memoria anual direccion nacional - 2014

INFORME N 004-02-AGN/DANJ-CSR

Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo IntermedioMemoria Anual 2014DIRECCIN NACIONAL DE DESARROLLO ARCHIVSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIO

INFORME DE GESTIN - MEMORIA ANUAL 2014

Lima, 2015

MEMORIA ANUAL 2014

I. PRESENTACION

La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio, ha elaborado el presente documento, en el que se resumen las labores y acciones ms importantes ejecutadas acorde con los lineamientos de poltica el Archivo General de la Nacin, a fin de contribuir al fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos y a la proteccin del Patrimonio Documental de la Nacin.

Cabe hacer mencin que durante el ao 2014, en esta Direccin Nacional se programaron actividades que han sido ejecutadas acorde al Plan Operativo Institucional, alcanzndose importantes logros que se deben al esfuerzo y constancia del trabajo en equipo de esta Direccin Nacional.

II. INTRODUCCIN

La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio es el rgano de lnea dependiente del Archivo General de la Nacin, encargada de establecer en el mbito nacional las normas y procedimientos de los procesos archivsticos y la racionalizacin de la produccin documentaria en la gestin administrativa; as como aplicar los procesos archivsticos en la documentacin proveniente de la administracin pblica o archivos conformantes del Sistema Nacional de Archivos, cuyo ciclo de vida administrativa no ha concluido, y transferirla al Archivo Histrico cuando adquiera su valor permanente. Tambin se encarga de controlar, supervisar y asesorar los archivos del Sistema. Promueve y conduce la investigacin archivstica, expide copias y certifica los documentos que custodia.

La DNDAAI es responsable ante la Jefatura institucional de ejecutar los planes, programas, proyectos y metas establecidas, as como dirigir y conducir las direcciones a su cargo.

La Direccin de Archivos Pblicos (en adelante DAP) es la unidad orgnica dependiente de la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin, encargada del acopio, procesamiento, evaluacin, conservacin, sistematizacin y de poner a disposicin del pblico usuario los documentos transferidos por las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos tales como: Ministerios, Gobiernos Locales, Empresas del Estado, Empresas para Estatales, Entes Autnomos, Mutuales, Bancos y otras entidades que conforman el sistema financiero en liquidacin, para su conservacin y tratamiento archivstico, orientado todo ello con el fin de brindar un eficiente servicio a los investigadores y pblico en general, y transferir peridicamente los documentos de valor permanente al Archivo Republicano, en concordancia con la normatividad vigente.

La Direccin de Normas Archivsticas (en adelante DNA), segn el ROF institucional, es el rgano tcnico normativo encargado de formular, orientar, promover y conducir las acciones de investigacin y normatividad archivstica; de evaluar la organizacin y funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, y realizar el seguimiento de la correcta aplicacin de las normas emitida por el Archivo General de la Nacin

La Direccin de Archivos Notariales y Judiciales (en adelante DANJ) es un rgano de lnea del Archivo General de la Nacin, encargado del acopio, organizacin, descripcin, seleccin, conservacin y servicio de la documentacin que custodia; perteneciente a los archivos notariales provenientes de los ex Notarios Pblicos de la capital y algunos de provincia, y de la documentacin judicial proveniente de los secretarios de juzgados.

III. MISIN

La misin de esta Direccin Nacional es la de organizar, custodiar, conservar y servir el Patrimonio Documental de la Nacin, que tiene en custodia desarrollando actividades en materia archivstica a nivel nacional, en los Archivos Regionales y Subregionales. As como en los archivos del Sector Pblico. Realiza supervisiones, asesoramientos, eventos, charlas, Reuniones Tcnicas, Encuentros Regionales y Reuniones con los Comits Regionales de Archivos del Norte, Centro y Sur.

La finalidad es la de contribuir a implementar, reforzar, fortalecer y consolidar el Sistema Nacional de Archivos.

IV. ORGANIZACIN Y FUNCIONES

La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio tiene a su cargo tres direcciones:

Direccin de Normas Archivsticas. Direccin de Archivos Pblicos Direccin de Archivos Notariales y Judiciales.

Tambin coordina internamente con los rganos del Archivo General de la Nacin y en lo externo mantiene una constante comunicacin con los Archivos Regionales y Subregionales, asimismo con los integrantes de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos.

Funciones de la DNDAAI:

Formular y proponer la poltica nacional en materia de archivo. Planificar, orientar, coordinar, normar, racionalizar y evaluar las actividades el Sistema Nacional de Archivos. Disear planes y programas orientados a la consolidacin del Sistema Nacional de Archivos. Emitir resoluciones directorales y expedir copias de documentos que custodia con las responsabilidades de Ley. Supervisar, asesorar y controlar la organizacin y funcionamiento de los archivos integrantes del sistema. Realizar el seguimiento de las aplicaciones de las normas tcnicas del SNA. Coordinar la transferencia de los archivos notariales y de entidades del sector pblico de acuerdo a las disposiciones vigentes. Coordinar y supervisar el desarrollo archivstico de los archivos Regionales y Subregionales, entre otras.

La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio cuenta con el siguiente personal

NOMBRE CARGODireccin Nacional

Lic. Deomar Hidalgo SalasDirector Nacional

Lic. Norman Berros Silva Director Programa Sectorial I

Sra. Sonia Lpez Arroyo Especialista Administrativo

Lic. Jos Villa Crdova Tcnico en Archivo IV

Sr. Martin Bernaola Gonzles Trabajador de Servicio I

Sra. Milagros Barrientos Juyo Secretaria (CAS)

Direccin de Archivos Pblicos

Mtr. Flix Alberto Atncar Quispe Director (e) Programa Sectorial I

Sr. Jhon Williams Pimentel CarrascoEspecialista en Archivos (CAS).

Sr. Miguel Renato Ordaya CuencaTcnico en Archivo IV

Sr. Juan Valeriano MamanTcnico en Archivo IV

Sr. Arnaldo Anchayhua AchoTcnico en Archivo II

Sr. Luis Alberto Juarez TorresArchivero (CAS).

Sr. Isaas Israel Ruiz TorresArchivero (CAS).

Sr. Daniel Alfonso Correa ArboledaArchivero (CAS).

Direccin de Normas Archivsticas

Lic. Marlitt Rodriguez FranciaDirector (e) Programa Sectorial I

Sra. Liliana Dvila Acero Especialista en Archivo II

Srta. Shirley Zanabria PalominoTcnico en Archivo IV

Sr. Robert Castro PodestaTcnico en Archivo IV

Sra. Yeny Mallqui BejarTcnico Administrativo I

Bach. Jorge Sarmiento SicosSupervisor (CAS)

Bach. Marlyn rivera Huamn Supervisora (CAS)

Direccin de Archivos Notariales y Judiciales

Lorena Sigencias Romero Director(e)

Luyo Muoz OyoloTcnico en Archivos IV.

Christian Michel Carrasco CelisEspecialista en Archivos III.

Segundo Zurita PeaTcnico en Archivo IV

Milagros Corrales OroscoTcnico en Archivo IV

Anita Macines AhumadaContratado CAS

Kelber Jonatan Sanchez OrtizContratado CAS

Veronica Calero Gonzales Contratado CAS

Ana Mara Vargas LauraContratado CAS

Mara Rita Ladron de Guevara Rodriguez Contratado CAS

V. INFRAESTRUCTURA:

Toda la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico est diseminada en distintos locales, de esta manera:

Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio: Jr. Manuel Cuadros S/N Palacio de Justicia04 ambientes: 01 oficina del Director Nacional01 oficina de Secretara y Asistencia01 oficina de especialista y director adjunto01 oficina del archivo de gestin y perifrico

Direccin de Archivos Pblicos

Sede Palacio de JusticiaJr. Manuel Cuadros S/N Palacio de Justicia, Primer Piso y Stano. 03 ambientes (1 piso) rea de atencin al ciudadano, direccin, digitacin.

Stano:

En este ambiente se conservan los libros de Registros Civiles de Lima Metropolitana, el Callao, de las provincias de la regin Lima y de los Consulados del Per en el extranjero. Asimismo, se conservan documentos de diversos ministerios y de algunas entidades que han sido liquidadas, tal es el caso del ex Instituto Nacional de Planificacin (INP), entre otros.

Este repositorio tiene un rea de 759 m2, cuenta con estantera metlica y de concreto, y la iluminacin es artificial.

La totalidad de los fondos documentales de dicho local cuentan con inventario de registro, excepto los libros de Registros Civiles de Lima Metropolitana y el Callao (hasta el momento llevamos un 70% de libros inventariados).

Local Pueblo Libre (Hawai)

Este local se encuentra en Calle Islas Hawai N 180. Es un local propio, de material noble. Aqu se conserva documentacin en su mayora proveniente de entidades que han sido liquidadas (mutuales, bancos, financieras, compaa de seguras, entidades y empresas del Estado, etc.). La totalidad de la documentacin se encuentra en cajas y en estanteras metlicas. El rea de dicho local es de 2,908 m2. Cuenta con un techo en condiciones no apropiadas, ya que en pocas de lluvias se producen filtraciones de agua. Tiene iluminacin natural debido a las grandes ventanas que rodean los repositorios y tambin cuenta con iluminacin artificial.

Este local tambin cuenta con amplios lugares de trabajo para realizar los procesos archivsticos. La totalidad de la documentacin se encuentra inventariada (inventario de registro). Faltara realizar inventarios analticos para saber al detalle la documentacin que conservamos y facilitar el servicio al pblico.

Actualmente se realiza procesos de seleccin documental de aquellas series que han prescrito, en tal sentido hay que hacer inventarios para solicitar su eliminacin e inventariar los documentos restantes de valor permanente y aquellos que no han perdido todava su vigencia administrativa y legal.

Direccin de Normas Archivsticas

La Direccin de Normas Archivsticas ocup hasta el mes de julio un ambiente del local de Palacio de Justicia, ubicado en el primer piso, el cual no era suficientemente amplio para el nmero de personal que se tiene; menos aun no tena un lugar apropiado para los usuarios que acuden para realizar coordinacin sobre los trmites iniciados, eventos tcnico normativos de difusin de los documentos para la gestin, orientaciones sobre asesoramientos iniciados, atencin de expedientes de eliminacin, etc. Problema que se va solucionando con la mudanza realizada a los ambientes del local de Pueblo Libre, ubicado en calle Islas Hawi N 180, Pueblo Libre.

Direccin de Archivo Notarial y JudicialJr. Manuel Cuadros S/N Palacio de Justicia

Actualmente el repositorio se encuentra ubicado en el primer piso y el stano de palacio de justicia.

Local Pueblo Libre (Hawai)

En este local se encuentra una parte de los documentos notariales trasladados, Se tienen en este local protestos notariales.

