mejores practicas para adelantar proyectos cero papel en la administracion publica

www.uexternado.edu.co 1

Módulo Gestión Documental

Jornada: Mejores prácticas para adelantar proyectos cero papel en la

Administración Pública

Septiembre 20 y 21 de 2012


Introducción






Ciudades inteligentes

XX

XXI Administración pública más eficiente, eficaz y transparente

Aprovechamiento de las TIC Concepto de Gobierno Electrónico

2000 Declaración de Florianópolis: Promover una administración más eficiente, eficaz y transparente por parte de los gobiernos a todo nivel, mediante el ofrecimiento en línea de información a los ciudadanos, mecanismos de control de gestión, servicios, trámites y contratación estatal de bienes y servicios a través de las redes digitales

2001 Agenda de Conectividad de las Américas – Estado del Gobierno 2002 Plan de Acción de

Quito - Adquisición de Bienes

2003 Declaración de Bavaro – Formulación estrategia por países

2006 Declaración Sto. Domingo – Gobernabilidad y Sociedad del Conocimiento

2005 Información en Línea y Georeferenciada, Simplificación Administrativa, Firma electrónica , Archivos electrónicos, Preservación, desmaterialización

Plan de Acción para America Latina y el Caribe eLAC 2007 - Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico

2010 V foro ministerial UE-ALC – Unión Europea y LA, capitulo Gobierno en Internet

2009 Declaración de Malmo: transparencia, participación y empoderamiento USA – Gobierno Abierto

Uruguay www.datos.gub.uy Chile – A donde van nuestros impuestos www.datos.gob.cl

2011 Open Goverment Partnership: Brasil, Chile, Colombia, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Perú, República Dominicana y Uruguay

Declaración de Ginebra – Transparencia y Servicios


Cuál es el objetivo?

Sociedad de la Información

Gobierno Abierto

Ciudades Inteligentes



Un sistema de sistemas de sistemas

Gobierno en Línea


Contexto Colombia

CCA Eficiencia

Administrativa y Cero Papel

Anti trámites Transparencia


Normograma TEMA NORMA ARTICULO

GOBIERNO EN LÍNEA

Ley 1450 de 2011. “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”. 230 Ley 1341 de 2009. “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones”. 2,4,17,35 Decreto 1151 de 2008. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones”. 2,6 MANUAL 3.0 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. 2011. Todo

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Todo Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.” Todo Decreto 1747 de 2000. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales”.

24 Todo

CONTROL INTERNO

Ley 87 de 1993. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”. Todo Decreto 1599 de 2005. “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”. Todo

GESTIÓN DE CALIDAD

Ley 872 de 2003: “por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios” Todo Decreto 4110 de 2004: “por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública” Todo Decreto 4485 de 2009: “por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública” Todo

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Ley 1450 de 2011. “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”. 3, 232 Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. 5, 35,37 Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. 1,6 Decreto 3485 de 2011. “Por el cual se reglamenta el Sistema Electrónico para la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”. Todo Decreto 235 de 2010. “Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas”. 2 Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. 76,77

Parte Uno






Información:

Conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje, permitiendo toma de decisiones pertinentes acordes a dicho conocimiento. No hay información si no hay posibilidad de interpretación.

http://es.wikipedia.org/wiki/Datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Mensaje


El mundo está obsesionado con los datos, pero estamos perdidos en ellos. Hemos perdido la capacidad de darles significado y contexto. Los datos contienen información pero pierden su significado al estar en un contexto demasiado amplio.


Datos, Información, conocimiento e inteligencia:

Dato: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. Información: es un conjunto de datos relacionados para constituir un mensaje con significado. Conocimiento: Es información recolectada apropiadamente para ser aplicada. Inteligencia: es una habilidad que se desarrolla con la aplicación del conocimiento y la inteligencia en la experiencia, obteniendo conclusiones que nos dan un mayor entendimiento.

Resultados


Información no estructurada:

Un creciente porcentaje de los contenidos colectivos de su empresa se encuentran en contenido "no estructurado", almacenado en sistemas de archivos, mensajes de correo electrónico y en los escritorios de sus empleados. Esta información desestructurada constituye el eje de su empresa. Todos sus empleados generan contenidos de valor que los demás pueden utilizar. El gran inconveniente es que el verdadero valor de cada uno de los documentos sólo se pondrá de manifiesto si es fácilmente accesible para los demás. Por su parte, las fuentes no estructuradas no presentan una estructura homogénea. Por ello, resulta difícil su procesamiento.


