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IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE LAS 5S, COMO ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO CONTINUO DEL AMBIENTE LABORAL
DANIEL TASCO BOHORQUEZ
UNIVERSIDAD DE LA SABANA FACULTAD DE EDUCACIÓN
ESPECIALIZACIÓN EN PEDAGOGÍA E INVESTIGACIÓN EN EL AULA Chía, junio de 2009
Implementación del programa de las 5s, como estrategia de mejoramiento continuo del Ambiente laboral
Daniel Tasco Bohórquez
Trabajo de grado para optar el título de especialista en pedagogía e investigación en el aula
Magister Fabiola Hernández Asesora
Universidad de la Sabana Facultad de Educación
Especialización en pedagogía e investigación en el aula Chía, Junio de 2009
7
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN ........................................................................................................... 10
ABSTRAC ............................................................................................................ 10
INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 11
CONTEXTO INSTITUCIONAL ............................................................................. 13
PROBLEMA ......................................................................................................... 15
OBJETIVOS ......................................................................................................... 17
Objetivo General............................................................................................... 17
Objetivos específicos ........................................................................................ 17
JUSTIFICACIÓN TEÓRICA ................................................................................. 18
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................. 29
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................ 29
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO .............................................. 30
Grupo Pedagógico ........................................................................................ 35
(p3 y p6)........................................................................................................ 35
Jefe Área de Educación (p1) ......................................................................... 35
PLAN DE ACCIÓN ........................................................................................... 36
Estrategias en Acción ....................................................................................... 37
Estrategia No. 1 “Desarrollo e implementación del programa de las 5s” ....... 37
8
Estrategia No. 2 “Etapa de implementación del programa 5s”...................... 37
Estrategia No. 3 “campaña para la implementación de las 5s” ...................... 39
Estrategia No. 4 “Autoevaluación-reflexión del ejercicio investigativo” ......... 40
Estrategia No. 5 “motivación y trabajo en equipo” ......................................... 40
Estrategia No. 6 “Sentido de utilización” ....................................................... 41
Estrategia No. 7 “Sentido de Orden y Aseo” ................................................. 41
Estrategia No. 8 “aplicación evaluación programa 5s .................................... 42
ANÁLISIS TRANSVERSAL .............................................................................. 43
ENCUENTRO FINAL DE REFLEXIÓN ............................................................. 44
EVALUACIÓN DEL PROCESO ........................................................................ 45
CONCLUSIONES ................................................................................................ 48
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 50
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 51
ANEXOS .............................................................................................................. 52
Anexo A. ........................................................................................................... 52
Anexo B. ........................................................................................................... 54
Anexo C ........................................................................................................... 57
Anexo D. .......................................................................................................... 59
Anexo E. ........................................................................................................... 61
Anexo F. ........................................................................................................... 63
9
Anexo G. .......................................................................................................... 65
Anexo H. .......................................................................................................... 67
Anexo I. ............................................................................................................ 69
Anexo J. ........................................................................................................... 71
Anexo K. ........................................................................................................... 73
Anexo L. ........................................................................................................... 75
Anexo M. .......................................................................................................... 77
Anexo N. .......................................................................................................... 83
Anexo O. .......................................................................................................... 88
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RESUMEN La implementación del programa las 5s en el Área de Educación, Dirección de Bienestar Social encaminado a orientar la mejora continua del entorno de trabajo, con el objetivo de satisfacer eficientemente las necesidades y expectativas de los clientes, el aumento de los niveles de motivación, compromiso y sentido de pertenencia de los miembros del equipo, quienes son los facilitadores de cada una de las intenciones. El ejercicio investigativo realizado bajo los fundamentos teóricos de la investigación acción educativa y la filosofía japonesa de las 5s, permitió la interacción del equipo de trabajo en su contexto laboral con el fin de mejorarlo, logrando avances significativos, evidenciados en el sentido de orden, limpieza y modificación de algunas estructuras mentales que impedían visualizar las situación problémica. Las estrategias puestas en marcha durante la investigación, fortalecieron el trabajo en equipo y solidaridad de los integrantes del Área de Educación, posibilitando de esta forma en cumplimiento de los objetivos institucionales y mejoramiento del ambiente laboral. Palabras Claves: mejora continua, trabajo en equipo, motivación, solidaridad,
cultura organizacional.
ABSTRAC
The implementation of the 5s in the Department of Education, Directorate of Social Welfare in order to guide the continuous improvement of working environment, to efficiently meet the needs and expectations of customers, increased levels of motivation, commitment and ownership of the team members, who are the facilitators of individual intentions.
Exercise research conducted under the theoretical foundations of educational research and philosophy of Japanese 5s, allowed the interaction of team work their work to improve it, making significant and reflected the sense of order, cleaning and modification of certain mental structures that prevented the display problem situation.
The strategies implemented during the investigation, strengthened teamwork and solidarity members of the Area of Education, allowing in this way in fulfilling the corporate goals and improve the work environment.
Key words: it improves continuous, I work in team, motivation, solidarity, organizational culture.
11
INTRODUCCIÓN
El trabajo investigativo desarrollado en el Área de Educación de la Dirección de
Bienestar Social de la Policía Nacional, fue un ejercicio reflexivo y participativo, el
que ante una situación problémica identificada por el equipo de trabajo, que en
cierta forma impedía responder de manera efectiva y eficiente las exigencias y
demandas institucionales. La situación problémica fue identificada inicialmente
por el investigador líder, corroborada posteriormente por la totalidad de los
integrantes del equipo de trabajo, lo cual permitió hacer partícipe a sus integrantes
desde la etapa inicial, en pocas palabras, hubo pleno convencimiento en la
identificación de los aspectos susceptibles de mejora y acciones para subsanarlas
o controlarlas.
Lo más destacable del ejercicio investigativo fue la participación activa y
colaborativa de los servidores públicos integrantes del Área de trabajo, por cuanto
una vez conscientes de la situación reflejada y vivenciada en el contexto laboral,
de manera conjunta se diseñó el plan de acción o estrategias conducentes al
mejoramiento continuo, el que los actores eran los mismos involucrados, por ello
la importancia que cada actividad realizada desentrañaba realidades
intersubjetivas que a la postre coadyuvaron al cumplimiento de los propósitos.
La implementación del programa de las 5s, como estrategia de mejoramiento del
ambiente laboral del Área de Educación, se fundamentó en la filosofía japonesa
para realizar mejoras permanentes, como estrategia de vida, o forma de vida que
beneficia a todos, tanto de calidad y productividad para lograr el éxito esperado.
KAI=cambio - ZEN=bueno (para mejorar). KAIZEN, entendida como una cultura de
mejora Continua. Se denomina estrategia de las 5S porque representan acciones
que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S.
Clasificar. (Seiri), Orden. (Seiton), Limpieza. (Seiso), Limpieza Estandarizada.
(Seiketsu), y Disciplina. (Shitsuke), que al aplicarlo al contexto organizacional tenía
como propósito mejorar el sentido de orden y aseo, rompiendo paradigmas
culturales propios de la organización, a través de la metodología investigación
acción, que consiste en llevar a la práctica la teoría esbozada por Lewin.
El enfoque metodológico para la investigación, comenzó por analizar y reflexionar
sobre algunas realidades que afectaban en desempeño de un equipo de trabajo
del Área de Educación, por cuanto existían algunos aspectos relacionados con el
sentido de orden y aseo susceptibles de mejora, que requerían una serie de
acciones ordenadas, planificadas y controladas que permitieran el mejoramiento
12
del ambiente del trabajo. Se estableció el diagnóstico y el equipo líder, quien
diseño una serie de acciones de mejora, que planeadas, organizadas, ejecutadas,
verificadas y evaluadas de manera cíclica, reflexiva y crítica se iba forjando la
mejora continua.
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CONTEXTO INSTITUCIONAL
El Área de Educación de la Policía Nacional, encargada de orientar el servicio
educativo formal de la institución a través de los 22 colegios situados en las
principales ciudades del territorio nacional, se encuentra ubicada en la Calle 44
No.50- 51, cuarto piso oficina 404, Edificio de Seguridad Social, Barrio Pablo VI,
sector del CAN de la ciudad de Bogotá. Su misión es “direccionar el servicio
educativo formal, para el trabajo y desarrollo humano, a través de una gestión
integral de alta calidad, fundamentada en una filosofía humanista que contribuya
el mejoramiento de la calidad de vida de la familia policial” y su visión “Será un
ente orientador del servicio educativo en la Policía Nacional de Colombia, que
asesora, investiga y proyecta para asegurar la calidad de la educación, buscando
el desarrollo humano comunitario de los estudiantes, la innovación tecnológica y la
excelencia administrativa, merecedor por ello del reconocimiento institucional y
nacional como modelo de organización educativa que contribuye el mejoramiento
continuo en la calidad de vida de sus beneficiarios”, el equipo de trabajo está
conformado por 9 personas, quienes impulsan el cumplimiento de los objetivos
misionales.
A este espacio laboral frecuentemente acuden usuarios de los servicios
educativos, docentes, padres, estudiantes, clientes internos y externos, quienes
buscan orientación, asesoramiento, presentan no conformidades por los servicios
prestados, ofrecimientos de bienes y servicios, entre otros aspectos relacionados
con el direccionamiento estratégico y políticas educativas, requiriendo de sus
integrantes plena disposición para atender los requerimientos y buscar alternativas
de solución a sus inquietudes, para lo cual se debe dejar a un lado las
obligaciones propias del proceso bajo responsabilidad.
Las acciones lideradas tienen impacto y responsabilidad nacional (22 colegios
ubicados en las principales ciudades), por tanto el flujo de la información es
significativo, requiriendo de manera frecuenta el acceso y consulta de archivos
tanto personales como colectivos; por tanto la comunicación, el sentido de
organización y disciplina se convierten en una necesidad para cumplir de manera
efectiva con los propósitos de la institución; situación que no se da del todo,
faltando un poco de disciplina para mantener todo en orden , aseado y tener
exclusivamente lo necesario en los puestos de trabajo para facilitar los
desplazamientos, visualización y localización de información.
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El ambiente de trabajo es agradable, existe respeto, tolerancia y participación
activa en las diferente decisiones que afectan la organización, todos los aportes
son validos y significativos. La comunicación en su interior es positiva, al igual que
sus relaciones, los pocos eventos o conflictos presentados se solucionan a través
del diálogo. Existe colaboración y apoyo mutuo, situación que conduce al logro de
los objetivos propuestos, sin embargo se requiere fortalecer un poco más la
cohesión y unidad de grupo. Dentro de los aspectos por mejorar se podría citar el
sentido de orden y organización, fortalecer el trabajo en equipo e incrementar
estrategias que permitan mantener motivados a los integrantes, por tanto el
programa de las 5s, es una estrategia válida para cumplir con los propósitos.
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PROBLEMA
Los equipos de trabajo modernos para desarrollarse exitosamente y responder a
las exigencias y demandas del mundo actual, requieren del rompimiento de
paradigmas que conduzcan a generar contextos de aprendizaje continuo, trabajo
en equipo, dinamismo e innovación, forjando autodisciplina y compromiso para el
cumplimiento de los propósitos propuestos, con una visión compartida y flexible
para transformar las diferentes cosmovisiones, en donde la teoría y la práctica se
conviertan en una realidad. Bajo esta perspectiva se pretende:
Aplicar el programa de las 5 s como estrategia para mejorar el ambiente
laboral en el Área de Educación de la Dirección de Bienestar Social de la
Policía Nacional.
Para esta actividad se requiere de sus actores liderazgo y convicción para
comprometer a los integrantes del equipo de trabajo, en la planeación, ejecución y
verificación de cada una de las tareas emprendidas, las cuales conducirán a
mejorar la motivación, participación e identificación con el espacio laboral y por
ende al cumplimiento de los propósitos de la organización.
Ahora bien, el Área de Educación como espacio laboral requiere que sus actores
lideren acciones que permitan mejorar el sentido de orden, aseo y organización
de los espacios de trabajo, tanto aquellos de uso personal como común, por
cuanto mediante registros de observación se han detectado algunos aspectos
susceptibles de mejora: cierta desorganización en los puestos de trabajo de la
mayoría de servidores públicos, existencias de elementos innecesarios en los
escritorios que dan mala apariencia, destacando entre ellos: vasos, pocillos,
papeles, carpetas, libros, objetos personales, entre otros, que pueden
obstaculizar la visualización, la ubicación y desarrollo de las tareas de la oficina;
también se evidencian cajas, objetos en las zonas comunes, panorama que forma
parte de la cotidianidad y de la cultura organizacional, durante la jornada y al
finalizar la misma, generando una sensación de indisciplina. Elementos de
oficina de uso común son manejados como propios, según los inventarios,
dificultándose su utilización, poco interés para participar en actividades
programadas por la institución, argumentando exceso de trabajo, escasa
motivación para mantener en orden la oficina.
Estos aspectos observados seguramente son objeto de acciones de mejora, por
tanto consideró que el programa de las 5s, se presenta como una alternativa
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válida para buscar modificar y reflexionar sobre algunos hábitos humanos que
desfavorecen la unidad de grupo y evitan su crecimiento, su aplicación mejorará
el trabajo en equipo, la sensación de bienestar y dará respuesta a las necesidades
y expectativas de los clientes.
En la tarea que vamos a emprender, las estrategias de motivación al interior del equipo de trabajo serán claves, por cuanto un servidor público motivado, seguramente se comprometerá con los ideales, metas, intenciones y compromisos de la institución, sin embargo se debe tener presente que cada individuo es un mundo diferente, con su propia particularidad, sus intereses y expectativas no son los mismos. Por tanto es preciso la observancia de uno los grandes eslóganes de las administraciones, el cual consiste en predicar con el ejemplo bajo estos supuestos se orientará el presente trabajo.
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OBJETIVOS
Objetivo General
Implementar en el equipo de trabajo del Área de Educación de la Dirección de
Bienestar Social el programa de las 5 s como estrategia de mejoramiento continuo
del ambiente de trabajo.
Objetivos específicos
1.- Exponer ante el equipo de trabajo el programa de las 5s como herramienta de
mejora continua de la organización
2.- Validar la necesidad individual y organizacional de aplicación del programa de
las 5s.
3.- Establecer y socializar diagnóstico del espacio organizacional.
4- Diseñar un cronograma de trabajo que permita la implementación del programa
de las 5s al interior del equipo de trabajo.
5.- Desarrollar acciones de entrenamiento, sensibilización y conceptualización del
programa de las 5s al interior del equipo de trabajo.
6.- Liderar acciones de integración y participación del equipo de trabajo
promoviendo el sentido de organización, utilización y embellecimiento del espacio
laboral.
7.- Desarrollar estrategias conducentes a elevar la motivación y disciplina
mediante el aprovechamiento de los espacios de recreación y esparcimiento
ofrecidos por la institución.
8. Fortalecer el sentido de pertenencia y trabajo en equipo como estrategia de
mejoramiento organizacional.
9. Desarrollar acciones conjuntas que permitan mantener y mejorar la solidaridad del equipo de trabajo.
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JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
El estudio a realizar se justifica por cuanto al observar el contexto del Área de
Educación, es evidente que se requiere mejorar algunos aspectos de
organización y orden, situación ésta que puede reflejar para el cliente interno y
externo, indisciplina, falta de sentido de pertenencia, falta de compromiso de sus
integrantes, por cuanto de alguna forma todos tenemos responsabilidad de esta
realidad (cajas en el piso que obstaculizan el tránsito, demasiados elementos
innecesarios en los escritorios y en los archivos, objetos personales, acumulación
objetos que no se utilizan y que deslucen la presentación).
En la vivencia cotidiana algunos de estos objetos pueden presentar riesgo para
la seguridad e integridad de los servidores públicos que laboran en la oficina, otros
son innecesarios y ocupan espacios útiles que saturan los archivos, escritorios y
cajones, dificultando desplazamientos, ubicación de registros y material de trabajo,
dilatando los tiempos de respuesta y cumplimiento de los fines del equipo de
trabajo. De los ocho (8) puestos de trabajo hay dos que sobresalen sobre los
demás por su sentido de orden y organización (P1 y p7), y tres que se encuentran
en el lado opuesto (p4, p5 y p8), aspecto observado durante la jornada laboral, al
momento de retirarnos a almorzar y posteriormente al finalizar la actividad de
trabajo del día, teniendo en cuenta la estructura del Área de Educación o equipo
de trabajo, según la gráfica 1.(p1, hace alusión a persona, p2, persona 2, p3,
persona 3…)
En la práctica diaria me he percatado y he vivenciado las dificultades para hallar o
utilizar ciertos elementos, algunos de uso común, ya que su ubicación está
determinada por un inventario, por tanto, cuando no se encuentra la persona,
acceder al elemento es imposible y en algunas ocasiones por las aglomeraciones
de cosas en los escritorios, archivadores, gavetas y puestos de trabajo, lo cual
justifica la aplicación de la estrategia de las 5s, con el ánimo de propender por el
mejoramiento continuo de los procesos liderados, en donde la motivación y trabajo
en equipo serán ejes fundamentales para el cumplimiento de los propósitos.