VI. GESTIN ARCHIVSTICA

6.1 Direccin Nacional: Durante el 2014 la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio desarroll las siguientes actividades programadas:

XXIII Encuentro Nacional de Directores de Archivos Regionales Y Subregionales: En su misin de conducir y consolidar el Sistema Nacional de Archivos, la DNDAAI realiz el XXIII Encuentro Nacional de Directores de Archivos Regionales y Subregionales el mismo que se llev a cabo los das 14, 15 y 16 de mayo en el Auditorio Ral Porras Barrenechea Jr. Caman N 125 Lima. Se cont con la asistencia de los directores y tcnicos de los archivos Regionales, sub regionales y provinciales GILBERTO LOAYZA ESTRADA ARCHIVO REGIONAL DE AREQUIPA

MARCO BASILIO VARGASARCHIVO REGIONAL DE PASCO

YESY MAGALY VILCA ADAUTOARCHIVO REGIONAL DE PASCO

JULIAN VALERO LORESARCHIVO REGIONAL DE AREQUIPA

ROGER QUICHA LLANCOARCHIVO REGIONAL DE HUANCAVELICA

SAMUEL BARZOLA NAVARROARCHIVO REGIONAL DE JUNIN

VIRGILIO GUTIERREZ ORELLANAARCHIVO REGIONAL DE AYACUCHO

CLAUDIO SAIRITUPA YALLEARCHIVO REGIONAL DE APURIMAC

LUIS MEVES HINOSTROZA GONZALESARCHIVO REGIONAL DE AYACUCHO

VICTOR CASANOVA VELEZARCHIVO REGIONAL DE MOQUEGUA

CESAR PEREZ GARCIAARCHIVO REGIONAL DE LORETO

CESAR RODRIGUEZ SOTOARCHIVO REGIONAL DE ANCASH

PEDRO SANCHEZ COLLASMINISTERIO DE TRANSPORTES ANCASH

ELBA ALVAREZ TRUJILLODIRECCION REGIONAL DE EDUC. ANCASH

ENITH OLORTEGUI RODRIGUEZARCHIVO REGIONAL DE LORETO

ROBERTO BURGOS CHINGAARCHIVO REGIONAL DE PIURA

JUANA LAURA SALAS GOMEZARCHIVO REGIONAL DE TACNA

RICARDO CHURA TISNADOARCHIVO REGIONAL DE PUNO

MARCOS HILASACA YUNGASARCHIVO REGIONAL DE PUNO

BETTY NORTHA CAQUI VILLANUEVAARCHIVO REGIONAL DE LIMA

LUZMILA PEREZ AFTAINGOBIERNO REGIONAL DELCALLAO

ELSA MUOZ PORTALARCHIVO REGIONAL DE CAJAMARCA

NELLY CHUNGA MICHELETARCHIVO REGIONAL DE PIURA

MARTHA VALENCIA ORRILLOARCHIVO REGIONAL DE UCAYALI

YRIS ROCIO TORRES AREVALOARCHIVO REGIONAL DE UCAYALI

NORBERTO LANCHIPA PALZAARCHIVO REGIONAL DE TACNA

JOSE CASTRO SILVAARCHIVO REGIONAL DE ICA

JORGE GOICOCHEA GALLARDOARCHIVO REGIONAL AMAZONAS

JAIMITO AZANG HUAMANARCHIVO REGIONAL SAN MARTIN

HERNAN D. HUARAC ANTUNEZARCHIVO REGIONAL DE ANCASH

VICTOR SOLIER OCHOAARCHIVO REGIONAL JUNIN

URBANO APAZA QUISPEARCHIVO REGIONAL CUSCO

TULA MORALES ESCALANTEGOBIERNO REGIONAL DE ANCASH

ABILIA SIFUENTES BARRUETA ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO

EVELIO GAITAN PAJARESARCHIVO REGIONAL CAJAMARCA

CESAR A. GUERRA CASTILLOARCHIVO REGIONAL DE LIMA

MARIA ELENA PAREDES PRADOGOBIERNO REGIONAL CAJAMARCA

ADA LLUEN JUAREZARCHIVO REGIONAL LAMBAYEQUE

Se conformaron seis (6) mesas de trabajo y llegaron a las siguientes conclusiones:

Apoyar la revisin de la MESA DE TRABAJO N 01 Respecto al proyecto de Directiva N 001-2014-AGN/DNDAAI Norma para la elaboracin del Plan de Trabajo Regional en un plazo de 45 das hbiles que permita recoger las impresiones, opiniones y aporte de los Archivos Regionales de Piura, Cajamarca, Arequipa, Puno y Junn.

Apoyar el trabajo realizado por la MESA DE TRABAJO N 02 - El Programa de Control de Documentos, caractersticas, pasos para su elaboracin, dificultades y oportunidades para su implementacin, debiendo la mesa precisar todo concepto y mbito necesario para su modificacin, dando cuenta de este avance en la siguiente reunin nacional.

Apoyar el trabajo realizado por la MESA DE TRABAJO N 03 Supervisar a los Archivos del Sistema Regional de Archivos-Balance y expectativas para el Sistema Nacional de Archivos, brindndole los aportes necesarios para su implementacin buscando los medios para que se precise el mbito de jurisdiccin en el proceso de supervisin.

I Foro Nacional de Terminologa Archivstica: El Da mircoles 14 de mayo se realiz el I Foro Nacional de Terminologa Archivstica en el Auditorio Ral Porras Barrenechea en el horario de 17:00 a 20:00 horas, con la palabra de bienvenida a cargo del Lic. Alfonso Maguia Minaya Jefe del Archivo General de la Nacin, desarrollndose las siguientes exposiciones:

Introduccin a la terminologa Archivstica, fundamentos y revisin. Expositor: Lic. Norman Berrios Silva.

La Terminologa Archivstica y los Archivos Municipales Expositora: Dra. Mayra Saavedra Welsch.

La Importancia de la Terminologa Archivstica y las Nuevas Tecnologas Expositor: Lic. Julio Abanto Chani.

Este evento busc conocer la problemtica y las propuestas de implementacin en los tcnicos y especialistas de innovaciones en la terminologa as como aquellos conocimientos tericos y prcticos que nos permiten comunicarnos, e innovar la normatividad y procedimientos archivsticos, base para la elaboracin de un diccionario propio a nivel nacional. El presente evento cont con la participacin de diferentes instituciones pblicas y privadas (204 personas) y la presencia de los directores y servidores de los Archivos.

MESAS DE TRABAJOXXIII Encuentro Nacional de Directores de Archivos Regionales Y Subregionales

Evaluacin de normatividad archivstica vigente, desarrollo y aplicacin que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa N 01 Archivos Regionales de Ica, Piura, Puno, Arequipa, Junn y la DNDAAIEvaluacin de normatividad archivstica vigente, desarrollo y aplicacin que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa N 03 Archivos Regionales de Ancash, Moquegua,Callao, La Libertad, Cajamarca, DNDAAI

Evaluacin de normatividad archivstica vigente, desarrollo y aplicacin que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa de trabajo Archivos Regionales de Cusco, Huancavelica, HunucoEvaluacin de normatividad archivstica vigente, desarrollo y aplicacin que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa de trabajo Archivos Regionales de Cajamarca, Ayacucho, Tacna

Evaluacin de normatividad archivstica vigente, desarrollo y aplicacin que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa de trabajo Archivos Regionales de Ucayali, LimaEvaluacin de normatividad archivstica vigente, desarrollo y aplicacin que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa de trabajo Archivos Regionales de Loreto, Callao, Pasco

Supervisin y Asesoramiento a los Archivos Regionales y Subregionales:

El Archivo General de la Nacin, como ente rector y central del Sistema Nacional de Archivos y con las facultades que le confiere la Ley N 25323, del Sistema Nacional de Archivos y con el fin de velar por la correcta aplicacin de las normas del SNA y como suele realizarse continua y peridicamente, la DNDAAI ejecuta funciones de supervisin a fin de evaluar la situacin de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos y hacer las recomendaciones tcnicas para su cumplimiento de acuerdo a la normatividad vigente en materia de archivos pblicos.

En comparacin al ao anterior 2013 (06 archivos visitados), se han programado 12 archivos regionales, logrando la difusin, asesoramiento tcnico e instruccin sobre los procesos tcnicos archivsticos en todas las regiones geogrficas de nuestro pas.

El 2015 se han programado 25 regiones cumpliendo as con presencia y desarrollo para todas las regiones a nivel nacional velando por el cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Archivos.

Archivos visitados:

Esta Direccin Nacional ha supervisado y asesorado a los Archivos Regionales de:

Archivo Regional de IcaSe brind apoyo a la supervisin y elaboracin de expediente de eliminacin del Banco de la Nacin Agencia Ica. Se encuentra pendiente la presentacin del informe de eliminacin a cargo del Director del Archivo Regional. Adicionalmente se visit el Hospital Regional y la Direccin Regional de Educacin de Ica.

Archivo Regional de Ucayali, en las instalaciones del Gobierno Regional se realiz una exposicin sobre los procesos tcnicos archivsticos, se asisti a una reunin de trabajo con el Presidente del Gobierno Regional y se coordin futuros acuerdos y resultados esperados.

Archivo Regional de Loreto, se realiz la visita al Archivo Regional y al Archivo Central del Gobierno Regional de Loreto, adicionalmente se sostuvo una reunin de trabajo con el Administrador del Gobierno Regional denotando las necesidades del Archivo Regional. Resultados: Habilitacin de una lnea telefnica y el traslado a un nuevo local. Archivo Regional de Madre de DiosSe realiz una visita de supervisin al Archivo Regional y a la Municipalidad Provincial de Tambopata, advirtindoles sobre la necesidad de contar con un archivo central, bajo responsabilidad. Adicionalmente se desarroll una exposicin en las instalaciones del Colegio de Ingenieros de Puerto Maldonado.

Archivo Regional de Cusco Se realiz una visita de supervisin y asesoramiento, asimismo se efectu una charla de organizacin de documentos e implementacin del Programa de Control de Documentos.

Archivo Regional de Puno, se realiz una visita de supervisin al Archivo Regional, asimismo una visita de supervisin a las instalaciones de la Direccin Regional de Agricultura de la regin. Se brindaron recomendaciones. Asimismo se realiz una charla de capacitacin a los servidores de la regin y atencin a los requerimientos de prensa sobre el desarrollo de los archivos a nivel nacional.

Archivo Regional de La Libertad-Curso Integral de Archivos- Reunin Macro Norte, se efectu una visita de supervisin y ejecucin del II Taller de Adiestramiento de los servidores de archivos regionales, subregionales y sectoriales. Adicionalmente se efectu la reunin de Directores de la Macro Regin Norte, en la cual particip el Director Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin.

Archivo Regional de Huancavelica, se efectu una visita de supervisin al Archivo Regional, asimismo se brind una charla de capacitacin en las instalaciones de la Direccin Regional de Cultura de la Regin. Asimismo se realiz una visita a las instalaciones de la Prefectura de Huancavelica, para conocer el estado de conservacin de documentos que conserva.

