menú de prácticos de access 2007

MENÚ DE PRÁCTICOS DE ACCESS 2007

Práctico 1 Crear Tablas, Campos, Claves.

Práctico 2 Propiedades de Campo – Relaciones.

Práctico 3

Introducir datos. Consultas. Consultas con criterios y Consulta de Actualización.

Práctico 4

Consultas de Creación de Tablas. Consulta de Eliminación. Consulta por Parámetros.

Práctico 5 Formularios. Utilizando Asistente y Diseño de Formulario.

Práctico 6 Formularios: Utilización de Cuadro Combinado.

Práctico 7 Formulario: Uso del Generador de Expresiones.

Práctico 8 Informes: Utilizando Asistente y Agrupamientos.

Práctico 9 Diseño de Informes.

Práctico Nº 1 – Microsoft Access

Estamos rodeados de bases de datos. La guía telefónica o las páginas amarillas son bases de datos. Cuando lees un menú en un restaurante estás consultando una base de datos. Las fichas de libros en las bibliotecas son grandes bases de datos. Al buscar cualquier información en una base de datos de este tipo, seguramente tendremos que pasar varios minutos hasta localizar lo que nos interesa.Access es un gestor de bases de datos que nos facilita el trabajo. Con Access, localizar un libro en la base de datos de una biblioteca puede ser cuestión de pocos segundos.Cuando ingreses a Access 2007, lo primero que vas a encontrar es una ventana con varias opciones, como se muestra a continuación, pero nosotros utilizaremos un BASE DE DATOS EN BLANCO.

Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y presionamos el botón CREAR. Access colocará automáticamente al archivo la extensión .ACCDB. La versión anterior de Access establecía MDB.

Seguidamente, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. Como se muestra a continuación:

http://informaticaestudio.com.ar/wp-content/uploads/2015/12/access1-1.jpg


Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.Si observas en la ventana a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que se van creando dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar.TABLASUna base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. En nuestro ejemplo delGIMNASIO, necesitaremos:

Matrícula Nombre, apellidos, dirección, etc, del alumno Actividad que realiza Cuota mensual Observaciones

Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos).

Campo : unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una personaRegistro : conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.Base de datos : conjunto de registros total.Crear una tabla de datos.Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En la sección Tablas podremos seleccionar la opciónVISTA DE DISEÑO.Pero cuidado!!, como acabas de ingresar, Access ya te ha creado la TABLA1, por consiguiente presionaremos de la pestaña Inicio el botón VER y luego el botón VISTA DE DISEÑO y establecemos para nuestro ejemplo como nombre de Tabla ALUMNOS, y presionamos el botón ACEPTAR.


Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí podemos definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:

Escribe como nombre de campo: Matrícula y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de desplazamiento o con un simple Click del ratón. En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo es de tipo Autonumérico (este campo ingresará automáticamente el valor 1 y seguira el conteo dependiendo de los registros que ingresemos)

Escribe como segundo nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, para el tipo de dato elegimos Texto, ya que introduciremos simples caracteres como letras o números.A continuación observa la siguiente pantalla donde se muestra todos los CAMPOS que utilizaremos para nuestro ejemplo. Introducirlos en tu base de datos:



CAMPO CLAVEAntes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal o campo clave.La clave principal o campo clave proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.Un campo clave es un campo con una característica especial que hace que ese campo no se repita en ningun registro de la BD.Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. En nuestro ejemplo será el campo MATRÍCULAHacer clic sobre el botón Clave principal en la sección Herramientas de la pestaña Diseño.


Una vez finalizado el ingreso de los campos, cierra la ventana de la Vista de Diseño, y confirmar grabar la Tabla de Alumnos.Introducir datosEn la ventana a la izquierda el Panel de Exploración aparece la Tabla Alumnos y para ingresar datos debes realizar doble click sobre él para poder entonces cargar los datos de los ALUMNOS del GIMNASIO.

TIPO DE DATOS QUE CADA CAMPO PUEDE TENER:Texto : para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.Memo : para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.Número : para introducir números.Fecha/Hora : para introducir datos en formato fecha u hora.Moneda : para introducir datos en formato número y con el signo monetario.Autonumérico : en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido.Sí/No : campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.Objeto OLE : para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.Hipervínculo : podemos definir un enlace a una página Web.Asistente para búsquedas : crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Introducir datos



La forma de introducir datos es sumamente sencilla:

Pulsa Click en el botón derecho Abrir

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulación o un click en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumérico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Intro.


