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Manual AdministrativoAdministración y Finanzas

Guatemala

Manual de Armonización Manual de Armonización de Fondosde FondosAgosto 2011

Mecanismo Mecanismo Coordinador de PaísCoordinador de País

GuatemalaGuatemala

Mecanismo Coordinador de PaísGuatemala Manual Administrativo de Armonización de Fondos

Pág2ContenidoContenido

Presentación Objetivos del Manual Concepto del MCP – Guatemala Sectores que conforman el MCP Objetivos del MCP – Guatemala Marco metodológico aplicado Enfoque Conceptual utilizado Misión del MCP-Guatemala Funciones del Sistema de Armonización de Fondos Procesos y procedimientos del sistema de

Armonización de Fondos Normas de desempeño por proceso Listado de instrumentos a implementar para el

funcionamiento de los procesos Inventario de cargos por procesos y procedimientos Estructura funcional del sistema


Pág3PresentaciónPresentación

El Mecanismo Coordinador de País de Guatemala, (MCP-G), recientemente ha aprobado nuevos estatutos que planteandiversos e importantes cambios tanto al interior de su estructura como de su funcionamiento. Estos importantes cambiosimpactan directamente en el quehacer y funcionamiento del MCP-G, que amerita contar con diversos sistemasorganizacionales y herramientas administrativas que le faciliten cumplir su misión, desempeñar sus funciones básicas yademás, la adecuada implementación de los cambios.

Una de las funciones básicas del MCP que exigen el FM corresponde a la de Armonización de Fondos; El Fondo Mundialreconoce que es necesario un enfoque coordinado y multisectorial, impulsado desde el país y que cuente con laparticipación de todos los asociados a fin de lograr un efecto significativo en la reducción de las infecciones, enfermedades ydefunciones provocadas por el VIH/SIDA, la tuberculosis y la malaria.

Desde esta perspectiva el sistema de Armonización de Fondos para el MCP, se constituye en un proceso o medioestratégico para la obtención de financiamiento e implementación de estrategias y alianzas multisectoriales para el apoyocontra el SIDA, TB y Malaria.

El presente manual corresponde a una de las herramientas esenciales para asegurar una gestión operativa eficiente,transparente y oportuna del MCP-G. Brinda una panorámica completa e integral acerca del sistema de Armonización deFondos, enfoque, funciones esenciales, así como de los procesos, procedimientos y actividades operativas. Además dedescribir las normas y responsables para el desarrollo efectivo de sus funciones operativas.

Representa un gran esfuerzo conjunto de los miembros del MCP-G, que sin lugar a dudas contribuirá al fortalecimientoinstitucional y finalmente al mejor aprovechamiento de las subvenciones del Fondo Mundial en el país.


Pág4Objetivos del ManualObjetivos del Manual

Brindar una panorámica completa e integral sobre los procesos yprocedimientos operativos del sistema de Armonización deFondos Describir el enfoque metodológico empleado en el diseño del

Manual de Armonización de Fondos del MCP-G. Compartir las funciones específicas a cargo del sistema de

Armonización de Fondos del MCP-G. Presentar el conjunto de procesos con sus respectivos

procedimientos, actividades, normas e instrumentos para eldesarrollo efectivo de las funciones operativas del sistema deArmonización de Fondos. Servir de guía para la inducción y orientación de los miembros y

personal técnico del MCP-G.


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Concepto del MCP - GuatemalaConcepto del MCP - Guatemala

El Mecanismo de Coordinación de País de la República de Guatemala, MCP-G, es un ente multisectorial,elegido en forma democrática, que realiza acciones de coordinación para el desarrollo y presentación depropuestas; la supervisión estratégica a través del monitoreo y la evaluación de los proyectos y el seguimientode los procesos realizados dentro de la fase de ejecución de las iniciativas aprobadas por el Fondo Mundial,para la lucha contra el VIH y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA.

