estudios previos para adelantar el proceso de …

SENA Dirección General Dirección Administrativa y Financiera

1 LICITACIÓN PÚBLICA No. DG 008-2012

ESTUDIOS PREVIOS PARA ADELANTAR EL PROCESO DE LICITACION PUBLICA CUYO OBJETO ES CONTRATAR EL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE ELEMENTOS Y ÚTILES DE OFICINA, PAPELERÍA, INSUMOS PARA ARCHIVO E IMPRESIÓN BAJO EL SISTEMA DE PROVEEDURÍA INTEGRAL A PRECIOS UNITARIOS FIJOS PARA LOS DIFERENTES CENTROS Y REGIONALES DEL SENA A NIVEL NACIONAL De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 25, numerales 7 y 12 de la ley 80 de 1993, en el literal b) del artículo 2 y articulo 8 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el y reglamentado por el articulo 3.1.1° del Capítulo I, Título III y artículo 2.1.1°, Capítulo I , Título II del Decreto 734 de 2012, la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA presenta a continuación el estudio previo de Conveniencia y Oportunidad para contratar la proveeduría integral de papelería y útiles de oficina nivel nacional para las vigencias 2012, 2013 y 2014. 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD El SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA es una entidad adscrita al Ministerio de Trabajo, cuya responsabilidad de conformidad con lo establecido en la Ley 119 de 1994, es cumplir con la función que le corresponde al Estado de invertir en el Desarrollo Social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y otorgando formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país, las cuales deben ajustarse a los objetivos trazados por el Gobierno Nacional. Durante los últimos años, el SENA se viene orientando hacia una organización de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologías de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente en la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país. Así mismo, viene fortaleciendo su accionar en la formación de aprendices íntegros, es decir, con competencias técnicas, tecnológicas y con formación en valores humanos y ciudadanos, afianzados en principios, ética y en el servicio social. Acorde con lo anterior se busca garantizar la proveeduría integral a nivel nacional de papelería y útiles de oficina nivel nacional para las vigencias 2012, 2013 y 2014, con un solo proveedor, seleccionado mediante un proceso licitatorio, buscando la estandarización de los elementos consumidos a nivel nacional garantizando el justo a tiempo, mediante la proveeduría de los bienes para toda la entidad, buscando reducción de costos por la adquisición en grande cantidades; además,


ESTUDIOS PREVIOS LICITACIÓN PÚBLICA No. DG 008-2012

establecer control y seguimiento a los consumos y cantidades por unidades de cada una de las regionales y centros de formación. Es por esto que se opta por la contratación mediante el sistema de PROVEEDURIA INTEGRAL (OUTSOURCING) con el fin de controlar y minimizar el desperdicio de elementos, evitar grandes depósitos y vencimiento de productos en las diferentes áreas; pretende así mismo, fomentar la planeación y programación de las compras, la racionalización y manejo eficiente los recursos, obteniendo significativos beneficios en términos de ahorro presupuestal, reducción de costos operativos y administrativos, logros obtenidos al integrar en un solo proceso contractual la contratación de suministro de todos los bienes de consumo y su distribución, reduciendo cargas operativas de personal, adquiriendo productos de alta calidad, estandarizando de elementos, todo en pro de la satisfacción del cliente interno, descongestión de espacios, oportunidad en la entrega y mejora. 2. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 2.1. OBJETO: Contratar el suministro y distribución de elementos y útiles de oficina, papelería, insumos para archivo e impresión bajo el sistema de proveeduría integral (OUTSOURCING) a nivel nacional por el sistema de precios fijos unitarios para los diferentes centros y regionales del SENA. 2.2. ALCANCE DEL OBJETO: El objeto del contrato se ejecutará bajo el sistema de proveeduría integral, para los diferentes Centros y Regionales del SENA a nivel nacional, por el sistema de precios fijos unitarios. Ver anexo. No. 3 Catálogo de productos requeridos. 2.3. PLAZO: El plazo de ejecución del contrato será a partir de la firma del acta de inicio y se extenderá hasta el 31 de marzo del año 2014.

2.4. LUGAR DE ENTREGA: Centros de formación y regionales del SENA a nivel nacional. Ver anexo 6. 2.5. LUGAR DE EJECUCIÓN: Para efectos de la ejecución de la orden, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá, D.C., en las instalaciones de la Dirección General ubicadas en la Calle 57 No. 8-69 y en las instalaciones del contratista en caso que se requiera. 2.6. FORMA DE PAGO: El Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, cancelará el valor del Contrato, moneda legal colombiana, por mensualidades vencidas o por fracción, de la siguiente manera: a- Por el valor correspondiente a la totalidad de los elementos entregados por el CONTRATISTA y recibidos por cada uno de los almacenistas en los centros de