Caso PrácticoLa BD que construiremos a continuación se tratará de una inmobiliaria. Por lo tanto se solicita crear una base de datos INMOBILIARIA, siguiendo los pasos que se aprendió en el Practico 1.Esta base de datos se utilizará a lo largo de todos los prácticos sucesivos de Access. En este ejemplo, se crearán dos Tablas, una llamada CLIENTES y la otra Tabla llamada INMOBILIARIA. A continuación se muestra los campos que deberás establecer para la Tabla Clientes:

Observa que hemos colocado como campo clave el campo Código propiedad . De esta forma nos aseguramos que no repetimos dos veces un mismo código. Cada propiedad tendrá un único código que la identificará.Fíjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial llamada PROPIEDADES DEL CAMPO:

http://informaticaestudio.com.ar/wp-content/uploads/2015/12/ACCESS-CLASE2.pps


Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las propiedades de cada campo.

PROPIEDADES DE CAMPOSus opciones son:

Tamaño del campo: define el tamaño máximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (Por Ejemplo monetario, fecha, etc….)Máscara de entrada : access coloca una serie de signos automáticamente para facilitarnos la introducción de los datos. Por Ejemplo, podemos introducir una fecha tecleando sólo los números del día, mes y año, y access nos colocará automáticamente las barras de separación. 12/abr/98Título: se utiliza para dar un título al campo para posteriormente utilizarlo en formulariosValor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo.Regla de validación: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos según unos criterios. P.Ejemplo, podemos obligar a que se introduzcan datos numéricos inferiores a una cantidad, etc….Texto de validación : cuando se incumplen las reglas de validación al introducir los datos, aparece un texto explicativo. Desde aquí podemos definir qué texto aparecerá.


Requerido: si esta opción está en Sí , el usuario está obligado a introducir datos.Permitir logitud cero: si esta opción está en Sí , se permite la introducción de cadenas de longitud cero.Indexado: los campos indexados permiten acelerar las búsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.

ESTABLECER A LOS CAMPOS y SUS PROPIEDADES1. En una primera instancia debemos ubicarnos en el campo CÓDIGO DE PROPIEDAD, y luego

en la ventana inferior nos mostrará de acuerdo a su tipo de datos, en este caso TEXTO, sus propiedades, y podemos especificar como TAMAÑO DE CAMPO, el valor 3. Con esto, indicamos que CÓDIGO DE PROPIEDAD solamente podemos ingresar 3 letras o caracteres.

2. Ahora nos ubicamos en el campo NOMBRE y especificamos como Propiedad para este campo colocando en Sí la opción Requerido. Significamos con dicha opción que la persona que cargue los datos no puede dejar en blanco o sin nada a NOMBRE.

3. Realiza lo mismo que el punto 2 para el campo APELLIDO.4. En el campo Alquiler mensual, cambia las propiedades siguientes: Formato: Moneda, Regla

de validación: <150000, Texto de validación: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000. Especificamos con estas propiedades que en el campo ALQUILER MENSUAL, a través de su Regla no se cargue o ingrese datos mayores a $150.000 y si sucediera aparecería en pantalla el mensaje escrito en Texto de validación.

5. Selecciona el campo Fecha de contrato y sitúa el cursor en la casilla Máscara de entrada. Aparecerá un botón en la parte derecha:

6. Deberás pulsarlo. Access te dirá si quieres guardar la tabla. Responde afirmativamente y colócale como nombre: Clientes . A continuación te aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras. Escoge la opción Fecha corta y pulsa en el botón Terminar . En la casilla aparecerán unos símbolos correspondientes a la máscara.


7. Realiza exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiración.8. Cierra la ventana de Diseño de tabla, y Guarda los cambios.

TABLA PROPIEDADES:Seguidamente crea una nueva tabla. La llamarás PROPIEDADES y tendrá las siguientes características:

CAMPOTIPO DE DATOS TAMAÑO OTROS

Código propiedad Texto 3

Campo clave

Tipo de propiedad Texto 15

Superficie en m/2 Número Entero

Dirección Texto 40

Localidad Texto 20

Provincia Texto 15

Código Postal Texto 5


Habitaciones Número Entero

Garaje Sí/No

Baño Número Entero

Extras Memo

Hemos preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades. Hemos definido en común un campo: Código de propiedad . ¿Porqué? Necesitamos un campo en común para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades que sean, cada una con su código único que las identificará. Pero también necesitamos introducir datos en la tabla clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en común. De esta forma, podemos introducir datos en la tabla CLIENTES pero asegurándonos que existen en la tabla PROPIEDADES. Así no habría lugar a equivocaciones. Lo que vamos a hacer es una relación.