Pueden existir fuentes de información con cierta estructuración que no se encuentren en soporte electrónico, que se considerarán como no estructuradas. De la misma manera pueden existir fuentes de información en soporte electrónico y que no se consideren estructuradas. Ej. Documentos digitalizados, libros electrónicos, correo electrónico. En términos generales la información no estructurada se puede clasificar de la siguiente manera: • Correspondencia • Correos Electrónicos • Expedientes • Documentos • Libros • Documentos digitalizados • Documentos de ofimática • Documentos técnicos

Información no estructurada:


Es la información que se maneja y administra en una tecnología de información especializada y que permite la transaccionalidad y la trazabilidad de las decisiones tomadas sobre la misma. Las fuentes estructuradas en soporte electrónico presentan una estructura homogénea para cada registro -incluyen los mismos datos o campos para cada registro-, citan, entre otras, fuentes referenciales –bibliográficas y factuales-, directorios, otras bases de datos, etcétera. Sus sistemas de búsqueda y recuperación de información resultan amigables y posibilitan ejecutar con relativa facilidad su procesamiento En ocasiones la respuesta o información que el usuario busca se encuentra en la celda de una base de datos o requiere una consulta estructurada en una aplicación empresarial. Para proporcionar una búsqueda verdaderamente universal en todos los datos de la organización, es preciso incluir información estructurada

Información estructurada:


Dónde está la Información en las empresas?

Crease o no, los informes de mercado acerca del almacenamiento de la información y su distribución, arrojan que en una compañía organizada, con un buen back-office (ERP), la cantidad de la información almacenada no supera el 20% de la documentación total de la compañía. ¿Y dónde está el 80% de la información? Por Dario Cuckier. Socio director de Dotgestion www.dotgestion.com

ERP-Enterprice Resource Planning CRM: Customer Relationship Management WMS: Web Map Service MRP: Material Requirement Planning SAP: BIS: Business Inteligence System

Tecnologías de información estructurada

DMS: Document Management System ECM: Electronic Content Manager ERM: Electronic Record Manager WCM: Web Content Manager BPM: Business Process Manager Eforms: Formularios electrónicos EDI: Electronic Data Interchange TCM Team Collaboration Manager EIM: Electronic Image Manager

Tecnologías de información NO estructurada

“El contenido debe ser administrado de forma que ayude a conseguir los objetivos de negocio”.

http://www.dotgestion.com/


Docu

men

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Docu

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Información y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. Nota 1: el medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos. NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Numeral 3.21

Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. NTC ISO 15489. Numeral 3.7

“Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares” Art. 251 Código de Procedimiento Civil

Documentos de archivo (records) Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489 Numeral 3.8 documentos (records): Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. UNE-ISO_15489-1 Num.3.15 Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Artículo 2 del Acuerdo 060 de 2000

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Nota 1: los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones preventivas y acciones correctivas. Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de calidad deben controlarse. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Numeral 3.46 y 4.2.4 Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de entrada a un sistema. NTC ISO 15489 N3.15


INTE

GRI

DAD

AU

TEN

TICID

AD

Características del Documento

La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben especificar qué adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento después de su creación, en qué circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y quién está autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotación, adición o supresión autorizada que se realice en un documento debe indicarse de forma explícita y dejar evidencia.

Un documento auténtico es aquel del que se puede probar: a) que es lo que afirma ser b)que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado

o enviado y c) que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deben implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. Los documentos deben ser creados en el momento, o poco después, en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar operaciones.

FIAB

ILIID

AD

DIS

PON

IBIL

IDAD

Un documento disponible es aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado o interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deben contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.