Formación y Direcciones Regionales, de acuerdo a los precios establecidos en la oferta presentada por el CONTRATISTA. b- Por el valor correspondiente a los elementos considerados como imprevistos y adicionales, que son todos aquellos suministros de elementos y útiles de oficina, papelería e insumos de impresión que no aparecen relacionados en el Anexo No. 3 CATALOGO DE PRODUCTOS REQUERIDOS, del Pliego de Condiciones, que se requieran en los diferentes centros de formación y regionales del SENA, los cuales deberán ser solicitados al Supervisor del contrato y por la dependencia beneficiaria. Para los efectos descritos, el Supervisor del contrato, solicitará las respectivas cotizaciones al Contratista, las cuales deberán corresponder a los precios del mercado. Los pagos se efectuarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición del acta de cumplido por parte del supervisor del contrato que designe el SENA , previa presentación en debida forma de la (s) factura (s) correspondiente (s) y certificación de pago de aportes parafiscales y de seguridad social por parte del CONTRATISTA. 2.7. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial para el presente proceso es por la suma de SIETE MIL CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($7.045.000.000.000) M/CTE, incluido el valor de todos los impuestos de Ley a que haya lugar y costos en que los proponentes puedan incurrir para la ejecución de la propuesta, tales como logística, transporte y demás actividades necesarias para el desarrollo del objeto del proceso de selección, discriminados de la siguiente manera:

PERIODO No. CDP O AUTORIZACION VIGENCIAS FUTURAS

VALOR TOTAL INCLUIDO IVA

Vigencia 2012 No. 53212 del 16 de julio de 2012 $ 919.000.000

Vigencia 2013 $ 4.901.000.000

Vigencia 2014 $ 1.225.000.000

VALOR TOTAL DE PROYECTO

$ 7.045.000.000

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 863 de 2003, el impuesto del 4x1000, será asumido por el SENA. 2.8. OBLIGACIONES DEL SENA 2.8.1. Exigir del Contratista la ejecución idónea del objeto del contrato. 2.8.2. Aprobar la Garantía única que en debida forma constituya el contratista.



2.8.3. Vigilar la debida y oportuna ejecución del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales. 2.8.4. Cancelar el valor del contrato en los términos establecidos en el mismo. 2.8.5. El SENA por intermedio del supervisor entregara al contratista el listado de las personas designadas como responsables para recibir los elementos en cada uno de los centros de consumo. 2.9. OBLIGACIONES DEL (LOS) CONTRATISTA (S) El (los) contratista (s) se obliga para con el SENA a: 2.9.1. OBLIGACIONES GENERALES

a) Suministrar y distribuir los elementos objeto del contrato relacionado en el

Anexo 3. CATALOGO DE PRODUCTOS REQUERIDOS del Pliego de Condiciones

a las diferentes sedes del SENA a Nivel Nacional.

b) Atender con carácter urgente los requerimientos no incluidos en las solicitudes

mensuales, los cuales deberán ser entregados en un plazo no mayor a un (1) día

hábil en Bogotá y tres (3) días hábiles en las otras ciudades, posterior al

requerimiento efectuado al supervisor del contrato, dichas entregas se hará en el

horario de atención al público establecido por el SENA comprendido entre las 8: 00

A.M. y las 5:30 P.M. de Lunes Viernes.

c) Entregar los elementos a la persona encargada del almacén en cada una de

las sedes del SENA previa autorización del Supervisor, debidamente empacadas e

identificados en las fechas determinadas en el procedimiento que establezca la

entidad.

d) En el caso de requerirse el suministro de elementos no relacionados en el

ANEXO 3. CATALOGO DE PRODUCTOS REQUERIDOS, de la propuesta

presentada por el CONTRATISTA, este se compromete a:

Presentar cotización, en un término no mayor a tres (3) días hábiles a partir de la fecha del requerimiento efectuado por el supervisor del contrato, la cual se someterá a un análisis comparativo por parte del mismo en el cual se consideraran los precios del mercado, la oportunidad y la favorabilidad de la oferta para la entidad; la entidad solicitará dos cotizaciones mas en el mercado En el evento que la cotización presentada por el contratista sea mayor a las otras dos cotizaciones, el valor del elemento será determinado por el promedio de las tres cotizaciones. Entregar los elementos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha

de comunicación de la aprobación y aceptación de la cotización por parte del

supervisor del contrato. Si esto sucediese, el elemento o los elementos serán



incluidos en la lista periódica, bajo las mismas condiciones de suministro de los

bienes previstos en los estudios previos.

e) Garantizar que posee una infraestructura tecnológica que le permita al Servicio

Nacional de Aprendizaje –SENA conocer acerca del manejo del suministro de la

siguiente manera:

RECEPCIÓN DEL PEDIDO: Para la atención del pedido el CONTRATISTA, deberá

tener como mínimo las siguientes alternativas sin costo alguno para el SENA

Atención Personalizada y exclusiva de un funcionario sin costo adicional

Atención Telefónica

Atención vía fax

Internet y/o otros medios electrónicos de intercambio de documentos e

información.

INFORMES: Presentar mínimo una vez al mes al SENA, reporte detallado y

estadístico en medio magnético y que contenga la siguiente información para el

análisis del consumo:

Cantidades y valores despachados por sede y por ítem.

Consumo promedio y comparativo por sede en un periodo determinado.

Rotación de elementos

Análisis del comportamiento de consumo acompañado de observaciones y

recomendaciones

Todos aquellos que se consideren importantes para realizar el análisis de la

ejecución del contrato.

f) Por tratarse de un contrato de suministro por el sistema de precios fijo

unitarios, el proponente deberá sostener durante la vigencia del contrato los precios

unitarios ofertados.

g) Garantizar que los elementos objeto del suministro y distribución cumplan

estrictamente con las características técnicas de conformidad con el Anexo 3.