RELACIONESUna vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser Nro de empleado.A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes:

Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI:

Relación de uno a varios o uno a muchos: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:


Relación de varios a varios o muchos a muchos:Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo:

Crear Relaciones.Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y habrá que indicar las tablas que formarán parte de la relación a crear.

Seleccionar una de las tablas y presionar el botón Agregar. Repita por cada una de las tablas que posea para incorpararlas a las Relaciones que realizará. Pulse luebo sobre el botón Cerrar.

Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la





otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos y deben contener el mismo tipo de información.

Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas características de la relación.

Observa en la parte inferior que Access nos coloca automáticamente el tipo de relación como de Uno a uno , pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos serán únicos. Otras opciones de esta ventana se explica a continuación:

Exigir integridad referencialSe utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones más:

Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, éste también será modificado en la tabla relacionada.

Desde el botón Tipo de combinación podemos acceder a más características de la relación.

Deja activada la casilla Exigir integridad referencia l y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botón Crear .



Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas.

Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relación.

Ya están a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que pulsar el botón Abrir y Access mostrará una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos.

Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lápiz en la parte izquierda de la fila. En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejará terminar el proceso. Cuando terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Si queremos cancelar la introducción de datos en una fila, pulsaremos la tecla Escape.

Modificar una relación existente

Una vez definidas las relaciones, pueden modificarse éstas siguiendo estos pasos:

• Cierre todas las tablas abiertas. Tenga presente que no se pueden modificar relaciones entre tablas que se encuentren abiertas.

• Ahora pulse dos veces sobre la línea de relación que desea modificar.

Eliminar una relación existente

• Para eliminar una relación, pulse el botón derecho del mouse sobre la línea de relación en la ventana Relaciones.

• Elija la opción Eliminar

*** Para FINALIZAR cierre la ventana de RELACIONES y grabe cuando Access lo solicite. ***Añadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:

1. Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

2. Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.


INTRODUCIR DATOSRecuerda que había una relación entre las dos tablas de Uno a Uno, desde la tabla CLIENTES a la tabla PROPIEDADES. Esto significa que primero tendremos que dar de alta algún CLIENTE y posteriormente darlo de alta en la tabla PROPIEDADES. La relación que hemos establecido nos evita la introducción de errores en la tabla PROPIEDADES, ya que, para introducir una propiedad, previamente tendremos que tener dado de alta el cliente en la tabla CLIENTES.PROCEDA A REALIZAR LA CARGA DE 10 REGISTROS PARA LA TABLA CLIENTES -establezca como carga de datos en el campo OFICINA VENDEDORA A: Terrassa, JBSRUR, AMAZON, para cada cliente. Para el campo FECHA DE CONTRATO repita la misma Fecha para otro cliente.Muestra de carga de datos de 5 Registros de la Tabla Clientes:

CARGUE LOS 10 REGISTROS PARA LA TABLA PROPIEDADES -considerando que el CÓDIGO DE PROPIEDAD, debe coincidir en Ambas Tablas, para poder determinar que Cliente posee la propiedad que alquila. Puede ocurrir que un Cliente alquile dos Propiedades.Muestra de carga de datos de 5 Registros de la Tabla Propiedades:

Considere además:




Código Propiedad: puede combinar letra con número.Población: considere a la cantidad de personas que habitarán la viviendaTipo Propiedad: Chalet, Casa, Departamento, Local, Depósito, etc…

CONSULTAS

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber cuantas propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de $1500 de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero según el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algún dato en concreto.Consulta Sencilla.Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado una Casa. No queremos saber los datos de todos los campos: sólo algunos.