Las instituciones prestadoras de servicios en estas épocas de cambio requieren
mejorar la calidad de los productos, aunando esfuerzos por satisfacer los
requisitos del cliente, por tanto sus líderes deben diseñar estrategias convincentes
para dirigir, orientar y relacionarse mutuamente, elevando los niveles de
motivación y compromiso tanto individual como colectivo, toda vez que un servidor
público motivado, seguramente estará comprometido con los ideales, metas y
19
visiones de la empresa, sin embargo cada individuo es un mundo diferente,
debido a su propia naturaleza humana, sus intereses y expectativas no son las
mismas. Por tanto, es importante tener en cuenta el concepto de trabajo en equipo
esbozado por Álvarez (1997) "Es un grupo energizado de personas que se han
comprometido para lograr objetivos comunes, que trabajan y gozan con ello,
y que producen resultados de alta calidad"1. Ahora bien, en un equipo de
personas debe haber cierta atracción o simpatía, unidad y cohesión, aspectos que
permiten afrontar las dificultades propias de todo trabajo colaborativo, capaz de
analizar, replantear y ajustar las ideas para el cumplimiento de cada tarea, en la
que se aprovechen las habilidades que posee cada integrante, con plena
definición, asignación de roles, trabajo colectivo y sistemático.
Por tanto, el equipo de trabajo del Área de Educación de la Dirección de
Bienestar, inspirado en el mejoramiento continuo, consciente del compromiso y
reto organizacional desarrollará el programa de las 5s, en respuesta a las
exigencias globalizantes y necesidades percibidas mediante una observación
activa al espacio laboral, por cuanto ésta es una realidad que no se puede ocultar,
requiriendo dinamismo, disciplina y convicción para abordar las nuevas dinámicas
organizacionales, en espera de transformaciones tales como: visualización de un
trabajo por procesos, trabajo individual a un trabajo por equipo, mirada individual
a una mirada colectiva y holística, trabajo centrado en el cliente, enfoque creativo,
en el que se requiere el aporte del colectivo en la planeación, ejecución, control y
verificación de los objetivos de la organización, mayor disciplina en las
actuaciones, acciones posibilitadas por la motivación de sus integrantes. Siendo
de suma importancia tener presente lo expuesto por Lahey quien argumenta: “el
término motivación se refiere a un estado interno que activa y dirige
nuestros pensamientos…los motivos son los que nos hacen activos, más
que dejarnos pasivos, que nos llevan a hacer una cosa en lugar de otra".2 Sin
lugar a dudas, las acciones de humanas están directamente influenciadas por las
motivaciones, y en este estado interno activado, los pensamientos se convierten
en acciones que construyen realidades humanas.
1 Álvarez J. Desarrollando equipos de trabajo en la empresa chilena de hoy. Universidad de Chile: Facultad de Ciencias
Físicas y Matemáticas, Departamento de Ingeniería Industrial, 1997 2 LAHEY, Benjamin. B. Introducción a la Psicología (6ta ed.). Chicago, IL: Mc. Graw Hill.1999. Pag. 409 -411
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También digno de tener en cuenta lo esbozado por Peter Senge, quien expresa
en La Quinta Disciplina: “una organización desarrolla la capacidad de aprender
usando 5 disciplinas: Dominio personal, Modelos Mentales, Aprendizaje en
equipo, Visión compartida y Pensamiento Sistémico, cada cual brinda una
dimensión vital para la construcción de organizaciones con auténtica
capacidad de aprendizaje, aptas para perfeccionar continuamente sus
habilidades para alcanzar aspiraciones mayores"3 El ser humano tiene la
capacidad de determinar qué es lo más relevante para él o para el grupo y crear
condiciones que posibiliten el logro, las cuales pueden ser compartidas y
practicadas mediante una reflexión sistemática , que conducen al rompimiento de
esquemas mentales, que se ven reflejadas en nuestras propias acciones y que
conducen al perfeccionamiento humano y mejoramiento continuo organizacional.
El Área de educación con este ejercicio investigativo, colectivo y reflexivo pretende
ser pionera y modelo de equipo de trabajo a nivel de la Dirección de Bienestar
Social, buscando modificar esquemas de trabajo que beneficien a toda una
comunidad, a partir cambios de imaginarios mentales que conduzcan al
mejoramiento continuo, que Sullivan define (1994), “el Mejoramiento Continuo,
como un esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de la organización a lo
que se entrega a clientes”4 Por tanto, el entusiasmo e intenciones provenientes
desde la organización, posibilitan con las acciones de las personas, satisfacer,
atender las necesidades y expectativas de los clientes, en donde los esfuerzos se
realizan con responsabilidad y convicción, y se adelantan acciones de mejora, que
conduzcan a consolidar la calidad total.
Como las acciones de mejora requieren el compromiso y la participación activa de
los integrantes del equipo de trabajo, se debe tener en cuenta lo expuesto por
Bárcena Orbe. “quien señaló la conexión entre reflexión y moralidad. A su
juicio, el punto de vista moral se hace especialmente evidente ahí donde
surge una diferencia entre lo mejor y lo peor, es decir, allí donde existiendo
incertidumbre no hay más remedio que elegir entre curso alternativos de
acción y decidir “reflexionar sobre una acción significa que existe la
incertidumbre y la necesidad de una decisión acerca de qué curso de acción
3 SENGE, Peter. La quinta disciplina. Garnina, España. 1992. Pag. 15
4 l. p Sullivan. 1994
21
es mejor”5. El acto reflexivo al interior del equipo de trabajo es importante para la
toma de decisiones, a partir de ella se tomará conciencia individual y colectiva que
favorecerá el desarrollo de las actividades de mejora, debidamente planeadas, por
cuanto la reflexión es un acto humano que nace de las vivencias y saberes del
sujeto que se halla inmerso en muchas realidades, en respuesta a sus propias
necesidades de perfeccionamiento y proyección, mediado por lo ético, se realiza
para buscar solución a sus propios problemas, por tanto es un acto que humaniza
sus propias acciones.
Fundamentos Kaizen
Este paradigma japonés, establece que todos los días se tiene que mejorar algo y
que estas mejoras permanentes, se convierten, a la larga, en una estrategia de
vida, una forma de vida por el bien de todos, esta filosofía sirve para cualquier
clase y nivel de empresa, mientras haya búsqueda de objetivos, tanto de calidad y
productividad para lograr el éxito esperado. KAI=cambio - ZEN=bueno (para
mejorar). KAIZEN entonces es una cultura y una filosofía de Mejora Continua. En
un sentido común, es disminuir el costo aprovechando la mejora continua,
Masaaki Imai, fue el creador de este concepto, que se ajusta a la situación
problémica descrita.
Masaaki Imai. Plantea que para el mejoramiento "Se requiere hábito de mejora
continua al nivel de a toda la organización y comprometerse a alcanzar la
Calidad Total al nivel de toda la institución o empresa" 6 El mejoramiento
continuo es una filosofía que trasciende a todos los aspectos de la vida, no solo al
plano empresarial, ya que de por sí, los hombres y mujeres tienen una necesidad
de evolucionar hacia el autoperfeccionamiento. Esta base filosófica hace que la
mejora continua se convierta en una "cultura para ser mejores" que va más allá de
lo económico y en este sentido es casi una cuestión ética que se entremezcla con
las teorías de Maslow y Kaizen, al contrario de otras "filosofías empresariales", no
se trata de realizar grandes cambios, más bien se enfoca en realizar mejoras
pequeñas pero continuadas en todas las actividades, es una cuestión paso a paso
y no de grandes revolcones.
5 BARCE ORBE, Fernando. La práctica reflexiva en educación. España. Editorial complutense. 1994 Pag.11, retomando a Dewey J. 1996.
Naturaleza Humana. México Pag. 245. 6 MASAAKI. Imai. Como implementar el Kaizen en el sitio de trabajo. McGraw-Hill, 1998
22
Aunque se dice que el mejoramiento continuo no es cuestión de oficina, sino que
empieza en el gemba (donde ocurre la acción), sí se debe involucrar desde un
comienzo a la alta dirección en su aplicación, ésta debe implantar el concepto
kaizen como una estrategia corporativa y a partir de allí se realiza un planeamiento
estratégico que se inicia con el clásico análisis DOFA o FODA, mediante el cual se
identifica de manera clara el rumbo de la organización.
En el equipo de trabajo del Área de Educación, a partir de la identificación de la
situación problémica y reflexión de la misma, implementará de manera conjunta y
activa acciones de mejora, en las que todos los actores se involucran en su
solución, a partir de la interacción y rompimiento de esquemas mentales, trabajo
en equipo y pleno convencimiento que las acciones adelantadas redundarán en el
mejoramiento continuo, beneficio propio y organizacional, para lo cual se
desarrollarán estrategias enmarcadas dentro de la filosofía de la investigación
acción, que llevadas a la práctica producen cambios sustanciales del espacio
laboral.
El principio de orden y limpieza al que haremos referencia se denomina método de
las 5´s y es de origen japonés. Este concepto no debería resultar nada nuevo para
ninguna empresa, pero desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5´s es
una concepción orientada hacia la calidad total, que se originó en el Japón bajo la
orientación del estadounidense William Edwards Deming hace mas de 40 años y
que está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o
gemba kaizen.
Programa de las 5s.
Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios
expresados con cinco palabras japonesa que comienza por S. Cada palabra tiene
un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde
trabajar. Estas cinco palabras son:
Clasificar. (Seiri)
Orden. (Seiton)
Limpieza. (Seiso)
Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)
Disciplina. (Shitsuke)
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Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en
Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5s sean
características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses
practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas oportunidades
no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares
apropiados e identificados los elementos como papelería, extintores, basura,
libros, libretas, reglas, entre otros.
Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos
la eficiencia, la moral y el trabajo se reduce. Son poco frecuentes las instituciones
y oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco "S" en igual forma como
mantenemos nuestras cosas personales en forma diaria. Esto no debería ser así,
ya que en el trabajo diario las rutinas de mantener el orden y la organización
sirven para mejorar la eficiencia en nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel
lugar donde pasamos más de la mitad de nuestra vida. Realmente, si hacemos
números es en nuestro sitio de trabajo donde pasamos más horas en nuestra vida.
Es por esto que cobra importancia la aplicación de la estrategia de las 5s, no
visualizándolo como una moda, sino como un nuevo modelo de dirección
inspirado en principios japoneses, que aplica a nuestra cultura familiar y
organizacional, cuya aplicación nos conduce al mejoramiento de nuestra calidad,
vida a través de la puesta en práctica de una serie de estrategias que involucra a
sus actores.
A través de este ejercicio dinámico, compartido y colectivo, se resignificaran
realidades propias de la cotidianidad, produciendo transformaciones que
beneficiarán al entorno y ambiente laboral, es un trabajo de todos y para todos, en
el que cada una de las estrategias o actividades diseñadas, comprometen a los
integrantes, a algunos con mayor responsabilidad que otros, sin embargo se
pretende con estas estrategias modificar prácticas culturales y sociales que
alienan la visión transformadora y que conduzcan a mantener ordenado,
organizado y limpio el espacio de trabajo.
Fundamento Círculo Deming
El ciclo PDCA (Plan, Do, Check, act- P-H-V-A), también conocido como "Círculo de Deming" (de Edwards Deming), es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina espiral de mejora continua. Las siglas PDCA son el sinónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
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Para el presente ejercicio se tendrá en cuenta lo expuesto en el ciclo Deming (PHVA):
PLAN (Planificar)
Identificar el proceso que se quiere mejorar Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso Análisis e interpretación de los datos Establecer los objetivos de mejora Detallar las especificaciones de los resultados esperados Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando
las especificaciones
DO (Hacer)
Ejecutar los procesos definidos en el paso anterior Documentar las acciones realizadas
CHECK (Verificar)
Pasado un período de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada
Documentar
ACT (Actuar)
Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para alcanzar los objetivos con las especificaciones iniciales, si fuese necesario.
Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior Documentar el proceso
Fundamentos que se trabajarán a lo largo del ejercicio investigativo, por cuanto
son elementos, que en esencia se integran con la metodología investigación
acción propuesto por Lewin.
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ENFOQUE METODOLÓGICO
Para el presente ejercicio investigativo se tendrá en cuenta la investigación
acción, que es un método creado por Kurt Lewin (1946), considerado el padre de
la misma, quien lo utilizó para designar el método de varios de sus trabajos de
intervención comunitaria durante la segunda guerra mundial. Lewin describía con
él una forma de investigación que podía ligar el enfoque experimental de la ciencia
social con programas de acción social y con el fin de que ambos respondieran a
los problemas sociales principales de la época. Lewin argumentaba que mediante
la investigación acción, se podía lograr en forma simultánea avances teóricos y
cambios sociales, conocimiento práctico y teórico, la cual consistía en análisis –
diagnóstico, recolección de la información, conceptualización, planeación,
ejecución y evaluación, los cuales se repetían en forma reiterativa y cíclica. Lewin
también definía la IA (investigación – acción) como un proceso de investigación,
orientado al cambio social, caracterizada por una activa y democrática
participación en la toma de decisiones. También compara esta investigación-
acción a la que desarrolla el capitán de un barco: observando la dirección del
mismo, volviendo a mover el timón, etc. Hasta lograr la ruta correcta. La compara,
igualmente, con el modelo médico. El médico, en efecto, a través del diálogo con
el paciente, elabora un diagnóstico, prescribe un tratamiento; luego observando la
posible mejoría del paciente y otros efectos del tratamiento, reelabora y afina el
diagnóstico, y reestructura el tratamiento; y así hasta lograr el pleno
restablecimiento y salud general del paciente.
Para el caso particular de esta investigación se aplicó el enfoque metodológico
propuesto por Lewin, iniciando por reflexionar y analizar la realidad vivenciada en
el contexto laboral del Área de Educación, determinando que existían algunos
aspectos relacionados específicamente con el sentido de orden y aseo
susceptibles de mejora, que requerían una serie de acciones ordenadas,
planificadas y controladas que permitieran el mejoramiento del ambiente de
trabajo. Una vez determinado el diagnóstico inicial o situación problémica, se
procedió a conformar el equipo líder integrado por tres personas del mismo equipo
de trabajo, quienes de manera cooperativa organizaron, planearon, ejecutaron y
evaluaron una serie de intenciones para mejorar la situación problémica, las
cuales previa evaluación, se les realizaban los ajustes o acciones de mejora para
garantizar el cumplimiento de los objetivos. Las intenciones diseñadas y puestas
en ejecución involucraron a cada uno de los actores, haciéndolos partícipes de
cada una de ellas, en donde las tres personas líderes sirvieron de guía o
26
impulsores; llevando a la práctica el modelo y logrando acciones de mejora
significativas.
Karr W. y Kemmis, S. (1986) argumentan en relación con la investigación-acción
“para que exista deben tener tres condiciones necesarias y conjuntamente
suficientes.
Que el proyecto se haya planteado como una práctica social, considerada
como una forma de acción estratégica susceptible de mejoramiento.
Que dicho proyecto avance a través de una espiral de bucles o ciclos de
planeamientos, acción, observación y reflexión, estando todas las actividades
puestas en funcionamiento de modo crítico e interrelacionado.
Que el proyecto implique a los responsables de la práctica en todos y cada
uno de los momentos de la actividad, ampliando gradualmente la
participación en el mismo, para incluir a otros de los afectados por la práctica
y mantener un control colaborativo del proceso”
Sin lugar a dudas, la propuesta puesta en funcionamiento como acción de mejora
en el Área de Educación, con el apoyo de cada uno de los animadores puede
mejorar significativamente el ambiente laboral o corregir algunos aspectos
considerados como problémicos. En el ejercicio investigativo, el plan de acción
diseñado y puesto en ejecución contó con el apoyo del equipo líder de
investigación, y cada una de las estrategias adelantadas cuenta con el apoyo y
colaboración de los integrantes del equipo de trabajo, se evalúa y se realizan los
ajustes correspondientes.
Ahora bien, la investigación acción realiza de manera armonizada la expansión
del conocimiento científico y solución de un problema, mediante la participación
activa de los diferentes actores involucrados en el mismo, por cuanto ésta asiente
reflexionar, reflexión que permite modificar conductas y hábitos para relacionarse
con el mundo físico y social, en donde todos los involucrados se convierten en
coinvestigadores y artífices de la solución de la situación problémica que los
afecta, utilizando para ello estrategias, métodos y técnicas, que serán
resignificadas en la práctica. Para el caso que nos ocupa, los integrantes del
equipo de trabajo del Área de Educación, conscientes de algunas situaciones que
se podrían optimizar para mejorar el ambiente laboral, colaborarán activamente en
la planificación y ejecución del proyecto o programa de las 5s, dinamizando cada
una de las acciones propuestas, mediante la puesta en práctica de las intenciones,
27
aprendiendo y reflexionando sobre las mismas para generar cambios sustanciales
en el contexto.
También, el diseño metodológico de la investigación-acción se centra en la
reflexión sistemática sobre la acción. "La investigación-acción (...) es la
reflexión que sistemáticamente se plantea en y sobre la práctica,
considerando aquí esta como una hipótesis: así se actúa en orden a probar
ciertas presunciones/conjeturas para resolver un problema práctico. En
otras palabras, la investigación-acción es experimentar practicando, probar
estrategias en la práctica, comprobando los puntos conflictivos que existen
en la clase. Así, la investigación-acción es un tipo de acción reflexiva, es
reflexión en la acción"7 Por tanto, las actividades desarrolladas en el Área de
Educación conducirán al equipo de trabajo a reflexionar sobre ciertas prácticas
que se suscitan en el espacio laboral, que afecta la calidad del servicio prestado,
causando desgaste físico y emocional, el cual se puede perfeccionar a partir de un
ejercicio colectivo y participativo, que a la postre redundará en el mejoramiento del
ambiente laboral, requiriendo para ello total disposición y apoyo de los integrantes
del equipo de trabajo.
