mecanismos para mejorar la atencion al ciudadano...2016/12/31 · tercer seguimiento ( con corte a...

Entidad:Direccion de Transito de

BucaramangaVigencia:

Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:

COMPONENTE ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS% DE

AVANCE

Establecer reglamento interno para la

gestión de Quejas y reclamos,

incorporando mecanismos para dar

prioridad a las peticiones.

Actividad cumplida 100%

Elaborar optimizar periódicamente

los informes de PQRSD para

identificar oportunamente la mejora

en la prestación de los servicios.


Identificar, documentar y optimizar

los procesos internos para la gestión

de las peticiones quejas y reclamos

tramites y procedimientos


Implementar un sistema de

asignación de numero consecutivo

(manual o electrónico).Actividad cumplida 100%

Realizar campañas informativas

sobre la responsabilidad de los

servidores públicos frente a los

Derechos de los Ciudadanos


Disponer de facilidades estructurales

para la mejor atención de los

usuarios


PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA

SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)

Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano

IV- Mecanismos para mejorar la

atención al ciudadano



AVANCE


Desarrollar competencias y

habilidades para el servicio al

ciudadano en los funcionarios de la

Dirección de Tránsito de

Bucaramanga


Prestar un primer nivel de atención al

cliente con criterios de calidad,

oportunidad y atención especial


Definir y ejecutar esquema de

mejoramiento de los canales de

atención del cliente de la Direccion

de Tránsito de Bucaramanga


Liderar en coordinación con Secretaria

general, atención al cliente, planeación,

Direccion del sistema de gestión la

estrategia de transparencia, participación

y servicio al ciudadano Actividad cumplida 100%

Garantizar el correcto uso del

digiturno en la DTB Actividad cumplida

100%

Responder el 100%peticones

escritas, virtuales, presenciales,

telefónicas, de carácter general y

particular de información que

presenten los clientes






AVANCE


Administrar el formulario virtual y el

enlacevirtual de la entidad.Actividad cumplida 100%

Publicar en los diferentes medios de

comunicación (virtuales, escritos o

presenciales) información de la

entidad desarrollada y de interés

para el cliente




Código: FT-GAUD-014

Serie: 100-5.0-52

Versión: 04

Página: 1 de 8

OBSERVACIONES

La oficina de atención al cliente cuenta con un procedimiento

establecido de conformidad con la Ley 1755 de fecha 20 de

Junio de 2015.

La oficina de atención al cliente realiza mensualmente los

informes de PQRSD, el cual se envían a la oficina de Secretaria

General, Control Interno y Calidad, para su conocimiento.

La oficina de atención al cliente se encuentra documentada con

procedimientos y formatos establecidos.

Se encuentra en proceso de revisión y actualización

La oficina de atención al cliente cuenta con el sistema de

Digiturno, con el fin de que el usuario realice sus trámites en las

oficinas correspondientes.

La entidad através de los diferentes medios de comnunicacion

como la emisora, la pagina web, avisos internos, se han

socializado las campañas informativas de responsabilidad de los

servidores publicos ante la comunidad en general.

Se hicieron adecuaciones fisicas en las instalaciones de la

oficina de atencion al cliente, dotacion de mobiliario, pantallas de

tv para el sistema de turno para que prestar un eficiente,

transparente y pronto serivio a nuestro cleinte.



OBSERVACIONES


Se recibio capacitacion por parte del sena a los servidores

publicos a la entidad, e igualmente al grupo de atencion al cliente

los lideres de los procesos los capacitaron en cuanto a los

requisitos y normas de los deiferentes tramites de la entidad.

A la fecha la oficina de atencion al cleinet cuenta con una CPS

para atención persononalizada por ventinilla como apoyo a la

gestion, de igual forma se adecuo una ventanilla con ficho

prefrenecial para los clientes que presentan discapacidad,

adultos mayores o mujeres embarazadas, quedando de esta

forma dos funcionarios mas la CPS en atencion a ventanillas

para el sistema de turno asi mismo el apoyo de un funcionario de

sistemas para mayor agilidad en los tramites.