Catalogo de productos requeridos y se ajusten a las normas técnicas de calidad

INCONTEC, de conformidad con lo establecido por la Superintendencia de

Industria y Comercio.

h) Entregar los elementos en los diferentes centros de consumo de todo el territorio nacional, a los colaboradores designados como responsables, debidamente empacados e identificados en las fechas determinadas y según el procedimiento establecido por el SENA, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles en Bogotá D.C. y cinco (5) días hábiles en las otras ciudades, contados a partir del día siguiente de la autorización que imparte el Supervisor designado por el SENA a la respectiva orden de compra, en la pagina WEB.



i) Remplazar los elementos defectuosos o que no cumplan con las

especificaciones exigidas dentro del día (1) hábil siguiente a la fecha de la

devolución mediante comunicación por parte del supervisor del contrato, en la

ciudad de Bogotá D.C., y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de

la devolución, en las demás sedes del SENA a nivel nacional, de acuerdo con los

procedimientos que para tal fin establezca la entidad.

j) Los elementos y materiales de papelería, útiles de escritorio y de oficina, insumos para equipos de computo, impresoras y fotocopiadoras cuya naturaleza así lo establezca, deben ser originales no se aceptaran productos genéricos.

k) Asumir por cuenta propia todos los costos y gastos que se generen por

concepto de transporte, empaque, carga, descarga y entrega de los elementos

objeto del contrato en el lugar que le indique el supervisor designado por parte del

SENA, en todo el país.

l) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con

el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente al

SENA y demás autoridades competentes cuando esta situación se presente.

m) Atender las disposiciones que en materia de seguridad le sean impuestas al

personal que efectuará la entrega de los bienes objeto del contrato para ingresar a

las sedes de SENA.

n) Obrar con lealtad y buena fe, evitando dilaciones y entrabamientos.

3. SOPORTE TÉCNICO Y ECONOMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO A CELEBRAR El SENA por medio del Grupo Integrado de Gestión Contractual adelanto el ESTUDIO DE MERCADO (Anexo No. 4), mediante la invitación a presentar propuesta diferentes firmas de proveeduría integral, reconocidas en el mercado, a través de la pagina institucional www.sena.edu.co, link CONTRATACION / ESTUDIOS DE MERCADO. Dicha solicitud fue atendida por las siguientes empresas:

SUMIMAS S.AS.

UNIPLES

PANAMERICANA OUTSOURCING S.A A partir de dicha información la entidad estableció el precio máximo a pagar para cada uno de los elementos del catalogo. Anexo No.5. PRECIOS TECHO.

http://www.sena.edu.co/



4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SUSTENTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACION La selección del contratista se realizará a través de la modalidad de Licitación Pública, con fundamento en lo dispuesto por el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y reglamentado por el Capítulo I -Titulo III del Decreto 734 de 2012. Para el efecto, se empleará la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes ó formulas, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.9 ° del Decreto 734 de 2012. 4.1. TIPO DE CONTRATO: El contrato que se celebre como consecuencia del presente proceso Licitatorio es un contrato de SUMINISTRO bajo el sistema de Proveeduría Integral, que se sujetará a lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, el Código de Comercio, el Código Civil y las demás disposiciones legales vigentes en lo quesean compatibles con la Ley 80 de 1993. 5. ACUERDO INTERNACIONAL O TRATADO DE LIBRE COMERCIO: En cumplimiento de lo establecido en el articulo 8.1.17° del Decreto 734 de 2012 y en atención al Manual Explicativo de los capítulos de contratación pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para Entidades contratantes expedido por el Departamento Nacional de Planeación, a continuación se establecen los acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio que aplican para la presente contratación.

ACUERDOS INTERNACIONALES COMERCIALES VIGENTES O

TRATADO DE LIBRE COMERCIO

LA CUANTÍA DE PROCESO LO SOMETE AL

CAPITULO DE COMPRAS PUBLICAS

LA ENTIDAD ESTATAL SE ENCUENTRA INCLUÍDA EN LA COBERTURA DEL

CAPÍTULO DE COMPRAS PÚBLICAS

LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR SE

ENCUENTRA EXCLUIDOS DE LA COBERTURA DEL

CAPITULO DE COMPRAS PÚBLICAS

MODALIDAD DE CONTRACION

CONTRATACION SE ENCUENTRA

CONTEMPLADA EN EL CAPITULO DE

COMPRAS PUBLICAS

APLICA

TLC - CHILE SI SI NO SI SI

TLC – EL SALVADOR – GUATEMALA - HONDURAS

SI NO NO NO NO

TLC – MEXICO SI SI SI SI SI

TLC – COMUNIDAD ANDINA SI SI SI SI SI TLC - COLOMBIA - ESTADOS AELC (EFTA)

SI SI NO SI SI

TLC – CANADA SI SI NO SI SI TLC - ESTADOS UNIDOS SI SI NO SI SI

En consecuencia de lo anterior la Entidad determinó que objeto del presente proceso se encuentra cobijado por Acuerdos Internacional o Tratado de Libre Comercio, para lo cual la entidad aplicará las obligaciones que el sean inherentes.