Archivo Regional de Pasco,acompaado por el Director de Archivos Pblicos, el Director de la DNDAAI efectu una visita de supervisin y asesoramiento brindando una charla sobre los procesos archivsticos desarrollados a nivel nacional.

Archivo Regional de San Martin, se efectu una visita de supervisin detectando sus principales necesidades de espacio para el tratamiento tcnico respectivo de los documentos de archivo.

Capacitacin al personal de la Municipalidad de Villa Mara del Triunfo Seminario Tcnicas de Gestin Documental y Acceso a la Informacin para la Modernizacin del Estado - Ciudad de Tacna -

Reunin de Archivos Municipales de la Regin de Lima provinciasSeminario Taller Elaboracin del Cuadro de Clasificacin y Descripcin

Atencin a los medios de prensa respondiendo sus interrogantes sobre las necesidades de implementar el Sistema de Archivo Regional Regin Puno 2014Visita de Asesoramiento al personal de los Archivos Sectoriales Ciudad de Moyobamba 29 de mayo del 2014

Visita de Asesoramiento al personal los Archivos sectoriales y Regional de Puno

2 Visita de Asesoramiento al personal de la Municipalidad de Villa Mara del Triunfo

Visita de Supervisin al Archivo Regional de San Martn Reunin de Explicacin sobre los procesos tcnicos 29.05.2014Foro Nacional de Terminologa Archivstica Llevado a cabo en la ciudad de Lima durante el mes de mayo del 2014

Reunin con el Administrador del Gobierno Regional de LoretoSolicitndole implemente el Archivo Regional con lnea telefnica, mejor local, apoyo logstico y atencin a requerimientos.Charla de Asesoramiento brindado al Archivo Regional y Sectoriales de la Regin LoretoIquitos 07.03.2014

Visita de supervisin al Archivo Regional de Loreto, uno de sus principales defectos es la falta de profesionales y tcnicos para el desarrollo de las actividades archivsticas.

Visita con las autoridades de la Direccin Regional de Educacin de la Regin Ica, manifestndoles los principales problemas de su local de Archivo y explicndoles las infracciones y sanciones que ameritan

Visita de Asesoramiento a los archivos sectoriales de la regin Ica14 de febrero del 2014 Visita de Supervisin y Asesoramiento al Archivo Regional de Ica, en la foto ubicacin de los documentos notariales.

Visita de Asesoramiento a los archivos sectoriales de la regin Cusco12 de junio del 2014

II Talleres de Capacitacin para Los servidores de los archivos regionales y subregionales

Esta actividad naci de un proyecto ADAI para la capacitacin del personal archivero Se realizaron tres talleres programados (Cajamarca, Arequipa y Ayacucho) y un Taller no programada (Trujillo)

Taller del Norte Cajamarca

En cumplimiento al Plan de Trabajo Institucional para el ao 2014 se realiz el II Taller de Adiestramiento para los servidores de los Archivos Regionales y la Reunin de los Directores y Trabajadores de la Macro Regin Norte Cajamarca, el cual se desarroll en el Auditorio del Gobierno Regional los das 09, 10 y 11 de abril del presente ao.La ejecucin del Taller se oficializ mediante Resolucin Jefatural N 110-2014AGN/J, de fecha 26 de marzo del 2014.

El II Taller de Adiestramiento para Servidores de los Archivos Regio- nales -Macro Norte Cajamarca, se realiz con la colaboracin de las autoridades del Gobierno Regional as como del personal del Archi- vo Regional de Cajamarca.

La inauguracin estuvo a cargo del Dr. Cesar Aliaga Daz Vice- presidente del Gobierno Regional y la clausura de la Dra. Mara Elena Paredes Prado Secretaria General del Gobierno Regional de Cajamarca.

De acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional esta actividad cumpli con sus objetivos trazados, la ejecucin del programa se realiz sin mayores dificultades. Se cont con la presencia de 90 participantes aproximadamente a nivel del Gobierno Regional de Cajamarca.

A cada participante se les entreg un folder con la icha de Inscripcin y el control de asistencia, el ingreso fue sin costo y al final se otorg un certificado de asistencia por los das del evento

Directores y servidores de los Archivos Regionales de la macro Norte (Piura,Lambayeque, La Libertad, Cajamarca, Ancash, San Martin y Archivo General de la Nacin.

Reunin de coordinacin con los Directores y servidores de los Archivos Regionales

Taller sobre elaboracin de instrumentos descriptivos para archivos administrativos

Taller del Sur Arequipa

El II Taller de Adiestramiento para los servidores de los Archivos Regionales y la Reunin de los Directores y Trabajadores de la Macro Regin Sur, el cual se desarroll en el Auditorio del Gobierno Regional de Arequipa durante los das 26 27 y 28 de marzo del presente ao.

El II Taller de Adiestramiento para Servidores de los Archivos Regionales - MacroSur, se realiz con la colaboracin de las autoridades del Gobierno Regional ascomo del personal del Archivo Regional de Arequipa, sin ninguna dificultad, conla participacin de 200 personas aproximadamente. La inauguracin estuvo aCargo del Jefe Institucional Lic. Alfonso Maguia Minaya y la clausura la Dra.Yamila Osorio Presidenta del Consejo Regional de Arequipa.

La mayora de los participantes sugieren que se realicen con mayor frecuencia cursos de capacitacin, talleres, seminarios, charlas para los archiveros de la zona sur (Elaboracin de instrumentos descriptivos, PCD, capacitacin virtual, auditoria en archivos, eliminacin de documentos etc.)

El Lic. Urbano Apaza Quispe Director Archivo Regional del Cusco, brind su experiencia sobre el funcionamiento de la Comisin Tcnica Regional de Archivos

Exposicin del Lic. Norman Berrios Silva sobre el Programa de Control de Documentos

Lic. Jorge Medrano Valdez Director del Archivo Regional de Madre de Dios expuso sobre Eliminacin de documentos.

Taller del Centro Ayacucho

El II Taller de Adiestramiento para los Servidores de los Archivos Regionales Macro Centro, se realiz en la ciudad de Ayacucho los das 23, 24 y 25 de julio del presente ao.

El da 23 de julio se realiz el II Taller de Capacitacin para los Directores y trabajadores de los Archivos Regionales-Macro Centro en el Auditorio del Centro Cultural Simn Bolvar del Gobierno Regional de Ayacucho, con la participacin de los Archivos Regionales de : Apurmac (3 personas) Huancavelica (3 personas) Gobierno Regional de Ucayali, Direccin Desconcentrada del INC, con un total de 20 personas incluidos los del Archivo Regional de Ayacucho. . En el horario de 9:00 a 17.00 horas.

II Taller de Adiestramiento para los servidores de los Archivos Regionales, el cual se desarroll en el Auditorio del Centro Cultural Simn Bolvar los das 23, 24 y 25 de julio del presente ao, en cumplimiento a lo establecido en el Plan de Trabajo Institucional para el ao 2014.

INAUGURACION DEL TALLER DE ADIESTRAMIENTO MACRO REGION CENTRO- AYACUCHOA CARGO DEL LIC. PABLO ALFONSO MAGUIA MINAYA

Exposicin sobre servicios que brinda el Archivo General de la Nacin

La inauguracin y Clausura estuvo a cargo del Lic. Pablo Alfonso Maguia Minaya Jefe del Archivo General de la Nacin. El II Taller de Adiestramiento para Servidores de los Archivos Regionales - Macro Centro Ayacucho, se realiz con la colaboracin de las autoridades del Gobierno Regional as como del personal del Archivo Regional de Ayacucho.

De acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional esta actividad cumpli con sus objetivos trazados, la ejecucin del programa se realiz sin mayores dificultades. Se cont con la presencia de 75 participantes aproximadamente a nivel del Gobierno Regional de Ayacucho.

Directores y Servidores de los Archivos Regionales de la Macro Regin Centro

.Reunin del Comit de Directores de la Macro Norte y el Curso Integral de Archivos- Trujillo

Se realiz la reunin del Comit de Directores de Archivos Regionales del Norte el da 09 de julio del presente ao con la participacin de los Directores de los Archivos Regional de Piura (2 personas), Ancash, Cajamarca (2 personas), La Libertad (4 personas) y la Municipalidad de Chota. Asimismo sobre el Curso Integral de Archivos el cual se desarroll en el Auditorio del Colegio de Notarios de Trujillo los das 10 y 11 de julio del presente ao.

Inauguracin por el Prof. Evelio Gaitn Pajares Presidente del Comit de Directores de los Archivos Regionales del Norte

Participantes de la Reunin del Comit de Directores

Curso Integral de Archivos

LOCAL DEL ARCHIVO REGIONAL DE LA LIBERTAD

El Curso Integral de Archivos, se realiz con la colaboracin del Colegio deNotarios de Trujillo y las autoridades del Gobierno Regional as como del Personal del Archivo Regional de La Libertad.

De acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional la Reunin del Comitde Directores de Archivos Regionales del Norte as como el Curso Integralde Archivos cumpli con sus objetivos trazados, la ejecucin se realiz sinMayores dificultades. Se cont con la presencia de 127 participantes aproxima-damente a nivel del Gobierno Regional de La Libertad.

El Curso Integral de Archivos permiti actualizar conceptos y procesos Archivsti-cos que contribuir al fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, la mayo-ra de los participantes sugieren que se contine con los cursos/talleres de capa-citacin a los archiveros de la Regin La Libertad, temas sobre: 1. Programa de Control de Documentos.2. Organizacin documental3. Planes de Trabajo4. Auditoria en Archivos5. Transferencia y Eliminacin de Documentos, entre otros.

II Congreso Nacional de Archivos Notariales y Judiciales:

El II Congreso Nacional de Archivos Notariales y Judiciales, se realiz los das 4 y 5 de diciembre del presente ao, en el Auditorio Ral Porras Barrenechea sede central, (sito en el Jr. Caman N 125 y Pasaje Piura Lima) en el horario de 09:00 a 14:00 horas.

Los objetivos del citado evento fueron los de Organizar un evento de integracin y difusin de la riqueza del Patrimonio Cultural Archivstico Notarial y Judicial, debatir cada uno del problema de los archivos notariales y Judiciales, conceptuar la importancia del documento de archivo y su utilidad pblica.

La inauguracin estuvo a cargo del Lic. Alfonso Maguia Minaya Jefe del Archivo General de la Nacin, de acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional el evento cumpli con sus objetivos trazados, la ejecucin se realiz sin mayores dificultades. Se cont con la presencia de 181 participantes del sector pblico, a cada participante se les entrego un folder con la ficha de inscripcin y control de asistencia el ingreso fue libre, y si requeran certificado el costo era de S/ 25.00 nuevos soles.