Sus iniciativas son basadas en resultados, en la evidencia científ ica, la prevención, la atención, la supervisiónestratégica a través del monitoreo y evaluación de los procesos, dentro de un marco de gobernanza, de unamanera ef iciente, transparente y con amplia participación, para minimizar los riesgos de la población enGuatemala, con énfasis en el combate a la pobreza, a través de la reducción del estigma y discriminación de laspoblaciones afectadas por las tres enfermedades.

Participa en las estrategias enmarcadas en los Planes Estratégicos Nacionales de VIH y Sida, la Tuberculosis yla Malaria y los marcos estratégicos que los complementen, requeridos por el Fondo Mundial. Está Integradopor sectores que representan a las organizaciones e instancias gubernamentales, de sociedad civil y agenciasde cooperación internacional.


Pág6

Sectores que conforman el MCP - Guatemala


1. SECTOR GUBERNAMENTAL. Compuesto por instituciones y organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y empresaspúblicas estatales o municipales, quienes a través de su quehacer institucional participan en forma directa e indirecta en elcumplimiento de la obligación del Estado, en garantizar la salud de las personas en Guatemala.

2. SECTOR AUTONOMO. Compuesto por instituciones que por mandato constitucional gozan de autonomía, quienes a través de suquehacer institucional colaboran en forma directa e indirecta con los programas de salud de las personas en Guatemala.

3. SECTOR DE POBLACIONES VULNERABLES AL VIH Y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA. Compuesto pororganizaciones, redes y alianzas que representan a grupos de personas que se encuentran en condición de mayor vulnerabilidad a unao más de las tres enfermedades y representan las necesidades de estos grupos, aportando sus experiencias para ampliar el acceso alos serviciosde estas poblaciones, promoviendo la sensibilización social, a través del respeto a la dignidad humana y la tolerancia.

4. SECTOR DE PERSONAS AFECTADAS CON EL VIH Y SIDA, LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA. Compuesto pororganizaciones de personas directamente afectadas por las tres enfermedades y las comunidades que viven en áreas geográficas demayor riesgo; por lo que representan las necesidades de estas personas, aportando sus experiencias para ampliar los servicios hacialas poblaciones de difícil acceso.

5. SECTOR DE ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES. Compuesto por organizaciones no gubernamentales que trabajan enla lucha contra las enfermedades y sus soluciones. Representan a quienes conocen las necesidades de las poblaciones, tienenexperiencia en la ejecución de proyectos, en la prestación de servicios y en programas de prevención y educación.

6. SECTOR DE ORGANIZACIONES DE BASE COMUNITARIA. Compuesto por organizaciones base comunitaria geográficamenteestablecidas, que trabajan en la lucha contra las enfermedades y sus soluciones. Representan a quienes conocen las necesidades delas poblaciones, tienen experiencia en la ejecución de proyectos, en la prestación de servicios y en programas de prevención yeducación.

El Mecanismo de Coordinación de País de la República de Guatemala, MCP-G esta conformado por 14 sectores que corresponden a los siguientes:


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7. SECTOR DE GRUPOS MULTICULTURALES. Compuesto por organizaciones que representan a los grupos culturales deGuatemala, cuyos integrantes comparten una misma identidad de grupo, a través de su propia historia, cultura, costumbres, idioma,identidades familiares por genealogía o ascendencia y normas de convivencia. Quienes además, basan la respuesta en la lucha contralas enfermedades, en su propia cosmovisión y valoran el sistema de salud alternativo en sus comunidades.

8. SECTOR DE MUJERES. Compuesto por organizaciones que representan a las mujeres, quienes son las más afectadas por las tresenfermedades, y son especialmente vulnerables debido a factores biológicos y socioeconómicos. Es importante que las organizacionesde mujeres y otras organizaciones, que representan los intereses de las mujeres estén adecuadamente representadas, para asegurar laparticipación de género y sean reflejadas en las propuestaspresentadas al Fondo Mundial.