6. FACTORES DE SELECCIÓN 5.1. Requisitos Habilitantes De conformidad con lo estipulado en el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje. La exigencia de tales condiciones será adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. 5.1.1. Verificación Capacidad jurídica. (HABILITADO/ INHABILITADO) El SENA verificará la documentación jurídica pertinente presentada en la oferta. Esta evaluación no genera puntuación, pero sin su cumplimiento total la oferta no será tenida en cuenta para continuar en el proceso de evaluación, calificación y adjudicación. 5.1.2. Verificación de la capacidad financiera. (HABILITADO/ INHABILITADO) La capacidad financiera del proponente será objeto de verificación de cumplimiento como requisito habilitante para la participación en el proceso de selección, HABILITADO/ INHABILITADO, pero no de calificación, y se realizará únicamente a las propuestas que hayan resultado habilitadas de conformidad con la Evaluación Jurídica. 5.1.3. Verificación de la Experiencia. (HABILITADO/ INHABILITADO) Se considerará la experiencia mediante la presentación de máximo cinco (5) certificaciones, suscritas por el contratante, que acrediten el cumplimiento del proponente en contratos celebrados con entidades públicas o privadas, QUE SE ENCUENTREN EJECUTADOS y EN EJECUCIÓN, que cumplan los siguientes requisitos:

Que sean expedidas por quien tenga la facultad legal para hacerlo.

Que la sumatoria de las certificaciones aportadas presenten una cuantía IGUAL O SUPERIOR al presupuesto oficial del presente proceso.

Que el objeto de los contratos haya sido el “SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE ELEMENTOS Y UTILES DE OFICINA, INSUMOS PARA EQUIPOS DE IMPRESIÓN Y DE COMPUTO, Y PRODUCTOS IMPRESOS MEDIANTE EL SISTEMA DE PROVEEDURÍA INTEGRAL Y /O OUTSOURCING CON DESPACHOS A NIVEL NACIONAL”



Que los valores certificados se hayan ejecutado durante un periodo comprendido entre el 1º de enero de 2008 y la fecha de cierre del presente proceso de selección.

En caso de presentarse certificaciones por adiciones al contrato principal, éstos se verificarán en conjunto con el contrato principal al que están adicionando.

En el evento de propuestas presentadas por uniones temporales o consorcios, las certificaciones requeridas, igualmente, deben cumplir con la anterior información y requisitos. Para acreditar la experiencia, solo se tendrá en cuenta el grado de participación que haya tenido el proponente en el consorcio o unión temporal; en tales eventos, la certificación debe contener exactamente el grado de participación. Si la certificación viene liquidada en otra moneda distinta al peso, la ENTIDAD procederá a su convertibilidad a pesos colombianos ($), tomando como base la TRM (tasa representativa del mercado) reportada por el Banco de la República a la fecha de terminación del respectivo contrato. En la sumatoria de las certificaciones aportadas o en una de ellas deberá constar que el servicio de suministro ha sido a nivel nacional, especificando en que ciudades a realizado dichos suministro, y adicionalmente deberá adjuntar de manera obligatoria como documento soporte para cada certificación, los contratos debidamente suscritos. En las certificaciones deberá especificarse como mínimo lo siguiente: El objeto.

El valor.

Fecha de inicio.

Fecha de terminación.

Duración del contrato.

La calificación positiva otorgada a la parte contratista bajo parámetros de bueno o excelente, según sea el caso. Cuando el oferente presente certificaciones de experiencia en las cuales conste que participó en la ejecución de un contrato bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, estas deberán expresar su porcentaje de participación, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos de cuantía y periodo de ejecución previstos en este numeral. En el evento de que la certificación sea expedida por personas de derecho privado, el proponente deberá anexar a la misma: copia del contrato o su documento equivalente, en donde se puedan verificar su objeto, plazo, valor y cumplimiento del mismo. El SENA se reserva el derecho de verificar la información consignada en estas Certificaciones.



Las certificaciones deberán venir firmadas por el funcionario competente y en donde se pueda verificar el cumplimiento de los ítems anteriormente descritos. Si el proponente aporta más de cinco (5) certificaciones la entidad solo tendrá en cuenta las cinco (3) de mayor valor siempre y cuanto estén debidamente soportadas. NOTA: Las Certificaciones que no se presenten tal y como se indica en el presente numeral NO SERÁN TENIDAS EN CUENTA, ya que la experiencia habilita la propuesta. 6. Condiciones Técnicas Básicas Habilitantes. Las condiciones técnicas básicas habilitantes se corresponden a aquellas que por sus especiales características requieren de una exigencia particular de cumplimiento que no puede obviarse, y por lo tanto los proponentes deben, con base en éstas formular sus ofertas. 6.1. Documentos obligatorios de la propuesta: Para elaborar las ofertas, los proponentes deben tener en cuenta los siguientes requisitos, los cuales son de obligatorio cumplimiento: 1. Cotización de todos los elementos descritos en el Anexo No. 3 CATALOGO DE PRODUCTOS REQUERIDOS. Discriminando la siguiente información: Descripción. Unidad de Medida Cantidad (de acuerdo con las cantidades consignadas en el Anexo No.3. Valor Unitario sin IVA. Valor IVA (si el elemento no esta gravado con este impuesto no debe colocarse) Valor Unitario con IVA. Valor Total incluido IVA La no cotización de la totalidad de los ítems, con las características requeridas, será CAUSAL DE RECHAZO de la propuesta. Las cantidades descritas en el Anexo No.3, corresponden a proyecciones estimadas, por tal razón no implica que finalmente correspondan exactamente con las cantidades compradas, ya que los pedidos periódicos se harán con base en las necesidades próximas de las diferentes sedes del SENA a nivel Nacional. En caso de no requerirse alguno de los elementos descritos en el Anexo No.3 o requerirse en cantidades menores o mayores o requerirse otro elemento que se encuentre en el listado adicional, el contratista lo suministrará atendiendo el pedido que le envíe el



