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ÍNDICE 1. DEPÓSITO DE CUENTAS PYMES
1.1. Instrucciones de cumplimentación
1.1.1. Lectura de datos desde la ficha de la empresa y otros. 1.1.2. Lectura de datos económicos (para usuarios de MsConta). 1.1.3. Lectura de datos económicos (usuarios sin MsConta). 1.1.4. Memoria y resto de documentos. 1.1.5. Otras opciones.
1.2. Instrucciones de presentación 1.2.1. Para ejercicios 2013 y posteriores. 1.2.2. Para ejercicios 2012 y anteriores.
2. DEPÓSITOS DE CUENTAS ABREVIADO Y NORMAL
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CONTENIDO
1. DEPÓSITO DE CUENTAS PYMES
1.1. Instrucciones de cumplimentación
1.1.1. Lectura de datos desde la ficha de la empresa y otros.
La opción se encuentra en el menú ‘Gestión de modelos’ � ‘Depósito de Cuentas’ � ‘Modelo PYMES’ o mediante la barra de la derecha en la opción ‘Calendario’ si lo tiene definido en el calendario fiscal de la empresa, o en ‘Otros’. El modelo se compone de cinco apartados identificados en la parte superior como:
o IDP � Hoja de los datos generales de identificación. o BP1, BP2.1 y BP2.2 � Balance o PP � Cuenta de Pérdidas y Ganancias. o PNP.1 y PNP.2 � Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (parte 1ª) o PNP.3 y PNP.4 � Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (parte 2ª)
La hoja IDP se cumplimenta en su totalidad de forma automática en función de los datos consignados en la empresa, incluso el campo referente al ‘Número de páginas presentadas al depósito’ por tratarse de un dato de cumplimentación obligatoria. Se ha optado por registrar el valor ‘25’ por defecto, que se corresponde con 10 páginas del depósito + 13 de la memoria tipo que se adjunta + 1 del informe medioambiental + 1 del informe de acciones; en caso que no se corresponda varíe este dato de forma manual.
El campo “Dirección de e-mail …” se lee desde la opción “Contactos” de la pantalla de empresas de micro, donde debe de dar de alta un contacto tipo Email.
El campo "Fecha de inicio a la que van referidas las cuentas", la lee el programa de la fecha que hay en la ficha de la empresa, en la pestaña “Datos Escritura”, apartado “Constitución”. Esta fecha la va a traspasar siempre y cuando el año coincida con los depósitos que se están presentando, si no coincide siempre cumplimentará 01/01/XX.
El Personal Asalariado se lee por defecto de la ficha de la empresa, a través del botón ‘Información complementaria (F3)’. Para aquellos usuarios que dispongan de la
aplicación MsNomina, mediante el botón , se importan los datos correspondientes al personal asalariado del ejercicio que se está realizando. Puede contrastar la información leída mediante el ‘Informe de ocupación’ del menú ‘Listados’ � ‘Resúmenes’ del programa de nóminas. Al pulsar el botón se lanza la siguiente pregunta:
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Al pulsar ‘Sí’ se importan los trabajadores cuya situación sea ’04 Socio No Cotizable o Titular’ y si pulsa ‘No’, no se importan. Después de consultar diferente bibliografía y con varios clientes esta alternativa, se ha decidido dejarla a criterio de cada usuario. Sirva el siguiente texto, extraído de la bibliografía consultada, como aclaración al respecto:
Socios trabajadores. Socios. A la hora de calcular la plantilla media de trabajadores que ha tenido durante el ejercicio, deberá computar también a aquellos socios que trabajen en la empresa con contrato de trabajo y no tenga un control efectivo de ésta. Control efectivo. Salvo que se demuestre lo contrario, se entiende que existe un control efectivo cuando:
� El socio trabajador tenga solo, o con sus familiares hasta el segundo grado que convivan con él, al menos el 50% del capital social.
� Cuando su participación individual en el capital sea igual o superior a la tercera parte.
� Cuando su participación sea igual o superior al 25% y ejerza funciones de dirección y gerencia.
La hoja PP contiene una serie de partidas con desglose a efectos de importación desde el modelo 200; son las que a la derecha tienen un icono representado por una mano.