1. Ingresar en la Pestaña Crear y luego presiona el botón Diseño de Consulta

2. Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseño de la consulta y desde esta pantalla podemos agregar las Tablas que vamos a Consultar. Para nuestro ejemplo incorporamos las dos Tablas: Clientes y Propiedades.3. Supongamos que queremos realizar una consulta sólo de los campos Código de propiedad , Alquiler , Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES , y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES . Lo que debemos hacer es “cargar” el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrícula inferior o también podemos realizar doble click sobre cada campo que deseamos consultar. Observa la siguiente imagen:



4. Presiona el botón Cerrar de la Consulta1 y Access te pedirá si quieres guardarla. Responde afirmativamente y establece como nombre: Consulta sencilla.Aparecerá en el PANEL DEL EXPLORADOR la siguiente imagen, detallando la Consulta Sencilla que acabamos de crear.

si la ventana anterior se muestra de forma diferente puede activarla como se muestra a continuación:

EJECUTAR UNA CONSULTA.

Para hacer funcionar la consulta solo debemos realizar doble click sobre el nombre de la consulta, en nuestro ejemplo Consulta Sencilla.

MODIFICAR UNA CONSULTA




Si quisiéramos modificar la consulta, deberíamos 1ero ejecutarla y luego ir a la Pestaña Inicio, pulsar el botón Ver y luego Vista de Diseño.

CONSULTAS CON CRITERIOSMediante los criterios podemos seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Veamos cómo crear una consulta que nos muestre datos sobre los inquilinos que pagan más de 1.500 $ de alquiler mensual.

1. Ir a la Pestaña Crear y selecciona de la sección Otros el botón Diseño de Consultas. Incorpora solamente la tabla Clientes.2. Incorpora los campos Código de propiedad , Apellido y Alquiler mensual.3. En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribe: >1500.



Presiona el botón Ejecutar de la Pestaña Diseño:

Obtendremos como resultado:

Cierra la Consulta y grabarla con el nombre de Consulta con Criterio.ACTIVIDAD:

1. Realiza una consulta con criterio que muestre los clientes que poseen Chalets y su dirección, además del dinero que pagan por el alquiler. Graba la consulta como Consulta de Chalets.

2. Realiza nuevamente la consulta anterior con criterio que muestre solamente los Alquileres que son Chalets pero que pagan 1500$. Graba con el nombre de Consulta de Chalest de 1500.EXPRESIONESEn las consultas realizadas hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Vamos a ver qué tipo de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios:

Expresiones de fechaPodemos utilizar operadores de comparación típicos de programas informáticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestión de fechas, podemos utilizar esos mismo operadores. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha se menor al 12 de Junio del 2010. Podemos hacerlo de las siguientes formas:

<#12/06/10#

>=#1/1/10# Y <=#30/6/10# Expresiones de números, moneda y contador

Cuando utilizemos campos de este tipo, tan sólo tendremos que escribir los datos y si contienen decimales, el separador de decimales.

Expresiones de texto En este tipo de criterios, bastará con escribir el texto utilizando mayúsculas o minúsculas indistintamente.



Expresiones lógicas tipo Sí/No Para valores tipo Sí podemos escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios:

“Verdadero” “Activado” “-1” Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones:

“Falso”“Desactivado”“0”

Otras Expresiones para utilizar en Criterios de una Consulta:COMO “Juan” – -> Mostrará todos los registros cuyo contenido del campo sea JUAN.ENTRE 56 Y 65 – -> Mostrará todos los registros cuyo contenido sea entre 56 y 65.Como “*/05/2010” – -> Mostrará todos los registros cuya fecha sea en el mes de Mayo del 2007- El * reemplaza al día.Practica:Genera 6 CONSULTAS utilizando distintas expresiones. Deberá verificar que posea uno o mas Registros que cumplan un determinado CRITERIO. Cada CONSULTA deberá tener como nombre el NOMBRE DE CRITERIO EMPLEADO.

CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún campo. Podemos crear campos vacíos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operación entre dos o más campos. Lo que vamos a hacer a continuación es lo siguiente:

Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en $100. Es evidente que sería una paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios y mas si se posee muchos registros en la base de datos. Por lo tanto Access nos brinda la posibilidad de realizar cálculos y a su vez actualizar dichos registros. Veamos como se realiza:

1) Procedemos a Crear una Consulta en Diseño de Consulta, y en nuestro caso vamos a seleccionar la Tabla Clientes.2) Carga el campo Alquiler mensual.3) De la Pestaña de Diseño, presionamos el botón Actualizar que es encuentra en la sección Tipo de Consulta.

4) Observa en la imagen siguiente que aparece la opción ACTUALIZAR A: y bajo el campo que queremos calcular en este caso ALQUILER MENSUAL, escribimos [Alquiler Mensual]+100 (OJO!!! debes usar el mismo nombre del campo que has empleado), ejemplo si hubieras utilizado Alquiler_Mensual, con guión bajo, debes en el cálculo llamarlo por su nombre.