9. SECTOR DE ADOLESCENTES Y NIÑ@S. Compuesto por organizaciones que representan a l@s adolescentes y los niñ@s, que seencuentren afectados y/o sean vulnerables ante cualquiera de las tres enfermedades.

10. SECTOR ACADEMICO. Compuesto por instituciones de educación superior, que aportan conocimientos sobre los determinantesepidémicos, sociales, políticos, culturales y de investigación, en la lucha contra las tres enfermedades, abordando de manera científicael conocimiento y comprobación del problema y su resolución. Forman parte de este sector las universidades, públicas y privadas.

11. SECTOR DE ORGANIZACIONES PROFESIONALES. Compuesto por colegios profesionales, asociaciones y agrupaciones deprofesionales, constituidos en forma voluntaria o por disposición legal, que aportan sus conocimientos y experiencias profesionales, enlas áreas del conocimiento, afines con los objetivosdel MCP-G y a la lucha contra las tres enfermedades.

12. SECTOR DE ORGANIZACIONES BASADAS EN LA FE. Compuesto por organizaciones religiosas y basadas en la fe,desempeñando una labor esencial dentro de las comunidades afectadas por las tres enfermedades; proporcionando serviciosfundamentales a las poblaciones. Tienen relación con autoridades nacionales y locales, para requerir la priorización de lasnecesidades.




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13. SECTOR DE LA EMPRESA PRIVADA. Compuesto por entidades mercantiles con responsabilidad social, las cuales aportanliderazgo y experiencia en el manejo de los procesos y ejecución de proyectos; son portavoces de las personas económicamenteactivas; colaborando con los programas de salud; aportando su experiencia y la infraestructura del sector privado para llegar a lascomunidades afectadas.

14. SECTOR DE AGENCIAS DE COOPERACION INTERNACIONAL, BILATERALES o MULTILATERALES. Compuesto porinstancias bilaterales o multilaterales de cooperación internacional, acreditadas en Guatemala, que trabajan directa o indirectamente, enlas respuestas nacionales de la lucha contra cualquiera de las tres enfermedades, y quienes tienen vínculos con los actores de lasmismas, aportando la asistencia técnica y financiera.




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Objetivos del MCP - GObjetivos del MCP - G

• Cumplir con los requisitosde elegibilidad del Fondo Mundial:• Elección transparente de representantes de todos lossectores miembros;• Participación de personas que son afectadascon las tres enfermedades;• Procesos transparentes para solicitary revisar propuestas;• Participación amplia y transparente de partes interesadas, en el proceso de elección de los representantes de cada sector;• Proceso transparente en nombramiento de Receptor (es) Principal (es) y supervisión estratégica del programa;• Manejo adecuado de una política de conflicto de intereses;

• Promover la participación de los sectores miembros del MCP-G para la elaboración y presentación de las propuestas sobre VIH ySida; Tuberculosis y Malaria, ante el Fondo Mundial;

• Elaborar, revisar, seleccionar y avalar las propuestas consensuadas de país y/o de carácter regional, para ser enviadas al FM u otrasagencias de cooperación, definiendo claramente los objetivos, alcances de sus actividades y los resultados esperados, cumpliendocon lo que para el efecto se regula en el manual de procedimientos;

• Supervisar y dar seguimiento a la ejecución de acuerdo a la programación y/o reprogramación de los proyectos financiados por elFM, velando por el cumplimiento de los convenios suscritos entre el Receptor Principal, el Fondo Mundial y el MCP-G; así como laevaluación de sus resultados;

• Nominar la (s) organización (es) apropiada (s) para actuar como Receptor (es) Principal (es) para la ejecución de los proyectos, conlas subvenciones del Fondo Mundial, cumpliendo con lo que para el efecto se regula en el manual de procedimientos (proceso departicipación, evaluación, criterios para seleccionar, nombrar y supervisar al Receptor Principal; supervisar la implementación de losproyectos y sus resultados);

• Fortalecer la transparencia en el desarrollo de sus funciones y la rendición de cuentas;

• Apoyar activamente el fortalecimiento de la capacidad de gestión del Receptor Principal y desarrollar las estrategias de capacitaciónpara que todos lossectores miembros tengan posibilidad de participar como Receptores Principales.