1.1.2. Lectura de datos económicos (para usuarios de MsConta)
Para la lectura de datos económicos es necesario pulsar el botón “Importar” situado en la parte superior, en el que tenemos las siguientes opciones:
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o ‘Importar Datos contables fichero'. Es necesario previamente generar desde MsConta el fichero (menú 'Balances'�'5 Exportar a Depósito/IS). Cuando el fichero ya esté generado con la opción del siguiente punto o desde el Impuesto sobre Sociedades, se muestra el nombre y fecha del fichero.
o 'Importar datos contables de MsConta'. Se muestra una pantalla, donde se debe pulsar el botón ‘Generar’, y tras unos segundos se habrá generado un fichero formato Excel que se encuentra en la carpeta del ejercicio de contabilidad con el siguiente nombre ‘balxxxxx.xls’ (xxxxx�código empresa), y donde se guarda la siguiente información:
� Sumas y Saldos. � La definición del balance Pyme, Abreviado o Normal. � Datos de inmovilizado, Retenciones y Deducciones. (Necesario para el IS). � Notas para la Memoria.
o 'Importar columna ejercicio anterior'. Se importa la columna correspondiente al
modelo del depósito del año anterior. Esta opción se suele utilizar cuando no se dispone de MsConta, ya que en caso contrario, al generar el fichero Excel lo hace siempre de los dos ejercicios, por lo que no sería necesario utilizarla.
Si se importa la columna del ejercicio anterior y luego un EXCEL donde no viene información comparativa, se borrarían los datos del comparativo.
o ‘Importar Datos contables de ventana de datos económicos’. Utilizar para importar y que actualice los datos del balance, cuenta de pérdidas y ganancias y el ECPN, en función a los datos que hay en la opción ‘Datos’.
Una vez importado, desde el botón ‘Datos’ situado en la parte superior se pueden modificar los datos económicos, aunque lo aconsejable en este caso es hacer las modificaciones en contabilidad y volver a generar e importar el fichero. Si se modifica manualmente un dato, al salir de la pantalla se pregunta si quiere actualizar los datos en el modelo. o Sumas y Saldos. Aparecen las subcuentas a nivel de 4 dígitos, tanto las del ejercicio
actual como las del anterior. Permite modificar, añadir o borrar las líneas. Cuando se modifica una línea esta cambia de color.
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o Inmovilizado, Retenciones, Deducciones. Se utiliza en el IS.
o Definición Pymes, Abreviado, Normal. Se muestra solo la definición del balance según esté marcado en la ficha de la empresa. Al igual que en Sumas y Saldos, se puede modificar la información. Desde la columna ‘Valor’, pinchando en el botón que se muestra al lado de la cantidad se visualiza de forma desglosada por cada partida de donde sale el dato.
o Memoria. La pantalla tiene dos partes:
- ‘Notas para la memoria’ donde se muestran las notas utilizadas con el texto y el punto de la memoria donde se van a importar y
- ‘Aplazamientos de pago’. Importa los movimientos a reflejar en el punto 15 de la memoria, tanto del ejercicio 2012 como del 2011.
1.1.3. Lectura de datos económicos (usuarios sin MsConta) Cuando hablamos de usuarios sin MsConta también se incluyen a aquellas empresas que aún teniendo la aplicación, no se les lleva la contabilidad en el despacho.
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Dependiendo de cómo disponga de la información de los balances puede hacerla de tres formas distintas: - Si dispone de un balance de Sumas y Saldos en papel, debe hacerlo desde el botón
‘Datos’, luego ir a la opción ‘Importar datos’ y seleccionar ‘Importar fichero genérico’. De esta manera tiene todas las cuentas del plan contable a nivel de 4 dígitos en la pestaña ‘Sumas y Saldos’, con su definición correspondiente, y solo es necesario introducir el saldo inicial y los movimientos DEBE y HABER en aquellas cuentas con movimiento. Registre también la información del ejercicio anterior, si no dispone de ésta en el programa MsModelos.
- Si por el contrario lo que tiene es un balance de situación, ya sea en papel o fichero, la forma sería registrar directamente las cantidades sobre el formulario de los balances. En este caso se aconseja hacerlo primero en el Depósito de Cuentas, ya que desde el 200 tiene la opción ‘Importar’ � ‘Datos contables del depósito’.
- Importación de los balances a partir de un balance de sumas y saldos en formato
Excel desde aplicaciones externas. La opción está disponible entrando en el botón ‘Datos’ y dentro de éste ‘Importar Datos’ � ‘Importación externa’.
Mediante el ‘Editor de importaciones’ se realiza la configuración para la importación del balance de sumas y saldos, según la siguiente pantalla:
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o Descripción. Descripción interna del nombre que se quiera dar a la importación de forma que quede identificada.
o Línea inicial. Indicar la línea a partir de donde comienzan los datos del balance, excluyendo todos los títulos que hubiera, incluidos los de los nombres de los campos. Por ejemplo, en la siguiente pantalla podemos observar como los datos comienzan en la línea 6, por lo tanto en este campo indicaremos 6, borrando el 2 que aparece por defecto:
o Agrupar cuentas de más de 4 dígitos. Cuando en el balance de sumas y saldos hubiera cuentas a más de 4 dígitos e incluso a diferentes niveles, hay que dejar marcada esta casilla, de forma que en el proceso de importación las agrupe.