Ciro Parra, retomando los postulados de Lewin manifiesta que la investigación
acción es un proceso que busca la transformación de los participantes en la
misma, el cual está constituido por tres etapas o momentos: “planificación, la
ejecución, la observación y evaluación. La planificación parte de una idea
general gracias a la cual se define el objetivo o meta a alcanzar. A la luz de
los resultados que se obtengan del estudio de la situación inicial del campo
de interés, se llega a la elaboración de un plan de acción global conformado
por una serie de pasos o fases de la acción. En la ejecución se procede a
realizar las acciones previstas, después de cada una de las cuales se
efectuará una observación y evaluación de resultados según las directrices
del plan. La evaluación permitirá decidir sobre la conveniencia de ejecutar el
siguiente paso o la necesidad de repetir el anterior; incluso puede
determinar cambios sobre la planificación general”8 Cada una de las acciones
está estrechamente relacionada y actúan de manera cíclica, asemejándose al ciclo
P.H.V.A, propuesto por Deming.
7 ELLIOTT, Jhon.En Acción Educativa. Diciembre de 1986. P.24
8 PARRA MORENO, Ciro. Investigación acción y desarrollo profesional. Doctor en Pedagogía Universidad de Navarra, España. Director de
la Maestría en Educación. Universidad de la Sabana.2008
28
La propuesta de investigación acción se puede complementar con la visión de
mejoramiento continuo, la cual es una filosofía que trasciende a todos los
aspectos de la vida, no solo al plano empresarial, por cuanto el ser humano tiene
una necesidad de evolucionar hacia el perfeccionamiento. La teoría Kaizen basa
su filosofía en la mejora continua, sinónimo de calidad, que trasciende las esferas
de la cultura laboral, en este sentido es casi una cuestión ética, no se trata de
realizar grandes cambios, más bien se enfoca en realizar mejoras pequeñas pero
continuadas en todas las actividades, es una cuestión paso a paso y no de
grandes revolcones. La aplicación del kaizen consiste básicamente de cuatro
pasos que conforman un proceso estructurado, a saber:
Verificación de la misión: planeamiento estratégico
Diagnostico de la causa raíz: identificación y diagnóstico de problemas
Solución de la causa raíz mantenimiento de resultados.
Blandez, esboza las etapas fundamentales de la investigación acción “primera
etapa diseño de la investigación: diseño teórico y diseño metodológico;
segunda etapa, desarrollo de la investigación: planificación acción, reflexión
mediante un proceso cíclico y tercera etapa: elaboración del informe final” 9
sin lugar a dudas las orientaciones metodológicas planteadas sirven como guía
para reflexionar, pensar en la investigación, las características del equipo
investigador, procedimientos de recolección de la información y demás aspectos
necesarios para realizar una investigación ajustada a la metodología.
Teniendo en cuenta que la aplicación de la filosofía kaizen conduce al
mejoramiento continúo de las organizaciones, en este caso se articuló con el clico
P.H.V.A y la investigación acción: así: planificación del plan de acción, intenciones
o estrategias a desarrollar para mejorar la situación problémica observada y
vivenciada en el ambiente laboral de Área de Educación (p); ejecución, de las
estrategias diseñadas con el equipo de trabajo; verificar: confrontar y evaluar
cada una de las estrategias puestas en funcionamiento, previa observación y
reflexión de cada una de ellas (v) y finalmente ajustar: ajustes y acciones de
mejorar a cada una de las estrategias aplicadas (a).
9 BLANDEZ ANGEL, Julia. Investigación acción un reto para el profesorado. Guía práctica para los grupos de trabajo, seminario y equipos de
investigación. Zaragoza España. Publicación INDE, 1996. Pag. 49-94
29
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
La idea de investigación surgió de las observaciones realizadas en el Área de
trabajo en la cual labor hace varios años, allí eran marcados algunos aspectos de
orden, aseo y organización, susceptibles de mejora, no los visualizaba como una
gran problemática, por cuanto al comparar nuestro espacio laboral con otras
dependencias, la nuestra era muy agradable y organizada, pero si era válida
como una intención mejoramiento para hacer más agradable el ambiente donde
pasamos gran parte de nuestra vidas. Además la jefe de la oficina había planteado
diseñar algunas estrategias o acciones para hacer más digno y presentable
nuestra “casa”, sin embargo parecía que ya estábamos acostumbrados a vivir con
esa realidad, formaba parte de nuestros propios hábitos e identidad laboral,
algunos decían “yo me entiendo mi desorden”, “sé donde están las cosas”, “cada
uno que trabaje como quiera, lo importante es que cumpla con las tareas
asignadas”. Yo, también formaba parte de esa cosmovisión o cultura
organizacional y también en ocasiones había lanzado expresiones similares, pero
había vivenciado algunas dificultades generadas de la situación que afectaba el
rendimiento y precisión en la búsqueda y/o ubicación de alguna información, en
otras palabras era directamente afectado y a la vez responsable, por cuanto la
jefatura me encomienda constantemente algunas responsabilidades de control y
supervisión.
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Las organizaciones actuales deben desarrollar capacidades que permitan mejorar
la prestación de sus servicios, para responder a las necesidades y expectativas
de los clientes y usuarios de los servicios, éstas se dan a partir de la reflexión del
equipo de trabajo del Área de Educación, que evidenció algunos aspectos objetos
de mejora, manifestado en la falta de aseo y orden del espacio laboral, lo cual
dificulta la oportunidad en el cumplimiento de los objetivos misionales, reflexión
que permitió generar plena convicción de perfeccionar y mejorar ambiente
organizacional, recalcando que no es un caos, sino que lo observado se puede
mejorar, mediante el diseño, implementación, evaluación y ajustes de algunas
estrategias.
La realidad observada y vivenciada en el Área de Educación, mediante una
reflexión sistemática de la situación considerada como problémica, toda vez que
era evidente que hacía falta sentido de orden y organización, reflejado en poca
disciplina, tanto a nivel personal como colectivo. En mi práctica diaria podía
observar, comenzando por mi propio puesto de trabajo, poco orden,
30
amontonamiento de carpetas, papeles, documentos innecesarios que durante más
de un año no se habían utilizado, lo cual dificultaba la ubicación de archivos o
información vigente, para cumplir oportunamente con los procesos bajo mi cargo,
los cajones o archivos del escritorio se encontraban repletos, durante la jornada
laboral mi escritorio permanecía poco organizado, al retirarme a almorzar y al
finalizar la jornada laboral no me parecía importante dejar todo en orden. Esta
situación ocurría de manera similar con mis compañeros de trabajo, en algunos
más marcados, o sea presentaban mayor o menor caos. En el espacio laboral se
tenían equipos y elementos de oficina, cajas, carpetas, entre otros elementos que
no prestaban ningún servicio o beneficio para el cumplimiento de los procesos
misionales del Área de Educación, sin embargo éstos sí afectaban la armonía del
espacio laboral, generando cierto riesgo para los que allí trabajamos, ya que a
una compañera, al ingresar a un archivó le cayó una máquina en la cabeza, sin
generar daños mayores, además por el hecho de ser una dependencia donde se
atiende bastante público, nos interesaba mejorar el aspecto, por cuanto también
es nuestra imagen, calidad de vida y profesionalismo.
Además es preciso indicar que la jefatura había recomendado el diseño de
estrategias para disminuir riesgos y generar factores protectores en el equipo de
trabajo, evitando situaciones referidas anteriormente; se forjaron algunos
conversatorios informales, donde se reflexionó y determinó trabajar esta realidad
problémica como estrategias de mejoramiento continuo organizacional, toda vez
que para la época se venía trabajando y trabajando la implementación de un
sistema de gestión de calidad. En esta etapa se desarrollaron varias reuniones o
encuentros, para recolectar información con el apoyo del equipo de trabajo.
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
El equipo de trabajo conformado por 9 personas, los cuales están distribuidos en
tres grupos: desarrollo humano, pedagógico, y administrativo y financiero,
encargados planear el direccionamiento estratégico, desplegarlo, realizarle
seguimiento, control y verificación para garantizar el mejoramiento continuo,
satisfacción de los usuarios y cumplimiento de los postulados misionales,
mostraron total disposición de acompañar y participar de manera activa en la
investigación, y con pleno convencimiento que ésta mejorará la capacidad de
respuesta institucional, cohesión del equipo de trabajo y mejoramiento continúo
del ambiente laboral. Sin embargo se requería conformar el equipo líder de
investigación, quienes serían responsables de las acciones de mejora.
31
En la primera reunión realizada para llevar a cabo el ejercicio investigativo, se
expuso el método japonés programa de las 5s, como herramienta de mejora
continua del ambiente laboral, fomento del trabajo en equipo y rompimiento de
paradigmas culturales. De la presentación del fundamento filosófico:
Español Japonés Intención
Clasificar – arreglar Seire Mantener solo lo necesario
Organización ordenar Seiton Mantener todo en orden
Limpieza Seiso Mantener todo limpio
Estandarizar Seiketsu Orden y limpieza
Disciplina Shitsuke Buen comportamiento –salud mental y física
Esta actividad se desarrolló en dos sesiones, en horas de la mañana con seis
personas y en la tarde con las dos restantes, más adelante abordó la temática con
p9, quien igualmente se enteró de las intenciones de mejoramiento lideradas por
el equipo de trabajo, allí se notó apoyo por la mayoría de los integrantes, también
se suscitaron comentarios de desaprobación, situación considerada como normal,
esta actividad fue liderada por el investigador líder.
En la segunda reunión o conversatorio se presentó y aplicó el instrumento o
cuestionario de autoevaluación, la cual consta de 24 preguntas, para determinar
la necesidad individual de aplicar el programa de las 5s. Este instrumento fue
ajustado y diseñado por el investigador líder, como estrategia de recolección de
información; el primer ejercicio de validación de la necesidad individual de aplicar
el programa de las 5s, se hizo en horas de la mañana, cinco de los ocho
integrantes del equipo de trabajo, lo desarrollaron con plena disposición e
inmediatez, evidenciando apoyo para el desarrollo de la propuesta, la aplicación
del instrumento a las tres personas restantes, fue un poco dispendioso, hubo que
insistir un poco, sin embargo al final se logró el objetivo. El instrumento de
autoevaluación fue diligenciado por ocho personas, falto una por diligenciarla el
conductor, quien usualmente permanece fuera de la dependencia, su rol lo
desempeña en otros espacios.
El instrumento Anexo A., cual consta de 24 preguntas cerradas, el instrumento fue
adoptado del proyecto educativo líderes siglo XXI “Guía No. 8 para desarrollar
calidad en la gestión de las instituciones educativas”, tenía la finalidad de validar
la necesidad individual de aplicar el programa de las 5s, por cuanto cada uno de
los interrogantes pretendía indagar aspectos relacionados con la cultura laboral y
personal, en donde cada pregunta según la frecuencia se evaluaba de 1 a 4, de
32
acuerdo a la siguiente escala, así: casi nunca (1); a veces (2), casi siempre (3) y
siempre (4), el máximo puntaje del cuestionario podría ser 96 puntos. Anexo A. La
valoración estaba dada con el siguiente criterio: debajo de 60 puntos se necesita
un radical cambio de las 5s; de 60 a 74 puntos, necesita esforzarse un poco más;
de 75 a 90 puntos, está en un camino correcto, debe esforzarse más, y más de 90
puntos, puede mejorar un poco y es consciente de su propia historia.
Para la aplicación del mismo, el investigador líder realizó una ambientación o
sensibilización, sobre la importancia de la sinceridad y objetiva al responder el
cuestionario, suministrando a cada persona un número según la estructura de la
organización, el cual serviría como eje orientador dentro del proceso investigación,
se hizo entrega del cuestionario a cada integrante del equipo de trabajo, una vez
diligenciado se procedió a su consolidación, obteniendo los siguientes resultados:
p1, 78 puntos; p2, 67 puntos; p3, 68 puntos; p4, 71 puntos; p5, 87 puntos; p6, 65
puntos; p7, 56 puntos y p8, 70 puntos. Cabe anotar que p1, corresponde a la
persona 1, p2 a la persona 2, p3 a la persona 3, p4 a la persona 4, p5 a la persona
5, p6 a la persona 6, p7 a la persona 7, p8 a la persona 8 y p9 a la persona 9, es
preciso indicar que p9 (conductor) su participación es esporádica en algunas
actividades, ya que su cargo le obliga a permanecer la mayoría del tiempo en la
parte externa del área de trabajo, además no tiene puesto de trabajo en la
dependencia.
En este orden de ideas, fue un ejercicio reflexivo ya que permitió detectar las
debilidades y fortalezas de los integrantes del equipo de trabajo, así como cierta
resistencia a reconocer algunas falencias a nivel personal y organizacional. Fue
bien interesante, toda vez que se pudo percibir que algunas personas requieren
mayor apoyo y acompañamiento para desarrollar la tarea de implementación del
programa de las 5s.
Las reglas de juego planteadas fueron que una vez diligenciada la encuesta debía
devolverla al investigador líder, actividad que fue acatada por cinco personas,
durante los espacios establecidos; para los tres restantes hubo la necesidad de
solicitar la autoevaluación en varias ocasiones, al tercer día fue devuelta al
investigador principal. Es digno de resaltar la disposición de la mayoría del equipo
de trabajo en el momento de diligenciar la encuesta, los tres restantes hubo la
necesidad de insistirle, haciendo entrega de esta tres días después, la actividad
fue bien interesante, por cuanto permitía que el individuo se hiciera una
autoevaluación y reflexión sobre sus prácticas.
33
A nivel individual el equipo de trabajo demanda una serie de acciones para
mejorar su capacidad de respuesta tanto a nivel personal como profesional. Dos
personas se encuentran en el rango superior a 74 puntos, de los cuales una
persona no fue lo suficientemente honesta, otra se encuentra por debajo del rango
de los 60 puntos, la cual se excedió en honestidad. Cabe anotar que esta
reflexión se hace teniendo en cuenta observado y plasmado en el diario de campo,
días antes a la aplicación del mismo, así: observación sentido de orden durante la
hora del almuerzo “la mayoría de los puestos de trabajo quedaron en completo
desorden – carpetas, papeles en el escritorio, se destaca por el orden p1 y
p7”…las características del sentido de orden tanto a la hora del almuerzo
(personal se ha retirado) y una vez finalizada la jornada laboral, son similares, se
evidencia poco orden…”, también se había tomado atenta nota de cada uno de los
puntos de trabajo, durante la actividad laboral, hora del almuerzo y una vez
finalizadas las labores, lo cual se contrastó con el cuestionario diligenciado por
cada persona.
En la tercera reunión o conversatorio se socializaron los resultados obtenidos en
la autoevaluación, obteniendo de esta forma el diagnóstico individual del equipo de
trabajo, a pesar de establecer que dos de las personas no fueron lo
suficientemente objetivas, se concluyó que corresponde adelantar algunas
acciones para continuar mejorando. Se presentaron manifestaciones de malestar
especialmente de p7, quien adujo que algunos no fueron lo suficientemente
honestos en el momento de desarrollar el cuestionario. Lo más importante es que
se continúa haciendo referencia a la situación problémica como una necesidad de
reconocerla para mejorar. Este conversatorio contó con la presencia de la totalidad
de los integrantes del equipo de trabajo, quienes pudieron hacer un balance sobre
las percepciones presentadas, la actividad se desarrolló en un ambiente de
cordialidad y respeto.
En la cuarta reunión, pasaron aproximadamente seis días y se optó continuar
con la aplicación del instrumento Anexo B “validación necesidad colectiva
programa 5s” para validar la necesidad organizacional de aplicar el programa de
las 5s, el cual se adoptó de la misma cartilla referida anteriormente. El
instrumento consta de 36 preguntas abiertas, que indaga sobre el sentido de
utilización, sentido de orden y sentido de aseo. Para su aplicación, el investigador
líder, reiteró la importancia de la objetividad y sinceridad para dar sus aportes,
sobre la visión general de cada interrogante, se leyó la pregunta y en consenso se
colocaba un puntaje de acuerdo a la frecuencia se evaluaba de 1 a 4, de acuerdo
a la siguiente escala, así: casi nunca (1); a veces (2), casi siempre (3) y siempre
34
(4), para un puntaje máximo de 144 puntos. Durante el desarrollo de la actividad
se presentaron algunos comentarios jocosos, que armonizaron el mismo, la puesta
el común y la búsqueda de consenso permitió conocer un poco más las barreras
existentes en el equipo de trabajo, especialmente aquellas relacionadas con la
aceptación de algunos aspectos por mejorar, una vez concluido el ejercicio se
procedió reiterar nuevamente los resultados arrojados por el cuestionario, y
recalcando la importancia de este ejercicio reflexivo. Esta actividad se realizó
aprovechando una reunión habitual, por tanto se contó con la totalidad de los
integrantes.
La valoración se realizó bajo el siguiente criterio: de 109 a 124 puntos: el equipo
de trabajo debe esforzarse un poco más; de 125 a 139: la organización está por el
camino correcto, puede mejorar un poco más; arriba de 140, el equipo puede
mejorar un poco más, es consciente de su propia historia, el cual se aplicó previa
ambientación realizada por el investigador líder, quien diligenció el cuestionario,
obteniendo 134 puntos. Considerando que la organización va por buen camino. El
equipo de trabajo percibe dificultades en la escasa preparación para responder a
las emergencias o accidentes, el programa de inducción y reinducción del la
dependencia, la distribución de los puestos de trabajo no es acorde, a la
existencia de elementos innecesarios en los escritorios y puestos de trabajo y a la
poca adecuación de la oficina para un ambiente saludable.