SENA, previa autorización del Supervisor del contrato, siempre y cuando no se altere el valor final del contrato. Además de los bienes incluidos en el listado de productos a cotizar requeridos en el ANEXO NO. 3 CATALOGO DE PRODUCTOS REQUERIDOS , el SENA podrá requerir el suministro de cualquier otro elemento de papelería y útiles de escritorio y de oficina, insumos para equipos de computo, impresoras y fotocopiadoras que ofrezca el contratista, corresponda a la finalidad del objeto a contratar, que se puedan calificar como papelería y útiles de escritorio y de oficina, insumos para equipos de computo, impresoras y fotocopiadoras, que no se encuentren dentro listado de elementos establecidos en este anexo. Para tal fin debe presentar en anexo, con un listado completo de elementos y materiales adicionales que está en capacidad de ofrecer al SENA, discriminando la siguiente información: - Descripción. - Unidad de Medida - Valor Unitario sin IVA. - Valor IVA (si el elemento no esta gravado con este impuesto no debe colocarse) - Valor Unitario con IVA. Manifestar por escrito compromiso de entrega de la cantidad de los elementos que requiera el SENA, donde éste lo disponga en todos los centros de formación y despachos regionales a nivel nacional. Manifestar por escrito compromiso de cambio de bienes que resulten defectuosos, máximo, dentro del día (1) hábil siguiente a la fecha de la devolución, donde éste lo requiera en la ciudad de Bogotá D.C., y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la devolución, en las demás sedes del SENA a nivel nacional. El proponente debe ser distribuidor autorizado de los tóneres requeridos en el Anexo No. 3, para lo cual debe presentar certificación de Distribuidor autorizado expedido por el fabricante y/o subsidiaria de los tóneres Hewlett Packard, Lexmark y Epson para las otras marcas demostrar que cumple con la cadena de distribución, anexando certificación vigente a la fecha de cierre de la Licitación, expedida por los fabricantes o por los distribuidores mayoristas, donde expresen claramente que otorgan facultades de comercialización de sus productos al proponente. En el caso de que los elementos sean importados el adjudicatario debe garantizar, responder y demostrar que los mismos han ingresado de forma legal al país, para lo cual deberá entregar copia de la declaración de importación, cada vez que realice una para cumplir con el objeto contractual.



El proponente es responsable de la calidad de los elementos ofrecidos dentro de su propuesta, por lo cual es necesario que los mismos correspondan a marcas reconocidas en el mercado, en el caso de tóneres, cartuchos, cintas, deben ser originales, NO genéricos. 6.2. CAPACIDAD TÉCNICA Los requisitos solicitados en este ítem, son de obligatorio cumplimiento, la propuesta que no cumpla con ellos, será rechazada. 6.2.1. Capacidad Organizacional 6.2.1.1. Información de la Empresa El proponente deberá adjuntar la siguiente información referente a la empresa: Información sobre instalaciones, dirección y teléfono.

El contratista deberá contar como mínimo con una (1) bodega ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. o Municipios circunvecinos con un área cubierta para almacenamiento de los suministros no inferior a 1.500 metros cuadrados, en el evento que la bodega sea de su propiedad, este requisito se deberá acreditar con el respectivo certificado de Libertad y Tradición expedido por la correspondiente oficina de Registro de instrumentos públicos el cual deberá estar vigente a la fecha de presentación de la propuesta, si la bodega no es de propiedad del proponente este requisito se deberá acreditar con el correspondiente contrato de arrendamiento suscrito entre el proponente y el arrendador con un plazo de terminación no inferior a 3 años al momento de presentación de la propuesta. Para garantizar el suministro oportuno de los insumos, adicionalmente debe contar con mínimo 2 sedes, agencias o sucursales adicionales a nivel nacional (en las ciudades de Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga y Manizales ó también puede ser por zonas geográficas), para acreditar dichas agencias, sedes o sucursales deberá allegar los respectivos certificados de existencia y representación legal expedidos por la Cámara de Comercio con vigencia máxima de un mes. Descripción de la estructura organizacional, operativa y técnica que ofrece para la atención de los diferentes centros de formación y despachos regionales del SENA a nivel nacional, incluyendo un organigrama general y descriptivo. Dentro de su infraestructura operativa el proponente deberá contar como mínimo con: 1. Área de Atención al Cliente 2. Área de Logística y Distribución 3. Área de Bodegaje y Almacenaje



6.2.1.2. Personal mínimo requerido y requisitos del mismo El proponente es libre para establecer el número de personas a utilizar para la realización de los suministros, de acuerdo con el enfoque y la organización que de a los mismos, lo cual estará sujeto a la revisión por parte del SENA. Sin embargo, deberá contar cómo mínimo con el siguiente personal:

PERSONAL REQUISITOS MÍNIMOS

Un (1) ejecutivo de Cuenta

Deberá tener formación profesional en áreas administrativas o financieras, con experiencia general no menor de (5) años de los cuales debe tener como mínimo (2) años de experiencia como ejecutivo de cuenta de proveeduría integral de elementos.