La oficina de atención al cliente viene prestando la atención al

cliente por diferentes canales como personalizado, ventanilla,

correo electrónico, pagina web y telefónicamente.

La oficina de atención al cliente en coordinación con secretaria

general, atención al cleinte, planeacion, calidad prestando la

atención al cliente por diferentes canales como personalizado,

ventanilla, correo electrónico, pagina web y telefónicamente.

La oficina de atención al cliente atiende los

Usuarios que visitan la entidad mediante el digiturno con el fin de

prestan un buen servicio.

La oficina de atención al cliente tiene un funcionario asignado

para realizar esta actividad, el cual se da cumplimiento en un

100% en responder las peticiones que corresponden a la oficina

de atención al usuario, un 80% las que se direccionan a otras

oficinas, un 80% las que se responden telefónicamente.

OBSERVACIONES


Se direccionan por competencia cada PQRS a traves del correo

a las diferentes dependencias o entidades para su conocimiento

y fines pertinentes legales

En la pagina web de la entidad existe informacion sobra tramites,

requisitos, tarifas, opcion de pago en linea de impuestos

Entidad:Direccion de Transito

de BucaramangaVigencia:


COMPONENTEACTIVIDADES

PROGRAMADAS

ACTIVIDADES

CUMPLIDAS

% DE

AVANCE

Reactivar Comité

AntitramitesActividad cumplida 100%

Identificar los Tramites y

Servicios de la EntidadActividad en proceso 80%

Clasificar los Tramites

según su importancia y

actualizar tramites y

servicios en el SUIT

Actividad en proceso 80%

Simplificar tramites

susceptibles de mejora en

la entidad


Elaborar el plan de acción

de racionalización de

tramites en la entidad





Estrategia ANTI-TRAMITES

II- Racionalización

de tramites



PROGRAMADAS

ACTIVIDADES

CUMPLIDAS

% DE

AVANCE


Aprobar el Plan Estrategico

de Gobierno en LineaActividad cumplida 100%

Aprobar el Plan Estrategico

de Tecnologia de la

Información y

Comunicaciones


II- Racionalización

de tramites


Serie: 100-5.0-52

Versión: 04

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OBSERVACIONES

Se reactivo el Comité antitramitesy de gobierno en linea donde a

la fecha se han realizado dos reuniones, el cual se evidencian

cuatro actas , con el fin de dar cumplimiento a las resoluciones

229/2009, 327/2014, 456/2014 y 590/2014. Se determinó que la

periodicidad del comité será de carácter mensual.

Se han validado 39 de 58 tramites existentes unificando,

simplificando tramites, eliminando duplicidades junto con los pasos

a seguir quedando pendiente su aprobación y publicación en la

pagina web con el fin de orientar a cada usuario que acude a

realizar su tramite sin intermediarios.

Teniendo en cuenta el impacto Financiero de la entidad se han

clasificado en su orden: Registro automotor, comparendos, Centro

Diagnostico Atomotor y Registro Conductores. Existen 39

tramites actualizados, los demás están en proceso de

actualización en espera que a finales del mes de diciembre del

presente año estén implementados.

Se han validado 39 de 58 tramites existentes unificando,

simplificando tramites, eliminando duplicidades junto con los pasos

a seguir quedando pendiente su aprobación y publicación en la

pagina web con el fin de orientar a cada usuario que acude a

realizar su tramite sin intermediarios.

Exite un plan de acción de Racionalización de Trámite incluidos

dentro del proceso Direccionamiento Estrategico donde aparece la

Oficina asesora de Planeación liderandolo.



OBSERVACIONES


Se ajustó la Resolución 581/2014 donde se modifica de acuerdo a

lo solicitado en los Decretos 2573/2014 y 1078/2015. Dicha

Resolución se encontraba desactualizada, la cual se encuentra

públicada en los Correos Institucionales, pendiente de

observaciones por parte de los integrantes del Comite antitramites

y Gobierno en Linea y Firma del Director General, a la fecha la

Resolución fué aprobada en el tercer Comité de Antitramites y

Gobierno en Linea.

Aun no se ha aprobado por parte de la alta Dirección el Plan

Estrategico de Tecnologia de la información y Comunicaciones.