o Solicitar dos ficheros. Si disponemos de dos balances de sumas y saldos, uno que se corresponda con el ejercicio actual y el otro con el año anterior, la importación será más completa pues tendremos información suficiente para importar también el ECPN (Estado de Cambios del Patrimonio Neto) y el comparativo para el caso del Depósito. En este caso marcamos la casilla y si solo disponemos de un fichero no se marcaría.
o Nombre Libro. Indicar el nombre de la Hoja del fichero Excel donde estén los datos del balance de sumas y saldos. Hay que poner exactamente el mismo nombre de la Hoja del libro, que puede ver en la parte inferior izquierda del fichero Excel. En el siguiente ejemplo habría que poner SUMAS Y SALDOS
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Podría ser que en un único fichero se tuviera tanto la información del ejercicio actual como la del anterior, en diferentes Hojas. En este caso pondríamos también el nombre de la hoja del ejercicio anterior. En cambio, si hubiéramos marcado la opción anterior de ‘Solicitar dos ficheros’, la información correspondiente al ejercicio anterior se desactiva, pues los campos a cumplimentar serían los mismos.
o Definición de columnas. Registraremos la letra de la columna correspondiente al
fichero Excel en cada uno de los campos siguiente, y en mayúscula: - Cuenta. Obligatorio su cumplimentación para identificar la columna
correspondiente a la subcuenta contable, en el ejemplo de la pantalla siguiente se correspondería, con la B.
- Título. No es obligatorio su cumplimentación porque el programa lleva asociada a cada cuenta el título según el Plan Contable, pero si se quiere pasar la descripción de la cuenta según especifica el fichero Excel debe cumplimentarla. Según el ejemplo correspondería la D.
- Inicial. Es obligatorio indicar el saldo inicial, en el ejemplo sería la G. - Debe. Al igual que el campo anterior, también es obligatorio indicar el
movimiento anual del Debe de la cuenta, según el ejemplo sería la I. - Haber. Igual que en el Debe, también es obligatorio, y según el ejemplo de
la pantalla siguiente, habría que indicar la J. - Saldo. Es opcional su cumplimentación, ya que el programa en función a
los dos campos anteriores lo calcularía. En el caso de que el balance de sumas y saldos que está importando tuviera dos columnas para el saldo final, una para el Debe y otra para el Haber, no podría cumplimentar este campo. Según el ejemplo correspondería poner la letra N.
o Pasar saldo inicial de este ejercicio como final del anterior. Marque esta casilla para que a efectos del Depósito de Cuentas el programa cumplimente la columna del ejercicio anterior.
o Pasar saldo final de este ejercicio como inicial del siguiente. Marque la casilla si quiere pasar el saldo final del ejercicio anterior como inicial del actual.
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o Guardar definición. Pulse este botón para guardar y dar un nombre a la definición del informe para su posterior utilización. Las plantillas quedan guardadas en la carpeta \MICRO\MSMODWIN\PLANTILLAS\EXCEL.
o Previsualizar datos. Este botón es para la carga del fichero (o ficheros) Excel del Balance de Sumas y Saldos. Al pulsarlo se abrirá la pantalla para la búsqueda y selección del fichero Excel. Una vez seleccionado se mostrará en pantalla el sumas y saldos para una visualización previa de forma que si está conforme debe pulsar el botón ‘Realizar importación’ y en caso contrario puede pulsar el botón ‘Atrás’ para volver a seleccionar el fichero. Cuando se hace la importación de dos ficheros, primero se debe seleccionar el correspondiente al ejercicio actual y a continuación el del ejercicio anterior.
El programa lleva configuradas unas plantillas por defecto de las aplicaciones Contables de Contaplus y A3. En la misma opción donde se encuentra el editor están las plantillas. Las plantillas de 1 ejercicio se utilizarán cuando solo se disponga de un fichero de sumas y saldos y las de dos ejercicios cuando tenga los dos ficheros.
Si dispone de los balances del año anterior en el depósito de MsModelos, a continuación de tener ya la información del ejercicio actual, impórtela mediante la opción 'Importar columna ejercicio anterior', vista en el punto anterior.
En cuanto al ECPN no necesita registrarlo manualmente, para ello, sitúese en cualquiera de sus hojas y mediante el botón ‘Calcular’, situado en la parte superior, el programa realiza el cálculo en función a los datos registrados en el apartado del Patrimonio Neto del Balance, tanto de la columna actual, como de la columna del ejercicio anterior, e incluso del depósito presentado en el año anterior. 1.1.4. Memoria y resto de documentos. La memoria y el resto el resto de documentos que componen las cuentas anuales: Informe Medioambiental, Informe sobre Acciones o Participaciones propias y Certificado de Junta se gestiona desde el botón ‘Doc.’ situado en la parte superior. Para su utilización se requiere tener instalado MICROSOFT WORD y ADOBE READER.
