0 Dar alta alpaciente

0 0

166

1,00

Informe de altahospitalaria

0 154

Terminaperíodo

en planta

1,00

0 12

Reingresoen UCI

1,00

0 166

0

Valorarsituación delpaciente en

planta0 0

1,001.042


de TH

1.042Especialista




de guardia

Altadada

al paciente

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5.3 Obtener especificaciones de operaciónEstimar la Frecuencia de los Eventos Iniciales

Año 2001 = 47 Trasplantes HepáticosAño 2002 = 48 Trasplantes HepáticosAño 2003 = 43 Trasplantes Hepáticos

Estimar las probabilidades de ocurrencia de los Evento Estimación de los tiempos de tratamiento de las funciones



5.4 Analizar los datos de entrada

Los datos de entrada deben analizarse y probarse con racionalidad, esto incluye la identificación de patrones en los datos


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 22 24 26 28 44 69

Estancia_en_UCI

0

5

10

15

20

25

Frec

uenc

ia

Estancia_en_UCI

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PASO 6. SIMULACIÓN DEL MODELO

La animación permite seguir visualmente el desarrollo de los procesos de manera que se pueden constatar cuellos de botella y puntos débiles durante la ejecución de la simulación.

Los resultados de simulación se recogen en estadísticas acumulativas separadas para funciones, eventos, recursos de personal, etc., y pueden representarse en forma de tabla o gráfico.


PASO 6. SIMULACIÓN DEL MODELO


Número de activaciones

Temperatura registrada en planta entre 1-7 días 86

Analítica solicitada en planta paciente entre 7-11 días 43



Paciente en planta entre 7-11 días 43

Seguimiento en planta entre 1-7 días 53

Atención médica completada en planta entre 21-71 días 35

Exitus paciente en UCI 13

Retrasplante necesario 4

Exitus paciente en planta 0

Atención médica completada en planta entre 11-21 días 38

Cita en consulta externa 148

Tensión arterial registrada en planta entre 1-7 días 53

Paciente reingresado entre 13-68 días 29

Paciente reingresado entre 0-1 días 44

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PASO 7. VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL MODELO

Comparación de los datos actuales analizados con los datos de salida del modelo

Se debe comprobar que el modelo se comporta según lo esperado variando parámetros como el personal disponible, la entrada de pacientes, etc.

Resultados del histórico:Número total de pacientes en planta = 150Número de Exitus de pacientes en planta = 1Número de reingresos en UCI = 13

Resultados de simulación:Número de activaciones del evento Termina período en planta = 151Número de activaciones del evento Exitus paciente en planta = 0Número de activaciones del evento Reingreso en UCI = 16


PASO 8. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LA SIMULACIÓN


Número procesado

Suma de los tiempos de espera dinámicos

Suma de lostiempos de tratamiento

Registrar medida de glucosa en consulta externa 1.521 0004:01:40:00 0002:02:42:00

Programar cita consulta externa 1.867 0004:03:29:42 0002:14:32:03

Registrar valor tensión arterial en consulta externa 1.904 0005:15:22:00 0002:15:28:00

Valorar situación del paciente en consulta externa 1.904 0006:01:40:07 0002:15:28:00

Solicitar analítica consulta externa 1.904 0010:08:30:23 0004:15:03:22

Realizar anamnesis y exploración física en consulta externa 1.904 0012:00:21:40 0009:22:45:09

Pesar al paciente 1.904 0014:14:08:04 0002:15:28:00

Analizar resultados laboratorio en consulta externa 1.904 0016:17:16:21 0007:22:11:16

Atender paciente en UCI entre 1-7 días especialista UTH 41 0021:06:07:04 0003:03:06:13