Fecha de Publicación: 10 de enero 2017 Componente 1:


PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS % DE AVANCE

Actualización de la Política de

administración de RiesgoActividad cumplida 100%

Construcción mapa de

Riesgos de CorrupciónActividad cumplida 100%




GESTION DEL RIESGO

I- Gestión del riesgo de

corrupcion mapa de riesgos de

corrupción

Fecha de Publicación: 10 de enero 2017 Componente 1:


PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS % DE AVANCE

GESTION DEL RIESGO

Consulta y Divulgación Actividad cumplida 100%

Monitoreo y Revisión Actividad cumplida 100%

Seguimiento Actividad cumplida 100%

I- Gestión del riesgo de

corrupcion mapa de riesgos de

corrupción


Serie: 100-5.0-52

Versión: 04

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OBSERVACIONES

La oficina de control interno evidenció la

actualización de la política de administración de

Riesgo, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos

institucionales.

La Oficina de Control Interno recomienda el

cumplimiento a la guía para la gestión del riesgo

emanada por la presidencia de la Republica vigencia

2015, a la oficina asesora de planeación, el cual se

dan lineamientos puntuales para la administración

de los riesgos.

La oficina asesora de Planeación realizo asesoría y

acompañamiento a los líderes de procesos para la

identificación de los riesgos de corrupción.

Las evidencias de la asesoría se encuentran

soportadas mediante actas, el cual reposan en la

oficina asesora de planeación. Seguidamente se

socializo el mapa de riesgos a los líderes de los

procesos mediante correo institucional, herramienta

tecnológica GOOGLE DRIVE y publicado en la

página Web de la entidad.

En el seguimiento realizado se infiormo por parte de

algunos lideres de los procesos que se realizaron

algunos cambios en la identificacion de los Riesgos

como Planemiento Vial, Atencion al Cliente, y

Almacen e Inventarios.


GESTION DEL RIESGO

OBSERVACIONES

GESTION DEL RIESGO

Seguidamente se socializo el mapa de riesgos a los

líderes de los procesos mediante correo institucional,

herramienta tecnológica GOOGLE DRIVE y se

publico en la página Web de la entidad.

Se recomienda a los líderes de los procesos

monitorear y revisar periódicamente el mapa de

riesgos de corrupción y si es el caso ajustarlo.

La oficina de control interno y gestión realizo

seguimiento al mapa de riesgos de corrupción, el

cual algunos líderes de los procesos solicitaron la

modificación de algunos riesgos de corrupción, los

soportes reposan en la oficina de control interno.


Serie: 100-5.0-52

Versión: 04

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PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS

% DE

AVANCEOBSERVACIONES

Comité de archivo Actividad Cumplida 100%

Se creo el comité de archivo de la DTB, con el fin

de coordinar, apoyar y aplicar las Politicas

desarrolladas popr el archivo general de la nacion,

para la conservacion,organización y modernizacion

de los documentos archiviticos de la entidad.

Establecer su propio

ReglamentoActividad Cumplida 100%

Se cuenta con un reglamento de archivo y

correspondencia el cual tiene como objeto definir las

politicas y proncipios que regulan la funcion

archivistica en la DTB.

Diseñar y proponer planes

programas de trabajo

archivisticos al interior de la

entidad a cordes con las

disposiciones y pautas del

archivo General de la

Nacion.

Actividad Cumplida 100%

Esta activida se viene realizando, Toda vez que se

diseñan programas de trabajo archivisticos al interior

de la entidad.

analizar los diferentes tipos

documentales para

determinar su valor

aplicando criterios de

retencion y descarte.

Actividad Cumplida 100%

Esta activida se viene dando cumplimiento, se

analizan los diferentes tipos documentales para

determinar su valor aplicando criterios de retencion y

descarte.