5) Procede a cerrar la consulta y establece el nombre de ACTUALIZA ALQUILER EN 100.6) Desde el Panel del Explorardor realiza doble click para ejecutar la Consulta de ACTUALIZA ALQUILER EN 100.

7) Mostrará una ventana avisando que se están por Actualizar x registros. Confirma. Y por último abre la Tabla Clientes para verificar el aumento en el campo Alquiler Mensual.





CREAR UNA TABLA NUEVA CON CAMPOS DE OTRAS TABLAS

A continuación vamos a ver cómo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con sólo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades). Evidentemente sería muy pesado crea rla nueva e introducir los datos uno por uno.

1) Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas.2) Añade de la tabla Clientes , los campos Nombre , Apellidos , y Alquiler mensual.3) Añade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad , Dirección.4) Selecciona de la Pestaña Diseño el botón Crear Tabla de la sección Tipo de Consulta.

5) Access te pedirá un nombre para la nueva tabla que se creará más tarde. Colocarle el nombre: Clientes y Propiedad y acepta.6) Cierra la consulta. Grábala con el nombre: Consulta de creación de tabla.7) Observa que aparece otro tipo de icono.8) Selecciona la consulta recién creada y ejecutarla realizando doble click.Access te avisa que se creará una nueva tabla. Acepta.9) Observa en el Panel del Explorador de Tablas la nueva tabla creada.



CONSULTA DE ELIMINACIÓN DE REGISTROS.

Supongamos que deseamos eliminar un conjunto de registros que no necesitamos. Para evitar de buscarlo individualmente en la Tabla y eliminarlo uno por uno.Podemos generar una nueva CONSULTA que nos permita realizar la eliminación de una sola vez.1) Procede a crear una consulta nueva escogiendo la tabla CLIENTES y añade solamente el campo Oficina Vendedora.

2) Especifica en CRITERIOS la Oficina Vendedora que deseamos eliminar por ejemplo: Jbsrur o la que tengas en la carga de Datos.3) Presiona el Botón Eliminar de la sección Tipo de Consulta de la pestaña Diseño.4) Aparecerá la opción Eliminar estableciendo Donde (esto hará que coincida el dato del campo con el criterio) Observa la pantalla siguiente:

5) Cierra la consulta y procede a grabarla con el nombre ELIMINA OFICINA JBSRUR.6) Tal como sucedió en la consulta de Actualización. Se debe ejecutar la Consulta de Eliminación desde el Panel de Exploración. Por lo tanto realiza doble clic sobre la Consulta de Eliminación.



7) Aparecerá una ventana preguntándonos que se va a Ejecutar la Consulta de Eliminación. Confirme y observe que los registros se hayan borrado de la Tabla Clientes.

CONSULTA QUE CREA UN CAMPO A PARTIR DE UN CALCULO

1. Proceda a realizar una Consulta con todos los campos de la Tabla CLIENTE Y PROPIEDAD2. Fijaremos un criterio para Tipo Propiedad sea Casa3. Debemos crear ahora, una columna nueva que contendrá el campo calculado. Para ello en la

última columna libre, en la fila campo escriba la siguiente expresión: Descuento: [Alquiler Mensual]*0,2 donde Descuento: es el nombre que le damos a este campo calculado. A su vez [Alquiler Mensual]*0,2, es la operación de aplicar al campo Alquiler Mensual de la tabla CLIENTE Y PROPIEDAD un descuento del 20%.

4. Como el campo calculado contiene valores que son dinero, quisiéramos expresarlos en formato de moneda. Para ello, posicionado en el campo calculado, active el botón derecho del mouse, y seleccione la opción Propiedades y en Formato elija Moneda.

5. Ejecute la consulta y vea los resultados.6. Grabe la CONSULTA con el nombre Descuentos en Casas.

CONSULTA CON PARÁMETROSUna consulta de parámetros es aquella en la que el criterio no es escrito en el diseño, sino que se ingresa en el momento de ejecutarla. Así, por ejemplo, podríamos tener una consulta que cada vez que se ejecute pregunte el Porcentaje de Descuento que se desea calcular dentro de la consulta.Para ver su funcionamiento realice una copia de la Consulta Descuento en Departamento estableciendo el nombre Consulta por Parámetros.