Son objetivos del MCP-G, los siguientes:


Pág10

Marco metodológico aplicadoMarco metodológico aplicado

La elaboración del presente manual se ha sustentado en el enfoque sistémico de gestión por procesos. Para una mejor y más completa comprensión y efectiva aplicación del manual, se incluye una breve descripción de este

enfoque. Según éste, una organización moderna, se sustenta y esta dirigida al desarrollo gradual y progresivo de sus componentes básicos (procesos, recurso humano, estructura, cultura y tecnología), que esquemáticamente

puede representarse de la siguiente forma:

Misión Misión –– VisiónVisiónRoles y FuncionesRoles y Funciones

PPrroocceessooss

RRRRHHHH

EEssttrruuccttuurraa

CCuullttuurraa

TecnologíaTecnología

Misión Misión –– VisiónVisiónRoles y FuncionesRoles y Funciones

PPrroocceessooss

RRRRHHHH

EEssttrruuccttuurraa

CCuullttuurraa

TecnologíaTecnologíaLa orientación de los pilares o componentes básicos constituido por elconjunto de procesos de trabajo, el Talento Humano, la estructura y lacultura organizacional del MCP, la brinda su MISION o PROPOSITO y laVISION, o compromiso del futuro que el equipo del MCP desea construir.Estos constituye el marco que define sus roles y funciones básicas oesenciales y permitirá además, evaluar su cumplimiento a futuro.

La Misión, Visión, Roles y Funciones del MCP, constituye el marco dereferencia que permite visualizarlo como un “SISTEMA” de producción debienes y servicios. En este caso específico, dada la naturaleza tan especial yespecífica del MCP, que constituye en sí mismo un único sistemaorganizacional, de gestión, conducción y control estratégico del desarrollo delas propuestas del país subvencionadas por el Fondo Mundial a diferencia delas organizaciones tradicionales, donde es usual la existencia de un conjuntode sistemas organizacionales como de planificación, información,comunicación, suministros, control, finanzas, prestación de servicios entreotros.

MISION Y VISION

ROLES Y FUNCIONES BASICAS

SISTEMAS ORGANIZACIONALES

MISION Y VISION

ROLES Y FUNCIONES BASICAS



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Bajo esta perspectiva un “SISTEMA” comprende una serie de políticas, funciones, normas, procesos y dependencias mutuamenteinterrelacionadas e interdependientes que conforman un conjunto operativo integrado. Haciendo una analogía; equivalen a losSISTEMAS DEL CUERPO HUMANO O DEL UNIVERSO.

Estos sistemas, deben permitir al MCP - Guatemala, cumplir su misión, alcanzar su visión, desempeñar sus roles, desarrollar susfunciones y alcanzar los resultados previstos. Los sistemas están conformados por un conjunto de procesos y éstos a su vez, en unconjunto de procedimientos, actividades y tareas:

Entendiéndose por PROCESO al conjunto deprocedimientos que tiene el propósito de convertirun insumo en un resultado final yPROCEDIMIENTO a la serie de actividadesordenadas consecutivamente que se realizan conel propósito de obtener un fin o un objetivodeseado.