VI-Iniciativas

Adicionales




INICIATIVAS ADICIONALES- GESTION DOCUMANTAL




% DE

AVANCEOBSERVACIONES

INICIATIVAS ADICIONALES- GESTION DOCUMANTAL

Aprobar las tablas de

retencion documantalActividad Cumplida 100%

Las tablas de retencion documantal fueron

aprobadas en la vigencia 2010 y en la vigencia 2015

se realizaron unos ajustes de acuerdo a los

cambios estructurales y ajustes por procedimento y

se encuentran en proceso de aprobacion por el

consejo Departamental de archivo. A la fecha

fueron concalidadas las TRD mediante Resolución

22405 de fecha 06 de diciembre de 2016 por el

Consejo Departamental de archivo las cuales deben

ser adoptadas por la entidad a fin de que se aplique

como instrumento legal archivistico e la organización

y ordenación de los archivos, producidos tramitados

y conservados sin importar su medio (fisico,

analogos-virtuales).

VI-Iniciativas

Adicionales


Serie: 100-5.0-52

Versión: 04

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% DE

AVANCEOBSERVACIONES

Analisis del estado del

proceso de rendicion de

cuentas


La Alta Direccion trimestralmente presenta al Concejo Municipal de

Bucaramanga el informe de gestión de la entidad, teniendo en

cuenta la ejecución de los proyectos de inversion de acuerdo al

Plan de Desarrollo Gobierno de la Gente 2016-2019, e igualmente

a la gestión administrativa.

Diseño de la estrategia de

rendición de cuentasActividad cumplida 100%

El informe de Rendición de cuenta se realiza teniendo en cuenta

los informes de gestión trimestrales presentados por los líderes de

los procesos. Se publican los informes de gestión

en la pagina web de la entidad en el link www.

transitobucaramanga.gov.co/informe de gestión.php, redes

sociales como tuiter y facebok (@msalasrondon, @transitobucara,

@emisoratransito)

De acuedo a las recomiendaciones dadas por la oficina de control

interno, la Alta Direccion da cumplimiento a lo establecido en el

articulo 78 de la ley 1474 de 2011 en cuanto a: rendir cuentas de

manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos de

metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno

Nacional, los cuales serán formulados por la Comisión

Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición

de cuentas creada por el CONPES 3654 de 2010.




Rendicion de Cuenta

III- Rendicion de

Cuentas




% DE

AVANCEOBSERVACIONES

Rendicion de Cuenta

Implementación y

Desarrollo de la estrategiaActividad cumplida 100%

La Alta Direccion atendiendo a los establecido en la normatividad

vigente con relacion a la rendicion de cuenta y asi mismo a las

recomendaciones de control interno da cumplimiento a traves de

las diferentes acciones como: 1. Presentacion de infomrs

trimestrales ante el concejo muniicpal donde ejerce el control

politico por parte del ente, 2. Públicacipon de los avances de los

diferentes informes de gestión en la pagina web de la vigencia

2016 asi mismo publicacio en las diferentes redes sociales y

medios de comunicacion de los mismos 3. Realización una

rendición publica de cuentas con los diferentes actores del sector

transito y comunidda en general (realizada el 5 de diciembre de

2016 en el auditoria fenalco santander. 4. Rendicion de cuenta con

los servidiores publicos de la entidad ( 15 de diciembre de 2016)

Evalaución Interna y

Externa del Proceso de

Rendicion de Cuentas


La oficina de Control Interno y Gestión realizaró la evaluación a la

estrategia de Rendición de Cuenta de la DTB para la vigencia

2016, donde se evidenció el cumplimiento de acuerdo

a la directires dadas por el compres 3656, en coordinación con los

lideres de los procesos quienes presentaron los informes de

gestión dentro de los terminos establecidos, y la Alta Dirección

Consolidó la información y desarollo la estrategia de rendicion de

cuentas la cual se encuentra publicada en la página Web de la

entidad en el link www. transitobucaramanga.gov.co/informe de

gestión.php. Es importante mencionar que la rencion de cuenta

contó con la participacion ciudadana a través de los dieferentes

medios de comunicación se ha dado respuesta a las PQRS de la

ciudadnia .

Aplicación de la

normatividad, procesos,

procedimientos,

lineamientos contenido en

el manual Unico de

Rendicion de Cuentas

(documento compes 3654


La oficina de control interno y gestión verificó el cumplimiento a la

normatividad vigente, Procesos, procedimientos y lineamientos y

contenidos del manual único de rendición de cuentas (Documento

CONPES 3654 de 2010) donde se dio cumplimiento al mismo.