Documentos, Datos y Metadatos


New Intelligence from Content: Content Analytics for BI and Assessment

http://www.informationisbeautiful.net/



Infographics Infodesign


Oficina de Información Para lograr las metas en un

programa de CERO PAPEL se requiere que varias áreas estén

apuntando a la misma meta

MIT IQ - MIT Chief Data Officer & Information Quality Symposium http://mitiq.mit.edu/CDOIQ/2012

Gestión Documental

Seguridad de la Información

Arquitectura Infraestructura

Servicios Informáticos

http://mitiq.mit.edu/CDOIQ/2012


Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Declarar

Recepción Producción

Ciclo de Vida del Documento


Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Declarar


Integridad Autenticidad Fiabilidad Función probatoria

Conservación

Recuperación Acceso Reproducción

Clasificación, ordenación, descripción, Administración

Preservación perdurabilidad

Control

Seguridad

Seguridad

Seguridad

Criterios ley 594 sobre el Ciclo de vida del documento


Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Declarar


Criterios Ley 1437 de 2011 sobre el Ciclo de vida del documento

Radicación Electrónica

Petición

Consulta Sesiones Virtuales

Expediente

Trámite

Notificación

Art 54 Registro del correo electrónico de ciudadano en base de datos. No es necesario el previo registro Art 55. Documento Público en Medio Electrónico - autenticidad

Art 56 notificación electrónica

Art 57 acto administrativo electrónico: autenticidad, integridad y disponibilidad

Art 60 Sede electrónica: calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad

Art 58 Archivo Electrónico de Documentos Art 59 Expediente electrónico

Sede Electrónica

Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades. Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad

Artículo 63. Sesiones Virtuales


Estándares Internacionales

Sistema de Gestión Documental ISO 30300 - 303004


Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Declarar


Normas ISO de Gestión Documental

ISO 13008 Proceso de migración y conversión de documentos

ISO 26122 Procesos de Trabajo para documentos

ISO 23081 Metadatos ISO 19005 PDF/A

ISO 15489 Gestión de Documentos

ISO 13028 Digitalización

ISO 16175 Requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos


Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Declarar


Tecnología que asegura el Ciclo de vida del documento

Eforms Share Point

Cartero Sale force

P8 CIT P8 Content Contable P8 Content Control de Cambios en Planta P8 Content Historia de Predios P8 Content Historias laborales

P8 BPM para Oficina de Participación Ciudadana BPM para Control Disciplinario BPM proceso Exploratorio Conversión a PDF

Upgrade Almacenamiento

Fondos Acumulados TVD

Oficina Virtual TRD SGDEA

P8 Repositorio Estándar P8 SGCI MAESTRA DE METADATOS

www.uexternado.edu.co 42 42

Análisis de procesos

Subelemento Gestión Documental

Documentos Procesos

SGI

Formatos de gestión de Procesos

Registros Procesos Documentos

INFORMACION EMPRESARIAL DE CONSERVACION LEGAL

Ciclo de Vida de los Registr

os

DOCUMENTOS REGISTROS

UNIDADES DE INFORMACIÓN


Estándares de negocio

Norma Gestión Documental Documentos Registros NTCGP 1000 Calidad 4.2 Programa de Gestión Documental 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros

ISO 9001 : 2008 Calidad 4.2 Requisitos de la documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros

ISO 14001 Gestión Ambiental

4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de Documentos 4.5.4 Control de Registros

OHSAS 18001:2007 HSE 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de Documentos 4.5.4 Control de Registros

NTC 17025 Laboratorios 4.2.2; 4.2.3; 4.3.1 Documentación 4.3 Control de Documentos 4.3.1; 4.12 Control de Registros

ISO 26000 Responsabilidad Social

4.2 Documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.3 Control de Documentos

NTC- ISO 27001 seguridad de la Información

4.3 Requisitos de Documentación 4.3.2 Control de Documentos 4.3.3 Control de Registros

ISO 28000Seguridad en Cadena de Suministro

4.4.4 sitos de Documentación 4.3.2 Control de Documentos 4.3.3 Control de Registros

BS 25999-2 Continuidad 4.2 Documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.3 Control de Documentos

OSHA 1910.119 Seguridad de Procesos

4.2 Documentación 4.2.3 Control de Documentos 4.2.3 Control de Documentos

COBIT Control para la efectividad del Control de Documentos y de Registros y posibles actualizaciones

COSO Control para la efectividad del Control de Documentos y de Registros y posibles actualizaciones

SOX Control para la efectividad del Control de Documentos y de Registros y posibles actualizaciones


Modelo de Madurez para la implementación gradual

Responsabilidad

Transparencia

Integridad Protección

Conformidad

Disponibilidad Retención

Disposición

Parte dos






Proyecto de ley PROYECTO DE LEY NÚMERO 156 DE 2011 SENADO, 226 DE 2011 CÁMARA

por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones

Objeto Regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Ámbito de aplicación

Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital;

Las empresas públicas creadas por ley, las empresas del Estado y sociedades en que este tenga participación.