En síntesis los instrumentos aplicados en la etapa diagnóstica, reflejan algunos
aspectos tanto individuales como colectivos que requieren acciones o estrategias
de mejoramiento, especialmente lo relacionado con el aseo, orden y disciplina, los
fundamentará la importancia de aplicar el programa de las 5s en el Área de
Educación como una estrategia de mejoramiento del espacio laboral, ante el
equipo de trabajo que se conformaría más adelante, y diseño del plan de acción.
Es preciso indicar que en cada uno de los eventos realizados, el investigador líder
iba plasmando en el diario de campo, anecdotario y ficha de observación los
aspectos tanto positivos como negativos observados, que favorecían y/o podían
afectar o entorpecer la investigación.
En la quinta reunión, denominada de sensibilización y compromiso, se presentó
nuevamente los resultados (encuestas o cuestionarios aplicados) tanto
individuales como del equipo de trabajo, los cuales reflejaban la necesidad de
aplicar el programa de las 5s en el Área de Educación, allí se exhibió el objetivo,
alcance, posibilidades, importancia y beneficios de su aplicación. Hubo total
35
apoyo de los integrantes, les pareció importante la estrategia especialmente a la
jefatura, que veía en el programa una oportunidad para mejorar la organización.
Participaron ocho personas del equipo de trabajo, con excepción de p9, no pudo
hacerlo por obligaciones laborales, se propuso un nuevo encuentro para
conformar el equipo líder, buscando en lo posible la participación de un integrante
por grupo, primando la voluntariedad, la aceptación y reconocimiento del grupo,
liderazgo y capacidad de adaptabilidad.
En la sexta reunión se conformó el equipo líder para implementar el programa de
las 5s, en cual quedó integrado por tres personas (p2, p3 y p6), quienes con plena
disposición, apoyo y colaboración, decidieron formar parte de este ejercicio
investigativo, tal como quedó reflejado en el diario de campo diligenciado una vez
finalizada la misma. La conformación del equipo líder de investigación se realizó
sin ninguna dificultad. Seguidamente se asignaron los compromisos y elaboración
del plan de acción a desarrollar, iniciando por realizar un diagnóstico a través de
tomas fotográficas en el espacio laboral y zonas comunes.
Es bueno precisar que del equipo de trabajo, salió el equipo líder de investigación,
el cual está conformado por tres personas p2, p3 y p6 (psicólogo, y dos
licenciados en ciencias de la educación). Gráfica 1: equipo de trabajo, hace
referencia a la estructura del Área de Educación.
Gráfica 1: equipo de trabajo
La reflexión sobre el panorama del Área de Educación, nos condujo a plantear la
necesidad de diseñar e implementar algunas acciones de mejora, situación que la
mayoría de los integrantes del equipo de trabajo estaban de acuerdo, otros
consideraban que esto generaría más trabajo, por tanto no estaban muy
Jefe Área de
Educación (p1)
Grupo Pedagógico
(p3 y p6)
Grupo Desarrollo
Humano (p2 y p7)
Grupo
Administración del
Servicio Educativo
(p4 y p5)
Secretaria de
Jefatura (p8)
Conductor de
Jefatura (p9)
36
conformes. Lo más interesante del equipo de trabajo fue su carisma, compromiso,
el respeto y solidaridad, además a nivel organizacional, se tenía ganado un amplio
reconocimiento por el liderazgo, trabajo en equipo, responsabilidad, evidenciados
por los logros alcanzados, éste era un elemento más para que la estrategia
planteada tuviera mayor relevancia, por cuanto el compromiso era seguir siendo
los mejores.
La presentación de la metodología de la investigación acción, articulada con el
programa a implementar en el área de trabajo, no tuvo mayor dificultad, por cuanto
se integración es coherente con el ciclo Deming, que forma parte de nuestro
quehacer cotidiano de direccionamiento estratégico, como en la
operacionalización de los diferentes trabajos, el tema no era del todo desconocido
para el equipo de trabajo, por ello la metodología fue bien atractiva, primero
porque involucraba a todos los actores, todos éramos participes y el mejoramiento
beneficiaría al colectivo, las siguientes acciones trazadas permitían llevar a la
práctica la teoría planteada:
PLAN DE ACCIÓN
Una vez conformado el equipo líder de investigación se procedió a elaborar el Plan
de Acción, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, planear, hacer, verificar y ajustar
planteado por Deming y los postulados de Lewin, establecidos para la
investigación Acción Educativa. Teniendo como antecedente una situación
problémica real susceptible de mejora, una vez identificado el aspecto a mejorar
del área de trabajo, se analiza el mismo, plateando una serie de acciones o
estrategias que seguramente conducirán al mejoramiento de la misma. Es
conveniente precisar que para el análisis de la situación problémica ya se contaba
con algunos insumos o elementos de juicio como son los resultados de las
encuestas tanto individual como la grupal, además mediante observación se
podía complementar el razonamiento. Durante el diseño del plan de acción se tuvo
la oportunidad colocar en común los argumentos de cada uno de los participantes,
clarificando que lo más importante eran los postulados de la investigación acción y
ciclo P.H.V.A, situación que facilitó el desarrollo de la actividad, se analizaron los
pros y los contras de cada una de las propuestas e intenciones secuenciales y
ordenadas del programa de las 5s, plasmando en el diario de campo, los
comportamientos, actitudes y manifestaciones observados en los participantes, sin
embargo se clarificó que se evaluarían, una vez ejecutada, realizando los ajustes
a que diera lugar. En su desarrollo hubo plena colaboración y participación del
equipo líder, quienes reiteraban la importancia de que cada actividad involucrará
37
a la totalidad del equipo de trabajo, poco a poco se fueron consolidando las ideas,
hasta concluir la propuesta: Ver Anexo C. Plan de Acción.
Estrategias en Acción
Cada una de las estrategias planteadas y desarrolladas serán evaluadas de
manera cualitativa, de la siguiente manera: regular, cuando se alcanzan
parcialmente los objetivos, se presentan dificultades; Bueno, cuando se alcanzan
propósitos previstos, y las dificultades que se presentan no son significativas y
Excelente, cuando se alcanza el propósito propuesto.
Estrategia No. 1 “Desarrollo e implementación del programa de las 5s”
Una vez conformado el equipo líder y elaborado el plan de acción a seguir, con el
fin de mejorar el ambiente laboral del Área de Educación, se llevó a cabo la
séptima reunión o encuentro, primero que todo para sensibilizar al equipo de
trabajo sobre el programa de las 5s, su objetivo, el alcance, posibilidades y
beneficios de su implementación, además contando con varios insumos propios de
las encuestas aplicadas e impresiones plasmadas en el diario de campo.
Seguidamente el equipo líder (p2, p3 y p6) procedió a la tarea de establecer el
diagnóstico actual del espacio laboral, a través de algunas tomas fotográficas a los
puestos de trabajo, zonas comunes, archivadores, gavetas, que evidenciaron
debilidades en el orden y aseo especialmente en los puestos de trabajo. La
actividad desarrollada – tomas fotográficas - permitió al equipo de trabajo
integrarse y a realizar una verdadera reflexión sobre la práctica y vivencia; en
cierta forma fue voluntaria, cada uno podía elegir el o los “mejores” ángulos para
las tomas; siendo obligatoria de toma de conjunto, como anécdota, dos de los
integrantes del equipo de trabajo no estaban durante el desarrollo de la actividad,
por tanto las orientaciones del resto del equipo de trabajo, fueron dadas por los
mismos compañeros, quienes buscaron donde existiera mayor desorden la
realización de las mismas. La estrategia se puede considerar como sobresaliente
ya que se alcanzaron los objetivos esperados. Ver Anexo D.
Estrategia No. 2 “Etapa de implementación del programa 5s”
La octava reunión se realizó con el fin de presentar el diagnóstico fotográfico del
área de educación, ayudas en power point de cada una de las fotografías tomadas
en los puestos de trabajo y zonas comunes. Los resultados permitieron continuar
reforzando la idea, que en realidad se requerían acciones de mejora, así como
38
confrontar algunos resultados o autoevaluaciones del equipo de trabajo.
Participaron ocho integrantes del equipo de trabajo, la exposición fue realizada por
el equipo líder de investigación y contó con la disposición de escucha y reflexión
de los participantes, tal como se puede evidenciar en el Anexo M: fotografías
antes de implementar el programa de las 5s y después de la puesta en marcha de
algunas estrategias.
La presentación del material fotográfico y análisis del mismo, refleja la realidad
de cada uno de los espacios laborales y zonas comunes, en cuanto al sentido de
orden y aseo, permitiendo continuar cimentado la teoría que la implementación del
programa de las 5s, se presenta como una alternativa válida de mejoramiento
continuo. P3 y p6, bajaron las fotografías al computador, colocándole a cada uno
el nombre del responsable de ese espacio o personalizando la situación, con el fin
de dar mayor identidad, durante la presentación surgieron comentarios tales como:
”claro, tomaron las fotos que les convenía, no fotografiaron su propio desorden”
En esta actividad se evidenció la unidad de grupo, el compromiso y la toma de
conciencia colectiva, de la necesidad de mejorar el sentido de orden y
organización, se puede considerar como excelente el ejercicio.
En esta misma etapa se realizó la actividad de sensibilización y conceptualización
del programa de las 5s, sirviendo de apoyo el material fotográfico descrito
anteriormente, además con suficiente antelación el equipo líder de investigación
(p2,p3 y p6) prepararon un material en Word y power point, relacionado con el
programa, el cual fue entregado a cada uno de los integrantes, enviado por los
correos electrónicos personales y exhibido en la cartelera como estrategia
conducente a sensibilizar y buscar la interiorización de la propuesta, el material
fotocopiado y puesto en cartelera no generó el impacto esperado, algunos
estuvieron pendientes y leyeron la cartelera, otros leyeron los documentos
entregados y otros ignoraron los dos, en cuanto al correo, no se pudo evidenciar
su impacto., fue mucho más diciente la exposición fotográfica. En esta actividad
participaron las mismas 9 personas del equipo de trabajo. Igualmente se
desarrolló una actividad de integración o jornada de aseo al interior de la oficina
(archivo colectivo, puestos de trabajo, archivos comunes e individuales), ésta duró
aproximadamente dos horas, se desecharon elementos innecesarios,
especialmente documentos obsoletos o que no se utilizaban y que sin embargo
generaban desorden, se ubicaron algunos elementos que no se utilizaban, se
trasfirieron otros, se dieron de baja algunos y se organizaron los demás. La
actividad se puede considerar como buena. Ver Anexo E.
39
Estrategia No. 3 “campaña para la implementación de las 5s”
En esta etapa se evidencia un equipo de trabajo motivado y más comprometido
por mejorar el sentido de orden y aseo del espacio laboral, con el primer ejercicio
realizado encaminado a desechar lo que no se utiliza, las zonas comunes,
archivador y puestos de trabajo quedaron mejor presentados, considerando de
sumo interés aprovechar estos momentos para avanzar en el cumplimiento de los
objetivos. Durante la campaña de embellecimiento se desechando cajas, objetos
innecesarios y se coordinó con la persona responsable de servicios generales, la
realización de un aseo general de pisos y paredes. Aquí es bueno citar que la
institución tiene establecidas una serie de actividades de integración o deportivas,
que se realiza los días jueves en horas de la tarde, los servidores públicos se
encuentra distribuidos en dos turnos, o sea cada 15 días se tiene la posibilidad de
realizar actividades deportivas (natación, fútbol, bolos, baloncesto, gimnasia,
atletismo, tejo, billar, tenis de mesa y tenis de campo), espacios que no son
utilizados de la mejor forma, solo asisten uno o ninguno cada 15 días,
generalmente se argumenta exceso de trabajo, muchos compromisos, sin
embargo la realidad es otra, pues no se planifica la participación, se establecen
reuniones o mesas de trabajo para esos días, lo cual indica que no existe plena
convicción a su aprovechamiento, allí es donde con suficiente antelación
comenzamos a involucrar a los integrantes y a convencernos de la importancia de
estas actividades, por cuanto permite romper con la rutina e integrar a sus
miembros. Aquí hubo que desarrollar un gran acompañamiento, verificando,
controlando, compartiendo, apoyando y motivando la participación en las tardes
deportivas, con resultados significativos, en cuanto a la participación y motivación,
al día siguiente después de cada jornada, los comentarios eran positivos, se
reflejaba la alegría y unidad de grupo, al compartir buenos momentos con otros
compañeros de trabajo, además ese día se tenía la oportunidad de llegar más
temprano a cada uno de sus hogares.
Luego se desarrolló la actividad “desechemos lo que no se utiliza”, con la
participación de 7 personas con excepción de p1 y p9, por encontrarse en otras
actividades laborales. Es preciso indicar en este momento, que las fotografías
evidenciaban algunos aspectos susceptibles de mejora, se planeo desechar o
trasladar objetos y elementos que no se utilizan y que sin embargo afectan la
imagen y organización, reasignado una máquina de escribir, una impresora, porta
disquetes, papeleras y material de biblioteca, los integrantes participaron
activamente, hubo manifestación de alegría, integración y apoyo, se evidenció
motivación de los participantes en la actividad, cada uno dio lo mejor de sí mismo
40
para sacar adelante el compromiso asumido. La actividad se puede evaluar como
buena. Ver Anexo F.
Estrategia No. 4 “Autoevaluación-reflexión del ejercicio investigativo”
El equipo líder de investigación realizó un alto en el camino, donde reflexionó
sobre los avances y realizó los ajustes necesarios para garantizar la
implementación del programa de las 5s en el Área de Educación. Primero se
analizó el nivel de compromiso, aclarando que no todas las personas han dado lo
mejor para avanzar en cumplimiento de los propósitos planeados a nivel individual
y colectivo, sin lugar a dudas el equipo de trabajo ha mejorado notablemente,
evidenciado en el sentido de orden y organización. En la aplicación del seire
(clasificar y desechar lo que no se utiliza), se han desechado y reubicado gran
parte de los elementos. El seiton (organización – mantener todo en orden) este ha
crecido significativamente, armonía que se pierde durante la jornada laboral. En la
aplicación del seiketsu (estandarizar – orden y limpieza) el equipo de trabajo ha
mejorado la organización al retirarse a almorzar y terminar labores, el puesto de
trabajo queda bien presentado y finalmente la aplicación del shitsuke (disciplina y
buen comportamiento salud física y mental), el cumplimiento de las directrices
han sido las esperadas, se ha incrementado la práctica de actividades físicas,
tanto en el hogar como en las actividades de integración o tardes deportivas
organizadas por la institución. Se ha mejorado el trabajo en equipo y
comunicación interna, reflejado en cada una de las actividades de aseo,
organización o propias del quehacer misional, en la cual la mayoría de los
integrantes participan y apoya de manera activa su realización, además muestran
plena disposición y actitud de apoyo a quienes se encuentran con exceso de
trabajo, además esto permite una interacción y comunicación entre sus miembros,
considero que en lo personal estoy siendo un ejemplo de organización y trabajo,
igual que mi equipo líder. Se puede evaluar como buena la actividad. Ver Anexo
G.
Estrategia No. 5 “motivación y trabajo en equipo”
Las acciones desarrolladas han permitido avances bien significativos, por cuanto a
diferencia de los primeros días cuando se inició el desarrollo de estrategias de
mejoramiento, el sentido de orden y aseo es evidente, la participación en las
tardes deportivas es nutrida, a ella asisten las cuatro o las cinco personas
comprometidas: Durante la hora de almuerzo y después de finalizar la jornada
laboral, los puestos de trabajo quedan un poco más organizados. Se ha podido
41
observar mayor preocupación por mantener todo en orden, existe una energía en
los integrantes del equipo de trabajo que los moviliza a realizar las cosas bien,
acorde a los propósitos institucionales. La comunicación se ha mejorado, y el
trabajo en equipo, sigue siendo una gran fortaleza, reflejado los actos solidarios
entre compañeros. La mayoría ha manifestado que considera que ha recibido
apoyo de los demás compañeros cuando lo ha requerido, piensan que su trabajo
es reconocido y valorado tanto por los compañeros como jefatura del área,
situación observada durante varios días a través de una lista de control y ficha de
observación, plasmado en el diario de campo (ver anexo o), Se puede evaluar
este ejercicio como excelente. Ver Anexo H.
Estrategia No. 6 “Sentido de utilización”
El propósito de esta actividad es mejorar el sentido de utilización, con el fin de
revisar y excluir los elementos innecesarios e inservibles de los puestos de
trabajo, de modo que allí queden solamente los de uso frecuente, en sitios
estratégicos donde se ubicaría el papel y elementos de oficina industriales o de
uso común, tales como la anilladora, cosedora, perforadora, guillotina y cortadora
de papel, los cuales están en cada uno de los escritorios según la responsabilidad
asignada en los inventarios. Estos fueron ubicados en un espacio suficiente que
antes estaban llenos de elementos inservibles, en un comienzo generó gran
malestar, ya que al tratar de ubicarlos en sus escritorios o lugares habituales no
los hallaban, poco a poco se ha rompiendo esquemas y patrones culturales. Se
continúa ganando espacios para mejorar el sentido de orden, utilización y
organización, se contó con la participación del equipo líder que impulsó la
ubicación de cada uno de los elementos. Esta actividad se puede evaluar como
excelente, a pesar que aún algunos compañeros aduzcan cierta dificultad en
encontrar los elementos de uso común. Ver Anexo I.