III- Rendicion de

Cuentas

CAUSA RIESGOS CONTROL ELABORACIÓN PUBLICACIÓN

EFECTIVIDAD

DE LOS

CONTROLES

Personal asignado No cumple con los

perfiles acordes para el desarrollo de los

procesos y procedimientos de la oficina

inadecuada intervencion

en los procesos

meritocraticos

Aplicar política de selección de personal

por méritos Capacitar al

personal vinculado

9/09/2016 29/12/2016 Baja

La falta de controles, en el cumplimiento de

los procedimientos de entrega o recepción

de inventario en el almacén.

Perdida de elementos

devolutivos o recursos

propiedad de la DTB

Realizar la gestión conforme al

procedimiento establecido, Revisar el

cumplimiento de los procedimientos,

Actualizar los procedimientos.

9/09/2016 29/12/2016 Baja

Mala orientación a los clientes y usuarios

por parte de algunos servidores públicos de

la DTB

Entrega de información desactualizada

basada en las nuevas reformas de ley.

Cobrar por el tramite

Reorganización de la oficina de información

Preparación del personal que atienda a los

usuarios Dotación de la sala de

espera

9/09/2016 29/12/2016 Baja

Falta de claridad en los tramites, requisitos y

tarifas de los mismos por parte del personal

de la DTB.

Pérdida de imagen de la

DTBCampaña institucional de divulgación 9/09/2016 29/12/2016 Baja

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCRONOGRAMA MAPA DE

RIESGOS DE CORRUPCIÓNACCIONES


SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

Responsable: Lideres de los procesos

Gestores, servidores públicos, familiares de

personalidades y políticos buscan el

certificado de la revisión técnico mecánica

sin cumplir el procedimiento o los requisitos

de su vehículo.

Tráfico de influenciasVerificar cumplimiento de requisitos por

parte de los usuarios sin excepción9/09/2016 29/12/2016 Baja

Falta de personal suficiente para atender el

número de investigaciones disciplinarias

vigentes

Dilatación de los procesos

con el propósito de

obtener el vencimiento de

términos o la prescripcion

del mismo

Cumplimiento del procedimiento

disciplinario9/09/2016 29/12/2016 Baja

Demora en la realización de actividades.

Incumplimiento en los requisitos para la

liquidación de contrato y el no compromiso

por parte del interventor en el continuo

seguimiento al debido contrato.

Concentrar las labores de

supervisión de múltiples

contratos en poco

personal

Cumplimiento del procedimiento de

contratación9/09/2016 29/12/2016 Baja

La falta de capacitación y conocimiento

sobre la presentación de planes de

mejoramiento por parte de los líderes de

proceso y falta de planeación por parte de la

Oficina de Control Interno y gestión en la

evaluación y seguimiento de los mismos.

Falta de información

sobre el estado del

proceso del trámite al

interior de la entidad.

Cumplimiento del procedimiento de

Auditoría9/09/2016 29/12/2016 Baja

Falta de mantenimiento o repotencializacion

de los equipos de cómputo, redes e Internet.

Equipos antiguos y desactualizados

Sistemas de información

susceptibles de

manipulación o

adulteración

Acompañamiento por parte del área de

sistemas9/09/2016 29/12/2016 Baja

Descuido o desconocimiento del personal

de Gestión Documental.

Documentación administrada manualmente.

Deficiencias en el manejo

documental y de archivo

Diseñar un sistema de control a las

comunicaciones oficiales de la Entidad.

Sistematizar y/o escanear la Información de

acuerdo alas TRD

9/09/2016 29/12/2016 MODERADA

No disponer de equipos, elementos y

herramientas de trabajo de última

tecnología. Falta de presupuesto para

atender esa necesidad.

Sistemas de interfase

susceptibles de

manipulación o

adulteración.

Implementación de un sistema de

semaforización con llaves de seguridad.9/09/2016 29/12/2016 Baja

La falta de herramientas de seguimiento a

las operaciones en el software misional.