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Su funcionamiento es como sigue:
Utilizar el botón situado a la izquierda para insertar los informes ‘tipo’ que lleva la
aplicación. El siguiente botón es para eliminar el documento insertado con el botón anterior (y así poder insertar uno nuevo) y el de la derecha en el caso de la memoria es de ayuda.
a) Memoria
La aplicación incorpora un documento en formato RTF (Word) de una memoria tipo llamado ‘Ejemplo de memoria pyme.rtf’. Hasta ahora, en cada ejercicio existe una plantilla para cada año, identificada en el nombre, con el año. Es decir, que en cada ejercicio debe utilizarse la suya, por ejemplo para hacer la memoria del ejercicio 2012, utilizar el fichero 'EJEMPLO DE MEMORIA PYME_2012.rtf'. En el caso de las plantillas de los modelos normal y abreviado también disponen de una por ejercicio.
Al pulsar en el botón el programa abre de forma automática la carpeta donde está la plantilla con dicha memoria (\MICRO\MSMODWIN\PLANTILLAS\MEMORIA\PYMES) para su selección. Dentro de ésta carpeta el usuario puede añadir todos los documentos en formato RTF que considere para su uso e incorporación como documento de Memoria; e incluso copiar la plantilla con otro nombre y modificarla a su criterio (esto último se haría desde el explorador de Windows).
En la lectura de la plantilla de memoria se muestra la siguiente pantalla para marcar en cada caso:
o Si usted es usuario de la aplicación MsConta y ha utilizado las notas para la memoria, marque la casilla 'Lectura notas de contabilidad' para agregar dichas notas. La casilla solo se puede marcar en el caso de que la empresa esté activa en contabilidad. El proceso realiza la incorporación de las notas al final de cada apartado de la memoria.
o Si es usuario de la aplicación MsNomina, marcando la casilla 'Lectura punto 13 Memoria' el programa realiza la lectura de los datos del personal medio de empleados distribuidos por categorías.
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Una vez seleccionada la plantilla de memoria ésta queda guardada por defecto en la siguiente estructura de directorios:
\MICRO\MSMODWIN\20XX\DEPOSITODIGITAL\CODIGOEMPRESA+D+AÑO\
Ejemplo para la empresa con el código 10 del año 2012:
\MICRO\MSMODWIN\2012\DEPOSITODIGITAL\00010D12
Fórmulas de la memoria:
La plantilla de memoria que incorpora la aplicación, lleva asociada una serie de variables que son sustituidas en cada caso por su valor correspondiente. Al hacer la llamada desde el botón se abre con Word el documento de memoria con las variables ya sustituidas para su revisión y/o impresión; éstas se puede utilizar en cualquier otro documento plantilla que el usuario confeccione y son las siguientes:
\ANIO\ ���� Año
\Nombre_Empresa\ ���� Nombre de la empresa
\Tipo_Sociedad\ ���� Tipo de sociedad (anónima o limitada).
\Objeto_Social\ ���� Lectura del objeto social definido en la ficha de la empresa, pestaña ‘Datos Escritura’.
\Objeto_Social2\ ���� Segunda variable para la lectura del objeto, para aquellos casos en los que la descripción del objeto social tenga más de 255 caracteres.
\Actividades\ ���� Lectura de las actividades de la empresa, en el apartado ‘1 Actividad de la empresa’ que será sustituida por el/los epígrafes dados de alta en la empresa, menú ‘Mantenimiento’ � ‘Datos de actividad’ del programa modelos. Caso de que no haya epígrafe se muestra el literal ‘Sin actividad’.
\NIF_EMPRESA\���� Lectura del NIF de la empresa.
\NOTAXXXX\ ���� Sustitución por el texto de la nota de la memoria asociada a cada apartado en MsConta. (XXXX se corresponde con la numeración de los puntos de la memoria, ejemplo: el apartado 2.3 de la memoria sería \NOTA0203\)
Punto 3.1. Propuesta distribución de Resultados ���� Sustitución de variables a partir de la lectura del apartado distribución de resultados desde el modelo 200, para ello es necesario tener cumplimentado con anterioridad el modelo 200. El saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias se recoge de MsConta, siempre y cuando la empresa esté activa en el ejercicio correspondiente, en caso contrario la lectura se realiza de la distribución de resultados realizada en el modelo 200.
Punto 5.1. Análisis de movimientos (Inmovilizado) ���� Sustitución de variables a partir de la lectura del movimiento de las partidas de inmovilizado desde MsConta.
Puntos 6 Activos Financieros y 7 Pasivos Financieros ����Sustitución de las fórmulas a partir de la lectura desde MsConta.