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0 0

0

Atenderpaciente

reingresadoen planta

0 0

0 0

0Esperar siguiente

cita consultaexterna

0 0

0 3Reingreso por

empeoramientodel estado

del pacienteen domicilio

1,00

23

1,00

0 0

0

Seguir evoluciónpaciente

en consultaexterna

0 0 0

0,00

0 18

Cita en consultaexterna desde

reingreso

1,00

0 21Reingreso por

empeoramientodel estado

del paciente 1,00

0 4Exitus

pacientereingresado

en planta1,00

0

0,00

0 63

Siguientecita en consulta

externa

1,00

0 2Reingreso por

empeoramiento delestado del paciente

postrasplante1,00

0 22

Alta hospitalariagenerada

1,00

0

0,000 0

Exituspaciente

espera consultaexterna

0,00

0 0


0,00

0 0


0,00

0 0Exitus

pacienteespera consulta

externa0,00

Controlarpaciente

monitorizado

Paciente amonitorización

en domicilio

Cita en consultaexterna tras

monitorizaciónen domicilio

Pacientea siguiente

monitorizaciónen domicilio


Registrar latemperaturadel pacienteen domicilio

Registrarmedida

tensión arterialen domicilio

Medidastensión arterial

registrada

Temperaturaregistrada en

domicilio

Equipotelemedicina

Registrarmedida saturación

de oxígenoen domicilio

Equipotelemedicina

Medidasaturación de

oxígenoregistrada

Registrarmedida

electrocardiogramaen domicilio

Medidaselectrocardiograma

registrada

Equipotelemedicina

Equipotelemedicina

pacientepreparado paramonitorización

Analizar datosde los pacientes

Mensajesde los pacientes

resueltos

Cita enconsulta externa

necesaria

Videoconferencianecesaria

Paciente sigue enmonitorización

tras análisisde datos

Esperar citavideoconferencia

Enviarpropuesta

de citaal paciente

Cita paravideoconferencia

aceptada

Enviar propuestade cambio de cita

Cambio

Cita paravideoconferencia

rechazada

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CONCLUSIONES

AYUDAR A LA GESTIÓN HOSPITALARIA

El Modelado de procesos permite al Gerente

Visión clara. Comprender mejor la estructura del negocio Identificar las tareas automatizablesMejorar la estructura de negocios actual: en los modelos se detectan los puntos débiles o cuellos de botellaMostrar la estructura de un negocio innovado: el modelo llega a ser la base del plan de acciónExperimentar con un nuevo concepto de negocioIdentificar oportunidades de outsourcing

CONCLUSIONESMODELADO DE PROCESOS EN LOS SERVICIOS DE SALUD

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MEJORAR CON EL MÍNIMO COSTE

Reduce costes en la mejora de la calidad asistencial

Planifica racionalmente la innovaciónAsignar en este sentido la partida presupuestaria

No se guía sólo por la experiencia o la intuiciónLa simple reestructuración del proceso asistencial puede mejorar los tiempos


FACILITAR LA TOMA DE REQUISITOS

Incluimos el Modelado de Procesos de Negocio en el Proceso de Desarrollo Software

Previo a la Fase de requisitosDocumentación e informesRoles separado del modelador y del analistaObligación de presentar el Modelo de Proceso del Negocio del Servicio antes de desarrollar una solución software


22

FACILITAR LA TOMA DE REQUISITOS

El Modelado de procesos facilita la Toma de requisitos

Determinar objetivos organización: visión negocioCapturar vocabulario de la empresa: glosarioEncontrar actores y casos de usosDefinir la arquitectura de la empresa: dependenciasRequisitos de automatización: reglas del negocioRequisitos funcionales y no funcionales teniendo en cuenta el sistema completoNo hace la toma de requisitos de manera tan “artesanal”


GESTIONAR RIESGOS DE LA INNOVACIÓN

La simulación en BPM minimiza el impactoRepercusión esperadaOptimiza la implantaciónCambios consensuados con los expertos del dominio


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CONCLUSIONES

Hemos desarrollado este método para el modelado de procesos

Reducimos los tiempos de formaciónLos expertos del dominio modelanNo contratación especializada

Alto ROI en la implantación del Modelado de procesos en la empresa



Rafael Pastor SáenzDepartamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos

Escuela Técnica Superior de Ingeniería InformáticaUniversidad de Sevilla

modelado de procesos en los servicios de salud 060607.ppt

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