Deficiencia de controles para el manejo de

información

Deficiencia en los

controles del proceso

Realizar ajustes que permitan hacer el

control y trazabilidad de los Procesos que

se ejecutan con el Software misional

9/09/2016 29/12/2016 Baja


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ACCIONES ADELANTADAS / OBSERVACIONES

En cuanto al primer riesgo a la fecha no se ha contratado personal para apoyar el proceso de

almacén e inventarios a pesar de haber realizado la gestión ante la oficina de contratación

mediante memorando N°. 003 de fecha 12 de enero de 2016.

En el segundo riesgo el grupo de almacén e inventario mediante memorando 059 de fecha 05

de noviembre de 2015 ha solicitado la adquisición de un software y un hardware con la

finalidad de mitigar el riesgo en el proceso del registro y salida de bienes de consumo y

devolutivos de la entidad, de igual forma mediante memorandoN°.52 de fecha 05 de abril de

2016, se solicita nuevamente a la oficina de sistemas la adquisición de un software y un

hardware con la finalidad de poseer herramientas tecnológicas acordes que permitan un

mejor control y recepción de elementos de consumo y devolutivos, teniendo en cuenta la gran

cantidad o volumen de bienes que maneja la entidad, sin que a la fecha se haya tenido

encuenta mis peticiones.

Como existe un sistema de turno debidamente organizado el cliente sin necesidad de

intermediarios es direccionado a las diferentes dependencas y al banco para realizar los

tramites y pagos, minimizando el riesgo que los tramitadores entorpescan los procesos,

vulneran las filas porque todo se transfiere a traves de la oficina de atencion al cliente de la

manera virtual. En la oficina se orienta al cleinte en cuanto a los requisitos y valores que

deben cancelar en el banco directamente es transferido.

Se han recibido capacitaciones por parte de las diferentes dependencias tales como registro

automotor, registro de conductores, juridica, ejecuciiones fiscales sobre los tramites y

requisitos para actualizar la información y brindarla de una manera correcta al cleinte que se

dirige directamente a la oficina de servicio al cleinte, es primordial que todas las

actualizaciones respecto a la normatividad, procedmientos,por oarte de las otras

depenendicans se mantenga periodicamente en asocio con la oficina de atención al cleinte

para que se de una buena informacion y no con lleva a la mala imagen por falta de

capacitacion.

ACCIONES

Responsable: Lideres de los procesos

Se continua dando estricto cumplimiento a la normatividad legal vigente para que los

propietarios y conductores de los vehículos cumplan a cabalidad. Actualmente se están

dictando charlas y se socializan videos a los usuarios que acuden al Centro de Diagnóstico

Automotor haciendoles ver la importancia de la revisión técnico mecánica de sus vehículos

referente a: la importancia de realizar la revisión técnico mecánica y la calibración de gases,

rines y frenos de sus vehículos. E igualmente se están capacitando a propietarios y gerentes

de las empresas de servicio público individual de pasajeros tipo taxi. Es importante tener en

cuenta que El Ministerio de Transporte instaló en el CDA de la DTB el SICOV (Sistema

Integrado de Control y Vigilancia), sistema supervisado, operado y controlado por el Ministerio

de Transporte, el cual verifica que los vehículos que ingresen al CDA a realizar la RTM y los

operarios hagan las respectivas pruebas como lo exige la norma NTC5375, donde se

instalaron cámaras por parte del diente.rio de Transporte y a partir del 22 de agosto de 2016

entró a funcionar el SICOV.

A la fecha se han vinculado a la oficina de control interno disciplinario tres (3) contratistas a

quienes se les renovaron los contratos a tres (3) abogados, con el fin de coadyuvar y brindar

apoyo y acompañamiento a los procesos adelantados por la dependencia y un notificador el

cual su contrato vence en el mes e diciembre de la presente vigencia y el ultimo como auxiliar

de archivo y apoyo a la gestión a quein se le renovo el contrato. Teniendo en cuenta lo antes

mencionado se evidencia el cumplimiento del procedimiento disciplinario y se minimiza la

causa del riesgo.