Recomendaciones: a. Se actualice la normatividad notarial emitida por el Archivo General de la Nacin, teniendo en cuenta las normas y procedimientos de simplificacin administrativa y uso de la nueva tecnologa. b. Promover mayor acercamiento de las entidades como el Consejo de Notariado, Colegios de Notarios, Superintendencia Nacional de Registros Pblicos (SUNARP), Poder Judicial, y, el Archivo General de la Nacin, con la finalidad de mejorar la atencin a los usuarios y evitar la distorsin del contenido de los documentos. c. Fomentar la formacin de comisiones multisectoriales para proponer soluciones integrales en relacin a la mejora de los archivos notariales y judiciales. d. En base al convenio marco suscrito entre los representantes del Archivo General de la Nacin y el Poder Judicial, se debe implementar medidas de coordinacin con la Gerencia de Administracin y Cortes Superiores a nivel nacional, mediante convenios especficos para el tratamiento integral de los archivos del Poder Judicial.e. Modernizar la gestin notarial, mediante el uso de tecnologa informtica.f. Fomentar las buenas prcticas de gestin de archivos del Poder Judicial, teniendo como modelo el archivo de la Corte Superior de Cajamarca. g. Implementar la digitalizacin de expedientes judiciales y notariales, como medios de preservacin del Patrimonio Cultural Archivstico.

Comisin Tcnica Nacional de Archivos

La Comisin Tcnica Nacional de Archivos, en adelante CTNA, es un rgano consultivo especializado del Archivo General de la Nacin, encargado de pronunciarse sobre asuntos en materia archivstica y cuyas funciones son:

Asesorar al Archivo General de la Nacin en materia tcnico-archivstica. Emitir opinin sobre las solicitudes de la eliminacin de documentos declarados innecesarios en los archivos de la administracin pblica. Emitir opinin sobre la salida temporal de documentos del Archivo General de la Nacin y Archivos de la Administracin Publica con fines de exposicin y restauracin. Opinar sobre el traslado total o parcial de documentos del Archivo General de la Nacin o de los Archivos Regionales o provinciales, o quienes hagan sus veces. Absolver consultas tcnicas sobre la aplicacin de la legislacin archivstica. Pronunciarse sobre las faltas contra el Patrimonio Documental de la Nacin, que la jefatura somete a su consideracin. Supervisar el funcionamiento de las Comisiones Tcnicas Regionales de Archivos. Emitir opinin sobre el uso de tecnologas modernas en los archivos pblicos, que la jefatura somete a su consideracin.

Los miembros de la CTNA, se reunieron bajo la coordinacin del Secretario Tcnico a cargo del Director Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio y presidido por el Jefe Institucional del Archivo General de la Nacin.

Los acuerdos y recomendaciones de la CTNA, constan en las Actas de Sesin elaboradas por el personal de la Direccin Nacional de Desarrollo y Archivo Intermedio, y suscritas por los miembros asistentes.

En el ao 2014 esta Comisin Tcnica Nacional de Archivos se reuni en diez oportunidades para:

a. Revisar los informes tcnicos - archivsticos elaborados por la Direccin de Normas Archivsticas, y aprobar las solicitudes de la eliminacin de documentos declarados innecesarios y que no reviste importancia legal ni histrica que justifique su conservacin en los archivos de la administracin pblica.b. Recomendar a travs de la Secretaria Tcnica, a los supervisores que al momento de la recopilacin de la informacin y elaboracin de los informes tcnico-archivstico de eliminacin, consideren lo siguiente: c. Mayor detalle en los casos de Series Documentales que ameriten una mayor especificacin; d. Especifiquen en las conclusiones, la cantidad de documentos propuestos a eliminar; e. Se precise la fecha de creacin de la entidad que propone la autorizacin de la documentacin a eliminar.f. Soliciten informacin sobre las series documentales cuyos aos no se presenten de forma correlativa. g. Coordinar sobre la participacin de la CTNA en el procedimiento administrativo sancionador del AGN (alcances y atribuciones como rgano Evaluador de las infracciones graves y muy graves, indicado en el Reglamento de Aplicacin de Sanciones e Infracciones en contra del Patrimonio Documental de la Nacin), e iniciar la evaluacin de los informes de supervisin.

Miembros de la comisin tcnica nacional de archivos

Para el ao 2014, la CTNA estuvo conformada de la siguiente manera:

InstitucinCondicinRepresentante

Archivo General de la NacinPresidenteLic. Pablo Alfonso Maguia Minaya

Archivos integrantes del Sistema Nacional de ArchivosMiembroLic. Deonicio Avila Chumpitaz Dra. Mayra Saavedra Welch

Academia Nacional de HistoriaMiembroDr. Lorenzo Huertas Vallejos

Colegio de Abogados de LimaMiembroDra. Jenny Lourdes Inocente Pecho

Secretario Tcnico CTNAMiembroLic. Deomar Hidalgo Salas

SESIONES REALIZADAS:

1. Acta de Sesin del da 11 de febrero de 2014:

Se aprobaron las propuestas de eliminacin de documentos de las siguientes entidades:

NInstitucionesInformesAcuerdos

01

Ministerio RR.EE.N 059-2013-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin.

02ONPN 060-2013-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin.

03Provias NacionalN 016-2013-AGN-DNDAAI-DNA/MRHSe aprob la propuesta de eliminacin

04KOLKANDINA S.A.N 002-2013-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

05Municipalidad Distrital Jess MaraN 026-2013-AGN-OGAJSe aprob la propuesta de eliminacin. Rectificando el error material.

2. Acta de Sesin del da 24 de marzo de 2014:

Se aprobaron las propuestas de eliminacin de documentos de las siguientes entidades:NInstitucionesInformesAcuerdos

01

Programa de Apoyo al Repoblamiento ( EXPAR)N 008-2014-AGN-DNDAAI-LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

02Banco de la nacin- Agencia C PichanakiN 010-2013-AGN-DNDAAI-RCPSe aprob la propuesta de eliminacin

03Servicio de Administracin Tributaria de LimaN 013-2014-AGNN-DNDAAI-DNA/ERCSe aprob la propuesta de eliminacin

04FONAFEN 05-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

05INVERMETN 061-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin.

06RENIEC - AYACUCHON 002-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin.

07Ministerio de CulturaN 06-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

3. Acta de Sesin del da viernes 29 de abril de 2014:


01

Municipalidad de SurcoN 018-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

02SUNARP sede LimaN 033-2014-AGN-DNDAAI-DNA/MRHSe aprob la propuesta de eliminacin

03INGEMMETN 016-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin

04PRONAA- LIMAN 017-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin. A excepcin de los aos 2004 al 2007 los que sern conservados.

05PRONAA Zonal ImacitaN 015-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

06

PRONAA TRABAJO ZONAL TACNA N 002-2014-AGN/DNDAAI/LDA

Se aprob la propuesta de eliminacin.

07PRONAA ZONAL MOQUEGUAN 14-2014-AGN/DNDAAI-LDASe aprob la propuesta de eliminacin

08

PRONAA ZONAL PUQUION 12-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

09PRONAA ZONAL ANDAHUAYLASN 16-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

10PRONAA ZONAL MADRE DE DIOSN 15-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

4. Acta de Sesin del da lunes 17 de junio de 2014:


01

Ministerio de SaludN 024-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

02IPENN 046-2014-AGN-DNDAAI-DNA/JASSSe aprob la propuesta de eliminacin

03CORPACN 027-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

04Municipalidad Distrital de Jess MaraN 026-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

05ENAFERN 025-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

5. Acta de Sesin del da 08 de junio de 2014:

06

MEF N 021-2014-AGN/DNDAAI/RCP


07MEF PRESUPUESTO PUBLICON 20-2014-AGN/DNDAAI-RCPSe aprob la propuesta de eliminacin


01

Archivo Central del Ministerio de Agricultura y RiegoN 051-2014-AGN-DNDAAI-DNA/JASSSe aprob la propuesta de eliminacin

02PROVIAS NACIONALN 046-2014-AGN-DNDAAI-DNA/MRHSe aprob la propuesta de eliminacin

03JURADO NACIONAL DE ELECCIONES

N 031-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin. A excepcin de las series doc. Expedientes de tacha, Nulidad, Vacancia Denuncia, Reconsideracin.

04Revisin de Directiva N 006-286-AGN-DGAINormas para la Eliminacin de Documentos en los Archivos Adm. Del Sector Pblico.

6. Acta de Sesin del da martes 15 de julio de 2014:


01

SIS - LAMBAYEQUEN 034-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

02Revisin de Directiva N 006-86-AGN/DGAI

Normas para la Eliminacin de Doc. En los Archivos Adm. Del Sector Pblico.

7. Acta de Sesin del da jueves 14 de agosto de 2014:



01

HOSPITAL HERMILIO VALDIZNN 025-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin.

02Ministerio de la ProduccinN 037-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

03PERUPETRON 39-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

04MINISTERIO DE SALUDN 038-2014-AGN-DNDAAI/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

05ENAFERN 40-2014-AGN-DNDAAI/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

8. Acta de Sesin del da martes 09 de setiembre de 2014NInstitucionesInformesAcuerdos

01PRONAA- LIMA METROPOLITANA.N 017-2014-AGN/DNDAAI-DNA-LDA Se aprob la propuesta de eliminacin

9. 10. 11.

02

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICAN 054-2014-AGN-DNDAAI-MRHSe aprob la propuesta de eliminacin.

03MINISTERIO DE SALUD- LIMA N 41-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

04RENIECN 42-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

9. Acta de Sesin del da martes 14 de octubre de 2014:

Evaluacin final de los expedientes e informes tcnicos legales de las siguientes entidades:NInstitucionesInformesAcuerdos

01

RENIECN 43-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

02MUNICIPALIDAD JESUS MARIAN 51-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

03OFICINA NAC. DE PROCESOS ELECTORALESN062-2014-AGN-DNDAAI-DNA/jass. Se aprob la propuesta de eliminacin

04OSINFORN 040-20114-AGN-DNDAAI-DNA-RCPSe aprob la propuesta de eliminacin

05OSINFORN 040-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin

06OSCEN 52-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

07MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MIRAFLORESN 38-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin

08DIRECCION REGIONAL DE SALUD AYACUCHON 53-2014-DAI-AYAC/GRATraslado de doc. de la Direccin Reg. De Salud Ayacucho

10. Acta de Sesin del da lunes 15 de diciembre del 2014:



01

DIRESA CALLAON 060-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin.

02ONPN 043-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin

03HOSPITAL SAN BARTOLOMEN 046-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin

04INPEN 062-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin. A excepcin de los aos 2004 al 2007 los que sern conservados.

05MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORN 051-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin.