ENTRADAS SALIDASSISTEMASSISTEMAS

PROCESOSPROCESOS

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADESACTIVIDADES

Insumos, recursos y USUARIOS que

demandan se rvicios

Resultados de los procesos de

atención y gestión

ENTRADAS SALIDASSISTEMASSISTEMAS

PROCESOSPROCESOS

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADESACTIVIDADES

Insumos, recursos y USUARIOS que

demandan se rvicios

Resultados de los procesos de

atención y gestión

Mientras que entendemos por ACTIVIDADES al conjunto de tareas que genera el proceso sin las cuales no se podrían lograr lospropósitos que persigue el MCP. Para cada una de éstas, se identifican los puestos o cargos de trabajo y elabora el inventario decargos por proceso y procedimiento que permite darle forma a la estructura funcional o de cargos de trabajo, y esta a su vez, a unaestructura organizacional horizontal de gestión porprocesos.

Este es el camino seguido, para establecer, la organización, procesos, procedimientos y estructuras; funcional y organizativa del MCP.El presente Manual del Sistema de ARMONIZACION DE FONDOS lista todos los procesos con sus respectivos procedimientos,actividades, tareas con las respectivas normas de desempeño, puestos de trabajo, estructuras funcional / organizacional y el listado delos posibles instrumentos y/o guías a utilizar para la implementación de losprocesos correspondientes.



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El enfoque sistémico es un excelente vehículo para fortalecer la estructuraorganizativa del MCP, caracterizada por ser de muy pocos niveles, centradas enla gestión de procesos que facilite al MCP, cumplir con sus misión, visión, rolesy funciones, obtener los resultados previstos y responder y adaptarseapropiadamente a las exigencias de un entorno cada vez mas turbulento ycambiante.

MISION ROLES Y FUNCIONES BASICAS


PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA FUNCIONAL Y ORGANIZACIONAL

MISION ROLES Y FUNCIONES BASICAS


PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA FUNCIONAL Y ORGANIZACIONAL



Pág13Marco conceptualMarco conceptual

Previo a conocer en detalle el sistema de Armonización de Fondos propuesto, es necesario comprender los diferentes conceptos desde un punto eminentemente operativo, de los

aspectos mas importantes que constituyen y son abordados en el presente sistema. Esto facilitará un manejo homogéneo y apropiado para su adecuada operativización. Entre las

principales definiciones operativas tenemos:

Organización y fun cionami ento del MCP y su Secretaría

Armonización de fondos del Fondo Mundial con otros recu rsos

Desarrollo de propu estas

Monitoreo estratégicode subvenciones y de receptores principales

Documentacióny comunicación con constituyentes y el FM

1

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3

4

5

Funciones básicas del MCP Una de las funciones básicas del FM corresponde a la de Armonización de Fondos; El Fondo Mundial reconoce que es necesario

un enfoque coordinado ymultisectorial, impulsado desde el país y que

cuente con la participación de todoslos asociados a fin de lograr un efecto

significativo en la reducción de lasinfecciones, enfermedades y defunciones

provocadas por el VIH/SIDA, latuberculosis y la malaria.

De esta forma, los distintos actores con antecedentes y

experiencia variados y exclusivos, pueden participar en el desarrollo de laspropuestas y decisiones sobre la

asignación y utilización de los recursosfinancieros del Fondo Mundial.


Pág14Marco conceptualMarco conceptual

Para el inicio de la elaboración de

propuestas de país es necesario..

Con actores clave, las estrategias para el desarrollo

de la respuesta a VIH, TB y Malaria

Propuesta elaborada …Con procesos de participación de actores

clave e interesados, considerando las brechas identificadas y necesidades de

país y de todos los involucrados .

ArmonizarArmonizar

Con otros programas nacionales para la

articulación e integración de estrategias

Con este enfoque se debe lograr…

• Identificar prioridades y brechasa nivel nacional en la coberturaprogramática, técnica ygeográfica o en el apoyofinanciero.

• Promover la participaciónmultisectorial.

• Garantizar la armonización delas subvenciones del FG a travésde otras actividades de apoyopara las tres enfermedades.

• Coordinar y ratificar laspropuestas de subvenciones.