El articulo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece el apoyo a la gestión y de

conformidad con el Art.83, paragrafo 2 de la ley 1474 de 2011 establece: La supervisión

consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre

el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no

requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá

contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean

requeridos.

En cada auditoria se está socializando con el líder del proceso la guia para la elaboración de

los planes de mejoramiento y el diligenciamiento del respectivo formato. Como evidencia en

cada auditoria se deja constancia en el acta de cierre la socialización para la elaboración de

los planes de mejoramiento y posterior seguimiento por parte de la oficina de control interno y

gestión.

El Ing. Barón Rincón manifesto que una vez reviso el mapa de riesgos de corrupción que se

debían hacer unos pequeños ajustes del segundo riesgo en cuanto a la casilla de riesgo

residual referente a probabilidad e impacto en cuanto a los valores, el Ing. sugiere que la

probabilidad debe ser si es de 1 a 5= 3 y el impacto= 20, e igualmente en cuanto a la casilla

opción de manejo debería cambiarse Evitar por Mitigar. El Ingeniero Juan Carlos Barón

Rincón hizo énfasis que la oficina asesora de sistemas mediante contrato 347 de fecha

14/10/16 está realizando el mantenimiento del sistema de información de la entidad el cual

surgió por las necesidades de las oficinas de la entidad. También en el día a día se realizan

los soportes técnicos por parte de los ingenieros Javier Ripoll y Pablo Jaimes de acuerdo al

reporte o necesidad de cada oficina. Es de anotar que la oficina asesora de sistemas realiza

el mantenimiento preventivo a los equipos de la entidad y en cuanto a la re potencialización

de los mismos está pendiente.

Actualmente se cuenta con personal de planta, el procedimiento se hace manual, falta

trazabilidad en el mismo.

Solucion: Uso de herramientas Tecnologicas: Sofware administrador de documentos; este

permite la trazabilidad de la informacion desde que nace hasta su dosposicon final, junto con

el uso y aplicacion de los instrumentos archivosticos implementados por la entidad.

Mediante memorando No. 263 de fecha 22 de agosto de 2016 el Asesor de Planeamiento Vial

Jorge Alberto Pérez Jiménez hace observaciones al Acta del Mapa de Riesgos de Corrupción

del 18.08.2016, donde ajustó o modificó la causa, riesgo, control, acción del control , acción

preventiva y registro de evidencia, se anexa como evidencia el memorando en mención.

En el sistema misional de la entidad no se han llevado a cabo por parte de la oficina de

sistemas ningún control al sistema misional, base de datos, certificados etc. La Alta Direccion

autorizó desarrollar desde cero el sistema misional apoyandose en los procedimientos de las

oficinas de calidad, resgitro automotor, registro de conductores, comparendos, inspecciones,

digitación de parqueadero y grua.


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Fecha de Publicación: 10 de enero 2017 Componente:



% DE

AVANCEOBSERVACIONES

Publicación de información

mínima obligatoria sobre la

estructura.

Se encuentra en proceso 70%

Se encuentra en proceso de actualización y avance,

de conformidad con la ley 1712 de 2014, peniente la

terminación y públicación del indice de acceso a la

información pública.


mínima obligatoria de los

procedimientos, servicios y

funcionamiento.


Se encuentra en constante actualización en la

medida que se hacen cambios a los procedimientos

y servicios

Divulgación de datos

abiertosActividad cumplida 100%

Se encuentra en proceso de actualización de

acuerdo al Decreto 2573/2014 de acuerdo a la

estrategia de gobierno en linea, hay intercambio de

información con la Gobernación de Santander a

través de webservice que garantiza la apertura de

informacion de la DTB para organismos del estado.


sobre contratación públicaActividad cumplida 100%

Se encuentra en constante actualización en la

medida en que solicitan publicar contratos a través

de la pagina web de la entidad.

Publicación y divulgación de

información establecida en

la estrategia de gobierno en

línea

Se encuentra en proceso 80%

La publicación y divulgacion se encuentra en

proceso de actualización y avance de conformidad

con el Decreto 2573/2014.

V- Transparencia y acceso a la

información



Transparencia y acceso a la informacion


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