Estrategia No. 7 “Sentido de Orden y Aseo”
En lo que respecta a esta estrategia se verificó en cada uno de los puestos de
trabajo y espacios comunes la aplicación del seiton (mantener todo en orden) y
seiso (mantener todo limpio), en esta actividad se logró involucrar a otra
dependencia encargada del apoyo logístico, posibilitando que el personal de
servicios generales recogiera todos los desechos, tanto en horas del medio día
como en horas de la tarde, igualmente para que cada 15 días se realice una
limpieza general. Aquí es preciso subrayar que poco a poco se ha ido cambiando
de cultura o de hábitos que impedían que el ambiente de trabajo fuera más
42
agradable, que los servidores públicos antes de retirarse a desarrollar algunas
actividades (reunión, almuerzo, término de actividades) organicen complemente el
puesto de trabajo, situación que genera sensación de limpieza y organización,
tanto para nosotros como para el cliente externo. Es digno de destacar la mejoría
que ha tenido p8 y p4, quienes han mejorado notablemente en modificar sus
hábitos de organización y aseo, falta aún un poco más por mejorar. Aspectos
referidos en el Diario de campo, por cuanto en las primeras observaciones,
adolecían de estos distingos. La actividad se puede considerar como excelente.
Ver Anexo J.
Estrategia No. 8 “aplicación evaluación programa 5s
La estrategia final, Ver Anexo K, se realizó para evaluar el avance y estado de la
aplicación del programa de las 5s, se realizó luego de cuatro meses y 2 semanas,
aplicando el tercer instrumento de Evaluación del gemba – Evaluación programa
5s, Anexo L. En este momento de la investigación, una vez desarrolladas diversas
estrategias con el equipo de trabajo, se procede a aplicar un instrumento de
manera colectiva, con el fin de determinar mediante un análisis crítico y objetivo,
los avances de la implementación del programa de las 5s de manera integral. El
equipo de trabajo investigativo p2, p3 y p6, realizaron la presentación de la
metodología y la su finalidad, indicando que el instrumento consta de 19
interrogantes, con escalas de valoración que van de 1, 4, 7 y 10 puntos, según el
nivel de percepción de cumplimiento o mejoramiento, cada uno da un valor, se
reflexiona y promedia, en el aparecen los 5s del programa como son selección,
ordenamiento, limpieza, estandarización y autodisciplina. Una vez realizada la
actividad y tabulado los resultaos, se pudo concluir que los avances son positivos,
especialmente en la selección, ordenamiento y limpieza, falta continuar
trabajando en la estandarización, especialmente en el respeto y acatamiento de
los estándares establecidos; y la autodisciplina, en el sentido de propender por no
consumir alimentos en los espacios laborales, aunque esto se hace de manera
consentida y ordenada, mejorar la práctica de actividades físicas para perfeccionar
la salud física y mental, reconocimiento que la participación en las tardes
deportivas han sido muy saludables y bien aprovechadas. Esta actividad se puede
considerar como excelente: Los resultados obtenidos fueron los siguientes:
Tabla No.1 Autoevaluación del gemba – programa de las 5s o mejoramiento
continuo.
Categoría Puntaje máximo Puntaje obtenido por el equipo de
43
trabajo
Selección 50 44
ordenamiento 40 34
limpieza 30 27
Estandarización 40 31
Autodisciplina 40 31
Sin bien es cierto, la mejora ha sido significativa, se requiere continuar adelantado
acciones y fortaleciendo estrategias para mejorar lo que tiene que ver con la
estandarización y autodisciplina.
Días después se realizaron nuevamente unas tomas fotográficas a los puestos de
trabajo y zonas comunes, en ella participaron como líderes p2 y p6, ya que p3
estaba con quebrantos de salud. Esta se realizó una vez finalizada las actividades
laborales, cuando la mayoría del personal se había retirado a descansar;
realmente era emocionante ver como la mayoría de espacios habían sufrido unos
cambios marcados, habían mejorado notablemente, el sentido aseo y organización
era espectacular, especialmente en los puestos de trabajo, faltando por mejorar o
ponerse un poco más a tono p5 y p8, sin embargo se había avanzado bastante; en
cuanto las zonas comunes y archivadores, también las acciones de mejora eran
reales. Ver Anexo M, comparación fotografías antes del programa y después de
las acciones de mejora.
ANÁLISIS TRANSVERSAL
El equipo investigador con miras a lograr cambios en la situación problémica,
lideró el desarrollo de una serie de acciones o estrategias enmarcadas dentro del
ciclo deming y postulados de la investigación acción, en la que el eje central fue la
implementación del programa de las 5s; iniciando con la presentación de la
propuesta como herramienta de mejora continua y rompimiento de esquemas
mentales, esbozo de los beneficios y solución de inquietudes; ambientación y
aplicación de instrumentos (encuestas) para establecer la necesidad tanto
individual como colectiva de trabajar la propuesta, dando a conocer los resultados
y determinando su viabilidad; desarrollo de implementación del programa de las
5s, conformación del equipo líder, distribución de compromisos y puesta en acción
del programa, con actividades de sensibilización, concientización y
establecimiento de diagnóstico a través de tomas fotográficas al espacio laboral;
reflexión sobre el diagnóstico establecido y desarrollo de la estrategia de desechar
lo innecesario; promoción de la organización, embellecimiento del espacio laboral
y participación en actividades de integración establecidas en la institución;
44
reflexión sobre los aspectos positivos y desaciertos del proceso investigativo;
evaluación la motivación y trabajo en equipo; sentido de utilización; sentido de
orden y aseo y evaluación del programa de las 5s o mejoramiento continuo. Ver
Anexo N.
ENCUENTRO FINAL DE REFLEXIÓN
El programa de las 5s implementado en el Área de Educación, como estrategia de
mejoramiento continuo, en su etapa de sensibilización y presentación del método
al equipo de trabajo, contó con una ambientación previa, toda vez que en días
anteriores la administración mediante un instructivo había fijado algunas
directrices al respecto, sin embargo éste había quedado como un documento más
de tránsito, por ello al retomar la propuesta como intención de mejora, ya se tenía
una información previa de la temática. Los primeros conversatorios o charlas
propiciados en la misma oficina y durante la jornada de trabajo, generó malestar
para algunas personas que visualizaban este programa como una carga laboral
más. Llevar a la práctica la teoría de la investigación acción fue bien interesante,
por cuanto inicialmente surgió la necesidad profundizar y documentar los ejes de
la propuesta el cual debía ajustarse a la investigación acción, para transformar y/o
modificar algunas prácticas colectivas o individuales.
La realidad percibida en el contexto laboral, la cual forma parte de la cultura, de la
vivencia y la práctica cotidiana, requería mirarla con un lente crítico, tener
elementos de juicio que permitiera generar impacto y autoreflexión, por ello la
adopción, diseño y ajuste de los instrumentos para establecer las necesidades
tanto individuales como colectivas de aplicar el programa de las 5s, fueron claves;
la aplicación del primer instrumento arrojó un diagnóstico individual, tres
compañeros de trabajo se mostraron apáticos al ejercicio, se demoran más de tres
días en diligenciar la encuesta, la segunda encuesta como fue colectiva, no tuvo
contratiempos; con estos dos primeros ejercicios ya se contaba con mayores
elementos que justificaban el programa, resultados que fueron socializados.
La etapa de implementación del programa, permitió sensibilizar y concientizar a
los integrantes del equipo de trabajo y confirmar el diagnóstico inicial con
evidencias fotográficas, las cuales fueron más contundentes, a pesar de los
inconvenientes menores que se presentaron, por cuanto algunas fotografías
reflejaban algunas realidades “privadas”, o sea poco orden, que al confrontarlo con
los demás, se estaba en un nivel menor y requería con mayor disciplina la
implementación del programa. Durante la aplicación del programa especialmente
45
seire (arreglar), seiton (ordenar) y seiso (limpiar), se integró en equipo de trabajo
en torno a una sola intención, se fortaleció el trabajo en quipo, cooperación y
solidaridad, ganamos todos por cuanto nos integramos más. El equipo
investigador estuvo siempre muy atento y dispuesto a realizar los ajustes,
acompañamientos y recomendaciones necesarios para el cumplimiento de los
propósitos.
La aplicación del shitsuke (disciplina), desde el comienzo, se estableció en el
equipo de trabajo, algo así como un pacto encaminado a lograr la participación en
cada una de las actividades recreativas organizadas y lideradas por la institución,
lo cual beneficiaba la salud mental y estados de ánimo. Es bueno también indicar
que durante el desarrollo de cada una de las estrategias inicialmente cuatro
personas estaban en un nivel que requería una intervención inmediata o aplicación
del programa de las 5s, con el correr de los días poco a poco fueron modificando
algunos hábitos que beneficiaban la propuesta, al final del ejercicio, todos habían
mejorado, en dos personas era más marcado su poco avance, especialmente
durante la jornada laboral, pienso que esto se debe especialmente por la
naturaleza de los procesos bajo responsabilidad, en los cuales requería
permanente consulta, recepción y trámite de documentos.
Otro aspecto digno de citar, es el hecho que aprendimos haciendo, poco a poco
fuimos modificando algunos hábitos que en cierta forma afectaban la armonía de
la organización, y al romper con estas estructuras mentales las acciones de
mejora fueron notables. La estrategia comunicativa, de socialización o difusión de
la propuesta no fue la más indicada, por cuanto los folletos y documentos
entregados a cada uno de los participantes no generaron el impacto esperado, sin
embargo las acciones concretas de organización, ordenar y limpieza, que
involucraba a todos los participantes y se veían resultados inmediatos fueron
significativos. Ver Anexo O. Diario de campo.
EVALUACIÓN DEL PROCESO
El Área de Educación de la Dirección de Bienestar Social, encargada de
direccionar el servicio educativo de 22 instituciones, está conformada por nueve
personas, quienes conscientes de la importancia de implementar estrategias que
permitan el mejoramiento continuo y excelencia administrativa, puso en marcha la
implementación del programa de las 5s, bajo el liderazgo de tres de sus
integrantes, quienes con su entusiasmo, ejemplo, dinamismo y disciplina,
46
impulsaron la transformación de algunas representaciones mentales que formaban
parte de los hábitos y formas de vida cotidiana en el campo laboral.
La experiencias del trabajo fueron bien importantes, por cuanto ante una situación
problémica detectada en el espacio laboral, inicialmente el investigador líder creó
y ambientó una serie de condiciones que a la postre fundamentaron la
planeación, ejecución y evaluación de una serie de acciones o actividades en
respuesta a lo observado y vivenciado, siendo lo más relevante el involucramiento
de la totalidad de los integrantes del equipo de trabajo, lo que significó una
participación activa y decidida de los integrantes, algunos con mayor entusiasmo
que otros, sin embargo aquellos que estaban un poco distantes poco a poco se
fueron contagiando de aquellas acciones que nos iban beneficiando a todos, a
algunos en mayor proporción que a otros.
Ahora bien, la situación problémica estaba enmarcada por cierta ausencia de
orden y aseo en el espacio laboral, reflejada en la acumulación de documentos,
objetos y elementos innecesarios que afectaban la estética y además la diligencia
y oportunidad de respuesta en el cumplimiento de las metas de la organización,
situación que sin lugar a dudas era susceptible de mejora. Durante el proceso se
contó con el concurso de la alta gerencia y con el apoyo de dos coinvestigadores
quieren fueron los “motores impulsores” de cada una de las estrategias, ya que
hubo momentos en los cuales las intenciones no tenían mucho eco. La aplicación
de la filosofía o programa de las 5s, era como una semilla que había que cultivar,
por tanto la necesidad de recordar constantemente los elementos mínimos durante
la jornada y al finalizar la misma, encaminada a cambiar de cultura o hábitos, los
cuales se continúan impulsando. La tarea no fue nada fácil, toda vez que muchos
aspectos estaban arraigados a la persona y ésta los consideraba inmodificables,
por cuanto “así había cumplido”, sin embargo las acciones de concientización
produjeron resultados positivos, en algunas más que en otras, evidenciando
notables cambios por ellos mismos y por personas externas.
En lo personal considero que fue un ejercicio bien significativo, por cuanto ante
una situación problémica que en cierta forma afectaba la armonía y estética del
espacio laboral, se logró que de manera cooperativa el equipo de trabajo
desarrollara una serie de acciones que produjeron una mejora continua del
ambiente laboral, contando actualmente con espacios más cómodos y
confortables para el cumplimiento de los objetivos y propósitos institucionales,
además poco a poco se ha logrado incorporar en los integrantes del equipo de
trabajo, algunos hábitos que han conducido a generar conciencia de la
47
importancia de mantener todo en orden y limpio. Igualmente el equipo de trabajo
reconoce la importancia de mantener de las acciones de mejoramiento
desplegadas, las cuales si bien es cierto, en algunos momentos generaron
malestar e incomodidad, especialmente con las evidencias fotográficas que se
continúan realizando, éstas han creado un impacto importante y una identidad
individual y colectiva, ya que se continúan cumpliendo con las mismas actividades
pero con mayor disposición, porque el mismo ambiente lo propicia.
La investigación acción llevada a la práctica cotidiana, permitió al equipo
investigador percibir la mejora continua de la situación problémica abordada, con
cada una de las estrategias desarrolladas, las cuales se iban ajustando y
replanteando mediante una reflexión y análisis permanente, fortaleciendo la
solidaridad y colaboración mutua en los integrantes del Área de Educación, por
cuando cada estrategia era una experiencia nueva para continuar creciendo y
avanzando hacia el cumplimiento de los propósitos, en síntesis los comentarios de
los integrantes del equipo de trabajo son bien positivos, la investigación nos
ayudó a todos, sin embargo ahí no ha finalizado todo, continuamos trabajando
para mantener en la práctica cotidiana la nueva cultura incorporada con la filosofía
de las 5s.
48
CONCLUSIONES
Se logró mejorar el sentido orden y aseo del Área de Educación de la
Dirección de Bienestar Social, especialmente las zonas comunes, archivo y
puestos de trabajo, generando de esta forma sensación de bienestar u
comunidad.
Se logró Integrar al equipo de trabajo en torno a una serie propósitos
construidos colectivamente y puestos en ejecución a través de estrategias
que exigían la cooperación y participación activa de cada uno de ellos, con el
firme compromiso del mejoramiento continuo del ambiente de trabajo.
Se logró fortalecer la cohesión del equipo de trabajo en torno a una filosofía
novedosa, articulada con la investigación acción educativa.
La investigación permitió generar una reflexión permanente sobre las
prácticas cotidianas y modelos organizacionales que han signado el devenir
histórico del ser humano, las cuales sin lugar a dudas son susceptibles de
modificar.
Se logró mejorar la comunicación al interior de la organización, toda vez que
cada una de las intenciones conducían a modificar algunas y/o reflexionar
sobre sus propias prácticas, que conducen al mejoramiento continuo de los
espacios laborales.
Permitió reflexionar sobre la importancia del aprovechamiento los espacios
de recreación y esparcimiento ofrecidos por la institución, como oportunidad
de mejorar la salud mental y física de cada uno de los integrantes del equipo
de trabajo.
Los instrumentos utilizados para determinar tanto la necesidad individual
como colectiva de aplicación de las 5s, fueron vitales tanto en la etapa
diagnóstica y/o identificación del problema, como en la etapa de evaluación,
los cuales cumplieron con su objetivo.
Para el establecimiento de diagnósticos en este tipo de investigaciones, los
registro fotográficos por parte fundamental.
El sentido de pertenencia y trabajo en equipo fueron aspectos que se
fortalecieron con el presente investigación, toda vez que en cada una de las
tareas o actividades emprendidas, se desarrollaban de manera cooperativa.
La solidaridad como valor humano por excelencia, fue uno de los valores
que más se fortaleció, evidenciada en la colaboración y apoyo mutuo del
equipo de trabajo para lograr el cumplimiento de los objetivos.
El modelo o programa de las 5s es aplicable a todos los ámbitos, incluyendo
el contexto familiar.
49
En lo profesional la metodología de la I.A.E me dotó de nuevas herramientas
conceptuales y científicas para abordar, intervenir y buscar la solución a
problemáticas sociales que aquejan las comunidades; ya que esta
investigación me hizo crecer más como profesional, toda vez que puede
llevar a la práctica una teoría, que era desconocida dentro de mi rol
profesional y de manera cooperativa lograr resultados sustanciales.
En lo familiar fue un ejercicio bien interesante, toda vez que mis hijos (dos)
terminaron conociendo en gran parte la teoría, por cuanto fueron como mis
auxiliares de investigación, en el caso de mi esposa, aunque un poco más
distante de la propuesta, también vivenció las acciones de mejora o
embellecimiento del hogar, además nos unió más en la causa común
“cumplimiento de unas metas”, enmarcadas por una férrea disciplina y
convicción.
50
RECOMENDACIONES
Es de vital importancia para el desarrollo e implementación el programa
contar con el apoyo de la alta gerencia o directivas de la institución, por
cuanto de ella depende en gran parte el éxito del mismo, todas las acciones
o intenciones dependen o son de ingerencia del Jefe, sin su apoyo el plan
tendría serias dificultades.
