MEJORA CONTINUA:Los desafíos del cambio organizacional

Coordinador General: Lic. Gustavo Montenegro Coordinadora técnica: Lic. Ivana Schroeder Equipo técnico: Lic. Josefina Villagra Lic. M. Eugenia Vargas

Noviembre 2009

Principios para el cambio y la mejora

Incorporar conocimientos y actitudes no es suficiente para el cambio.

Desde la inquietud de quien conduce y del conjunto.

Requiere enfoque organizacional sistémico e integrado.

Objetivos: la tarea, la relación y las personas.Aprender a aprender.

Una mirada sistémica de los factores

del cambio y la mejoraDiseño

Organizacional Procesos

RolesPropósitos

Rutinas deInteracciónDecisiones

ConversacionesCompromisos

Aspectos IndividualesHabilidades

Representaciones

Tensiones interpersonalesConflictos

Descoordinaciones Expectativas no satisfechas

Fallos en la tarea Bajo rendimiento y logro

de objetivos

El proceso de Asistencia Técnica Diagnóstico y propuesta de trabajo

Sensibilización y presentación del proyecto Focalización de demanda. Relevamiento diagnóstico y devolución al conjunto Propuesta de trabajo.

Desarrollo de la asistencia técnica Reuniones personales con directivos Reuniones de equipo Talleres de reflexión y formación de equipo Entrevistas individuales a informantes clave Acompañamiento y asesoramiento en la elaboración de

documentos de gestión y claridad organizativa

Seguimiento Reuniones con directivos Reuniones de equipo

Fase I

Fase II

Fase III

De problemas … a cambio y mejoras

De tareas repetidas o ausentes, errores innecesarios, demoras en cumplimientosdescoordinaciones entre áreas

De sensaciones de sobrecarga, desgaste e incertidumbre,“apagar incendios”

De acciones unilaterales, malos entendidos y conflictos,actitudes de indiferencia y rebeldía

De voluntades particulares,reuniones informales,proyectos postergados.

A claridad de roles y responsabilidades, distribución adecuada de tareas,claridad de circuitos, procesos y criterios,actualización de procedimientos.

A claridad de resultados y objetivos,prioridades compartidas y planes acordados,delegación operativa .

A mejoras en el clima y la confianza,mayor entendimiento y acuerdos,actitudes de colaboración y compromiso.

A agendas compartidas,espacios sistemáticos de análisis y reflexión,seguimiento y evaluación.

Resulta necesario

Potenciar habilidades de gestión en quien conduce.Clarificar el proyecto, los resultados.Abordar la estructura: rediseñar roles y funcionesClarificar y adecuar perfiles, redistribuir responsabilidades.Identificar puntos de acuerdo pendiente con otros actores (mandos superiores, responsables de otras áreas o sectores, usuarios, etc.).Abordar temas de difícil tratamiento.Desarrollar instrumentos de gestión y control: tableros de resultados, planes, diagramas de proceso, grillas de relevamiento, grillas y formatos, etc.

Algunos elementos posibilitantes y de procesos de mejora e innovación observados

Inquietudes en el personal y directivos respecto a incorporar conocimientos, habilidades y herramientas que potencien al equipo frente a realidades desafiantes.Intentos genuinos y esfuerzos compartidos por mejorar la calidad del trabajo cotidiano y el clima de relaciones.Buena predisposición a profesionalizar los modos de trabajo.Actitudes positivas hacia los esfuerzos de transformación en tanto se faciliten ciertos marcos de coherencia.

Algunos elementos culturales que limitan el avance de procesos de

cambio y mejora Debilidades en funciones directivas (saberes y competencias) que conlleva vulnerabilidad de acuerdos y legitimaciones pendientes de diseño organizativo y puntos de mejora.

Ajustes pendientes en los mecanismos de coordinación entre la lógica académica y la lógica de apoyo administrativo.

Limitaciones de personal calificado y de condiciones de contrato que garanticen estabilidad de procesos y resultados.

Dificultades en el acceso o disponibilidad de recursos tecnológicos y físicos. Debilidad en el desarrollo o implementación de mecanismos de reconocimiento

al personal que generen impacto efectivo. Ámbitos particulares de profunda debilidad en la salud organizacional:

“internas”. Mecanismos de selección e incorporación de personal: incorporaciones de

perfil inadecuado,“destino de castigos”, etc. Arraigada cultura de ausencias del personal: licencias, carpetas médicas,

razones particulares, etc. Distribución horaria que dificulta sistematicidad de encuentros.

Una mirada sistémica de los factores

del cambio y la mejora

Los aspectos individualesHabilidades, representaciones

El diseño organizacionalProcesos, roles, propósitos

Los modelos de interacciónDecisiones, conversaciones, compromisos