06

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y COMUNIC. N 068-2014-AGN/DNDAAI/MRH


07MINISTERIO DE SALUDN 61-2014-AGN/DNDAAI-LDASe aprob la propuesta de eliminacin

08

SISTEMA NAC. DE COOPERACION POPULAR-COOPOP-PAR-FONCODESN 58-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

09SENAMHIN 59-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

10FAPN 050-2014-AGN-DNDAAI-DNA/RCPSe aprob la propuesta de eliminacin


11

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y COMUNIC.N 072-2014-AGN-DNDAAI-MRHSe aprob la propuesta de eliminacin.

12MUTUAL VIVIENDA PANAMERICANA EN LIQUIDACION- PRESENTADO POR LA DAP N63-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

13ENCI EN LIQUIDACIONN 64-2014-AGN-DNDAAI-DNA/LDASe aprob la propuesta de eliminacin

ACTIVIDADES NO PROGRAMADASN ORDENACTIVIDADFECHAOBSERVACIONES

1Charla Transferencia y Eliminacin de Documentos - IPEN 26 DE FEBRERO DE 201430 participantes

2Charla Procesos Archivsticos y RAS- Municipalidad Villa Mara del Triunfo14 DE MARZO 201442 participantes

3Charla Transferencia Documental- Regin Ucayali20 FEBRERO 201437 participantes

4Charla Transferencia y Eliminacin de Doc.- Gobierno Regional Ica13 y 14 FEBRERO 201430 participantes

5Charla Procesos Archivsticos- Gobierno Regional Loreto6 y 7 de MARZO 201450 participantes

6PCD Y Conservacin de Documentos- Gobierno Regional Madre de Dios22 Y 23 DE marzo 201450 participantes

7PCD Transferencia y Eliminacin de Documentos y Foliacin Gobierno Regional San Martn29 y 30 de MAYO 2014 50 participantes

8Curso Taller Gestin Documentaria y Nuevas Tecnologas Universidad Nacional de Piura21 y 22 DE MARZO 2014310 participantes

9Curso Taller Gestin Documentaria y Nuevas Tecnologas Univer. Nac. Piura23 y 24 ABRIL 2014290 participantes

10Gestin de Documentos y Tecnologa para Archivos.-Municipalidad Prov. Daniel Carrin02 Mayo 201460 participantes

11Gestin de Documentos Municipalidad Coronel Portillo Ucayali3 y 4 JULIO 2014

60 participantes

12Seminario Procesos Transferencia y Eliminacin Municipalidad Prov. La Oroya 30 JULIO Y 12 AGOSTO 201460 personas

13Charla Capacitacin Archivstica- Autoridad Nacional del Agua24 JULIO 201460 participantes

14Curso Taller Formulacin de Instrumentos de Gestin Archivstica- Piura21 y 22 AGOSTO 201440 personas

15Charla Procesos Tcnicos Archivstico y PCD Oficina Nac. De Gobierno Interior 28 AGOSTO 201470 personas

16Charla Cuadro de Clasificacin y sus ventajas - Caete4 y 5 SETIEMBRE 201465 personas

17Curso Gestin Documental para el Desarrollo y Transferencia en la Gestin Pblica Archivo Regional Tacna18 y 19 SETIEMBRE 2014110 participantes

18Charla Normatividad Archivstica Oficina Nacional de Gobierno Exterior25 SETIEMBRE 2014 120 participantes

19Taller Modelo de Gestin para la red de transparencia y Acceso a la Informacin Casa Castilla Lima11 y 12 SETIEMBRE 201420 participantes

20Taller de Capacitacin para los Trabajadores de los Archivos Pblicos Regin Apurmac25 y 26 SETIEMBRE 2014.180 participantes

21Seminario Gestin de Nuevas Tecnologas Aplicaciones y Sanciones-Archivo Regional de Pasco09 y 10 OCTUBRE 2014180 participantes

22Charla Importancia de los Archivos de Gestin y Aplicacin de la Directiva N 008-2014-CGR-Municipalidad Provincial de Huaral30 de OCTUBRE 20144 articipantes

COMISIN DE ARCHIVOS Y NUEVAS TECNOLOGAS

La Jefatura Institucional a travs de la Resolucin N -2014-AGN/J ha conformado la Comisin Nacional de Archivos y Nuevas Tecnologas, cuya finalidad es la revisin, propuesta y tratamiento respectivo de los principales problemas y soluciones que demande la modificacin de normas y procedimientos tcnicos que permitan la incorporacin en los procedimientos y procesos, recursos, herramientas y nuevos enfoques que impliquen el desarrollo de nuevas tecnologas de la informacin y comunicaciones.

A la citada comisin de trabajo participan la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC), la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), Instituto Nacional de Defensa del Consumidor (INDECOPI), el Organismo Supervisor la Inversin en Energa y Minera (OSINERGMIN), la Contralora General de la Repblica (LA CONTRALORA), la Superintendencia Nacional de Registros Pblicos (SUNARP), la Superintendencia de Mercado de Valores (SMV), el Banco de la Nacin (BN), la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica (ONGEI), la Universidad del Pacfico (UP).

La citada comisin se encuentra evaluando la Directiva N 004-86-AGN/DGAI, aprobada mediante la Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J.

RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN

La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico la Nacin durante el presente ao ha participado como coorganizador con la Jefatura Institucional y la Comisin Nacional Anticorrupcin (CAN) del Taller Modelo de Gestin para la Red de Transparencia y Acceso a la Informacin Proyecto del Programa EUROSOCIAL, que se desarroll en la Sede Casa Castilla, Jr. Carabaya N 607 Cercado de Lima. Al presente evento asistieron los representantes de la Comisin de Archivos y Nuevas Tecnologas del Archivo General de la Nacin y el personal de la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio.

El citado evento tuvo como expositores los profesionales encargados del Proyecto de Desarrollo de Directrices y Guas de Tratamiento Tcnico Archivstico para el Desarrollo de la Red de Transparencia, el Dr. Ricard Prez Alczar y la Dra. Beatriz Franco Calopia, funcionarios del Ministerio de Cultura y Deporte de Espaa

4.2 Direccin de Archivos Pblicos:

Actividades programas:a. ACOPIO.-Consiste en el procedimiento habitual de ingreso de documentos de las entidades conformantes del Sistema Nacional de Archivos al Archivo General de la Nacin mediante traslado de los fondos documentales (o fracciones de los mismos), una vez que han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas archivsticas vigentes. Esta actividad se encuentra en relacin directa a las solicitudes de transferencia realizadas por las instituciones pblicas.

Asimismo, la Direccin de Archivos Pblicos luego de haber valorado y de proponer la eliminacin las series documentales de valor temporal, realiza la transferencia de los fondos documentales cuyas series son de valor permanente al Archivo Histrico para su conservacin final.Durante este ao, la Direccin de Archivos Pblicos ha realizado el acopio de documentos pertenecientes a las siguientes entidades:

FONDOS DOCUMENTALES TRANSFERIDOSFECHA DE TRANSF.DD/MM/AAAATOTAL DE CAJAS TRANSF.FECHAS EXTREMAS

SENAPA (EXTINTA)

28-feb-1412 planotecas1971-1994

BANCO HIPOTECARIO DEL PERU

29-oct-148561929-2014

ETESUR

27-nov-14801994-2013

LIBROS DUPLICADOS DE REGISTROS CIVILES DE CAJAMARCA

17-jul-14273(Libros)1915-1989

LIBROS DUPLICADOS DE REGISTROS CIVILES DE CAJAMARCA07-ago-14731(Libros)1927-1990

LIBROS DUPLICADOS DE REGISTROS CIVILES DE CAJAMARCA

24-set-141464(Libros)1898-1990

Cuadro de las actividades:ActividadUnidad de MedidaMeta Anual ProgramadaCantidad Ejecutada

ACOPIO[footnoteRef:1] [1: Depende de las solicitudes de transferencias de parte de las entidades pblicas que conforman el Sistema Nacional de Archivos.]

Metros lineales1500300.60

Transferencia al Archivo Histrico[footnoteRef:2] [2: Este ao no se ha producido ninguna transferencia a la Direccin de Archivo Republicano debido que no cuentan con espacio disponible. Mediante Informe N 36-2013-AGN-DNDAAI/DAP, de fecha 24 de marzo del 2013, se solicit coordinar la transferencia de los fondos documentales de ENAFER (The Peruvian Corporation), sin embargo, hasta la fecha no hay respuesta. ]

Metros lineales5000.0

Este ao no se ha realizado transferencia al Archivo Histrico del AGN. Se tiene previsto que en el ao 2015 se entregar todos los fondos institucionales que se conservan en nuestro repositorio del local de Palacio de Justicia, que asciende a un total de 2,593.62 m.l. aproximadamente. b. Organizacin documental.- Consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos transferidos a la Direccin de Archivos Pblicos. ActividadUnidad de medidaMeta Anual ProgramadaCantidad Ejecutada

Clasificacin y ordenamientoMetros Lineales70401.40

Esta actividad ha considerado todo lo referente al ordenamiento de los documentos antes de ser descritos y valorados. Los fondos documentales que han pasado por este proceso tcnico son los siguientes:

Ministerio de Trabajo (Expedientes Laborales). Tribunal Nacional del Servicio Civil (Expedientes Administrativos). Mutual Panamericana. Municipalidad Distrital de Pueblo Libre (Libros de Registros Civiles). Municipalidad Provincial de Lima (Libros de Registros Civiles - Nacimientos). Municipalidad Distrital de San Martn de Porres (Libros de Registros Civiles Nacimientos).

c. Descripcin documental.- Este proceso archivstico consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres internos y externos de los documentos, con la finalidad de elaborar los auxiliares descriptivos:ActividadUnidad de medidaMeta Anual ProgramadaCantidad Ejecutada

Inventariado de Fondos DocumentalesAsientos o registros15,00019, 421

Elaboracin de ndices de Registros CivilesAsientos o registros300,00096,194

Rotulado de unidades de conservacinMetros lineales5001,045.90

Este ao se ha realizado los inventarios analticos e ndices de los siguientes fondos documentales:

a. Ministerio de Trabajo (Expedientes Laborales).b. Tribunal Nacional del Servicio Civil (Expedientes Administrativos).c. Urbanizadora Maranga (Extinta).d. Municipalidad Provincial del Callao (Expedientes Matrimoniales).e. Municipalidad Provincial de Lima (Libros de Registros Civiles Serie Nacimientos, sub serie Mandato Judicial).f. Municipalidad Distrital de San Martn de Porres (Libros de Registros Civiles serie Nacimientos).

Este ao solo hemos contado con 3 digitadores desde el mes de agosto a noviembre y seis digitadores en el mes de diciembre. Estaba proyectado digitar 300,000 actas de registros civiles; sin embargo, por falta de personal, solo se ha digitado 96, 194 actas durante los meses mencionados. Se ha digitado los siguientes fondos documentales:

a. Municipalidad Provincial de Lima. Serie: Nacimientos. Sub serie: Mandato Judicial.b. Municipalidad Distrital de San Martn de Porres. Serie: Nacimientos.

d. Seleccin Documental.- Consiste en identificar, analizar y evaluar la totalidad de los documentos que conforman los fondos documentales, determinando sus valores, ya sean stos administrativos, contables, histricos, jurdicos, econmicos, cientficos, culturales e informativos.