1. Ingrese al modo de Diseño de la Consulta por Parámetros2. Recuerde que Ud. había establecido un Criterios y que generó una nueva columna con campo

calculado con la expresión: Descuento: [Alquiler Mensual]*0,23. Para poder realizar la Consulta por Parámetros vamos a borrar el valor 0,2 (que este es un

valor constante) y escribiremos en su lugar[Porcentaje Descuento:]


4. Ejecute y observe que ahora Access solicita que ingrese por teclado el descuento que Usted desee. Pruebe por ejemplo ingresando 0,5 es decir el 50% de descuento, y Acepte.

5. Esto sucede ya que el campo Descuento no existe en la tabla.


CREACIÓN DE FORMULARIOS.

Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma más “amable” y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de poder:

– Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo– Calcular campos– Crear y utilizar gráficos– Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.

Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y diseñarlos a nuestra medida.1) Para ver cómo se crean, utilizando el Asistente (ayuda) hemos de estar situados sobre una Tabla en nuestro caso en Cliente y Propiedad.2) Ir a la Pestaña Crear y en la sección Formulario, presiona el botón Formulario3) Aparecerá el Formulario Listo, para usarlo. Sólo Cierre el Formulario para grabarlo con el Nombre de Formulario de Cliente y Propiedad.4) Realice doble clic sobre el Formulario para ejecutarlo y CARGUE sus datos personales para hacer uso del Formulario.

Actividad:Pruebe de Crear otro Formulario con la misma Tabla Cliente y Propiedad, pero esta vez elija Formulario Dividido.

DISEÑO DE FORMULARIO.

Como dije anteriormente podemos crear un Formulario desde cero. Para ello:

1) Ingresar a la Pestaña Crear, luego en la sección de Formularios presionamos el botón Diseño del Formulario.2) Aparecerá el Formulario en Blanco. En nuestro ejemplo vamos a crear un Formulario de Carga de Datos de la Tabla Clientes. Por lo tanto vamos a utilizar la Pestaña Diseño, la secciónControles y presionamos el botón Título (como muestra la imagen con el puntero del mouse) y escribimos como Titulo CARGA DE DATOS DE CLIENTES. Observe que en el Formulario apareció una sección denominada ENCABEZADO DEL FORMULARIO.

3) Si seleccionamos el Título podemos cambiar el Tipo de letra, tamaño, color, el ancho de borde de linea, color de borde, etc.. Experimente.

4) Ahora necesitamos incorporar los campos de la Tabla Clientes, por eso debemos hacer click en la zona en blanco de la sección DETALLE del Formulario.



5) En la Pestaña de Diseño en la sección Herramientas se encuentra el botón Agregar Campos Existentes.

6) Presionamos sobre él para que aparezca a nuestra derecha un Panel con las Tablas y las listas de campos. Observe que hay un signo + antes de la Tabla. Si hacemos click sobre él desplegamos su contenido y podemos ver los Campos de la Tabla, en nuestro caso la Tabla Clientes.

7) Procedemos ahora a realizar doble click en cada campo de la tabla Clientes para incorporarlo al Formulario. También podemos cambiar el tipo de letra, tamaño, color, etc.. de cada Cuadro de Texto.

8) Si aparecen tanto la Etiqueta como el cuadro, todo junto, es decir que no se puede leer bien, utilizamos los nodos haciendo click sobre él y sin soltar arrastramos a una nueva posición.Aclaración: La etiqueta respresenta a que campo pertenece y el cuadro del campo, nos trae el dato que hemos cargado en dicho campo.




9) Una vez que hemos acomodado todos nuestros campos de la Tabla Cliente, cerramos el Formulario y lo grabamos como Formulario de Clientes.

10) Luego en el Panel de Exploración realizamos doble clic sobre el Formulario Clientes para ejecutarlo.

11) Si necesitamos modificar nuestro Formulario vamos a la pestaña Inicio, sección Vistas presionamos el botón Ver y elegimos Vista de Diseño.



ACTIVIDAD:Realice en modo de Diseño de Formulario el que nos falta, es decir el de la Tabla Propiedades.Práctico Nº 6 – Microsoft Access

Formulario: Uso de Cuadro Combinado

En el Formulario Propiedades hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es el mismo, es decir, que siempre su carga de datos será un Chalet, Casa, Departamento, Local o Depósito.Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando alguno existente, sería “tedioso” teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos será crear unalista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma más sencilla y rápida.1) Ejecutamos el Formulario de Propiedades e ingresamos al modo de Vista de Diseño, que se encuentra en la Pestaña Inicio, sección Vistas.2) Luego vamos a la Pestaña Diseño y en la sección de Controles presionamos el botón de Cuadro Combinado.