Pág15

Misión del MCP - GuatemalaMisión del MCP - Guatemala

La misión de una organización es su propósito, su razón de ser. Lamisión aporta orientación, uniformidad y significado a las decisiones yactividades de todos los miembros. Es el punto central en torno al cual,los miembros del equipo definen las intervenciones, establecen metas,avanzan en una dirección común y se concentran en lo que saben yhacen mejor. También les motiva a extender su capacidad y aceptarnuevos retos. Responde a la pregunta ¿porqué hacemos lo quehacemos?

Es así como luego de concluido un detenido análisis, los miembros delMCP - Guatemala han realizado una revisión de cuál es su propósitoprincipal o misión y seguido llegar a su definición por consenso. Lamisión establecida por los miembros del MCP – Guatemalacorresponde a la siguiente:

“Instancia multisectorial que gestiona y avala las propuestas ante el Fondo Mundial, monitoreando estratégicamente la implementación de las subvenciones, a través de la sistematización, transparencia y participación democrática, contribuyendo a cerrar las

brechas en la respuesta nacional de VIH, Tuberculosis y Malaria y disminuir el impacto en la población de alto riesgo, vulnerable, afectada y a mejorar su calidad de vida, en el marco

de los derechos humanos, pertinencia cultural y equidad de género”.


Guatemala

FuncionesFuncionesProcesos, procedimientos y Procesos, procedimientos y

actividadesactividadesNormas de desempeñoNormas de desempeñoAgosto 2011

Manual de Armonización de Manual de Armonización de Fondos del Mecanismo Fondos del Mecanismo

Coordinador de PaísCoordinador de País


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Funciones generales del sistema de Armonización de Fondos

Funciones generales del sistema de Armonización de Fondos

Las funciones corresponden aquellas áreas de responsabilidad que sonúnicas, complementarias e indelegables que corresponden exclusivamentesu cumplimiento a un área de gestión de la organización, en este caso, alsistema de Armonización de fondos; def inen qué tenemos que hacer yhasta dónde o alcance de las responsabilidades a cumplir de dichosistema. Estas no pueden ser alcanzadas sino a través del esfuerzoarticulado y sinérgico de todas las partes y miembros del sistema. En suconjunto y en adición a los demás sistemas organizacionales, permiten alMCP el cumplimiento de su misión o propósito.

Para el sistema de Armonización de Fondos se ha def inido su funciónbásica que corresponde a la siguiente:

• Identificación de brechas en la respuesta nacional de VIH, TBy Malaria, para el desarrollo de coordinacionesmultisectoriales y definición de propuestas de país.


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Procesos y productos del sistema de Armonización de Fondos

Procesos y productos del sistema de Armonización de Fondos

Análisis e identificación de brechas en la respuesta

nacional de HIV / Sida, TB y Malaria

Procedimiento 1.1

Análisis de resultados del monitoreo de la ejecución de las subvenciones y su relación con otros instituciones del país.

Articulación y coherencia con otros programas e

iniciativas de país

Procedimiento 1.2

Procedimiento 1.3

ProductosProductos aa obtenerobtener::Es importante recordar que cada proceso permite alcanzar u obtener un producto, sea éste tangible (bien) o intangible(servicio), y que todo producto tiene un proceso que permitió su obtención. Bajo estos principios el producto a obtener delproceso definido del sistema de armonización de fondos, corresponden a:

• Proceso 1: Identificar brechas en la respuesta nacional de VIH, TB y Malaria, para el desarrollo de coordinacionesmultisectoriales y definición de propuestas de país.

Proceso y procedimientos del sistemaProceso y procedimientos del sistemaPara el cumplimiento de la función general del sistema de Armonización de Fondos antes descrita, esnecesario el desarrollo del proceso y sus procedimientos básicos o esenciales:

Definición de prioridades

estratégicas para preparación de

propuestas de país

Proceso 1


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Proceso: Definición de prioridades estratégicas para preparación de propuestas

de país


de país

Análisis e identificación de brechas en la respuesta

nacional de HIV / Sida, TB y Malaria

procedimiento 1.1

Análisis de resultados del monitoreo de la ejecución

de las subvenciones

procedimiento 1.2

procedimiento 1.3

Articulación y coherencia con otros programas e

iniciativas de país

PRODUCTO:

Identificar brechas en la respuesta nacional de VIH, TB y Malaria, para el

desarrollo de coordinaciones multisectoriales y definición de

propuestas de país.