Punto 9 Situación Fiscal ���� Lectura del detalle total de la compensación de bases imponibles negativas. Para ello es necesario tener previamente en el modelo 200 del mismo ejercicio grabada la información en la página 15.
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Punto 10 Ingresos y Gastos ���� Sustitución de variables a partir de la lectura del movimiento de las partidas de ingresos y gastos desde MsConta.
Punto 11 Subvenciones ���� Sustitución de variables a partir de la lectura del movimiento de las partidas de subvenciones desde MsConta.
Punto 13 Otra información ���� Lectura del número medio de empleados mediante la variable \EMPLEO\, y de las Categorías desde el programa MsNómina. Punto 15 Información sobre los aplazamientos de pago efectuados a proveedores. Lectura desde MsConta de los plazos medios de pago. Dependiendo del ejercicio se lee la información necesaria a incluir. A partir del ejercicio 2012 la información se lee de forma comparativa.
Las fórmulas configuradas ya por defecto siguen la siguiente sintaxis:
Raíz inicio+VALOR+Raíz final
o Raíz inicio. Siempre tiene que comenzar por \@ o Raíz final. Siempre tiene que terminar por @\ o Valor. Es un número que se corresponde con la numeración que hay en los cuadros
normalizados de la memoria. Esta numeración no debe cambiarse, ya que no se realizaría la lectura.
Desde dentro del programa hay acceso a ver y modificar los datos económicos de los cuadros y fórmulas que componen los puntos 5, 6, 7, 10, 11 y 15.
Mediante el botón de la derecha se accede a los datos económicos de los cuadros sin necesidad de abrir el documento RTF.
Al posicionarse sobre cualquier casilla abajo a la izquierda se muestra en la columna ‘Definición’ las cuentas que intervienen.
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A continuación se explica el significado de las variables del anterior cuadro: Fórmula: Se muestra el número que se corresponde con el valor en la misma posición que tiene en los cuadros de la memoria normalizada. Ejer.: Puede tener dos valores:
ACT � Ejercicio actual ANT � Ejercicio anterior
Tipo: Puede contener los siguientes parámetros:
Acreedor: Toma el valor * para aquellas partidas que solo pueden ser de naturaleza acreedora. Cuentas: Se muestran las cuentas a nivel de 3 dígitos que se tienen en cuenta para el cálculo. Mediante el botón ‘Definición’ se accede a las fórmulas permitiendo modificar el detalle de cada partida. Si se modifica cualquier fórmula, al pulsar ‘Aceptar’, el programa pregunta si se guardan los cambios. Estos cambios son generales para todas las empresas.
b) Declaración Medioambiental Al pinchar en el botón aparece la pregunta de si el
informe es positivo. Seleccione en cada caso la opción correspondiente. El proceso añade un documento en formato PDF con la opción marcada anteriormente.
c) Acciones/Participaciones Propias Para informar de si se han realizado operaciones con acciones o participaciones propias. Al pinchar en el botón, al igual que en el caso anterior, se realiza la pregunta. En el caso de decir ‘NO’ se genera documento con una sola hoja y con la casilla marcada de NO haber realizado operaciones con acciones.
d) Caso afirmativo se visualiza un documento con 9 hojas para su cumplimentación
manual. e) Certificación Junta Si la presentación se va a realizar en papel impreso, seleccione
el informe correspondiente a la ‘Certificación de Junta’ con las plantillas que se adjuntan. En caso de que la presentación sea de forma telemática o soporte, este certificado se selecciona desde otro proceso que veremos en el punto referente a la presentación. Al pinchar sobre el botón se abre por defecto la carpeta …\PLANTILLAS\CERTIFICACIÓN\SINHUELLA, CONHUELLA o TELEMATICA que contiene 6 plantillas en formato RTF (Word). Al seleccionar la que corresponda según el caso, se muestra la siguiente pantalla que permite seleccionar y modificar a los socios que van a firmar las cuentas:
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Las opciones de esta pantalla son las siguientes:
o Establecer la fecha de aprobación de cuentas. o Puede marcar/desmarcar en la columna ‘Adm’ solo a aquellos socios que sean
administradores. En función de lo marcado se van actualizando los campos de representantes, cargos y texto.
o También se pueden modificar los apartados de ‘Representantes’, ‘Cargos’ y ‘Texto’ de forma manual a efectos de impresión.
o Mediante el botón ‘Socios Micro’ se accede al mantenimiento de socios de la empresa para realizar modificaciones.
Al igual que en la plantilla de memoria en las de Certificación de Junta también se sustituyen una serie de variables por el valor correcto. Éstas variables son:
\REPRESENTANTES\ � Imprime el nombre y DNI de los socios de la empresa donde esté marcado que 'Pertenece a la administración', y que en el campo 'Cargo' se seleccione alguna de las dos opciones donde dice 'ADMINISTRADOR'.