ActividadUnidad de medidaMeta Anual ProgramadaCantidad Ejecutada

ValoracinMetros lineales500565.7

Propuesta de EliminacinMetros lineales300409.5

Durante el ao 2014 se han propuestos para eliminacin series de los siguientes fondos documentales:

Fondos documentales Fecha extremas eliminadasTotal de cajas / paquetesFecha de eliminacinMetros Lineales

ENAFER

1981-2000231FEB. 201436.3

ENAFER

1992-2000396MAY. 201480.85

ENCI

1977-20001150OCT. 2014250.7

MUTUAL PANAMERICANA

1982-2005118NOV. 201429.4

e. Servicios Archivsticos.- Consiste en poner a disposicin del pblico usuario la documentacin que se custodia en nuestros repositorios, mediante la expedicin de copias autenticadas, constancias, bsquedas, atencin a sala de investigacin y consultas (presenciales y va telefnica o electrnica).

ActividadUnidad de medidaMeta Anual ProgramadaCantidad Ejecutada

UsuariosUsuario4,0003318

Copias AutenticadasCopia Autenticada3,000

1690

ConstanciasConstancia200392

Bsqueda/ exhibicinBsqueda1,4001344

Atencin a SalaAtencin 50174

ConsultasConsulta2,5001299

Archivo-desarchivoMetros lineales3,0001,425.60

Traslado y ubicacinMetros lineales2,1001,417.00

a. La demanda del servicio que brinda el Archivo General de la Nacin por intermedio de la Direccin de Archivos Pblicos vara dependiendo de la necesidad y frecuencia de asistencia del pblico usuario a nuestro local.

b. Durante el ao 2014 se ha continuado con la expedicin de copias autenticadas, constancias, consultas, bsquedas y de solicitudes de Atencin a Sala de Investigacin.

c. Los documentos ms solicitados por los usuarios son las Actas de Registros Civiles de las municipalidades de Lima Metropolitana, los Expedientes de Vivienda de ENACE en Liquidacin y de las mutuales, y los expedientes laborales del Ministerio de Trabajo.

d. El ao que ha concluido se ha lanzado el primer lote de un milln de actas digitalizadas que cuentan con ndices, es decir, se ha implementado el Sistema de Registros Civiles del AGN (Base de Datos). Con ello, se ha reducido nuestro tiempo de expedicin de copias autenticadas de actas de registros civiles, de 2 horas a 10 minutos, aproximadamente. De tal forma, la Direccin de Archivos Pblicos, mediante los proyectos de digitalizacin (Convenio marco con Family Search) e indizado (digitacin de actas por ingresos propios), est contribuyendo a la mejora de la gestin pblica al simplificar nuestros procedimientos e insertarnos en el gobierno electrnico, y, asimismo, cumple con una de las funciones principales de nuestra Institucin, esto es, la conservacin y salvaguarda del Patrimonio Documental de la Nacin, al evitar la manipulacin continua del documento producto del servicio archivstico.

4.2.1 Problemas detectados:

a. Falta de personal: por esta razn no se ha podido cumplir la meta de elaboracin de ndices de registros civiles, ya que durante los siete primeros meses del ao no se ha contado con personal digitador. Desde el mes de agosto recin hemos podido contar con 3 personas para digitar las actas registros civiles de la Municipalidad Provincial de Lima, serie Nacimientos, sub serie Mandato Judicial. Asimismo, las otras actividades tambin han sido afectadas, aunque con menor impacto. El objetivo de esta Direccin es contar con personal capacitado y con experiencia que pueda aportar al fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos y a la elaboracin de instrumentos descriptivos acordes a nuestra poca actual, que nos permitan gestionar y tener un control intelectual del Patrimonio Documental de la Nacin.

4.2.1.1 Actualizacin de la Directiva de Transferencia (Directiva N 005/86-AGN-DGAI, aprobada mediante Resolucin Jefatural N 173-86-AGN-J): El formato de Inventario de Transferencia que forma parte de la mencionada directiva (Inventario de Registro) ya no cubre todas las expectativas y medidas de seguridad que un procedimiento tan importante como el de transferencia de documentos de valor permanente debe requerir; a propsito de las normas de procedimiento administrativo, de transparencia y de control que han salido en los ltimos aos. Por ello, es importante la actualizacin o modificacin de la mencionada directiva.

4.2.1.2 Restauracin de documentos deteriorados: La Direccin de Archivos Pblicos tiene identificados los documentos deteriorados (la mayor parte de ellos Libros de Registros Civiles), de los cuales aquellos que se encuentran en un alto grado de deterioro han sido separados para que no sean puestos al servicio y para que no perjudiquen a otros documentos en buen estado. La Direccin de Conservacin, si bien ha atendido algunos pedidos de restauracin an no se da abasto como para efectuar un trabajo mucho mayor de restauracin de todos los documentos.

4.2.1.3 Deficiente atencin de los requerimientos de bienes de capital, trabajos de mejora de repositorios, mobiliario y otros. Es importante que los requerimientos de bienes y servicios que las reas usuarias realizan puedan ser atendidos con celeridad para el cumplimiento de las funciones.

4.2.2 Recomendaciones:

4.2.2.1 Se sugiere la contratacin mayor nmero de personal capacitado para la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos, especialmente los procesos tcnicos de acopio, descripcin y seleccin documental.4.2.2.2 Se sugiere se contine con la elaboracin del Diagnstico del Patrimonio Documental custodiado por el AGN y se realice un Plan de Restauracin de Documentos.

4.2.2.3 Se sugiere continuar con la digitalizacin de Actas de Registros Civiles por parte de la Sociedad Genealgica de UTAH y el indizado de la mismas contando con personal digitador; para seguir mejorando nuestros procedimientos administrativos y conservar el Patrimonio Documental de la Nacin.

4.2.2.4 Se sugiere se realicen los cambios del techo del local de Hawai, as como la adquisicin de estantera de material mini rack para los repositorios del mismo local.

4.2.2.5 La actualizacin y modificacin de la Directiva de Transferencia con el objetivo de mejorar el procedimiento y estar acorde con la poltica de modernizacin de la gestin pblica, el fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, la transparencia y acceso a la informacin pblica y las actividades de control respectivo.

4.2.2.6 En trminos generales, se contine con la poltica institucional de fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, de elaboracin de instrumentos descriptivos y actualizacin de las normas archivsticas.

ANEXO N 01

Actas de Registros Civiles digitalizadas por el personal de Family Search (Antes Utah) Durante El 2014

NMESCANT. IMGENESOBSERV.

1ENERO16,836

2FEBRERO32,113

3MARZO34,767

4ABRIL39,501

5MAYO60,896

6JUNIO46,917

7JULIO41,767

8AGOSTO55,219

9SETIEMBRE45,183

10OCTUBRE49,432

11NOVIEMBRE44,858

12DICIEMBRE42,549

TOTAL510,0384714,641 (acumulado al 31.12.14)

El Convenio de Digitalizacin de Imgenes entre el Archivo General de la Nacin y la Sociedad Genealgica de Utah (actualmente Family Search) fue aprobado mediante Resolucin Jefatural N 176-2007-AGN/J, de fecha 16.FEB.2007.El ao 2014, Family Search digitaliz 510, 038 actas de registros civiles.Al 31 de diciembre del 2014, Family Search ha logrado digitalizar 4 714,641 imgenes de Actas de Registros Civiles.

4.3 Direccin De Normas Archivsticas

4.3.1 Asesoramiento y Consultas

En atencin a las solicitudes de los interesados, se ha brindado orientacin para la aplicacin de las normas y tcnicas, para el tratamiento tcnico del acervo documental, su conservacin y accesibilidad; as como en la elaboracin de los instrumentos de gestin archivstica. El nmero de atenciones fue determinado por la demanda de parte de las entidades, pero adems se ha venido tomando en cuenta la indicacin de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos, y de la DNDAAI, en el sentido que las visitas de supervisin en casi todos los casos se convirtieran en asesoramientos; debido a que la nueva versin del RAS no se emiti sino hasta fines del mes de diciembre.

Con tal actividad se verifica la aplicacin de la Normatividad Archivstica, mediante el examen in situ de la situacin y funcionamiento de los archivos, dando lugar a las recomendaciones tcnicas pertinentes, o en su defecto determinando las posibles faltas tipificadas en el Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin, aprobado por R.J. N 076-2008-AGN/J. normatividad. Sin embargo, en los informes tcnicos emitidos por las visitas realizadas, se ha indicado a las entidades que seran nuevamente visitadas para constatar la implementacin de las recomendaciones tcnicas, de lo contrario se aplicara el RAS.

En el presente ao, se ha incrementado las atenciones a diferentes archiveros y funcionarios de las entidades pblicas y privadas, en los ambientes de la DNA y va correo electrnico.Atenciones: 119 a entidades de Lima y Regiones

Una parte del asesoramiento es el estudio, revisin, anlisis y correcciones de los instrumentos de gestin archivstica que presentan ante el AGN las diversas entidades, como es el caso del Programa de Control de Documentos- PCD; en cumplimiento de la Directiva N004-86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA FORMULACIN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PBLICO NACIONAL aprobada con Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J. Se ha elaborado una relacin de entidades que vienen cumpliendo con la presentacin de dicho instrumento, Otro instrumento importante que se recepciona a principios del ao, es la Evaluacin 2013 y el Plan anual de trabajo archivstico 2013, segn la DIRECTIVA N 003- 2008- AGN/DNDAAI NORMAS PARA LA FORMULACIN Y APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL RGANO DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Se ha tratado de incorporar informacin contenida en dichos documentos a una Base de Datos; sin embargo por falta de tiempo (no hay personal en nmero suficiente), no se ha completado totalmente la labor. A manera de seguimiento se cuenta con la relacin de entidades que dieron cumplimiento a dicha directiva.

4.3.2 Supervisin para la Eliminacin de Documentos Declarados Innecesarios:

Para la atencin de solicitudes de autorizacin de eliminacin, se ha realizado el estudio y anlisis de las solicitudes presentadas por las instituciones, luego que sus Comits Evaluadores de Documentos terminaron la innecesaria conservacin de los documentos de valor temporal. Con la verificacin in situ, mediante visitas a los repositorios para confrontar la existencia documental con los inventarios y muestras documentales, se elaboraron los informes tcnicos que fueron elevados a la DNDAAI, que a su vez lo puso a consideracin de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos. El nmero de atenciones se determin por el nmero de solicitudes de autorizacin de eliminacin que presentaron las entidades.