No. Actividad Responsables Participan Normas

Procedimiento 1.1: Análisis e identificación de brechas en la respuesta nacional de VIH, TB y Malaria

1.1.1

Actualiza periódica y sistemá ticamente del mapeode las instituciones, organismos e instancias deinterés, que trabajan en los temas sobre VIH, TB yMalaria a nivel nacional.

Secretaria TécnicaAsistente de

Secretaria Técnica

La Secretaria Técnica coordinará y mantendráactualizado, cada dos años, el mapeo de lasinstituciones, organismos e instancias deinterés, que trabajan en los temas de VIH, Tb yMalaria a nivel nacional el que será aprobadopor la Asamblea.

La Secretaria Técnica es responsable deasegurar la firma de acuerdos de integración yapoyo a la respuesta nacional de VIH, TB yMalaria, con diferentes actores de interés,estableciendo compromisos yresponsabilidades y de darle seguimiento adichos acuerdos.

1.1.2

Se identifican a representantes de instanciasidentif icadas, para realizar abogacía ycoordinaciones para la identif icación de brechasen la respuesta nacional de VIH, TB y Malaria.

Secretaria Técnica / Asistente de Secretaria

TécnicaJunta Directiva

1.1.3Se registran y discuten brechas y dificultadesidentif icadas en todo el proceso de respuestanacional de VIH, TB y Malaria.

Junta Directiva Secretaria Técnica

1.1.4Se definen en consenso las causas y brechasidentificadas.

Junta DirectivaSecretaria Técnica /

Asistente de Secretaria Técnica


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de país


de país


Continuación… Procedimiento 1.1: Análisis e identificación de brechas en la respuesta nacional de VIH, TB y Malaria

1.1.5Se socializa a actores clave, las brechasidentif icadas para asegurar las negociacionesefectivas de apoyo a la respuesta nacional.


Secretaria Técnica

La supervisión y seguimiento al cumplimientode medidas correctivas y/o de mejoraacordadas con actores clave a la respuestanacional de VIH, TB y Malaria es responsabilidadde la Junta Directiva del MCP-G.

1.1.6

Se establecen y firman acuerdos de integración yapoyo a la respuesta nacional a VIH, TB y Malaria,con diferentes actores de interés, estableciendocompromisos y responsabilidades.




Procedimiento 1.2: Análisis de resultados del monitoreo de la ejecución de las subvenciones y su relación con otras instituciones de país.

1.2.1Se revisan informes periódicos de monitoreo alcumplimiento de las subvenciones del FM

Secretaria Técnica / Comisión de Monitoreo


Trimestralmente, la Secretaria Técnicaelaborará y presentará a la Asamblea, informesde avances obtenidos y medidas tomadas paraasegurar el apoyo y alineación de los actores deinterés nacional ante la respuesta a VIH, TB yMalaria.

1.2.2Se analizan las causas de variación y se tomanmedidas correctivas y/o de mejora en casos quese requiera



1.2.3Se supervisa y da seguimiento al cumplimiento demedidas correctivas y/o de mejora acordadas.




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de país


de país


Continuación… Procedimiento 1.2: Análisis de resultados del monitoreo de la ejecución de las subvenciones y su relación con otras instituciones de país.

1.2.4

Se preparara y brinda informes periódicos a laAsamblea de avances obtenidos y medidastomadas para asegurar el apoyo y alineación delos actores de interés a la respuesta nacional deVIH, TB y Malaria.