3) Dibuja en la zona de los campos un rectángulo no muy grande. No te preocupes del tamaño; se puede cambiar posteriormente.



– Te habrá aparecido una ventana llamada Asistente para Cuadros Combinados como se muestra a continuación.

4) Selecciona Escribiré los valores que desee y presiona el botón Siguiente, lo cual pasamos a la 2da ventana del Asistente y procedemos a escribir los datos que utilizamos en Tipo de Propiedad. Como se muestra la figura siguiente. Luego nuevamente presione el botón Siguiente.

5) En la 3era ventana del Asistente, establecemos que vamos Almacenar el valor en el campo, Tipo de Propiedad, que lo seleccionamos haciendo click en la flecha, como muestra la imagen. Presionamos Siguiente.



6) Por último grabamos el cuadro combinado con el nombre Cuadro de Tipo de Propiedad y presionamos FINALIZAR.7) Acomode si se ve todo junto la Etiqueta con el Cuadro.

8) Para ver su funcionamiento vamos a la Sección Vistas, ingresamos a Ver y luego presionamos el botón Vista Formulario.

9) Aparecerá como se muestra la siguiente imagen al hacer click en el botón flecha hacia abajo, como se muestra en la imagen. No olvide de GRABAR nuevamente el Formulario.


Formulario: Uso del Generador de Expresiones.




En este práctico vamos a colocar un control de cálculo de campos en un formulario. Lo que haremos será utilizar el formulario de la tabla Clientes que realizamos anteriormente.1) Ingresar al Formulario Cliente en Vista de Diseño.2) Seguramente en la Sección Detalle del Formulario no tenemos espacio, por lo tanto necesitamos desplazar el Pie del Formulario hacia abajo. Para ello ubicamos el puntero del mouse en el borde del Pie del Formulario y observe como cambia el puntero del mouse. Realice click sin soltar y desplace hacia abajo.

3) Vamos a insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Podríamos crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, tendríamos que ir al diseño de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numérico. Pero en este caso no lo crearemos, sino que insertaremos dos campos independientes que lo único que harán será realizar un cálculo matemático de otros campos.

Presionar el botón Cuadro de Texto de la Pestaña Diseño, sección Controles.

4) Realizamos dos Cuadro de Texto y en la Etiqueta hacemos dos click y escribimos IVA 16% y en la otra etiqueta TOTAL.

5) Ahora debes seleccionar con un click el cuadro Independiente del campo IVA 16%, observa el panel a la derecha llamada Hoja de Propiedades, en el caso de no visualizarlo sobre el cuadro Independiente de IVA 16% presione el botón derecho del mouse.6) En la Hoja de Propiedades, vamos a cambiar 1ero el Nombre donde dice Texto13, en mi caso, y escribimos IVA. Cambiamos Formato a Moneda.




7) Sitúa el cursor en Origen del control, aquí definiremos el cálculo con campos. A la derecha verás dos botones. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos) y aparecerá la ventana del Generador de Expresiones.8) Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios – Formularios cargados – Clientes.9) Elige de la ventana central Alquiler mensual y pulsa el botón Pegar.

10) Realiza click en la ventana superior y termina de escribir la fórmula: [Alquiler mensual] *16/100

11) Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botón Aceptar.

– Configura ahora tú el campo TOTAL con la fórmula: [Alquiler Mensual] + [IVA]

Esto significa que el último campo sume el contenido del campo Alquiler Mensual más el campo IVA . Este último será el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante señalar que el nombre de IVA se lo hemos puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es así, Access no lo encontrará.

12) No olvide de GRABAR el Formulario Clientes.

13) Ejecute el Formulario para ver los resultados.




INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta para imprimirlos. Debemos ingresar en la Pestaña Crear y en la sección de Informes encontrarás:

Diseño de informes: abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.

Asistente para informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Informe: consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Informe en blanco: abre un informe en blanco en vista Presentación.En nuestra primera instancia de INFORMES, vamos a utilizar el ASISTENTE PARA INFORMES:


1) Presionamos el botón ASISTENTE PARA INFORMES, de la pestaña Crear, sección Informes.