En varios casos, las instituciones no cumplen con los requisitos establecidos por la normativa correspondiente; menos an no cumplen con las exigencias de los acuerdos que toma la Comisin Tcnica Nacional de Archivos. Se les devuelve el expediente o se les hace conocer los defectos que presentan los documentos presentados.

Ello evidencia una aparente falta de celeridad de parte de nuestro personal, ms an cuando se trata de pedidos hechos desde las instituciones donde no funciona un Archivo Regional; repetidas veces desde dichos archivos no hay la comprensin cabal del procedimiento y los informes carecen de formalidad tcnico archivstica.

Ser necesario que desde la propia DNDAAI se establezca y se difunda oficialmente las exigencias o determinaciones que acuerda la CTNA.

4.3.3 Charlas de Orientacin Archivstica

A solicitud de las entidades, se imparti informacin necesaria sobre la normativa emitida por el AGN; la importancia del Sistema Nacional de Archivos, Elaboracin del Cuadro de Clasificacin, Formulacin del Programa de Control de Documentos, la importancia de los archivos, transferencia y eliminacin, el rol del Archivo General de la Nacin, etc. Charlas a nivel nacional, con las cuales se favorece al desarrollo archivstico de las entidades de Lima y regiones del Pas.

Atenciones: 22 Charlas impartidas en Lima y Regiones 4.3.4 Coordinaciones:

Mediante llamadas telefnicas, se recibe y absuelve distintas preguntas que hacen el personal archivero y administrativo de las entidades pblicas, as como distintos usuarios. Atenciones: 1293 instituciones (Lima y regiones)

4.3.5 Comisiones Nacionales 2014 - Reuniones de Trabajo Se ha continuado con las coordinaciones y trabajo conjunto con los archiveros que integran las Comisiones siguientes: Comisin Nacional de Archivos Municipales (CONAM), Comisin Nacional de Archivos de Entidades de Salud (CONAES) y Comisin Nacional de Archivos Universitarios (CONAU), Grupo de Trabajo de revisin de la Directiva N005-2008-AGN/J; a fin de elaborar y/o mejorar los documentos de gestin archivstica, sobre la base de la normativa archivstica vigente.

Este ao se ha incorporado una nueva, la Comisin Nacional de Archivos de Entidades de Defensa Nacional y Orden Interno (CONADI). Con esto se inicia un trabajo ms directo con las instituciones castrenses. Tal es el hecho que por primera vez se tramit y autoriz la eliminacin de documentos innecesarios de la Fuerza Area del Per.

Sus integrantes tienen experiencia en la gestin archivstica y cuentan con el apoyo de sus autoridades; y han participado activamente en la realizacin de los eventos internacionales. Se realiz una Reunin Descentralizada en el mes de junio, en la ciudad de Hunuco, en donde tambin se desarroll la I CONFERENCIA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS.

El trabajo realizado por las comisiones fue presentado mediante distintas ponencias en la II Jornada Internacional de Archivos celebrada en el mes de octubre en la ciudad de Piura. Y tuvieron una presencia significativa y muy felicitada por los concurrentes, durante la I Expo Feria Internacional de Archivos.

Los avances y resultados de las Comisiones se registran en los diferentes informes presentados mes a mes y en los informes finales elaborados por cada uno de los coordinadores; personal supervisor de la DNA quienes vienen desempendose en forma eficiente al frente de cada una de las mencionadas comisiones y grupo de trabajo. Se adjunta informes finales.

4.3.6 eventos a nivel internacional

II Conferencia Internacional

Esta actividad de difusin se dio aprovechando la disponibilidad de los archiveros integrantes de las diferentes comisiones y grupo de trabajo; como una forma de apoyar al Archivo Regional de Hunuco.

Se denomin : Conservacin de la informacin, el compromiso de las entidades pblicas, que tuvo lugar en la ciudad de Hunuco los das 26 y 27 de junio del presente ao, en el Auditorio de la Institucin Educativa Eclesial La Inmaculada Concepcin.

PARTICIPANTES: 350 aproximadamente (entre inscritos y participantes libres). Se ha podido cumplir los objetivos: Se mostr la importancia que cobran los archivoscomo agentes importantes para satisfacer las necesidadesque surgen de los derechos del ciudadano, la transparencia de gobierno, el acceso a la informacin pblica y la salvaguarda de la memoria colectiva; resaltando su rol en el desarrollo y fortalecimiento de la identidad, la cultura y la integracin. Las Comisiones Nacionales de Archivosde municipalidades, universidades, entidades de salud, defensa nacional y orden interno y del grupo de trabajo de revisin de la Directiva N005-2008-AGN/DNDAAI, realizaron su trabajo y continuaron con la elaboracin de los proyectos de documentos de gestin. Se logr la participacin de los jefes y encargados de los archivos centrales a nivel nacional, profesionales comprometidos con el quehacer archivstico, del mbito pblico y privado, as como expositores y autoridades internacionales de Chile, Ecuador, Espaa, Colombia, Brasil, Ecuador y Per.

El Programa se desarroll en su totalidad, con el profesionalismo, experiencia y buena disposicin que tuvieron los ponentes se logr lo siguiente, conocer el avance de los Archivos Nacionales para el desarrollo y fortalecimiento de sus sistemas nacionales de archivos. Presentar las propuestas de gestin de la informacin surgidas a partir de la globalizacin, y sus efectos como la innovacin, el intercambio y otros aspectos. Y destacar la importancia de las medidas preventivas y de conservacin de los documentos en los nuevos soportes, como producto del desarrollo tecnolgico.

El Archivo Regional brind las facilidades para el desarrollo ptimo de la actividad; ofreci un pequeo tours en las cercanas de la ciudad, a los invitados (expositores y personales del AGN) y la entrega de algunos presentes para los expositores.

La Conferencia Internacional de Archivos, ha sido importante por ser una oportunidad para que los jefes nacionales y encargados de los archivos pblicos y privados hagan conocer sus experiencias, expresen sus nuevos planteamientos sobre el quehacer archivstico, en su relacin con las nuevas formas de administrar la informacin gracias a las Tics para un acceso ms amplio para el ciudadano, entre otros aspectos.

II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

Actividad se titul Estrategias para el Desarrollo Archivstico Nacional e Internacional, realizada en la ciudad de Piura los das 22, 23 y 24 de octubre, como una forma de celebrar el onomstico del Doctor Guillermo Durand Flores (21 de octubre), fecha de celebracin en el medio archivstico que se ha vuelto una tradicin en el AGN, en la Escuela Nacional de Archiveros y en otros espacios de archiveros en el Per.

La Universidad Nacional de Piura, fue la sede, auspiciando con un apoyo considerable en trminos de infraestructura, equipos, personal, atenciones diversas especiales a los invitados ponentes nacionales y en especial extranjeros; as como a los asistentes en general. La Universidad Nacional de Piura tambin ofreci sus ambientes para la realizacin de la I Expo Feria Internacional de Archivos (lo que se detalla ms adelante).

Con un apoyo muy destacado de parte de la Municipalidad Provincial de Piura. Quien hizo un reconocimiento oficial a las autoridades del AGN, e invitados extranjeros, mediante Resolucin de Alcalda y la entrega de obsequios tpicos. Don los estands para la Expo Feria y distribuy diversos presentes a los asistentes; y brind un cctel en la inauguracin del mismo.

El programa consider la participacin de reconocidos profesionales de la Archivstica a nivel internacional, muy bien representados el ICA (CIA), ANABAD, autoridades de archivos nacionales, organismos importantes del Estado, entre otros, as tambin de las comisiones nacionales de archivos universitarios, municipales, de entidades de salud, de defensa nacional y orden interno, grupo de trabajo de revisin de la directiva sobre foliacin, que actualmente conduce la DNA, quienes presentaron sus proyectos elaborados durante el ao; con su asistencia a tiempo completo en la expo Feria.

Las ponencias fueron de primer nivel y con las ltimas tendencias de trabajo archivstico, uso de tecnologa; temas motivadores para desarrollar proyeccin y difusin para fortalecer las polticas de accesibilidad del ciudadano a los organismos de gobierno, a travs de los archivos.

PARTICIPANTES:500 personas

Los asistentes de la II Jornada Internacional de Archivos, provenan de 19 regiones del Per: Ancash, Apurmac, Arequipa, Ayacucho, Cajamarca, Huancavelica, Hunuco, Ica, Junn, La Libertad, Lambayeque, Lima, Loreto, Madre de Dios, Piura, Puno, San Martn, Tumbes, Ucayali y otros pases como de la Repblica del Ecuador.

Las entidades representadas fueron 123, entre las cuales se puede mencionar la presencia de 8 Archivos Regionales: Apurmac, Cajamarca, San Martn, La Libertad, Piura, Ica, Archivo Puno y Ayacucho.

Se debe resaltar la presencia de los 16 ponentes extranjeros, representantes de Francia, Uruguay, Ecuador, Colombia, Brasil, Espaa, Suiza, Mxico, Nicaragua y Paraguay.

La Jornada Internacional reuni a archiveros y profesionales representantes de diversos pases y del Per, quienes realizaron un trabajo en conjunto, de carcter informativo y de exposicin de experiencias, problemtica y planteamientos tcnicos normativos y nuevas frmulas utilizadas en la gestin de archivos. Por ello se cont con la presencia de los responsables del desarrollo de los sistemas nacionales de archivos, los Directores Nacionales y funcionarios de los Archivos Generales de la Nacin de otros pases; directores de los archivos. Las ponencias se publicaran posteriormente en el portal Web institucional y ANABAD (Espaa).

Se cumpli con el objetivo general, al mostrar la importancia que tienen actualmente los archivos centrales como agentes importantes para el desarrollo de polticas de accesibilidad a la informacin pblica con proyeccin a la comunidad para satisfacer las necesidadesque surgen de los derechos del ciudadano, la transparencia de gobierno, y la salvaguarda de la memoria colectiva.Con la Jornada se ha logrado objetivos especficos, como: conocer las formas de avance archivstico que cobran los Archivos Nacionales para el desarrollo y fortalecimiento de sus sistemas nacionales en los distintos pases invitados. El AGN se ha mostrado con mejores niveles de fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, su proyeccin y posicionamiento en el medio archivstico latinoamericano.

CONCLUSIONES DE LA II JIA

1 Fortalecer los Sistemas Institucionales de Archivo en las diferentes niveles de Gobierno (Central, Regional y Local); dotndolos de mayor recursos.2 Gestionar al Gobierno Central la emisin de una norma que disponga la asignacin de un presupuesto especfico que permita construir o acondicionar la infraestructura para los archivos, en cuyo proyecto debe intervenir el archivero.3 Descentralizar y masificar los programas de capacitacin en materia archivstica, incluyendo como autores principales los centros educativos (primarios, secundarios y universitarios).4 Los resultados, producto de las comisiones tcnicas, previa a su aprobacin oficial, debern ser puestos en consulta de los usuarios para recibir aportes que permitan mejorarlos.5 Las comisiones tcnicas deben recibir las facilidades de las entidades de donde provienen, brindndoles el apoyo respectivo, en permisos, licencias y estipendios, para el cumplimiento de los objetivos trazados.6 Promover la activacin y/o creacin de las asociaciones de archiveros con personera jurdica determinando estatutos y reglamentos para su funcionamiento.7 El uso de la tecnologa debe considerar el programa de control de documentos, debindose conservar los documentos de valor permanente en el soporte de mayor estabilidad, ante la fragilidad de los nuevos soportes.