Un (1) Ingeniero de Sistemas

Deberá ser ingeniero de sistemas con experiencia profesional no menor de (5) años, dos (2) de ellos en el sistemas de outsourcing.

Un (1) Asesor de cuenta

(asesor de servicio)

Deberá tener como mínimo formación tecnológica, con experiencia no menor de (5) años en atención en servicio al cliente, dos (2) de ellos en el sistemas de outsourcing.

El ejecutivo de cuenta actuará como supervisor del contrato por parte del CONTRATISTA, para cada uno de los profesionales antes mencionados, se deberá presentar por parte del oferente, soportes (copia de títulos y certificaciones) en la que se indique con claridad la experiencia mínima exigida en este numeral, fotocopia de la Tarjeta Profesional. Si se trata de profesiones que no tienen Tarjeta Profesional, se presentará en cambio copia del diploma o del acta de grado. Adicionalmente, se deberá diligenciar para cada uno de ellos la información solicitada en el Formato N° 6 del Pliego de Condiciones EL CONTRATISTA se obliga a que los profesionales exigidos en el presente pliego de condiciones, estén disponibles cada vez que EL SENA lo requiera, so pena de hacerse acreedor a las sanciones contractuales consagradas en la Ley 80/93.. EL SENA se reserva el derecho de verificar la información aportada de los profesionales en las certificaciones que acrediten su idoneidad y experiencia. En el evento en que efectuadas las verificaciones se adviertan inconsistencias en la información y/o documentación aportadas, la oferta será rechazada y se dará traslado a las autoridades correspondientes. Sin perjuicio del personal mínimo exigido en el presente numeral, el contratista que resulte adjudicatario podrá establecer el número de personas a utilizar en el desarrollo de los trabajos, de acuerdo con el enfoque de organización que le de a los



mismos, pero debe garantizar la realización de éstos y por tanto los proponentes deben tener en cuenta todo el personal al calcular el valor de la propuesta. Cuando cualquiera de los profesionales presentados por el contratista deba ser sustituido durante la ejecución del contrato, el nuevo profesional deberá cumplir con los mismos requisitos mínimos. EL CONTRATISTA está obligado a emplear en la ejecución de los trabajos el personal profesional aprobado, quienes deberán suscribir con el número de su Tarjeta Profesional todos los informes requeridos para la ejecución del contrato. EL SENA se reserva el derecho de exigir el remplazo del trabajador ofertado para la ejecución contractual, solicitud que es de forzoso acatamiento para el contratista. 6.2.1.3. Entrega de pedidos 6.2.1.3.1. Ordinarios: Los pedidos serán efectuados únicamente por el Supervisor del contrato designado por el SENA, quien verificará, ajustará si es del caso, aprobará y autorizará el despacho de las solicitudes realizadas por los responsables de los centros de consumo. El adjudicatario entregará los elementos en los diferentes centros de consumo de todo el territorio nacional, a las personas designadas por el SENA como responsables, debidamente empacados e identificados en las fechas determinadas y según el procedimiento establecido por el SENA, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles en Bogotá y cinco (5) días hábiles en las otras ciudades, contados a partir del día siguiente de la autorización que imparte el Supervisor designado por el SENA a la respectiva orden de compra, en la pagina WEB. Las entregas deberán realizarse en horarios de oficina, es decir de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m., de este trámite el adjudicatario entregará una copia de la remisión al centro de consumo y una al supervisor del contrato designado por parte del SENA, esta ultima deberá adjuntarse a la factura de conformidad con la respectiva fecha de facturación estipulada. El adjudicatario deberá garantizar la entrega oportuna y en perfecto estado de todos y cada uno de los elementos que forman parte de los pedidos requeridos por el Supervisor, cualquier daño, perdida, hurto que se presente en los elementos ante de ser entregados al centro de consumo será responsabilidad del adjudicatario 6.2.1.3.2. Urgentes:



Los pedidos de carácter urgente serán autorizados únicamente por el Supervisor del contrato designado por el SENA, en ningún caso podrán solicitarlos directamente los centros de consumo. El adjudicatario entregará los elementos en los centros de consumo en todo el territorio nacional, a los colaboradores designados como responsables, debidamente empacados e identificados en las fechas determinadas y según el procedimiento establecido por el SENA, en un plazo no mayor a un (1) día hábil en Bogotá y tres (3) días hábiles en las otras ciudades, contados a partir del día siguiente de la autorización que imparte el Supervisor designado por el SENA a la respectiva orden de compra, en la pagina WEB. Dada la urgencia de los elementos solicitados, las entregas deberán realizarse en horarios previamente acordados por el adjudicatario y el Supervisor del contrato designado por el SENA, de este trámite el adjudicatario entregará una copia de la remisión al centro de consumo, una al supervisor, esta última entregada conjuntamente con la factura de conformidad con la fecha de facturación estipulada. En ninguno de los casos mencionados el adjudicatario podrá entregar pedidos sin la previa autorización del Supervisor del contrato. 6.2.1.4. Medio Tecnológico de Control Para el suministro de que trata el objeto de la presente Licitación Pública, el proponente deberá ofrecer un software para la elaboración, consolidación control y posterior envió de los pedidos. El proponente deberá estar en capacidad de instalar el software en los centros de costos y puntos de control que determine la entidad, y entrenar a los usuarios del mismo para un manejo adecuado. Dicha herramienta deberá contar por lo menos con las siguientes características:

Idioma español Garantizar la instalación y operatividad del sistema en todos los centros de

consumo.