\CARGO\ � Con esta variable el programa se comporta de la siguiente forma:
� Administrador Único. Cuando solo haya un socio del tipo Administrador, en la certificación se muestra el literal ‘Administrador Único’.
� Administrador Solidario. Cuando haya más de un socio del tipo Administrador, en la certificación se imprime solo el primer socio con el literal ‘Administrador Solidario’.
� Administrador Mancomunado. Cuando haya más de un socio del tipo Administrador y en alguno de ellos se marque la casilla ‘Es socio mancomunado’, en la certificación se imprimen todos con el literal de ‘Administradores Mancomunados’.
� Consejo de Administración. Tiene que haber dos socios de tipo Administrador y ambos, en su ficha, deben tener marcada la casilla ‘Pertenece al Consejo’. Uno de ellos debe tener seleccionado ‘Presidente’ en el campo ‘Cargo’ y el otro ‘Secretario’. De esta forma en la certificación se imprime ‘en su calidad de Presidente y Secretario respectivamente’.
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\NOMBRE_EMPRESA\ � Nombre de la empresa.
\NIF_EMPRESA\ � CIF de la empresa
\ANIO_HOY\ � Imprime el año del sistema operativo.
\DOMICILIO_EMPRESA\ � Imprime el domicilio consignado en la ficha de empresa.
\ANIO_ACTUAL\ � Imprime el ejercicio del año anterior
Cuadro distribución de Resultados � Sustitución de variables a partir de la lectura del apartado distribución de resultados desde el modelo 200, para ello es necesario tener cumplimentado con anterioridad el modelo 200. El saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias se recoge de msconta, siempre y cuando la empresa esté activa en el ejercicio correspondiente, en caso contrario la lectura se realiza de la distribución de resultados realizada en el modelo 200.
\CLAS_FISCAL\ � Se sustituye por el tipo de empresa: PYMES, ABREVIADA o NORMAL \MUNICIPIO_EMPRESA\ � Imprime el campo población de la ficha de empresa.
Una vez cumplimentados los apartados necesarios, se puede comprobar mediante la columna ‘Última modificación’ la fecha y hora de generación de cada documento.
1.1.5. Otras opciones.
� Zoom. Opción disponible arriba a la derecha que permite configurar la pantalla en 3 tamaños, 100, 120 y 130%. Después de marcar la opción es necesario salir del modelo.
� Modelos. En la parte superior derecha opción para acceder a cualquier modelo de los definidos en el calendario fiscal de la empresa sin necesidad de salir del depósito.
� Borrado del modelo. La información que se importa o se registra manualmente en la opción ‘Datos’ se comparte tanto en el Depósito de Cuentas como en el 200. Es por ello que cuando se da que los datos están en ambos modelos y se procede a borrar el Depósito se lanza la siguiente pregunta advirtiéndolo:
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1.2. Instrucciones de presentación
1.2.1. Para ejercicios 2013 y posteriores.
Los depósitos que se realicen a partir del ejercicio 2013 en adelante, tanto la validación como la presentación, se harán a través del programa “D2” del Registro. El motivo de incorporar obligatoriamente la validación a través del D2, viene dada por las conversaciones mantenidas con los registros provinciales, cada uno con sus propias peculiaridades, indicándonos la conveniencia de presentar las cuentas por su programa D2, que este año como novedad incorpora la presentación telemática directa. Este cambio no supone ningún trabajo adicional ya que desde el Depósito de Cuentas del programa MsModelos dispone del enlace directo con el D2, el cual le carga todos los datos. La generación del fichero ZIP se realiza pulsando el botón “Dep.Dig” situado en la parte superior derecha (ver el punto 1.2.2. donde se explica lo que se hace en cada paso), excepto el Paso 1 que solo realiza la generación, sin validar, y en el Paso 3 que no se van a imprimir los documentos de solicitud de presentación y el certificado de Junta, esto se hará desde la aplicación del Registro Mercantil "D2". Si no hay un socio administrador en la empresa no se puede generar el Depósito Digital. En ese caso se muestra una pantalla para acceder al mantenimiento de socios de la empresa, para darlo de alta o si lo está, comprobar que está marcarla la casilla “Pertenece a la administración” y que en el campo “Cargo” tenga seleccionada alguna de las opciones donde aparece la palabra “Administrador”.