I EXPO FERIA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

Se desarroll el da martes 21 de octubre en el horario de 8:00 am a 7:00 pm y el da mircoles 22 de octubre de 8:00 am a 11 am. en el Auditorio de la Secretaria General de la Universidad Nacional de Piura ubicado en la Urb. Miraflores s/n, Castilla.

La inauguracin estuvo a cargo del Jefe Institucional del Archivo General de la Nacin y el Secretario General de la mencionada Universidad; con la presencia de archiveros, destacados funcionarios de las distintas instituciones y pblico en general; en especial cabe destacar la presencia del Secretario General de la Municipalidad de Piura. Institucin que financi los stands y los brindis de inauguracin.

Instituciones y organismos que exhibieron sus productos y servicios archivsticos:

Archivo General de la Nacin (AGN-Per). Archivos Universitarios (CONAU). Universidad Nacional de Piura (Universidad Nacional de Piura). Archivo Regional de Piura (Archivos Regional de Piura). Archivos Pblicos (SENAMHI). Archivo Nacional de Ecuador(Archivo Nacional de Ecuador). Archivos internacionales Nicaragua(Instituto de Historia de Nicaragua y Centroamrica de la Universidad Centroamericana). Archivos Pblicos (RENIEC). Archivos de Entidades de Salud (CONAES). Archivos Municipales(CONAM). Archivos Pblicos (Ministerio de Relaciones Exteriores). Municipalidad Provincial de Piura (Municipalidad Provincial de Piura).

La I Expo Feria Internacional de Archivos fue visitada por personal archivero de diferentes instituciones, pblicas y privadas, nacionales e internacionales. Tambin se cont con estudiantes universitarios y catedrticos. A su vez, participaron visitantes extranjeros, entre los que destacaron extranjeros de Uruguay, Brasil, Ecuador, Colombia, Mxico, Nicaragua, Suiza, Espaa y Francia. Con un total aproximado de 250 visitantes, muchos de los cuales el segundo da (22 de octubre) participaron tambin en la II Jornada Internacional de Archivos. Respecto a los productos y servicios expuestos en los Stands se destaca:

Archivo Nacional de Ecuador (Archivo Nacional de Ecuador).Se expuso diferentes materiales informativos sobre el Archivo Nacional de Ecuador (Cartas de servicios, publicaciones, etc.).Publicaciones de Archivos Pblicos de Ecuador, entre los que resalt la documentacin que custodia el Centro Cvico Ciudad Alfaro y su "Archivo Histrico de la Revolucin". Es importante destacar la gran acogida que tuvo dicho Stand y su compromiso con el evento, puesto que adems de cumplir con lo dispuesto en las Bases, distribuy de manera gratuita una gran cantidad de materiales de difusin de su Archivo e incluso comparti productos oriundos de Ecuador con el pblico en general.

El Instituto de Historia de Nicaragua y Centroamrica de la Universidad Centroamericana, expuso principalmente documentos sobre el Tren Cultural de la Alfabetizacin de 1980.Segn lo planificado, mediante la I Expo Feria Internacional de Archivos se comparti experiencias para fortalecer lazos de compromiso entre los organismos y la sociedad civil en general, en materia de archivo y afines.

CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS - II CENAR 2014

Sobre el II Censo Nacional de Archivos 2014, se adjunta el Informe Final en el cual se detalla las diferentes etapas que comprendi esta investigacin; cuya cdula censal fue aplicada en cada uno de los sectores de la administracin pblica, notaras y los archivos de la iglesia, de los distritos metropolitanos que conforman la provincia capital de todas las Regiones del Per; con 3095 archivos empadronados, cuyos resultados se constituye en la base para la elaboracin de diagnsticos a nivel nacional y regional.. Se pudo concretar un diagnstico actualizado del S.N.A, que fue uno de los requerimientos de la PCM en el ao 2013. A partir de ello, con el anlisis de los resultados generales, investigacin, produccin de nuevos indicadores, su edicin y publicacin; se podr contar con un instrumento a partir del cual se formule en corto tiempo polticas y estrategias para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos.

El IICENAR proporciona informacin sobre las caractersticas estructurales de los rganos de Administracin de Archivos (Archivos), como: El nmero de rganos de Administracin de Archivos (Archivos), la cantidad de personal ocupado, el perfil educativo de estos, su condicin laboral, aos de experiencia, cursos de la especialidad estudiados, instituciones que brindaron la capacitacin recibida, entre otros.

Las experiencias obtenidas en el censo se incorporan en tem de conclusiones y recomendaciones, las mismas que deben ser consideradas en la realizacin de posteriores investigaciones estadsticas de similares caractersticas.

La Alta Direccin del Archivo General de la Nacin debe reconocer con satisfaccin la participacin de las instituciones pblicas y privadas que proporcionaron su informacin respondiendo las preguntas de la cdula censal. As tambin, al compromiso institucional demostrado por el personal que intervino en la realizacin del II Censo Nacional de Archivos 2014. Que a pesar del tiempo corto en que se ejecut, a base de esfuerzo y sin descanso (laborando incluso sbados y domingos), logr alcanzar los objetivos de dicha actividad.

VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Ha sido muy importante la realizacin de las actividades de convocatoria internacional, por ser una oportunidad para que los jefes nacionales y encargados de los archivos pblicos y privados hagan conocer sus experiencias, expresen sus planteamientos sobre el quehacer archivstico, en su relacin con las nuevas formas de administrar la informacin con el uso de la tecnologa.

Ello, posibilita medidas para lograr el acceso y transferencia de informacin que acerque cada vez ms al ciudadano a los organismos de gobierno. Se ha recibido diversas felicitaciones verbales, mediante llamadas telefnicas y email, dirigidas al AGN en donde queda demostrado el buen papel y proyecciones que tiene nuestra institucin como ente rector del S.N.A. Ha significado con las dos actividades paralelas, cumplir un rol que pases como Espaa, Francia, el ICA, reconocen un buen futuro con proyeccin y aporte del Archivo General de la Nacin en el medio Latinoamericano.

De acuerdo a lo informado por la Direccin de Normas Archivsticas, las limitaciones que se presentaron, por la falta de personal, impidi el cumplimiento de todas las actividades, sobre todo las supervisiones y la investigacin para la propuesta de nuevas normas. La realizacin del II CENAR permite levantar un diagnstico de la realidad de los archivos que debe continuar actualizndose en el tiempo; y aprovechar sus resultados para establecer lineamientos y medidas para una mayor accin de proteccin, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin, de parte del Archivo General de la Nacin. Debe darse la atencin prioritaria a la incorporacin de nuevo personal con mayor nmero y mejores perfiles de acuerdo a las proyecciones que tiene la DNA para los prximos aos.

De la misma forma de acuerdo a lo informado por la Directora de la DNA, existe el compromiso y dedicacin del personal de la DNA, laborando incluso ms all del horario normal de labores, lo que ha permitido lograr los objetivos propuestos; lo que debe reconocerse a fin de motivar la continuidad de su identificacin institucional. Tambin ha sido fundamental el respaldo y apoyo brindado por la Alta Direccin y su presencia en todas las actividades, en especial las desarrolladas fuera de Lima que demuestra as el deseo institucional de mayor presencia en las regiones, en post de la descentralizacin e inclusin.

ANEXOS

FOTOGRAFAS DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y EJECUTADAS POR LA DIRECCIN DE NORMAS ARCHIVSTICAS

II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

6.1 Direccin de Archivos Notariales y Judiciales

Actividades EfectuadasCon Informe N 053-2014-AGN/DNDAAI-DANJ, de fecha 16 de enero de 2014 de la Abog. ISABEL INGA FLORES, Directora (e) de la Direccin de Archivos Notariales y Judiciales, remite a la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio, la reformulacin del Plan de Trabajo 2014 correspondiente a la DANJ, donde se adjuntaron el cuadro de actividades de la DANJ 2014, su justificacin, las Fichas de Actividades y el Cuadro de Necesidades, conforme al esquema presentado por la Oficina de Planificacin y Presupuesto.

Digitacin de ndices notariales.

Dicha actividad reside en realizar el registro en una base de datos, de la documentacin notarial, de los ex notarios transferidos a la entidad, para agilizar la bsqueda de instrumentos notariales en beneficio del usuario.

Meta : 02 Notarios (1,200 protocolos notariales)Monto : S/. 90,963.20 (personal, bienes y/o servicios)Duracin: 12 meses, Enero Diciembre.

Mediante el Informe N6-2014-AGN-DNDAAI-DANJ-mrlgr de fecha 28 octubre 2014 se requiere la contratacin por seis meses para esta direccin de nueve (09) trabajadores para ejecutar dicha actividad, sin embargo, segn Informe N10-2014-AGN-DNDAAI-mrlgr, de fecha 09 diciembre 2014, se informa que en el mes de diciembre se incorporaron bajo la modalidad de terceros seis (06) personas para ejecutar dicha actividad, no alcanzando la meta trazada, por lo que urge la contratacin de personal a fin de cumplir con la meta trazada.

Ordenamiento Y descripcin de Secretarias Judiciales

La actividad consiste en la organizacin y descripcin de los expedientes, elaboracin de inventarios de los archivos de los ex secretarios judiciales de la Corte Superior de Lima que conserva en la DANJ, para su posterior digitacin (registro en una base de datos)

Meta: 30 m.l. (3 secretarios). Duracin: 12 meses Enero - Diciembre.Monto: S/. 98,163.20 (personal, bienes y/o servicios, equipamiento)

Respecto a la presente actividad programada para el ao 2014, no pudo ejecutarse debido a las recargadas labores del escaso nmero de personal bajo esta direccin, lo cual impide ejecutar politicas de gestin. Transferencia de documentos notariales.

Consiste en trasladar a la Direccin de Archivos Notariales y Judiciales del AGN, el acervo notarial de los notarios fallecidos y/o cesados en el cargo, para su custodia definitiva y su puesta al servicio del ciudadano.

Meta: 03 Notarios.Duracin:07 meses, Febrero - Agosto.Monto: S/. 38,900.00 (personal, bienes y/o servicios)

Se trasladaron los archivos notariales del Ex Notario Pblico de Lima Chepote Coquis, no pudiendose trasladarse los

memoria anual direccion nacional - 2014

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