Asistente de Secretaria Técnica /

Junta Directiva

1.2.5

Se integran las brechas identificadas coninstituciones, organismos e instancias de interés,que trabajan en los temas sobre VIH, TB y Malariaa nivel nacional y los resultados de monitoreo delas subvenciones del FM


Secretaria Técnica

1.2.6

Se socializan las brechas consolidadasidentif icadas para def inir y articular laspropuestas de proyectos de país, así como lacoherencia con otros programas de país.




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de país


de país


Procedimiento 1.3: Articulación y coherencia con otros programas e iniciativas de país

1.3.1Se identif ican a representantes de programas einiciativas de país.


Secretaria TécnicaLa Secretaria Técnica es responsable de laarticulación y coherencia de prioridadesestratégicas con otros programas, para el apoyoa la respuesta nacional de VIH, TB y Malaria.

1.3.2

Se coordinan reuniones de acercamiento para elanálisis de la situación de los programas conrelación a la respuesta de VIH, TB y Malaria a nivelnacional.


Secretaria Técnica / Junta Directiva

1.3.3Se definen y articulan las acciones de mejora ypropuestas de proyecto para fortalecer larespuesta de VHI, TB y Malaria a nivel nacional.



1.3.4Se desarrollan ajustes de ser necesario a laspropuestas definidas.



1.3.5Se coordinan las acciones para iniciar con elproceso de elaboración de propuestas al FM, encaso sea del interés del MCP-G.


Secretaria Técnica


Guatemala

Listado de instrumentos a Listado de instrumentos a implementar para el implementar para el

funcionamiento de los procesosfuncionamiento de los procesosAgosto 2011

Manual de Armonización de Manual de Armonización de Fondos del Mecanismo Fondos del Mecanismo

Coordinador de PaísCoordinador de País


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Listado de instrumentos a implementar para el funcionamiento de los procesosListado de instrumentos a implementar para el funcionamiento de los procesos

Para asegurar la implementación efectiva y funcionamiento de los procesosdiseñados para el sistema de Armonización de Fondos del MCP, es preciso preveraquellos relacionados a los métodos de trabajo, con el propósito de prever ladisponibilidad de instrumentos, guías procedimentales, protocolos, listas deinspección y formatos requeridos, en la forma y las características apropiadas.

Según los procesos y procedimientos que conforman el sistema de Armonización deFondos del MCP, se enlistan los posibles instrumentos para la implementación,adecuado funcionamiento y operativización.

No. Instrumento Objetivo

1Mapeo de las instituciones, organismos e instanciasde interés, que trabajan en los temas sobre VIH, TB yMalaria a nivel nacional.

Identificar contactos e instituciones que trabajan en temas sobre VIH, TB y Malaria parasu coordinación y definición de brechas y propuestas.

2Formato de acuerdos de integración y apoyo a larespuesta nacional a VIH, TB y Malaria, para firmascorrespondientes

Instrumento para la recolección de firmas y seguimiento sobre acuerdos definidos.

3 Sistema de monitoreo del cumplimiento de lassubvenciones por cada programa – VIH, TB y Malaria

Disponer de un instrumento estandarizado y automatizado que facilite la evaluación delcumplimiento de las subvenciones del FM con relación a los programas de VIH, TB yMalaria.


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Inventario de cargos por procesos y Estructura Funcional del sistemaInventario de cargos por procesos y Estructura Funcional del sistema

Estructura Funcional del Sistema de Armonización de

Fondos

Procesos1. Definición de prioridades estratégicas para preparación de

propuestas de país

procedimientos 1.1 identificación de

brechas1.2 Análisis de resultados

de monitoreo1.3 ariculación con otros

programas de país

CargoJunta DirectivaSecretaria Técnica x x x Asistente Secretaría Técnica x x xComisión de Monitoreo

responsabilidad directa x apoyo y/o colaboración

Junta Directiva

Comisión de Comunicación

Secretaria Técnica

Asistente

Comisión de Monitoreo

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