Una vez estemos en el paso 3 pulsar el botón "Generación-D2" situado en la parte inferior. Si no aparece el botón es porque no tiene instalado el D2 y el programa MsModelos le muestra una pantalla para proceder a su instalación. Al pulsar el botón "Generación-D2" se abrirá y se cargará de forma automática el depósito en el programa D2. A continuación desde este debe generar el depósito y recuerde que el fichero a enviar de forma telemática o a copiar en el CD (si la presentación es en soporte), es el generado desde el D2 que se guarda en una ruta diferente. En el siguiente enlace dispone de un manual de utilización del D2.
https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do
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A partir de los depósitos de cuentas del ejercicio 2014 es necesario tener instalada la aplicación “Microsoft .NET Framework” para la generación del depósito digital. El programa MsModelos detectará si su equipo no la tiene instalada y le mostrará la siguiente pantalla para proceder a su descarga:
Nota informativa importante. A partir del ejercicio 2014, desde la aplicación D2 del Registro Mercantil se muestra una pantalla donde advierten de que el Certificado de Aprobación de Cuentas debe contener la huella digital.
Hasta el ejercicio 2013 permitían que en el certificado se pusiera la siguiente leyenda respecto a la huella:
1) Que las cuentas anuales aprobadas se presentan de forma telemática, acompañando la certificación de la huella digital correspondiente.
Este año obligan a escribir la huella que genera el D2. A continuación se describen unos pasos que le pueden ayudar a la hora de informar la huella en el certificado:
i. Desde el D2, menú “Formulario” seleccione la opción “Generar huella digital”.
Cuando se muestre la siguiente pantalla, con el botón izquierdo del ratón seleccione el texto que contiene la huella y mediante el botón derecho del ratón pulse en la opción Copiar.
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ii. A continuación desde la aplicación MsModelos, en el paso 3 de la generación del depósito digital, mediante el botón “Imprimir” se abre el Certificado de Junta
donde con el botón derecho del ratón le daremos a “Copiar” para que nos inserte la huella en el texto correspondiente:
Que las cuentas anuales aprobadas se presentan de forma telemática, acompañando la certificación de la huella digital OyN+rbTqciioe2I+AvvgmdUKqtA76ydAVHw9UKqoeY4=. 1.2.2. Para ejercicios 2012 y anteriores.
La presentación de las cuentas anuales se puede realizar en papel, en soporte magnético o por medios telemáticos.
Papel.
Mediante el botón ‘Imprimir’ situado en la parte superior del modelo se imprime el Depósito, constituido por: la Hoja de Identificación, el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Para la impresión del resto de informes (Memoria,
Informe Medioambiental …..) entrar en la opción ‘Documentos’ y desde ahí acceder para abrir e imprimir los documentos correspondientes.
Soporte Digital (Fichero).
Para la generación del fichero pulsar el botón ‘Dep.Dig’ situado en la parte superior y seguir los pasos del asistente:
o Paso 1. Se realizan 3 acciones:
1 y 2. Generación y validación inicial del fichero XBRL.
La generación y validación del fichero XBRL se realiza de forma automática, ya que es necesario asegurar que los ficheros cumplen una serie de reglas de taxonomía impuestas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas; para ello es necesario tener instalado en el PC la máquina Virtual Java. Caso de mostrarse errores pulse el botón ‘Imprimir’ e intente corregirlos, en caso contrario póngase en contacto con el departamento fiscal de Microdata.
El tiempo de validación va a depender de la versión de JAVA instalada, la cual se recomienda tener la última que haya disponible en la Web oficial de Java:
http://www.java.com/es/download/
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3. Modo de presentación: Disponibles 3 opciones, que se explican mas adelante:
- Presentación telemática completa. - Presentación telemática mixta. - Presentación en soporte magnético.
o Paso 2. Se muestra la hoja de solicitud de presentación en el Registro Mercantil.
Todos los datos son leídos de forma automática de los datos consignados en la empresa: - Datos registrales. Se importan desde el apartado “Constitución” de la pestaña
‘Datos Escritura’ de la empresa, excepto el campo ‘Fecha de cierre’ que se lee de la hoja de identificación del depósito. Estos campos no se pueden modificar directamente en esta pantalla, para ello ir a los datos de la empresa.
- Identificación de los documentos contables. Los documentos obligatorios aparecen marcados por defecto, no permitiendo ser desmarcados, y los demás incluidos en el depósito, también se marcan pero a diferencia de los anteriores si se pueden desmarcar.
- Identificación del Presentante. Se visualizan los datos de la empresa local definida en Micro, siempre y cuando ésta sea una persona física. Estos pueden comprobarse desde Micro, menú ‘Auxiliares’, opción ‘D. Datos de la empresa’.Si la empresa local definida en micro como titular de las aplicaciones es persona jurídica, los datos se leen del primer socio administrador de la empresa local. En otro caso pulsando el botón situado a la derecha, se importan los datos del primer socio definido como ‘Administrador’ en la empresa de la que se está generando el depósito.
o Paso 3. Generación del fichero ZIP.