Disponibilidad de la información

Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha información en la Web.

Ficha Técnica Proyecto de Ley Transparencia



Artículo 9: Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado. Divulgación en los sistemas de información del Estado

Descripción Que tenemos Que nos falta

Estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público.

Se tiene la información en la Web

Definición de Gobierno

Presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público para cada año fiscal, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011.

Se publica informe de ejecución presupuestal con corte trimestral ( se solicitó actualización)

Planes de gasto público para cada año Fiscal



Artículo 9: Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado. Divulgación en los sistemas de información del Estado

Un directorio que incluya el, cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas;

Se publica contactos del Comité Directivo

Definir estrategia de publicación de la información solicitada

Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño

Se publica la política integral y los principales procedimientos asociados a los diferentes grupos de interés

Revisar: los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño



Artículo 9: Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado. Divulgación en los sistemas de información del Estado Plan de compras anual, así como las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas

Se publica plan de compras; contratación adjudicada?

Revisar que se cumpla con el alcance

Los plazos de cumplimiento de los contratos Si se publica Pendiente revisar alcance de la información publicada

Publicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de conformidad con el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

Se publica



Artículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado


Servicio que brinde directamente al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención

Se publica la información de OPC y accionistas

información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad

Descripción de los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas

PARA DISCUTIR

Contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas; Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado

PARA DISCUTIR



Artículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado Todo mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del sujeto obligado

Se publica por gobierno corporativo mecanismos de control interno y externo

Pendiente revisar alcance

Procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones

Se publica manual de contratación

así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones. Revisar alcance

Mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado. Junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado

Se publica los mecanismos y canales de prestación de PQR

Junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado. Revisar alcance


Ficha Técnica Proyecto de Ley Transparencia Artículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado Mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado.

En gobierno en línea existe una fase que tiene alcance similar (accionista tiene la palabra)

Definir con gobierno si se puede aplicar el mismo criterio de gobierno en línea

Registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la presente ley y automáticamente disponibles así como un Registro de Activos de Información.

PARA DISCUTIR Registro de Activos de Información.

Los sujetos obligados deberán publicar datos abiertos, para lo cual deberán contemplar las excepciones establecidas en el Título III de la presente ley. Adicionalmente, para las condiciones técnicas de su publicación, se deberán observar los requisitos que establezca el gobierno nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o quien haga sus veces.

Cruzar con el trabajo que se viene realizando en Gobierno en Línea (definiendo inventario de datos)



Artículo 12. Adopción de esquemas de publicación. Todo sujeto obligado deberá adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley. El esquema será difundido a través de su sitio Web, y en su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendo boletines, gacetas y carteleras.


Clases de información que el sujeto obligado publicará de manera proactiva y que en todo caso deberá comprender la información mínima obligatoria

No se publica Se debe construir documento

La manera en la cual publicará dicha información

No se publica Se debe construir



Artículo 12. Adopción de esquemas de publicación. Todo sujeto obligado deberá adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley. El esquema será difundido a través de su sitio Web, y en su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendo boletines, gacetas y carteleras.


Cuadros de clasificación documental que faciliten la consulta de los documentos públicos que se conservan en los archivos del respectivo sujeto obligado, de acuerdo con la reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación

Se tienen los cuadros de clasificación, pero será necesario revisar el formato en el que se generan para publicarlos en la WEB, incluir requisitos de control de registros.



Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y mantenerlo actualizado haciendo un listado de:


Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligado;

Inventarios y TRD Definir si el Content Manager se puede publicar en la WEB y con privilegios dar acceso a solo la información pública.

Todo registro publicado;

Todo registro disponible para ser solicitado por el público.

El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de Información.

Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la constitución de las Tablas de Retención Documental -TRD- y los inventarios documentales.

Inventarios y TRD Incluir requisitos de la Comisión Nacional en el Procedimiento Control de registros. Definir estrategia de publicación de TRDs en Internet.



Artículo 15. Programa de gestión documental


Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.

Programa de Gestión Documental

Actualizar Procedimientos



Artículo 16. Archivos


Asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.

Procedimientos Documentales

Actualización



Artículo 17. Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos:


Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad

Expedientes de Contratos

Crear lineamientos

Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto obligado;

Expedientes de Contratos

Dar cubrimientoa todos los expedientes

En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos;

OPC Proyecto SER

Ventanilla electrónica

Se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en línea o de la que haga sus veces

En proceso



Artículo 20. Índice de información clasificada y reservada.


Índice actualizado de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o reservados, de conformidad a esta ley. El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación.

TRD e Inventario de información clasificada

Integración

Artículo 23. Inaplicabilidad de la reserva. El carácter reservado de un documento o de una información salvo la reserva en los procesos judiciales, no será oponible a las autoridades judiciales y congresistas en el ejercicio del control que le corresponde adelantar al congreso, dichas autoridades deberán asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo, sin perjuicio de lo establecido en los artículos 136 de la Constitución y 52 de la ley 5ª de 19

Conclusiones






Conclusiones

Sociedad de la Información

Gobierno Abierto



Conclusiones

Gestión Documental como base de Gobiernos Abiertos y Ciudades Inteligentes


El reto del profesional de información: 1. Actualización de sus conocimientos según

estándares internacionales. 2. Tener la capacidad de homologar la legislación

colombiana a dichos estándares. 3. Participar en las definiciones de Gobierno de

Información 4. Enfoque hacia una vigilancia bien organizada que

mejore el conocimiento del entorno. 5. Convergencia con otras disciplinas para adaptarse

a los retos de la próxima década. 6. Entender y empoderarse del gobierno de la

información 7. Ser capaz de responder a las exigencias del

mundo. 8. La presencia del profesional de la información y

su multifacético desempeño constituye factor crítico para el análisis y diseminación de los nuevos conocimientos.


Reseña bibliográfica recomendada: 1. Leer, Anne (2001). La visión de los líderes en la era digital (2001). México : Prentice-Hall. ISBN 968-444-440-0. 2. Tubella i Casadevall, Immna (2005). «2.2.La economia de las TIC y la revolucion digital.». En UOC. Sociedad del

conocimiento. http://books.google.es/books?id=hZDiwVbJVN8C&pg=PA42&dq=la+revolucion+digital+ECONOMIA&lr=&cd=1#v=onepage&q=&f=false.

3. «El saber perdido en la era digital.Lucha por preservar la memoria colectiva en el ciberespacio». EL PAIS (22/2007). Consultado el 21 de Febrero de 2010.

4. Intelligence Hierarchy: Data, Information, Knowledge, Wisdom en http://www.ritholtz.com/blog/2010/12/hierarchy-of-visual-knowledge/

5. What is Data Visualization? http://infosthetics.com/archives/2010/11/what_is_data_visualization.html 6. Data, Information, Knowledge, and Wisdom en http://www.systems-thinking.org/dikw/dikw.htm 7. La enciclopedia de ciencias y tecnologías en Argentina en http://cyt-ar.com.ar/cyt-

ar/index.php/Informaci%C3%B3n 8. Metodología para el análisis de información orientada al análisis de tendencias en el Web superficial a partir de

fuentes no estructuradas. Parte I. Fundamentos teóricos. 9. Dónde está la Información en las empresas? Por Dario Cuckier. Socio director de Dotgestion www.dotgestion.com

10.http://www.youtube.com/watch?v=E_fIAE78tt0 11.http://www.youtube.com/watch?v=fKh4ZDrIDsg

http://es.wikipedia.org/wiki/ISBN

http://es.wikipedia.org/wiki/Especial:FuentesDeLibros/968-444-440-0

http://books.google.es/books?id=hZDiwVbJVN8C&pg=PA42&dq=la+revolucion+digital+ECONOMIA&lr=&cd=1



http://www.elpais.com/articulo/internet/saber/perdido/era/digital/elpeputec/20070322elpepunet_1/Tes

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