Garantizar la personalización del catálogo de productos, de acuerdo con las solicitudes de SENA de tal manera que los códigos utilizados sean equivalentes a los del sistema interno de la entidad.

Autorización de ingreso de cada centro de consumo para realizar los pedidos, estableciendo diferentes niveles de aprobación, mediante perfiles, y facultando al Supervisor asignado por el SENA como el único perfil autorizado para consolidar, aprobar, rechazar, modificar los pedidos.

Una vez realizada la entrega del pedido a cada centro de consumo, este podrá confirmar en el sistema los elementos recibidos.

Almacenamiento de un histórico de pedidos por centro de consumo, garantizando la seguridad de la información, evitando que la información sea modificada o eliminada.



El SENA podrá descargar un archivo que contenga toda la información necesaria de los elementos recibidos por cada centro de consumo, este archivo será utilizado para alimentar los aplicativos internos de soporte a la gestión de Almacén.

Generar todos los informes que sean requeridos por el SENA. Brindar capacitación a los diferentes usuarios del SENA, en el manejo de la

herramienta. Garantizar el soporte técnico en los casos que se requiera.

6.2.1.5. Informes Los informes serán entregados conjuntamente con la facturación, en medio magnético ó impreso, según lo establezca el Supervisor del contrato, estos informes deberán diseñarse previamente de conformidad con los requerimientos del SENA y podrán modificarse durante la ejecución del contrato, algunos de los informes son:

Consumo por cada centro de costo, según la periodicidad de la entrega y acumulado.

Consumo por centro de costo y comparativo entre los mismos. Consumo total por elemento. Informe de pedidos solicitados, pendientes de aprobación, confirmados,

remitidos, recibidos y facturados Informe de ejecución del contrato por rubro presupuestal. Cualquier otro informe que sea requerido por la entidad y acordado

previamente entre el contratista y el Supervisor del contrato. 6.3. Precio Máximo Unitario (HABILITADO / INHABILITADO) Las oferentes deben cotizar todos los ítems relacionadas en el Formato No.5 OFERTA ECONOMICA y el valor unitario de cada ítem no puede sobrepasar el valor máximo registrado en el Anexo No 5. PRECIO TECHO, en caso de sobrepasarlo, la propuesta será evaluada como INHABILITADA 7. FACTORES DE PONDERACION DE LAS PROPUESTAS (MÁXIMO 1000 PUNTOS)

FACTOR PUNTAJE

OFERTA ECONÓMICA 800 PUNTOS

TIEMPO DE ENTREGA PEDIDOS ORDINARIOS 100 PUNTOS

APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 100 PUNTOS

PUNTAJE MAXIMO 1000 PUNTOS



7.1 Oferta Económica (Máximo 800 puntos) Se evaluarán las propuestas habilitadas que cumplan con todas las especificaciones establecidas en el presente estudio previo. Es necesario aclarar que la entidad ha determinado factores de selección mediante asignación de puntaje y pese a que el factor más relevante lo constituye el precio, el valor del contrato que se suscriba será por la totalidad del presupuesto oficial, es decir por SIETE MIL CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($7.045.000.000) M/CTE, Incluido IVA y demás impuestos de Ley a que haya lugar, así como los costos en que los proponentes puedan incurrir para la ejecución de la propuesta, tales como logística, transporte y demás actividades necesarias para el desarrollo del objeto del proceso de selección. El SENA asignará el más alto puntaje (800 puntos), a la oferta económica de acuerdo a las siguientes reglas: 1. Para cada uno de los ítem relacionados en el anexo Nº 5 – Oferta económica se

otorgará un puntaje resultante de la siguiente fórmula:

Puntaje por ítem = PPi * MVOi VOi

Con:

PPi: Peso ponderado de cada ítem. Se tomará hasta dos decimales.

VOi: Valor unitario incluido IVA de cada ítem ofertado por el proponente

MVOi: Menor valor unitario incluido IVA ofertado para cada ítem. El puntaje por ítem se aproximará hasta dos decimales.

2. El puntaje asignado corresponderá a la sumatoria del puntaje obtenido por el proponente en cada ítem:

Puntaje total = Σ PPi * MVOi

VOi

El valor unitario ofertado incluido IVA para cada ítem no podrá exceder del valor unitario techo relacionado en cada ítem, so pena de que su propuesta sea rechazada.

Nota 1: La no cotización de la totalidad de los ítems, con las características requeridas, será CAUSAL DE RECHAZO de la propuesta. En el evento en el



cual algún ítem de la OFERTA ECONÓMICA presentada, no relacione precio alguno, la entidad asumirá que el valor ofertado del ítem es CERO.

Nota 2: Para los casos en los cuales el valor ofertado sea cero, se deberá

IMPORTANTE: Los oferentes deberán tener en cuenta al momento de presentar su propuesta, que los precios unitarios fijos no serán reajustados durante el plazo de ejecución del contrato.