Generación de un fichero ZIP necesario para la presentación del depósito. La ruta donde se guarda el archivo ZIP es la siguiente:
\MICRO\MSMODWIN\XXXX\DEPOSITODIGITAL\CODIGOEMPRESA+’D’+’XX’\PRESENTACION, donde XXXX es el nombre del ejercicio y XX es también el ejercicio pero con dos dígitos; por ejemplo la empresa número 2 correspondiente al ejercicio 2012 se guardaría en:
\MICRO\MSMODWIN\2012\DEPOSITODIGITAL\00002D12\PRESENTACION
Haciendo clic en la línea de la descripción de la ruta se abre la carpeta donde está el fichero ZIP.
A continuación se explican los tres tipos de presentación disponibles para las cuentas cuando se hace a fichero:
I. Presentación telemática completa.
La tramitación de la presentación del depósito de cuentas se realiza de forma íntegra mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores. Se envían al Registro Mercantil dos ficheros:
i. El fichero.zip conteniendo el depósito, y
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ii. El fichero PDF, que contiene el Certificado de Aprobación de Cuentas, que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s, y la Huella Digital del depósito.
Para generar este último fichero PDF, se necesita tener previamente escaneado el certificado de junta y que los administradores han firmado previamente, e insertarlo desde la pantalla siguiente, que se muestra en el paso 3:
Pulsar el botón ‘Validar’ para la generación de ambos ficheros. Por último en la ruta que se muestra en pantalla el programa genera el fichero ZIP y el fichero PDF correspondiente.
Si pulsa en la ruta se abre la carpeta con ambos ficheros:
Con esta opción no es necesario imprimir ni el Certificado de Junta, ni la Huella Digital, ambos van en el fichero PDF que se envía de forma telemática. Dispone del botón Telemática que abre la Web del Registro para el envío del depósito (este enlace abre la Web, pero en ningún caso carga los archivos). En el siguiente enlace dispone de un manual con el proceso de la presentación telemática, tanto para la modalidad Completa’, como para la Mixta’:
https://www.registradores.org/estaticasm/manuales/manualAyudaPresenTelemaCuentas.pdf
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II. Presentación telemática mixta.
La tramitación de la presentación del depósito de cuentas se realiza de forma mixta; mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores se envía al Registro Mercantil el fichero.zip conteniendo el depósito, y en un momento posterior se deberá enviar por correo certificado o presentar en el Registro Mercantil, el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s), Instancia de Presentación, Huella Digital del depósito y el Acuse de Recibo de Presentación Telemática emitido por el Portal Web. En el paso 3 se genera el fichero ZIP que se enviará de forma telemática, y desde esta misma pantalla es necesario imprimir tanto la solicitud de presentación y huella, como el certificado de junta, que son los documentos que hay que entregar en el Registro, junto con el acuse de recibo emitido desde la Web del Registro.
Impresión de informes:
Imprimir solicitud de presentación en el Registro Mercantil. Se imprimen tres copias de la Solicitud de Presentación y una de la hoja de Certificación con la Huella Digital. Éstos informes quedan guardados en la ruta anterior donde se genera el fichero ZIP, con los nombres SOLICITUD.PDF y CERTIFICADO.PDF.
Imprimir el siguiente Certificado de Junta. Se imprime por defecto la plantilla ‘Sin informe ni Auditoría_telematica.rtf ’. Antes de la impresión, y mediante el icono que se muestra a la derecha del Certificado de Junta se puede acceder a los socios para seleccionar los que van a firmar las cuentas.
III. Presentación en soporte magnético.
Si se ha optado por la presentación en soporte magnético, seleccione el fichero ZIP y copiar en un CD y no en otro soporte informático, según instrucciones del Registro; dicho CD junto con los mismos informes de la presentación telemática mixta son los que se presentarán en el Registro.
A diferencia del anterior, en el caso del Certificado de Junta, la plantilla es distinta y se propone ‘Sin informe ni Auditoría_soporte.rtf ’.
NOTA: En los tres casos de presentación telemática, dispone del botón ‘D2’ por si el usuario quiere validar el fichero ZIP desde el programa del Registro. Recuerde que si lo hace mediante el programa D2, el fichero ZIP y los informes a presentar, serán los que genere ese programa y no MsModelos.
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2. DEPÓSITOS DE CUENTAS ABREVIADO Y NORMAL Las instrucciones de cumplimentación tanto del modelo Abreviado como del Normal son las mismas que para el Depósito de Cuentas de Pymes. La única diferencia radica en las plantillas de la memoria que se utilizan las correspondientes a estos modelos. En el caso del depósito Normal existen también otros informes adicionales a los vistos en el modelo de Pyme.