2) En la 1era ventana del Asistente seleccionamos de Tabla/Consultas la Tabla Cliente y Propiedad. Luego con el botón >> pasamos todos los campos disponibles como campo seleccionado. Si utilizamos el botón > hubiéramos pasado de un campo por vez.

3) Luego de presionar el botón Siguiente, en la 2da ventana del Asistente, podemos o no utilizar un agrupamiento. En este caso vamos a agrupar por Tipo de Propiedad, esto quiere decir que mostrará primero todos los registros por Casa, luego por Chalet, y así sucesivamente.




4) Seleccionamos el campo Tipo de Propiedad y presionamos el botón >. Como muestra a continuación deberá aparecer el agrupamiento en informe.

5) Pasamos a la 3era ventana del Asistente presionando Siguiente y aca podemos elegir si deseamos ordenar los datos al imprimir. Vamos a elegir ordenar 1ero por Apellido y 2do por Nombre.6) Luego presionamos el botón Opciones de Resúmen, para tildar que Sume el campo Alquiler Mensual y mostramos Detalle y Resumen

7) Presionamos el botón Aceptar y luego Siguiente. Seleccionamos la Distribución de los datos en PASOS y la orientación HORIZONTAL. Y por último presionamos el botón FINALIZAR.Observe la Agrupación, por ejemplo en Chalet, hay más inquilinos y si Ud. recuerda habíamos solicitado un orden por Apellido y Nombre. Además una sumatoria. Por lo tanto recaudaríamos $ 5.500 por Chalet solamente y si observamos al final del Informe obtenemos como Suma Total $ 8.700 por todo lo Alquilado según nuestra carga de datos.




DISEÑO DE INFORMES.

El Diseño de Informes nos permite armar a nuestra necesidad el informe que deseamos crear. Lleva un poco más de tiempo en crearla, pero es agradable ver nuestra impresión después de haber diseñado nuestro informe.

El área de diseño del Informe consta de cinco secciones:

** La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.** La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.** La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.** La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.** La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y e

ncabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar.1) Para ingresar vamos a la Pestaña Crear, luego a la sección Informes y presionamos el botón Diseño de Informes.



2) Nos aparecerá el informe en blanco y vamos a comenzar por utilizar el Encabezado del Informe para establecer el Título. Acceder a la Pestaña de Diseño de la sección Controles y presionamos el botón Título, tal como lo hicimos en Formulario.

3) Escribimos INFORME DE INQUILINOS. Cambiemos el tipo de letra a Tahoma con tamaño 24, color de fondo a su gusto.4) En la Sección de Detalles del Informe vamos a colocar los campos de la Tabla Clientes. Por lo tanto del Panel de Lista de Campos, que se encuentra a la derecha vamos ha realizar doble click en: Código de Propiedad, Nombre, Apellido, Fecha de Expiración, Alquiler Mensual, y Oficina Vendedora.

5) Seguramente aparecerá las etiquetas y los cuadros sin poder leer su contenido. Por lo tanto utilice los Nodos (visto en Formulario) para desplazar a la izquierda o derecha las etiquetas de los cuadros. Recuerde que también puede cambiar el Tipo y Tamaño de letra.



6) Si luego presionamos el botón Vista de Informe de la sección Vistas, para observar como quedaría nuestro informe nos encontraríamos con un problemas, de que los registros se repiten por bloque y si poseemos varios registros utilizaríamos muchas hojas de impresión. Se muestra a continuación:


7) Podemos cambiar nuestro diseño cortando las etiquetas de cada campo y pegándolas en la Sección de Encabezado de Página. Movemos tanto las etiquetas del Encabezado estableciéndolas una al lado de la otra y lo mismo con los cuadros, pero que coincidan en la columna con su etiqueta. Realice como se muestra a continuación:

8) Cuando cambie a la Vista de Informe obtendrá ahora el siguiente informe:



9) Podemos ingresar en el Pie de Página del Informe la numeración de hojas. Para ello vamos a la Pestaña Diseño en la sección Controles presionamos el botón Insertar Número de Página.

10) Aparecerá la ventana de Números de Página y seleccionar por ejemplo en Formato, Página N de M (nos indica N -nro de página- y M -el total de hojas-). Además en posición elegimos al Final de pagina.

Aparecerá el siguiente formato:





menú de prácticos de access 2007

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