7.2. Tiempo de entrega pedidos ordinarios ( 100 puntos)

Los oferentes deberán tener en cuenta que se evaluará la capacidad de respuesta medida en tiempo máximo de entrega de los productos solicitados mediante la modalidad de PEDIDO ORDINARIO, de acuerdo con la siguiente tabla:

TIEMPO DE ENTREGA PUNTAJE ASIGNADO

BOGOTA D.C

1 día hábil 50

2 días hábiles 20

3 días hábiles 10

Más de 3 días hábiles 0

OTRAS CIUDADES DEL PAIS

Entre 1 y 2 días hábiles 50

Entre 3 y 4 días hábiles 20

5 días hábiles 10

Más de 5 días hábiles 0

PUNTAJE MAXIMO 100 PUNTOS

El oferente deberá indicar expresamente en su propuesta los tiempos de entrega. 7.3. Estímulo a la Industria Nacional (100 Puntos) Se otorgarán cien (100) puntos a la propuesta cuyos bienes o servicios ofrecidos sean de carácter nacional. En atención al numeral 4.2.2 del Decreto 734 de 2012, son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia. Esta información se verificará en el Certificado de Cámara y comercio presentado. En el evento en el cual los bienes o servicios ofrecidos no sean de carácter nacional no se otorgará puntaje, luego el valor asignado en este caso será de cero (0).



8. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO De conformidad con lo establecido en el artículo 4 parágrafo 2 numeral 1 de la Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y el Documento CONPES 3714 de 2011, el SENA establece los siguientes riesgos: Número de riesgos a estimar 8 Valor del contrato $ 7.045.000.000,00 Total estimación del riesgo $ 639.516.162,70 Riesgo General

Observaciones Probabilidad Impacto Estimación Participación Asignación

Contratista SENA

Operacionales

Desconocimiento de la localización geográfica del sitio de entrega

Bajo Bajo $ 44.031.250,00 6,89% 100 % 0 %

Regulatorio

Surgimiento de nuevos impuestos durante la ejecución del contrato

Medio-Bajo Medio-

Bajo $ 44.031.250,00 6,89% 50 % 50 %

Económico

Aumento o disminución en las tasas de cambio aplicables a los elementos objeto del contrato

Medio-Bajo Medio-

Bajo $ 44.031.250,00 6,89% 100 % 0 %

Operacionales

Demora en la entrega de los elementos por legalización de importaciones

Medio-Bajo Medio-

Bajo $ 187.664.331,35 29,34% 100 % 0 %

Sociales o Políticos

Paros o problemas de orden público que impidan la entrega oportuna de los elementos contratados

Bajo Bajo $ 44.031.250,00 6,89% 50 % 50 %

Tecnológicos

Dificultades técnicas, operativas o tecnológicas que afecten la prestación del servicio por parte del contratista

Bajo Bajo $ 44.031.250,00 6,89% 100 % 0 %



Financiero

Disminución representativa del capital de trabajo del contratista

Bajo Bajo $ 44.031.250,00 6,89% 100 % 0 %

Económico

Desabastecimiento, especulación del mercado ó fluctuación de precios

Medio-Bajo Medio-

Bajo $ 187.664.331,35 29,34% 100 % 0 %

Operaciones

Perdida de los elementos por hurto o daño de la mercancía en el trascurso de la entrega.

Medio- Bajo Medio-

Bajo

Es responsabilidad de los proponentes, durante la etapa del proceso y hasta antes del cierre, hacer las observaciones que estimen pertinentes en razón de su conocimiento especializado del bien o servicio a suministrar. 9. MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES URGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR En cumplimiento de lo estatuido en la normatividad vigente, los riesgos que corre el SENA en el desarrollo del contrato se pueden amparar así: GARANTÍA ÚNICA. EL CONTRATISTA se obliga a constituir dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato a favor del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA, cualquiera de las clases de garantías señaladas en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 5.1.3° del Decreto 734 de 2012 que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas con la celebración del Contrato y se ajuste a los límites, existencia y extensión de los siguientes amparos: a) De cumplimiento: Que garantice el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales a su cargo, el pago de la cláusula penal pecuniaria e indemnizaciones a que hubiere lugar, la cuantía será equivalente al veinte (20%) por ciento del valor total del contrato y con vigencia por el término del contrato y cuatro (4) meses más contados a partir de la fecha de expedición de la garantía única. b) Calidad de los bienes suministrados: Que garantice la calidad del bien a adquirir, derivado de la ejecución del presente contrato, el cual deberá tener un cubrimiento igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más contados a partir de la fecha de su expedición; teniendo como suma asegurada el cincuenta (50%) por ciento del valor del contrato



c) Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales, en cuantía del cinco por ciento (5%) del valor total del Contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) años más. d) Calidad del servicio: Por medio de este amparo se asegura la calidad del servicio prestado, equivalente al veinticinco por ciento (25%) del valor total del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y seis (6) meses más contados.

10. SUPERVISION DEL CONTRATO La Supervisión del contrato será ejercida por el Coordinador de Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA, ó por quien este delegue por escrito pero que en todo caso posea las competencias para vigilar el adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales, de conformidad con lo establecido en la Resolución del SENA No.965 de 2012, por la cual se adopta el manual de supervisión e Interventoría. El supervisor establecerá los mecanismos de permanente comunicación con el contratista para solicitar servicios, realizar aclaraciones pertinentes, solicitar por escrito el cumplimiento de las obligaciones, verificar las facturas de cobro enviadas, dar visto bueno de los bienes suministrados, solicitar cambios y realizar el trámite de pagos. Bogotá D.C.,

MIGUEL ANGEL FRANCO TORRES Director Administrativo y Financiero

Proyectó: Rocío Amelia López

estudios previos para adelantar el proceso de …

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