La estrategia comunicativa que utilicé a través de volantes, plegables,
información en cartera y a través de correos electrónicos, no tuvo mucho
impacto, los grandes avances se dieron con cada una de las prácticas que
permitieron la integración, cooperación y comunicación de los integrantes del
equipo de trabajo, bajo el liderazgo de los investigadores.
Conservar la paciencia y serenidad en cada una de las acciones, por cuanto
algunos servidores públicos o compañeros, son bastante receptivos, otros
muy pasivos y les da igual cada una de las acciones emprendidas.
Se requiere total coherencia del equipo líder, debe ser un ejemplo de vida,
digno de seguir o imitar, cada una de las intenciones que pretenda
desarrollar debe llevarlas a la práctica cotidiana para que tenga mayor
impacto, deben ser agentes impulsores y motivadores.
La selección del equipo de trabajo es clave, en lo posible involucrar a
personas de gran reconocimiento y aceptación por parte del equipo de
trabajo, que sean capaces de animar haciendo y con plena voluntad para
superar las desavenencias.
El diagnóstico fotográfico o fílmico es de suma importancia para evaluar el
impacto de cada una de las acciones emprendidas. A sí como los registros
detallados en el diario de campo y ficha de observación.
Si bien es cierto la investigación acción plantea una metodología similar al
ciclo P. H.V.A, (planear, hacer, verificar, ajustar) es conveniente integrar
estos supuestos teóricos.
La metodología trabajada en la presente investigación es ideal para trabajar
en cualquier tipo de organización como estrategia de mejoramiento continuo,
con plena seguridad la recomiendo tanto a mis compañeros de trabajo como
a otras dependencias, cuya aplicación requiere de disciplina y convicción.
51
BIBLIOGRAFÍA
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Universidad de Chile: Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas, Departamento
de Ingeniería Industrial, 1997.
BLANDEZ ANGEL, Julia. Investigación Acción un reto para el profesorado.
Zaragoza España. Publicaciones INDE, 1986- 49-94
BARCE ORBE, Fernando. La práctica reflexiva en educación. España. Editorial
complutense. 1994 Pag.11, retomando a Dewey J. 1996. Naturaleza Humana.
México Pág. 245.
CARR, W. y Kemmis, S. (1986). Becoming critical: education, knowledge and
action research.Londres: Falmer.
DEMING, William Edwards. Salir de la crisis. 1982
ELLIOTT, Jhon. En Acción Educativa. Diciembre de 1986. P.24.
LAHEY, Benjamín. B. Introducción a la Psicología (6ta ed.). Chicago, IL: Mc. Graw
Hill.1999. Pag. 409 – 411
LEWIN, Kurt. (1946). Resolving social conflicts. Nueva York: Harper
MASAAKI, Imai. Como implementar el Kaizen en el sitio de trabajo. McGrawHill,
1998.
PARRA MORENO, Ciro. Investigación Acción y Desarrollo profesional. Trabajo
presentado en el Congreso Nacional de Investigación-Acción Educativa,
organizado por la Asociación de Educación de Colegios Privados de Antioquia,
ADECOPRIA, los días 26 y 27 de abril de 2002, en Medellín, Colombia.
SENGE, Peter. La Quinta Disciplina. Garnica. España. 1992. Pag.15
52
ANEXOS
Anexo A.
Validación necesidad Individual programa 5s
Objetivo: Validar la necesidad individual de aplicar el programa de las 5s
Metodología: Lea y responda la frecuencia con que aplica lo siguiente: Use los
criterios: casi nunca (1) a veces (2), casi siempre (3) y siempre (4) y totalice el
puntaje.
¿Practica usted las 5s?
Actividades Puntuación
1 Mantengo una lista actualizada mis responsabilidades y utilizando criterio definidos para dar prioridad
2 Comparo al final de día lo planeado con lo ejecutado y planeo el día siguiente.
3 Soy consciente de los hábitos personales que me gustaría cambiar
4 Utilizo adecuadamente todos los recursos a mi disposición antes de solicitar nuevos.
5 Poseo el hábito de escribir todas las buenas ideas que genero
6 Procuro identificar y estandarizar todas las actividades repetitivas
7 Uso rutinariamente técnicas de planeación, como el 5w 1h.
8 Mantengo libre de elementos en exceso mi lugar de trabajo
9 Mi sistema de archivo permite agilidad para almacenar y recuperar la información.
10 Trabajo con el concepto de “administración visual “
11 Periódicamente evalúo si logré los objetivos y tomo acciones correctivas
12 Practico hábitos saludables para mantener mi salud física y mental
13 Cuestiono si la tarea que realizo agrega valor al producto/servicio misional.
14 Soy paciente y persistente en todo lo que hago
15 Soy practicante del mejoramiento continuo.
16 Me gusta trabajar en equipo
17 Mantengo mi escritorio limpio y organizado
18 Busco convencer con el buen ejemplo
19 Soy capaz de enseñar asuntos complejos de manera simple
20 Soy buen escucha, tanto para los éxitos como para atender los
53
problemas de los demás.
21 Soy capaz de perdonar mis errores y los de otras personas
22 Critico en privado y elogio en público
23 Me coloco en el lugar del otro
24 Soy, en fin, un creador de calidad de vida
Puntaje total
Adoptado: Proyecto educativo lideres siglo XXI “Guía No. 8 para desarrollar
calidad en la gestión de las instituciones educativas. Programa 5s. 2007.
54
Anexo B.
Validación necesidad colectiva programa 5s
Objetivo: Validar la necesidad de aplicar las 5s en el Área de Educación.
Metodología: En equipo los miembros del equipo de trabajo, leen y responden la
frecuencia con que se aplica lo siguiente. Use los siguientes criterios: casi nunca
(1) a veces (2), casi siempre (3) y siempre (4) y totalice el puntaje. Busque un
consenso y coloque el puntaje definitivo.
Autoevaluación: ¿Necesitamos las 5s?
SENTIDO DE UTILIZACIÓN Puntuación
1 ¿Estamos utilizando adecuadamente el espacio físico, los equipos y materiales dentro de la oficina?
2 El índice de utilización de los equipos existentes y biblioteca corresponde al número de integrantes del equipo de trabajo?
3 ¿Estamos utilizando adecuadamente los recursos disponibles (guillotina, máquina de escribir, cámara fotográfica, grabadora, anilladora?
4 ¿Estamos utilizando correctamente los procedimientos operacionales para la correcta utilización de las herramientas tecnológicas, procurando aumentar su vida útil?
5 ¿Estamos utilizando plenamente el potencial de nuestros compañeros del equipo de trabajo?
6 ¿Estamos utilizando bien nuestros recursos técnicos y financieros?
7 ¿Estamos utilizando bien nuestro tiempo?
SENTIDO DE ORDEN
8 ¿El sentido de orden de la oficina del jefe, puestos de trabajo, cartelera y archivo es el adecuado?
9 ¿La distribución de los puestos de trabajo y equipos es la adecuada a las necesidades del equipo de trabajo?
10 ¿Existe un buen sistema de comunicación visual dentro de la oficina?
11 ¿Los integrantes del equipo de trabajo se encuentran entrenados para actuar correctamente en caso de accidentes, desastres o cualquier tipo de emergencia? ¿ se puede evacuar rápidamente?
12 La jefe de la oficina deja el lugar de trabajo ordenado para dar ejemplo a los integrantes del equipo de trabajo
SENTIDO DE ASEO
13 ¿Todos los integrantes del equipo de trabajo se preocupan por el
55
aseo e higiene personal?.
14 ¿los responsables del aseo y cafetería son cuidadosos de cumplir con la higiene y cuidados para no causar enfermedades?
15 Los Directivos y jefes promueven y apoyan actividades sobre salud física y mental para los miembros del equipo de trabajo.
16 Practicamos diariamente los sentidos de utilización, orden y aseo
17 La oficina se encuentra airada e iluminada ¿la infraestructura es adecuada para un ambiente saludable?
18 ¿Evitamos ruidos molestos durante la jornada de trabajo?
19 Los baños son desinfectados de manera frecuente?
20 Existen intervalos de tiempo durante la jornada laboral (diferente a la hora de almuerzo) para relajamiento físico y mental?
21 La Institución promueve espacios entre compañeros de para fortalecer las relaciones interpersonales?
22 El Área de Educación define en forma compartida la misión, visión, filosofía y valores? ¿Estos son coherentes con la práctica diaria de los jefes y equipo de trabajo?
23 ¿Se realiza planeación participativa ¿ se pone en práctica los planes trazados? Se hace seguimiento?
24 ¿Los integrantes del equipo de trabajo saben resolver problemas, los problemas se perciben como oportunidades de mejoramiento?
25 ¿Los procedimientos operativos son simples y fácilmente ejecutables por los responsables?
26 El reglamento interno de la institución es conocido y cumplido por todos?
27 ¿Existe un sistema de entrenamiento e inducción para los nuevos funcionarios que llegan al equipo de trabajo?
28 ¿Se realizan los procedimientos operativos para realizar el entrenamiento e inducción?
29 ¿Todos los integrantes del equipo de trabajo participan activamente en los procesos decisorios del Área?
30 Las relaciones humanas al interior del equipo de trabajo son satisfactorias? ¿ se promueven actividades para fortalecer la autoestima, trabajo en equipo y asertividad de las personas del equipo de trabajo?
31 ¿Los integrantes del equipo de trabajo tienen libertad de expresar sus opiniones, sentimientos y dar sugerencias a sus superiores?
32 ¿Los integrantes del equipo de trabajo evidencian motivación por el trabajo a través de la puntualidad, disciplina y participación en las actividades programadas por la institución?
33 La percepción de los otros equipos de trabajo de la Dirección es
56
positiva sobre el trabajo que realiza el equipo de trabajo del Área de Educación.
34 ¿Existen instrumentos para medir la satisfacción de los clientes?
35 ¿Se establecen planes de acción para mejorar y atender las necesidades de los usuarios del servicio educativo?
36 ¿Los planes son puestos en práctica, se les hace seguimiento y evaluación?
Adoptado del Proyecto educativo lideres siglo XXI “Guía No. 8 para desarrollar
calidad en la gestión de las instituciones educativas. Programa 5s. 2007.
57
Anexo C
Plan de acción
Estrategia o
Actividad
Objetivo
Fecha
Responsable
Conformación equipo del trabajo,
distribución de compromisos y
elaboración plan de acción
Conformar el equipo líder que realizará la investigación y diseñar el plan de acción o estrategias de
mejora
23 de septiembre
P2, p3 y p6
Establecer diagnóstico
Mediante las tomas fotográficas, evidenciar aspectos neurálgicos
de la organización
24 y 25 de septiembre
P3 y p6, p2
Presentación y reflexión de los
resultados
Presentar diagnóstico fotográfico del espacio laboral
26 de septiembre
P2
Exposición del programa de las 5s
y entrenamiento
Presentar el programa como una herramienta de mejora continua
27, 28 y 29de septiembre
P2 y p3
Aplicación del seiso, seire y seiton
Mediante la realización de una jornada de aseo, organización y limpieza
02 de octubre
p2,p3, ,p6
Aplicación del seiso, seire y seiton
Jornada de integración a través de la realización de una jornada de aseo, organización y limpieza
03 de octubre
P1,p2,p3,p4,p5,p6,p7,p8 y
p9
Aplicación del seiso, Jornada de integración a través de la realización de una jornada de aseo y limpieza
06 de octubre
P1,p2,p3,p4,p5,p6,p7,p8 y
p9
Motivación Motivar a los integrantes del equipo de trabajo para que participen en las tardes deportivas
01 de septiembr
e a diciembre
10
P2,p3 y p6
58
Evaluar Los avances del programa de las 5s mediante la aplicación de un instrumento (encuesta) y toma de fotografías.
01 al 10 de diciembre
P2, p3 y p6
59
Anexo D.
Estrategia 1: Conversatorio Desarrollo e implementación del programa de las 5s
Objetivo
Descripción de la
estrategia
Instrumentos de
recolección de
información
Evaluación
Reflexión
Actividad 1: Sensibilización y compromiso institucional Actividad 2:conformación del equipo líder Actividad 3:
Presentación ante el equipo de trabajo el objetivo, alcance, posibilidades, importancia, beneficios de la aplicación del plan o estrategia de las 5’s. Distribución de compromisos entre los integrantes del equipo de trabajo para el desarrollo de la estrategia
Diario de Campo,
anecdotario y observación
Diario de Campo,
Se lograron los resultados esperados en el desarrollo
de las actividades propuestas,
considero que se pueden evaluar el
ejercicio como
EXCELENTE
Se lograron los resultados esperados en el desarrollo
de las
Hubo total apoyo por parte de la Jefatura del Área de Educación y equipo de trabajo, en la presentación de la propuesta o estrategia de las 5’s, disposición de escucha, atención. Se realizó aprovechando una reunión de trabajo, por tanto participó la totalidad de los integrantes. La actividad de distribución de compromisos fue un ejercicio valioso, quedando p2, p3 y p6 del grupo pedagógico y desarrollo humano. Asimismo durante el desarrollo del plan cada uno tendrá la oportunidad de evaluar el avance del mismo, de autoevaluarse. Fue un ejercicio bien interesante, por cuanto se incursionó en cierta forma en la privacidad de cada uno de nuestros compañeros de trabajo, al fotografiar tanto el puesto de trabajo desde diferentes ángulos y
60
Diagnóstico actual
Realizar toma de Fotografías en el espacio laboral para evidenciar los aspectos neurálgicos de la organización, especialmente en los puestos de trabajo (orden y aseo)
anecdotario y observación
actividades propuestas,
considero que se pueden evaluar el
ejercicio como
EXCELENTE
algunas zonas comunes, El ejercicio fotográfico era voluntario, la mayoría quería la toma desde cierto ángulo, otros que se ignorara algunos aspectos. Fue un ejercicio un poco jocoso, por cuanto dos compañeros estaban en otras actividades; los ángulos y espacios para tomar la foto fueron seleccionados por los compañeros. Fue un una actividad de integración y reflexión sobre “la organización y aseo”
61
Anexo E.
Estrategia 2: Conversatorio Etapa de implementación programa de las 5s.
Objetivo
Descripción de la
estrategia
Instrumentos de
recolección de
información
Evaluación
Reflexión
Actividad 1: Presentación y análisis material fotográfico Actividad 2: entrenamiento, sensibilización y conceptualización del plan o
Presentación ante el equipo de trabajo del Área de Educación las fotografías tomadas a los puestos y trabajo y zonas comunes. Conversatorio para brindar elementos para poner en marcha la estrategia y conceptualización de cada uno de los cinco elementos, teniendo como referencia el
Diario de Campo,
anecdotario y observación
Se logró el objetivo
esperado, considero que
se pueden evaluar el
ejercicio como
EXCELENTE
En parte se logro el
objetivo , se puede evaluar
como BUENO
La acción fue bien importante toda vez que se pudo observar de manera real la información captada por el lente de la cámara con ayuda humana, algunos espacios bastante distantes de los ideales (no muy bien organizados). Como las fotografías fueron tomadas por el equipo líder (3), surgieron comentarios tales como: “claro ellos tomaron las fotos que le convenían” “no fotografiaron su propia desorden”. Sin embargo lo más significativo de este ejercicio fue comenzar a generar conciencia colectiva de mejorar el sentido de orden y aseo en nuestro espacio laboral. Receptividad y dinamismo de los integrantes del equipo de trabajo con el ejercicio realizado y reflexión
62
programa de las 5’s. Actividad 3: Integración Equipo de trabajo
material fotográfico. Asimismo se hizo entrega de un material fotocopiado, conducente facilitar la interiorización de la estrategia y elementos claves. Realización de una jornada de aseo al interior de la oficina (archivo colectivo, puestos de trabajo, archivos individual y zonas comunes)
Se logró el objetivo
esperado, por cuanto en la
actividad participó todo
el personal. Se puede evaluar
como
EXCELENTE
de la realidad observada. En cuanto al material fotocopiado no generó impacto alguno, obviamente es entendido por la cantidad de trabajo que hay, es difícil se priorice una lectura que ciertas responsabilidades, sin embargo a partir de las tomas fotográficas, el aspecto de la dependencia mejoró ostensiblemente. La actividad que duró 2 horas, todo el equipo de trabajo participó, se compartieron onces (alimentos), se propendió por organizar los espacios individuales y comunes, algún material no utilizable se desechó o recicló, otros elementos (una máquina y una impresora), como no se está utilizando, se van a adelantar diligencias para darlos de baja o transferirlos a otras dependencias.
63
Anexo F.
Estrategia 3: Campaña para la implementación del programa de las 5s
Objetivo
Descripción de la
estrategia
Instrumentos de
recolección de
información
Evaluación
Reflexión
Actividad 1: Campaña organización Actividad 2: Aprovechemos los espacios institucionales Actividad 3: Desechemos lo que no se utiliza
Promover la organización y embellecimiento de la dependencia y puestos de trabajo para mejorar el ambiente laboral y fortalecimiento de los pensamientos asertivos. Promover, incentivar y motivar la participación de los integrantes del equipo de trabajo en las tardes deportivas organizadas por la institución. Realizar ejercicio de verificación al interior del Área de Educación, para dar de baja, trasladar a otra
Diario de Campo,
anecdotario y observación
Diario de Campo,
anecdotario y observación
Diario de Campo,
anecdotario y observación
La actividad realizada permitió
desarrollar acciones
conjuntas para mejorar la
organización, considero que
se pueden evaluar el
ejercicio como BUENO
Se considera EXCELENTE
Se logró el objetivo,
considero se puede
Fue un ejercicio más para continuar mejorando el aspecto organizacional de la dependencia, aunque por las múltiples tareas que allí se desarrollan, no se pudo realizar de manera simultánea, ésta se realizó durante el día, sin embargo hubo completa disposición de los integrantes del equipo de trabajo para adelantar acciones de embellecimiento. Aceptación total de los integrantes del equipo de trabajo, de cada una de las acciones e intenciones adelantadas al respecto, por cuanto en muchas ocasiones nos se aprovechan estos espacios por falta de planeación y convicción del mismo funcionario. Con antelación se recuerda que compromiso “con uno mismo” que se tiene, para que no se programen reuniones o
64
dependencia o desechar aquellos elementos de oficina e información de archivo que no se utiliza y que afecta la imagen de la organización.
considerar como
BUENO
actividades que puedan afectar la participación. En las dos jornadas siguientes ha asistido el personal comprometido. En la actividad participó todo el personal del Área de Educación, toda vez que el material almacenado se verificó, aquel no se utilizaba y no se requería se organizó para ser utilizado como material reciclable (fotocopias), otro se desechó por completo. Asimismo la máquina de escribir e impresora fue enviada o trasladada a otros puntos de servicio (colegio Fátima y Elisa Borrero de Pastrana). Igualmente se halló otro material para dar de baja y transferir (porta diskettes, papeleras de escritorio y algún material de la biblioteca) para lo cual se seguirá el procedimiento establecido. La participación fue activa por los integrantes, se reflejó alegría y deseos de continuar trabajando. Fue significativo el ejercicio, para el caso del colegio Fátima hubo que llevar la máquina, tanto en la elaboración de la documentación como proceso de entrega varios compañeros participaron.
65
Anexo G.
Estrategia 4: Ejercicio de Autoevaluación – reflexión
Objetivo Descripción de la
estrategia
Instrumentos de
recolección de
información
Evaluación
Reflexión
Actividad 1:
reflexionar sobre
por parte del
equipo
investigador sobre
el ejercicio
investigativo y
realizar ajustes
-Reflexión por
parte del
equipo de
trabajo sobre
los aspectos
positivos y
desaciertos
presentados
en la
investigación,
desarrollo e
implementació
n del plan o
programa de
las 5s
Diario de
Campo
Se trata
de una
reflexión
sobre el
ejercicio,
se puede
considera
r como
Bueno,
La reflexión propiciada por el equipo investigador (tres
personas) permitió verificar y analizar aspectos positivos y
desaciertos presentados en cada una de las estrategias de
la implementación del programa de las 5s, así como el
compromiso por parte de los integrantes del Área de
Educación. Primero se analizó el nivel de compromiso,
aclarando que no todas las personas han dado lo mejor,
faltando un poco más de disposición y compromiso (dos
personas), el equipo de trabajo ha mejorado notablemente,
siendo un verdadero ejemplo del sentido de orden y
organización. En la aplicación del seire (clasificar y
desechar lo que no se utiliza), se han desechado y
reubicado gran parte de los elementos. El seiton
(organización – mantener todo en orden) este ha crecido
significativamente, armonía que se pierde durante la
jornada laboral. En la aplicación del seiketsu (estandarizar
– orden y limpieza) el equipo de trabajo ha mejorado la
66
organización al retirarse a almorzar y terminar labores, los
puestos de trabajo, en su mayoría quedan bien presentado
y finalmente la aplicación del shitsuke (disciplina y buen
comportamiento salud física y mental), el cumplimiento de
las directrices han sido las esperadas, se ha incrementado
la práctica de actividades físicas, tanto en el hogar como
en las actividades de integración o tardes deportivas
organizadas por la institución. Se ha mejorado el trabajo
en equipo y comunicación interna. Igualmente se analizó la
importancia de que el equipo investigador siga siendo un
ejemplo en la aplicación de las 5s, participación en las
tardes deportivas e incrementar el apoyo y la motivación
dirigida a las dos personas que están un poco atrasadas
en su aplicación. Se puede evaluar como buena la
actividad.
67
Anexo H.
Estrategia 5: Conversatorio Motivación y trabajo en equipo
Objetivo Descripción
de la estrategia
Instrumento
s de
recolección
de
información
Evaluació
n
Reflexión
Actividad
1:
Evaluar
la
motivació
n y
trabajo
en
equipo
de los
integrant
es del
Área de
Educació
n
Mediante la
observación y
conversatorios,
observar y
determinar el
estado de
motivación y
equipo de
trabajo al
interior de la
organización.
Diario de
Campo y
anecdotario
Ejercicio de
acercamient
o y reflexión
que nos
permite
evidenciar
nuestras
fortalezas
EXCELENT
E
Mediante una observación exhaustiva realizada durante varios
días a los integrantes del equipo de trabajo pude establecer la
energía interna que moviliza a mis compañeros por hacer las
cosas bien, por logar cada días más éxitos tanto personales,
familiares e institucionales, sus acciones son el reflejo de que a
pesar de algunas dificultades propias de la vida diaria, se
persiste por continuar construyendo su proyecto de vida,
situación que posibilita que el trabajo se haga con amor y
dedicación. Asimismo el trabajo en equipo es otra fortaleza,
siempre dispuestos apoyar las necesidades del otro compañero
de trabajo, tanto en la parte técnica, motivacional y
complementario a los procesos de cada uno.
En diálogo establecido con la mayoría de los integrantes del
equipo de trabajo, manifiestan estar contentos y realizados por
el trabajo que desempeñan, piensan que es reconocido y
valorado, tanto por la jefe como por los compañeros. A pesar
de la gran cantidad de trabajo que surge en la dependencia el
apoyo brindado en cada momento es un aliciente para poder
68
hacer las cosas bien, hay muchos elementos que causan
estrés, sin embargo se lograr sobrellevar con el muy buen
ambiente que reina allí. En su gran mayoría manifiestan haber
contando con apoyo en determinado momento y las habilidades
y capacidades son aprovechadas en beneficio de los intereses
de la institución, para cumplir oportunamente y con calidad lo
requerido.
Pienso que sin lugar a dudas las apreciaciones surgidas en el
ejercicio, son un reflejo de la realidad, este aspecto se debe
continuar fortaleciendo.
69
Anexo I.
Estrategia 6: Actividad sentido de utilización
Objetivo
Descripción
de la
estrategia
Instrumentos
de
recolección
de
información
Evaluación
Reflexión
Actividad 1:
Aplicación del
seiton (ordenar
y organizar)
Liderar la
organización de
los elementos
necesarios e
indispensables
para el trabajo,
de modo que se
puedan ubicar
con facilidad
para su
utilización y
eliminar los
elementos
inservibles.
Diario de
Campo y lista
de control
Actividad bien
importante por
cuanto
permitió
replantear
esquemas
mentales a
nivel
organizacional
y cambio de
hábitos que
benefician al
equipo.
EXCELENTE
El desarrollo de la actividad permitió revisar y excluir
elementos innecesarios e inservibles tanto del
archivo de la oficina como de cada uno de los
puestos de trabajo, hubo total apoyo, disposición y
trabajo en equipo. En esta actividad fue vital contar
con el apoyo incondicional de los coordinadores de
grupo quienes con su liderazgo posibilitaron el
avance de la estrategia, toda vez que se reubicaron
algunos elementos en el archivo (papel reciclable,
resmas de papel en utilización, guillotina o cortadora
de papel, anilladora y cosedora industrial) toda vez
que estaban ubicadas en diferentes espacios de la
dependencia. En un comienzo se generó cierta
indisposición al no hallar los elementos donde
anteriormente estaban, sin embargo poco a poco se
fue incorporando esta nueva realidad y se fue
aceptando que nos beneficiaba a todos. Pienso que
esta actividad nos permitió continuar avanzado hacia
70
una cultura de organización y rompimiento de
esquemas o construcciones mentales establecidas
en la organización.
71
Anexo J.
Estrategia 7: Sentido de orden y aseo
Objetivo
Descripción de
la estrategia
Instrumentos
de recolección
de información
Evaluación
Reflexión
Actividad 1:
sentido de
orden y aseo
(combinación
del seiton y
seiso)
Verificar en cada
uno de los
puestos de
trabajo y
espacios
comunes la
aplicación del
seiton (mantener
todo en orden) y
seiso (mantener
todo limpio)
desplegando
acciones y
recomendaciones
de mejoramiento
a través de la
sensibilización y
concientización.
Diario de
Campo, ficha de
observación y
lista de control
La puedo
considerar
como buena,
toda vez que
el cambio es
significativo
en la
mayoría de
los puestos
de trabajo y
espacios
comunes.
BUENO
Para el desarrollo de esta estrategia se logró
involucrar a otra dependencia encargada del apoyo
logístico, consiguiendo el personal de servicios
generales recoja todos los días tanto a medio día
como en horas de la tarde se realice el proceso de
recolección de basura de cada una de las canecas
destinadas para tal fin, asimismo que cada 15 días
se haga una limpieza total de la dependencia,
propendiendo para que se inspeccione aquellos
espacios un poco abandonados.
En cuanto a la organización, este aspecto es bien
significativo, poco a poco se ha ido incursionando
en esta cultura, a mantener solo lo necesario en el
escritorio durante la jornada de trabajo, a recoger y
organizar el puesto de trabajo antes de retirarnos a
almorzar y después finalizada la jornada laboral.
Ahora, bien tres de mis compañeros no han
avanzado tanto, se evidencia cierta organización
pero falta bastante para llegar al ideal. Continuaré
realizando en acompañamiento y sensibilización
72
para avanzar un poco más al respecto.
73
Anexo K.
Estrategia 8: Evaluación programa 5s o mejoramiento continuo
Objetivo
Descripción de
la estrategia
Instrumentos
de recolección
de información
Evaluación
Reflexión
Actividad 1:
Conversatorio
aplicación
cuestionario
evaluación
programa 5s
Actividad 2:
Toma de
fotografías en
los puestos de
trabajo y zonas
comunes para
evaluar los
avances de la
El equipo
investigativo
presenta el
instrumento
diseñado para
evaluar los
avances de del
programa, el cual
mediante una
puesta en común
y de manera
objetiva se
diligencia el
mismo
Tomar algunas fotografías a los puestos de trabajo, zonas comunes y
Diario de
Campo y ficha
de lista de
control
Diario de
Campo y ficha
de lista de
control
Se puede
considerar
como
excelente,
por la
disposición y
apoyo en el
desarrollo del
mismo,
además con
óptimos
resultados
EXCELENTE
Se puede
considerar
como
excelente,
no hubo
La disposición y actitud para participar en la
actividad, fue muy positiva, toda vez que el
instrumento constaba de 19 preguntas y el resultado
era en análisis y reflexión de los integrantes del
equipo de trabajo. La actividad duro 25 minutos
aproximadamente, participaron todos los
compañeros de trabajo con excepción de p1 y p9,
quienes usualmente se encuentran en otras
actividades. Pienso que los resultados obtenidos
son el reflejo los esfuerzos tanto colectivos e
individuales realizados, en otras palabras
corresponden a realidad observada. Lo más
importante de este ejercicio es el compromiso y
motivación los integrantes del equipo de trabajo, por
mantener y dejar todo ordenado y limpio, una
competencia sana por ser el mejor.
Esta es una de las actividades que llena de
beneplácito, por cuanto a pesar que la actividad
duró como 10 minutos, se contó la presencia de una
74
implementación
del Programa.
archivadores, una vez finalizada la actividad laboral.
factores
distractores
compañera del equipo de investigación, y cada
fotografía que se tomaba, nos remitía a como era
este espacio laboral antes: El ejercicio ha sido
válido para mejorar el ambiente laboral.
75
Anexo L.
Cuestionario autoevaluación programa 5S
Categoría Elemento 10 7 4 1
Tot
al
Selección
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es
1)Han sido eliminados todos los elementos innecesarios
2)Están todos los elementos restantes correctamente ordenados
3)Las Áreas de trabajo son suficientemente limpias
4)Existen procedimientos para disponer los artículos innecesarios
ordenamiento
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
1) existe un lugar adecuado para ubicar cada uno de los elementos de la oficina.
2)Se encuentran todos en su lugar
3) Son fáciles de reconocer y ubicar
4)Se vuelven a colocar en su lugar, después de utilizarlos
Limpieza
Limpieza y buscando modos para mantenerlo limpio
1)Las Áreas de trabajo permanecen limpias
2) El escritorio y puesto de trabajo permanece limpio
3)Las medidas de limpieza se encuentran establecidas y se cumplen
Estandarización
Mantener y monitorear las primeras 3s
1)Está toda la información necesaria en forma visible
2)Se respetan todos los estándares establecidos
3)Están asignadas las responsabilidades de limpieza
4) Las recipientes de basuras o papeleras son vaciadas todos los días.
Autodisciplina
Apegarse a las reglas
1)Se observan las reglas de limpieza
2)Se respetan las reglas de no comer o no fumar
3)Las basuras y desperdicios están localizados en un lugar aislado del
76
puesto de trabajo
4) Hemos mejorado la práctica de actividades físicas para mejorar la salud.
Tomado de la metodología gemba – programa de las 5s, Manual de la Universidad autónoma del noreste campus
Piedras Negras – México, Ajustado para el presente Estudio.
77
Anexo M.
Fotografías: Evidencias fotográficas antes y después del programa
ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA
5s
DESPUÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN
PROGRAMA 5s
Fotografía No. 1 aPuesto de trabajo, se observa
desorganización y objetos innecesarios.
Fotogrfía No.- 1bAplicación del seiton (orden) y
seire(clasificar –arreglar), evidenciándose
mejoras notables
78
Fotografia No. 2ª Espacio común de trabajo, se evidencia una máquina de escribir generando riesgo para los servidores públicos que laboran en la dependencia
Fotografía No. 2b Aplicación del seire (arreglar –clasificar) desechando y reubicando elementos incesarios, generando mayor sensación de bienestar, seguridad y estéctica
Fotografía No. 3a Puesto de trabajo donde se observa cantidad de objetos y elementos innecesarios que dificultan el normal desarrollo de las funciones
Fotografía 3b Aplicación del seiketsu (orden y limpieza),
generando cambio de cultura organizacional
79
Fotografía No. 4a Archivador del Área de Educación, observándose un poco desorganizado y nada práctico para ubicar los registros
Fotografía 4b Aplicación del seiketsu (orden y limpieza), evidenciánose mayor armonía y sentido de
orden.
Fotografía No. 5a Archivador personal de un integrante del Área de Educación, observándose un poco desorganizado y nada práctico para ubicar los registros
Fotografía 5b
Aplicación del seiketsu (orden y limpieza),
evidenciánose mayor armonía, sentido de orden
y estética
80
Fotografía No. 6 a Puesto de trabajo, se observa desorganización y
objetos innecesarios en varios lugares
Fotogrfía No.- 6b Aplicación del seiton (orden) y seire(clasificar –arreglar), evidenciándose mejoras notables
Fotografía No. 7 a Puesto de trabajo, se observa desorganización y objetos innecesarios.
Fotogrfía No.- 7b Aplicación del seiton (orden) y seire(clasificar –arreglar), evidenciándose mejoras notables y sensación de comodidad.
81
Fotografía No. 8 a Puesto de trabajo, se observa un poco de desorganización.
Fotogrfía No.- 8b Aplicación del seiton (orden) y seire(clasificar –arreglar), evidenciándose mejoras notables
Fotografía No. 9 a Puesto de trabajo, se observa desorganización y objetos innecesarios que no guardan relación con el cumplimiento de los propósitos institucionales.
Fotogrfía No.- 9b Aplicación del seiton (orden) y seire(clasificar –arreglar), evidenciándose mejoras notables, sensación de bienestar y comodidad.
82
Fotografía No. 10 a Puesto de trabajo, se observa desorganización y objetos innecesarios que afectan e incomodan el cumplimiento de las tareas .
Fotogrfía No.- 10b Aplicación del seiketsu (orden y limpieza), evidenciándose una notable mejora.
Fotografía No. 11 a Archivador personal de un puesto de trabajo, se observa poco orden y objetos innecesarios que pueden afectar el cumplimiento de las tareas .
Fotogrfía No.- 11b Aplicación del seiton (ordenar), evidenciándose una notable mejora.
83
Anexo N.
Análisis transversal
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA: ¿Qué estrategias liderar para contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo del Área de Educación de la Dirección de Bienestar Social para favorecer el cumplimiento de las metas institucionales?
ESTRATEG
IAS
OBJETIVOS
OBSTÁCUL
OS
FACILITADORES
INSTRUMENTOS
DE OBSERVACIÓN
EVIDENCI
AS
EVALUA
CIÓN
REFLEXIÓN
1.-Conversatorio Presentación del método japonés o programa de las 5s.
-Exponer el programa de las 5s como herramienta de mejora continua organizacional y resolver las inquietudes que surgidas. -Dar a conocer los beneficios de su aplicación.
Dificultades para poder concentrar a la totalidad de los integrantes del equipo de trabajo para el ejercicio académico.
Investigador líder
Ficha de observación
Diario de campo y ficha de observación
El ejercicio fue calificado como BUENO.
A pesar de no haber podido concentrar a la totalidad de los integrantes para el conversatorio inicial, se logró comunicar a la totalidad la intención. La reacción de apoyo y apatía se considera normal.
2. Validación de la necesidad individual y organizacio
- Aplicar instrumentos tanto individual como colectivo. -Socialización de los
Cierta resistencia y poca disposición de tres compañeros
Investigador
Lista de control
Diario de campo, ficha de observació
El ejercicio fue
Ejercicio inicial bien interesante por cuanto permitió una autoevaluación real, uno reflexión individual y colectiva. Disposición de los integrantes para
84
nal de aplicación del programa de las 5s.
resultados cuestionarios -Establecimiento de diagnóstico individual y organizacional
para diligenciar el cuestionario individual. Falta de objetividad de uno de mis compañeros
líder n, ficha de control, encuestas
calificado como EXCELENTE
alcanzar el objetivo.
3. Desarrollo e implementación del programa de las 5s
-Sensibilizar al equipo de trabajo sobre el programa de las 5s: objetivo, alcance, posibilidades y beneficios. -Distribuir compromisos y conformación equipo líder. -Establecer diagnóstico del espacio laboral a través del tomas fotográficas
En el desarrollo de esta estrategia no hubo ningún tipo de dificultad significativa
Investigador líder y equipo líder colaborador
Lista de control y ficha de observación
Diario de campo, ficha de observación, ficha de control, folletos escritos, fotografías y anecdotario
El ejercicio fue calificado como EXCELENTE
Total disposición, escucha y colaboración por parte del equipo de trabajo, permitiendo una autoevaluación en cada uno de los integrantes que seguramente contribuirá al mejoramiento del ambiente de trabajo.
4.- Etapa de implementa
-Reflexionar sobre el diagnóstico fotográfico del espacio laboral.
Al presentar el diagnóstico fotográfico hubo inconformism
Investigador líder
Lista de control y
Diario de campo, ficha de observación, ficha de
El ejercicio fue
La estrategia permitió una reflexión de gran valía, también a repensar formas de comunicar las conceptualizaciones para el
85
ción -Conceptualizar y entrenar sobre el programa de las 5s. -Desechar elementos innecesarios
o de dos compañeros, no estaban de acuerdo con esta “realidad” presentada en las mismas.
y equipo líder colaborador
ficha de observación
control, folletos escritos, fotografías y anecdotario
calificado como BUENO.
cumplimiento de las metas. Se inició una reorganización del espacio laboral, trasladando algunos elementos que no se utilizan a otros lugares
5. Campaña de implementación programa
-Promover la organización y embellecimiento del espacio laboral (orden y aseo) -Aprovechar los espacios institucionales (reflexión)
Falta de tiempo para llevar a cabo las acciones.
Investigador líder y equipo líder colaborador
Lista de control y ficha de observación
Diario de campo, ficha de observación, ficha de control y fotografías
El ejercicio fue calificado como EXCELENTE
Total apoyo y colaboración en cada una de las acciones encaminadas, además se reflexionó sobre la importancia de aprovechar los espacios de integración y esparcimiento que ofrece la organización, estableciendo acuerdos para participar , por cuanto redundarán en el bienestar de cada uno de nosotros-
6.-Autoevaluación-reflexión ejercicio investigativo y ajustes
-Reflexión por parte del equipo de trabajo sobre los aspectos positivos y desaciertos presentados en la investigación
No Hubo
Equipo investigador
No
Diario de campo
El ejercicio fue calificado como BUENO.
Los aspectos positivos son significativos, especialmente en sentido de orden y organización, el trabajo en equipo, integración y armonía en las relaciones. Hay que trabajar con dos personas que no están en la misma tónica.
El Se evidencia el
86
7. Motivación y trabajo en equipo
Evaluar la motivación y trabajo en equipo de los integrantes del Área de Educación.
No Hubo
Investigador líder
Lista de control y ficha de observación
Diario de campo, ficha de observación y ficha de control
ejercicio fue calificado como EXCELENTE
compromiso, dedicación y convicción de los integrantes por lograr los objetivos de la organización, disposición para apoyar a los demás compañeros que tienen trabajos pendientes por entregar. El trabajo en equipo es una fortaleza, sin embargo se debe continuar fortaleciendo.
8. Actividad sentido de utilización
Liderar una serie de actividades que conduzcan a favorecer el sentido de organización
Cierta resistencia en dejar algunos elementos en zona de utilización común, por cuanto se encuentran inventariados de manera individual
Equipo investigador
Lista de control y diario de campo
Diario de campo y ficha de control
Ejercicio calificado como excelente
Total disposición, colaboración y apoyo, en cierto momento hubo resistencia en dejar parte de su inventario “abandonado” a, situación que se superó. También alguna molestia al no hallar los elementos u objetos en los lugares que habitualmente estaban, a pesar de haberse comunicado, el hábito supera el cambio de cultura.
9: Sentido de Orden y Aseo
Verificar en el Área de trabajo el sentido de orden y aseo (combinación del seiton y seiso) e impartir
El aseo de los pisos y zonas comunes no depende directamente de los
Investigador líder
Ficha de observación y diario de campo
Ficha de observación y diario de campo
Ejercicio calificado como bueno
El sentido de orden y aseo en los puestos de trabajo es significativo, hubo que realizar coordinaciones para que mejorara el proceso de recolección de basura y aseo general de las zonas
87
recomendaciones y sugerencias de mejoramiento.
servidores del equipo de trabajo, sino de otras áreas
comunes cada 15 días o cuando haya la necesidad.
10. Evaluación programa 5s o mejoramiento continuo
Propiciar la reflexión del equipo de trabajo mediante la aplicación de una encuesta de manera colectiva, encaminada a evaluar el avance de la aplicación del programa, fotográfica como soporte, confrontación y análisis del instrumento.
No hubo Equipo investigador
Ficha de observación, diario de campo y fotografías.
Ficha de observación, diario de campo y fotografías.
Ejercicio calificado como excelente
Aquí hay que resaltar la disposición y actitud del equipo de trabajo para hacer un análisis crítico y objetivo de los avances del programa, también del equipo investigador para apoyar activamente cada una de las actividades propuestas. Es evidente los resultados positivos que se han logrado, se ha cambiado la forma de pensar y concebir la organización.
88
Anexo O.
Diario de Campo
Estrategia/ actividad
Objetivo de la observación
Descripción de la observado
Interpretación – reflexión
Alternativas de solución
Comentarios
Presentación o conversatorio sobre el método japonés o programa 5s, al equipo de trabajo del área de conversación.
El comportamiento o actitud asumida por los integrantes del equipo de trabajo “gestos y actitudes”.
Completa disposición de escucha y atención de la propuesta presentada james y cristina hicieron algunos gestos de desagrado o poco interés. P8 manifestó en voz baja “más trabajo” los de mas integrantes se mostraban un semblante normal de disposición y apoyo.
Lo más importante es contar con el apoyo de la mayoría de los integrantes, incluyendo la jefe. Las otras personas poco a poco las iremos contagiando y comprometiendo,
Los integrantes del equipo de trabajo se mostraron un poco apáticos contaran con más apoyo de mi parte para lograr el objetivo.
No me preocupa esta situación presentada, toda vez que es normal que una propuesta tenga inicialmente algunas personas no muy convencidas. Podría ser el estado de ánimo de ese día.
Observación sentido de orden de trabajo.
Observar la organización de los puestos de trabajo teniendo en cuenta que el personal se encuentra en la hora del
La mayoría de los puestos de trabajo quedaron en completo desorden carpetas y papeles en el escritorio con excepción del puesto de p7 y p1 donde se
Durante este espacio (hora del almuerzo) el personal no se preocupa por dejar organizado su puesto de trabajo.
Hay una tarea por desarrollar.
De los espacios laborales donde se encuentra mayor desorden es el de amparo y james. 5minutos de observación.
89
almuerzo. evidencia mayor organización que los demás.
Observar el sentido de orden de los puestos de trabajo.
Observar el sentido de orden y organización de los puestos de trabajo al finalizar la jornada laboral de los integrantes del área de educación.
En la mayoría de los puestos de trabajo quedan carpetas y papeles sueltos, la presentación no es la más adecuada. Los puertos de p8, p1 y p6 son dignos modelos de organización con respecto a los otros james y amparo son un caos.
Las características tanto en horas de almuerzo como de finalización jornada laboral, son similares.
Existe un gran trabajo por desarrollar.
La presentación de la oficina no es la más adecuada, el archivo es un completo desorden bastante por hacer 10 minutos de observación.
Conversatorio y aplicación instrumento “cuestionario” autoevaluación, determinar la necesidad individual de aplicar programas 5s
Nivel de disposición y actitud para responder el cuestionario de manera objetiva, respuestas dadas, diligencia. Validar la necesidad individual de aplicar el programa de las 5s.
P1, p8, p3, p6 y diligenciaron el formato y lo entregaron el mismo día. P5, p8 y p4 entregaron hasta tercer día, luego de insistir varias veces. Mayor puntaje: fue de P5, p1, p3.
El puntaje de p5 no es tan objetivo en aquellos que obtuvo mayor puntaje considero que algunas son debilidades. En p1 existe p7 punteó bajo, sin embargo fue demasiada sincera, sin lugar a dudas Corresponde mejorar y
Mayor sensibilización para otros eventos con el fin de lograr mayor diligencia y concientización de la tarea por parte de la totalidad del equipo de trabajo.
Pienso que el ejercicio fue bien interesante por cuanto permitió una autoevaluación individual, sobre nuestras propias practicas aunque era un acto de reflexión individual, se compartieron los resultados obtenidos. En
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actualizar las responsabilidades y comparar al final del día lo ejecutado con lo planeado. Hábitos para plasmar las buenas ideas y hábitos saludables.
términos orales debemos esforzarnos por mejorar.
Socialización ante el equipo de trabajo, los resultados de la auto evaluación.
Conocer las reacciones del equipo de trabajo, ante la presentación de cada una de las autoevaluaciones de manera individual.
Total disposición de escucha ante la socialización del ejercicio académico sin embargo la lectura de los resultados de James causo asombro “la mayoría se miraron entre si”.
El ejercicio fue valioso por cuanto se colocaron en común algunos aspectos, que tienden a generalizar al equipo de trabajo. Considero que hubo objetividad en la mayoría.
Para un próximo evento se podría tener en cuenta que la lectura la hiciera cada uno de ellos.
Falta de objetividad especialmente de p5 y p8, por cuanto la realidad es otra.
Conversatorio y aplicación instrumento cuestionario al equipo de trabajo del área de educación(un solo instrumento
Validar la necesidad de aplicar el programa de las 5s en el equipo de trabajo u organización. Observar las
La comunicación fue muy buena, aporte y disposición total para aportar, y concluir a cada uno de los integrantes. Unificación y puestos en común de manera
El instrumento nos arroja una información de que estamos bien, pero podemos mejorar más. Algunos aspectos como
Mejorar la organización del ambiente de trabajo, y disposición y actitud para crear conciencia de los riesgos si
Muy positivo el ejercicio, se logro el objetivo y una reflexión de manera colectiva. Se evidencio unidad de grupo.
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de manera colectiva)
reacciones y actitudes de los integrantes del equipo de trabajo.
general. organización y cultura del auto cuidado, por mejorar.
nos pueden afectar.|
Conversatorio 3: Desarrollo e implementación programa 5s. Actividad no 1 sensibilización compromiso institucional alta Dirección.
Analizar el cumplimiento del objetivo previsto con la actividad.
Total disposición y apoyo por parte de la jefatura, los demás compañeros estuvieron atentos y activos a lo expuesto.
Considero que se visualiza en el equipo de trabajo la implementación de la estrategia como un verdadero apoyo al quehacer cotidiano.
Aprovechar estos momentos claves para impulsar y comprometer al equipo de trabajo con el desarrollo de la estrategia.
Bien positivo el conversatorio, apoyo total a cada una de las tareas.
Distribución de compromiso entre los integrantes del equipo de trabajo para el desarrollo de la estrategia.
Analizar e interpretar a la actitud de los compañeros ante los compromisos para el desarrollo de la estrategia.
Hubo total receptividad, los compañeros se mostraron contentos, jocosos con las responsabilidades de evaluación y autoevaluación a realizar.
Se conto con el apoyo de los líderes de los grupos, y colaboración de los demás integrantes.
Continuar con el desarrollo de las actividades programadas.
Positivo el ejercicio, no se visualiza como una tarea más si no como un complemento.
Establecimiento del diagnóstico real mediante toma de fotografías en los diferentes espacios laborales para
Observar la reacción y comportamiento asumidos por cada uno de los integrantes del equipo de trabajo durante el
Simpatía y jocosidad en el desarrollo de la actividad y persona se mostro incomoda cuando fotografiaron sus escritorios y gavetas del puesto de trabajo, las
En cierta forma se rompió la barrera de la privacidad del puesto de trabajo unos para mostrar su total organización y
Continuar con la labor concientizadora del orden y aseo en el espacio laboral.
En su mayoría, iniciaran labores de organización y adecuación.
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determinar orden y aseo.
ejercicio. demás comentaban o comparaban el ejercicio.
otro para evidenciar que hay bastante por hacer.
Presentación y análisis del material fotográfico.
Observar reacciones y comportamiento del equipo de trabajo además la realidad “fotográfica” de nuestro espacio laboral.
Fue un ejercicio critico valioso con mucha curiosidad y atentos observaron la fotografías unos muy complacidos, otro algo distantes por que no estaban en el momento de las tomas. Sin lugar a dudas se nota cierta desorganización en unos puestos de trabajo y espacios comunes.
Hay una gran tarea por desarrollar, toda vez que hay algunas zonas comunes que se deben organizar y mejorar, su presentación no es la más adecuada.
Continuar apoyando y comprometiendo a los integrantes del grupo de trabajo con las intensiones del programa.
El ejercicio es valioso por cuanto nos permitió visualizar algunos aspectos que se pueden mejorar y que no tiene responsable o no son de “nadie” allí hay que hacer una gran tarea. También ver algunos modelos deseables e indeseables. Reflexión valida.
Entrenamiento, sensibilización y conceptualización del programa 5s.
Observar la actitud como los compañeros de trabajo reciben e interpretan la sensibilización e información suministrada para el cumplimiento de los fines.
La disposición y actitud no fue la más adecuada, especialmente con el material fotocopiado entregado. Algunos lo ojearon, otros leyeron algunos aportes y los demás lo colocaron sobre el escritorio.
Considero normal la actitud asumida, debido a la cantidad de responsabilidad que tenemos. Además más allá de la no lectura, existe convicción para cumplir con las metas de
Continuar acompañando el proceso y utilizar otras estrategias que permitan incorporar los mensajes allí descritos cartelera, correo.
El aspecto físico de la dependencia ha mejorado notablemente. La actitud de mis compañeros es positiva.
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mejoramiento.
Actividad de integración. Realización jornada de aseo, adecuación y organización.
Observar el grado de participación y motivación en el desarrollo de la actividad.
Hubo total participación se evidencio pleno conocimiento de la tarea todos muy alegre y activos en el ejercicio de excluir o adecuar material que no se utiliza con frecuencia.
Buen punto de encuentro para trabajar en equipo por los intereses del grupo. Integración sobre todo.
No hubo problema se puede continuar con el mismo entusiasmo.
El ejercicio de limpieza y adecuación fue positivo, por cuanto integro aun más a los participantes.
Campaña de organización y embellecimiento puestos de trabajo y espacio organizacional.
Observar la unidad de grupos y participación de sus integrantes.
Durante el día cada uno de los funcionarios realizo la tarea de organizar su puesto de trabajo. También el archivo su disposición y apoyo constante.
Muchas cosas fueron readecuadas, organizadas y sin lugar a dudas su presentación e imagen sigue mejorando.
Continuar apoyando a los que no alcanzaron a avanzar mucho en el ejercicio.
La llegada de una nueva compañera quien remplaza a otra afecta en cierta forma los avances.
Incentivar la participación de los integrantes del equipo de trabajo en las tardes deportivas.
Observar y analizar el nivel de participación en estas actividades institucionales.
Previa motivación se ha logrado que los funcionarios participen los jueves en la tarde en las actividades programadas por la institución.
Continuar motivando la participación en las tardes deportivas. Dar a conocer los beneficios, ha habido una nutrida participación.
La motivación y concientización aspecto clave para lograr los objetivos. Recordar desde el día anterior.
Es preciso estar reiterando el no establecimiento en compromisos los jueves en la tarde, para garantizar la participación en las tardes deportivas.
Desechar y reasignar lo que
Observar el grado de participación y
Total de participación, sin
Hubo participación se
Aquellos elementos que
Motivación e interés para lograr
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no se utiliza. compromiso en el desarrollo de la actividad.
embargo por los trámites administrativos, la cristalización de ideas o intenciones se demoran un poco.
logro trasladar 2 elementos a otro puntos de servicio.
no se utilizan, realizar el trámite activo para lograr adecuar nuestro sitio de trabajo.
evacuar, dar de baja y transferir material y elementos que no se utilizan.
Verificar el sector organización puestos de trabajo hora de almuerzo.
Observar el estado de orden y organización de los puestos de trabajo.
De los 8 puestos de trabajo 3 están en orden y organización, en los demás prevalece aun ciertos casos.
Realizar la reflexión con el equipo de trabajo.
Continuar motivando y comprometiendo a los actores y la vivencia.
En cierta forma se refleja en gran parte de la autoevaluación de necesidades individuales.